Este documento presenta un análisis de la situación actual de la empresa COPYCANON, S.A. DE C.V. identificando áreas de oportunidad en recursos humanos, administración y recursos materiales. Propone mejoras como elaborar un organigrama, manual de puestos y reglamento interno, capacitar al personal en sistemas y clientela, y realizar mantenimiento a la maquinaria. El objetivo es diagnosticar debilidades y sugerir cambios para una operación más eficiente.

1. ANÁLISIS SITUACIONAL
Maria Guadalupe del Carmen Briones Perfecto
Junio- Agosto 2011

2. JUSTIFICACIÓN
La realización del presente análisis situacional, tiene por objeto
presentar un diagnóstico interno de la empresa COPYCANON,
S.A DE C.V el cual sirve de guía para mostrar como esta
operando actualmente la empresa; demostrando algunos puntos
débiles detectados que limitan la eficiente operación y el buen
funcionamiento de la misma.
Así mismo se sugieren algunas adecuaciones positivas para el
cambio del entorno empresarial.
El análisis se compone de 2 aspectos básicos:
 Situación Actual
 Situación Deseada
Cada aspecto se divide como se muestra a continuación:

3. ÁREAS DETECTADAS
 RECURSOS HUMANOS
 Empleados
 Jerarquía -Autoridad
 Organigrama
 Delimitación de funciones, actividades, obligaciones y responsabilidades.
 Descripción de Puestos
 Actitud de Servicio al Cliente
 Reglamento Interno de Trabajo
 ÁREA ADMINISTRATIVA
 Sistema SAE
 Supervisión administrativa
 Control administrativo
 Inventarios
 Capacitación
 RECURSOS MATERIALES
 Instalaciones (Layout)
 Maquinaria y equipo (Mantenimiento)
 Tecnología

4. ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Empleados
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
La empresa cuenta con 9 empleados de
planta, no es necesario la contratación
de mas empleados.
Estos cuentan con al menos 4 de 10
cualidades generales requeridas para
laborar en la empresa.
Se detecto que no existe un rol de
actividades fijo lo cual influye en sus
hábitos alimenticios.
No es necesario la contratación de mas
personal; lo que se requiere es la
cooperación del personal para lograr los
valores de la empresa.
los empleados deben conocer las
cualidades esperadas para desarollar al
menos 7 de 10 de estas, logrando con
esto una mejor actitud de servicio.
Se propone la asignación de un horario
de comida por turnos a todos los
empleados.

5. Jerarquía- Autoridad
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
Apatía de los empleados hacia el Jefe
Inmediato, debido a que este cargo lo
ejerce una persona que carece en gran
parte de liderazgo, rasgos de superioridad
denotando con esto una actitud
deficiente hacia sus subalternos
(muy importante esta es la base del
trabajo en equipo, sin un cambio de
actitud y compañerismo en el trabajo, no
se puede avanzar en ninguna de las
demas areas, el lider es el guia)
Contar con un líder que guíe al equipo.
Se propone concientizar a la persona que
actualmente ejerce el cargo de jefe
inmediato para que ejerza formalmente el
cargo de SUPERVISOR .
Lo cual requiere un alto grado de sentido
comun, y respeto hacia su trabajo y la
empresa, es necesaria la cooperación de
la persona pues se requiere de un alto
grado de responsabilidad y
compañerismo.

6. SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
Se detecto que la empresa no cuenta con
un organigrama que delimite las
responsabilidades y obligaciones de cada
puesto.
Contar con un organigrama que permita
a los empleados conocer y reconocer a
quien pueden recurrir en caso de alguna
duda, problema o cualquier otra
incidencia presentada. EL organigrama de
la empresa ya ha sido elaborado.
Organigrama
Funciones, actividades, tareas y responsabilidades
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
No están definidas como tal; los
empleados realizan las actividades que
ellos creen convenientes sin establecer
un mecanismo de control
Existe una descripción de puestos la
cual será anexada al manual de
organización, en ella se especifican las
funciones, actividades, tareas y
responsabilidades que cada empleado
debe conocer.

7. SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
Se detecto que solo 3 empleados,
brindan un excelente servicio al cliente,
los demás poseen diferentes actitudes de
servicio al no contar con una capacitacion
o un lider que motive y enseñe acerca de
la importancia del servicio al cliente;
Se propone como motivar, capacitar y
establecer lineamientos de conducta al
personal para instruirlo a que adopte la
actitud de servicio requerida para
desempeñar la actividad principal de la
empresa (brindar un servicio).
mediante la importancia de lo que
representa brindar una buena actitud de
servicio a los clientes (ganancias, costo-
beneficio) que se pueden obtener.
Se anexa un contexto basico en el manual
organizacional.
Actitud de Servicio

8. SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
No se cuenta con un reglamento interno
de trabajo en el que se delimiten las
acciones, obligaciones y
responsabilidades de el personal; además
de expresar las sanciones
correspondientes debido al
incumplimiento de las normas
establecidas en este para el desempeño
de la mejora en el ambiente de la
empresa.
Se elaboró un reglamento interno de
trabajo, solicitando información a los
propios empleados acerca de las
actividades que ellos consideraban que
no deberían hacer en horas de
trabajo(elaborado mediante consenso).
Anexado al manual de organización.
Reglamento Interno de Trabajo

9. ÁREA ADMINISTRATIVA
Sistema SAE
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
No se aprovecha al máximo esta
herramienta, se conocen y manejan las
siguientes cuentas: Facturación, Punto de
Venta, Compras, Cuentas por Cobrar,
Inventarios, Proveedores y Clientes.
El uso del sistema esta limitado.
El sistema solo es operado en su
totalidad por la auxiliar administrativo y
por la cajera la cual solo utiliza los
siguientes filtros (cuentas) facturación y
punto de venta.
Explotar y aprovechar todas las utilidades
del programa para poder tomar
decisiones mas efectivas gracias a los
reportes, gráficos y demás herramientas
que proporciona el sistema.
Se propone brindar una capacitación
inmediata al personal que opera el
sistema.
Se sugiere capacitar a una tercera persona
para que al igual que la auxiliar
administrativo opere en su totalidad el
sistema.(no debe ser la cajera pues podria
prestarse a la modificacion de la
informacion)

10. Supervisión Administrativa
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
No se lleva a cabo una supervisión
constante para determinar el
funcionamiento de la empresa en
términos economicos.
Se propone efectuar una supervisión
administrativa mínimo cada 3 meses, en
la que se pueda medir la adquisición de
materiales, las ganancias obtenidas y
todo lo referente al aspecto financiero
de la empresa; la persona que debe
realizar esta actividad es el contador
externo de la empresa.

11. SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
Se cuenta con un método para el control
del efectivo; sin embargo esta confusa
tanto su realización como su
comprensión. estandarizar los métodos y
controles administrativos efectuados por
la auxiliar administrativo para facilitar la
comprensión de los mismos.
No se cuenta con un mecanismo que
permita cotejar que los servicios
realizados como los productos vendidos
efectivamente ingresan como venta y por
lo tanto se percibe un ingreso por los
mismos.
Se sugiere afinar algunos aspectos
relevantes de dicho método para facilitar
la elaboración y comprensión del mismo.
Se propone la implementación de un
«vale de venta» el cual permitirá el
control de la venta de productos y
servicios; así como establecer un control
para que todos los productos y servicios
sean cobrados. Además se sugiere
documentar cada método , explicando su
función y describiendo el procedimiento.
Control Administrativo

12. SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
No se cuenta con un mecanismo que
agilice la recepción y entrega de trabajos
(pedidos). Por lo regular los empleados
reciben un trabajo y nadie se hace
responsable para inmediatamente realizar
el servicio solicitado (cuando es un
servicio en volumen).
Se elaboró una «ORDEN DE COMPRA», la
cual se sugiere sea implementada para
con ello agilizar y de esta forma controlar
y percatarse de que los empleados
realizaran el trabajo para entregarlo
posteriormente en tiempo y forma.

13. Inventarios
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
El manejo de inventarios es deficiente,
debido a que no se dan de baja todos los
materiales utilizados, los empleados no
registran en la bitácora de almacén la
mercancía que obtienen del mismo para
la venta externa o para el consumo
interno. Por lo regular el inventario físico
nunca coincide con el inventario arrojado
por el sistema.
Que concuerden ambos inventarios.
el Supervisor sea el encargado de
registrar las salida de mercancia del
almacen y por tanto el responsables de la
salida de mercancía del almacén; con la
finalidad de tener un control y
responsabilidad directa ante el auxiliar
administrativo mas de la misma.
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
La empresa no proporciona ningún tipo
de capacitación a los empleados.
Promover capacitaciones en la correcta
utilización del equipo y herramientas de
trabajo, Asi como en los sistemas y programas
utilizados logrando con esto eficientar los
objetivos de la empresa, poniendo enfasis en
los mandos superiores
Capacitación

14. RECURSOS MATERIALES
Instalaciones
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
Las instalaciones con las que cuenta la
empresa son adecuadas para el desarrollo
de las actividades; solo que se presenta la
siguiente cuestión:
1.- Existen espacios que se están
desperdiciando.
2.- Existen espacios limitados que no
permiten el adecuado desarrollo de las
actividades.
Tener una distribución acorde con las
necesidades de la empresa.
Se propone la reubicación de los espacios
de trabajo, mediante el diseño de un
Layout.
Anexado en el manual de organizacion

15. Maquinaria y Equipo
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
Se cuenta con la maquinaria y equipo
requerido para el desarrollo de las
actividades; sin embargo existen
maquinas que no están actualmente en
funcionamiento.
Que toda la maquinaria este en buenas
condiciones y funcionando para evitar
retrasos en la elaboración de los trabajos.
Se propone brindar mantenimiento
constante a la maquinaria y equipo
existente en la empresa.
Tecnología
SITUACIÓN ACTUAL SITUACIÓN DESEADA
Se cuenta con la tecnología adecuada;
pero hace falta contar con los programas
acorde a las necesidades de los clientes.
Se sugiere verificar el correcto
funcionamiento de los programas,
además de la adquisición de un
programa de antivirus.