ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA Dimensiones básicas de la estructura administrativas Organigrama Tecnologías De Información y Comunicación

1. UNIVERSIDAD DE PANAMÁ
VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN Y
POSTGRADO
ESPECIALIZACIÓN EN DOCENCIA SUPERIOR
CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE COCLÉ
DR. BERNARDO LOMBARDO

2. DIMENSIONES BÁSICAS DE LAS ESTRUCTURAS
ADMINISTRATIVAS
Cualquier organización, por muy pequeña que sea, cuenta con una
estructura orgánica, en el caso de las administraciones públicas la
llamaremos estructura administrativa.
La estructura administrativa implicaría el conjunto de todas las formas
en que se divide el trabajo en tareas distintas consiguiendo luego la
coordinación entre las mismas.

3. ORGANIGRAMAS
Es el dibujo básico que refleja la estructura de una
organización, es decir, la manera más sencilla que tenemos
de representar los elementos que componen la estructura
administrativa de una organización.
1. La jerarquía o altura (dimensión vertical) hace referencia al número
concreto de niveles de dirección o mando de una organización
2. La amplitud (dimensión horizontal) o divisionalización de una estructura
administrativa está vinculada a la especialización del trabajo, agrupando a
las personas que prestan servicios dentro de la organización en función de
determinados criterios, siguiendo casi siempre una lógica concreta.

4. JerarquíaoAltura
Amplitud ó Dimensión

5. MODELOS DE
DIVISIONALIZACIÓN/DEPARTAMENTALIZACIÓN.
La divisionalización por funciones es el criterio de agrupación más utilizado en la mayoría de las
organizaciones
Divisionalización por
productos/servicios
Consiste en asignar a cada unidad la
responsabilidad de gestionar un
servicio o un conjunto de servicios.
La divisionalización por colectivos de
ciudadanos supone dotar a cada
unidad una tipología de receptores
de servicios públicos.
La divisionalización geográfica o
territorial
Supone que algunos ámbitos de la
organización se divisionalizan en
función del territorio, especialmente,
en el caso de administraciones que
gestionan un territorio amplio
Divisionalización matricial
implica la integración simultánea de
dos criterios de divisionalización

6. .
La coordinación se identifica con acciones conjuntas realizadas mediante la
comunicación y el acuerdo mutuo entre los participantes.
AdaptaciónMutua
Consigue la coordinación
del trabajo mediante la
simple comunicación
informal.
En este tipo de mecanismo,
el control del trabajo corre
a cargo de los
que lo realizan
SupervisiónDirecta
La supervisión directa
consigue la
coordinación al
responsabilizarse una
persona del trabajo de los
demás, dándoles
instrucciones
y controlando sus acciones
Modalidades
La normalización de los procesos
de trabajo se produce cuando el
contenido del mismo queda
especificado, es decir,
programado.
La normalización de los resultados
se produce al especificarse los
mismos, como puede darse con
las dimensiones del producto o
del rendimiento.
Normalización de habilidades
La supervisión de las habilidades,
es decir, la normalización del
trabajador en el momento de su
designación para el puesto

7. PUESTOS DE TRABAJO
El puesto de trabajo es la unidad mínima de
la estructura administrativa, es decir, se
trata de una unidad concreta e impersonal
compuesta por una serie de tareas que han
de realizarse bajo ciertas condiciones y a las
que se asignan unas habilidades o
competencias que es necesario que tenga la
persona elegida para ocupar ese puesto.
El contenido de los puestos de trabajo se configura a partir del grado de amplitud y profundidad
de los mismos. La amplitud se refiere al número de tareas o funciones asignadas a un puesto
de trabajo. La profundidad se concreta en el grado de dirección y de control que dispone el 9
titular de un puesto de trabajo sobre sus actividades.

8. . UNIDADES
Una unidad administrativa se define como una serie de atribuciones o
posibilidades de actuación y un conjunto de medios materiales descritos a ese
ámbito de la estructura administrativa, así como las personas que se encargan de
ejercer aquéllas y utilizar éstos, como titulares de los puestos de trabajo adscritos
a dicha unidad.
En todo caso, resulta importante realizar una doble tipología o
diferenciación de unidades administrativas dentro del sector público:
(1) unidades de línea o mando frente a unidades de staff o
asesoramiento; (2) unidades o servicios sectoriales frente a
unidades o servicios comunes.

9. Etapas necesarias para proceder a diseñar una
estructura administrativa:
1. Definición de propósitos, los objetivos
estratégicos y los objetivos operativos.
Determinación de las funciones, actividades y
tareas necesarias para conseguir los
distintos objetivos operativos
Consideración de los
factores de contingencia.
Diseño de la estructura
administrativa.
Implantación de los
sistemas de enlace y
regulación

10. EL DISEÑO DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS
Un procedimiento administrativo se define como el
proceso de toma de decisiones dentro de las
administraciones públicas, o, lo que es lo mismo, la
secuencia de actuaciones que se siguen para la
conformación de la voluntad expresada en decisiones
(actos administrativos), sobre materias que son de su
competencia.
La fase inicial corresponde con el
momento temporal en que da
comienzo la tramitación del
procedimiento por la organización
o unidad responsable.
La etapa de desarrollo o
instrucción de un procedimiento
agrupa las actuaciones
intermedias a
realizar para su correcta
terminación por parte de la
administración correspondiente.
La etapa final es el momento que
coincide con la adopción de la
resolución por parte del órgano o
unidad de la administración
correspondiente.

11. ANÁLISIS Y RACIONALIZACIÓN DE PROCEDIMIENTOS
De entrada, cuando las administraciones públicas se plantean la
necesidad de llevar a cabo una revisión de sus procesos de trabajo, se
percatan de que cuentan con muchos más de los que se hubieran
imaginado.
Análisis organizativo.
Una primera cuestión a tener en consideración
consiste en reflejar gráficamente la estructura de la
unidad responsable de la tramitación del
procedimiento, mediante la correspondiente
elaboración de un organigrama.
Análisis Normativo
El análisis normativo ha de orientarse a comprobar todas
las normas que afectan de algún modo al procedimiento y,
en segundo lugar, a clasificar la normativa conforme a algún
criterio claro que permita su manejo en fases ulteriores de la
simplificación.
Análisis del circuito de tramitación. En este caso, se trata
de delimitar de una manera exhaustiva el procedimiento
en su conjunto, para luego descender de manera
consecutiva a la definición con idéntica claridad de las
fases en las que se descompone, de los trámites que
integran cada una de dichas fases, así como las
actividades y tareas que 16 configuran cada uno de los
trámites.
Análisis documental. Los procedimientos también
quedan reflejados en los documentos administrativos,
que constituyen el soporte en el que se materializa dicha
actividad.
Los documentos son todos los escritos, impresos,
formularios que utiliza la organización o el interesado
para comunicar sus actos, intereses, peticiones o
Los aspectos clave a tener
en cuenta en el análisis
procedimental son los
siguiente:

12. La simplificación de los procesos administrativos.
El plan de simplificación se centra en la
realización de propuestas que se suelen
concretar en un manual de
procedimientos, con el que pretende
lograrse la reducción de los tiempos de
gestión, la eliminación de documentos
innecesarios que presentar a la
administración por parte de los
ciudadanos o la limitación de los errores
en la tramitación. Un manual de procedimientos es un instrumentode informaciónen el que se
especificande una maneradetalladatodas las operacionesque deben seguirse para la
realizaciónde las funciones de unao varias unidades administrativas en la tramitació
compleja de un procedimientoadministrativo

13.  Metodologías para llevar a cabo diagnósticos y propuestas de racionalización procedimental
 Una de las técnicas más conocidas de programación es la conocida con el acrónimo PERT
(Program Evaluation and Review Technique).
 En última instancia, con la técnica PERT se pretende lograr el “camino crítico”, es decir, en
cualquier procedimiento administrativo existen actividades flexibles, en la medida que, si se retrasa
su inicio o finalización, puede no retrasarse la duración total del proceso en su conjunto

14. TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Y
ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
Las TIC se definen como un conjunto de herramientas e infraestructuras utilizadas para la recogida,
almacenamiento, tratamiento, difusión y transmisión de datos e información
Procesadores de texto
y aplicaciones para
presentaciones.
Hojas de cálculo y
bases de datos.
Aplicaciones para
análisis estadístico:
SPSS, STATA o R
Sistemas de información
geográfica (SIG)
El customer relationship
management o la gestión
de relaciones con los
clientes (GRC)
Cuadros de mando (CM)
La importancia creciente
de Internet y la web.