Unidad Dos -Asignatura Documentos Digitales, grupo 4

1. GESTIÓN DE DOCUMENTOS DIGITALES- DOCUMENTOS DIGITALES Y SU LEGISLACIÓN
DIANA YAMILETH DIAZ DIAZ
GRUPO 4
TUTOR VIRTUAL
RICARDO ANTONIO BOTERO RIOS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2017

2. CONTENIDO
 ¿Qué es la Gestión Documental Digital?
 Construcción y Gestión de Documentos Digitales
 Principios de la Gestión de Documentos Digitales
 Software de Gestión Documental
 Cero Papel – Gobierno en Línea
 Normatividad y Legislación Colombiana

3. Creación Almacenamiento
Utilización de
documentos
Gestión de Documentos Digitales
Es el proceso
Incluye
Selección
Clasificación
Conservación
Búsqueda
Recuperación
Producción
Dimensión

4. Construcción y Gestión de Documentos Digitales
Dispositivos
Programas
Tecnologías
Registros
Físicos
Electrónicos
Contenido
Plataformas
Reutiliza
Disponibilidad

5. Principios de la Gestión de Documentos Digitales
Programas de
administración
de documentos
Archivos
Electrónicos
Mesurable
regularmente
Implementad
o en toda la
organización
Manejado por
personas
Organizado
Localizado
Asignado a un
responsable
Planeado
Soportado en
políticas
Identificable

6. Software de Gestión Documental
Aplicación
informática
Manejo
Gestión
Conservación
Publicación
Trabajo
Documentos
digitales

7. Funciones del Gestor Documental

8. Recomendaciones al Escoger un Software de GD
Flexibilidad y escalabilidad
Potente buscador
Movilidad
Avisos y Alarmas
Soporte técnico y formación
Seguridad
Versiones
Integración con terceros
Tecnología Workflow
Facilidad de uso

9. Programas de Gestión Documental

10. Gobierno en Línea – Cero Papel
Información en línea
Interacción en línea
Transformación en línea
Transacción en línea
Democracia en línea
Elementos transversales
Procesos y servicios más eficaces
Aumento de la Productividad
Uso óptimo de los recursos - Costos
Disminución tiempos de localización
Eliminar la duplicidad de documentos

11. Gobierno en Línea – Cero Papel
23% sustitución de
correspondencia entre las
entidades
84% de las entidades inició
la Gestión de Documentos
Electrónicos
49% de los procesos
susceptibles de ser
automatizados
38% sustitución de
materiales informativos,
por documentos
electrónicos
91,9% Uso del correo
electrónico
84,5% Reciclaje de papel
83,9% Reutilizó el papel
71,4% Lectura y corrección en
pantalla.
68,3% Uso de herramientas de
colaboración.
63,4% Uso de la Intranet para
evitar impresiones.
60,9% Uso de aplicaciones de
gestión
EFECTOS MEJORAS

12. Normatividad y Legislación Colombiana
DOCUMENTOS ELECTRONICOS
Ley 527 de 1999 Aborda la reglamentación de
los documentos informáticos
Documentos son creados y transmitidos a través
de los diferentes medios electrónicos
Los documentos electrónicos tienen el mismo tratamiento jurídico
que los documentos en formato papel

13. Normatividad y Legislación Colombiana
COMPILACIÓN NORMATIVA
LEY 1581 DE 2012 Protección de datos
personales
LEY 1437 DE 2011 Expediente
electrónico
CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE 2012
Adquisición de herramientas
tecnológicas de Gestión Documental
CIRCULAR 005 DEL 11 SEPTIEMBRE DE
2012 Recomendaciones para llevar a
cabo procesos de digitalización y
comunicaciones en el marco de la
iniciativa cero papel

14. Conclusiones
 Podemos concluir que la gestión documental digital tiene como propósito, brindar
a los individuos e instituciones, las facilidades para un uso efectivo y eficiente de los
documentos, a partir de la masificación de los beneficios obtenidos por el uso de
información contenida en los documentos y la minimización de los costos de
adquirir, procesar, usar y eliminar documentos.
 Hoy en día es de gran importancia los software de gestión documental digital
dentro de una entidad , porque estos programas permiten que la información
digitalizada se le de un tratamiento de manejo, gestión, conservación y publicación
para hacer más eficiente proceso y mejorando la conservación de los documentos.
 La política de Cero Papel, estable pautas a las organizaciones para automatizar sus
procesos y procedimientos internos e incorpore dicha política dentro de su
comunidad laboral.

15. Bibliografía
 Barros, A. (2017). Gestión Documental Digital, un gran desafío! – El Escritorio de
Alejandro Barros. Alejandrobarros.com. Recuperado el 14 de Agosto de 2017, desde
http://www.alejandrobarros.com/gestion-documental-digital-un-gran-desafio
 GUERRERO MENDIETA, A. (2016). ¿Qué es lo que la gestión documental
digital puede ofrecer a su empresa?. Es.blog.docuware.com. Recuperado el 14 de Agosto
de 2017, desde http://es.blog.docuware.com/qu%C3%A9-es-lo-que-la-gesti%C3%B3n-
documental-digital-puede-ofrecer-a-su-empresa
 Anon, (2017). [online] Available at: : https://es.linkedin.com/pulse/beneficios-de-tener-
gesti%C3%B3n-documental-en-la-nube-adrian-bohorquez
https://es.slideshare.net/DianaYDaz/insight#views/79200631/%3Frange%3D1m