1. Implantación GRP SAP
Etapa de Análisis
Documento de Estructura Organizacional
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Documento - Estructura
Organizacional
MM - Materiales
Adquisiciones
Encargado de
Documentación:
Fecha Límite de
Entrega:
Septiembre-2008
Diagrama de Estructura
2. Implantación GRP SAP
Etapa de Análisis
Documento de Estructura Organizacional
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Consideraciones Generales en el diseño de las Estructuras
En base a las Sociedades definidas por Finanzas se crean y ligan a ésta los Centros Logísticos definidos para
cada una de las unidades administrativas, ya que es mediante estos la manera en cómo se harán los
aprovisionamientos de materiales y servicios.
Se considera la existencia de tres almacenes:
• Almacén para bienes (responsabilidad directamente de la Subdirección de Recursos Materiales y Servicios
Generales)
• Almacén de Material Fílmico FOPROCINE
• Almacén de Material Fílmico FIDECINE
Estos serán considerados como Centros Operacionales.
Debemos considerar que el proceso de adquisiciones es centralizado y es por esto que se creará una
organización de compras que aplique tanto para todo el IMCINE, como para el proceso de adquisiciones con
recursos del FOPROCINE y FIDECINE. Esto es independiente de los compradores que se definan o den de alta
en el GRP para el proceso de aprovisionamiento.
A continuación se detalla cada uno de los niveles del Diseño de la estructura:
Detalle del Diseño:
Nombre: Sociedad
Descripción del
Diseño:
La estructura más alta dentro del diseño de Compras es la Sociedad FI ya que es de
ésta donde se cuelgan los Centros Logísticos que se utilizarán en el sistema.
La Sociedad es la razón social de una organización para la cual puede extraerse un plan
de cuentas independiente a efectos de información externa. Esto implica la grabación de
todas las operaciones relevantes y la generación de todos los documentos de soporte
para los cálculos de resultados, como balances y cuentas de pérdidas y ganancias.
Justificación del
Diseño:
Se pretende enfocar la estructura hacia un diseño de compras centralizadas, para que
se adopte la estructura que actualmente maneja el IMCINE.
Estándares de
Nomenclatura:
La nomenclatura a utilizar para identificar cada una de las tres sociedades, se conforma
de 4 Campos alfanuméricos:
IMC IMCINE
FIDE FIDECINE
FOPR FOPROCINE
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Detalle del Diseño:
Nombre: Organización de Compras
Descripción del
Diseño:
Una organización de compras es una unidad de organización responsable del
aprovisionamiento de Artículos y servicios, para uno o más centros operacionales; así
mismo de la negociación de precios y condiciones de compras con el proveedor. La
organización de compras asume responsabilidad legal para todas las operaciones de
compras externas.
Justificación del
Diseño:
Se pretende enfocar la estructura hacia un diseño de compras centralizadas, para que
se adopte la estructura que actualmente maneja el IMCINE.
Para IMCINE se parametrizará el modelo de Compras Centralizadas, es decir que una
sola organización de compras es responsable de varias Sociedades.
Existen compras particulares denominadas por Caja Chica en algunos Centros
Operacionales (áreas de Contabilidad, Servicios, Compras y Tesorería) donde se
realizan de manera local. Dichas compras no se reflejarán en el proceso de Compras
del módulo MM, sino como pólizas directas dentro del módulo FI.
Estándares de
Nomenclatura:
La Organización de Compras constará de 4 posiciones alfanuméricas para referirnos a la
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales quien es la única facultada
para establecer la relación comercial con cada uno de los proveedores del instituto.
1000 Organización de Compras
Detalle del Diseño:
Nombre: Centro Operacional
Descripción del
Diseño: Es una unidad operacional de una sociedad que sirve para subdividir una empresa en
función de aspectos de producción, aprovisionamiento (compras), mantenimiento
(servicios) y planificación de necesidades. Es un lugar en el que se suministran entregas
y servicios.
Justificación del
Diseño:
Se creará un Centro Logístico por cada una de las Subdirecciones. Es a través de esta
entidad (“Centro”) como se hace la adquisición de los bienes y servicios.
Lo anterior es debido a que es necesario guardar y relacionar todos los datos de la
operación de cada una de las entidades organizacionales de IMCINE, para su
tratamiento y control durante el proceso y también su análisis de información posterior.
Para ello los centros cumplen con esta función como eje central de la información y a su
vez se encuentran alineados con la estructura de costos de la Contabilidad (módulo
CO).
Nota: Los centros de coste son independientes a cada centro operacional y éstos están
definidos en el modulo FI
Estándares de
Nomenclatura:
Se utilizarán cuatro dígitos alfanuméricos, que identificaran la siguiente estructura:
Cada centro llevará como nombre el que se proyecta en la estructura organizacional de
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cada una de las sociedades a crear para el proyecto.
Dirección General IMCINE
Coordinación General
Dirección de Apoyo a la Producción Cinematográfica
Subdirección de Cortometraje
Subdirección de Apoyo a la Producción Cinematográfica
Subdirección de Seguimiento de Proyectos Cinematográficos
Dirección de Promoción Cultural Cinematográfica
Subdirección de Proyectos y Eventos Internacionales
Subdirección de Evaluación y Control Comercial
Subdirección de Promoción y Distribución Nacional
Subdirección de Acervo y Circuitos Culturales
Dirección de Divulgación Cinematográfica
Subdirección de Divulgación y Medios
Dirección Jurídica
Subdirección Jurídica
Dirección de Finanzas Evaluación y Rendición de Cuentas
Subdirección de Programación y Presupuesto
Subdirección de Finanzas
Dirección de Recursos Humanos, Materiales y Tecnológicos
Subdirección de Informática y Telecomunicaciones
Subdirección de Recursos Humanos
Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
Almacén IMCINE
Fondo de Inversión y Estímulos al CINE (FIDECINE)
Almacén FIDECINE
Fondo para la Producción Cinematográfica de Calidad (FOPROCINE)
Almacén FOPROCINE
Órgano de Control Interno
Detalle del Diseño:
Nombre: Grupo de Compras
Descripción del
Diseño:
Los Grupos de Compras son responsables de las actividades de compras frecuentes.
Un grupo de compras también puede actuar para varias organizaciones de compras y se
divide por el área de especialización por tipos de bienes o servicios que se adquieren.
(Artículos Generales, telefonía celular, Mantenimiento, etc.).
Justificación del
Diseño:
Para el proyecto de IMCINE, los grupos de compras serán creados de acuerdo a las
Áreas Especializadas de Compra.
Esto significa que podremos agrupar información con base en el flujo que seguirá el bien
o servicio solicitado.
Estándares de
Nomenclatura:
Se utilizará la nomenclatura numérica de tres Dígitos en forma consecutiva.
De manera temporal se creará un solo Grupo de Compra
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100 Subdirección de Recursos Materiales y Servicios Generales
Responsables de Evaluación y
Aceptación del Entregable
Fecha Firma
Usuario Funcional IMCINE
Marco Acastenco / Miguel Ángel Blancas
Consultor Funcional Nasoft
