Como estandarizar el trabajo

1. PRINCIPIOS PARA LA
ESTANDARIZACIÓN
DE PUESTOS

2. • Las tareas estandarizadas son el fundamento
de la mejora continua y de la autonomía del
empleado. La formación es la base para el
trabajo estandarizado
• Use el control visual de modo que no se
oculten los problemas.
• Use solo tecnología fiable y absolutamente
probada que dé servicio a su gente y a sus
procesos.

3. ▣ ¿Qué hacemos cuando tenemos puntas de trabajo?
Llamar a los ETT y cuanto mas ETT, mas problemas de
calidad y de cultura lean, esto obliga a dar formación
permanente.
▣ Tenemos que tener un responsable de formación, no
solo para los ETT sino también para nuestro personal.
▣ El objetivo de formación media por persona= 40 horas
año.
▣ En otras palabras 45 semanas de trabajo, 1 de formación
▣ Hay que dar formación continua durante todo el año, en
caso contrario no se puede ejecutar.
▣ Por tanto necesitamos un responsable de formacion full
time, si el es el responsable, quien hace su trabajo?

4. ▣ Consiste en enseñar los aspectos críticos del trabajo y
ayudar al estudiante a desarrollar una alta capacidad.
▣ Si analizamos los procesos veremos que hay puntos
clave consistentes y enseñables en todas las tareas,
hay que identificarlos y comunicarlos de forma
efectiva a los demás.
▣ Desglosar
porciones
los elementos del trabajo
de manera que puedan
en pequeñas
ser fácilmente
aprendidos es la clave.
▣

5. Los métodos de trabajo se analizan al
dividirlos en todos sus pasos y se define
cada uno como necesario o desperdicio.
▣ 1º Enseñar que hacer paso a paso
▣ 2º Identificar que es lo mas importante sobre
como realizar los pasos
▣ La gente aprende gradualmente en el
tiempo, haciendo y siendo asesoradas y
aprendiendo el proceso paso a paso

6. ▣ El papel clave del supervisor es ser maestro y desarrollar a la
gente que hace el trabajo, hay que dar información de vuelta a los
empleados respecto al rendimiento, sugerencias, buenas ideas,
etc.
▣ Tiene que definir las necesidades de capacitación especificas,
desarrollar un plan para formar a los operarios y que los trainers
verifiquen la efectividad del programa
▣ Lo ideal es tener 1 trainer para cada 10 empleados, el trainer lo es
a tiempo parcial, el trainer no tiene que ser la persona mas experta
sino la que mejor sabe transmitir a otros la información.
▣ Cualidades: dispuesto y capaz de aprender, adaptable y flexible,
interés y preocupación genuinas por los otros, paciencia,
persistencia, responsabilidad, confianza y liderazgo, naturaleza
inquisitiva
▣ La calidad y productividad son el resultado de este proceso a
largo plazo

7. ▣ El trabajo estandarizado no tiene la intención de detallar cada uno de los
elementos del trabajo sino identificar aquellas tareas que constituyen la
mayor parte del trabajo
▣ Las pre-tareas y las post-tareas se deben enseñar por separado
después de enseñar la tarea central, igual que se hace con la tarea de
cocinar y la de lavar la comida y la limpieza de los fogones
▣ Todos los pasos son necesarios, pero solo unos pocos son los que de
efectuarse mal generan un defecto o una reclamación por parte del
cliente. Normalmente no son mas del 15%-20%
▣

8. La clave para el desarrollo exitoso del talento es
identificar la pequeña porción del trabajo que es
critica y muy importante y tener especial cuidado
para definir el mejor método de trabajo estándar y
capacitar a todos a seguir el método de forma
consistente.
▣ Hay que insistir que cada persona siga los pasos
críticos exactamente.
▣ Hay que usar el 80% del tiempo enfocándose en los
puntos críticos (20%), en ellos no hay posibilidad
de trabajar de otra forma distinta al estándar
▣ Una vez que el entrenamiento se ha hecho
correctamente, hay que auditarlo en el puesto de
trabajo para verificar que realmente se hace

9. ▣ Uno de los mayores errores es presentar
demasiada información junta para el
estudiante, desglosar el trabajo 5 veces es una
parte crucial del proceso.
▣ Un ejemplo de tarea es atarse los zapatos, lo
hacemos de manera automática, sin
para
pensar, tenemos que desglosarla bien
poder explicársela a un niño pequeño
▣ Las sesiones de instrucción deben durar 30
minutos y dejar que el estudiante absorba lo
que ha aprendido

10. ▣ 1º Los pasos del trabajo. Los pasos importantes
definen que se esta haciendo, mientas que los
puntos clave definen como desempeñar los pasos
importantes
▣ 2º Los puntos clave (esta es la mas importante). Los
puntos clave son temas que garantizan la seguridad
del trabajador, la calidad del producto, el índice de
productividad, y el control de los costos
▣ Para saber cuales son los puntos clave hay que
preguntar cual es su propósito. Es mejor
establecerlos de forma positiva diciendo como
hacer en lugar de negativa diciendo como no hacer
▣

11. 3º Las razones por las que los puntos clave son
importantes: Explicar la razón permitirá al
operario entender porque tiene que trabajar de
cierta manera. Explicando el motivo y la
consecuencia los operarios entenderán el porque
y aceptaran el modo de efectuar el trabajo
▣ Si no conoce la razón por la que se hace algo
debe de averiguarlo, las razones proporcionan
comprensión mas profunda al estudiante de
porque hacer lo que hacen . En la instrucción de
trabajo no se explica la razón con todo detalle,
solo se deja una pequeña información para
refrescar la memoria

12. ▣ Pero si los operarios ya saben como se hace el trabajo,
¿para que necesitamos las instrucciones de trabajo en
el puesto?
▣ La hoja de trabajo en el puesto de trabajo sirve al
supervisor para auditar si los operarios lo están
haciendo bien , ellos ya han sido entrenados y saben
como trabajar
▣ La hoja de trabajo servirá para ver los cambios que se
hagan con kaizen
▣ Igual que Abraham Lincoln decía que pasaría 4 horas
afilando el hacha, y 2 para derribar el árbol, el mayor
esfuerzo hay que hacerlo verificando los procesos y
encontrando lo que mas importa en cada tarea

13.  ▣ 1º Evaluación de las necesidades de la
organización. Planesde desarrollo. Planes de
capacitacion. Seleccionar y desarrollar a los
preparadores
 ▣ 2º Identificar el conocimiento critico. Entender las
habilidades requeridas. Desglosar el trabajo en piezas.
Identificar los puntos claves y las razones de los
mismos. Hojas de desglose de trabajo
▣
▣
▣
▣
▣ 3º Transferencia de conocimiento. Método de instrucción de
trabajo en 4 pasos.
1. Preparar al estudiante
2. Presentar la operacion
3. Probar el desempeño
4. Seguimiento
▣ 4º Verificar el aprendizaje y el éxito

14. ▣ Podemos confirmar los resultados de la
capacitación por medio del método cascada :

15. ▣ Toyota considera el trabajo estandarizado como una
herramienta de la mejora continua y espera que los operarios
den sugerencias para mejorar ese método utilizado.
▣ Toyota quiere que la persona detecte cualquier desviación del
estándar y pare el proceso utilizando el andon.
▣ Toyota quiere además que los operarios busquen como
solucionar ese problema.
▣ Toyota emplea 5 veces mas tiempo detallando los métodos de
trabajo y desarrollando el talento de los empleados que
cualquier otra empresa.
▣ Los lideres de Toyota identifican los aspectos mas críticos y
comúnmente repetidos de cada trabajo, aprenden como pueden
practicas y luego capacitan a la gente para seguir
ser desempeñados impecablemente, documentan esas
esos
procedimientos estándar, trabajos menos críticos o con un
grado mas amplio de aceptabilidad no necesitan un control tan
estricto.

16. ▣ La mayor diferencia entre Toyota y otras empresas es la profunda
comprensión por parte de los empleados de Toyota de su trabajo.
▣ En la mayoría de empresas hay un entendimiento superficial del
trabajo y existe una gran incertidumbre de los elementos críticos
del trabajo.
▣ Se deja a la gente sola para que lo entienda por si solos, pero
como cada uno entiende una cosa distinta la variación de
resultados será grande
▣ La falta de comprensión detallada del método de trabajo lleva a
tener empleados y lideres confusos y frustrados que gastan
enormes cantidades de tiempo luchando contra los problemas
resultantes
▣ En ocasiones la gente no sigue los estándares porque los
detalles no se han explicado cabalmente, esa interrupción en la
comunicación es responsabilidad del supervisor

17. ▣ Hay que definir todos los detalles críticos, enseñar
y efectuar el seguimiento antes de que la gente
empiece a trabajar
▣ Una de las técnicas que recoge la instrucción de
trabajo es cuestionar cada detalle, ¿porque se
hace el trabajo de esta manera?, ¿ cual es el
propósito? , ¿como debería hacerse el trabajo?
,¿quien debe hacer el trabajo?
▣ Las hojas de trabajo estandarizado deben reflejar
siempre lo que se hace, sino solo sirven de adorno
▣ Toyota se centra en la eficiencia total del
sistema, mas que en la eficiencia individual.

18. ▣ A fin de formar a los nuevos empleados de forma efectiva,
Toyota cuida mucho la comunicación, para esto utiliza el
siguiente proceso:
▣ 1º Identificar el conocimiento critico
profundizar en el proceso para ver es la parte
es clave , hay que
cual mas
importante de cada paso. Esta es la fase que lleva mas tiempo
porque a veces hay discrepancias, hay que identificar el 20% del
contenido que es crucial para lograr resultados consistentes,
seguido por los puntos importantes que representan el 60% del
contenido del trabajo
▣ 2º Transferir el conocimiento aplicando el método de instrucción
de trabajo, la instrucción de trabajo proporciona un método por
medio del cual el preparador explica la tarea
▣ 3º Verificar el aprendizaje y el éxito. Hay que verificar que el
estudiante ha aprendido y es capaz de desempeñar la tarea con
éxito, no soltarle en la planta y que se las arregle

19. ▣ El método de presentación de la tarea es muy especifico, la 1ª vez se
presentan solamente los pasos principales, la 2º vez se repiten los
pasos principales y los puntos clave se explican, la 3ª vez se explican
las razones para los puntos clave
▣ El estudiante y el instructor irán una primera vez a la línea para ver
como trabaja una persona experta, si esto no es posible lo verán en un
video, esto permitirá al estudiante una comprensión mas completa y
general del contenido del trabajo mientras el instructor puede explicar
los puntos clave y los pasos principales.
▣ El siguiente paso es una simulación frente a la línea, experimentar el
trabajo pero fuera de la línea para practicar hasta coger soltura.
▣ En Toyota no se pone a un recién contratado en la línea, se les enseña
en una pieza de madera o en un cuerpo de pruebas para que
practiquen y aprendan.
▣ Cuando empiece en la línea, el preparador debe estar con el alumno
para revisar el trabajo y en caso de que se vaya acumulando el
preparador debe sustituirlo hasta que la cantidad vuelva a la
normalidad y pueda volver a dejar trabajar al aprendiz

20. ▣ El preparador inteligente debe saber que si el
seguimiento es poco frecuente aumenta el riesgo
de problemas, si verifica cada 30 minutos el riesgo
de error está en 30 minutos, pero si lo verifica cada
hora el riesgo de error se duplica.
▣ Los grandes atletas tienen preparadores
personales que les enseñan la técnica y les
monitorizan al detalle, Tiger Woods es conocido
por haber cambiado su swing 2 veces.
▣ El preparador debe asesorar continuamente al
estudiante para ayudarle a desarrollar el método de
trabajo consistente, mas fluido y con esfuerzo y
desperdicio mínimo

21. ▣ Hay que preguntarse: ¿Quien es el mejor maestro para
enseñar?
▣ El 90% del talento en la empresa se aprende a través del
esfuerzo y la practica repetida
▣ ¿Podemos grabar en video como hacer los pasos? .Igual que
los equipos de futbol repasan los videos del partido, ¿lo
hacemos nosotros?, ¿cuando?, ¿como?, ¿quien es el
responsable?
▣ Repasemos de nuevos las etapas:
▣ 1º- Definir el conocimiento critico
▣ 2º- Transferir el conocimiento critico correctamente
▣ 3º- Seguimiento
▣ Tengamos en cuenta que si se es un 80% eficaz en cada
etapa se consigue 0.8*0.8*0.8=0.51, un 51% únicamente, hay
que llegar a un 96% en cada uno para conseguir un 90% en
total