Documentos digitales

1. OMAIRA HUERTAS CRUZ
GRUPO 3
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES

2. INTRODUCIÓN
• SE busca crear conciencia en las entidades y estudiantes sobre el uso de estas
técnicas de gestión de documentos digitales a continuación les daremos a conocer
en que consiste este programa, principios normas , y que tener en cuenta en el
momento de escoger un software documental ya que el mercado es amplio para su
implementaciones siempre pensado en las necesidades del cliente

3. GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
Proceso de creación, almacenamiento y utilización de los documentos digitales ,es
una forma de organizar los documentos digitales y así acceder mas fácil.

4. PRINCIPIOS DE DOCUMENTOS
DIGITALES
• Identificable
• Soportado en políticas
• Planeado
• Asignado a un responsable
• Localizado
• Organizado de acuerdo de las necesidades
• Manejado por personas con habilidades
• Implementado en toda la organización

5. FUNCIONES DE
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
• Interacción con otros sistemas empresariales
• Trazabilidad documental
• Colaboración entre usuarios
• Flujo de trabajo documental
• Archivo de documentación
• Categorización y estructura

6. BENEFICIOS
LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
DIGITALES
Seguridad y
confiabilidad
Eliminar el uso de
papel.
Conciencia ambiental.
Menor porcentaje de
error.
Reducir costos.

7. COMO ESCOGER UN SOFWARE DE GESTION DOCUMENTAL
POTENTE
BUSCADORFLEXIBILIDAD Y
ESCALABILIDAD
FACILIDAD DE
USO
MOVILIDAD
DESPLAZAMINET
O
AVISOS Y
ALARMAS
SOPORTE
TECNICO
Y FORMACIÓN
SEGURIDAD VERSIONES
INTEGRACIÓN
DE TERCEROS
TEGNOLOGIA
WORKFLOW

8. SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

9. CERO PAPEL

10. BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA POLÍTICA CERO
PAPEL
• Buenas prácticas en Gestión Documental
• Procesos y servicios más eficaces
• Aumento de la Productividad
• Uso óptimo de los recursos
• Disminución de los costos asociados a la administración de papel, tales como
almacenamiento y materiales
• Mejorar el acceso a la información dentro y entre las entidades
• Mayor control y seguridad en el manejo de información
• Eliminar la duplicidad de documentos

11. NORMATIVIDAD Y LEGISLACION COLOMBIANA
DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
• la Ley 527 de 1999
• CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE 2012
• CIRCULAR 005 DEL 11 SEPTIEMBRE DE 2012
• LEY 1437 DE 2011

12. CONCLUSIONES
• Con la siguiente guía se quiso dar a conocer los distintos métodos de la gestión de
documentos digitales, muchas organizaciones a un no implementan estos métodos
que desde mi punto de vista ayudan a las entidades tener un buen uso de la
documentación teniendo muchas ventajas sobre esta técnica como la reducción de
costos y reprocesos eficiencia en tiempo de consulta de los mismos sin duda unas
de as técnicas mas acertadas para la organización y buen manejo de la empresa.