Presupuesto como instrumento administrativo

Elaborado por: M.Sc. Luis Alfredo Gómez Rodríguez, Econ.
Economista - Doctorando del Doctorado en Gerencia Avanzada de la UFT – Magister en Tecnología Educativa de la UNEFA –
Master en Educación a Distancia del CIU – Diplomado en NIIF del CCPEC y UNIPAP – Asesor en Materia Laboral y de LOPCyMAT,
Administrativa y Financiera , Planificación Estratégica. Profesor de Pre y Postgrado e Investigador. C.E.E.C.:776 / INPSASEL:
CAR077150368 /RNII: 7150368-01-2014. Web: profluisgomez2011.jimdo.com

COMO
INSTRUMENTO
UBICACIÓN
PRESUPUESTO
CLASIFICACIÓNDURACIÓN
FLEXIBILIDAD
DIFERENCIAS
EL MANUAL ¿QUIEN
FORMULA Y
ADMINISTRA?
M.Sc. Luis Alfredo Gómez Rodríguez, Econ.
Economista - Doctorando del Doctorado en Gerencia Avanzada

I.- UBICACIÓN DEL PRESUPUESTO EN EL AREA ADMINISTRATIVA O CONTABLE
I.1. ADMINISTRACIÓN
Cuando los seres humanos se organizan para alcanzar un objetivo común,
esencialmente debe haber administración y para que esta sea eficaz es
menester que la ubiquemos en los predios de la ciencia y de la técnica.
I.1.1. CIENCIA
Involucra el conocimiento sistemático de ciertas cosas y lograrlas
por medio de la investigación y comprobarlas por la observación, el
razonamiento y la experiencia.
I.1.2. TECNICA
Al conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve una ciencia
o un arte, pericia o habilidad.
Los cuales conforman una función designada con los términos: planificación,
organización, coordinación, control y dirección.

I.2. LA CONTABILIDAD
La administración, su eficacia, su eficiencia descansa en los postulados y
ejecutorias, entre otras, principalmente del sistema de contabilidad.
La Administración y la Contabilidad, van aparejadas en la ardua tarea del
sistema empresarial, el cual comprende las actividades de producción,
distribución y finanzas, que a su vez, de acuerdo con la teoría de sistemas
están interrelacionadas y por ende, son interdependientes e interactuan-
tes, cuya finalidad es cristalizar los objetivos determinados en el plan de
corto, mediano y largo plazo.
La Contabilidad es una actividad principal en el funcionamiento de una
empresa, junto a la mercadotecnia y la producción, tiene como objetivo
primordial proporcionar a los ejecutivos, accionistas o propietarias.

I.2. LA CONTABILIDAD
La información relativa a la naturaleza y el valor del activo,
del pasivo y del capital, extendiéndose también a los efectos que
las operaciones mercantiles causan en sus elementos.
Sus funciones son las de registrar, analizar, clasificar y resumir
las actividades de cada empresa.
Entonces ubicamos al presupuesto al quehacer de las
actividades administrativas.

II.- EL PRESUPUESTO COMO INSTRUMENTO DE PLANIFICACIÓN, COORDINACIÓN Y
CONTROL.
II.1. LA PLANIFICACIÓN, involucra las interrogantes:
i. ¿Qué se va a hacer?: “Establecer los objetivos antes de comenzar las
actividades”.
ii. ¿Con qué se va hacer?: “Contar con los factores de producción que
hagan factible la obtención de los resultados
planeados”.
iii. ¿Cómo se va a hacer?: A través de la Organización.
iii.1. Organización: Agrupación de Actividades
por funciones, responsabilizando al per-
sonal a cargo de ellas.
II.2. LA COORDINACIÓN, consiste en desarrollar y mantener las diversas ac-
tividades de cada departamento equilibradamente, considerando sus
relaciones reciprocas.
La coordinación de esfuerzos y recursos, conducen a un objetivo común
para lo cual es necesario la dirección.
II.3. EL CONTROL, es la acción de vigilancia para que las operaciones sigan el
curso previsto, corrigiendo oportunamente las desviaciones en que se
hubiese incurrido.

III.- CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO
III.1. PRESUPUESTO DE OPERACIONES
III.1.1. PRESUPUESTO GENERAL DE VENTAS
III.1.1.A. Presupuesto de Ventas
III.1.1.B. Presupuesto de Gastos de Ventas y Distribución
III.1.2. PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN
III.1.2.A. Presupuesto de Producción e Inventarios de Productos
Terminados.
III.1.2.B. Presupuesto de Materiales
III.1.2.C. Presupuesto de Compras e Inventario de Mercancías
III.1.2.D. Presupuesto de Mano de Obra
III:1.2.E. Presupuesto de Gastos de Fabricación
III.1.3. PRESUPUESTO DE GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
III.2. PRESUPUESTOS FINANCIEROS
III.2.1. PRESUPUESTO DE CAJA O TESORERIA
III.2.2. PRESUPUESTO DE INVERSIONES
III.2.3. PRESUPUESTO DE FONDOS O CAPITAL
III.3. ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS
III.3.1. ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS PRESUPUESTADO
III.3.2. BALANCE GENERAL PRESUPUESTADO
III.3.3. ESTADO DE CAMBIO EN LA POSICIÓN FINANCIERA

III.- CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO
Previo al establecimiento del SISTEMA PRESUPUESTARIO en
la empresa industrial o entidad, es menester que anticipadamente se
cumplan ciertos requisitos que son los que realmente van a permitir
un funcionamiento adecuado del mismo.
1.- Lograr una organización que permita materializar una estructura para la ejecución
de las diferentes actividades de producción, distribución y finanzas de la empresa.
2.- Adecuación del SISTEMA DE CONTABILIDAD a la técnica presupuestaria. Ejemplo:
Que cada partida del presupuesto tenga su correspondencia en la contabilidad, lo
cual nos va a permitir efectuar las comparaciones y determinar variaciones entre
los resultados reales o definitivos y los estimados o presupuestados.
3.- Como el presupuesto es un instrumento de planificación, coordinación y control,
cuyo objetivo principal mejorar las operaciones internas de la empresa, con la
consecuente reducción de costos y aumento de la rentabilidad, es importante
seleccionar la mejor técnica presupuestaria indicada en cada caso.

IV.- DURACIÓN DEL PERIODO PRESUPUESTARIO
La duración del periodo presupuestario depende, fundamentalmente
del tipo de negocio; no obstante su duración debe comprende los ciclos
completos de:
IV.1. FLUCTUACUIONES DE VOLUMEN POR TEMPORADAS
IV.2. PRODUCCIÓN
IV.3. ROTACIÓN DE LA MERCANCIA
IV.4. OPERACIONES FINANCIERAS
Es recomendable que el periodo no sea demasiado extenso,
ya que no pueden preverse todas las condiciones que pueden
afectarlos.
En general las entidades preparan un presupuesto anual, que se forma
de la suma de cuatro presupuestos trimestrales, y cada uno de éstos,
a su vez, formado por tres presupuestos mensuales.
Son los presupuestos mensuales los que se utilizan para comparar sus
metas, con los resultados reales que reporte la contabilidad.

V.- FLEXIBILIDAD DEL PRESUPUESTO
Un presupuesto fijo se ´repara por meses, trimestres, semestres y año. Un
Presupuesto flexible, aunque se prepara para un período no mayor de un año, puede
utilizarse indefinidamente si las condiciones no varían mucho.
El presupuesto flexible permite la rectificación de las estimaciones, de los
costos de operación y utilidades, como consecuencia de los cambios en las ventas o
en el volumen de la producción. Depura el presupuesto estático al permitir su ajuste
con las variaciones que se produzcan en la práctica.
Los presupuestos flexibles, variables o de escala móvil se preparan de
conformidad con un sistema que fija una cifra estándar 100% y luego ajusta las cifras
del presupuesto por porcentaje en que las condiciones de explotación previstas están
por debajo del estándar o por encima de él. Es decir, las cifras presupuestadas
mostrarán, a intervalos de 10%, cuáles serán las condiciones de la explotación si las
ventas son un 10, 20, 30, 40… por ciento por encima o por debajo de los estándares
fijados.
Lo que quiere decir, que los presupuestos pueden ajustarse a las
condiciones variables de cada ms sin necesidad de preparar un nuevo presupuesto
completamente nuevo. Lógico que, en principio el programa de operaciones reflejado
por el Presupuesto de Ganancias y Pérdidas, debiera considerarse como fijo,
esforzándose por alcanzar las metas establecidas.

V.- DIFERENCIAS ENTRE PRESUPUESTO PUBLICO Y PRIVADO
Dado lo orígenes presupuestarios en los negocios y su aplicación
particular en ambas ramas de la administración: la pública y la privada, es por lo que
surge algunas diferencias. La adaptación del sistema presupuestario en los negocios
se deriva de la practica gubernamental de estimar los gastos e ingresos del Estado.
La palabra “PRESUPUESTO” se designa en ingles con el termino “Budget”,
que a su vez se deriva de la palabra francesa “Bougette” que significa bolsa.
Como se puede observar fue el sector público quien inició la práctica
presupuestaria, luego el sector privado lo adapta a sus particulares necesidades:
El Estado
(Predetermina sus Gastos)
El sector Privado
(Predetermina sus Ingresos)
Para después señalar los ingresos
con que va a cubrir aquellos.- Esto
debido a que el Estado es una
estructura para prestar servicios
públicos, en virtud de lo cual no tiene
fines de lucro.
Con el objetivo de maximizar las
utilidades (fines de lucro) debe, en
primer lugar, predeterminar sus
ingresos, para ajustar sus gastos a
sus ingresos.

V.- DIFERENCIAS ENTRE PRESUPUESTO PUBLICO Y PRIVADO
El Estado
El sector Privado
El presupuesto publico es rígido,
dado que es una ley..
El presupuesto privado es flexible,
dado que en la medida que se
efectúan las comparaciones entre
los resultados reales y el
presupuesto, se efectúan los
ajustes necesarios.
El Estado
El sector Privado
El Estado percibe sus recursos
ordinarios de los impuestos, tasas y
contribuciones.
En la empresa privada los ingresos
se perciben del producto de sus
ventas.

VI.- EL MANUAL DE PRESUPUESTO
1.- Tiene mucha similitud con los manuales o instructivos de Contabilidad, Organización… cuya
finalidad es presentar en forma escrita las políticas, operaciones, etc., de la empresa.
2.- Debe contener en forma detallada:
a.- Las bases, propósitos y funcionamiento del sistema presupuestario y las
responsabilidades asignadas a cada Jefe de Departamento.
a.1.- Cuáles son los presupuestos que debe formular la empresa.
a.2.- Qué tipo de información debe volcarse en dichos presupuestos.
a.3.- Dónde de organizarse la información, para confeccionar y controlar.
a.4.- En qué forma habrá de presentarse la información.
b.- El período que abracará el presupuesto.
c.- La organización necesaria para su administración.
d.- Los procedimientos para formular los presupuestos. Por ejemplo:

VI.- EL MANUAL DE PRESUPUESTO
d.1.- Los primeros pasos es elegir la persona o personas (director o comité)
(generalmente existen ambos), que se harán cargo de todo el sistema
presupuestario, desde su planeación.
d.1.1.- La fase de planeación comprende múltiples efectos:
recopilación de datos, un estudio, un ordenamiento e
integración, cuestión en la cual intervienen los
distintos departamentos o funcionarios.
d.2.- La formulación integra la elaboración de los presupuestos individuales o
parciales.
e.- El instructivo para el manejo de las formas necesarias para su control, así como el
establecimiento de los informes del presupuesto.

VII.- ¿QUIEN FORMULA Y ADMINISTRA EL PRESUPUESTO?
Los diferentes Gerentes departamentales tienen la responsabilidad de todas y
cada una de las operaciones a su cargo. Si el presupuesto es la fijación de metas por
alcanzar, el lógico que no se puede responsabilizar de ellas al personal que no ha
intervenido en la fijación de esas metas.
De tal manera que son los Jefes o Gerentes de los distintos departamentos
los que se señalan dentro de ciertas condiciones, el volumen e importe de las
operaciones que pueden desarrollar.

VIII.- AL CIERRE DE ESTA PRIMERA PARTE, COMENTO…
No es lo mismo PRE-SUPONER en una Entidad Pública que en una
Privada, ya que la primera debe estar soportada por las necesidades propias de una
comunidad (municipal, estadal o nacional); pero en el área pública existen empresas
llamadas del Estado, tales como PDVSA, CORPOELECT, CANTV, entre otras que
aún siendo de estas características, ellas deben asumir una postura Presupuestaria
Privada, destinando el lucro que genere las mismas para apoyar las partidas
presupuestarias del sector salud, educativo y de transporte.
Por otro lado el Sector Privado, además de PRE-SUPONER sus ganancias
deben considerar la Sostenibilidad de los Espacios o Regiones donde se encuentre
la Entidad Privada, deben velar por preservar el ambiente, la seguridad y salud
laboral de los trabajadores y el mantenimiento preventivo de las instalaciones y
equipos necesarios para el proceso productivo de la empresa.

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