El documento describe los pasos de la planificación de una auditoría, incluyendo establecer objetivos y alcance, determinar la viabilidad, seleccionar el equipo auditor, y designar un auditor jefe. Luego, detalla las responsabilidades de los auditores y del auditor jefe durante la preparación y ejecución de la auditoría.
1. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORIA
1 Gestión de un Programa Auditoría
2 PREPARACIÓN actividades In Situ (Plan Auditoría)
3 Preparación de la Auditoría In Situ
4 Realización de la Auditoría
5 Revisión de la auditoría
4 INFORME Y SEGUIMIENTO
2. Inicio de la
auditoría
Revisión de la
documentación
Preparación de las
actividades de
auditoría in-situ
Actividades de
auditoría in-situ
Informe
de la auditoría
Auditoría
completa
• Definición de los objetivos, alcance y criterios
• Determinacnión de la factibilidad de la auditoría
• Establecer el equipo auditor
• Contacto inicial con el auditado
• Planificación de las actividades de
auditoría in-situ
• Asignación de tareas al equipo
auditor
• Preparación de la documentación
de trabajo
• Conducción de la reunión de apertura
• Reunir y verificar la información
• Identificar los hallazgos de la auditoría
• Comunicación durante la auditoría
• Preparación de la reunión de cierre
• Conducción de la reunión de cierre
• Preparación del informe de auditoría
• Informe de aprobación y distribución
• Retención de documentos
Seguimiento
de la auditoría
• Revisión de aspectos relevantes:
sistemas de gestión, documentación,
registros
• Determinación de su adecuación
3. Autoridad para el
programa
Definir el programa
• objetivos/alcance
• procedimientos
• recursos
• responsabilidades
Implementar el programa
• evaluación de auditores
• asignación del equipo auditor
• dirección de actividades de auditoría
• registros
Programa de supervisión y
revisión
Acción de
mejora
Plan
Do
Check
Act
GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA
4. GESTIÓN DE UN PROGRAMA AUDITORÍAS
Establecer objetivos y extensión de la auditoría
establecer responsabilidades, recursos y procedimientos
implementar el programa de auditoría
Controlar,supervisar y revisar el programa
mantener los registros
El propósito incluye:
5. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA
OBJETIVOS
Prioridades de la dirección
intenciones comerciales
requisitos del sistema de gestión
requisitos legales y contractuales
evaluación de proveedores
requisitos del cliente
riesgos potenciales para el negocio
Basado en :
6. GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE A.
ALCANCE
Alcance, objetivo, duración y
frecuencia de las auditorías
tamaño, naturaleza y complejidad de la organización
estatus, importancia, complejidad, ubicación de las actividades
normas, requisitos legales y contractuales, políticas y criterio de
auditoría
necesidad de acreditación/certificación
resultado de auditorías previas
interés de las partes involucradas
cambios significativos a las áreas funcionales
El alcance puede variar y está influenciado por:
7. GESTIÓN PROGRAMA AUDITORÍAS
Responsabilidades, recursos y procedimientos
1 Responsabilidades
Principios de la auditoría
Competencia del auditor
Aplicación de las herramientas de auditoría y
métodos
Conocimiento relevante técnico y del negocio
de las actividades a ser auditadas.
La gestión del programa debe asignarse a un/os
individuios que tengan conocimientos de :
8. GESTION PROGRAMA AUDITORÍAS
Responsabilidades, recursos y procedimientos
2 Recursos
Debe tenerse encuenta:
recursos financieros
Técnicas de auditoría y métodos
disponibilidad de auditores y expertos técnicos
procesos para alcanzar y mantener la competencia del
auditor
competencia apropiada del auditor para alcanzar los
objetivos
Tiempo de viaje, alojamiento y otras necesidades
La duración de las auditorías
Consideraciones:
9. GESTIÓN PROGRAMA AUDITORÍAS
3 Procedimientos
Planificar y establecer el cronograma para la auditoría
asegurar la competencia de los auditores y del auditor
jefe
seleccionar los miembros del equipo
realizar la auditoría
realizar los seguimientos de la auditoría
Mantenimiento de las registros de la auditoría
Control del desempeño y mejora del programa
Determinados para:
10. GESTIÓN PROGRAMA AUDITORÍAS
Implantación del programa
documentación y comunicación del programa
coordinación y elaboración del cronograma de la
auditoría
evaluación de los auditores
determinación del equipo auditor
provisión de recursos
realización de las auditorías según el programa
control de registros
revisión y aprobación de los reportes de auditoría
asegurar los seguimientos, cuando sea aplicable
Incluye:
11. GESTIÓN PROGRAMA AUDITORÍAS
Registros del programa
registros personales del auditor
Evaluación del auditor
Selección del equipo auditor
formación
• resultados de la revisión del programa
• registros de la auditoría:
– planes
– itinerarios
– checklists
– Informes de No Conformidades
– SACs
12. GESTIÓN PROGRAMA AUDITORÍAS
Seguimiento y revisión del programa
cumplimiento de los objetivos
eficacia del programa
oportunidades de mejora
La supervisión debe utilizar indicadores de
rendimiento
Periódica para asegurar:
13. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Determinación viabilidad
Selección equipo auditor
Definición objetivos, alcance, criterios
14. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Designación de un auditor jefe
Determinación viabilidad
Establecimiento equipo auditor
Designado por responsable programa
En auditoría conjunta:
Uno por auditoría
Uno por equipo
Objetivos, alcance, criterios
15. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Designación de un auditor jefe
Objetivos, alcance, criterios
Establecimiento equipo auditor
3.5 Viabilidad
Información suficiente
Cooperación del auditado
Disponibilidad tiempo y recursos
Se determina después revisión documentación
16. PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA
Designación de un auditor jefe
Objetivos, alcance, criterios
Viabilidad
Establecimiento equipo auditor
•Responsabilidades auditor Jefe
•Tomar las decisiones finales
•preparar el plan de auditoría
•asignar los roles al equipo
•informar al equipo
•revisar los documentos de trabajo
•representar al equipo en las reuniones de apertura/cierre
•reportar no conformidades críticas
•reportar obstáculos mayores
•firmar el reporte de auditoría
•Auditores
•Revisar toda la documentación relevante
•preparar documentos de trabajo
•cumplir con los requisitos de la auditoría
•cumplir con las tareas asignadas
•reportar las deficiencias y hallazgos al Auditor Jefe
•Expertos
•La empresa puede seleccionar
17. Buenas Prácticas de Reuniones
Presentarse
Asegurarse que se comprende la agenda
Cumplir con la Agenda
Mantener el control
Controlar y respetar los tiempos
Evitar discusiones
Escuchar a los demás
Conservar registros