El documento establece las especificaciones técnicas para unidades de conservación como cajas y carpetas. Describe los materiales, dimensiones y diseño requeridos para cajas de archivo central y carpetas de archivo de gestión y conservación definitiva, incluyendo detalles sobre resistencia, pH y rotulado.

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ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
UNIDADES GENERALES (CAJAS) Y ESPECÍFICAS (CARPETAS) DE
CONSERVACIÓN
OBJETO
Establecer los parámetros de calidad que deben cumplir las diferentes unidades de
conservación utilizadas para el almacenamiento de los documentos de archivo con soporte
en papel, para garantizar su adecuada conservación física y funcional.
Para el caso de los archivos públicos o privados que cumplen funciones públicas, se deben
tener en cuenta los programas de gestión documental y las etapas de archivos de gestión,
central e histórico a partir de los conceptos de archivo total y sistema integrado de
conservación (Ley General de Archivos –Ley 594 de 2000– y Reglamento General de
Archivos).
UNIDAD DE CONSERVACIÓN
Cuerpo que contiene una unidad archivística, de tal forma que garantiza su preservación e
identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otras: carpetas, cajas, libros o
tomos. (Reglamento General de Archivos, Archivo General de la Nación).
ESPECIFICACIONES PARA LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN
CAJA PARA ARCHIVOS CENTRAL REF: X-200
NOMBRE DE
PRODUCTO
CAJA PARA ARCHIVOS CENTRAL REF: X-200, CON
ROTULO EXTERNO DE IDENTIFICACIÓN
MATERIAL DE
CONSTRUCCIÓN
CARTÓN CORRUGADO DE PARED SENCILLA CON
RECUBRIMIENTO INTERNO
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
Resistencia a la compresión vertical
El cartón corrugado debe tener una resistencia a la compresión
vertical (RCV) de 790 ó 930 kgf/m, determinada según (NTC
973:1997 o NTC 4183:1997 o NTC 5272:2004).
Resistencia al aplastamiento horizontal
El cartón corrugado de pared sencilla debe tener una resistencia
mínima al aplastamiento horizontal de 2 kgf/cm2 (NTC
452:1999) determinada según (NTC 1066:1988).
Acabado
El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave y libre de
partículas abrasivas u otras imperfecciones.

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Recubrimiento interno
Debido a la composición del cartón corrugado, este material
tiene un valor de pH inferior a 7. Para evitar la migración de ácido
a los documentos, el cartón debe contar con un recubrimiento
interior constituido por una película transparente de
material inerte con base en ceras neutras, películas
poliméricas, emulsión de parafinas o ceras vegetales. La
película debe ser químicamente estable, con un pH neutro (pH
= 7), debe ser insoluble en agua, no presentar untuosidad al
tacto y no experimentar adherencia sobre los documentos. En
ningún caso se deben usar cartones que tengan un
recubrimiento cuyo único componente sea parafina.
DIMENSIONES
Dimensiones internas:
Ancho: 20 cm x Alto: 25 cm x Largo: 39 cm
Dimensiones externas:
Ancho: 21 cm x Alto: 26,5 cm x Largo: 40 cm
DISEÑO
Las cajas deben ser funcionalmente manipulable y modulable a
las dimensiones estándar del mobiliario existente en el mercado,
termoestables y deben permitir el intercambio y circulación del
aire. Se deben armar preferiblemente mediante pliegues y
ensambles, a partir de lengüetas que encajen por presión
(similar al sistema de caja y espigo), para evitar el uso de cintas,
adhesivos y ganchos metálicos.
Caja de apertura lateral con pliegue en el costado izquierdo y
pestaña para su manipulación.
ADHESIVOS
En caso de contar con este material se beberá anexar la ficha
técnica y muestra respectiva, a fin de verificar que cumpla con
los siguientes requerimientos:
Capacidad de formar una adhesión durable y permanente entre
las superficies que se van a unir (ISO 14416:2003). No deben
alterar las propiedades de los materiales adheridos, es decir, no
deben reducir la reserva alcalina, aumentar el porcentaje de
sulfuros, disminuir el pH ni alterar su rigidez y color.

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Resistencia al paso del tiempo, reversibles (fácilmente
removibles) y estables en condiciones óptimas de humedad
relativa (entre 45 % y 60 %) y temperatura (entre 15 °C y 20 °C).
Deben impedir la propagación y contaminación por
microorganismos como hongos y/o bacterias (ASTM
D4300:2001).
El color del adhesivo debe ser permanente, es decir, no debe
decolorarse, volverse oscuro o amarillo, ni producir manchas.
Los adhesivos no deben contener cloruro de polivinilo (PVC)
porque éste al descomponerse libera ácido clorhídrico (HCl) y
además puede presentar residuos ácidos en su estructura.
Pueden utilizarse adhesivos poliméricos plastificados
internamente tales como: carboximetil celulosa, metil celulosa,
alcohol polivinílico (PVA) y acetato de polivinilo (PV Ac).
El pH de los anteriores adhesivos debe ser neutro o alcalino (pH
≥ 7).
Los materiales adheridos se ensayarán antes y después de la
secuencia siguiente de exposiciones:
• 72 h de exposición a 54 +/- 3 °C
• 72 h de exposición a -6 +/- 3 °C
• 6 h de exposición a 24 +/- 6 °C
La fuerza adhesiva debe ser tal que los materiales adheridos no
puedan ser separados sin romperse, ni antes ni después de
esas exposiciones, excepto mediante el uso de técnicas
especiales (ISO 11800:2003).
En el caso de utilizar acetato de polivinilo (PV Ac), este adhesivo
no debe causar reticulado por envejecimiento a temperaturas
normales entre 20 °C y 30 °C, es decir, no se debe endurecer
(polimerizar) a largo plazo (ISO 11800:2003).
NOTA: estos análisis se realizarán con el apoyo del Laboratorio
de la Dirección Archivo de Bogotá.
ROTULO DE
IDENTIFICACIÓN
Impresión a una tinta, con el diseño del rótulo normalizado por
la entidad.
Las impresiones y los documentos escritos deben cumplir con
las especificaciones dadas en las siguientes normas:
• UNE 54113:2001. Información y documentación.
Permanencia y durabilidad de la escritura, la impresión y la

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reprografía en documentos de papel. Requisitos y métodos
de ensayo (Correspondencia o Equivalencia: ISO
11798:1999)
• UNE 54112:2000. Tecnología Gráfica. Impresiones y
tintas de imprimir. Evaluación de la resistencia a productos
varios.
Lo anterior a fin de garantizar Apariencia, Estabilidad a la luz
Resistencia al agua, Transferencia de la imagen, Resistencia al
desgaste, Resistencia al calor y Resistencia a productos varios.
CARPETA DOS ALETAS ARCHIVO DE GESTIÓN
NOMBRE DE
PRODUCTO
CARPETA DOS ALETAS ARCHIVO DE GESTIÓN
MATERIAL DE
CONSTRUCCIÓN
CARTULINA DE PASTA (PULPA) MECÁNICA SIN
BLANQUEAMIENTO
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
CARPETA EN CARTULINA DE 320 grs/m²
Pulpas: Mecánica sin blanqueamiento
Valor pH: Debido a la naturaleza de los materiales empleados
para la fabricación de estas cartulinas, el pH tiende hacia la
acidez, por lo que su uso debe ser específicamente para
archivos de gestión y para series de mediano tiempo de
conservación, 5 años como máximo.
Acabado: El cartón debe tener un acabado liso, suave y libre
de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Resistencia a la oxidación: N/A
Resistencia al doblez: El cartón debe tener una resistencia al
doblez de por lo menos 3,3 en cualquier dirección (a máquina o
transversal), cuando se determine con el instrumento Schopper,
o por lo menos de 3 cuando se determine con los instrumentos
Lhomargy, Khöler- Molin y MIT.
Resistencia al rasgado: El cartón debe tener una resistencia
al rasgado de 200 gf por hoja (Método Elmendorf) (TAPPI
T414:2004 o ISO 1974: 2002).
Nota: Una unidad de gramos fuerza (gf) equivale a 9.81
miliNewtons (mN) (ISO 1974:2002).
DIMENSIONES Ancho de la cartulina: Mínimo 45,5 cm (Este ancho incluye
una pestaña de 1,5 cm para la identificación)
Alto de la cartulina: 35 cm

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Ancho cubierta / tapa posterior: 23,5 cm
Ancho cubierta / tapa anterior: 22 cm
NOTA: Medidas que se podrán ajustar de acuerdo con el
formato de la documentación.
DISEÑO Plegada por la mitad, con grafados laterales sobre la solapa
para 4 pliegues cada cm., que determinan la capacidad de
almacenamiento.
ROTULO DE
IDENTIFICACIÓN
Impresión a una tinta, con el diseño del rótulo normalizado por
la entidad.
Las impresiones y los documentos escritos deben cumplir con
las especificaciones dadas en las siguientes normas:
UNE 54113:2001. Información y documentación. Permanencia
y durabilidad de la escritura, la impresión y la reprografía en
documentos de papel. Requisitos y métodos de ensayo
(Correspondencia o Equivalencia: ISO 11798:1999)
UNE 54112:2000. Tecnología Gráfica. Impresiones y tintas de
imprimir. Evaluación de la resistencia a productos varios.
Lo anterior a fin de garantizar Apariencia, Estabilidad a la luz
Resistencia al agua, Transferencia de la imagen, Resistencia al
desgaste, Resistencia al calor y Resistencia a productos varios.
CARPETA DOCUMENTACIÓN CONSERVACIÓN DEFINITIVA
NOMBRE DE
PRODUCTO
CARPETAS EN CUATRO ALETAS, CON RÓTULO
EXTERNO DE IDENTIFICACIÓN
MATERIAL DE
CONSTRUCCIÓN
CARTULINA CALIDAD DE ARCHIVO DE 320 grs
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
Pulpas
La cartulina debe estar libre de pulpas recicladas (ASTM D
1030:1999), lignificadas (NTC 998:1975 o TAPPI 222: 2002) y
libre de cloro residual según el Método Mohr (TAPPI
611:1997).
Valor pH
El valor pH de la cartulina debe ser neutro o alcalino (pH ≥ 7)
según (TAPPI T 509:2002 o ISO 6588:1992).
Reserva alcalina

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Si la cartulina tiene reserva alcalina, debe estar entre 3 % y 5
%, expresada como carbonato de calcio según (TAPPI T 553:
2000 o ISO 10716:2003 o ASTM D4988:2001).
NOTA Una mol de ácido es equivalente a 0.5 moles de carbonato de
calcio ó 50 g de CaCO3, 1% de carbonato de calcio corresponde a
una reserva alcalina de 0.2 mol /Kg (TAPPI T 553: 2000 o ISO
10716:2003 o ASTM D4988:2001).
Encolado
Se debe utilizar un encolado neutro o alcalino (pH ≥7); en
ningún caso debe contener alumbrecolofonia (TAPPI T
408:1997).
Color
Los tintes y pigmentos deben ser resistentes a la abrasión y
ser insolubles cuando se sumerja la cartulina en agua por 48
h. El material en almacenamiento no debe decolorarse más de
5 puntos de brillo (TAPPI T 452:2002), cuando se expone en
el equipo Sunlighter II por 96 h (TAPPI T 461:2000), o cuando
se expone por 36 h a un fadeómetro (ASTM D3424:2001).
Acabado
La cartulina debe tener un acabado liso, suave y libre de
partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Resistencia a la oxidación
La cartulina debe tener un número Kappa menor a 5 (TAPPI T
236:1999 o ISO 302:2004). Debe estar libre de partículas
metálicas, ceras, plastificantes, residuos de blanqueadores,
peróxidos y sulfuro (< 0,000 8 %) (TAPPI T 406:2004).
Elementos como el hierro y el cobre deben estar por debajo
de 30ppm y de 1ppm, respectivamente (TAPPI T 266:2002).
Resistencia al doblez
La cartulina debe tener una resistencia al doblez de por lo
menos 2,55 en cualquier dirección (a máquina o transversal),
cuando se determine con el instrumento Schopper, o por lo
menos de 2,30 cuando se determine con los instrumentos
Lhomargy, Khöler- Molin y MIT .
Las muestras deben estar acondicionadas a 23 °C y 50% de
humedad relativa como describe en la norma ISO 187:2002.
El cálculo y la determinación de la resistencia al doblez se
realizará como se describe en la norma ISO 5626:2003.

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NOTA Una resistencia al doblez de 2,55 (Schopper ) corresponde a
un número de doblez de aproximadamente 355. Una resistencia al
doblez de 2,30 (Lhomargy, Khöler- Molin y MIT) corresponde a un
número de doblez de 200. Obsérvese que la resistencia al doblez es
el logaritmo (en base 10) del número de dobles pliegues requeridos
para causar la ruptura de la muestra, cuando es probada bajo
condiciones estándar de presión. Un doble pliegue es una oscilación
completa de la muestra de prueba cuando es doblada primero hacia
atrás y luego hacia delante sobre la misma línea, y el número de
doblez es el antilogaritmo (en base 10) de la media de la resistencia
al doblez.
Resistencia al rasgado
La cartulina debe tener una resistencia al rasgado de 200 gf
por hoja (Método Elmendorf) (TAPPI T414:2004 o ISO
1974:2002).
DIMENSIONES Total: Ancho: 69,5 cm x largo: 69,5 cm
De la base central: Ancho: 22 cm x largo: 35 cm
De las solapas laterales: Ancho: 22 cm x largo: 35 cm
Ancho: 25,5 cm x largo: 35 cm
De las solapas superiores: Ancho: 22,5 cm x largo: 17 cm
DISEÑO Consta de una cubierta anterior y una posterior con solapas
laterales que doblan al interior. Incluye grafado para 4 pliegues
sobre cada solapa. La distancia entre los pliegues es de 1 cm.,
para obtener diferentes capacidades de almacenamiento. La
capacidad máxima de almacenamiento es de 200 folios. No
debe incluir adhesivos, cintas, pitas, hilos, ni ganchos.

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Para el almacenamiento de los documentos se debe colocar
primero la pestaña más larga y sobre ésta la pestaña más
corta sobre la que se coloca la identificación; no se deben
almacenar más de doscientos folios por carpeta.
RÓTULO DE
IDENTIFICACIÓN
Impresión a una tinta, con el diseño del rótulo normalizado por
la entidad.
La impresión debe cumplir con las especificaciones dadas en
las siguientes normas:
• UNE 54113:2001. Información y documentación.
Permanencia y durabilidad de la escritura, la impresión
y la reprografía en documentos de papel. Requisitos y
métodos de ensayo (Correspondencia o Equivalencia:
ISO 11798:1999)
• UNE 54112:2000. Tecnología Gráfica. Impresiones y
tintas de imprimir. Evaluación de la resistencia a
productos varios.
Lo anterior a fin de garantizar Apariencia, Estabilidad a la luz
Resistencia al agua, Transferencia de la imagen, Resistencia
al desgaste, Resistencia al calor y Resistencia a productos
varios.
CARPETA CON FUELLE ENTELADO
NOMBRE DE
PRODUCTO
CARPETAS CON LOMO / FUELLE ENTELADO CON
ROTULO EXTERNO DE IDENTIFICACIÓN
MATERIAL DE
CONSTRUCCIÓN
CARTULINA DE 320 GR/M² CON TELA DE MAPAS O
CINTA TEXTIL AUTOADHESIVA
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
CARTULINA
Pulpas: Mecánica sin blanqueamiento

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Valor pH: Debido a la naturaleza de los materiales empleados
para la fabricación de estas cartulinas, el pH tiende hacia la
acidez, por lo que su uso debe ser específicamente para
archivos de gestión y para series de mediano tiempo de
conservación, 5 años como máximo.
Acabado: El cartón debe tener un acabado liso, suave y libre
de partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Resistencia a la oxidación: N/A
Resistencia al doblez: El cartón debe tener una resistencia
al doblez de por lo menos 3,3 en cualquier dirección (a
máquina o transversal), cuando se determine con el
instrumento Schopper, o por lo menos de 3 cuando se
determine con los instrumentos Lhomargy, Khöler- Molin y
MIT.
Resistencia al rasgado: El cartón debe tener una resistencia
al rasgado de 200 gf por hoja (Método Elmendorf) (TAPPI
T414:2004 o ISO 1974: 2002).
Nota: Una unidad de gramos fuerza (gf) equivale a 9.81
miliNewtons (mN) (ISO 1974:2002).
TELA DE MAPAS O CINTA TEXTIL AUTOADHESIVA1
Las cintas o telas con alto contenido de algodón o lino. En el
mercado se conoce como Tela de mapas o en su defecto
puede emplearse tela para encuadernación de calidad de
Archivo, pH neutro, ser resistentes a la oxidación y no deben -
producir manchas sobre los documentos.
Las cintas adhesivas deben ser reversibles (fácilmente
removibles), tener un pH neutro (pH = 7), ser resistentes a la
oxidación y no deben producir manchas sobre los
documentos.
ADHESIVOS
Estos materiales deben estar en capacidad de formar una
adhesión durable y permanente entre las superficies que se
van a unir (ISO 14416:2003). No deben alterar las propiedades
de los materiales adheridos, es decir, no deben reducir la
1
Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación Serie Guías AGN,
ESPECIFICACIONES PARA CAJAS DE CARPETAS DE ARCHIVO, 2009, Bogotá D.C, Colombia

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reserva alcalina, aumentar el porcentaje de sulfuros, disminuir
el pH ni alterar su rigidez y color.
Los adhesivos utilizados deben ser resistentes al paso del
tiempo, reversibles (fácilmente removibles) y estables en
condiciones óptimas de humedad relativa (entre 45 % y 60 %)
y temperatura (entre 15 °C y 20 °C).
Deben impedir la propagación y contaminación por
microorganismos como hongos y/o bacterias (ASTM
D4300:2001). 5/8/2018 50564056-NTC5397 - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/50564056-ntc5397 19/37
El color del adhesivo debe ser permanente, es decir, no debe
decolorarse, volverse oscuro o amarillo, ni producir manchas.
4.9.1.5 Los adhesivos no deben contener cloruro de polivinilo
(PVC) porque éste al descomponerse libera ácido clorhídrico
(HCl) y además puede presentar residuos ácidos en su
estructura.
Pueden utilizarse adhesivos poliméricos plastificados
internamente tales como: carboximetil celulosa, metil celulosa,
alcohol polivinílico (PVA) y acetato de polivinilo (PV Ac).
El pH de los anteriores adhesivos debe ser neutro o alcalino
(pH ≥ 7).
Los materiales adheridos se ensayarán antes y después de la
secuencia siguiente de exposiciones:
a) 72 h de exposición a 54 +/- 3 °C
b) 72 h de exposición a -6 +/- 3 °C
c) 6 h de exposición a 24 +/- 6 °C
La fuerza adhesiva debe ser tal que los materiales adheridos
no puedan ser separados sin romperse, ni antes ni después
de esas exposiciones, excepto mediante el uso de técnicas
especiales (ISO 11800:2003).
En el caso de utilizar acetato de polivinilo (PV Ac), este
adhesivo no debe causar reticulado por envejecimiento a
temperaturas normales entre 20 °C y 30 °C, es decir, no se
debe endurecer (polimerizar) a largo plazo (ISO 11800:2003).
DIMENSIONES Ancho de la cartulina: Mínimo 47,5 cm (Este ancho incluye el
fuelle y una pestaña de 1,5 cm para la identificación)
Alto de la cartulina: 35 cm
Ancho cubierta / tapa posterior: 23,5 cm
Ancho cubierta / tapa anterior: 22 cm

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Medidas que podrán ajustar de acuerdo con el formato de la
documentación.
DISEÑO Plegada por el fuelle, siendo éste mismo quien define la
capacidad de almacenamiento de la carpeta.
ROTULO DE
IDENTIFICACIÓN
Impresión a una tinta, con el diseño del rótulo normalizado por
la entidad.
El rótulo debe cumplir con las especificaciones dadas en las
siguientes normas:
• UNE 54113:2001. Información y documentación.
Permanencia y durabilidad de la escritura, la impresión
y la reprografía en documentos de papel. Requisitos y
métodos de ensayo (Correspondencia o Equivalencia:
ISO 11798:1999)
• UNE 54112:2000. Tecnología Gráfica. Impresiones y
tintas de imprimir. Evaluación de la resistencia a
productos varios.
Lo anterior a fin de garantizar Apariencia, Estabilidad a la luz
Resistencia al agua, Transferencia de la imagen, Resistencia
al desgaste, Resistencia al calor y Resistencia a productos
varios.
UNIDADES ESPECIFICAS DE ALMACENAMIENTO DISEÑO ESPECIAL
NOMBRE DE
PRODUCTO
CAJA CARPETA
MATERIAL DE
CONSTRUCCIÓN
CARTULINA DE 240 GR/M², CON PELÍCULA INTERNA DE
PAPEL BLANCA
ESPECIFICACIONES
TECNICAS
Pulpas: El cartón debe estar libre de pulpas recicladas (ASTM D
1030:1999), lignificadas (NTC 998: 1975 o TAPPI 222: 2002) y libre
de cloro residual según el Método Mohr (TAPPI 611:1997).
Valor pH: El valor pH del cartón debe ser lo más cercano a neutro
o alcalino (pH³ 7) según (TAPPI T 509: 2002 o ISO 6588: 1992).
Acabado: El cartón debe tener un acabado liso, suave y libre de
partículas abrasivas u otras imperfecciones.
Resistencia a la oxidación: El cartón debe tener un número Kappa
menor a 5 (TAPPI T 236: 1999 o ISO 302:2004). Debe estar libre de
partículas metálicas, ceras, plastificantes, residuos de
blanqueadores, peróxidos y sulfuro (< 0,000 8 %) (TAPPI T
406:2004). Elementos como el hierro y el cobre deben estar por
debajo de 30 ppm y de 1 ppm, respectivamente (TAPPI T 266:2002).

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Resistencia al doblez: El cartón debe tener una resistencia al
doblez de por lo menos 3,3 en cualquier dirección (a máquina o
transversal), cuando se determine con el instrumento Schopper, o
por lo menos de 3 cuando se determine con los instrumentos
Lhomargy, Khöler- Molin y MIT.
Resistencia al rasgado: El cartón debe tener una resistencia al
rasgado de 200 gf por hoja (Método Elmendorf) (TAPPI T414:2004
o ISO 1974: 2002).
Nota: Una unidad de gramos fuerza (gf) equivale a 9.81 miliNewtons
(mN) (ISO 1974:2002).
DIMENSIONES Unidad armada
Alto: 25 cm.
Ancho: 35 cm
Profundidad: 5 cm
NOTA: Medidas que se podrán ajustar de acuerdo con el formato
de la documentación.
DISEÑO Las cajas deben ser funcionalmente manipulables y modulables a
las dimensiones estándar del mobiliario existente en el mercado,
termoestables y deben permitir el intercambio y circulación del aire.
Se debe formar mediante pliegues, con un único ensamble, a partir
de lengüetas que encajen por presión (similar al sistema de caja y
espigo) en la solapa frontal, para evitar el uso de cintas, adhesivos
y ganchos metálicos. (Ver imagen)
ROTULO DE
IDENTIFICACIÓN
Impresión a una tinta, con el diseño del rótulo normalizado por la
entidad.
El rótulo debe cumplir con las especificaciones dadas en las
siguientes normas:

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• UNE 54113:2001. Información y documentación.
Permanencia y durabilidad de la escritura, la impresión y la
reprografía en documentos de papel. Requisitos y métodos
de ensayo (Correspondencia o Equivalencia: ISO
11798:1999)
• UNE 54112:2000. Tecnología Gráfica. Impresiones y tintas
de imprimir. Evaluación de la resistencia a productos varios.
Lo anterior a fin de garantizar Apariencia, Estabilidad a la luz
Resistencia al agua, Transferencia de la imagen, Resistencia al
desgaste, Resistencia al calor y Resistencia a productos varios.
REFERENCIAS
Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación Serie Guías AGN,
ESPECIFICACIONES PARA CAJAS DE CARPETAS DE ARCHIVO, 2009, Bogotá D.C,
Colombia
NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la
durabilidad
NTC 5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características
de calidad.
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