2. ENTIDAD: “LABORATORIOS ANMITACIAN S.A.”
TIPO DE TRABAJO: Auditoría Administrativa
RUBRO O ÁREA: Recursos Humanos
PERÍODO: 1 de Febrero al 25 del mismo mes del año 2013
1. ANTECEDENTES
La Auditoría Administrativa de Recursos Humanos se efectuará de
conformidad con la Orden de Trabajo No. 001 de Fecha 20 de Enero del 2013
emitida por el Ing. Antonio Romero supervisor de la Auditora.
2. OBJETIVOS DE LAAUDITORÍAADMINISTRATIVA
Con la realización de la Auditoría Administrativa del Área de Recursos Humanos de la Empresa
“LABORATORIOS ANMITACIAN S.A.”, se pretende alcanzar los siguientes objetivos:
•Verificar si los objetivos propuestos por la Empresa se han cumplido y a su vez si las actividades
del área de Recursos Humanos se han llevado a cabo en forma eficiente, efectiva y económica.
•Evaluar el Sistema de Control Interno gerencial de la Empresa, determinando así mismo el
grado de confiabilidad que merece la administración en el ejercicio directo del control sobre los
recursos humanos.
•Proporcionar ayuda a nivel gerencial, a través de la formulación de recomendaciones que
permitan tomar las medidas correctivas necesarias, sobre las deficiencias encontradas.
3. 3. ALCANCE DE LAAUDITORÍA
La Auditoría Administrativa a realizarse será del Área de Recursos Humanos de
“LABORATORIOS ANMITACIAN S.A” en el período comprendido entre el 1
de Febrero al 25 del mismo mes del año 2013.
NIVEL LEGISLATIVO: - Junta general de accionista
NIVEL DIRECTIVO: - Directorio
NIVEL EJECUTIVO:
- Presidencia Administrativa
- Gerencia general
NIVEL ASESOR:
- Comisaría
- Auditoría Interna
- Asesoría Jurídica
NIVEL DE APOYO:
- Secretaria
- Contabilidad
- Jefe Administrativo
NIVEL OPERACIONAL:
- Jefe de ventas
- Vendedores
NIVEL DE SERVICIOS:
- Choferes
- Guardias
- Jefe de Bodega
- Ayudante de Bodega
- Conserje
ESTRUCTURA ORGÁNICA
“LABORATORIOS ANMITACIAN S.A”, se encuentra estructurada de la siguiente manera:
4. 5. BASE LEGAL
La Empresa “LABORATORIOS ANMITACIAN S.A.” fue creada mediante Resolución No.
1803, el 28 de junio de 1998 e inscrita en el Registro Mercantil con el No. 125 de fecha 3 de
agosto de 1998 del mismo año, fecha en la cual da inicio a sus actividades comerciales.
Rige para su funcionamiento legal la Ley de Compañías, Código de Comercio, Código de la
Salud, Código de Trabajo, Ley de Régimen Tributario Interno, Estatutos y Reglamento
Interno de la Empresa.
6. OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Es una Empresa con fines de lucro, tiene como actividad principal la distribución,
representación y comercialización de productos farmacéuticos. La empresa se encuentra
ubicada en la ciudad de Portoviejo. El número de trabajadores es de 25 empleados que
cumplen funciones en la parte administrativa, servicios y ventas.
Los principales proveedores de “LABORATORIOS ANMITACIAN S.A.”, son:
TECNOPAPEL, LABORATORIOS LIFE, ROCHE, CHEFARM, DIFARE, CHILE etc.
PRESIDENTE
ADMINISTRATIVO:
Sra. Lourdes Hurtado
GERENTE GENERAL: Dr. Jaime Gutiérrez
COMISARIO: Lcda. Norma de Campo
ASESOR JURÍDICO: Dr. Pablo Huaca
SECRETARIA: Sra. Isabel González
DEPARTAMENTO
FINANCIERO:
Lic. Myriam Díaz
DEPARTAMENTO DE
VENTAS :
Dr. Milton Angulo.
7. FUNCIONARIOS
PRINCIPALES
Los funcionarios principales de
“LABORATORIOS
ANMITACIAN S.A.” son los
siguientes:
5.
6. DESCRIPCIÓN DE HALLAZGO:
No han sido actualizados los Estatutos y su Reglamento.
CONDICION:
Coordinación negativa dentro de la entidad
CAUSA:
Falta de Preocupación de los Directivos de la Compañía.
Criterio: 410-04 Políticas y procedimientos.
EFECTO:
Inexistencia de coordinación entre funcionarios y empleados
COMENTARIO:
Luego de revisados los Estatutos y su Reglamento, se pudo determinar que éstos no han sido actualizados desde su
fecha de inicio, todo ello por falta de Preocupación de los Directivos de la Compañía. Así mismo debido al gran
desarrollo que ha tenido la empresa, ha surgido la necesidad de crear nuevos cargo, los mismos que no se encuentran
definidos en el Reglamento Interno, lo cual ha provocado inexistencia de coordinación entre funcionarios y empleados.
CONCLUSIÓN:
La falta de actualización de los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa LABORATORIOS ANMITACIAN S.A.,
en cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una coordinación negativa entre funcionarios y empleados.
RECOMENDACIÓN
El Directorio y Junta General de Accionistas de “LABORATORIOS ANMITACIAN S.A.” debe actualizar los Estatutos
y su Reglamento Interno, en lo referente a las Funciones específicas de sus servidores, con la finalidad de mantener un
equilibrio en la Organización y Dirección de la empresa.
En caso de que no se actualicen estos documentos, se procederá a la elaboración de un Manual Orgánico Funcional, en
el cual se determinen con exactitud las obligaciones, deberes, atribuciones de cada uno de los servidores de la empresa.
7. DESCRIPCIÓN DE HALLAZGO:
Evaluación permanente de recursos humanos, permite el aprovechamiento adecuado de los mismos
CONDICION:
Inestabilidad de auditoría interna y despreocupación de directivos.
CAUSA:
Falta de evaluaciones permanentes al personal que desempeña sus labores en el laboratorio.
Criterio: 407-04 Evaluación del desempeño.
EFECTO:
La falta de preocupación de directivos e inestabilidad de auditoría interna no ha permitido una evaluación continua al
talento humano.
COMENTARIO:
La falta de estabilidad de la unidad de Auditoría Interna y la despreocupación de los máximos Directivos en velar por
el buen funcionamiento de la misma, no ha permitido que se realicen evaluaciones eficaces y constantes sobre la
evolución del desempeño basado en competencias al personal y así conocer el grado de cumplimiento de las labores
encomendadas.
CONCLUSIÓN:
La falta de actualización de los Estatutos y Reglamento Interno de la empresa LABORATORIOS ANMITACIAN S.A., en
cuanto a las atribuciones y deberes ha provocado una coordinación negativa entre funcionarios y empleados.
RECOMENDACIÓN
Que se efectúen exámenes administrativos a las operaciones que realiza el recurso humano, por parte de la Unidad de
Auditoría Interna encargada de su evaluación y control en base a un plan anual de Auditoría y sugiero aplicar la guía
de evaluación de competencias.
Elaborado por:
Revisado por:
8. DESCRIPCIÓN DE HALLAZGO:
Capacitación del personal mejora el rendimiento de los mismos.
CONDICION: Diseñar un plan de capacitación dentro de la empresa.
CAUSA: : La inasistencia de un cronograma de capacitación .
Criterio: 407-06 Capacitación y entrenamiento continuo.
EFECTO: A permitido que los empleados no adquieran conocimientos de nueva técnicas, para beneficiar a la empresa.
COMENTARIO:
De las conversaciones mantenidas con el personal de “LABORATORIOS ANMITACIAN S.A.” pude constatar que
durante el período bajo examen, únicamente la Contadora y la Cajera asistieron a un curso de capacitación fuera de la
empresa, mientras que el resto de personal no tuvo capacitación alguna.
Asimismo de la entrevista realizada al Gerente, nos fue posible conocer que la falta de capacitación y entrenamiento al
personal se debe a la inexistencia de un Cronograma de Capacitación, lo que no ha permitido que se adquieran
conocimiento de nuevas técnicas, todo ello un beneficio de la empresa.
Con el fin de obtener un buen desempeño de funciones, las técnicas modernas consideran la capacitación de personal
como una inversión, en todas circunstancias no debería escatimarse recursos para este fin.
CONCLUSIÓN:
No se actualiza y capacitar al personal de los diferentes departamentos, todo ello porque no se ha previsto un plan de
capacitación dentro de la empresa.
RECOMENDACIÓN
El Directorio dispondrá que se elabore en forma anual un Cronograma de Capacitación de personal, que abarque
cursos, seminarios, talleres, conferencias, etc.; debiéndose también tomar en cuenta, los que dictan las Instituciones del
Estado o cualquier otra entidad. La adopción de esta política permitirá contar con elementos humanos adecuados, lo
que redundará en beneficio de la empresa.
9. DESCRIPCIÓN DE HALLAZGO:
Adecuado sistema de control de asistencia de personal, permite un mayor rendimiento
CONDICION: Se estableció que no se cuenta con un sistema de asistencia de personal adecuado.
CAUSA: Falta de conocimiento de la empresa.
Criterio: 407-09 Asistencia y permanencia del personal
EFECTO: Produce perdidas para la empresa.
COMENTARIO:
El sistema que utiliza la empresa para el control de Asistencia de Personal, es el Registro de Firmas a la entrada y
salida de las jornadas de trabajo es de 08h00 a 12h00 y de 14h00 a 17h00,mientras que el personal de ventas se reporta
a las 08h00 y a las 15h00, firmando sólo las entradas. Este registro reposa en la Secretaría de la empresa, siendo la
Secretaria la persona encargada de proteger y controlar las operaciones que en él se dan.
Puesto que el actual sistema de registro de firmas de entrada y salida no proporciona un alto grado de confiabilidad en
el control de asistencia, ya que puede existir irregularidades en el manejo de los registro, esto puede deberse a afinidad
existente entre el custodio y el resto de personal.
CONCLUSIÓN:
El sistema utilizado por la empresa para el control desasistencia de personal no es el más confiable y aconsejable.
Además no se cuenta con hojas de movilización, en caso de que el personal tenga que salir en horas laborables, por
cualquier motivo.
RECOMENDACIÓN
Ø Debe proponer al Directorio y Junta General, la necesidad de implantar en la empresa el sistema de un método
moderno de control de Asistencia puesto que es un método eficaz y confiable para el control diario de asistencia y
puntualidad en el trabajo.
Ø Como instrumento de ayuda para el control de asistencia implementar las hojas de movilización, para el caso de
salidas del personal en horas laborables, ya sea por asuntos personales o de oficina, las mismas que estarán bajo
custodia de la Secretaria
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