1) La ley establece que los documentos oficiales deben escribirse sin tachones ni enmendaduras y que los mensajes de datos y firmas digitales están especialmente protegidos. 2) Los datos personales que revelen ideología, afiliación sindical, religión o creencias solo pueden ser objeto de tratamiento con consentimiento expreso. 3) El Código Penal tipifica delitos relacionados con la falsedad en documentos públicos y privados.

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ACTIVIDAD DE PRODUCIR Y TRAMITAR DOCUMENTOS
Nataly Romero
Lucero Monroy
Yuri González
Rocio Varela
Johana Terreros
Luis Miguel Arciniegas
Centro de gestión administrativo

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Investigue y resuma:
LEY 43 DE 1913
Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Quiere decir que todo
documento deber ser escrito sin tachones ni enmendaduras
LEY 5 DE 1999. Art. 7
Sobre mensajes de datos y firmas digitales
Datos especial mente protegidos
1. De acuerdo con lo establecido en el apartado 2 del artículo 16 de la
Constitución, nadie podrá ser obligado a declarar sobre su ideología, religión o
creencias.
Cuando en relación con estos datos se proceda a recabar el consentimiento a que
se refiere el apartado siguiente, se advertirá al interesado acerca de su derecho a
no prestarlo.
2. Sólo con el consentimiento expreso y por escrito del afectado podrán ser
objeto de tratamiento los datos de carácter personal que revelen la ideología,
afiliación sindical, religión y creencias. Se exceptúan los ficheros mantenidos
por los partidos políticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades
religiosas y asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro, cuya
finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, en cuanto a los datos
relativos a sus asociados o miembros, sin perjuicio de que la cesión de dichos
datos precisará siempre el previo consentimiento del afectado.
3. Los datos de carácter personal que hagan referencia al origen racial, a la salud
y a la vida sexual sólo podrán ser recabados, tratados y cedidos cuando, por
razones de interés general, así lo disponga una ley o el afectado consienta
expresamente.
4. Quedan prohibidos los ficheros creados con la finalidad exclusiva de
almacenar datos de carácter personal que revelen la ideología, afiliación
sindical, religión, creencias, origen racial o étnico, o vida sexual.
5. Los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales
o administrativas sólo podrán ser incluidos en ficheros de las Administraciones
públicas competentes en los supuestos previstos en las respectivas normas
reguladoras.

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6. No obstante lo dispuesto en los apartados anteriores, podrán ser objeto de
tratamiento los datos de carácter personal a que se refieren los apartados 2 y 3
de este artículo, cuando dicho tratamiento resulte necesario para la prevención o
para el diagnóstico médicos, la prestación de asistencia sanitaria o tratamientos
médicos o la gestión de servicios sanitarios, siempre que dicho tratamiento de
datos se realice por un profesional sanitario sujeto al secreto profesional o por
otra persona sujeta asimismo a una obligación equivalente de secreto.
También podrán ser objeto de tratamiento los datos a que se refiere el párrafo
anterior cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital
del afectado o de otra persona, en el supuesto de que el afectado esté física o
jurídicamente incapacitado para dar su consentimiento.
CÓDIGO PENAL: Art. 218 a 228 y Art. 231
Artículos 218 a 228.
Art 218. Falsedad material de empleado oficial en documento público .
El empleado oficial que en ejercicio de sus funciones falsifique documento
público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10)
años.
Art. 219. Falsedad ideológica en documento público.
El empleado oficial que en ejercicio de sus funciones, al extender documento
público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o
parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10) años.
Art. 220. Falsedad material de particular en documento público.
El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en
prisión de dos (2) a ocho (8) años.
Art. 221. Falsedad en documento privado.
El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo
usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.
Art. 222. Uso de documento público falso.
El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público
falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a ocho (8) años.
Si quien usa el documento a que se refiere el inciso anterior, fuere el mismo que
lo falsificó, la pena se aumentará hasta en la mitad.

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Art. 223. Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público.
Modificado Ley 43 de 1982, Art. 3o. El que destruya, suprima u oculte, total o
parcialmente, documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en
prisión de dos (2) a ocho (8) años. Si el hecho fuere realizado por empleado
oficial en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10)
años.
Art. 224. Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado.
El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado
que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.
Art. 225. Otros documentos.
Para efecto de los artículos anteriores se asimilan a documentos, siempre que
puedan servir de prueba, las expresiones de persona conocida o conocible
recogidas por cualquier medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros,
fotografías, cintas cinematográficas, radiográficas, fono-ópticas, archivos
electromagnéticos y registro técnico impreso.
Art. 226. Falsedad personal para la obtención de documento público.
El que para obtener documento público, suplante a otro, o se atribuya nombre,
estado civil, calidad, profesión, oficio o condición falsos, incurrirá en prisión de
seis (6) meses a tres (3) años.
Art. 227. Falsedad personal.
El que con el fin de obtener un provecho para si o para otro, o causar daño,
sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o
calidad que pueda tener efectos jurídicos, incurrirá, siempre que el hecho no
constituya otro delito, en prisión de uno (1) a tres (3) años.
Art. 228. Falsedad para obtener pruebade hecho verdadero.
El que realice uno de los hechos descritos en este capítulo, con el fin de obtener
para sí o para otro, medio de prueba de hecho verdadero, incurrirá en arresto de
tres (3) meses a dos (2) años.
Art. 231. - Alteración y modificación de calidad, cantidad, peso o medida.
El que altere o modifique en perjuicio del consumidor, la calidad, cantidad, peso
o medida de los bienes de que trata este capítulo, incurrirá en arresto de tres (3)
meses a dos (2) años y multa de un mil a cien mil pesos.
CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL: Art. 261 a 263

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Artículo 261.
Sobre el valor probatorio de documento público.
ARTÍCULO 261. RESPONSABILIDAD DE CADA CUSTODIO.
Cada servidor público de los mencionados en los artículos anteriores, será
responsable de la custodia del contenedor y del elemento material durante el
tiempo que esté en su poder, de modo que no pueda ser destruido, suplantado,
alterado o deteriorado.
ARTÍCULO 262. REMANENTES.
Los remanentes del elemento material analizado, serán guardados en el
almacén que en el laboratorio está destinado para ese fin. Al almacenarlo será
previamente identificado de tal forma que, en cualquier otro momento, pueda
ser recuperado para nuevas investigaciones o análisis o para su destrucción,
cuando así lo disponga la autoridad judicial competente. Cuando se tratare de
otra clase de elementos como moneda, documentos manuscritos,
mecanografiados o de cualquier otra clase; o partes donde constan números
seriales y otras semejantes, elaborado el informe pericial, continuarán bajo
custodia.
ARTÍCULO 263. EXAMEN PREVIO AL RECIBO.
Toda persona que deba recibir un elemento material probatorio y evidencia
física, antes de hacerlo, revisará el recipiente que lo contiene y dejará
constancia del estado en que se encuentre.
CÓDIGO DE COMERCIO: Art. 48, 51, 54
Artículo 48.
Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales
- medios para el asiento de operaciones
Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables,
inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y
demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de
sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y
correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros
procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus
operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara,
completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los
negocios.
Artículo 51.
Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.

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Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de
respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia
directamente relacionada con los negocios
Artículo 54.
Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El comerciante
deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los
negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia.
Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus
actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no
haberse dado respuesta.
DECRETO 2649 DE 1993. Art. 123
Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios
o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
DE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS
Art. 123. Soportes.
Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de
acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante
soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por
quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los
comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal
circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que
sea posible su verificación. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el
cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en
los libros auxiliares o de detalle.
DECRETO 1584 DE 1994
Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de Comercio
Registro proponentes Cámaras de Comercio
PARAGRAFO.
El formulario anteriormente señalado será único para todos los proponentes y
deberá utilizarse así mismo para las renovaciones, actualizaciones,
modificaciones y cancelación de la inscripción. A los proponentes sólo les será
exigible suministrar la información que por su condición corresponda
DECRETO 2150 DE 1995. Art. 11, 12, 23 y 24

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Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre
otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en u poder;
prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo
documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas
electrónicos de archivos y transmisión de datos.
ART 11 SUPRESIÓN DE SELLOS.
En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o
no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad
o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los
títulos valores.
La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la
expedición del documento respectivo.
Prohíbase a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello
elaborado para el uso por la Administración Pública.
Art 12. FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la
Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma
que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal
caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá
informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.
ART 23. FORMULARIO ÚNICO. Cuando varias entidades requieran de los
particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el
diligenciamiento de un formulario único.
ART 24. FORMULARIOS OFICIALES. Los particulares podrán presentar la
información solicitada por la administración pública en formularios oficiales,
mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los
formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.
ACUERDO AGN 060 DE 2001. Art. 4, 6, 9 y 14NTC 1673
Por el cual se establece pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.
La ley ochenta señala las funciones del archivo general de la nación, entre
ellas fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios en el acuerdo 07 de
29 de julio del 94 adopta reglamento general de la nación.
La ley 594 de 2000tiene por objeto establecer las reglas y principios que
regulen la función archivística del estado.
La ley 527 de 1999 define y reglamenta el acceso y uso de mensajes de datos,
del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece entidades de
certificación

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ART 4 FIRMAS RESPONSABLES:
Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de
los funcionarios autorizados para firma de la documentación con destino
interno y externo que genere la institución. Las unidades correspondientes
velaran por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando
solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
ART 6 NUMERACION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS:
Deben ser consecutiva y las oficinas en cargadas de dicha actividad, se
encargara de los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y
serán responsable que no se reserven, tachen o enmienden números, non se
numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se
cumplan todas disposiciones establecidas para el efecto. si se presenta errores
en la numeración, se dejara constancia por escrito, por la firma del jefe de la
dependencia la cual esta se asigna de numerar los actos administrativos.
ATR 9 CONSERVACION DOCUMENTAL:
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su
documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión
documental y en sus manuales de procedimiento. Pautas que aseguren la
integridad de sus documentos desde el momento de su producción, se requiere
adoptar las normas relativas al papel y la NTC 4436 para papel y la NTC 2676
aplicable a los soportes digitales.
NTC 1673
“Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”
NTC 2223: 1986
“Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.
NTC 4436
“Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y
durabilidad”
2. Investigue y responda:
¿Cuáles son los objetivos de la comunicación escrita y las
comunicaciones oficiales?
Comunicación escrita
La composición como parte de la comunicación escrita lleva mucha creatividad
y sensibilidad en sus textos ya que es la expresión de un trabajo por un individuo

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para demostrar su manejo del idioma y el tema, con ésta se intenta lograr que
los estudiantes desarrollen la imaginación y creatividad. Sus características son:
narración, reelaboración de acciones, creatividad, subjetividad, interpretación,
emotividad, estilo personal e intencionalidad de entender La Comunicación
Escrita tiene Permanencia. Con esto nos referimos a que siempre poseemos la
información en escritos para volverla a usar. Reflexión antes de Escribir.
Podemos pensar y definir bien lo que queremos expresar antes de escribirlo
definitivamente en un documento para posteriormente Utilizarlo. Se Registra la
Información.
Es Fuente de Consulta. Como se entiende, esta comunicación siempre puede
tener un uso posterior como medio de información ya que está escrita
permanentemente.
Desventajas de la Comunicación Escrita.
No hay retroalimentación Inmediata. Es clara la diferencia entre la
interactividad que hay en la comunicación escrita y verbal en cuanto a un
aprendizaje inmediato.
Puede haber una Interpretación Equivoca del Mensaje. Como no existe una
persona que explique el mensaje de la información o su contenido en esta como
en la comunicación verbal; esta se puede prestar a otros entendimientos que no
sean los propuestos.
Baja el Nivel de Interdependencia. Fomenta el Aislamiento.
Comunicaciones oficiales
El proceso de comunicación entre las dependencias de una entidad o entre las
Organizaciones genera como soporte una serie de documentos, tanto en el
ámbito interno Como externo, a los cuales se denominan Comunicaciones
Oficiales.
La definición y reglamentación de las comunicaciones escritas es el punto de
partida para
Estandarizar y reglamentar los procedimientos de la entidad
¿Qué es un tipo documental? y ejemplifique 5, identificando las
características de los mismos.
Es la expresión de las diferentes actuaciones de la administración reflejadas en
un determinado soporte (papel, cinta magnética, microfilm, microficha,
etcétera) y con unos mismos caracteres internos específicos para cada uno, que
determinan su contenido. Los tipos documentales se derivan de las funciones
desarrolladas por los órganos de las instituciones. Cada función se traduce en
uno o varios tipos documentales”. Tipo documental es "la forma en que se

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encuentra expuesta la información en el soporte", y responde a funciones,
actividades e incluso a la legislación de una institución, de un país, es decir, el
tipo documental es el nombre con que se conocen los documentos, sea porque el
mismo documento trae escrito su nombre, o porque la costumbre ha llevado a
nombrarlos así
CARTAS COMERCIALES:
Permite la buena presentación y adecuado manejo de los espacios además de
proporcional la información requerida de manera completa.
SOBRES COMERCIALES:
Brinda los datos necesarios para el recibo y entrega de correspondencia de
manera efectiva solo con los espacios diligenciados en el sobre.
CIRCULARES:
Informan de manera clara y objetiva del asunto a tratar, a quien va dirigida,
quien la dirige; además de ser un formato de fácil manejo tanto para los
trabajadores como para quien la dirige.
MEMORANDOS:
Permita brindar la información del porque, para que a quien lo recibe sin
necesidad de explicaciones adicionales al no ser el desacuerdo de quien lo recibe
por la razón o asunto.
ACTAS ADMINISTRATIVAS:
Brinda la información de los asuntos tratados de forma concreta y veraz, además
de fijar los parámetros que se deben tener en cuenta para el adecuado desarrollo
de las reuniones y eventos de carácter oficial dentro de las compañías.
Diferencie entre preservar y conservar.
Preservación:
Comprende todas las actividades económicas y administrativas que incluyen el
depósito y la instalación de los materiales, la formación del personal, los planes
de acción, los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales
de archivos y bibliotecas y a la información contenida en ellos.2
En otras
palabras, Organización y programación de todos los aspectos y actividades
relacionadas con la conservación de las colecciones en el sentido más amplio

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Conservación:
Comprende los planes y prácticas específicas, relativos a la protección de los
materiales
De archivos y bibliotecas frente al deterioro, daños y abandono, incluyendo los
métodos y técnicas desarrollados por el personal técnico. Conservación se refiere
a las acciones
Directas o indirectas tendientes a evitar o disminuir el avance del deterioro a fin
de proteger y asegurar la vida material de los bienes patrimoniales, a través de
procedimientos y/o tratamientos practicados sobre los objetos.
Identifique los elementos de agrupación y las unidades de
conservación
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque
se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivística se define como
unidad de conservación en base a cualquier archivo estas unidades son:
Paquetes:
Es la forma en que barios documentos se almacenan envueltos o amarrados con
un cáñamo así fijando en una de sus caras un titulo de identificación Como
podemos contar es un mecanismo no recomendado para la conservación de
estos ya sea por su mal manipulación o manejo, ocasionando roturas
generando también un ambiente de deterioro biológico y complicando el
proceso de depósito, manipulación y consulta.
Legajos:
Partiendo de que es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de
papel, formatos y técnicas con una organización de agrupación de la A-Z. La
conservación de estos es empastada en forma de libro, mediante costuras a
nervios hundidos o en relieve, para evitar cambios se procede al amarre de pitas
o cuerdas.
Esta manera muestra las siguientes faltas. Es frágil contra el polvo y fricción, el
cordel termina abarquillando los cartones de la encuadernación pasando ha un
deterioro de tipo físico como roturas y rasgaduras, la agrupación indiscriminada
de diferentes formatos y tipos de papel, con el tiempo los adhesivos tienden a
cristalizarse y se tornan insolubles por lo cual son muy difíciles de remover.
Libros:
Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales
debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda, lomo
hueco o adherido al mismo, costuras sobre cintas o tiras se toma en cuenta la
conservación del documento.

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Cajas:
Es el instrumento que más ofrece mejor seguridad en cuanto la conservación de
documentos durante las fases de depósito y manipulación en este caso
encontramos amplia variedad de estilos entre ellos encontramos. Polipropileno
son bastantes resistentes, de peso ligero y por lo general so bastantes herméticos
por su peso las hace bastantes ligeras y por lo general son suficientes herméticas
esta ultima por su poca ventilación puede general micro-climas que faciliten la
difusión de agentes patógenos como hongos y bacterias.
Cartón Debido que es muy económico por su precio contamos con su buena
resistencia en la manipulación, funcionando así excelentemente como barrera
frente fluctuaciones medio-ambientes por lo tanto estos materiales son
fabricados con cartones ácidos, requiriendo un recubrimiento que evite la
migración por contacto de la acidez del cartón con los documentos como buena
recomendación los documentos se guarden con carpetas para evitar algún
cambio.
¿Qué es un organigrama?, explique.
Organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u
organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos,
las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas
y competenciales de vigor en la organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una
idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.
Tiene una doble finalidad:
 Desempeña un papel informativo.
 Obtener todos los elementos de autoridad, los diferentes niveles de jerarquía,
y la relación entre ellos.
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información, para conocer
como es la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:
 Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
 Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Tipos de organigrama:
1. Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo.

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2. Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
3. Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
4. Circular: La autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman
círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos.
5. Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la
sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
6. Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas
que unen los mandos de autoridad el tabular no.
¿Qué es un manual de procedimientos y funciones?
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ò más de ellas. El manual incluye además los puestos o
unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y
participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o
no adecuadamente.
Defina que es y que debe contener un manual de correspondencia
Que es
En el cuál se debe registrar toda la documentación recibida tanto de Entidades
externas como de las propias oficinas internas
Conceptualice autoridad y conducto regular.

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Autoridad, esta es una responsabilidad que se ha delegado a aquellos que tienen
un oficio dentro del pueblo, pues este oficio ha sido conferido justamente para
proveer y capacitar al pueblo en orden a ejercer su responsabilidad.
Es lo que desde el punto de vista del Estado, puede ser considerado como el
poder ejercido por una persona legitimada por una institución o razón conforme
a unas funciones que le son generalmente reconocidas.
El conducto regular es el medio empleado para transmitir órdenes,
disposiciones, consignas, solicitudes, informes y reclamaciones, escritas o
verbales, a través de las líneas de mando, de conformidad con la organización y
jerarquía establecidas.
Indague en el acuerdo 060 de 2001 la diferencia entre
correspondencia y comunicaciones oficiales.
Comunicaciones Oficiales:
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
ARTICULO OCTAVO:
Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia,
elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que
permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios
competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los
tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
Correspondencia:
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a
título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para
las instituciones.
ARTICULO TERCERO:
Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con
su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera
centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución
de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al
desarrollo del programa de gestión documental y los programas de
conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de
gestión, centrales e históricos