ACTIVIDAD DE PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS

1. PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS
PRESENTADO POR:
tecni-archivos
INGRIDPAOLA LIZARAZO, CARMEN PATRICIA CABRERA, JEIMMYPAOLA OSPINA, NIDIA CAÑON,
PAOLA MORENO RINCON,KAREN LICETHPULIDO VANEGAS, DIANA MARIA BOLAÑOS,NOHORA
GISETHJOYA BENITEZ,ELISABETHCUADROSNIÑO
INSTITUCION: SENA
COORDINACION FINES DE SEMANA
BOGOTA 28 DE OCTUBRE DEL 2010-10-28

2. ACTIVIDAD DE PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS
PRODUCCION DOCUMENTAL
MARCO NORMATIVO
 LEY 43 DE 1913: Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales
 LEY 5 DE 1999.Art. 7: PARTICIPACION
En el desarrollo de la actividad urbanista y especialmente la formación, tramitación, y ejecución
del planeamiento, las administraciones públicas competentes deben fomentar la participación de
los particulares.
 CODIGO PENAL:Art.218 a 228 y Art. 231
De las falsificaciones
Artículo 218. Art. 218. - Falsedad material de empleado oficial en documento público. El
empleado oficial que en ejercicio de sus funciones falsifique documento público que pueda servir
de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10) años.
Art. 219. - Falsedad ideológica en documento público. El empleado oficial que en
ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne
una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10)
años.
Art. 220. - Falsedad material de particular en documento público. El que falsifique
documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.

3. Art. 221. - Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que pueda
servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.
Art. 222. - Uso de documento público falso. El que sin haber concurrido a la falsificación
hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno
(1) a ocho (8) años. Si quien usa el documento a que se refiere el inciso anterior, fuere el mismo
que lo falsificó, la pena se aumentará hasta en la mitad.
Art. 223. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público. Modificado Ley 43
de 1982, Art. 3o. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente, documento público que
pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. Si el hecho fuere
realizado por empleado oficial en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a
diez (10) años.
Art. 224. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El que destruya,
suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba,
incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.
Art. 225. - Otros documentos. Para efecto de los artículos anteriores se asimilan a
documentos, siempre que puedan servir de prueba, las expresiones de persona conocida o
conocible recogidas por cualquier medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías,
cintas cinematográficas, radiográficas, fono-ópticas, archivos electromagnéticos y registro
técnico impreso.
Art. 226. - Falsedad personal para la obtención de documento público. El que para obtener
documento público, suplante a otro, o se atribuya nombre, estado civil, calidad, profesión, oficio o
condición falsos, incurrirá en prisión de seis (6) meses a tres (3) años.
Art. 227. - Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para si o para otro, o
causar daño, sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o
calidad que pueda tener efectos jurídicos, incurrirá, siempre que el hecho no constituya otro
delito, en prisión de uno (1) a tres (3) años.

4. Art. 228. - Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice uno de los
hechos descritos en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro, medio de prueba de
hecho verdadero, incurrirá en arresto de tres (3) meses a dos (2) años.
Art. 231. - Alteración y modificación de calidad, cantidad, peso o medida. El que altere o
modifique en perjuicio del consumidor, la calidad, cantidad, peso o medida de los bienes de que
trata este capítulo, incurrirá en arresto de tres (3) meses a dos (2) años y multa de un mil a cien
mil pesos
 CODIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL. ARTICULO 261 AL 263
ARTÍCULO 261: Responsabilidad de cada custodio de cada servidor publico de los
mencionados, será responsable de la custodia del contenedor y el elemento material, durante el
tiempo que este en su poder de modo que no pueda ser destruido, suplantado y alterado.
ARTÍCULO 262: El elemento del material analizado, será guardados en el almacén que en el
laboratorio esta destinado para ese fin. Al almacenarlo será preciso identificarlo de tal forma que
en cualquier otro momento, pueda ser recuperdo,para nuevas investigaciones, o análisis o para
su propia destrucción, cuando así lo disponga la autoridad judicial competente.
ARTICULO 263: Examen previo al recibo, toda persona que deba recibir un elemento material
probatorio y evidencia física, antes de hacerlo, revisara y dejara constancia del estado en que se
encuentre.
 CODIGO DE COMERCIO
CAPÍTULO I.
LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE
ARTÍCULO 48. <CONFORMIDAD DE LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE A LAS
NORMAS COMERCIALES - MEDIOS PARA EL ASIENTO DE OPERACIONES>. Todo
comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados
financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia.

5. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la
guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros
procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones,
siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los
asientos individuales y el estado general de los negocios.
ARTÍCULO 51. <COMPROBANTES Y CORRESPONDENCIA - PARTE DE LA
CONTABILIDAD>. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan
de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente
relacionada con los negocios.
 ARTÍCULO 54. <OBLIGATORIEDAD DE CONSERVAR LA CORRESPONDENCIA
COMERCIAL>. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en
relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia.
Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades
comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta. la
correspondencia directamente relacionada con los negocios
 DECRETO 2649 DE 1993 ARTICULO 123
DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS
ARTICULO 123
 Los hechos económicos deben documentarse, mediante soportes, de origen interno o externo,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren, los
soportes deben adherirse a los comprobante de contabilidad respectivos,dejando constancia en
estos de tal circunstancia, conservando el archivo en orden cronológico y que su verificación sea
posible, y se deben conservar en el idioma en el cual se haigan otorgado.
 DECRETO1584 DE 1994

6. Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de
documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio.
 Decreto 2150 de 1995 articulo 11,12,23,24
ARTÍCULO 11. SUPRESIÓN DE SELLOS. En el desarrollo de las actuaciones de la
administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos,
cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documento
ARTÍCULO 12. FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administración
Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio
mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto
administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características
del medio mecánico. S, distintos de los títulos valores.
ARTÍCULO 23. FORMULARIO ÚNICO. Cuando varias entidades requieran de los particulares
informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único
 ARTÍCULO 24. FORMULARIOS OFICIALES. Los particulares podrán presentar la información
solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento
que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad.
Acuerdo AGN 060 de 2001.
Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en las
Entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
NTC 1673 “Papel y cartón papel para escribir e imprimir.
NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

7. Investigue y responda:
-¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las comunicaciones oficiales?
La comunicación es como la imagen de una preparación del individuo. Muchas personas tienen
estudios, e incluso títulos universitarios, pero lamentablemente no existe una buena facilidad de
comunicación es cada uno de ellos
B. Precisión.
Es la obligación o necesidad imprescindible que fuerza a ejecutar una cosa. Determinación,
exactitud rigurosa, puntualidad, concisión. Tal ves la brevedad y precisión en la expresión de los
conceptos obligándonos a emplear únicamente las palabras que sean precisas y necesarias para
expresar lo que queremos,es decir, expresar nuestros pensamientos con el menor número de
palabras bien estructuradas.
C. Síntesis.
En el compendio de aspectos de un texto pero no de todos sino únicamente de lo mas
importante, de las parte más esenciales. La síntesis se realiza en base a las ideas principales del
texto y con nuestras propias palabras.
D. Naturalidad.
Con esto nos referimos a utilizar la lengua más usual o más habitual. Escribir con nuestro
propio vocabulario sin rebuscamientos en el modo de proceder.
E. Cortesía.
Tratar con atención y respeto a la persona a la cual le redactamos, lo cortés no quita la
sencillez, la cortesía es parte de la educación y por lo tanto debemos de tenerla muy en cuenta.
-¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las características de los
mismos. En el documental, destacan cuatro modalidades de representación como patrones
organizativos dominantes en torno a los que se estructuran la mayoría de los textos: expositiva,
de observación, interactiva y reflexiva
Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos
(mapas, planos, dibujos,fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas,
discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos
(disquetes, CD.ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs,etc.), y cualquier otra
propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro.
-Diferencie entre preservar y conservar.

8. Ambas palabras son verbos por lo que indican acción asíque a grandes rasgos cuando
hablamos de conservar y preservar hablamos de acciones, en este sentido preservar se refiere
a la actividad que pretende simplemente mantener vivos a algunos individuos de una
especie; pero se esta haciendo labor de conservación solo si estos individuos tienen
oportunidad de seguir evolucionando.
-Identifique los elementos de agrupación y las unidades de conservación
UNIDADES DE CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS DOCUMENTALES
Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren
agrupados con ganchos o costuras la archivística se define como unidad de conservación en
base a cualquier archivo estas unidades son:
· Paquetes:
Es la forma en que barios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un cáñamo
así fijando en una de sus caras un titulo de identificación
Como podemos contar es un mecanismo no recomendado para la conservación de estos ya
sea por su mal manipulación o manejo, ocasionando roturas generando también un
ambiente de deterioro biológico y complicando el proceso de depósito, manipulación y
consulta.
· Legajos:
Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel,
formatos y técnicas con una organización de agrupación de la A-Z. La conservación de
estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a nervios hundidos o en relieve,
para evitar cambios se procede al amarre de pitas o cuerdas.
Esta manera muestra las siguientes faltas.
- es frágil contra el polvo y fricción,
- el cordel termina abarquillando los cartones de la encuadernación pasando ha un
deterioro de tipo físico como roturas y rasgaduras,
- la agrupación indiscriminada de diferentes formatos y tipos de papel,
- con el tiempo los adhesivos tienden a cristalizarse y se tornan insolubles por lo cual
son muy difíciles de remover,

9.  libros :
Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales debido a esta
estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda, lomo hueco o adherido al mismo,
costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la conservación del documento.
 Cajas :
Es el instrumento que más ofrece mejor seguridad en cuanto la conservación de documentos
durante las fases de depósito y manipulación en este caso encontramos amplia variedad de
estilos entre ellos encontramos.
- Polipropileno
Son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general so bastantes herméticos
Por su peso las hace bastantes ligeras y por lo general son suficientes herméticas esta ultima
por su poca ventilación puede general micro-climas que faciliten la difusión de agentes
patógenos como hongos y bacterias.
- Cartón Debido que es muy económico por su precio contamos con su buena resistencia en
la manipulación, funcionando así excelentemente como barrera frente fluctuaciones medio-
ambientes por lo tanto estos materiales son fabricados con cartones ácidos, requiriendo un
recubrimiento que evite la migración por contacto de la acidez del cartón con los documentos
como buena recomendación los documentos se guarden con carpetas para evitar algún cambio
-¿Qué es un organigrama?, explique.
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización.
Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen,
hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la
organizacional.
-¿Qué es un manual de procedimientos y funciones?
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más

10. de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su
responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al
correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al
funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la
evaluación y control interno y su vigilancia, la concienciaren los empleados y en sus jefes de que
el trabajo se está realizando o no adecuadamente.
-Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia
Una parte fundamental del sistema de información de la entidad, es el sistema de
Información documental encargado de administrar todas las comunicaciones y
Documentos que se generan en desarrollo de las actividades misionales.Permite el
Transporte y almacenamiento de las comunicaciones escritas, las cuales facilitarán, en el
Futuro, recuperar la información necesaria para el cumplimiento de sus obligaciones en
Busca de alcanzar los objetivos misionales.Además, integra el trabajo del personal de
Diferentes áreas que elaboran y conservan, de acuerdo con lo establecido,los mensajes
Dentro del proceso de comunicación interna y externa.
-Conceptualice autoridad y conducto regular.
DEL CONDUCTO REGULAR
ARTICULO 9º NOCION. El conducto regular es el medio empleado para transmitir
órdenes, disposiciones,consignas, solicitudes,informes y reclamaciones,
escritas o verbales, a través de las líneas de mando, de conformidad con la
organización y jerarquía establecidas.
La autoridad es dada a líderes que la ejercen para tomar decisiones buscando respetar la
libertad del otro pero asumiendo las responsabilidades de su liderazgo
-Indague en el acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre correspondencia y comunicaciones
oficiales.

11. Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en
Desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
Independientemente del medio utilizado.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan
A las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No
Generan trámites para las instituciones.