Administración del tiempo

Administración del
Tiempo.

Jose Onofre Montesa Andrés

Escuela Técnica Superior de
Informática Aplicada
Universidad Politécnica de
Valencia
2003
www.sumarecursos.com | Suma Recursos S.L.

Necesidad de administrar el
tiempo.
• El tiempo es un recurso especial
• Problemas y Causas
• Organización
• ¿Como conservar el equilibrio y control?


¿Qué es el tiempo?
• Salvador Dali, (Surrealismo)
– La persistencia de la memoria
– El decía que no eran otra cosa
que el queso Camembert del
espacio y el tiempo, suave,
extravagante, solitario y
paranoico-crítico.

• Gerald Murphy (Cubismo)
– Predictivilidad del tiempo y
la fragilidad para medirlo


El tiempo es un recurso especial
• Todos tenemos el
mismo.
• Una vez pasado ya
no se recupera.
• Cualquier actividad
requiere tiempo.


¿Podemos controlar el tiempo?
¡¡¡ NO !!!
• Podemos controlar las actividades que
realizamos.
• De modo que podremos realizar:
– Más actividades ???
– Aquellas actividades que sean más
importantes
• Nos proporcionan mayor satisfacción
• Nos llevan hacia nuestros objetivos


Problemas y Causas
• Coyuntura
• Actitudes
• Causas del “stress”
• Algunas Soluciones.


Coyuntura
• Entorno tecnológico
– Cambios frecuentes ...
– necesidad de tiempo para responder
• Economía global
– Menos barreras ⇒ downsizing,…
» recortes de personal

• Empleo
– Logrado por habilidad... Técnica
– Mantenido por habilidad Organizativa


Habilidades Organizativas:
• Capacidades
– Comunicación
• Oral
• escrita
– Trabajo en equipo
• Control eficaz del
tiempo


Actitudes
• Pasiva: ir a remolque de los
acontecimientos ⇒
– “stress”, no tengo tiempo.

• Activa: influir sobre el propio
destino:
– Eficacia.
– Tengo tiempo.


Síntomas del “stress”
• Fase inicial • Fase aguda
– nerviosismo, – Hipersensibilidad,
– crisis de humor, – ansiedad,
– inseguridad/desconfianza – Desjerarquización de
– dificultad incremental /
valores/ “Pasar”
fatiga mental, • Depresión/Infarto/
– neuralgias, Úlceras...
– insomnio. – Apatía,
– sensación de fracaso,
– quejas constantes


Causas del “stress”, principales
“quita tiempos”
• Objetivos inalcanzables
– tratar de hacer • Tensiones del propio
demasiado, trabajo
perfeccionismo,.. – Descontrol de
– Falta de planeación y interrupciones,
organización personal – Reuniones excesivas o
– Falta de delegación eficaz ineficaces
– comunicación defectuosa
(incapacidad de decir
“NO”)
• Exceso vida sedentaria.


Algunas Soluciones.
• Vacaciones
• Deporte
• Cambiar de actividad
• Verlo con perspectiva: Distanciarse
• No dejarse llevar por sentimientos negativos
• Administración del tiempo
– Planificación y Organización personal.
– Control de las interrupciones


Organización
1) La lista de cosas a hacer, El inventario
2) La matriz de prioridades.
3) Identificar las horas más y menos
eficaces.
4) La realidad del tiempo controlable.
5) Usar un plan para organizarse.
6) Vivir con el plan diario


1) La lista de cosas a hacer
• El inventario.
• Origen de muchas urgencias de la lista...
• Criterios de importancia.


1) La lista de cosas que hacer:
inventario de tareas.
Descripción Prioridad Tiempo
Importante Urgente Estimado
Resolver la inundación SÍ SÍ Hacer Ya
de la oficina
Plan estratégico SÍ $NO Programar
nuevos productos
... $NO SÍ Delegar/Org.
... $NO $NO No pasa nada


1) Lista de cosas que hacer:
Origen de muchas urgencias
• 1. Tareas que encarga
el jefe.
– Ej.: Asigna 5 proyectos y
pide el 6º
• Solución: Preguntar
• 2. Tareas impuestas
por el sistema.
– Ej.: Llamadas de clientes
con quejas, ...
• Solución: Reservar tiempo,
Organizar (⇓núm. Errores)


1) La lista de cosas ha hacer:
Origen de muchas urgencias
• 3. Acciones derivadas de subordinados
– Bola de nieve o bloqueo.
• Solución: Comunicación
– El rebote del problema
• Solución:
– ¿Cuál es el problema? ¿Cuales son las opciones? ¿Qué
recomienda? Y ¿Por qué? ¡Hagalo!
– ¡Pedir soluciones!, Pedir trabajo acabado
» Salvo falta de cualificación
• 4. Metas y actividades impuestas por uno
mismo: 1h/día


1) Lista de cosas que hacer:
Criterios de importancia.
• 2) Actividades que
• 1) Principio de Pareto ley 80:20
– “lo más es menos y lo menos es
Añaden Valor
más” – En una fabrica:
– La mayoría de las actividades son ¢r Proceso
simples y unas pocas:
 Transporte
• Causan la mayoría de resultados
• Son importantes ¢v Stock
– El 20% de asuntos nos dan el 80% ¢ Esperas
del valor ¢x Inspección
– El 20% de agencias venden el 80%
del producto

s
a
– El 20% de los clientes generan el
re
80% de quejas Ta

s
do
lt a
su

Re

2) La matriz de prioridades.
Importancia
• Tener la matriz a
Mucha £ Poca mano y actualizarla
de vez en cuando.
Poca £ Mucha

– ˜
Urgencia

• Es clave haber
acabado el día
— ™ habiendo hecho – .
–Hacer “Ya” • No planear más de 6
—Planear a medio plazo actividades/día, lo
˜Interrupciones: normal ≤ 3, pero ≥ 1
controlarlas
™Trivial: socializar


3) Identificar las horas más(E)
y menos eficaces(D).
• E: Período del día que uno rinde más.
– Para lo difícil, complejo / importante
• D: Período del día que uno rinde menos
– Leer periódico, +50%

– abrir correo

←PRODUCTIVIDAD→

Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero
– Telefonear

Paraninfo 1992
– Interrupciones
100%

– Entrevistas.
-50%

6 8 10 12 2 4 6 8 10 12 2 4
HORA →

4) La realidad del tiempo
controlable.
• Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días
• Permite identificar las interrupciones y tomar
medidas.
• 5 preguntas clave:
• ¿Qué estoy haciendo,
• ... que en realidad no es necesario hacer?
• … que pudiera encargar a otras personas?
• … que pudiera hacerse con más eficiencia?
• … que hace perder el tiempo a otros?
• ¿Qué hice en mis mejores horas?
• Buscar la eficiencia:
– eliminar… y añadir propio/importante


e) Usar un plan para
organizarse.
1) Preparar la lista de cosas que hacer.
2) Delegue lo que corresponda.
3) Considere sus horas E y D.
4) considere su tiempo controlable.
5) Elabore un plan diario.
Según las prioridades y
consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.
6) Señalar las actividades terminadas
7) Reprogramar las actividades no terminadas


f) Vivir con el plan diario
“Ponerlo en práctica”
• Revisar la matriz de vez en cuando.
• Programar pocas cosas extra (≤3)

Toma 1


¿Como conservar el equilibrio y
control?
• Equilibrio en la vida
• Control de interrupciones
• Delegar
• Reuniones eficaces


Equilibrio en la vida
1º) Identificar los aspectos importantes
de la vida
– ¿a qué dedico el tiempo?
– ¿a qué debería dedicar el tiempo?


Como mantener el equilibrio de su vida

• Social. • Cómo es
• Salud.
• Profesional.
• Educativa.
• Familiar.
• Espiritual.
• Cómo quiero que sea
• Personal.
• Económica.
• De diversión.


Equilibrio en la vida ...
2º) Efectuar cambios para mantener el
equilibrio.
3º) Fijar metas para equilibrar el pastel
– Procedimiento para fijar objetivos
1. ¿Qué...? ≅ Declaración objetivos (especif.)
2. ¿Por qué...? ≅ Razones (motivación)
3. ¿Cuándo...? ≅ Fecha inicio/fin (tiempo)
4. ¿Cómo...? ≅ Acciones requeridas/Camino
4º) Conecte las metas con el plan diario.


Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajo
– Mesas en oficina: diagonal
– Reloj pared: espalda
– Mobiliario: mínimo.
2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás
se enteren cuando está ocupado.
– El 70% de las personas acatan las señales.


3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las
prioridades máximas.
– Pedir a alguien que atienda las
interrupciones (la hora 0)
4º) Anticiparse
– En el café de la mañana
– visitar, llamar….


5º) Comunicar con eficacia
– Preguntar: ¿Por qué es tan importante?
– Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, ¿qué
puedes hacer por mi?
– Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero… (ofrecer
alternativas)
– Saber terminar una conversación
– Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie,
extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer
– si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie


Bibliografía
• 1-68/1124B Los secretos de la
organización del trabajo personal.


Administración del tiempo

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

Similar a Administración del tiempo

Similar a Administración del tiempo (20)

Último

Último (20)

Administración del tiempo