6. gestión del costo

SEDIPRO UNMSM GESTIÓN DEL COSTO
CURSO DE GESTIÓN DE PROYECTOS
Gestión del Costo
Ing. Jorge Poma Deza

• Incluye los procesos relacionados con planificar, estimar,
presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y
controlar los costos de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado.
2Gestión de los Costos del Proyecto

3Gestión de los Costos
Determinar
el
Presupuesto
Planificar la
Gestión de
los Costos
Estimar los
Costos
Controlar
los Costos
Monitoreo y
Control

Plan de
Gestión de
Costos
• Establece las políticas, Procedimientos y
Documentación para la planificación,
administración, gastos y controlar los
costos del proyecto.
Estimación
de Costos
• Desarrollar una aproximación de los
recursos monetarios necesarios para
completar las actividades del proyecto.
Determinació
n del
Presupuesto
• Agregar los costos estimados a las
actividades individuales o paquetes de
trabajo para establecer una línea base de
coste autorizado.
Control de
Costos
• Seguimiento de la situación del proyecto
para actualizar los costos de los proyectos
y la gestión de los cambios a la línea base
de costo.

Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la
documentación necesarios para planificar, gestionar, ejecutar el gasto
y controlar los costos del proyecto.
Planificar la Gestión
de los Costos
Entradas
Herramientas y Técnicas
Salidas
Plan para la Dirección
del Proyecto
Factores Ambientales
dela Empresa
Plan para la Gestión de
los Costos
Plan para la gestión
de los costos
Acta de Constitución
del Proyecto
Juicio de expertos
Técnicas Analíticas
Activos de los
Procesos de la
Organización
Reuniones

• Línea base del alcance, línea base del cronograma, otra información.
1. Plan para la Dirección del Proyecto
• Resumen del presupuesto y requisitos para la aprobación del
proyecto.
2. Acta de Constitución del Proyecto
• INFLUENCIAS: Cultura y estructura de la organización, condiciones
del mercado, tasas de cambio de divisas, información comercial,
sistema de información.
3. Factores Ambientales de la Empresa
• INFLUENCIAS: Procedimientos de control financiero, información
histórica y bases del conocimiento de lecciones aprendidas, políticas.
4. Activos de los Procesos de la Organización

Juicio de Expertos
• Aporta una perspectiva valiosa sobre el
entorno así como orientar sobre la
conveniencia o no de combinar métodos y
cómo conciliar entre ellos.
Técnicas Analíticas
• Selección de opciones estratégicas para
la financiación del proyecto tales como
auto-financiación, financiación a través
de acciones, o financiación mediante
deuda.
Reuniones
• Director de proyectos, patrocinador,
miembros del equipo, determinados
interesados.
Planificar
la Gestión
de los
Costos

• Describe la forma en que se planificarán, estructurarán y
controlarán los costos del proyecto. Los procesos de gestión de
costos, así como sus herramientas y técnicas asociadas, se
documentan en el plan de gestión de los cotos. El plan podría
establecer los siguiente:
• Unidades de medida.
• Nivel de precisión.
• Nivel de exactitud.
• Enlaces con los procedimientos de la organización.
• Umbrales de control.
• Reglas para la medición del desempeño.
• Formatos de los informes.
• Descripciones de los procesos.
• Detalles adicionales
1. Plan de Gestión de los Costos

Proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.
Estimar los Costos
Entradas
Salidas
Plan de gestión de los
costos
recursos humanos
Estimación de costos de
las actividades
Base de las
estimaciones
Juicio de Expertos
Estimación Análoga
Estimación Paramétrica
Factores ambientales
de la empresa
Activos de los
procesos de la
organización
Actualizaciones a los
documentos del
proyecto
Línea base del
alcance
Cronograma del
proyecto
Registro de riesgos Estimación Ascendente
Estimación por tres valores
Análisis de Reserva
Costo de la Calidad
Software de Gestión
Análisis de Ofertas de
proveedores
Técnicas grupales de toma
de decisiones

• Describe la forma en que se gestionarán y controlarán los costos
del proyecto. Incluye el método utilizado y el nivel de exactitud
requerido.
1. Plan de Gestión de los Costos
• Proporciona los atributos de la dotación de personal del proyecto,
los salarios y las compensaciones/reconocimientos
correspondientes, componentes necesarios para la estimación de
costos.
2. Plan de Gestión de los Recursos Humanos
• Consta del enunciado del alcance del proyecto, estructura de
desglose del trabajo, diccionario de la EDT/WBS.
3. Línea Base del Alcance

• El tipo y la cantidad de recursos, así como la cantidad de tiempo
de utilización de dichos recursos, son los factores principales para
determinar el costo del proyecto.
4. Cronograma del Proyecto
• Para tener en cuenta los costos de mitigación de los riesgos. Los
riegos que pueden ser amenazas u oportunidades.
5. Registro de Riesgos
• INFLUENCIAS: Condiciones del mercado y la información comercial
de dominio público.
6. Factores Ambientales de la Empresa
• INFLUENCIAS: Políticas de estimación de costos, plantillas,
información histórica y lecciones aprendidas.

Costes atribuibles, directa o
indirectamente, a la prestación del
servicio o elaboración del producto:
· Costes directos: son los costes
relacionados específica y
exclusivamente con un producto o
servicio.
· Costes indirectos: aquellos que
no son específicos y exclusivos de
un servicio.

Costos que dependen o no del
volumen de producción:
· Costos fijos: son independientes del
volumen de producción y están
normalmente relacionados con gastos en
inmovilizado material.
· Costos variables: incluyen aquellos
costes que dependen del volumen de
producción.

Elementos de los costos
Costes que dependen del horizonte
temporal:
• Costes de capital: que proviene de
la amortización del inmovilizado
material o inversiones a largo plazo.
• Costes de operación: son los costes
asociados al funcionamiento diario de
la organización TI.

Juicio de Expertos
• Aporta una perspectiva valiosa sobre el entorno. Puede orientar
en relación a métodos de estimación
Estimación Análoga
• Usa los valores como el alcance, costo, duración de
proyecto similares previos como la base para estimar.
Estimación Paramétrica
• Utiliza una relación estadística entre los datos históricos
relevantes y otras variables (costo, duración).
Estimación Ascendente
• Consiste en estimar los costos de paquetes de trabajo o
actividades y acumularlos en el componente inmediato
superior.
Estimación por tres valores
• La exactitud de las estimaciones de costos de una actividad
puede mejorarse tomando en cuenta la incertidumbre y el
riesgo.
Estimar
los
Costos

• Incluye reservas para contingencias para tener en cuenta en la
incertidumbre sobre el costo.
Costo de la Calidad (COQ)
• Se usa los supuestos relativos a los costos de la calidad
para preparar la estimación de costos de las actividades.
Software de Gestión de Proyectos
• Las aplicaciones software, hojas de cálculo
informatizadas, simulaciones y herramientas
estadísticas, se utilizan para agilizar la estimación.
Análisis de Ofertas de Proveedores
• Análisis de cuánto debe costar el proyecto sobre la base
de las ofertas de proveedores calificados.
Técnicas Grupales de Toma de Decisiones
• Enfoques grupales como la tormenta de ideas, las técnicas
Delphi o de grupo nominal.
Estimar
los
Costos

18
Estimación Ascendente
Ejemplo:
Proyecto
$50
Presupuesto
$65
Presupuesto
1.1.1
$2
1.1.2
$4
1.1.3
$3
1.1.4
$1
Actividades
1.1
$10
1.2
$20
1.3
$5
1.2
$20
Paquetes de
trabajo
Cta Control 1
$35
Cta Control 2
$15
Cuenta Control
Reserva Gestión
“Imprevistos”
$10
Reserva Contingencias
“Riesgos residuales”
$5
Línea Base
$55
íAgregación
de costos

• Evaluaciones cuantitativas de los costos probables que se
requieren para completar el trabajo del proyecto. Pueden
presentarse en resumen o en detalle.
1. Estimación de Costos de las Actividades
• La cantidad y el tipo de detalles adicionales que respaldan la
estimación de costos varían en función del área de aplicación. Los
detalles de respaldo para la estimación incluye:
• Documentos de los fundamentos de las estimaciones.
• Documentos de todos los supuestos utilizados.
• Documentos de todas las restricciones conocidas.
• Indicar el rango de estimados posibles.
• Indicar el nivel de confiabilidad del estimado final.
2. Base de las Estimaciones
• INCLUYE: El registro de riesgos.
3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de las
actividades individuales o de los paquetes de trabajo para establecer
una línea base de costo autorizada.
Determinar el
Presupuesto
Entradas
Salidas
costos
Línea base de costos
Requisitos de
financiamiento del
proyecto
Línea base del
alcance
Agregación de costos
Estimación de costos
Análisis de reservas
Juicio de expertos
Cronograma del proy.
Base de estimaciones
Calendarios de
recursos
Registro de riesgos
documentos del
proyecto
Relaciones históricas
Conciliación del límite de
financiamientoAcuerdos
Activos de los
procesos de la
organización

• Describe la manera en que se gestionarán y controlarán los
costos del proyecto..
1. Plan de gestión de los costos
• Incluye el enunciado del alcance, EDT y el diccionario de la EDT.
2. Línea Base del Alcance
• Se suman para obtener una estimación de costos de cada
uno de los paquetes de trabajo.
3. Estimación de Costos de las Actividades
• Supuestos básicos adoptados relacionados con la inclusión o
exclusión de los cotos indirectos y otros costos del presupuesto.
4. Base de las Estimaciones
• Fechas de planificación de inicio y finalización de las actividades,
los hitos, los paquetes de trabajo y las cuentas de control.
5. Cronograma del Proyecto

• Información sobre qué recursos se asignan al proyecto y en
qué momento de asignan.
6. Calendarios de Recursos
• Para tener en cuenta los costos correspondientes a las respuestas
frente a riesgos.
7. Registro de Riesgos
• Información del contrato y los costos asociados a los
productos, servicios o resultados que serán adquiridos.
8. Acuerdos
• INFLUYEN: Políticas, procedimientos y guías existentes
relacionadas a la elaboración de presupuestos de costos;
herramientas y métodos para la preparación de informes.

Agregación de Costos
• Se suman los costos de los paquetes de trabajo para
obtener el costo del componente de nivel superior,
tales como las cuentas de control y finalmente para
todo el proyecto
• Reservas de contingencia: Son para cambios no
planificados, pero necesarios.
• Reservas de gestión del proyecto: Son para
cambios no planificados al alcance y al costo del
proyecto.
Juicio de Expertos
• Otras unidades dentro de la organización ejecutante,
consultores, interesados, clientes, asociaciones
profesionales y técnicas, grupos industriales.
Determinar
El
Presupuesto

Relaciones Históricas
• Estimaciones paramétricas o analógicas para
desarrollar modelos matemáticos que
permitan predecir los costos totales del
proyecto.
Conciliación del Límite de Financiamiento
• El gasto de fondos debe conciliarse con los
límites de financiamiento comprometidos en
relación con la financiación del proyecto.
• Una variación entre el límite de financiamiento
y gastos planificados se puede necesitar
reprogramar el trabajo para equilibrar dicha
tasa de gastos.
Determinar
El
Presupuesto

Análisis de Reservas
Ejemplo:

• Versión aprobada del presupuesto por fases del proyecto,
excluida cualquier reserva de gestión. Se usa como base
para medir, supervisar y controlar el rendimiento,
normalmente representado en una curva S.
1. Línea Base de Costos
• Se derivan de la línea base de costos, que incluirá los gastos
proyectados y las deudas anticipadas. Los fondos totales
incluyen la LB del costo más las reservas de gestión.
2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto
• INCLUYE: Registro de riesgos, estimación de costos de las
actividades y el cronograma del proyecto.

27

Es el proceso de monitorear el estado del proyecto para actualizar los
costos del mismo y gestionar posibles cambios a la línea base de
costos.
Controlar los Costos
Entradas
Salidas
Plan para la dirección
del proyecto
Requisitos de
financiación del
proyecto
Información de
desempeño del trabajo
Pronósticos de costos
Gestión del valor ganado
Pronósticos
Datos de desempeño
del trabajo
Activos de los
procesos de la
organización
Solicitudes de cambios
Índice de desempeño del
trabajo por completar (TCPI)
Revisiones del desempeño
Software de Gestión de Proy.
Análisis de reservas
Actualizaciones al plan
para la dirección del
proyecto
documentos del
proyecto
activos de los procesos
de la organización

• Contiene la línea base de costos y el plan de gestión de los costos.
1. Plan para la Dirección del Proyecto
• Incluyen gastos proyectados y deudas anticipadas.
2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto
• Incluyen información sobre el avance del proyecto, como las
actividades que han comenzado, su avance y los entregables que
se han completado.
3. Datos de Desempeño del Trabajo
• INFLUYE: Políticas, procedimientos y guías existentes relacionadas
con el control de costos; herramientas y métodos de monitoreo.

GESTIÓN DEL VALOR GANADO (EVM)
Metodología utilizada para medir el rendimiento del proyecto. Integra la
línea base del alcance, de costos y del cronograma, para generar la línea
base para la medición del desempeño y el avance del proyecto por parte
del equipo del proyecto.
 Valor planificado (PV): Es el presupuesto autorizado que se ha
designado para todas las tareas que fueron planeadas empezar y
terminar en el momento del análisis. ¿Qué tanto trabajo se planificó?
 Valor ganado (EV): Representa la suma de todo el costo del
presupuesto del trabajo realizado en el momento del análisis. ¿Qué
tanto trabajo actualmente se ha completado?
 Costo real (AC): Costo incurrido por el trabajo llevado a cabo en el
momento del análisis. ¿Qué tanto ha costado completar el trabajo
actual?

También se monitorea las variaciones o desviaciones con respecto a la
línea base aprobada:
Variación del cronograma: Es el presupuesto autorizado que se ha
designado para todas las tareas que fueron planeadas empezar y terminar
en el momento del análisis. ¿Qué tanto trabajo se planificó?
Variación del costo: Representa la suma de todo el costo del presupuesto
del trabajo realizado en el momento del análisis. ¿Qué tanto trabajo
actualmente se ha completado?
3. Costo real (AC): Costo incurrido por el trabajo llevado a cabo en el
momento del análisis. ¿Qué tanto ha costado completar el trabajo actual?
MEDIDAS DE VARIACIÓN
Se toman valores acumulados hasta la fecha. Estas medidas muestran como va el proyecto
en cuanto al avance.
Variación del costo: Es una comparación entre la cantidad de trabajo realizado durante un
período de tiempo dado y lo que se gastó para ejecutarlo. Indica si el costo ha sido mayor
o menor a lo presupuestado.
CV = EV – AC
 Si es CERO se realizó correctamente el presupuesto del proyecto.
 Si es POSITIVO significa que hemos GASTADO MENOS de lo presupuestado.
 Si es NEGATIVO significa que los COSTOS HAN SIDO MAYORES a lo presupuestado.
Variación del Cronograma: Es una comparación entre el avance obtenido en el trabajo del
proyecto (expresado en costos) durante un período de tiempo dado y el avance en el
trabajo que se había planeado para ser ejecutado(expresado en costos). Indica si el
cronograma está adelantado o atrasado, según lo planeado para el periodo de tiempo. La
formula de cálculo es:
SV = EV - PV
 Si es CERO, el cronograma está al día.
 Si es NEGATIVO el proyecto está atrasado frente al cronograma.
 Si es POSITIVO Usted está adelantado frente al cronograma.

INDICES DE DESEMPEÑO
Muestran qué tan eficientemente está operando el proyecto.
Índice de desempeño del costo: Es el Índice de eficiencia del costo. Representa cuántas
unidades de dinero de trabajo se ganaron por cada unidad de dinero que se gastó.
CPI = EV / AC
Si es 1 el proyecto tiene un rendimiento igual al planeado.
Si es <1, el rendimiento ha sido menor al planeado.
Si es >1, el rendimiento ha sido mayor al planeado.
Índice de desempeño del cronograma: Es el Índice de eficiencia del Cronograma.
Representa cuántas unidades de dinero de trabajo se ganaron en promedio de cada
unidad de dinero de trabajo que estaba planeada hasta la fecha de análisis.
SPI = EV / PV
Si es 1 el cronograma tiene un rendimiento igual al planeado.
Si es <1, el rendimiento del cronograma es menor de lo planeado.
Si es >1, el rendimiento del cronograma es mayor a lo planeado.

EJEMPLO: El gráfico emplea Curva S para representar los datos del EV para
un proyecto cuyo costo excede el presupuesto y cuyo plan de trabajo está
retrasado.

PRONÓSTICOS
Conforme avanza el proyecto, el equipo del proyecto puede desarrollar una
proyección de la estimación a la conclusión (EAC) que puede diferir del
presupuesto hasta la conclusión (BAC), la proyección de una EAC implica
hacer estimaciones de condiciones y eventos futuros para el proyecto.
Método ascendente de EAC: Se basa en los costos reales y la experiencia
adquirida a partir del trabajo completado y requiere que se realice una
nueva estimación para el trabajo restante del proyecto.
Fórmula: EAC = AC + ETC ascendente
Está formula calcula el costo real más un nuevo estimado para el trabajo
restante. Se utiliza cuando la estimación original presenta defecto
fundamentales.

Los datos del EVM pueden proporcionar numerosas EACs estadísticas, las
más comunes son:
Pronóstico de la EAC para trabajo de ETC a la tasa presupuestada. Toma
en cuenta los costos reales, y prevé que el trabajo según la ETC se llevará a
cabo de acuerdo con el ratio presupuestado.
Fórmula: EAC = AC + (BAC – EV)
• BAC: Indica el presupuesto hasta la conclusión.
• EV: Indica el valor ganado.
Pronóstico de la EAC para trabajo de la ETC con el CPI actual. Asume que
lo que el proyecto ha experimentado hasta la fecha puede seguir siendo
esperado en el futuro. Se asume que el trabajo correspondiente a la ETC se
realizará según el mismo índice de desempeño del costo (CPI) acumulativo
en el que el proyecto ha incurrido hasta la fecha. Fórmula: EAC = BAC / CPI
• CPI: Indica el índice de desempeño del costo.

Pronóstico de la EAC para trabajo de la ETC considerando ambos factores,
SPI y CPI. El trabajo correspondiente a la ETC se realizará teniendo en
cuenta tanto al índice de desempeño del costo como el índice de
desempeño del cronograma. Supone un desempeño de costos negativos a
la fecha y la necesidad de que el proyecto se comprometa firmemente a
respetar el cronograma.
Fórmula: EAC = AC + [(BAC – EV) / (CPI × SPI)]
• SPI: Indica el índice de desempeño del cronograma.
Estos enfoques puede ser aplicado para cualquier proyecto y
proporcionará una señal de “alerta temprana” si los pronósticos
para la EAC no están dentro de las tolerancias aceptables.

ÍNDICE DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO POR COMPLETAR (TCPI)
Esta fórmula divide el trabajo que falta por hacerse por el dinero que
queda para llevarlo a cabo. Responde a la pregunta:
Para mantenernos dentro del presupuesto, ¿qué tasa debemos alcanzar
para el trabajo restante?.

REVISIONES DE DESEMPEÑO
Comparan el desempeño del costo a lo largo del tiempo, las actividades del
cronograma o los paquetes de trabajo que exceden el presupuesto o que
están por debajo de éste, y los fondos necesarios para completar el trabajo
en ejecución.
SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTO
Para monitorear las tres dimensiones de la gestión del valor ganado, EVM
(PV, EV y AC) para representar gráficamente tendencias.
ANÁLISIS DE RESERVAS
Para monitorear el estado de las reservas para contingencia y de gestión,
así saber si se necesita de estas reservas o solicitar reservas adicionales.

V = 3,000
AC = 2,800
EV = 2,500
CV (Variación del costo)
CV = EV - AC
CV = 2500 - 2800 = - 300
SV (Variación del cronograma)
SV = EV - PV
SV = 2500 - 3000 = - 500

• Los valores calculados de CV,SV,CPI, SPI y VAC para los
componentes de la EDT, paquetes de trabajo y cuentas de
control se documentan y comunican a los interesados.
1. Información del Desempeño del Trabajo
• El valor EAC calculado o ascendente debe documentarse y
comunicarse a los interesados.
2. Pronósticos de Costos
• El análisis de desempeño del proyecto puede dar lugar a
una solicitud de cambio de la línea base de costos o de
otros componentes del plan para la dirección del proyecto.
3. Solicitudes de Cambio

• Los elementos para el plan para la dirección de proyectos
son susceptibles a actualizaciones, entre otros en: Línea
base de costos, Plan de gestión de los costos.
4. Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
• Incluyen entro otros: Estimaciones de costos, la base de las
estimaciones.
• Incluyen entre otros: Las causas de las variaciones,
acciones correctivas, bases de datos financieros, lecciones
aprendidas procedentes del control de costos del proyecto.
6. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organización

Determinar, en los siguientes casos, si se ha gastado más o menos
de lo programado y si se está avanzado o retrasado con respecto al
cronograma:
• PV=800, AC=800, EV=800
• PV=800, AC=600, EV=400
• PV=800, AC=400, EV=600
• PV=800, AC=600, EV=600
• PV=800, AC=800, EV=600
• PV=800, AC=800, EV=1,000
• PV=800, AC=1,000, EV=1,000
• PV=800, AC=600, EV=800
• PV=800, AC=1,000, EV=800
• PV=800, AC=1,000, EV=600
• PV=800, AC=600, EV=1,000
• PV=800, AC=1,200, EV=1,000
• PV=800, AC=1,000, EV=1,200

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