Este documento trata sobre las normas de conservación y preservación de documentos. Se enfatiza la importancia de la conservación preventiva para garantizar el adecuado mantenimiento de los documentos a través de controles de temperatura, humedad, iluminación, ventilación y contaminación. También cubre temas como las características de los edificios de archivo, la producción de documentos, la reproducción y la normalización en materia de conservación.

1. Myriam Loaiza
La Conservación de Archivos
Normas de conservación y preservación
para el manejo de documentos
ARCHIVO DE BOGOTÁ
2013

2. PARÁGRAFO 1: Se hará
énfasis en la conservación
preventiva, proceso
mediante el cual se podrá
garantizar el adecuado
mantenimiento documental, ya
que en el se contemplan
manejos administrativos y
archivísticos, uso de materiales
adecuados, adopción de
medidas especificas en los
edificios y locales, sistemas de
almacenamiento, depósito,
unidades de conservación,
manipulación y mantenimiento
periódico, entre otros factores.
PARÁGRAFO 2: Con
la conservación se
ejecutará
principalmente tareas
tendientes a detener y
corregir los
deterioros
manifiestos que
afecten la integridad
de los documentos.
PARÁGRAFO 3:
En la restauración
se restituye los
valores estéticos
del material
documental,
siendo por ello una
acción optativa
para el tratamiento
de obras
específicas que
requieran una
intervención de
este tipo.
CONSERVACIÓN DEL
PATRIMONIO
DOCUMENTAL
Preservación ó
Conservación Preventiva
Conservación
Directa
Restauración
El ARTÍCULO 59o. del CAPITULO VII del
Reglamento General de Archivos“ Conservación
Preventiva, Conservación y Restauración de
Documentos”, establece que; cualquier acción
tendiente a la conservación de Patrimonio
Documental deberá estar regida por los
siguientes criterios :

3. Normalización en materia de conservación
1. Características de los edificios de archivo
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
3. Producción de documentos de archivo
4. Reproducción de documentos
5. Plan de prevención de desastres
6. Eliminación documental por intervención de FDA

4. 1. Características de los edificios de archivo
Ley General de Archivos
(594 de 2000)
ARTÍCULO 13. Instalaciones
para los archivos. La
administración pública deberá
garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para
el correcto funcionamiento de
sus archivos. En los casos de
construcción de edificios
públicos, adecuación de
espacios, adquisición o
arriendo, deberán tenerse en
cuenta las especificaciones
técnicas existentes sobre áreas
de archivos.

5. Características de terreno sin
riesgos de humedad subterránea o
problemas de inundación y que
ofrezca estabilidad.
Deben estar situados lejos de
industrias contaminantes o posible
peligro por atentados u objetivos
bélicos.
UBICACIÓN
1. Características de los edificios de archivo

6. Prever el espacio suficiente para albergar la
documentación acumulada y su natural
incremento.
UBICACIÓN
1. Características de los edificios de archivo

7. 1. Características de los edificios de archivo
ASPECTOS ESTRUCTURALES
Si se utilizan estantería de 2.20 metros
de alto, la resistencia de las placas y
pisos deberá estar dimensionada para
soportar una carga mínima de 1.200
k/mt2, cifra que se deberá incrementar
si se va a emplear estantería compacta
o de mayor tamaño señalado.
Los pisos, muros, techos y puertas deben
estar construidos con material ignífugos de
alta resistencia mecánica y desgaste mínimo
a la abrasión.
Las pinturas utilizadas deberán igualmente
poseer propiedades
ignífugas, y tener el tiempo de secado
necesario evitando el desprendimiento de
sustancias nocivas para la documentación.

8. 1. Características de los edificios de archivo
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta:
La manipulación, transporte y
seguridad de la
documentación.
La adecuación climática a las normas
establecidas para la conservación del
material documental.

9. El crecimiento documental de acuerdo con
los parámetros archivísticos que
establezcan los procesos de retención y
valoración documental.
1. Características de los edificios de archivo
CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO

10. 1. Características de los edificios de archivo
DISTRIBUCIÓN
Las áreas destinadas para la
custodia de la documentación
deben contar con los elementos
de control y aislamiento que
garanticen la seguridad de los
acervos.
Las zonas de trabajo archivístico,
consulta y, prestación de servicios
estarán fuera de las de
almacenamiento tanto por razones
de seguridad como de regulación y
mantenimiento de las condiciones
ambientales en las áreas de
depósito.

11. Las áreas técnicas tendrán relación con las de depósito, tomando
en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a
la función desarrollada, así como las relaciones de éstas con las
zonas de custodia, recepción, organización y tratamiento de los
documentos.
1. Características de los edificios de archivo
DISTRIBUCIÓN

12. 1. Características de los edificios de archivo
DISTRIBUCIÓN
La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio
mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
El espacio de circulación entre cada módulo de estantes debe tener un
mínimo de 70 cm., y un corredor central mínimo de 120 cm.
La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la
documentación acorde con la signatura topográfica.

13. 2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
SOPORTE PAPEL
ARTICULO 5º-Condiciones
ambientales y técnicas.
Condiciones ambientales
Material documental: Soporte
de papel.
- Temperatura de 15 a 20°C
con una fluctuación diaria de
4°C.
- Humedad relativa entre 45 y
60% con fluctuación diaria
del 5%.

14. 2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
SOPORTE FOTOGRÁFICO
Blanco y Negro:
Temperatura 15 a 20 oC.
Humedad relativa de 40% a 50%
Color:
Temperatura menor a 10 oC.
Humedad relativa de 25% a 35%

15. Microfilm:
Temperatura 17 a 20
oC. Humedad relativa
de 30% a 40%
Medios magnéticos:
Temperatura 14 a 10 oC.
Humedad relativa de 40%
a 50% -
Discos Ópticos:
Temperatura 16 a 20
oC. Humedad
relativa de 35% a
45%
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
SOPORTES DE ALMACENAMIENTO

16. 2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
LIMITES DE TOLERANCIA
Condiciones climáticas recomendadas para el almacenamiento a largo plazo
de materiales en archivos y bibliotecas. Fuente: ISO 11799:2003 information
and documentation- document storage requirements for archive and library
materials
Tipo de material
Temperatura (°C) Humedad relativa (%)
Mín. Máx.
Fluctuació
n diaria
tolerable
Mín. Máx.
Fluctuació
n diaria
tolerable
Papel (preservación óptima) 2 18 ±1 30 45 ±3
Papel (almacenado en áreas de oficina
con uso regular)
14 18 ±1 35 50 ±3
Pergamino y cuero 2 18 ±1 50 60 ±3
Película fotográfica y microfilm: gelatina
de plata blanca y negra sobre base de
acetato de celulosa
Bien sea
O
O
2 ±2 20 50 ±5
5 ±2 20 40 ±5
7 ±2 20 30 ±5

17. Tipo de material
Temperatura (°C) Humedad relativa (%)
Mín. Máx.
Fluctuaci
ón diaria
tolerable
Mín. Máx.
Fluctuaci
ón diaria
tolerable
Película fotográfica: color
sobre sobre base de acetato
de celulosa
Bien sea
O
O
-10 ±2 20 50 ±5
-3 ±2 20 40 ±5
2 ±2 20 30 ±5
Impresiones en papel
fotográfico: gelatina de plata
blanca y negra o blaqueador
de tinta de plata o diazo
18 ±2 30 50 ±5
Impresiones en papel
fotográfico: color
2 ±2 30 40 ±5
Impresiones en papel
fotográfico: todas las otras
impresiones
-3 ±2 30 50 ±5
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
LIMITES DE TOLERANCIA

18. 2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
Tipo de material
Temperatura (°C) Humedad relativa (%)
Mín. Máx.
Fluctuaci
ón diaria
tolerable
Mín. Máx.
Fluctuaci
ón diaria
tolerable
Cintas magnéticas (datos,
audio y video) sobre base
de poliester
Bien sea
O 8 11 ±2 15 50 ±5
O 8 17 ±2 15 30 ±5
Medios magnétios (otros) 8 23 ±2 15 20 ±5
Discos ópticos -10 23
No hay
datos
disponob
le
20 50 ±10
LIMITES DE TOLERANCIA

19. La disposición de las unidades de
conservación en los estantes deberá
permitir una adecuada ventilación a
través de ellos.
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
VENTILACIÓN
El caudal debe garantizar la
renovación continua y permanente
del aire de una a dos veces por
hora. Esto se debe establecer de
acuerdo con las condiciones
ambientales internas que se quieren
mantener y al espacio.

20. Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de
partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de
éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
FILTRADO DE AIRE
Tipo de contaminante
Máximo límite de tolerancia
Partes por billón (ppb) µg/m3
Dióxido de azufre (SO2) 5 a 10 -
Óxidos de nitrógeno
(NOx)
5 a 10 -
Ozono (O3) 5 a 10 -
Ácido acético
(CH3COOH)
<4 -
Formaldehido (HCOH) <4 -
Material particulado - 50
NOTA 1. El límite de partículas de polvo presupone la remoción (por un
sistema de filtración de aire) de un 60 a 80% de material particulado con
un diametro de mas de 0,5 µm.

21. Evitar la incidencia de la luz directa sobre
documentación y contenedores.
Como iluminación artificial se podrá emplear luz
fluorescente pero de baja intensidad y utilizando
filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente
con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de
los depósitos.
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
ILUMINACIÓN EN DEPÓSITOS
Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 uw/lumen.

22. 2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
ILUMINACIÓN EN AREAS TÉCNICAS
Factores
ambientales
Rangos de
Conservación
Luz Visible 50 - 100 Lux
Luz
Ultravioleta
50 - 75
m/Lumen

23. 2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
CONTAMINACIÓN BIOLÓGICA

24. Comisión de las Comunidades Europeas (CCE 1993)
Nivel de Contaminación
Hongos (
UFC/m3)
Bacterias (
UFC/m3)
Clasificación para ambientes
internos no industriales
Muy Bajo Menor a 25 Menor a 50
Bajo 26-100 51-100
Intermedio 101-500 101-500
Alto 501-2×103 501-2×103
Muy alto
Superior a
2×103
Superior a
2×103
Reboux et al. (2009) Indoor mold concentration in Eastern France. Indoor Air 2009; 19: 446–453
Nivel de Contaminación Hongos ( UFC/m3)
Ambientes de Oficina y
Archivos
Bajo Menor a 170
Moderado 170 – 560
Alto 560 – 103
Muy Alto Superior a 103
Tsai y Macher (2005). Concentrations of airborne culturable bacteria in 100 large US office buildings
from the BASE study. Indoor Air; 15: 71–81.
Nivel de Contaminación
Bacterias (
UFC/m3)
Ambientes de OficinaAdecuado Inferior a 175
Inadecuado Superior a 175
2. Monitoreo y control de condiciones ambientales
CONTAMINACIÓN BIOLÓGICA

25. 3. Producción de documentos de archivo
CALIDAD DE SOPORTES – PAPELES
El Comité de conservación, junto con la Secretaría Técnica, del Archivo General de
la Nación lograron, conjuntamente con los comités Técnicos de "Productos de
papel y cartón" y "Archivística y Gestión Documental" del ICONTEC, la aprobación y
homologación de la Norma Técnica Colombiana NTC 4436 "PAPEL PARA
DOCUMENTOS DE ARCHIVO. REQUISITOS PARA LA PERMANENCIA Y LA
DURABILIDAD" *
Composición: Papel producido de Pulpa de Eucalipto de Bosques
Cultivados y sometido a procesos TCF (Blanqueo sin Cloro )
obteniéndose papel de excelente calidad, amigable al medio
ambiente y reciclable.
Producto no perecedero siempre que sea almacenado en
condiciones adecuadas.

26. Normalizar el uso de cartuchos de tinta para impresora; Tipo Laser o,
en su defecto, de Inyección, esferográficos, Tonners de tinta para
sistemas reprográficos tipo fotocopiadora que cumplan con las
siguientes características;
Secado rápido,
Insolubles al agua,
Una vez secas tener un PH cercano al Neutro ( 7 ),
Resistentes a gentes biológicos y a la luz,
Permanentes y durables.
CALIDAD DE TINTAS
3. Producción de documentos de archivo

27. 4. Reproducción de documentos de archivo
IMPLEMENTACIÓN DE
PROGRAMAS DE
DIGITALIZACIÓN:
Con el objetivo de brindar la
copia digital para consulta y
conservar el original.
Para archivos se
recomienda digitalizar en
formatos JPEG o TIFF s.in
redimensionar y de 300 a
600 dpi, dependiendo del
documento

28. 4. Reproducción de documentos de archivo
IMPLEMENTACIÓN DE
PROGRAMAS DE
MICROFILMACIÓN:
Con el objetivo conservar la
información y el soporte
original.
NTC 3723: Micrografía. Microfilmación de documentos sobre
películas de tipo gelatina y sales de plata de 16mm y 35mm.
Técnicas de operación.
NTC 4080: Micrografía. Símbolos gráficos para su uso en
microfilme con su significado, aplicación y localización.
Clasificación de Microfilmes

29. Disponer de equipos para atención de desastres como extintores
de CO2, solfaclan o multiprosito y extractores de agua de acuerdo
con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y
de agua.
Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de
unidades deberá estar acorde con las dimensiones del depósito y
la capacidad de almacenamiento.
5. Prevención de desastres

30. 5. Prevención de desastres
MANEJO DE DOCUMENTACION CON BIODETERIORO
Una vez detectada la documentación, debe aislarse de la
documentación sana, marcarse como material contaminado y
disponer de un sitio en el edificio para su tratamiento.
MATERIAL BIOCONTAMINADO

31. 5. Prevención de desastres
USO DE ELMENTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
El uso de elementos de bioseguridad es
obligatorio en archivos. Se deben
implementar programas de
concientización y hacer seguimiento a
enfermedades de salud ocupacional.
Programas de saneamiento ambiental
en oficinas y depósitos de archivos, asi
como desinfección de documentos con
tratamientos comprobables.

32. 6. Eliminación documental por intervención de FDA

33. Gracias!
Archivo de Bogotá
Calle 6B No. 5-75
Myriam Loaiza. Conservadora
mloaiza@alcaldiabogota.gov.co