UNIDAD 4 MANUALES ADMINISTRATIVOS

1. Los manuales administrativos
Son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las
organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que
disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de
tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos
aspectos, y más.
Apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en
forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una
comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas
eficientes.
Definición de manual.
Son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación
para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática tanto la
información de una organización (antecedentes, legislación, estructura,
objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, etc.),
como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor
sus tareas.

2. Objetivos de los manuales
• Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o
sectorial).
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir
responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones.
• Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos que la componen.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de funciones pues evitan la
repetición de instrucciones y criterios de actuación.
• Relacionar las estructuras jerárquicas funcionales con los procesos de
negocio.

3. • Coadyuvar a la correcta realización y uniformidad de las labores
encomendadas a todo el personal.
• Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financie ros y tecnológicos disponibles.
• Fortalecer la cadena de valor de la organización.
• Facilitar el reclutamiento, selección, inducción, socialización, capacitación y
desarrollo del personal.
• Servir como una fuente de información para conocer la organización.
• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones.

4. Posibilidades y limitaciones
Posibilidades:
 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
 Ayudan a institucionalizar y establecer los objetivos, políticas,
procedimientos, funciones, normas etc.
 Evitan discusiones y malos entendidos en las operaciones
 Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos y normas
através del tiempo.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
 Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones
escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control
por excepción.

5. Limitaciones:
 Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes
en el desarrollo de las operaciones.
 El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
 Si no se actualiza periódicamente pierden efectividad.
 Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado
los informales que también son importantes.
 Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad, pero si abundan en
detalles pueden volverse complicados.

6. Clasificación de los manuales.
Por su naturaleza o área de aplicación
 Macroadministrativos: pues contienen información de más de una
organización.
 Microadministrativos: si corresponden a una sola organización.
 Mesoadministrativos: cuando comprenden a una o más organizaciones
de un mismo sector de actividad o ramo específico.
Por su contenido
De organización De producción
De procedimientos De finanzas
De gestión de la calidad De personal
De historia de la organización De operación
De políticas De sistemas
De contenido múltiple De ventas
De puestos De técnicas

7. Por su ámbito
Generales
Específicos

8. Planeación y elaboración de los manuales.
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez
que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud y objetividad posibles para
no confundir a quien los consulta.
Por ello debe ponerse mucha atención en todas y cada una de sus etapas de
integración, delineando un proyecto en el que se consignen todos los
requerimientos, fases y procedimientos que fundamenten la ejecución del trabajo.
Designar a quienes serán los responsables
Delimitación del universo de estudio
Estudio preliminar
Fuentes de información

9. Una vez recabados los elementos preliminares para elaborar el
manual debe prepararse el documento de partida que quedará
integrado de la siguiente manera:
Propuesta técnica, que debe incluir:
• Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.
• Alcance: área de influencia que abarca el manual en cuanto a
ubicación en la estructura orgánica, territorial o ambas.
• Justificación: demostración de la necesidad del manual en función
de las ventajas que reportará a la organización.
• Antecedentes: recuento de todos los manuales preparados con
anterioridad.
• Objetivos: logros que se pretende alcanzar.

10. • Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los cursos de
acción y asignación de recursos.
• Acciones: iniciativas o actividades necesarias para elaborarlo.
• Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos necesarios
para desarrollarlo.
• Costo: estimación global y específica de recursos financieros que
requiere su elaboración.
• Resultados: beneficios que se espera obtener para mejorar el
funcionamiento de la organización, el posicionamiento de sus productos
y/o servicios, la calidad de su cultura organizacional y las relaciones con el
entorno.
• Información complementaria: material e investigación que pueden servir
como elementos de apoyo.

11. Programa de trabajo, que debe especificar:
• Identificación: nombre del manual.
• Responsable(s): unidad o grupo que tendrá a su cargo la elaboración
del manual.
• Área(s): componentes de la estructura orgánica involucrados.
• Clave: número progresivo de las actividades estimadas.
• Actividades: pasos específicos que tienen que darse para captar y
procesar los datos.
• Fases: definición del orden secuencial para realizar las actividades.
• Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminación de cada
fase.
• Representación gráfica: descripción del programa en cuadros e
imágenes.
• Formato: presentación y resguardo del programa de trabajo.
• Reportes de avance: seguimiento de las acciones.
• Periodicidad: espacio de tiempo dispuesto para informar avances.

12. El proceso de elaboración
 Recopilación de la información
 Procesamiento de la información
 Redacción
 Elaboración de graficas
 Formato y composición
 Revisión y aprobación
 Distribución y control
 Revisión

13. El proceso de actualización.
1. Actualización planeada
2. Actualización no planeada
Proceso:
 Las funciones, procedimientos o políticas nuevas deben redactarse en
forma diferente, algunas organizaciones suelen utilizar hojas de colores y
diferentes tipos de impresión a los utilizados en el manual original para
resaltar el cambio.
 Las nuevas disposiciones deben acompañarse por una indicación en la
que se aclare que estas sustituyen a anteriores disposiciones, por lo
general la fecha de entrada en funcionamiento, es suficiente para
determinar la época en que un procedimiento se puso en vigor.

14.  La nueva función, política, procedimiento debe insertarse en el manual
con la suficiente anticipación necesaria antes de que entre en vigencia
para que el usuario vaya tomando conocimiento del cambio.