Este documento presenta el informe de resultados de una auditoría realizada a las medidas de seguridad en las instalaciones del Concejo de Bogotá. Se identificaron algunas no conformidades con respecto a la Resolución 0122 de 2011 y el contrato de seguridad, como la falta de entrega de informes por parte de la empresa de vigilancia y que no siempre se solicita el carné de los funcionarios al ingresar. El informe concluye presentando las fortalezas del esquema de seguridad como la empresa de vigilancia contratada y el apoyo de la policía
1. Fecha: 27 de julio de 2012
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Versi6n: O
Código:SCI-PR001-F07
CONCEJO DE BOGOTA D.C.
INFORME RESULTADOS AUDITORíA
1. INFORME REALlZACION DE AUDITORIA:
2. OBJETO:
Verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las medidas de seguridad en las instalaciones del
cabildo Dístrital, en desarrollo del sistema integrado de Gestión (MECI-SGC), de acuerdo a la
NTCGP 1000:2009 y MECI 1000:2005, así como los demás normatividad y políticas aplicables.
3. ALCANCE DE LA AUDITORIA:
Cubre el desarrollo del Contrato 12000-442-0-2012 sobre el servicio integral de vigilancia, el apoyo
de la Policía Metropolitana, así como el cumplimiento de la Resolución 0122 de 2011 y el Acuerdo
348 de 2008.
4. CRITERIOS AUDITORIA:
Cumplimiento los protocolos adoptados mediante la Resolución 0122 de 2011.
5. RESPONSABLE IPROCESOI DEPENDENCIA:
Johana Paola Bocanegra Olaya, Paula Marcela Castro Rendónl Dirección Administrativa y Dirección
Financiera.
6. EQUIPO AUDITOR:
Edwin Ortiz Salas, Aura María Carrillo Vargas y María del Consuelo Arias Prieto
7. AUDITADOS:
Empresa de Vigilancia: Felipe Parra Quintero, Nelson Berrio Monroy, Policía Metropolitana Mayor
José Jhon Ruíz Rodríguez e Intendente Giovanny Vlllamizar, Directora Financiera Johana Paola
Bocanegra Olaya y Directora Administrativa Paula Marcela Castro Rendón.
8. METODOLOGIA:
Se procedió a realizar entrevista a los directos responsables de la Seguridad de las instalaciones del
Concejo de Bogotá, La entrevista se orientó través de una lista de chequeo sobre los requisitos de la
Resolución 0122 de 2011, entrevistas en las cuales los auditados presentaron las sugerencias para
mejorar el servicio de seguridad, las cuales fueron recogidas en este informe, así como la
verificación de evidencias, (Registros físicos, documentos y fotografías), realizados para el desarrollo
del proceso en cumplimiento de la norma establecida. Se realizó el levantamiento de un acta de
auditoría, donde se plasmó el resultado de la misma, así como de los compromisos adquiridos con
relación a entrega de información por parte del auditado.
9. PERIODO DE EJECUCION DE LA AUDITORIA:
Del 27 de Febrero al 13 de Marzo de 2013
10. FORTALEZAS
La entidad cuenta con un esquema vigilancia privada, que se desarrolla a través de un Contrato
cuyo objeto es: Prestar el Servicio Integral de vigilancia para la permanente y adecuada protección
de las personas (funcionarios, visitantes, contribuyentes), los bienes muebles e inmuebles de
propiedad de la entidad contratante con la firma "UNION TEMPORAL VISE- VIGILANCIA ACOSTA-
CONSERVICREA- RUMBO".
El Alcance del contrato comprende el servicio integral de vigilancia y seguridad privada física
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/(UN CONCEJO PRESENTE CON LA CIUDAD"
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electrónica que incluye el servicio de vigilancia con medio humano armado y sin arma y con medio
canino, con especialidad de detección de explosivos y defensa controlada y los servicios adicionales
(medios tecnológicos).
La empresa de vigilancia tiene a su cargo el control de las entradas de las Instalaciones del Concejo
de Bogotá, así como de la sede Administrativa, para lo cual cuenta con equipos tecnológicos como
las Cámaras de seguridad que se encuentran distribuidas en la sede del Concejo y ubicadas 29
Cámaras tipo Mini domo L6213-R, 5 Cámaras móvil tipo domo PTZ y 13 cámaras fija tipo mino domo
LCD 5300-R para un total de 47 Cámaras, en la sede Administrativa 8 cámaras fijas tipo mini domo
LCD 5300 -R, para un total en ambas sedes de 55 Cámaras; también cuenta con Personal idóneo,
calificado, capacitado, licenciado y autorizado, también con personal operativo, supervisor y control
del servido.
La empresa presta el siguiente servicio:
• Servicio de 24 horas de lunes a domingo y un servicio de 16 horas de lunes a sábado Incluye
servicio.
• El servicio de 16 horas de lunes a sábado sin festivos operador de scanner.
• Servicio de manejador canino con especialidad en antiexplosivos, de 16 horas de lunes a
viernes.
• Dos servicios de 16 horas de lunes a sábado sin incluir festivos encargadas de realizar el
registro de visitantes.
• Servicio de manejador canino con especialidad en defensa controlada, de 16 horas de lunes
a sábado realiza recorridos periféricos en el Concejo y realiza apoyos cuando se requiera.
• Servicio de 16 horas de lunes a sábado no incluye festivos, se encarga de realizar recorridos
internos de las instalaciones.
• Servicio de 10 horas de lunes a viernes, encargado de controlar el ingreso por el
polideportivo.
• Servicio de 16 horas de lunes a sábado encargado de realizar el control de ingreso a la sede
administrativa del Concejo de Bogotá.
La empresa cuenta con un Circuito Cerrado de Televisión CClV, el cual es controlado por la policía
y no por la empresa de vigilancia. También cuenta con un sistema de registro de los visitantes, que
se controla con el Stikers, así como un scanner en la entrada principal del Concejo.
El Concejo cuenta con el apoyo de la Policía Metropolitana de Bogotá, el servicio que presta es la
vigilancia y seguridad de las instalaciones internas de la Corporación, para lo cual en el momento en
que sesionan los concejales se cuenta con un grupo de 25 uniformados y cuando no se está
sesionando solo quedan 7 uniformados disponibles para la seguridad interna, dicho personal es
dirigido y orientado por el Mayor Jhon Ruíz Rodríguez, Oficial de enlace, encargado de la seguridad
del Concejo de Bogotá.
La Policía tiene a su cargo la vigilancia y seguridad del Recinto, las instalaciones internas, también
en la entrada principal permanece constantemente un policía para verificar con el Sistema General
de identificación, la verificación de antecedentes y procedimientos policiales de los visitantes.
La Dirección Administrativa y Financiera realiza una supervisión del contrato de seguridad, ha
diseñado un formato de la presentación de informe, donde se deben establecer actividades
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11. NO CONFORMIDADES POTENCIALES
RESOLUCiÓN 0122 DE 2011
MEDIDAS DE SEGURIDAD
contractuales debidamente certificadas del período correspondiente, que dan cuenta de la
trazabilidad del contrato, así como un informe de supervisión.
NO CONFORMIDAD RESPONSABLES
Artículo 10
Todo visitante sin excepción,
para ingresar al Concejo de
Bogotá, D.C. deberá tener
autorización de los
Honorables Concejales, de la
Mesa Directiva, de la
Secretaría General, de las
Subsecretarías de
Comisiones Permanentes o
de la Dirección Administrativa
y Financiera. El visitante solo
podrá permanecer en el lugar
para el cual fue autorizado.
11.1 Se evidenció que no se
encuentra establecido un listado
de las personas que autorizan
con su firma el ingreso de
visitantes o elementos al interior
de la Corporación, lo que puede
conllevar a que personas que no
están autorizadas permitan el
ingreso de personas a la
Corporación.
Dirección
Administrativa
Artículo 1
0
En caso de alarma o
amenaza colectiva, los
integrantes de la brigada de
emergencias del Concejo de
Bogotá, D.C., debidamente
identificados, y el personal de
la Policía Metropolitana de
Bogotá, guiarán a los
visitantes y funcionarios a las
salidas de emergencia y
puntos de encuentro
establecidos por el
Coordinador General de la
Brigada de emergencias en el
PMU (Puesto de Mando
Unificado)
11.2 Se evidenció que en el
recinto los comuneros no hay un
funcionario de la brigada
encargado de la seguridad de las
personas visitantes que se sitúan
en las barras, lo que podría
generar una situación de peligro
al momento de tener que
evacuar.
Dirección
Administrativa
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CONTRATO 120000-442-0-2012 Anexo técnico No. 1
6. PLANES DE CONTINGENCIA 11.3 Se evidenció que la Dirección
El contratista deberá suministrar empresa de vigilancia Financiera,
sin costo para las entidades recomendó instalar 4 líneas Empresa de
contratantes, los planes de de electricidad en las rejas Vigilancia
contingencia que se requieran para del Concejo sobre la CR 28
atender acciones imprevistas y no y CLL 34 para evitar que por
permanentes estos sitios pudieran entrar
orientadas a garantizar el control y personas desconocidas, sin
seguridad de los bienes muebles, embargo no se evidencia
inmuebles y de las alguna acción frente a esta
personas que laboran en las recomendación.
entidades donde se presta el
servicio. 11.4 Se evidenció que la
puerta ubicada sobre la
Calle 34 en el polideportivo
no está habilitada, lo que
generaría dificultad en el
momento de presentarse
una emergencia y se
requiera una evacuación de
los honorables concejales.
2.2.1.2. Requisitos de Instalación 11.5 No se evidenció estudio Dirección
de las Cámaras Análogas e IP técnico para la instalación Financiera,
Requeridas para la Prestación del de las cámaras, lo que Policía
Servicio, La instalación de cámaras genera incertidumbre sobre Metropolitana y
adicionales requerirá previamente qué criterio fueron Empresa de
de la autorización y solicitud escrita instaladas, conllevando al Seguridad
por parte de los supervisores del riesgo que queden algunos
contrato al contratista, con visto lugares sin el debido control
bueno del Ordenador del Gasto, en y vigilancia o se estén
la que se señalará el plazo definido subutilizando las cámaras
de común acuerdo entre las partes, instaladas.
para su instalación y puesta en
funcionamiento.
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12. NO CONFORMIDADES REALES
RESOLUCION 0122 DE 2011
MEDIDAS DE SEGURIDAD NO CONFORMIDAD
Artículo 10
El Concejo de Bogotá contará con
exclusas u otro elemento que
permita detectar si alguna persona
ingresa armada a las instalaciones
o con alguna sustancia explosiva;
igualmente, se deberá contar con
un control de ingreso mediante
registro que llevará la empresa de
vigílancia, quién reportará
mensualmente en informe de
gestión a la Dirección
Administrativa y Financiera.
Artículo 1
0
Al ingresar a las instalaciones del
Concejo de Bogotá, D.C., todos los
funcionarios deberán presentar el
carné expedido por la Dirección
Administrativa y Financiera y
portarlo en un lugar visible mientras
permanezcan en las instalaciones
del Cabildo Distrital. En caso de no
presentar el carné al ingreso se
registrarán como visitantes, se les
otorgará el stiker la cual deberá
portar durante la jornada laboral y
será inscrito en el libro de la
empresa de vigilancia privada.
RESPONSABLES
12.1 No hay evidencia de la
entrega de informes de
gestión por parte de la
empresa de vigilancia a la
Dirección Financiera corno.
lo establece el contrato
120000-442-0-2012 Anexo
técnico No. 1. C-'
Dirección
Financiera y
Empresa de
vigilancia
Toda persona que dese ingresar al
Concejo de Bogotá, deberá
identificarse con el documento de
identidad (cédula de Ciudadanía), y
en el caso de los funcionarios
públicos de la Corporación portar
en lugar visible el carnet expedido
por la Dirección administrativa y
Financiera. Todo Visitante o
servidor público que ingrese al
cabildo Distrital deberá permitir la
requisa por parte del personal
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12.2 En un muestreo Policía
realizado a la entrada l/V Metropolitana,
principal del Concejo de Dirección
Bogotá, se evidenció en Financiera y
varias oportunidades que Empresa de
no fue exigido el carnet al Vigilancia
funcionario que ingresaba, '
incumpliendo el artículo 1
0
de la resolución 0122 de
2011. Así mismo, en el
recinto los comuneros
donde sesionan los
honorables concejales, se
evidenció que por parte de
los policías asignados para
la vigilancia y seguridad,
tampoco se está solicitando
el Carnet a los funcionarios
en el momento de ingreso
al recinto, cuando se
desarrollan las sesiones,
corriendo el riesgo que
personas ajenas a la
entidad puedan llegar al
sitio donde se ubican los
honorables concejales.
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mismo todo paquete, maleta,
maletín, bolso o cartera será
revisado sin importar el cargo o
nivel jerárquico que ostente dentro
del Concejo, con excepción de los
honorables concejales de Bogotá.
Artículo 10
Los carnés que sean expedidos 12.3 Se evidenció que la Dirección
tendrán validez siempre y cuando Dirección Administrativa no Administrativa
se mantengan la calidad de ha suministrado a la
funcionario del Concejo de Bogotá, empresa de vigilancia y a
D.C. Una vez se termine la la Policía metropolitana un
vinculación, éste deberá ser listado de los funcionarios
entregado a la Dirección que están vinculados
Administrativa y Financiera y se actualmente al Concejo de
autorizará la retención del mismo Bogotá, para que realicen
por la autoridad competente.La un filtro de los carnets que
Dirección Administrativa y no se encuentren vigentes y
Financiera del Concejo de Bogotá poderlos retirar. Así mismo
deberá reportar ante la oficina de se evidenció que la
Coordinación de Seguridad de la Dirección Administrativa no
Corporación las novedades de ha efectuado una
retiro o terminación de los contratos actualización de los carnets
de los funcionarios, para ejercer de los funcionarios, toda
control sobre el ingreso a las vez que se han encontrado
instalaciones. carnets con fechas
vencidas de funcionarios
que aún se encuentran
vinculados al Concejo.
Artículo 10
Para el ingreso y retiró de equipos 12.4 Se evidenció que no Dirección
y bienes deberán diligenciarse los Se está utilizando Administrativa
formatos preestablecidos por el adecuadamente el formato
comité de archivo, el cual debe de autorización para
llevar el visto bueno del oficial o ingreso de personas,
suboficial encargado de la equipos y bienes, toda vez
seguridad del Concejo y lo por la que se están utilizando
empresa de vigilancia privada diferentes medios a los
autorizados, como correos
electrónicos impresos.
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Artículo 1° La Dirección Administrativa y 12.5 Se evidenció que la Dirección
Financiera suministrará al Dirección Administrativa no Administrativa.
Coordinador de Enlace de la ha suministrado copia de
policía, copia de las llaves donde las llaves al Coordinador de
está ubicada la subestación enlace de la policía, ni a la
eléctrica, la UPS, las bombas de empresa de seguridad,
agua, los ascensores, la planta donde se encuentran
eléctrica, los tableros de ubicadas la subestación
distribución de energía y la alarma eléctrica, la UPS, las
de emergencia; quienes deberán bombas de agua, los
adelantar los protocolos ascensores, la planta
establecidos en caso de eléctrica, los tableros de
emergencia y serán los directos distribución principal de la
responsables del uso adecuado de planta de energía y la
las mismas. alarma de emergencia, ni
ha establecido protocolos
de emergencia de estos
sitios en caso de
presentarse alguna
situación de peligro. Es
importante indicar que en
estas zonas solo tiene
acceso el señor José Daza,
en razón a que el ingreso
es por medio de huella
dactilar y la única huella
autorizada es la de él.
Artículo 1° Con el fin de atender emergencias 12.6 Se evidenció que la Dirección
que se puedan presentar dentro de División Administrativa no Administrativa.
las instalaciones del cabildo ha programado, ni brindado
Distrital durante el período en el capacitación en el tema de
que no se encuentran los emergencias y de
encargados de cada uno de los seguridad a los vigilantes
protocolos establecidos, el personal de la empresa de
de eventos de emergencia y de seguridad, así como a los
seguridad que opera en las policías que prestan su
instalaciones de la entidad, deberá servicio en el Concejo, de
ser capacitado por los titulares de acuerdo a lo establecido en
cada dependencia, por lo menos la resolución 0122 de 2011,
dos (2) veces, al año sobre la artículo 10
lo que conlleva a
ubicación, operación y manejo de la materialización de un
emergencias de la subestación riesgo por la inadecuada
eléctrica, la UPS, las bombas de atención o intervención en
agua, los ascensores, la planta caso de presentarse una
eléctrica, los tableros de emergencia.
distribución principal de la planta de
energía y la alarma de /
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ingreso, y exclusas.
Artículo 1° El área del sótano del parqueadero 12.7 Se evidenció que el Dirección
de la plazoleta "Luís Carlos Galán área del sótano del Administrativa
Sarmiento", se considera una zona parqueadero de la plazoleta
restringida hasta cuando se habilite "Luis Carlos Galán
nuevamente el acceso de vehículos Sarmiento", se considera
de los servidores públicos de la una zona restringida, para
Corporación; se exceptúa la vehículos, servidores
restricción a los funcionarios de públicos a excepción de los
mantenimiento que por su labor funcionarios de
deben ingresar a estos espacios. mantenimiento, pero en
visita realizada el día 29 de
febrero de 2013, se
encontró que allí se
encuentra parqueado un
vehículo particular y motos
también de uso particular.
De igual forma se evidenció
que hay motos oficiales
que la policía guarda en el
parqueadero. De otro lado
se observó que las rejas de
las entradas de este.
parqueadero se encuentran
en muy mal estado y no
presentan ninguna
seguridad, por lo que se
podría tener fácil acceso
desde la calle.
Artículo 2° El ingreso al parqueadero del 12.8 Se evidenció el Policía
Polideportivo será exclusivamente ingreso al polideportivo de Metropolitana
para los vehículos de los personal oficial de la
honorables concejales y sus policía, que no pertenece al
esquemas de seguridad; para el cuerpo oficial de seguridad
alcalde mayor de Bogotá, D.C., la asignado al Concejo.
Secretaría de General y el director
Administrativo Y Financiero del
Concejo de Bogotá. Los visitantes,
Acompañantes y funcionarios de
otras entidades, lo harán por la
entrada principal, previa requisa e
identificación.
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Artículo 3
0
Queda prohibido que los
funcionarios transiten por los
pasillos contiguos a las curules
durante las sesiones y sentarse en
las escaleras del Recinto salvo
autorización de un Honorable
Concejal o por la Mesa Directiva de
la Sesión o Comisión que esté
sesionando, así mismo no podrán
ingresar visitantes la espacio
destinado a las curules de los
honorables concejales.
Se destinará en el Recinto "Los
Comuneros" como espacio para la
ubicación de periodistas la primera
fila de las barras, para los
funcionarios de la Corporación, la
segunda y tercera fila salvo que el
concejal requiera documentos o
información por parte de un asesor
éste podrá acercarse. Se sugiere a
los Honorables Concejales permitir
la entrada únicamente de un asesor
de la Unidad de Apoyo Normativo.
12.9 Se evidenció que en
el recinto a la hora de las
sesiones hay hasta tres (3)
asesores por Concejal, lo
cual no está permitido de
acuerdo al protocolo de
seguridad que estable la
policía para evacuar a los
concejales. »>:
Policía
Metropolitana
CONTRATO 120000-442-0-2012 Anexo técnico No. 1
2.2.1.1. Circuito Cerrado de 12.10 Se estableció que la
Televisión -CCTVf.- El empresa de vigilancia, de
sistema de operación, acuerdo con el contrato es
grabación y control del quien debe tener el manejo
circuito cerrado de televisión de las cámaras de vigilancia,
- CCTV deberá estar a según el anexo técnico del
cargo de personal contrato numeral 2.2.1.2
debidamente capacitado en literal f.- donde menciona
sistemas tecnológicos de "que el contratista debe
monitoreo y alarmas. El prestar el servicio las 24
contratista deberá presentar . horas de manera
para la suscripción del acta permanente, con personal
de inicio delcontrato, las capacitado en sistemas
credenciales pertinentes tecnológicos de monitoreo y
expedidas por el contratista alarmas", situación que no
y autorizados por la se está cumpliendo, toda
Superintendencia de vez que es la policía quién
Vigilancia y Seguridad esté llevando el control en el
Privada. Este servicio se cuarto de operación del
debe prestar durante la CCTV.
Dirección
Financiera,
Policía
Metropolitana y
Empresa de
Seguridad
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Fecha: 27 de julio de 2011.
ejecución de los contratos,
las veinticuatro (24) horas
del día de manera
permanente, de lunes a
domingo (incluidos los
festivos), manteniendo las
grabaciones en medios
magnéticos, como discos
duros o OVO, durante el
plazo de ejecución del
contrato y cinco(5) años
más, conservándolas en
perfecto estado.
13 CONCLUSIONES
Se evidencia compromiso por parte de la empresa vigilancia y de la pelleta frente al tema de
seguridad, así como la disponibilidad para atender la auditoría y general mecanismos para el
fortalecimiento de la seguridad. Sin embargo, se concluye como se evidencia en el contenido del
informe, que no se ha dado total cumplimiento al contrato 120000-442-0-2012 Anexo técnico No. 1,
evidenciando debilidad en el ejercicio de la supervisión del mismo.
De otra parte, se evidencia que no se está dando total cumplimiento por parte de los responsables
(Dirección Administrativa, Policía Metropolitana y Empresa de Vigilancia Privada) a los lineamientos
establecidos en la resolución 0122 de 2011, lo que con lleva a que el esquema de seguridad se
encuentre vulnerable ante las diferentes amenazas y riesgos (tanto internos como externos) a los
que está expuesta la Corporación.
Así mismo se evidencia que no existen adecuados canales de comunicación entre los intervinientes
en el desarrollo del esquema de seguridad.
14 RECOMENDACIONES
• Se recomienda informar a los funcionarios y a los periodistas que deben portar en todo
momento el carnet en un lugar visible al interior del Concejo de Bogotá.
• Se recomienda programar capacitaciones de emergencias y de seguridad para los
funcionarios de la empresa de vigilancia y de la policía. Por sugerencia del enlace de la
policía, así como dar esta capacitación cada tres (3) meses.
• Se recomienda que haya otra persona, adicionalmente al señor José Daza, para que tenga
acceso a las zonas restringidas donde se encuentra la subestación eléctrica, la UPS, las
bombas de agua, los ascensores, la planta eléctrica, los tableros de distribución principal de
la planta de energía y la alarma de emergencia, en razón a poder actuar ante una
emergencia si se llegase a presentar en un fin de semana, así mismo la entrega de una copia
de las llaves y habilitar el acceso dactilar al oficial de enlace de la Policía Metropolitana.
• Se recomienda mantener informado a la empresa de vigilancia y a la policía de los
funcionarios activos en el Concejo, para que ellos puedan tener un mejor control del ingreso.
• Se recomienda determinar la viabilidad de las sugerencias realizadas por la empresa de
vigilancia para el tema de seguridad alrededor del Concejo.
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• Se recomienda no utilizar el parqueadero del sótano de la Plazoleta Luís Carlos Galán para
parquear vehículos ni motos, toda vez que se generarían riesgos de seguridad al interior del
Concejo.
• Se recomienda que por parte de la Mesa Directiva, se tomen las acciones necesarias para el
estricto cumplimiento de los protocolos de seguridad por parte de los honorables concejales
y servidores públicos de la Corporación, con el fin de garantizar su comprensión y
cumplimiento de tal manera que la Empresa de Vigilancia y Policía Metropolitana, puedan
desempeñar sus obligaciones, tales como la utilización del sonido, actos administrativos,
campañas, volantes y cuñas etc.
• Se recomienda la presentación de los informes por parte de la empresa de vigilancia, a la
Dirección financiera.
• Se recomienda que el manejo de las cámaras del CCTV esté a cargo de la empresa de
vigilancia, para dar cumplimiento a lo establecido en el contrato de la vigilancia las 24 horas
del día tanto al interior de las instalaciones, como en el exterior.
• Establecer mecanismos de coordinación entre la Policía metropolitana, la Empresa de
Vigilancia y la Dirección Administrativa para garantizar un esquema de seguridad efectivo a
las instalaciones del Concejo de Bogotá.
EQUIPO AUDITOR
Nombre (s): Aura María Carrillo Vargas Firma (s):
Nombre (s) Edwin Ortiz Salas
AUDITADO (S)
Nombre (s): Johana Paola Bocanegra Olaya Firma (s):
Nombre (s): Paula Marcela Castro Rendón Firma (s):
Nombre (s): Mayor José Jhon Ruíz Rodríguez Firma (s):
Nombre (s): Contratista Felipe Parra Quintero Firma (s):
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
Nombre: María del Consuelo Arias Prieto Firma:
1 FECHA DE
ENTREGA
121 de marzo de 2013
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