Los manuales como herramienta organizacional

1. LOS MANUALES COMO HERRAMIENTA
ORGANIZACIONAL
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora “
San Fernando- Estado Apure
Marzo de 2021

2. LOS MANUALES
Un manual es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o
instrucciones sobre procedimientos, políticas u organización de un organismo, y se
consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.
Los manuales como herramienta organizacional, resumen el manejo de una empresa en
forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área, lo
que permite a su vez procesos de decisión que conducen a la autorización de operaciones
por la administración.
También conocidos como manuales de procedimientos, son instrumentos de apoyo en el
que se encuentran de manera sistemática los pasos a seguir, para ejecutar las actividades de
un puesto determinado y/o funciones de la unidad administrativa.

3. IMPORTANCIA
Su importancia recae en que proporciona información a los funcionarios y servidores sobre
sus funciones específicas, su dependencia y coordinación para el cumplimiento de sus
funciones, marcando una jerarquía dentro de la empresa. Además facilita el proceso de
inducción del personal permitiendo una mejor orientación sobre las responsabilidades del
cargo al que han sido asignados.
Esto, con la prioridad de disminuir los riesgos internos que una entidad pueda ser afectada.
Los controles administrativos implican todas las medidas relacionadas con la eficiencia
operacional y la observación de políticas establecidas en todas las áreas de la organización,
garantizando a la alta gerencia el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

4. IMPORTACIA DE LA DOCUMENTACIÓN
La importancia de la documentación es que recoge un hecho
concreto que podemos conocer, sobre todo en las operaciones
comerciales, en la que es indispensable plasmar todo tipo de
actividad financiera no sólo con el propósito de llevar un registro
fidedigno, sino también acorde a las normas impuestas por la ley.

5. CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES
Los manuales se pueden clasificar en:
Departamental: Dichos manuales, en cierta forma, legislan el modo en que deben ser
llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al
personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que
cumple.
De políticas: Sin ser formalmente reglas en este manual se determinan y regulan la
actuación y dirección de una empresa en particular.
De puesto: Determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades
a las que se acceden en un puesto preciso.

6. De gestión: La Norma COVENIN ISO 10.013:2002, define los Manuales de gestión como
aquellos documentos únicos para cada organización donde se especifica la Misión y Visión
de la empresa, contienen la expresión analítica de los procedimientos documentados o
referencias a ellos, a través de los cuales se canaliza las actividades y tareas operativas de la
empresa, como así también la enunciación de normas de funcionamiento básica a las cuales
deberán ajustarse los empleados o funcionarios que realicen acciones en dicha organización.
De finanzas: Tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que
pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador.
De técnicas: Estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas
particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas.

7. SIMBOLOGÍA DE LOS MANUALES
INICIO Indica el inicio de un procedimiento.
Indica una tarea o actividad.
Forma para representar una actividad
predefinida en otro cuadro y/o diagrama
Representa una actividad de decisión o de
conmutación.

8. Almacenamiento, transacción
o documento.
Conector, entrada o salida de
una parte del diagrama a otra.
Documento Fin de un procedimiento.

9. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES
Para la elaboración de un manual lo primero que se debe hacer es un análisis de la
información, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en
el contenido del manual, para lo cual es necesario establecer la secuencia: Conocer el hecho o
situación que se analiza. Describir ese hecho o situación.
Para la elaboración o actualización de los Manuales Administrativos de una Dependencia o
Entidad se pueden considerar las siguientes etapas:
a) Planeación del Trabajo b) Aplicación de Técnicas de Investigación
c) Análisis de la Información d) Estructuración del Manual
e) Validación de la Información f) Autorización del Manual
g) Distribución y Difusión h) Revisión y Actualización

10. Planeación del Trabajo
Para establecer un programa de trabajo es necesario designar al grupo de personas que elaborarán los
manuales, de las cuales se nombrará un coordinador como responsable. Debe hacerse un estudio preliminar
que permita conocer las funciones y actividades que se realizan en las áreas a trabajar, para definir la
estrategia general de levantamiento de información, a través de fuentes más representativas como
documentos jurídicos, archivos, manuales existentes, asistencia del personal por sus conocimientos sobre la
organización etc.
Aplicación de Técnicas de Investigación
Simultáneamente a la elaboración del programa de trabajo, se establecerán y diseñarán las técnicas de
investigación a utilizarse, entre las principales se encuentran las documentales, la entrevista, el cuestionario
y la observación directa.
Análisis de la Información
Después de reunir todos los datos, el siguiente paso es organizarlos en forma lógica mediante el desarrollo
de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Se realiza un análisis de la informa para facilitar
el manejo y ordenamiento de lo que debe incluirse en el contenido del manual.

11. Estructuración del Manual
En esta etapa se establece el diseño y la presentación que se utilizará para la elaboración de los
Manuales Administrativos, es importante considerar la redacción, es decir, a quién va dirigido. Luego la
elaboración de diagramas, y por último el tipo de formato en que se va a presentar el manual,
tomando en consideración que sea fácil de leer y consultar.
Validación de la Información
Es necesario que la validación la lleven a cabo los responsables de las áreas a las que corresponden los
manuales, con la finalidad de que la información que se presenta en ellos, sea acorde con las
atribuciones y las actividades que realizan.
Autorización del Manual
Una vez llevada a cabo la validación, debemos darle la formalidad al documento solicitando la
autorización del titular de la Dependencia o Entidad, o bien del área a la que corresponda el
documento, con el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y posteriormente su
distribución.

12. BIBLIOGRAFÍA
Vivanco Vergara, M. E. (2017). Los manuales de procedimientos como herramientas de control interno
de una organización. Universidad y Sociedad, 9(2), 247-252. Recuperado de
http://rus.ucf.edu.cu/index.php/rus
(S/f-a). Recuperado el 28 de marzo de 2021, de Gob.mx website:
https://sistemas.cgever.gob.mx/2017/pdf/metodologia%202017.pdf