GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL DIANA LAMUS

1. ACTIVIDAD No. 2.
DOCUMUENTOS DIGITALES
DIANA MARITZA LAMUS CABALLERO
GRUPO 3
RICARDO ANTONIO BOTERO RIOS
INGENIERO DE SISTEMAS, ESPECIALISTA EN GESTIÓN PARA EL
DESARROLLO EMPRESARIAL, MAGISTER EN SOFTWARE LIBRE
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2017

2. Introducción
Con la llegada de la digitalizar los documentos en las empresas se ven abrigadas a
planear nuevas estrategias de centralización de la documentación por cuanto aumenta
la productividad y facilita el acceso a la información, donde el gran reto de las
organizaciones implementar los software con fácil acceso y características confiables de
fácil uso para tanto los empleados como los usuarias para garantizar la seguridad de los
datos de información.
El siguiente trabajo se baso en un estudio profundo sobre la GESTION DOCUMENTAL
DIGITAL y la normatividad que lo rigen para la implementación de la misma por cuanto
nos muestra las ventajas y características que este procesos nos trae.

3. * Reproducción
* Clasificación
* Conservación
* Búsqueda
* Recuperación.
INCLUYE
Brindar la
facilidad, uso
efectivo y eficiente
de los Documentos
PROPOSITO
*Digitalizar
* Mejorar la
productividad y
eficiencia del
proceso
ventajas
* Contratos
* Facturas
* Correos Electrónicos
Recursos y
Conocimientos
empresariales
en
Convierte
los

4. La tecnología que nos permite crear y gestionar archivos
electrónicos
Se
considera
como
Los documentos físicos o electrónicosRegistro es
considerado
Son las Cartas, Memorandos, Reportes, Etc.
Tipos de
documentos

5. Identificable
Soportado
por
políticas
Planeado
Asignado a un
responsable
LocalizableOrganizado
Manejable
Implementado en la
organización
mensurable
Estratico
Operativo

6. En este encontramos las aplicaciones informáticas, en el cual
nos permite el funcionamiento con las siguientes característica
• Manejo
• Gestión
• Conservación
• Trabajo sobre los documentos
• Acceso restringido y autentificado
• Gestión centralizada de distintas
sedes
 Flexibilidad
 Buscador
 Facilidad de uso
 Movilidad
 Tecnología Workflow
 Integración de terceros
 Inversión y seguridad
 Soporte técnico
 Formación, aviso y
alarmas
Facilita el
Recomendaciones para
escoger el software

7. Se implementa la política de CERO PAPEL – GOBIERNO EN LINEA: ya que con esta
se busca la implementación y organización de las entidades por lo que se dividen en 3
beneficios que involucran a las Entidades, Usuarios, Ambiente
ENTIDADES
• Buenas prácticas de
gestión Documental
• Procesos y servicios
eficaces
• Aumento de
productividad
• Mejora el acceso a la
información
• Mayor control y
seguridad en el manejo
de la información
• Elimina la duplicidad de
documentos
USUARIOS
• Acceso rápido a
la información
• Disminuir tiempo
de espera
• Mejorar
relaciones entre
las
organizaciones
AMBIENTE
• Ahorro de papel
• Contribuir al
desarrollo
sostenible
• Reducción de
emisión de
residuos

8. Gobierno en Línea (GEL) Estableció
El decreto 1151 del
2008, “Lineamientos
generales de
estrategias (GEL)”
Visión Unificada del
Estado
Lineamientos:
Credibilidad y
confianza en
Gobierno en Línea
Acceso equitativo
y multi-canal
Protección de la
información
El Decreto 2693 del 2012
“Evolución las fases establecidas por el
Decreto 1151”

9. Fases
• Institucionalizar estrategias
• Centra la atención al usuario
• Implementa un Sistema de Gestión Tecnológica de Información
• Implementa un sistema de Gestión Seguridad de Información
Elementos
Transversales
• Planeación estratégica
• Tramites y servicios
• Espacios de interacción
• Ejecución presupuestal
• Disponibilidad, accesibilidad, estadales de seguridad
Información
en línea
• Comunicación en las 2 vías para una consulta en línea son
Interacción
en línea
Entidades Ciudadanos Empresas

10. • Obtener servicios y productos como:
Transacción en Línea
• Procesos de Organización
• Automatice procesos y procedimientos
• Cero papel
Transformación en
Línea
• Toma de decisiones
• Aprovechamiento de la tecnología de la
información y la comunicación
Democracia en Línea
*autenticación
* firmas
*digitales
* Notificaciones, pagos
*Actos Administrativos
*estampados digitales

11. DOCUMENTOS ELETRONICOS
El auge de las TIC y las tecnologías de la información en las organizaciones,
cada día han permitido el crecimiento sustancial de información soportada en
documentos que son creados y transmitidos a través de los diferentes medios
electrónicos entre los diversos elementos económicos.
Por lo que encontramos las siguientes normas por lo cual se reglamenta los
documentos electrónicos.

12. LEY 527
DEL 1999
• Aborda los reglamentos de los documentos informáticos
AGN
• Dispone el documento “COPILACION NORMATIVA” para el
aprendizaje y facilidad de consulta
LEY 1582
DE 2012
• Ley de protección de los datos personales

13. Circular 002 de 6 de marzo de 2012: “adquisición de herramientas
tecnológicas de gestión documental”
Circular 005 del 22 de septiembre de 2012 “recomendaciones para llevar a
cabo procesos de digitalización y comunicación oficiales electrónicas en el
marco de iniciación CERO PAPEL”
Los Expedientes electrónicos se rigen con la LEY 1437 del 2011

14. Conclusiones
Con este trabajo se pretende dar a entender que la Gestión de
Documentos Digitales percibe un nivel de estrategias por cuanto facilitan
el acceso a la información y la organización de la documentación en las
organizaciones, por la complejidad que tiene al tratar de encontrar las
ventajas que poseen la digitalización y la utilización de los Software en las
instituciones para la centralización de la documentación.
Por lo anterior y con las nuevas facilidad que ofrece la digitalización de
documentos emerge una estructura que alcanza la implementación de
políticas que contribuyan al cero papel y al gobierno en línea ya que
ayudan al usuario al fácil acceso a la información desde cualquier lado en
el que se encuentren

15. Bibliografía
Barros, A., (2017), articulo, Gestiòn Documental Digital, un gran desafio, tomado
de http://www.alejandrobarros.com/gestion-documental-digital-un-gran-desafio/
Presidente de la Republica, (2012), Directiva presidencial No. 04 de 2012, Eficiencia
administrativa y lineamientos de la Política Cero Papel en la Administración Publica. Tomado de
https://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3647_documento.pdf