1. Plan RRHH y organización
Fernando Rubio
8 de enero de 2014
2. PLAN DE RRHH
1. ORGANIGRAMA
JUNTA DIRECTIVA
Fundación Oxígeno
CONSEJO ASESOR
DIRECCIÓN
Raquel Puente
Cives Mundi
Viajes Oda
Emprendae
RED DE COLABORADORES
Empresas de Ecotursimo
Asociaciones conservacionistas
Hosteleros
Agencias de Viaje
Grupos de Acción Local
GUÍAS-CONDUCTORES
AGENTES LOCALES
COMMUNITY MANAGER COMERCIAL
3. PLAN DE RRHH
2. DEFINICIÓN DE PERFILES.
PUESTO
COORDINACIÓN
ADMINISTRACIÓN
COMUNICACIÓN
FUNCIONES
Gestión general del proyecto.
Coordinación del equipo y de la plantilla.
Control de las partidas económica.
Negociación con clientes y colaboradores.
Labores comerciales.
Gestión administrativa y fiscal.
Altas y bajas de plantilla, clientes y proveedores.
Facturación, pagos y cobros.
Gestión de contenidos en los medios de difusión.
Mantenimiento de web y perfiles en Redes Sociales.
Elaboración y difusión de material publicitario.
Custodia de la imagen de marca.
Labores comerciales.
4. PLAN DE RRHH
3. PREVISIÓN DE INCORPORACIÓN DE NUEVOS
PERFILES FUNCIONES
PUESTO
COMERCIAL
REPRESENTANTE
Búsqueda de nuevos clientes.
Ampliación de mercados interior y exterior
Preparación de ofertas y negociación.
Fidelización de clientes y distribuidores.
Trasposición del modelo de negocio a otras áreas y a entidades
colaboradoras.
Contribución al crecimiento de la red.
5. GESTIÓN DEL TIEMPO
1. EL TIEMPO: EL BIEN MÁS ESCASO
2. PLANIFICACIÓN – LISTAS VS BLOQUES
3. PRIORIZACIÓN DE TAREAS.
4. DELEGACIÓN – NO SEAS HOMBRE ORQUESTA
5. LADRONES DEL TIEMPO.
6. 1. EL VERDADERO RECURSO LIMITANTE
• El tiempo es un recurso NO RENOVABLE.
• El tiempo nunca vuelve.
• Una de las claves del éxito de un negocio se basa en
la PRODUCTIVIDAD (coste/hora).
• El tiempo TAMBIÉN es DESCANSO => SALUD
• El tiempo TAMBIÉN es OCIO => ESTADO DE ÁNIMO
• El tiempo TAMBIÉN es VIDA PERSONAL => EQUILIBRIO
7. 1. EFICACIA VS EFICIENCIA
EFICIENCIA
Capacidad de
resolver una
determinada tarea en
el tiempo disponible
con el fin de lograr
RESULTADOS más
EFICACES.
8. 1. BARRERAS EN LA GESTIÓN DEL TIEMPO
INTERNAS
•
•
•
•
•
•
•
Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para después -> Procrastinar
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.
EXTERNAS -> LADRONES DE TIEMPO
10. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
LISTAS
•El sistema más intuitivo de planificación.
• Establecemos un sistema de HITOS diarios que hay
que superar para seguir avanzando.
• También tienen varias desventajas:
No indican orden ni prioridad.
No podemos predecir con exactitud el tiempo
que nos lleva cada tarea, interrupciones…
Es casi imposible llevarlas a rajatabla y puede
cundir el desánimo en caso de incumplirlas
11. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
LISTAS, ¿cómo podemos mejorarlas?
A. SUPERPLANIFICACIÓN, con listas mensuales o
trimestrales donde podamos reflejar el progreso,
fechas límite, estado…
2012
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
SEPTIEMBRE
LUNES
MIÉRCOLES
JUEVES
VIERNES
SÁBADO
DOMINGO
1
2013
MARTES
2
3
4
MAYO
JUNIO
MARZO
JULIO
ABRIL
AGOSTO
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
20
21
22
23
24
25
26
FEBRERO
6
19
ENERO
5
27
28
29
30
12. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
LISTAS, ¿cómo podemos mejorarlas?
B. DIVIDE y VENCERÁS: intenta partir al máximo cada
tarea en acciones simples fácilmente realizables.
Lo que nos lleva a….
C. REGLA DE LOS 2 MINUTOS: realiza primero las
acciones más sencillas o rutinarias que apenas te
lleven unos minutos. Con la lista medio cumplida verás
las cosas de otra manera…
13. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
LISTAS, ¿cómo podemos mejorarlas?
C. ESTABLECE PRIORIDADES: puedes utilizar un sencillo
código numérico, colores o marcas de urgencia. La
memoria puede traicionarte temporalmente…
CLIENTE
ISM
PROYECTO
ACCIÓN 1
HITO 1
Curso Ecoturismo
Colmillo X
Julián X
Raquel X
Fresquera
X
Cortas de Blas X
Culturaleza X
Vicki
Yolanda X
Contactar equipo
Enviadas estructuras
el 21/1
PROYECTOS
Leer MIVA – UE otros
Hueco
Ceremonia té y
charlas
Empezadas
Reu 14/1
Envíos 15/1
Hecho,
incorporación oficina
Cives
Charla gestión del
tiempo
Mediadas
Iniciados trámites
Borrador 30/1
Máster Nebrija
CIVES
FOX
Tutorías
Hueco Renovables
B&B
BORJABAD
EsIA RCDs
TORRALBA
EsIA Berlanga
EsIA Villasayas
Aprov. tierras
CAMPUS
VERANO
Resina
Coworking
Álvaro
JCyL
Empezado –
Contacto Meijide
Visita
Confirmar
Reunión enero
HITO 3
FECHA LÍMITE
IMPORTE
30 enero
1700
15 junio
2000
15 febrero
3600
Mensual 1-6
3600
Mayo 13
Mayo 13
Febrero 13
900
Enero 13
2700
Enero 13
Continuar
aromáticas y visita
HITO 2
1200
Marzo 13
300
Campus Verano
Búsqueda sponsors y
organización
Julio 2013
1500
Formación resina
Preparar producto
Abril 2013
¿?
Red coworking
Contactos
Abril 2013
¿?
Junio 2013
¿?
Enero 2013
2000
Deshidratador
Subvención
Preparar ASAP
Echada
14. 2. PLANIFICACIÓN: LISTAS vs BLOQUES
LISTAS 2.0 – Complemento de apoyo
A. GOOGLE CALENDAR: puedes revisar tu calendario,
vincular smartphone y pc, crear alertas...
B. REMEMBER THE MILK: calendario con listas,
prioridades, código de colores, alertas… Sincroniza
web, PC, smartphone y se puede integrar con Outlook
y Thunderbird.
15. BLOQUES
•Es el sistema «alternativo» a las listas.
• Se asigna un tiempo fijo a cada tarea y se va progresando de
forma continua.
• Es más resistente a las interrupciones.
• Reduce la frustración.
• No
obstante
sigue
necesitando
establecimiento de hitos y prioridades.
planificación
y
un
¿Por qué no complementarlos?
16. 3. PRIORIZACIÓN
Análisis ABC...
1.
Ordenamos las tareas en grupos de prioridades: A: más
importantes,
B:
menos
importantes,
C:
menos
importantes aún…
2.
Sirve
para
listas
de
tareas
abiertas
aunque
se
recomienda que se cierren para generar motivación en
su ejecución
3.
Se pueden establecer los grupos que se quieran.
4.
Suela combinarse con la técnica de Pareto.
17. 3. PRIORIZACIÓN
Técnica de Pareto...
1.
Se basa en la doble aplicación de la regla del 80-20.
2.
El 80% de las tareas puede realizarse en el 20% del tiempo, y el
20% de tareas incompletas nos ocupa el 80% del tiempo restante.
3.
Por su parte el 80% de nuestra productividad proviene del 20% de
las tareas (previamente priorizadas por el valor que generan al
proyecto).
18. 3. PRIORIZACIÓN
Método Eisenhower... lo que es importante es en sí mismo
urgente, y lo urgente es en sí mismo importante
Importante = f (valor para empresa)
NO
SI
Urgente = f (tiempo)
NO
Descartadas
Delegarlas
SI
Fijar una
fecha límite
y realizarlas
personalmente
Realizar
inmediatamente y de
forma personal
20. 4, DELEGACIÓN
El hombre orquesta
• Se le conoce como la enfermedad de la prisa o el
mal del emprendedor
• Es la cultura del nanosegundo, de hacer lo máximo
en el menor tiempo posible (mucha eficiencia –
poca eficacia)
• «Todo debe estar listo para ayer»
• Profesionales multitarea: pueden realizar trabajos
de baja calidad y poner en riesgo su salud
21. 4. DELEGACIÓN
1. Delegar es repartir parte de tus responsabilidades
y funciones (en el seno de un equipo) donde
quien delega debe actuar como un coach
(entrenador) con la persona en quien delega.
2. Las responsabilidades también se delegan.
22. 4. DELEGACIÓN y RESPONSABILIDAD
1. Responsabilidad operativa, la que se delega.
2. Responsabilidad gerencial, la que no se
delega.
•Selección de la persona adecuada en quien delegas
•Formación e información que le ofreces para poder desarrollar su
propósito
•Supervisión:
•De comportamientos (continuamente)
•De resultados (puntual y periódicamente)
23. 5 LADRONES DE TIEMPO
• Son malos hábitos que nos dominan.
• No te quitan tiempo, te alejan de tus objetivos.
• Vencerlos te hace más efectivo.
• Te
vuelven
más
desorganizado,
más
ineficaz,
más
desconcentrado, más inoperante, más lento, más distraído, más
estresado.
VAMOS A IDENTIFICARLOS
24. Nº1. INTERRUPCIONES
•
Cada vez que se produce una interrupción puedes llegar a tardar
hasta 10 minutos en recobrar la concentración.
•
Un nuevo correo o whatsapp, el comentario de un compañero o
un simple estornudo…
•
En lugar de “dias de trabajo” sólo logramos “momentos de
trabajo”: ratos puntuales de cinco o diez minutos hasta la próxima
interrupción.
•
Son inevitables pero podemos afrontarlos
25. EL REMEDIO
• IDENTIFÍCALAS, puedes hacer una lista.
• CONCIÉNCIATE cuando tengas una tarea importante.
• AÍSLA cada tarea.
• Los AURICULARES funcionan.
• COMUNICA tus rutinas.
• OJO con el MÓVIL.
• AL GRANO.
• Trabaja en BLOQUES CORTOS (20-25 min.)
26. Nº2. IMPROVISACIÓN
• Es la NO PLANIFICACIÓN de las tareas, el CAOS
• Una de las bases del ESTRÉS.
• Una LISTA no suele ser suficiente: las tareas
forman parte de un PUZZLE interrelacionado.
• ERROR: las tareas NO SON IGUALES.
27. EL REMEDIO
• IDENTIFICA 2 o 3 TAREAS CLAVE diarias.
• IDENTIFICA las TAREAS REPETITIVAS e intercálalas entre las tareas clave
para que no estorben.
• PLANIFICA el día ANTES.
• GUARDA espacio para IMPREVISTOS.
• TERMINAR es la CLAVE.
• DIVIDE y VENCERÁS.
• EVITA la MULTITAREA.
28. Nº3. REUNIONES IMPRODUCTIVAS
PRINCIPALES CAUSAS
a) Material y contenidos no preparados.
b) Objetivos no o mal definidos.
c) Roles de los asistentes no o mal definidos.
d) Duración excesiva.
e) No se traducen en ACCIONES.
29. Nº4. TV
• Media diaria en España: 227 minutos
(3,7h)
¡La MITAD de nuestro TIEMPO LIBRE!
• Base del descanso físico pero NO mental.
• Es un hábito adquirido desde la niñez.
• Parece que no hay ALTERNATIVAS.
30. EL REMEDIO
• RECORTA poco a poco.
• Busca alternativas en esos recortes.
• Pon LÍMITES.
• Cena SIN TV.
• Haz tu propia TV.
• RECORTA un poco más…. Y DISFRUTA.
31. Nº5. INTERNET Y RRSS
• Los últimos malos hábitos pero los más difíciles de eliminar.
• INTERNET te ENGORDA -> calorías digitales inútiles.
• Evitarlo está a UN CLIC de distancia.
• Un sencillo TEST para las webs y apps:
1.
¿La utilizo para algo en concreto?
2.
¿Me sirve de algo?
3.
¿Qué podría eliminar para hacerlo todo más simple?
32. EL REMEDIO
• Blogs: utiliza FEEDS y marcadores.
• DESINSTALA notificadores y avisadores.
• REDUCE tu navegación inconsciente.
• CIERRA la mensajería instantánea
• PLANIFICA tus acciones en las RRSS.
33. Nº6. EL CORREO @
• Lo utilizamos a diario y nadie nos enseñó.
• ¿Por qué el Email nos quita tanto tiempo?
a) Porque no sabemos utilizarlo bien (nadie nos ha
enseñado).
b) Porque le damos demasiada importancia (está
sobrevalorado).
c) Porque no nos damos cuenta que es una mera
herramienta (que está a tu servicio y no al revés).
34. EL REMEDIO
• SÓLO es una HERRAMIENTA.
• EMPIEZA por OTRA COSA.
• Dile ADIÓS a las NOTIFICACIONES.
• NO lo dejes abierto -> momentos específicos
• 1 email -> 1 ACCIÓN.
• Aprende a BUSCAR, cuida el asunto y sé BREVE.
• Filtros inteligentes y respuestas prediseñadas.
• ¿Realmente lo necesitas en el móvil?
35. Nº7. EL MÓVIL
Tres impactos negativos
1.
Rompe tu concentración, desvía tu atención y te hace perder
intensidad.
2.
Te transmite una falsa sensación de actividad, de estar
haciendo. Mientras contestas, no haces.
3.
Destruye tu descanso. Un momento sagrado e imperturbable
bombardeado con llamadas de todo tipo y que rara vez son
importantes.
36. EL REMEDIO
• Una llamada -> un propósito.
• Directo y preciso. Bye bye cháchara.
• Ronda de llamadas.
• Silencio….¡no estoy para nadie!
• Comunica tus rutinas.
• NO RESPONDER es atender de otro modo.
37. 6. REUNIONES
• Pueden suponer un gran AVANCE o una
absoluta PÉRDIDA DE TIEMPO.
• Claves
como
fijar
la
duración,
el
seguimiento de un orden del día con
tiempos y el cierre con hitos o acuerdos
marcan la diferencia.
38. 7. REUNIONES CON UNO MISMO
• El tiempo de calidad está en peligro de extinción.
• Ni tu jefe ni tus compañeros te lo van a regalar.
• Son reuniones ya que las debes planificar y se
buscan unos determinados objetivos:
1. Bloquea tu agenda.
2. No la muevas.
3. Prepárala bien.
4. Elimina distracciones.
39. UMBRAL DE CONCENTRACIÓN
• Una
vez
que
entras
en
un
estado
de
concentración para un máximo de 30-40 minutos,
como norma general.
• A partir de esos 30-40 minutos, la concentración
disminuye significativamente y el rendimiento se
reduce.
40. OASIS DE TIEMPO
• Momentos en los que jefe, socios, compañeros, clientes,
proveedores, familia… no están ahí para “molestarte”.
• Ni están cerca, ni llaman, ni interrumpen.
• Todo está más quieto. Ocurren menos cosas.
• Tu entorno es más propicio para encontrar la Atención, la
Concentración y el Enfoque que tanto necesitas.
41. OASIS DE TIEMPO
• Al comienzo del día: adelantar la hora de inicio
media hora. Sin que ello implique trabajar más, te
permitirá disfrutar de 30 minutos de oro.
• Al final del día. Las personas que entran tarde (niños
al colegio) luego tienen una hora al final donde la
tranquilidad es máxima.
• Aprovechar que el “interruptor” de la oficina no está
cerca. Porque tu jefe o compañero más pesado
están en una reunión.
• Aprovechar el “silencio súbito” en una oficina.
• Una mañana a la semana trabajas desde casa.
• La hora de la comida. Adelantándola o atrasándola,
y aprovechar así esa media hora o una hora en la
que todo el mundo está fuera.
