Análisis y Planeación Financiera / Sistemas de BI y reportes Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.

1. Sistemas de BI y reportes Ad-Hoc
Análisis y Planeación Financiera

2. Datos, información, conocimiento
Los conceptos que se muestran se basan en las definiciones de Davenport y
Prusak (1999) y Kaplan y Norton.
Datos
Los datos son la mínima unidad semántica, y se corresponden con elementos primarios de
información que por sí solos son irrelevantes
Conocimiento
El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores,
información y know-how que sirve como marco para la
incorporación de nuevas experiencias e información, y es útil
para la acción.

3. ¿Qué es Business Intelligence?
Business Intelligence es la habilidad para transformar los datos en
información, y la información en conocimiento, de forma que se pueda
optimizar el proceso de toma de decisiones en los negocios.
Podemos definir Business Intelligence como el conjunto de metodologías, aplicaciones y
tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e
información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para
su explotación directa (reporting, análisis OLTP / OLAP, alertas...) o para su análisis y conversión
en conocimiento, dando así soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.
Las principales técnicas de Business Intelligence que existen hoy en día son:
Cuadros de Mando Integrales (CMI) (BALANCED SOCRECARD) – KAPLAN Y NORTON-
Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)

4. Cuadro de Mando Integral
El Cuadro de Mando Integral (CMI), también conocido como Balanced Scorecard (BSC) o dashboard, es una
herramienta de control empresarial que permite establecer y monitorizar los objetivos de una empresa y de sus
diferentes áreas o unidades.
El Cuadro de Mando Integral se diferencia de otras herramientas de Business Intelligence, en que está más
orientados al seguimiento de indicadores que al análisis minucioso de información.

5. Un dashboard (tablero de instrumentos) de BI es
una sola página, que utiliza visualizaciones para
contar una historia. Porque se limita a una sola
página, un dashboard bien diseñado contiene sólo
los elementos más importantes de la historia.
Las visualizaciones que se ven en el tablero de
mandos se denominan azulejos y cubren al
tablero de informes.
Las visualizaciones en un tablero de mandos
provienen de reportes y cada reporte se basa
en un conjunto de datos. De hecho, una forma
de ver un dashboard es como una entrada a los
informes y bases de datos subyacentes. Al
seleccionar una visualización te lleva al reporte
(y el conjunto de datos) que se utilizó para
crearlo.

6. Sistemas de Soporte a la Decisión (DSS)
Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al
análisis de los datos de una organización.
En principio, puede parecer que el análisis de datos es un proceso sencillo, y fácil de conseguir mediante una
aplicación hecha a medida o un ERP sofisticado. Sin embargo, no es así: estas aplicaciones suelen disponer
de una serie de informes predefinidos en los que presentan la información de manera estática, pero no
permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos, manejarlos desde distintas perspectivas,etc.
Sistemas de Información Ejecutiva (EIS)
Un Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutivaes una herramienta software,
basada en un DSS, que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su
compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.
La finalidad principal es que el ejecutivo tenga a su disposición un panorama completo del estado de los
indicadores de negocio que le afectan al instante, manteniendo también la posibilidad de analizar con detalle
aquellos que no estén cumpliendo con las expectativas establecidas, para determinar el plan de acción más
adecuado.

7. Departamento de ventas
El BI facilita la comprensión de las necesidades del cliente, así
como responder a las nuevas oportunidades del mercado.
También son posibles análisis de patrones de compra para
aprovechar coyunturas de ventas con productos asociados.
Departamento económico-financiero
El BI permite acceder a los datos de forma inmediata y en
tiempo real, mejorando así ciertas operaciones, que suelen
incluir presupuestos, proyecciones, control de gestión,
tesorería, balances y cuentas de resultados.
Departamento de atención al cliente
Aplicado a este ámbito, el BI permite evaluar con exactitud
el valor de los segmentos del mercado y de los clientes
individuales, además de ayudar a retener a los clientes más
rentables.
Departamento de recursos humanos
Obteniendo los datos precisos de la fuente adecuada, el BI
permite analizar los parámetros que más pueden afectar al
departamento: satisfacción de los empleados, absentismo
laboral, beneficio-hora/hombre,etc.
Departamento de marketing
El BI permite identificar de forma más precisa los
segmentos de clientes y estudiar con mayor detalle su
comportamiento. Para ello se pueden incluir análisis
capaces de medir, por ejemplo, el impacto de los precios y
las promociones en cada segmento.
Departamento de compras
El BI permite acceder a los datos del mercado, vinculándolos
con la información básica necesaria para hallar las relaciones
entre coste y beneficio. Al mismo tiempo, permite monitorizar
la información de cada factoría o cadena de producción, lo que
puede ayudar a optimizar el volumen de las compras.
Departamento de producción
El BI proporciona un mecanismo que permite analizar el
rendimiento de cualquier tipo de proceso operativo, ya que
comprende desde el control de calidad y la administración
de inventarios hasta la planificación y la historización de la
producción.
El BI en los diferentes departamentos de la empresa
En todas las empresas cada departamento acumula diferentes datos: sobre sus clientes, sus inventarios, su producción, sobre la
efectividad de las campañas de marketing, información sobre proveedores y socios, además de los datos que pueden proveer del
exterior, como los referentes a competidores. En este sentido, el Business Intelligence puede realizar distintas aportaciones a cada
departamento, siempre con el objetivo de integrar y optimizar la información disponible en la organización:

8. En definitiva, una solución BI completa permite:
Comprender ¿por qué ocurre?
Predecir ¿qué ocurriría?
Colaborar ¿qué debería hacer el equipo?
Decidir ¿qué camino se debe seguir?
Observar ¿qué está ocurriendo?

9. Arquitectura de una solución de Business Intelligence

10. Beneficios de un sistema de BI
Nos olvidamos de las especulaciones
Si el funcionamiento de tu negocio está fundamentado en las conjeturas, es porque te faltan
datos para construir una estructura fiable que te permita tomar decisiones bien informadas.
Nos da respuestas más rápidas
Otro gran incentivo para implementar una herramienta de BI es que puedes
conseguir respuestas inmediatas a las preguntas de tu negocio. Puedes tomar decisiones
sin tener que revisar un montón de páginas de informes y perder el tiempo.
Puedes conseguir importantes métricas sobre tu negocio
Los KPIs son métricas que nos ayudan a identificar el rendimiento de una determinada acción o
estrategia. Estas unidades de medida nos indican nuestro nivel de desempeño.

11. Conseguir información valiosa sobre el comportamiento de tus clientes
Uno de los mayores beneficios de tener una plataforma BI en tu organización es tener la
posibilidad de investigar lo que el mercado está adquiriendo.
Identificar las oportunidades de cross-selling y up-selling
Las plataformas BI te permiten utilizar los datos de clientes para mejorar tus modelos de venta
tradicionales, así como para ayudar a tu personal de ventas a implementar técnicas de cross-
selling y up-selling en los puntos de venta más adecuados.
Beneficios de un sistema de BI
Permite optimizar las operaciones
Cuando se implementa un sistema de BI, podemos empezar a conseguir insights detallados
sobre el rendimiento de nuestras operaciones. Esto nos permite conocer las áreas en las que
necesitamos mejorar o modificar algo a fin de optimizar y racionalizar nuestras operaciones.

12. Desarrollar la eficiencia
Hay muchas organizaciones que pierden una gran cantidad de tiempo buscando información
desde sus diferentes fuentes de datos en los momentos en los que necesitan obtener una
comprensión más profunda de su empresa.
Encuentra cuáles son tus costes de producción reales
Los programas BI pueden darte unas estadísticas más elaboradas sobre los costes de
producción de tu compañía, así como de tu habilidad de hacer cambios en esa producción para
conseguir una rentabilidad mayor.
Crear un mejor inventario
Tus clientes pueden recibir lo que necesitan en el momento en el que ellos quieren y tu empresa
no tiene la carga adicional de tener que almacenar el exceso de inventario.
Entender mejor el pasado, presente y futuro de tu empresa
Uno de los puntos fuertes de los sistemas de Inteligencia de Negocio es darte la
oportunidad de conocer el estado de tu negocio en un período concreto de tiempo
Beneficios de un sistema de BI

13. Servicios que ofrecemos:
Establecimiento
• Establecimiento del sistema de BI en uno de los tres principales sistemas que existen
en el mercado (Qlikview, Power BI o Tableau)
• Amplio catálogo de reportes y herramientas, (utilizados por empresas multinacionales
reconocidas por su manejo del negocio).
• Análisis del negocio para tropicalizar las herramientas de análisis.
• Minería de datos y sanity test para la confiabilidad de los reportes.
Especificación
• Determinación de KPI’s
• Requerimientos especiales del reporte para hacerlo lo más específico posible
• Enfocar la preparación del reporte para un usuario o nivel de usuarios específico
• Adecuaciones de formatos
Publicar
• Periodo de prueba
• Establecer método de publicación
• Periodicidad del reporte
• Capacitación y documentación

14. Proceso para el desarrollo de herramientas y reportes
• Análisis de información a mostrar
• Se determina el nivel de consolidación o granularidad de los datos
• Se determinan las fuentes de información primarias y secundarias (internas y
externas)
• Mapeo de tablas (en consultas directas a bases de datos)
• Recolección de información
• Verificación de consistencia y congruencia de la información
• Depuración de datos
• Agrupación de información
• Definición de KPI’s
Definición de objetivo y alcance

15. Controlesy manejo de datos
• Diseño de puntos de control
• Determinación de los niveles de agrupación (cubo de datos)
• Diseño de la estructura de los datos (modelado de datos)
• Definición de método estadístico inferencial (para modelos de planeación)
• Diseño de vistas del reporte
• Se determina la periodicidad ideal para el reporte
• Se analiza y escoge la herramienta ideal para desarrollar el reporte
• Se escoge el performance más adecuado para el desarrollo (optimización de rendimiento)
• Reglas para datos significativos (decimales, negativos, límites de semaforización

16. Validación, revisión y corrección
• Realizar plan de validación, (en base a puntos de control y reglas para consulta)
• Verificación de funcionamiento, (en caso de ser dinámico)
• Muestreo de resultados para asegurar veracidad de información contenida
• Revisión con el usuario solicitante
• Correcciones y adecuaciones a solicitud del usuario
• Determinación de periodo Beta
• Documentación (manuales e instructivos) y capacitación
• Liberación a la operación

17. Davenport, T. y Prusak, L. (1998): “Working Knowledge”. Harvard Business Scholl
Press. Boston.
Kaplan, R. y Norton, D. (1997): “Cuadro de mando integral (The Balanced
Scorecard)”. Gestión 2000. Barcelona.