Se trata de un documento que con base en un ejemplo se desarrolla el tema de Gestión de calidad, aseguramiento de calidad, sistemas de gestión de calidad y control de calidad.
1. ÁREAS DE CONOCIMIENTO PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS I
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
CESAR ORLANDO FONSECA
Y
NANCY RIVERA
SAMUEL ANTONIO VARGAS VARGAS
Noviembre, 2016
2. INTRODUCCIÓN
En el siguiente escrito se encuentra un ejemplo de un Sistema de Gestión de
Calidad (SGC) con comercialización y distribución de PAÑALES DESECHABLES
para bebes en Colombia, importados de Argentina; como producto nuevo.
Teniendo en cuenta la guía sugerida “Diseño de un sistema de Gestión de Calidad de
una empresa dedicada a la elaboración y comercialización de frituras”
https://proyectopanalesreutilizables.wordpress.com/
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
Problema
Se realizó un análisis de la empresa de pañales SOL Y LUNA mediante diagrama causa
y efecto en el cuál se detectó como una debilidad de la empresa el no contar con
logística adecuada y efectiva para la distribución de los pañales.
No hay una planeación formal del área de logística y se realiza aseguramiento de la
calidad en la empresa aun cuando en los procesos del área de logística no.
3. Objetivo:
Diseñar un Sistema de Gestión de la Calidad SGC que desarrolle un procedimiento y
facilite la ruta para la mejora del departamento de logística y poder cumplir con las
necesidades de distribución del cliente.
Método:
Comercialización y venta de pañales SOL y LUNA (Nombre ficticio para el presenta
trabajo).
Descripción del producto ofrecido: Los pañales desechables SOL Y LUNA están hechos
con varias capas de partículas impermeable (polímero) y permeable o celulosa. Lo mismo
que una tela exterior que retiene el fluido, elástico lateral biométrico y cierres de velcro
(adhesivo) en la cintura. Vienen en tres presentaciones A para recién nacidos, B para
bebes de 5- 8 meses y C de 9 meses a un año; vienen en modelos fashión para niños y
niñas. Se consiguen en tiendas de cadena, farmacias y almacenes para bebes.
El proyecto aplica la distribución en Colombia, en departamentos y provincias.
Los pañales SOL y LUNA son fabricados y embalados en Argentina, pero para Colombia
el proyecto actúa como representantes de la firma, las bodegas se encuentran en Bogotá,
Medellín, Cali y Bucaramanga.
Diseñode Sistemade Gestiónde la Calidad:
Para realizarel diseñodel SGCde laempresade pañalesSOL& LUNA enel área de logísticase
llevaronacabo lassiguientesfases:
a) Levantamientode unplande trabajopara laconstruccióndel SGC para el área de logística
de la empresade pañalesSOL& LUNA.
b) Describirunasecuenciade actividadesparafase de diseñodel SGC.
c) Desarrollode lametodologíade diseñode unSGC
Determinar el alcance del sistema
Los pañales llegan a Colombia por el puerto de Buenaventura, allí ingresan a zona Franca,
donde se realizan los manifiestos de aduanas y los documentos para su desembarque, se
4. cumple con la inspección de calidad y luego vía terrestre llegará a ciudad de Bogotá como
centro de acopio, allí según pedido autorizado se lleva a los camiones que van a bodegas
en las ciudades mencionadas.
Normatividad Vigente
Los siguientes documentos referenciados, en parte o completos, son indispensables para
la aplicación de esta norma. Para referencias con fecha, sólo se aplica la edición citada.
Para referencias sin fecha, se aplica la edición más reciente del documento citado
(incluidas la enmiendas). ISO 9000-2015, Sistemas de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
Normas de calidad que rigen este producto.
En la primera fase de la fabricación se escogen los materiales adecuados realizando
pruebas “run of” o ensayos que aseguran y evitan la salida de fluidos y solidos cuando
los bebes corren.
Prueba de revelado se aplican a los materiales sustancias que muestran que él bebe debe
mantenerse seco y que los fluidos sean absorbidos inmediatamente.
Los diseños se aplican a cintas plásticas con tintas naturales para cuidar el contacto con
la piel, y se almacena en rollos en lugares asépticos.
Al momento del tiraje, la maquinaria tiene sensores lets que evidencian si el material tiene
el mínimo defecto de fabricación, aquellas piezas descartadas.
Las cintas elásticas se pegan a la tela con termo sellado que garantiza no deformidad del
pañal y además asegura no maltrato a la piel del bebe por costuras ni uniones, porque los
pañales son una sola unidad.
El embalaje que se realiza mediante maquinas que sellan las bolsas, con su contenido
colocándoles el grafico de barras respectivo y las cajas van a la bodega para su transporte.
La logística y el embalaje de los pañales que vienen en pacas plásticas de 30 unidades,
luego son empacadas en cajas de 3 pacas. Selladas y debidamente identificadas, como lo
muestra la figura.
5. En todo el proceso ningún operario manipula la prenda, quiere decir que durante la
fabricación y el embalaje no hay ninguna partícula invasiva.
La primera persona que manipulará el pañal es quien lo coloca.
Política de calidad
El pañal es una prenda de vestir que protege de las emisiones a los bebes de cero meses
a 4 años. Se cambian cuando es necesario, él bebe usa de 4 a 5 pañales diarios, luego de
su uso se desechan.
Los pañales se realizan con materia prima de excelente calidad pues los consumidores
son bebes de cero meses a 4 años. Los materiales son, Celulosa, materia orgánica,
Material súper absorbente polímero, Plástico, con dibujos en tinta natural, Cinta
elástica, Velcro, Etiquetas, Temo sellado, Cinta elástica
Los pañales son un producto masivo y los responsables de los bebes son los que deciden
la compra, madres, padres, empleadas, cuidadores, etc, pero en realidad los que usa los
pañales son los bebes, por lo que la calidad es el valor competitivo que se le brinda al
cliente.
Los pañales son consumidos por estratos bajos hasta los altos, en todos los climas y
donde quiera que hayan bebes. Por esta razón el producto se distribuye en cadenas de
almacenes, farmacias y detallistas o tiendas barriales.
6. Los pañales SOL y LUNA se ajustan al cuerpo del bebe para asegurar que la emisión no
encuentre salida, también SOL y LUNA mantiene al bebe completamente seco para que
no se queme la piel del bebe. Tiene diseños de moda que permite no usar otra prenda
que tape el pañal sino lucirlo de acuerdo con el género y la edad del bebe.
Estas políticas garantizan la satisfacción del cliente a través de un producto competitivo
que cumple con sus requisitos y los de la organización, considerando el bienestar de los
empleados, proveedores y de la sociedad, basado en un sistema de gestión de calidad que
conlleva a la mejora continua y asegura el liderazgo de la organización en el mercado.
De igual forma, los objetivos establecidos, resultantes diagrama causa efecto, material
para este método fueron revisados y actualizados, estos objetivos son coherentes con la
política de calidad propuesta e impactan a los procesos seleccionados en el alcance del
sistema.
El establecimiento de la política de calidad, así como de los objetivos de calidad de la
empresa representa su compromiso hacia una mejora del desempeño en el producto
ofrecido.
Reducir Reprocesos Reducir Costos De Operación Logística
Reducir Tiempo De Procesamiento De Entregas de las cajas de pañales en la cadena-
Lograr La Satisfacción Del Cliente cumpliendo con entregas a detallistas y minoristas
Incrementar Ingresos
Definir los requerimientos del cliente.
Los clientes de la empresa, constituyen la cadena de abastecimiento que son mayoristas,
minoristas y detallistas o tenderos a quienes se le preguntó satisfacción del cliente, sus
principales respuestas fueron;
El tiempo pactado para la entrega de pañales
Entrega de pedidos completos y en buen estado
Variedad de diseños para las diferentes edades y genero
7. El otro grupo de clientes, los consumidores directos que son las personas que compran el
pañal para el uso de sus bebes respondieron:
Que el producto presente menor contenido en buen estado
Que el pañal se consiga en todas partes
Que el pañal absorba las emisiones, no se salga y mantenga al bebe seco.
En cuanto al análisis de la normatividad aplicable a la empresa de acuerdo a la
logística, las normas son las HSEQ:
ISO 9001 Sistemas de Gestión de la Calidad
ISO 28000 Seguridad en Cadena de Suministro
ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental en logística
OHSAS 18001 Seguridad y Salud en el trabajo.
Identificación y secuencia de los procesos
Los procesos llevan una secuencia, fundamento de la norma ISO 9001:2015 el enfoque
basado en procesos, los diagramas de proceso permiten una visualización más detallada
de la interacción global, como se muestra en el mapa anterior.
8. PROCESOS DE LA DIRECCIÓN Planificación Procesos des direccionamiento que se
visualizan en la parte superior del mapa
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO: Planificación de la logística y distribución de la
cadena de abastecimiento que pate del cliente y llega al cliente para quien se realiza
todo el proceso y en el cuadro se observa en las actividades del centro
LOS PROCESOS PARA LA GESTIÓN DE RECURSOS: que se determinan en los
cuadros de la parte inferior del mapa,
Definir Autoridades y responsabilidades.
Se elaboraron perfiles de puestos, de acuerdo con las funciones, Gerencia de
importación con las actividades de compras, nacionalización, aduanas; Gerencia de
bodega y almacenamiento, Gerencia de despacho que distribuye y gerencia el
transporte.
Así mismo se definió el organigrama de la empresa mismo que fue validado por la
dirección y el cual se muestra en la figura anterior
9. I. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEL PROYECTO I
Segunda fase del sistema de gestión de la calidad. Para esta ocasión se solicita la
documentación de los procedimientos, Tome un proceso el que considere más prioritario
y construya el contenido, teniendo en cuenta:
Proceso: Importación y legalización de la mercancía en el territorio nacional (Colombia)
1. Objeto: describe el propósito del procedimiento:
Para la compañía es importante definir, delimitar y dar cumplimiento a la normativa
vigente en el estatuto aduanero para la introducción de mercancía de procedencia
extranjera al territorio aduanero nacional, para poder tener libre disposición de la
misma y poder ser comercializada en el territorio nacional, previo cumplimiento de
todas las normas de legalización y comercialización de la misma y de esta manera
evitar sanciones y posibles decomisos o aprensión de la mercancía por parte de la
autoridad aduanera correspondiente.
Para esto se debe dar estricto cumplimiento a los siguientes pasos y normativas para
la importación y legalización de la mercancía (pañales) en el territorio nacional.
a. Estudio de mercado
b. Ubicación de la posición arancelaria
c. Identificación del producto
d. Registro ante la cámara de comercio
e. Tramite del Registro Único Tributario (RUT. Inscripción como usuario aduanero)
f. Trámite ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo: En caso de
requerirse Registro de Importación.
g. Procedimiento cambiario en las Importaciones, (Reembolso de Divisas)
h. Otros tramites (INCOTERMS)
i. Proceso de nacionalización. (Retiro de la mercancía del depósito para disponer
libremente de ella).
j. La liquidación de tributos Aduaneros (Gravamen Arancelario, IVA), se hace a
través de la DECLARACIÓN DE IMPORTACIÓN.
k. Levante o retiro de la mercancía, una vez cancelados los tributos aduaneros.
10. 2. Alcance: describe el alcance de la aplicabilidad del procedimiento.
Para la compañía es importante dar cumplimiento a la normativa de Importación y
legalización de la mercancía , ya que no somos productores si no comercializadores
de este producto importado, y para garantizar el éxito de nuestra operación comercial
y garantizar nuestro funcionamiento es muy importante cumplir con todas las
acciones legales, para realizar la nacionalización de mercancías, esta se debe
encontrar en Colombia en un deposito aduanero; también se recomienda solicitar
autorización para realizar una pre- inspección con anterioridad, a la presentación de
la declaración de importación y demás documentos, esto cuando surjan dudas acerca
de la descripción, número de serie o identificación.
Para el levante o retiro de la mercancía una vez cancelado los tributos aduaneros debe
dirigirse al depósito habilitado de aduanas donde se encuentra la mercancía y
presentar los documentos soportes.
Esta actividad legal es importante en el sistema d gestión de calidad ya que la
mercancía importada debe cumplir con los estándares de calidad contratados para su
comercialización en el mercado local al dar cumplimiento a las exigencias de las
entidades de control que autorizan la comercialización y uso del producto sin que
genere inconformidades en el mercado y el consumidor final.
3. Definiciones: Concepto de palabras claves que contempla el procedimiento.
a. Norma: es una regla u ordenación del comportamiento dictada por una
autoridad competente, cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción.
b. Importación. bienes y servicios del extranjero los cuales son adquiridos
por un país para distribuirlos en el interior de este.
c. Documentación. ciencia del procesamiento de información, que
proporciona un compendio de datos con un fin determinado.
d. DIAN. Unidad Administrativa Especial del Gobierno de Colombia, cuyas
siglas vienen a designar “Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.
e. Nacionalización. La nacionalización es una medida política que tiene gran
impacto a nivel de economía de un país en específico; esto está descrito
como el proceso por el cual el Estado gubernamental toma control de las
11. actividades que cubran el campo económico, distribuidor o productor en
el país en cuestión.
f. Mercancía. es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente
el término se aplica a bienes económicos
g. Incoterms. son un conjunto de reglas internacionales, regidos por la
Cámara de Comercio Internacional, que determinan el alcance de las
cláusulas comerciales incluidas en el contrato de compraventa
internacional.
4. Desarrollo: se describe quien hace que, donde, cuando, porqué y como de las
actividades. Se representa mediante diagramas de flujo.
Fuente: https://virtualportafolio3.wikispaces.com/GBonillaCOF0204
12. 5. Responsable: describa quien es el responsable de la ejecución de las actividades.
DEPARTAMENTO DE IMPORTACIONES PAÑALES SOL Y LUNA
NOMBRE DEL CARGO: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
IMPORTACIONES
JEFE INMEDIATO: Subgerencia general.
PERSONAL A CARGO: Dos asistentes del departamento de importaciones
OBJETIVO DEL CARGO: Atender bajo su inmediata responsabilidad la
planeación, control y ejecución de todos los asuntos relacionados con la las
distintas funciones del departamento de importaciones para que permitan el
correcto funcionamiento de toda la organización.
RESPONSABILIDADES.
Tiene acceso a toda la información referente al departamento de importaciones y
de información confidencial sobre manejos administrativos y bancarios.
*Es responsable por los errores que cometa al ejecutar sus funciones o por la mala
información dada a cualquiera de sus subordinados.
*Responde ante los compromisos corporativos que le sean impuestos.
*Es responsable por la información y evaluación de los proveedores del exterior
* Debe responder por el uso adecuado 30 de los equipos de oficina que utiliza para
el desarrollo de sus funciones, tales como: computador, teléfono y papelería en
general.
POR DOCUMENTOS E INFORMACIÓN AL ÁREA GERENCIAL:
13. Es responsable por las facturas de los proveedores del exterior, agentes de carga
y transportistas nacionales. Además debe informar periódicamente al área
gerencial sobre los costos y tiempos de las compras internacionales.
PORSUPERVISION: Es responsable por los errores que cometan el cumplimiento
de sus funciones cualquiera de los integrantes del departamento.
FUNCIONES
FUNCIONES ESTRATÉGICAS
Es responsable por la notificación a tesorería del monto de las cuentas por pagar
de los proveedores del exterior que deben realizarse en el mes.
Reportar al área gerencial el costo y tiempos de entrega de las compras
internacionales realizadas en el mes, relacionadas por línea, proveedor, país de
compra y empresa.
Asegurarse que el valor de los impuestos aduaneros a pagar sea el correcto y sean
cancelados a tiempo.
Realizar la liquidación de la mercancía para poder ingresarla al inventario por
medio de la entrada por importación y así finalmente podérsela facturar al cliente.
Elaborar la liquidación final que contiene el valor total de los gastos de
importación del pedido.
Participar en la programación de compras internacionales establecidas para el
año.
Conservar y actualizar la documentación requerida de los créditos obtenidos con
los diferentes proveedores internacionales.
Establecer la capacidad para compra de divisas (efectivo y/o cupo en bancos).
Calcular la compra de divisas y gestionar descuentos en las tasas ofrecidas por
los bancos.
14. Seleccionas el CQR a legalizar.
Seguir los pasos correspondientes de acuerdo a los recursos que se tienen para
efectuar el pago.
Es responsable por todos los procesos referentes al manejo de las cuentas de
compensación.
FUNCIONES OPERATIVAS
Vigilar todos los procesos de coordinación logística que se estén llevando a cabo
en el departamento.
Hacer seguimiento a todos las órdenes de pedido que estén abiertas en el
departamento de importaciones.
Garantizar el cumplimiento de lo establecido en los procesos del Sistema de
Gestión de Calidad.
Verificar el recibo y entrega de documentos originales a su cargo.
Ser parte activa de las actividades llevadas a cabo para el bienestar de los
integrantes de la compañía e identificar las necesidades de formación del personal
a cargo.
Hacer seguimiento a la aplicación por fábrica de la deuda y los saldos a favor
obtenidos de los proveedores (garantías, reclamos, comisiones).
Implementar oportunamente las disposiciones o acciones correctivas o
preventivas tomadas por el área gerencial como resultado de la revisión realizada
en las reuniones por departamentos, o como resultado de auditorías internas o
externas.
Controlar que las facturas de proveedores del exterior, agentes de carga
internacionales y transportistas nacionales sean contabilizadas y entregadas a
tiempo al departamento de contabilidad.
15. Promover los procesos de gestión dentro del departamento.
Verificar que el reporte del transporte de mercancía realizado en el mes sea
entregado a tiempo y correctamente diligenciado
Realizar seguimiento a los pedidos en tránsito de las ventas.
6. Registros: se enuncia cada uno de los registros que se aplican al procedimiento.
La organización pañales SOL Y LUNA requiere definir, diseñar, desarrollar,
emitir, implantar y mantener los procedimientos para identificar, archivar,
controlar, llenar mantener y disponer de los registros de calidad, los cuales deben
ser mantenidos para demostrar que se han cumplido todos los requisitos de la
norma, también, se debe tener la documentación que compruebe el control de la
calidad de los materiales y productos proporcionados por los proveedores y/o los
clientes.
Los registros de calidad deben ser legibles, archivados, se requieren establecer los
tiempos de retención de los registros de calidad y deben estar definidos en los
procedimientos correspondientes.
1. UBICACIÓN DE LA SUBPARTIDA ARANCELARIA:
2. REGISTRO COMO IMPORTADOR
3. ESTUDIO DE MERCADO.
4. IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO:
5. TRAMITE ANTE MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO:
El régimen aduanero al que se pretende destinar las mercancías
o Los datos suficientes para la determinación y pago de los impuestos al comercio
exterior y, en su caso, de las cuotas compensatorias o medidas de transición.
o Los datos que comprueben el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no
arancelarias, el origen de la mercancía y el peso o volumen.
16. o El código de barras, número confidencial o firma electrónica que determinen el
despacho por el agente aduanal.
o La factura comercial que ampare la mercancía que se pretenda importar,
cuando dichas mercancías tengan un valor comercial en moneda nacional o
extranjera superior a 300 dólares.
o El conocimiento de embarque en tráfico marítimo o guía aérea en tráfico
aéreo.
o Los documentos que comprueben el cumplimiento de las regulaciones y
restricciones no arancelarias, que se hubieran expedido de conformidad con la
Ley de Comercio Exterior, siempre y cuando se hubieran publicado en el
Diario Oficial de la Federación y se identifiquen en términos de la fracción
arancelaria y de la nomenclatura que les corresponda conforme a la tarifa de
los Impuestos General de Importación y Exportación (TIGIE).
o El documento con base en el cual se determine la procedencia y el origen de
las mercancías para efectos de la aplicación de preferencias arancelarias,
cuotas compensatorias, cupos, marcado de país de origen y otras medidas que
al efecto se establezcan, de conformidad con las disposiciones aplicables.
o El certificado de peso o volumen expedido por la empresa certificadora
autorizada por la SHCP mediante reglas, tratándose del despacho de
mercancías a granel en aduanas de tráfico marítimo, en los casos que
establezca el Reglamento de la Ley Aduanera.
El documento describe el Plan de Aseguramiento de la Calidad de proceso y de producto
que se seguirá en el desarrollo de Importación y legalización de pañales Sol y Luna en
Colombia
II. PLAN DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD DEL PROYECTO I
Introducción
El plan de aseguramiento de calidad del proceso de Importación y legalización de pañales
Sol y Luna en Colombia, cumpliendo con los estándares de la gestión aduanera e
importación de un producto no perecedero a Colombia de alto consumo del mismo
requiere de un seguimiento constante de calidad del producto para lograr la satisfacción
17. del cliente interno y externo; de tal modo se dará cumplimiento a cada una de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora del proceso.
Propósito
Desde un plan de aseguramiento de calidad al proceso y al producto (PPQA) tiene como
finalidad generar resúmenes de cada una de las actividades, objetivos, tareas, metas e
indicadores de gestión en la importación y legalización de pañales Sol y Luna en
Colombia para el mundo.
Alcance
Este documento será aplicable en las principales áreas de desarrollo del sistema.
Ubicación de la posición arancelaria y aduanera
Identificación y verificación del producto según estándares de la Compañía
Trámite aduanero y presupuestal
Proceso de nacionalización e inspección física o documental.
Desarrollo del sistema de control y verificatorio de calidad del producto
Organización
Se proveerá una descripción del Talento Humano involucrado en la aplicación y ejecución
del proceso de PPQA, así como las responsabilidades y funciones que deben tener dentro
de la gestión.
CARGO DESCRIPCIÓN
Líder del proyecto
Es el Gerente de Importación que es el Dr.
FRANCISCO PAREJA quien es el
responsable de la toma de decisiones para
las acciones a realizar durante el proceso
de importación y legalización de los
pañales, debe mantenerse siempre
informado respecto a los movimientos que
se realicen por los demás involucrados.
Encargado de PPQA
Es el responsable de la aplicación y el
seguimiento del proceso de aseguramiento
de la calidad de procesos y productos en
donde sea requerido. El Dr. CESAR
FONSECA quien deberá mantenerse
informado del funcionamiento de los
procesos o productos que requieran de su
intervención.
Operativos u Otros Involucrados
Demás responsables o involucrados de
distintas áreas que se mantendrán en
contacto con el encargado de PPQA y el
18. líder del proyecto para la solicitud y
seguimiento de la aplicación de
aseguramiento de la calidad del proceso
determinado. los demás involucrados
serán.
Ing. Diana Martínez (ing. De
Sistemas)
Dra. Jimmy Báez (Abogada)
Br. Juan Edgar Llorente (Auxiliar
de importaciones y aduanas)
Lic. Nancy Rivera
(Administradora)
Roles y responsabilidades
Las principales responsabilidades son descritas a continuación en el siguiente cuadro:
RESPONSABILIDADES DESCRIPCIÓN
Líder del proyecto
Tomará las decisiones adecuadas para el
progreso del proyecto, a él se le
informará respecto al seguimiento de la
aplicación del aseguramiento de la
calidad de procesos en cuanto al
establecimiento de la negociación con la
agencia aduanera y la entrega de
documentos específicos a está para así
posteriormente recibir la cuenta de
gastos para la correspondiente revisión y
pago, también deberá informársele
respecto al seguimiento del
aseguramiento de la calidad y tomará
medidas para las no conformidades que
pudiesen surgir.
Encargado de PPQA
Se encargará de la aplicación del proceso
de aseguramiento de la calidad de
procesos como en donde sea requerido,
proporcionará la información necesaria
junto con la documentación
correspondiente, llevará un seguimiento
de la aplicación del proceso, se encargará
de la resolución de no conformidades e
informará al líder del proyecto en caso de
no llegar a una solución para la toma de
medidas. Solicita documentos como
factura comercial y carta de encomienda
19. y demás requisitos, recibe documentación
realiza el reconcomiendo previo y
clasificación de los pañales solicita el
cumplimiento de requisitos no
arancelarios, elabora el manifiesto de
aduana, imprime código de barras en
postulación de importación paga el valor
en el banco, elabora costos y pasa a
cobranza.
Operativos u Otros Involucrados
Seguirán las indicaciones otorgadas tanto
por el encargado de PPQA y el líder del
proyecto y resolverán las no
conformidades con el encargado de
PPQA.
Herramientas.
1. Se ofrecerán el procedimiento de calidad PPQA para llevar a cabo las tareas de
aseguramiento del proceso de importación y legalización de los pañales.
2. Se entregará resumen de las prácticas a llevar a cabo durante la gestión de PPQA
que podrán verificarse a detalle en el proceso por medio de la ruta de
caracterización de la gestión.
Evaluar objetivamente los procesos.
De acuerdo a lo establecido en el PPQA, los procesos deberán ser evaluados
objetivamente, así pues, de acuerdo a esto se han estipulado las siguientes fechas
indicando en cada una de ellas el proceso que será evaluado:
Se cuenta con 2 auditores para esta oportunidad, que se llevará a cabo los días 11 y 12 de
noviembre de 2016, en dos jornadas en la mañana de 9:00 am. A 12:00 m y en la tarde de
2:00pm a 5:00pm
11-10-16 en la mañana auditor 1, Proceso: negociación con la agencia aduanera y
entrega de documentos pertinentes a la agencia
11-10-16en la tarde auditor 1, Proceso: recibir la cuenta de gastos, realiza revisión
y pago
11-10-16 en la mañana auditor 2, Proceso: realiza el reconcomiendo previo y
clasificación de los pañales solicita el cumplimiento de requisitos no arancelarios
elabora costos y los pasa a cobranza.
20. 11-10-16en la tarde auditor 2, Proceso: elabora el manifiesto de aduana, imprime
código de barras en postulación de importación paga el valor en el banco.
Evaluar objetivamente los productos de trabajo y los servicios.
El auditor registra cada uno de los componentes del procedimiento descrito por la
caracterización de la gestión para levantar un informe de auditoría dando a conocer al
auditado cada una de las inconformidades encontradas en el proceso de calidad.
Así mismo después de dichas revisiones se procederá a la realización de los documentos
PPQA (A1), el cual denota a la plantilla de cada del proceso que representa a la evaluación
correspondiente. Si existiese alguna inconsistencia u observación, se elaborar un
documento PPQA (A2), el cual representa a las inconsistencias durante la verificación.
Evaluación de los productos que conllevan los procesos de trabajo auditados, a
continuación, se presentan las fechas de las auditorias de los productos:
12-10-16 en la mañana auditor 1, Producto: negociación con la agencia aduanera
12-10-16 en la tarde auditor 1, Proceso: Pago en el banco
12-10-16 en la mañana auditor 2, Proceso: Planilla de costos
12-10-16 en la tarde auditor 2, Proceso: elabora el manifiesto de aduana y código
de barras.
Una vez efectuadas las revisiones se efectúa el documento PPQA (A3), el cual representa
la evaluación de los productos, así mismo si se encontrasen inconsistencia y
observaciones dentro de algún producto, se genera del documento PPQA (A4), el cual
representa a las observaciones de la auditoría realizada.
Comunicar y asegurar la resolución de las no conformidades.
De acuerdo a lo estipulado en el procedimiento y una vez que se han realizado las
auditorías y si se evidencian no conformidades con la existencia del documento
PPQA(A2) que represente a la fecha de la no conformidad, el grupo de PPQA deberá de
avisar a los involucrados de la gestión operativa, con el objetivo de dar seguimiento y
acciones correctivas y de mejora, así mismo generará el documentos PPQA(A5), en el
cual se estipulen los resultados a la fecha de revisión del estado de cada una de las no
conformidades, así mismo si al realizar dichos seguimientos se encontrase con alguno en
estado de no resuelto, el equipo PPQA, deberá rastrear el origen de la no conformidad e
informar al responsable de dicha no conformidad la pronta acción.
Así pues, con base a lo anterior si existiesen no conformidades los seguimientos de las
mismas se realizarán de manera semanal a partir de la fecha declaración de no
conformidad.
21. Establecer registros.
Los registros de las actividades del equipo PPQA, permitirán determinar, si dicho equipo
gestiona de manera adecuada y en sus fechas el levantamiento de las no conformidades,
así pues, de acuerdo a esto a la fecha 12-10-2016, el equipo de PPQA deberá de generar
el documento PPQA (A6), estipulando las actividades que realizará cada miembro para
con las revisiones tanto de productos como de procesos exigidos en la norma.
PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD
CONTROL DE CALIDAD DEL PROYECTO I
El control de calidad en la empresa importador de pañales Sol y Luna ubicada en Bogotá
Colombia, se realiza mediante diferentes herramientas como son:
La lista de chequeo (verificación) - Checklist
Diagrama de Ishikawa
Pareto
Histograma
Diagrama de Control
La lista de chequeo (verificación) - Checklist
Algunos posibles aspectos a verificar en el proceso son estos:
Ubicación de la posición arancelaria y aduanera
Identificación y verificación los pañales según estándares de la Compañía
Trámite aduanero y presupuestal
Proceso de nacionalización e inspección física o documental.
Desarrollo del sistema de control y verificatorio de calidad del producto
Para cada uno de estos aspectos se realizan verifican los siguientes aspectos
– ¿Se han seguido los procedimientos?
– ¿Los productos cumplen con las especificaciones?
– ¿Las medidas dimensionales, el peso, el color, la rugosidad, están dentro de las
tolerancias?
– ¿Ha cumplido los ensayos de resistencia, impermeabilidad, torsión, etc.?
22. – ¿Se han rellenado los registros?
– ¿Ha habido alguna incidencia?
– ¿Los pañales están conforme?
Diagrama de Ishikawa también llamado causa efecto o espina de pescado
En este diagrama se analizan los procesos claves como son
Organización
Mano de obra o recurso humano
Documentación para legalizar la importación
El espacio físico necesario para carga y descarga
En la parte superior se muestran las causas de los posibles problemas como son:
Organización: Producto rechazado por varias razones, inadecuado embalaje, y demora de
las autorizaciones de legalización.
Documentación: Y en la parte inferior se muestran las causas que conllevan las fallas
detectadas como son inadecuado traspaso den los documentos y porque no hay un proceso
establecido y eficiente.
Mano de obra: Insuficiente capacitación, comunicación y recurso humano
Falta de espacio para los procesos de carga y descarga de la mercancía en este caso
pañales desechables.
Lo anterior hace la las importaciones presenten demoras al llegar al cliente final.
23. A continuación se muestra el diagrama.
Pareto
Luego de realizar el análisis y de organizar los datos en la hoja de Excel se arma el gráfico
de barras con las no conformidades mostradas en el gráfico de causa efecto y la línea
ascendente de las mejoras realizadas.
En este caso se muestra que en el área de almacenaje los integrantes mejoraron
notablemente sus procesos de un 50% en fallas bajaron a un 30% cuando se realizaron
las mejoras
El equipo de distribución de almacenaje en cuanto a carga y descarga mejoro
notablemente, después de presentar 43% de fallas ahora muestra un ahorro en tiempo y
espacio y así sucesivamente los procesos mostrados en la figura se hacen notablemente
mejor que cuando se realizó el diagrama causa efecto anterior
A continuación el diagrama de Pareto.
24. Conclusión el grafico anterior muestra en las barras los errores cometidos antes de realizar
las mejoras y la línea superior muestra como al realizar las mejoras los errores son
mínimos.
Histograma de Frecuencias
En el gráfico, que se ve a continuación, se muestra un histograma donde los eventos
repetitivos de carga y descarga de mercancía de la empresa de pañales ocurre en la
mayoría de las veces (175) en condiciones excelentes, pero los sucesos que muestra la
figura hacia los lados o las puntas muestran que se van alejando de lo que es la excelencia
y tenemos unos eventos en rojo y anaranjado a los cuales se les debe poner más cuidado
para que no ocurran.
25. La curva normal donde el centro se representa las veces que sucede un en total normalidad
y los eventos que se alejan del centro se van desviando y allí es donde se producen ciertos
errores. Para el caso de cargue y descargue, luego de analizar los datos y distribuirlos en
la curva normal, muestra que 175 veces que ocurrió el cargue y descargue correctamente
pero los puntos rojos hacia los lados muestra que algunos eventos se alejan de la línea
normal.
Diagrama de Control
La variable que se mide en nuestro caso es el cargue y descargue de mercancía (guacales
con pañales) que es un proceso respetivo, se recogieron los valores durante un tiempo
representativo.
Se colocaron los datos en una hoja de Excel que arroja los límites superior e inferior.
Se realizó la representación grafica de los datos que se muestra a continuación.
26. Los límites que incluyen el 75% de datos: En este caso, el proceso en mención funciona
correctamente, porque demuestra un 75% de los valores dentro de los límites superior e
inferior, un 12,5% de los valores por encima del límite superior y otro 12.5% por debajo
del límite inferior. Se aprecia un punto fuera de estos límites se considera como normal,
como no aparecen varios puntos seguidos por encima o por debajo de los límites
probablemente sea una situación inusual, e indique que el proceso de carga y descarga
está descontrolado.
Los límites que incluyen el 95% de los datos: En este caso sólo el 2,5% de los valores
deben dar por encima o por debajo de los límites. Al ser tan restrictivo, en esta situación
si un dato sale fuera de los límites significará que ha habido una circunstancia inusual en
el proceso de cargue y descargue de mercancía.
El diagrama de control detecta que el proceso está funcionando correctamente, y no se
están produciendo situaciones anómalas.
27. CONCLUCIONES
En conclusión, estas (7) herramientas y la estadística son un importante insumo en el
control de la calidad y sería imposible determinar sin ellas como se está llevando a cabo
cualquier proceso y tomar las decisiones respectivas en pro del mejoramiento continuo,
ya que estas herramientas permiten hacer mediciones que arrojan datos numéricos, en
estas mediciones permiten observar que valores numéricos presentan una variación o
fluctuación entre las unidades de producto fabricadas o servicio prestado, sin eso sería
imposible controlar la calidad y ser competitivo, para pañales SOLY LUNA, es claro que
sin el uso de esta herramienta se pierde el control de cualquier proceso y más siendo esta
compañía una comercializadora de un producto importado (PAÑALES), es claro que se
debe vigilar y controlar todo el proceso de importación y legalización de la mercancía,
cumpliendo con todas y cada una de las normas para con este proceso, por eso como lo
muestran las 7 herramientas implementadas, estas nos arrojan información importante y
operativa para la toma de decisiones por parte de la gerencia de SOL Y LUNA y permite
el mejoramiento continuo.
Referente Bibliográfico:
1. https://www.youtube.com/watch?v=A_Q6xbxi9ig
2. http://www.businesscol.com/comex/incoterms.htm
3. NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 9001 (Cuarta actualización)
DE 160/15
4. Documento guía: Diseño de un sistema de Gestión de Calidad de una empresa
dedicada a la elaboración y comercialización de frituras.
5. Documento guía: Diseño de un sistema de Gestión de Calidad de una empresa
dedicada a la elaboración y comercialización de frituras.
6. https://es.wikipedia.org/wiki/Norma
7. https://es.wikipedia.org/wiki/Importaci%C3%B3n
8. https://es.wikipedia.org/wiki/Documentaci%C3%B3n
9. http://www.mincit.gov.co/mincomercioexterior/publicaciones.php?id=16268&d
Print=1
10. Material UciMéxico para el presente modulo
