El documento describe cómo Diocesanas, una institución educativa en Vitoria, España, implementó con éxito SAP ERP HCM para gestionar sus recursos humanos. Diocesanas necesitaba una solución que pudiera manejar su compleja casuística de personal con diferentes convenios y nóminas. Después de meses de esfuerzos infructuosos, seleccionaron SAP ERP HCM debido a su solidez, la experiencia positiva de otras empresas locales y el hecho de que el gobierno regional también usa SAP. La implementación

1. DIOCESANAS
LA TECNOLOGÍA DE SAP, CLAVE PARA LA GESTIÓN
DE UNA COMPLEJA CASUÍSTICA DE RECURSOS
HUMANOS
DE UN VISTAZO
“Tras meses de esfuerzos infructuosos Organización Soluciones y Servicios SAP
• Nombre: Obra Diocesana de Formación • SAP ERP Human Capital Management
seleccionamos SAP ERP Human Profesional (DIOCESANAS). (HCM).
Capital Management (HCM) por la • Localización: Vitoria-Gasteiz
Lo más destacado
• Sector: Formación
solvencia del fabricante, el buen • El modelo centralizado que proporciona
• Productos y servicios: Educación
SAP ERP HCM permite a Diocesanas no
Secundaria, Formación Profesional,
resultado que habían obtenido otras Ocupacional y Continua.
sólo procesar las nóminas más
eficientemente, sino también gestionar
empresas alavesas y el hecho de que el • Facturación: 13 millones de euros
toda su estructura organizativa.
• Empleados: 250 aprox.
Gobierno Vasco, con el que trabajamos • Se ha conseguido implementar, en una
• Web site: www.diocesanas.org
sola aplicación y de forma integrada, tanto
• Partner de implementación: Oreka IT
estrechamente, utilizara tecnología (partner ebm de Saptech)
los procesos propios de recursos
humanos como la gestión de la
SAP”. Retos y Oportunidades subvención del pago delegado.
Idoia Ruiz de Gordoa, Administradora de • Diocesanas necesitaba pasar de una
Por qué SAP
Diocesanas. gestión de recursos humanos
• Además de la solvencia de SAP como
externalizada a través de una gestoría a
compañía y la buena experiencia de
contar con una solución tecnológica lo
otras empresas del entorno alavés con
suficientemente potente y flexible como
esta tecnología, Diocesanas valoró muy
para dar respuesta a su problemática
positivamente que uno de sus
específica dentro del sector de la
principales aliados, el Gobierno Vasco,
educación, con diversos ciclos formativos,
utilizara también la plataforma de
actividades en marcha y convenios a
gestión de SAP.
gestionar, así como una cooperación con
el Gobierno Vasco que aumentaba la Beneficios principales
complejidad del manejo de sus nóminas. • Un control mucho más exhaustivo de los
costes de personal y de eventuales
Objetivos
errores.
• Implementar una solución de gestión de
• Mejor gestión de los datos de las nóminas
recursos humanos que centralizara y
y un registro histórico de personal más
automatizara esta área en la institución.
riguroso.
• Mejorar todo el proceso de la nómina,
• Una recepción de nómina mucho más
desde su generación hasta su recepción.
moderna por parte del empleado.
• Tener un control más exhaustivo de los
• Capacidad para crecer en la plataforma
costes de personal.
SAP e ir incorporando otros ámbitos de la
• Llevar un control más exhaustivo de la
gestión de la institución.
subvención correspondiente al pago
Historia de Éxito de Clientes SAP delegado que percibe de forma periódica Entorno existente
desde el Gobierno Vasco. Gestión de nóminas externalizada
SAP ERP HCM

2. DIOCESANAS
LA TECNOLOGÍA DE SAP, CLAVE PARA LA GESTIÓN DE UNA
COMPLEJA CASUÍSTICA DE RECURSOS HUMANOS
La gran evolución que Diocesanas ha experimentado en su labor de hitos de Diocesanas, cuyos cerca de
240 profesionales desarrollan hoy su
formación en el Territorio Histórico de Álava ha llevado a la
labor educativa para alrededor de
institución a apostar por una solución tecnológica para la gestión de 4.000 alumnos en cuatro sedes
situadas en cuatro barrios de Vitoria-
sus recursos humanos. Una casuística compleja y muy específica
Gasteiz: Arriaga, Molinuevo, Nieves
dentro del sector de educación convertía en un reto encontrar una Cano y Mendizorrotza.
solución idónea para las necesidades cambiantes de una actividad
Diocesanas se precia de haber
en continuo crecimiento. Finalmente, la solución ha venido de la contribuido al desarrollo empresarial de
Álava gracias a la creencia firme en una
mano de SAP ERP HCM.
oferta educativa al alcance de todas las
personas, incluidas aquellas familias de
Diocesanas es un proyecto educativo alumnos en los tres centros en los que menores posibilidades económicas.
asentado en Álava que, a lo largo de su se agrupó su actividad docente. En los Imprescindible ha sido el apoyo de la
dilatada historia, se ha caracterizado años 80, el alumnado se dividía en las diócesis de Álava, de diversas
por la ilusión por su labor y su ánimo ramas de metal, automoción, empresas alavesas, del patrocinio
de incidir positivamente en su entorno. delineación, electricidad, inicial de la Caja Municipal de Ahorros
administración, química, hogar, de la Ciudad de Vitoria -posteriormente
Sus orígenes se remontan al año 1942, peluquería y estética, hostelería y la Caja Vital Kutxa-, sobre todo del
cuando el sacerdote diocesano D. turismo, arte, decoración y hostelería. Consorcio para el Fomento y
Pedro Anitua funda la “Escuela A ello se unió, a mediados de la Desarrollo de la Formación Profesional
Diocesana de Aprendices”. Aquella década, la enseñanza de bachillerato, de Álava, así como otras entidades del
iniciativa de cursos de mecánica y llegando así a los 3.000 alumnos y 180 ámbito educativo, y en particular, con
ebanistería, con 25 alumnos y dos educadores docentes y no docentes. HETEL y Kristau Eskola.
profesores, fue creciendo desde la
pequeña buhardilla del barrio del Prado El cambio de nombre del proyecto a su La innovación y la reinvención
en Vitoria, donde se situaba, a locales actual denominación, Diocesanas, se constante están en las raíces de
más grandes y objetivos más amplios, produjo en 1995. En estos años hasta Diocesanas. Así, no es extraño que
adaptándose a la evolución de la llegar a la actualidad, Diocesanas ha sus responsables hayan decidido
realidad social a lo largo de las diversificado su actividad para apostar por tecnología de última
décadas, siempre con el apoyo implantar la ESO, los nuevos tipos de generación para optimizar el área de
desinteresado de instituciones y Formación Profesional y la Formación recursos humanos y adaptar su gestión
personas: en los 50 se crearon las Profesional no reglada (ocupacional o a las necesidades cambiantes de una
Escuelas de Iniciación Industrial y una continua) dirigida a trabajadores o actividad en continuo crecimiento.
serie de Escuelas Agrícolas en varios desempleados que quieran realizar
pueblos hasta contar con una decena cursos de actualización tecnológica. Diocesanas cada vez tiene unas
de escuelas profesionales en 1963. En Diversos reconocimientos, la necesidades más complejas de
paralelo, la obra iba extendiéndose con incorporación creciente de personas gestión, dada la diversidad de
la fundación de residencias obreras. inmigrantes, acercamientos al resto de especialidades que imparten y la
Europa y la puesta en marcha de post creciente cantidad de proyectos
La llamada Obra Diocesana de ciclos profesionales relacionados con procedentes de distintas fuentes:
Formación Profesional atendía ya en la empresas instaladas en Vitoria, como desde cursos homologados para
década de los 70 a más de un millar de Mercedes-Benz, marcan los últimos empresas dentro del área de influencia

3. “En sólo unos meses hemos
ganado en eficiencia, calidad y
modernización de nuestros
procesos de recursos humanos,
con más control, agilidad y mejor
gestión de los datos de las
nóminas”
Idoia Ruiz de Gordoa, Administradora de
Diocesanas.
alavesa o cursos financiados por la satisfactorio, por lo que nunca llegó a El proyecto
Administración a la colaboración en estar en producción.
planes de innovación desarrollados por Tras la elección del software y del
el Gobierno Vasco, a través de Tras muchos meses de esfuerzo partner, en marzo de 2010 el proyecto
entidades como HETEL (Asociación de económico y de recursos internos, de implementación daba sus primeros
Centros de Formación del País Vasco). Diocesanas no había podido resolver su pasos con la fase de análisis de los
problemática, pero no desistió y volvió requerimientos. El partner tenía muy
Situación anterior a analizar el mercado en busca de otra claro desde el principio cómo se iba a
solución capaz de adecuarse a su construir la solución y su alcance. Tras
La diversidad de actividades de particular funcionamiento. La elección las vacaciones escolares, la solución
formación que lleva a cabo Diocesanas no fue difícil. La solución SAP ERP SAP ERP HCM empezó a tomar forma
hace que su gestión de recursos Human Capital Management (HCM) fue en Diocesanas en septiembre. El otoño
humanos tenga una casuística muy la primera opción por motivos técnicos sirvió para hacer trabajos en paralelo, ya
específica: trabajan con distintos y también estratégicos: además de la que había que garantizar tanto el cálculo
convenios al contar no sólo con solvencia de SAP como compañía y la exacto de las nóminas según el convenio
escuelas sino también con un bar y un buena experiencia de empresas de de Diocesanas, como el descuento de la
restaurante; deben manejar un prestigio en Álava con esta tecnología, subvención de pago delegado según el
porcentaje de plantilla fluctuante que Diocesanas tuvo en cuenta que el convenio de la educación privada de la
está en función de los cursos de Gobierno Vasco, con quien su Comunidad Autónoma Vasca.
formación no reglada; y necesitan colaboración es sumamente estrecha,
gestionar dos nóminas en paralelo también emplea la plataforma de En enero de 2011, SAP ERP HCM ya
debido a que trabajan con pagos gestión de SAP. Implementando una estaba en producción, cumpliendo
delegados, al abonar el Gobierno solución de la misma casa, Diocesanas plazos a pesar de la complejidad del
Vasco como subvención una parte de tenía mucho terreno ganado en cuanto proyecto (que cuenta con dos entornos
las nóminas directamente a los a compatibilidad y posibilidades de de producción) y de un “ultimo
empleados, ya que se trata de centros trasvase de datos sin tener que realizar trimestre azaroso”, como explican sus
de formación concertados. un doble trabajo. responsables, debido a circunstancias
ajenas al partner, a SAP e incluso a la
Históricamente, la institución ha Siguiendo su filosofía de contribuir al propia institución. Por ejemplo, el
gestionado las nóminas y el personal a desarrollo local, la institución proyecto se vio afectado de la medida
través de una gestoría. No obstante, seleccionó como partner de gubernamental de recortar los salarios
Diocesanas decidió adquirir una implantación a Oreka IT (partner ebm de los funcionarios, algo que provocó
solución tecnológica para automatizar y de Saptech), una empresa ágil y adaptar el sistema a nuevos e
poder gestionar internamente el área eficiente liderada por un ex alumno de imprevistos requerimientos. La nueva
de recursos humanos. Se llegó a Diocesanas, por lo que contaba con la solución se desplegó sobre tres
trabajar durante varios meses en la máxima confianza. servidores con sistema operativo
implementación de un software
estándar tratando de que se fuera
“Nuestra casuística de recursos humanos es tan específica que cuando tuvimos
adaptando a unas necesidades muy
especiales y concretas, pero a medida la necesidad de abandonar la externalización de la nómina y asumir
que el proyecto avanzaba, seguían sin internamente su gestión, no había en el mercado muchas soluciones capaces
cumplirse los requisitos y los
de soportar de una forma solvente todas nuestras necesidades”.
responsables se iban dando cuenta de
que el resultado final no iba a ser Idoia Ruiz de Gordoa, Administradora de Diocesanas.

4. www.sap.com/spain/contactsap
Windows Server 2008 y base de datos mucho más ágil, con capacidad no
Oracle 10g. sólo para procesar nóminas sino
también para gestionar la estructura
Beneficios organizativa;
• Un control mucho más exhaustivo de
Los siete usuarios que desde enero de los costes de personal, así como de
2011 utilizan SAP ERP HCM en los posibles errores en el sistema de
Diocesanas, entre ellos sus pago delegado, que deviene en
responsables clave, han notado en ahorros;
estos meses un cambio muy notable • Mejor gestión de los datos de las
en la gestión del área de recursos nóminas, con un cálculo mucho más
humanos, puesto que han pasado de exacto de todos los factores que
una gestión externalizada en una influyen en la confección de las
gestoría a llevar todos los mismas;
procedimientos de personal • Un registro histórico de personal
internamente. Esta evolución ha riguroso;
permitido dar un giro a la forma de • Una recepción de nómina mucho
forma de trabajar de las personas que más moderna por parte del
actualmente asumen las funciones empleado: han pasado de un sistema
relacionadas con recursos humanos en casi manual en papel a una nómina
Diocesanas, ya que hasta ahora su que se tramita y envía online,
rutina se basaba en comunicar los pudiendo obtenerse en bilingüe
cambios mensuales a la asesoría y (castellano-euskera).
revisar sus cálculos de nómina,
seguros sociales, etc., consiguiendo Además de todas estas ventajas, haber
una mayor calidad en los procesos de optado por SAP para solucionar su
nómina con un esfuerzo menor en problemática de recursos humanos
tareas administrativas y repetitivas permite a Diocesanas crecer en esta
gracias a la eficiencia que proporciona misma plataforma e ir incorporando
SAP ERP HCM. La formación a los otros ámbitos de su gestión (03/11)
usuarios continúa en Diocesanas, dado susceptibles de mejorar mediante la © 2010 SAP AG. Reservados todos los derechos.
SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, Clear
que a fin de cuentas se trata de la implantación de la tecnología adecuada. Enterprise, SAP BusinessObjects Explorer y otros productos y servi-
cios de SAP mencionados, así como sus logotipos respectivos, son
primera solución de gestión integral de De hecho, junto con el mismo partner, marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y
los recursos humanos que se utiliza en Diocesanas está ahora emprendiendo en otros países.Business Objects y el logotipo de Business Objects,
50 xxx xxx (YY/MM)
BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence,
©20YY by SAP AG. All rights reserved. SAP, R/3, mySAP, mySAP.com,
la institución, pero los beneficios que un nuevo proyecto tecnológico para xApps, xApp, SAP NetWeaver, Duet, de Business Objects mencio-
Xcelsius y otros productos y servicios Business ByDesign, ByDesign,
obtienen día a día compensan con gestionar distintos procesos de calidad PartnerEdge, and other SAP products andson marcas comerciales
nados, así como sus logotipos respectivos, services mentioned
herein as well as their de SAP Francia en Estados Unidos yregistered
o marcas registradas respective logos are trademarks or en otros
creces el esfuerzo de adaptación. con SAP Record Management System trademarks of los demásin Germany and in several other countries
países. Todos SAP AG nombres de productos y servicios menciona-
all over the world. All other product respectivas empresas. Los datos
dos son marcas comerciales de sus and service names mentioned
Beneficios como: (RMS), con diversos procesos que areeste trademarks sólo tienen caráctercompanies. Dataespecifica- in
de the documento of their respective informativo. Las contained
this document serves informational purposesdiferentes.
ciones de productos en cada país pueden ser only. National product
eventualmente serían explotados a specifications may vary.
Estos materiales pueden modificarse sin previo aviso. Estos materiales
• La centralización de la gestión de los través de la solución de Business These materials SAPsubject to change without notice. These materials
los proporciona are AG y sus empresas afiliadas (“SAP Group”) con
recursos humanos con un modelo Intelligence de SAP. are provided by SAPsin representación ni garantía de ningún tipo y SAP
carácter informativo, AG and its affiliated companies (“SAP Group”)
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