Recomendaciones generales

1. Recomendaciones diligenciamiento
certificaciones
Vicepresidencia de Exportaciones

2. Propósito
Facilitar el diligenciamiento de las certificaciones para todas las cadenas de la
Vicepresidencia de Exportaciones por parte de los asesores.
Generar una guía de consulta, con información sencilla y complementaria a la
política de certificaciones de Procolombia.
Reducir las correcciones de parte de los asesores y colaboradores y las
solicitudes de rectificación de parte de la firma certificadora para que la labor
sea más dinámica y productiva.

3. Fecha del negocio
Fecha de diligenciamiento de
la certificación no superior a
3 meses.
Nombre completo y
legible del contacto.
Firma del contacto de
la empresa.
01
MODELO DE UNA
CERTIFICACIÓN
Nombre del asesor
Nombre completo y
legible de la empresa.
Fecha año en curso
• Los resultados que no alcanzan a ingresar en el semestre en que se produce el logro o resultado, se registran para el siguiente semestre y acumulan al resultado durante el año.
• Las certificaciones que tienen fecha de diligenciamiento del año anterior, serán válidas si son entregadas a la Vicepresidencia de Planeación antes de las 12:00 m. del último día hábil del mes de Enero
del año siguiente a la realización del negocio. Estas certificaciones se contarán como resultados del año en el que se entregan.
• Los resultados del último semestre del año cuyas certificaciones tienen fecha de diligenciamiento del año en curso, serán válidos si son entregadas a la Vicepresidencia de Planeación antes de las 12:00
m. del último miércoles hábil del mes de febrero del año en curso, estas certificaciones se contarán como resultados del año en el que se entregan.
Número
del logro.

4. Recomendaciones
adicionales
Se deben crear los logros y enviarlos al gerente de la cadena
correspondiente. Los logros en estado registrado no aparecen en los informes
descargados para gestión.
En el caso de los asesores cuya posición se encuentre vacante, los logros se
deben asignar a esta figura, por ejemplo: María Hoyos (vacante) o si ya este
cargo fue reemplazado se debe asignar el logro y la oportunidad al nuevo
funcionario y no al director de la oficina comercial. Si el reemplazo no aparece
en la lista de opciones, por favor notificar a planeación con copia a la persona a
cargo de las certificaciones en la VP Exportaciones para que se surta el trámite
respectivo con tecnología.
02
Verificar muy bien los datos que se registran en NEO, especialmente los
siguientes en los cuales se han identificado más oportunidades de mejora:
• Responsable: debe coincidir con la oportunidad.
• Mercado: debe coincidir con la oportunidad.
• Sector: debe coincidir con la oportunidad.
• La cuenta nacional y exterior debe ser la misma en el logro y en la
oportunidad. Si no son las mismas puede ser otra oportunidad
• Valor: debe ser igual al de la certificación incluyendo decimales, no se deben
colocar aproximaciones.
Estas recomendaciones hacen
parte las observaciones
generales que se han
identificado producto de la
gestión que se realiza entre la
Vicepresidencia de
Exportaciones y la
Vicepresidencia de Planeación.
Las mismas no son excluyentes
de la información consignada
dentro de la política de
certificaciones, sino que
complementan a la misma.

5. Cuando una certificación generada en una actividad comercial de la VP exportaciones no tiene fecha del negocio, se debe
poner la fecha dentro del periodo de realización de la actividad.
Las oportunidades asociadas a los logros deben estar en etapa 2 (si es muestra), 3 si se espera que siga
certificando y 4 cuando se termina.
Cuando hay un error en el logro debido a diferencias entre el logro y la oportunidad (asesor, mercado, sector, cuenta), el
logro se debe devolver a estado registrado con la colaboración de la VP Planeación y Tecnología, pero se debe reenviar
para aprobación al gerente correspondiente una vez se haya hecho la modificación; tener en cuenta que en el espacio
superior de la información del logro, debe decir aprobado por gerente.
Se debe colgar la certificación en NEO siempre, independientemente de que se entregue en físico.
Enviar las certificaciones escaneadas por correo a la persona a cargo del trámite en la VP Exportaciones con los logros
identificados como se muestra en el modelo anteriormente descrito (esto para las oficinas regionales y comerciales
únicamente).
A pesar de que la VP Planeación establece una fecha de entrega de las certificaciones, con el ánimo de facilitar el proceso
administrativo, la fecha de cierre de trimestre a tener en cuenta, es la que establece la VP Exportaciones.