Capacitación Sección de Presupuesto abril-2019.pptx

VICERRECTORÍA DE DESARROLLO
PROGRAMA GESTIÓN FINANCIERA
Capacitación
Inducción a los procesos de Gestión Financiera para
funcionarios externos

OBJETIVO GENERAL
Capacitar al personal profesional y técnico de la Universidad Nacional,
sobre los procesos financieros y presupuestarios que se realizan en la
Institución, con el propósito de coadyuvar en su desarrollo profesional, el
fortalecimiento de sus conocimientos.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Brindar a los funcionarios de la UNA un conocimiento general sobre el
sistema financieros-presupuestario de la UNA y su interrelación con los
diferentes sistemas de información institucional.
1. Capacitar a los funcionarios de la UNA sobre los procesos que se
realizan en cada una de las Secciones del PGF.

VICERRECTORÍA DE ADMINSITRACIÓN
PROGRAMA GESTIÓN FINANCIERA
SECCIÓN DE PRESUPUESTO
Jefe: Mag. Ronny Hernández Álvarez
SubJefe: Mag. Paula Gómez Palma

Contenido
1. Marco Jurídico básico y normativo .
2. Sistemas de Información de la Universidad Nacional y
otro
3. Conceptos generales y fundamentales sobre
Presupuesto
4. Conceptos básicos del módulo de finanzas del sistema
de información Banner
5. Modificaciones presupuestarias
6. Aspectos presupuestarios laborales
7. Unidad Especializada

• Constitución Política de la República. (art 85)
• Ley de Admin. Financ. de la Repúb.y Presup. Públicos No. 8131 y su
Reglamento.
• Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, No. 7428
(artíc. 19).
• Ley General de Control Interno No. 8292.
• Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012.
• Principios de contabilidad generalmente aceptados.
• Catálogos de cuentas (Ingresos y Egresos) del sector público (Minist.
Hacienda).
• Circulares de la Contraloría General de la República.
1. Marco Jurídico básico y normativo:

Marco jurídico :
• Estatuto Orgánico de la Universidad Nacional (Capít. V, Artíc. 24,
inciso ch).
• Directrices y procedimientos Institucionales para la Formulación,
Aprobación, Ejecución y Seguimiento del Plan Operativo Anual
Institucional y Presupuesto (POAI).
• Procedimiento de niveles de aprobación interna del Presupuesto
Institucional y su ejecución - SCU-2236-2006 (Gaceta 22 – 2006)
1. Marco Jurídico básico y normativo:

2. Sistemas de Información de la
Universidad Nacional y otros
• Sistema Banner Finanzas (Módulo finanzas,
módulo proveeduría, módulo viáticos)
• Banner Estudiantes (matrícula, becas, cobros)
• Sistema SIGESA (Administración de Recursos
Humanos, planillas, modificaciones laborales,
control de horas, formulación)
• Sistema de información Académico (SIA).

2. Sistemas de Información de la
Universidad Nacional y otros
• Sistema de formulación presupuestaria UNA-WEB.
• Sistema de inversiones SICOI.
• Sistema de becas (SIBEUNA)
• Sistema UNA SIPP
• Sistema de información planes y presupuesto SIPP

Módulos del Sistema de Administración Financiera
SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO:
• Formulación presupuestaria (laboral, operación e inversión).
• Contabilidad presupuestaria (ejecución y control).
SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD PATRIMONIAL:
• Contabilidad general..
• Activos fijos.
SUBSISTEMA DE TESORERÍA:
• Bancos (Gestión de Tesorería).
• Cajas chicas.
• Módulo de viáticos.
• Cuentas por pagar.
• Cuentas por cobrar.
• Inversiones.

• Plan operativo anual institucional
(APEUNA-PGF)
• Plan estratégico (mediano plazo) – Apeuna.
• Presupuesto ordinario, extraordinario,
modificaciones presupuestarias. (PGF –
APEUNA)
Planificación y presupuestación:

3. Conceptos generales y
fundamentales sobre Presupuesto

• Presupuesto ordinario: Instrumento que contiene la
estimación de los ingresos y de los gastos probables para un
período de tiempo determinado (generalmente un año).
Sirve como instrumento de gestión y control, mediante el
cual se asignan los recursos necesarios para el logro de los
objetivos y metas planteados y para la toma de decisiones.
• Proyecto de Presupuesto: Documento en proceso de
aprobación interna por parte de las autoridades
universitarias.
• Presupuesto inicial: (presupuesto ordinario) es con el que
se comienza la gestión anual de la institución.
Conceptos Generales sobre Presupuesto

• Presupuesto final: lo constituyen los montos ajustados
con que se cierra al final del período, una vez aplicadas
las variaciones presupuestarias (modificaciones y/o
presupuestos extraordinarios).
• Modificaciones presupuestarias. Variaciones que
sufren los montos de las cuentas y programas
presupuestarios durante el período de ejecución y que
no modifican el monto total del presupuesto.
Conceptos Generales sobre Presupuesto

• Presupuestos extraordinarios: Aumentos o disminuciones en las
cuentas y programas que afectan el presupuesto total de un período.
• Presupuesto de aplicación general: Recursos para atender los gastos
operativos, laborales e inversión necesarios en el desarrollo normal las
actividades académicas y administrativas de la Universidad. Se financian
con recursos del FEES (Ley 5909), Ley 7386 Rentas Propias y Otros
recursos generados por la propia institución (cobro de derechos
estudiantiles, productos financieros, venta de bienes y servicios, otros).
También se les conoce como recursos UNA.
• Presupuesto de aplicación específica: Recursos que ingresan con el
propósito de atender un fin determinado (sean proyectos, obras, otros).
Su financiamiento proviene de diferentes fuentes, como son: Leyes de
gobierno; actividades de vinculación externa y transferencia tecnológica
(convenios y contratos con entes externos, ventas de bienes y servicios,
otros), por ejemplo: Ley Nal. Emergencias No. 8488 para Ovsicori; Ley de
Pesca (Carrera Biología Marina); Fdos. Sist. FEES para proyec.
Interinstitucionales.; Convenio UNA-Unión Europea (Proyecto. Saltra).

Actores y Responsables en el Subsistema de Presupuesto.
Participan el Jerarca (Miembros del Consejo Universitario), Rector
(a) y su Gabinete (Vicerrectores (as)), y funcionarios de órganos
colegiados, órganos asesores, unidades administrativos,
académicas y paraacadémicas que administran y ejecutan recursos
institucionales.
FORMULACIÓN
CONTROL
Y EVALUACIÓN
EJECUCIÓN
APROBACIÓN
Fases del proceso presupuestario

• Área de Análisis y Plan Presupuesto
• Sección de Presupuesto
• Unidades
(Académicas, Administrativas,
Paraacadémicas).
• Sección de Presupuesto
• Unidades
• (Académicas, Administrativas y
• Paraacadémicas)
Dos procesos fundamentales
Proceso de Formulación del Presupuesto
(LABORAL Y APERTURA DE CODIGOS)
Proceso de Ejecución del
Presupuesto

Tipos de recursos que administra la universidad
Nota:
Los recursos UNA001 se refieren a los recursos del período, sin embargo
de acuerdo al tipo de fondo donde se originan los compromisos así se
trasladan al siguiente período, por lo tanto sería posible que en el tipo de
financiamiento 001, existan recursos de períodos anteriores por esta
causa.
Los recursos UNA920 son los que provienen del superávit de años
anteriores.
Recursos de
Aplicación General UNA001 y 920: Recursos
Una corrientes y superávit

RECURSOS DE APLICACIÓN
ESPECIFICA
FEU001 y 921 Recursos FEUNA
FID001 y 921 Recursos FIDA
BEC001 y 921 Recursos Becas
CEX001 y 921 Recursos de Cooperación Externa
FSI001 y 921 Recursos de Fondos del sistema
BCI001 y 921 Recursos Ley BCIE
PES001 y 921 Recursos Ley de Pesca
EME001 y 921 Recursos Ley Emergencias
TTS001 y 921 Recursos por Transferencia Tecnológica
REP001 y 921 Recursos Rentas Propias
FIN001 y 921 Recursos de Financiamiento Corrientes
FUN001 y 921 Recursos FUNDER
FUR001 y 921 Recursos REDES
INT001 Y 921 Recursos generados por los intereses
BMU001 y 921 Recursos del Banco Mundial
PROD001 Y 921 Recursos de producción
Fondo de activos Fijo:
ACTFIJ
Fondo de bancos:
Banco Nacional
Banco Costa Rica
Banco Popular
Fondo Descripción
Otros fondos no
operativos

Los recursos de la universidad nacional provienen
de diversas fuentes:
 El FEES
- Recursos UNA
- Recursos Fondos del Sistema
 Ley de Rentas Propias
 Ley del Impuesto al Cemento
 Venta de Bienes y Servicios
 Intereses sobre títulos valores
 Derechos sobre los Servicios de
Educación (Matrícula, Graduación,
Certificaciones, etc.)
 El CONICIT
 Transferencias corrientes o de
capital.
 Comisión Nacional de Emergencias
 Superávit
 Ley de Pesca
 Recursos Externos
 Préstamos de Entidades Financieras
 Banco Mundial

Nota: A partir de la nueva estructura y para iniciar en el 2008, no existe restricción
para incluir y afectar cuentas de inversión en cualquier programa.

Programa Subprograma Área de
Desarrollo
Característica de
actividad
Actividad
presupuestaria
N1 N2 N3 N4 N5
ACADEM DAAB01
D_DOCE DAA DAAB
COMPOSICION DE PROGRAMAS EN BANNER Y
ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA
Programa
Académico
Subprograma
Docencia
Planes de
estudio conduc
posgrado
Ciencias Marinas
y Costeras
Manejo cuenc.
Mari cost. Bio/
Prote

Clasificador de ingresos:
El clasificador de ingresos, es el catálogo oficial a nivel nacional donde deben registrarse todos
los ingresos, el mismo fue emitido por el Ministerio de Hacienda, mediante el decreto No. 31458-
H.
Estructura resumida de ingresos en el sector público:
Se subdivide en tres grandes partidas de ingresos (ingresos corrientes, ingresos de capital y
financiamiento).
Clasificadores del Ministerio de Hacienda:
Son obligatorios el uso de los mismos a partir del año 2006.
Se pueden accesar en:
https://www.hacienda.go.cr/contenido/524-clasificadores

Concepto de superávit o déficit
Superávit o déficit:
Los superávit o déficit es la diferencia que se presenta entre
ingresos y gastos

Superávit neto:
Este concepto es sumamente importante, aunque bajo el
clasificador del Ministerio de Hacienda no existe, es un concepto
que se da por la misma naturaleza de la ejecución de los
recursos. En ese sentido, corresponde a la diferencia del ingreso
menos los gastos (girado + compromisos presupuestarios). Es
preponderante aclarar, que para efectos de la legislación hasta la
fecha no se toma en cuenta el componente de los compromisos.
Lo anterior, se da bajo la conceptualización que a la fecha no se
han empezado a pagar los bienes duraderos (equipos, obras), o
las transacciones que quedan comprometidas al finalizar el año.

Clasificador por objeto de gasto:
El clasificador por objeto de gasto, es el catálogo oficial a nivel
nacional donde deben registrarse todos los gastos, el mismo fue
emitido por el Ministerio de Hacienda, mediante el decreto No.
31459-H
Partidas presupuestarias partidas de gastos:

Porcentaje de ejecución:
El porcentaje de ejecución determina el comportamiento en términos relativos de la ejecución
de los presupuestos, el cual se puede observar desde dos perspectivas, una metodología es
tomar el girado y dividirlo entre el presupuestado, y la otra metodología es tomar el girado más
loscompromisospresupuestariosydividirloentre elpresupuestado; este últimono es aceptable
porlostérminosde lanormativa,ya que loscompromisossonobligaciones,peronosonungasto
efectivo.
Diferenciación entre presupuesto disponible y superávit:
Se debe diferenciar el concepto de presupuesto disponible o disponible versus el superávit. En
ese sentido, el disponible es la diferencia entre el presupuesto y el gasto (girado), o cuando se
le agregan los compromisos (girado + compromiso), denominado gastado. El otro concepto de
superávit, como se indicó, es el ingreso menos el gasto (girado sin compromisos o girado con
compromisos).

Procesos Inicio de año
• Carga de presupuesto
formulado
• Traslado y carga de
compromisos
• Apertura del sistema
• Modificaciones
presupuestarias
• Presupuesto extraordinario

Se subdivide en tres actividades fundamentales que son:
1. Actividad laboral (desarrollada por la Sección de Presupuesto, se
coordina con las unidades, algunos aspectos se coordinan con el
Área de Análisis y Plan Presupuesto, entre ellos laboral de
servicios especiales, fondos del sistema, laboral de
remunerados, laboral de centralizadas).
2. Actividad de operación (desarrollada por el Área de Análisis y
Plan Presupuesto, coordinan la formulación con las unidades y
las autoridades).
3. Actividad de Inversión (desarrollada por el Área de Análisis y
Plan Presupuesto, coordinan la formulación con las unidades y
las autoridades).
Este presupuesto conforma toda la estimación de recursos para empezar y ejecutar durante
todo el año, e incorpora todas las previsiones que deben desarrollarse durante el año, tales
como los recursos específicos.
PRESUPUESTO ORDINARIO
(Formulación del presupuesto Inicial)

• Corresponde a la incorporación de recursos nuevos durante
la ejecución, los cuales no están considerados en el
presupuesto ordinario
• Puede incluir las tres actividades mencionadas en el
presupuesto ordinario (laboral, operación e inversión), por
dinámica, en el primer presupuesto extraordinario se
incorporan los superávit del año anterior (recursos de
aplicación general y recursos de aplicación específica), y
cualquier otra fuente de recursos frescos.
• Los otros presupuestos extraordinarios, incluyen recursos
nuevos para la institución.
Presupuestos extraordinarios

• Consiste en hacer cambios o traslados al
presupuesto de un programa a otro, de una
cuenta de gastos a otra, excepto las cuentas de
remuneraciones, gastos de representación,
transferencias corrientes, cuentas especiales.
• Los cambios o traslados son a nivel de cuenta de
gastos o ingresos (este último cuando sea
necesario) básicamente, de la misma forma que
los presupuestos extraordinarios, guarda el
equilibrio financiero, donde se rebaja de una
cuenta de gastos para incluirla exactamente en
otra cuenta de gastos.
Modificaciones Internas de Operación e Inversión

1. Se abarca todo aquello que no puede realizarse por una
modificación interna, tal es el caso de convertir presupuesto
laboral a operación o a la inversa, así como los gastos de
representación, los gastos de transferencia y asignaciones
globales.
2. Este documento es utilizado, para buscar el uso de
economías salariales, lo mismo que las unidades conviertan
presupuesto laboral en operación, o para reforzar partidas
antes mencionadas (gastos de representación,
transferencias, laborales).
Nota: Se incorpora en el Sistema hasta que esté aprobado por el
Consejo Universitario.
Modificaciones internas sujetas a
aprobación por el consejo universitario

ARTÍCULO 6. Financiamiento de gastos corrientes
Para los efectos de una adecuada gestión financiera, no podrán
financiarse gastos corrientes con ingresos de capital.
ARTÍCULO 46. Compromisos presupuestarios
Los saldos disponibles de las asignaciones presupuestarias
caducarán al 31 de diciembre de cada año.
Los gastos comprometidos pero no devengados a esa fecha, se
afectarán automáticamente en el ejercicio económico siguiente y se
imputarán a los créditos disponibles para este ejercicio.
Artículos fundamentales de la LAFPP

Compromisos Presupuestarios
• Es una reserva presupuestaria cuyo
objetivo es garantizar la disponibilidad de
dicho presupuesto para llevar a cabo la
ejecución de un tramite o proceso
determinado.
• Para proceder a elaborar un Compromiso
presupuestario es de suma importancia
que haya un documento u orden expresa
que funjan como respaldo de dicho
proceso. Un compromiso puede ser
realizado en cualquier FOCP siempre y
cuando este tenga el disponible requerido
Que es un compromiso?

Tramites donde es requerido compromiso
Presupuestario
• Aperturas de Cajas Chica.
• Aperturas de Fondos Especiales.
• Proceso de Compras de bienes y
servicios.
• Pagos de Nominas estudiantiles
• Pago de ayudas económicas a
funcionarios.
• Elaboración de Requisiciones por
sistema BANNER.
• Transferencias al exterior.
• Otros.

4. Conceptos básicos del módulo de
finanzas del sistema de información
Banner

• El sistema de Banner Finanzas posee una contabilidad
automatizada, mediante el uso de procesos asistidos por
reglas de forma tal que las transacciones registradas
generan sus propios movimientos contables afectando
las cuentas de balance y de resultados.
• La contabilidad de Banner se realiza utilizando Fondos.
• Es una contabilidad presupuestaria que se encuentra en
línea.
• Utiliza módulos que se conectan con el libro mayor
general.
Contabilidad de BANNER

28/07/2022
Estructura General Módulo Finanzas
Cuentas x Cobrar
Contabilidad
de Costos
Activos
Fijos
Desarrollo de
Presupuesto
Cuentas x pagar
Libro mayor
Compras/recepción
Almacenes e Inventarios
Contabilidad de
Costos
Contabilidad de
Investigaciones
Activos Fijos
Desarrollo de Presupuestos

CONCEPTOS
FINANCIEROS
BASICOS
Saldo efectivo: corresponde al
saldo que realmente le ha
ingresado de su presupuesto a
esa fecha, este saldo puede
observarse en la columna de
ingresos reales o actividad a la
fecha. Es el saldo real a que
tiene derecho toda organización o
programa
Presupuesto disponible: es la diferencia
entre el presupuesto y lo gastado
Gastado: es la sumatoria
de actividad a la fecha
mas los compromisos
Compromisos: Corresponde a las reservas
presupuestarias que se generan por diferentes
transacciones como requisiciones, órdenes de
compra, cajas chicas, fondos especiales, etc.
Actividad a la fecha: Es el monto girado o
contabilizado a la fecha.
Presupuesto: son los montos
aprobados en el presupuesto ordinario
y extraordinarios por la Contraloría
General de la República, también los
montos según modificaciones internas
aprobadas por las unidades ejecutoras
y el Consejo Universitario, todas
distribuidas en un FOCP.

Cuenta
Fondo
Programa
Organización
Los fondos responden la pregunta: ¿de dónde se
originan los recursos? Su homólogo en SIGESAS es el
Tipo de Financiamiento
Actividad Presupuestaria. Su homólogo en
SIGESA son los Códigos Presupuestarios.
Es la codificación contable y presupuestaria de las
transacciones realizadas de acuerdo con su naturaleza.
Se refiere a las Unidades Ejecutoras. Son las unidades
funcionales que ejecutan presupuesto, cumplen la
misma función que las actuales unidades ejecutoras en
SIGESA
Terminologia sistema sct-banner

Ejemplo de Distribución Presupuestaria (FOCP)
Fondo: UNA001
DCHE01
GCFK09
GGHN01
EEJG03
AHAK02
AHAK46
AHAK47
GHAK02
GHAK30
DC
H0701
Organización :
Cuenta :
Programa:

CATALOGO DE CUENTAS DE BANNER
Todas las cuentas que
empiezan con la letra “H”
empiezan con la letra “D”
• Son las cuentas de
GASTOS DE
OPERACIÓN E
INVERSIÓN
INGRESOS
empiezan con la letra “G”
 Son las cuentas de GASTOS
POR REMUNERACIONES
LABORALES
empiezan con la letra “C”
empiezan con la letra “A”
empiezan con la letra “B”
PATRIMONIO
ACTIVO
PASIVO

Formas de utilización del sistema de Banner
finanzas.
• Consultas
• Impresión

Formas de consulta por pantalla
FGIBDST: Se puede
consultar de un fondo-
organización-programa-
cuenta, independiente o
integralmente. En esta
forma podemos desglosar
compromisos en opciones e
información detallada.
FGIBAVL: La forma
FGIBAVL, es el mismo
procedimiento anterior, la
diferencia se da en que
FGIBDST, solo se muestra
cuando el proceso ha sido
aplicado, mientras que
FGIBAVL, muestra la
transacción aunque no se
haya aplicado.
FOIDOCH: Esta forma se
muestra el historial de todas
las transacciones.

FORMA: FGIBDST
PASO Nº 1: DIGITE LA
FORMA

PASO Nº 3: DAR “BLOQUE SIGUIENTE” Y LA INFORMACIÓN SE
MOSTRARÁ
Es importante indicar que en
Relacionado estando ubicado
aquí, usted podrá visualizar los
movimientos realizados
(documento que los originó)
Relacionado

PARA SALIR:
4.1 Dar click
Recomenza
4.2. Dar
clic en la x

Impresión de
Estados
Consolidados
FZREPGI: estado del
presupuesto; se puede
visualizar según
requerimiento por
programa, por fondo,
por organización.
FZREOAR: estado
de origen y
aplicación, es
utilizado para
recursos
específicos.
FZREOYA:
reporte por
organización.
FZRBAVL: imprime
el estado
presupuesto
pendiente de pasar
a la tabla
presupuestaria.

Forma: FZREPGI
Parámetros: Catálogo U, año 2019, Período 02, Desde el Fondo INT921, Hasta
el Fondo INT921, Desde Organización CB, Hasta Organización CB, Gastos o
ingresos G o I.

Se aconseja
Ponerle clip a
Guardar conjunto
Se aconseja
Ponerle clip en
enviar
Se aconseja
guardar

Reporte: FZREOAR
Parámetros: Catálogo U, Año 2018, Período 11, Del Fondo al Fondo xxx; De Organización a la
Organización xxx, del Programa al Programa xxx.
Se aconseja
Ponerle clip a
Guardar conjunto
Se aconseja
Ponerle clip en
enviar
Se aconseja
guardar

28/07/2022
Consultas de catálogos
FTVACCT: Permite ver
las cuentas
contables/presupuest
arias
FTVFUND: Consulta de
la estructura de
Fondos.
FTVPROG: Ingreso a
consulta de Programas
presupuestarios.
FTVORGN: Sirve para
ver las organizaciones
existentes dentro del
CDC.

28/07/2022
Reportes de Catálogos
Los reportes de catálogo se pueden generar tanto por
pantalla como por impresión y se realiza en las formas:
• FGRACTH: Catálogo de cuentas.
• FGRPRGH: Catálogo de Programas.
• FGRFNDH: Catálogo de Fondos.
• FGRORGH: Catálogo de Organizaciones.

5. Modificaciones presupuestarias

Si la modificación abarca cuentas de
remuneraciones, gastos de representación,
transferencias corrientes o cuentas especiales,
deberá tramitarse, por medio de una
“MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA INTERNA
SUJETA A APROBACIÓN POR PARTE DEL
CONSEJO UNIVERSITARIO”.
No se pueden trasladar recursos de aplicación
general a específicos, ni viceversa, en otras
palabras de UNA001 y UNA920 a cualquier otro
fondo.
El plazo para ejecutar una modificación
presupuestaria interna es de tres días hábiles, a
partir del momento de recibida e incluyendo la
aprobación correspondiente.
Cuando los fondos corresponden a recursos
específicos. Si la organización, el fondo, y el
programa son diferentes, deben hacer un traslado
del “ingreso”, disminuyendo de un FOCP y
aumentando en otro.
Modificaciones internas
RESTRICCIONES

Proceso
El usuario tramita las modificaciones internas por dos medios:
1. De forma manual
2. De forma electrónica
FORMA MANUAL:
En la dirección indicada al pie, se puede descargar el
siguiente formulario, el cual debe completarse y
presentarlo ante la secretaria de la Sección de
Presupuesto:
http://www.financiero.una.ac.cr/index.php?option=com_
remository&Itemid=60&func=select&id=18

N°
Fecha:
TOTAL DOCTO: ₡0,00
FONDO ORGANIZACIÓN CUENTA PROGRAMA MONTO FONDO ORGANIZACIÓN CUENTA PROGRAMA MONTO
₡0,00 ₡0,00
₡0,00 ₡0,00
¢0,00 ¢0,00
Notas: 1. Se debe indicar la justificación correspondiente y el detalle
Justificación: de su aplicación, de acuerdo con los objetivos y metas,
al dorso de este documento, debidamente autorizado.
2. En todos los formularios debe incluirse el traslado de
Nombre: Firma:_______________________ Sello ingresos excepto para los Fondos UNA001 y UNA920
o cuando sea el mismo programa.
Visto Bueno Unidad:_____________________
Elaborado por: Ronny Hernández Alvarez versión: 01-2019
REBAJAR AUMENTAR
PROGRAMA DE GESTIÓN FINANCIERA
MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA INTERNA
TOTAL REBAJAR TOTAL AUMENTAR
CUENTAS DE GASTO CUENTAS DE GASTO
SUBTOTAL GASTOS SUBTOTAL GASTOS
CUENTAS DE INGRESOS (ver nota 2) CUENTAS DE INGRESOS (ver nota 2)
SUBTOTAL INGRESOS SUBTOTAL INGRESOS

Vía web
 La Sección de Presupuesto imprime los
formularios para que sean aplicados en el sistema
Banner. En el momento que el encargado de la
aplicación de las modificaciones internas la digite
en Banner, la Sección de Presupuesto indica por
medio de la página que se completó el
movimiento.
 Se debe solicitar al CGI la clave para el acceso. Se
debe ingresar a la dirección electrónica:
www.modificacion.una.ac.cr, donde se completa y
transmite el formulario completo a la Sección de
Presupuesto.

Consiste en un formulario, que permite trasladar
presupuesto de gastos siempre y cuando se guarden 4
condiciones:
1. El mismo Fondo
2. El mismo Programa Presupuestario (De AHAQ01 a
AHAK02)
3. El mismo Monto
4. La misma Cuenta
Para ello se aplica, en laboral, operación e inversión. Por
esto se desprenden dos tipos de traslados, las
modificaciones laborales y los traslados presupuestarios
de operación e inversión.
Se incorporan con el visto bueno de las unidades, y no requiere
aprobación por parte del Consejo Universitario
Traslados presupuestarios

N°
Fecha:
₡0,00 ₡0,00
₡0,00 ₡0,00
¢0,00 ¢0,00
REBAJAR AUMENTAR
TRASLADO PRESUPUESTARIO
CUENTAS DE INGRESOS (ver nota 2) CUENTAS DE INGRESOS (ver nota 2)
SUBTOTAL INGRESOS SUBTOTAL INGRESOS

• Se abarca todo aquello que no puede realizarse por una
modificación interna, tal es el caso de convertir
presupuesto laboral a operación o a la inversa, así como los
gastos de representación, los gastos de transferencia y
asignaciones globales.
• Este documento es utilizado, para buscar el uso de
economías salariales, lo mismo que las unidades conviertan
presupuesto laboral en operación, o para reforzar partidas
antes mencionadas (gastos de representación,
transferencias, laborales).
Nota: Se incorpora en el Sistema hasta que esté aprobado
por el Consejo Universitario.
Modificaciones internas sujetas a aprobación
por el consejo universitario

N°
Fecha:
₡0,00 ₡0,00
¢0,00 ¢0,00
REBAJAR AUMENTAR
MODIFICACIÓN PRESUPUESTARIA SUJETAS APROBACIÓN AL CONSEJO UNIVERSITARIO

6. Aspectos presupuestarios laborales

SUBPROGRAMAS
Restricción por programa
presupuestario
No es posible trasladar plazas entre programas presupuestarios,
solamente mediante una Modificación al Consejo Universitario

Clasificación de puestos
Distribución de puestos por programas
para Formulación y Ejecución
Programa = D, I
E, I,G Programa = VU, GV Programa = A
Puestos Académicos
Admin. y Paraacad.
Puestos Académicos
Admin. y Paraacad.
Puestos Académicos
Admin. y Paraacad.
(1) Se excluye la Vicerrectoría de Administración que se encuentra en el programa
administrativo y a la Vicerrectoría de Vida Estudiantil que se encuentra en el Programa
Vida Universitaria.

Plaza propietaria
Plaza a plazo fijo
Asignados en propiedad y plazas vacantes
Plazas asignadas en forma permanente
Tipo plaza
Plaza Servicios Específicos Plazas temporales (recursos UNA) y Plazas
por vínculo externo (específicos9

Nombramientos con otros
fondos
diferentes a fondos UNA
Servicios
Especiales
Puestos
Temporales
Remuneraciones al personal profesional, técnico o administrativo
contratado para realizar trabajos de carácter especial y temporal,
que mantienen una relación laboral menor o igual a un año. Se
exceptúan los gastos de los proyectos de carácter plurianual,
entendidos éstos como aquellos proyectos de inversión de
diversa naturaleza que abarcan varios períodos presupuestarios.

Tipos de jornadas
JORNADA Horas
Diarias
Horas
Mensuales
Horas Anuales
40 8 240 2880
30 6 180 2160
20 4 120 1440
10 2 60 720
5 1 30 360

Cálculo de jornadas
Tiempo completo: corresponde a la
jornada de 40 horas.
• Horas diarias 8
• Horas semanales 40
• Horas mensuales 240
• Horas semestrales 1440
• Horas anuales 2880
• Ejemplo:
• Para un nombramiento a tiempo
completo ¿Cuántas horas se
ocupan del 01 Enero al 05
Mayo?
• 4 meses x 240= 960
• 5 días x 8 = 40
• Para un total de 1000 horas
Nota: Para todos flos eectos los meses se consideran de 30 días.

Tiempo 3/4: corresponde a la
jornada de 30
• Horas diarias 6
• Ejemplo:
• Para un nombramiento a 3/4
tiempos ¿Cuántas horas se ocupan
del 01 Enero al 05 Mayo?
• 4 meses x 180= 720
• 5 días x 6 = 30
• Para un total de 750 horas
Nota: Para todos los efectos los meses se consideran de 30 días.

Tiempo 1/2: corresponde a la jornada
de 20:
• Horas diarias 4
• Ejemplo:
• Para un nombramiento a 1/2
tiempos ¿Cuántas horas se ocupan
del 25 Enero al 05 Mayo?
• Enero 6 días X 4 = 24 H
• De Feb a Abril 3m X 120 = 360 H
• Mayo 5 días X 4= 20
• Total 404 H
Nota: Para todos los efectos los meses se consideran de 30 días.

• Tiempo 1/4: corresponde a la jornada de 10.
• Horas diarias 2

Reposición de puestos
• Cuando la Rectoría Adjunta o la
Vicerrectoría de Administración
aprueban la reposición de la
plaza, envían copia de la
resolución a la Sección de
Presupuesto y a la unidad.
• De acuerdo al módulo de SIGESA,
la unidad coordina con la Sección
de Presupuesto para inactivar la
plaza existente y activar la nueva
plaza.
Se presenta por las siguientes
situaciones:
Pensión, Renuncia, Despido,
ascenso en propiedad y
Defunción
Procedimiento:
• Las unidades ejecutoras
deberán solicitar a la
Vicerrectoría respectiva, la
aprobación para reponer el
puesto.

Para los recargos de tareas docentes, se solicita que la
Unidad Académica disponga de las horas para el pago de
ese concepto, el cual se administra como un sobresueldo
(ya que así lo indica el reglamento respectivo).
La unidad debe coordinar con el Área Laboral de la Sección
de Presupuesto, para convertir el presupuesto necesario a
la cuenta de sobresueldo, la persona encargada es Augusto
García. Lo que implicaría que se incluye en una
modificación presupuestaria al Consejo Universitario, con el
fin de trasladar el presupuesto de la cuenta de sueldos para
cargos fijos hacia la cuenta de otros incentivos
“sobresueldo”.
Recargos de tareas docentes

7. Unidad Especializada
Es una unidad que abarca un
proceso especializado que
considera la tramitología de PPAA
(investigación, extensión,
docencia e integrados) y códigos
presupuestarios con algunos
fondos de carácter específico,
especialmente para vínculo
externo, fondos del sistema y
fondos concursables.

Aspectos
presupuestarios Viáticos
Compras de
Activos fijos,
Materiales y
servicios
Cajas chicas
y Fondos
especiales
Trámites de
presupuesto
laboral
Ventanilla única ubicada en el Programa de Gestión
Financiera (Recursos Humanos, Proveeduría
Institucional)

Aspectos de coordinación
con el usuario
1. Informar las actividades que les generen ingresos a los
proyectos, indicando de ser posible: monto, concepto del
ingreso y lista de personas adscritos a la actividad, curso,
entre otros.
2. Remitir a la Unidad Especializada los comprobantes de
depósitos bancarios realizados en las cuentas corrientes del
Banco Nacional, tanto en colones como en dólares; lo anterior
con la finalidad de registrar de forma oportuna dichos
recursos. Las cuentas corrientes de la Unidad Especializada en
el Banco Nacional de Costa Rica son:
– Colones: 010497-2
– Dólares: 4-600255-0

Solicitudes de bienes
y servicios

Montos menores
o iguales a ¢2.967.000
1 solo Proveedor
3 Proveedores
Montos mayores a ¢ 2,967,000
y menores o iguales
a ¢29.670.000
Requisitos:
• Oficio machote de solicitud
• Formulario de solicitud de bienes y
servicios (firmada y sellada)
• Cotización del proveedor
• Tiempo de trámite establecido No
debe exceder el plazo de vigencia
de la cotización, el cual debe ser
mayor a 15 días.
Requisitos:
• Oficio machote de solicitud
• Formulario de solicitud de bienes y
servicios (firmada y sellada)
• 3 solicitudes de cotización con el
comprobante de fax, correo electrónico
o recibido, firmado y sellado por la
Unidad.
• 3 cotizaciones de proveedores
facilitados por la P.I.
• Cuadro de comparación (cuando
aplique)
• Tiempo de trámite establecido
• 6 hábiles

Formularios relacionados
• Modelo de oficio para solicitar la contratación de bienes o
servicios por escaso monto.
• Modelo de oficio de contratación de bienes y servicios, tres
cotizaciones.
• Solicitud cotizaciones materiales y equipo.
• Solicitud cotizaciones servicios.
• Solicitud para Compra de Bienes y Servicios con fondos
generados por Vínculo Externo.

Aspectos que deben considerarse
Circular Nº 006-2017 Servicios de alimentación y catering
Empresas adjudicadas:
 Consorcio PEVE (Alexander Salas Mena)
 Herberth Herra Castro.
Asociación Solidarísta de Empleados de la CCSS.
Circular Nº 31-2011 Contratación de Servicios Profesionales
Requisitos:
 Prestación personal del servicio
 Remuneración
 Subordinación

Aspectos que deben considerarse
Circular Nº 03-2016 Compra de equipo de cómputo
Empresas adjudicadas:
 PC Central de Servicios S.A.
 Componentes El Orbe S.A.
 GBM S.A.
 Sistemas Convergentes S.A.
 Nortec Consulteng S.A.
Circular Nº 33-2011 Compra de equipo de impresión
Empresas adjudicadas
• Telerad
Telecomunicaciones
• IS productos de oficina
• Asesores en cómputo y
equ. Oficina
Marca
• Lexmark Pro 709, Lexmark
C734 dn,
• Kyocera FS-1371 DN
• Lexmark Pro 709

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Notas del editor