Este documento presenta las claves para gestionar un proyecto de forma eficiente. Explica conceptos como objetivos, planificación, equipo, riesgos, control y comunicación como elementos necesarios para el éxito de un proyecto. También describe las fases de un proyecto incluyendo definición, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. El documento es una guía sobre gestión de proyectos enfocada en lograr entregas a tiempo y satisfacer al cliente.

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Todas las claves para gestionar
un proyecto de forma eficiente.
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Anabel Domínguez Pardo.
BeiNN Project Management.
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¿Qué es una
idea que se
pone en
marcha?
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¿Qué es un proyecto?
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!
El conjunto de las actividades
que desarrolla una persona o
una entidad para alcanzar un
determinado objetivo.
!
- Fecha de inicio y final
- Resultado único (producto o servicio)
- Delimitado económicamente, en tiempo,
funcionalidades...

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El propósito de todo proyecto, es hacer
posible el desarrollo estructurado,
planificado e inteligente de una idea que
suponemos tiene potencial y es
estratégica en la organización.
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¿Por qué trabajar por
proyectos?
!
Trabajamos en organizaciones que giran en
torno a la Dirección y Gestión y a las personas
que permiten llevarlos a cabo.
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Realidades del
día a día !
- Los proyectos se entregan tarde.
- Los clientes no obtienen lo que quieren o esperan.
- Los clientes no están satisfechos con el resultado.
- Surgen numerosos conflictos con el equipo.
- El cliente no regresa y no será prescriptor de nuestra
empresa.
- El ambiente de trabajo debido a la presión de las
entregas no es el mejor.
- El compromiso del equipo disminuye.
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¿Qué beneficios
aporta la
Dirección de
proyectos?
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¿Qué beneficios aporta la
Dirección de Proyectos?
!
- Más eficientes en nuestro trabajo, mejoran las empresas.
- Entregas a tiempo.
- Mayor satisfacción del cliente.
- Equipos más comprometidos.
- Minimización de riesgos, nos preparamos ante desastres.
- Ahorro de tiempo y dinero.
- Se gestionan mejor los conflictos.
- Se trabaja mejor.
- Se ponen en marcha ideas y se aprovechan nuevas
oportunidades.
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¿Qué
necesitamos para
que un proyecto
funcione?
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El Director de
Proyectos.
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1.- Solucionan
problemas.
!
2.- Ponen y quitan
días al calendario.
!
3.- Consiguen
recursos donde no
los hay.
4.- Ven el futuro.
Saben lo que va a
pasar.
!
5.- Pueden estar en
varios sitios a la
vez.
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Objetivos
claros
Planificación
Stakeholders
Equipo
Riesgos
Control
Comunicación
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Proyectos
Los proyectos (junto
con los miembros del
equipo y a menudo las
oportunidades) son
temporales y tienen
un final.
Trabajo Operativo
(Operaciones)
!
Las operaciones son
continuas y producen
servicios, resultados o
productos repetitivos.
!
Son continuas y
sostienen a la
organización a lo largo
del tiempo.
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Restricciones del proyecto
!
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¿Cuándo debe
comenzar un
proyecto?
!
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Existen preguntas clave
antes de comenzar un
proyecto...
! - ¿Qué espera el cliente con este proyecto?
- ¿Por qué se realiza?
- ¿Qué requerimientos tengo?
- ¿Tengo restricción económica?
- ¿Tengo tiempo límite para su realización?
- ¿Cuento con los recursos necesarios?
- ¿Es viable?
- ¿Como garantizamos que se ha finalizado?
- ...
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Claves para una definición del
alcance
- Declaración detallada de lo que se quiere con el
proyecto.
- Especificación de los entregables y producto final.
- Criterios de aceptación.
- Exclusiones del proyecto.
- Supuestos que se contemplan.
- Restricciones asociadas al proyecto.
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!
El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los
requisitos del proyecto y del producto

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Con una planificación cuidadosa y
Detallada, se puede ganar;
Con una planificación descuidada y
Menos detallada, no se puede ganar;
¡Cuánto más segura será la derrota si
no se planifica nada!
Por el modo en que se realice la planificación,
de antemano podemos predecir la victoria o la
derrota.
Sun Tzu
El Arte de la Guerra
(400 años a.d.C. aprox.)
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¡Vamos a la
planificación!
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!!

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Plan de Dirección de Proyectos
Recopilar
requisitos
Definir
alcance
EDT Lista de
Actividades
Secuencia
de
Actividades
Duración
Cronograma
Riesgos
Comunicaciones
Recursos
Calidad
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Gestión del
tiempo del
proyecto
!
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¡Objetivo!
Finalizar el proyecto a tiempo
- Definir las actividades.
- Secuenciar las actividades.
- Estimar los recursos de las
actividades.
- Desarrollar el cronograma.
- Controlar el cronograma.
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¡Comenzamos
a trabajar en
el proyecto!
!
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25. Todas las claves para gestionar un proyecto de forma eficiente.
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Grupo de procesos de
Ejecución
Dirigir y Gestionar la Ejecución de Proyectos
Asegurar
la Calidad
Adquirir el equipo.
Desarrollar el equipo.
Dirigirlo.
Distribuir la
información
Gestión
proveedores
Durante el grupo de procesos de ejecución se
invierte la mayor parte del presupuesto.
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El grupo de procesos de ejecución
implica la coordinación del
personal y los recursos para
alcanzar el objetivo del proyecto
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El liderazgo es la capacidad de
establecer la dirección e
influenciar y alinear a los
demás hacia un mismo fin,
motivándolos y
comprometiéndolos hacia la
acción y haciéndolos
responsables por su
desempeño.
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Competencias necesarias
para desarrollar el liderazgo
y gestionar equipos de
proyectos.
Empatía
Proactividad
Ética y Credibilidad
Grandes dotes de
Comunicación Adaptarse al cambio
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Claves para que
se trabaje bien
en equipo
1.- Qué cada persona conozca lo que tiene que hacer,
lo que se espera de sus tareas y tenga la información y
medios para llevarlo a cabo.
2.- Buena comunicación.
3.- Conocer y asumir roles y responsabilidades dentro
del contexto del proyecto.
4.- Gestionar el talento y motivar al equipo.
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¡Importante!
!El seguimiento
y Control del
Proyecto.
!!
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31. Todas las claves para gestionar un proyecto de forma eficiente.
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Controlar los costes y
el tiempo
!
Gestionar e influir sobre los cambios
Seguir periódicamente los avances de costos del
proyecto
Verificar que los desembolsos no excedan la
financiación autorizada
Asegurar la utilización del control integrado de
cambios
Informar los cambios aprobados a los interesados
en tiempo y forma !
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32. Todas las claves para gestionar un proyecto de forma eficiente.
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¿Qué hacemos en
seguimiento y control?
!
- Finalizamos actividades del
proyecto.
- Cuantificamos los progresos.
- Tomamos medidas correctoras.
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¡Finalizado el
proyecto
vamos a
cerrarlo!
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Cierre del proyecto
1.- Aceptación de entregables.
2.- Firma del cierre del proyecto por
todas las partes.
3.- Lecciones aprendidas.
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“Cuando el objetivo te parezca
difícil, no cambies de objetivo;
busca un nuevo camino para
llegar a él”.
!
Confucio.
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36. Todas las claves para gestionar un proyecto de forma eficiente.
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¡Gracias!
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