Con base en el estudio de Pmbok 6, a continuación se relaciona la gestion de: Costos y tiempos Riesgos del proyecto Adquisiciones del proyecto Stakeholders El nivel de detalle de la presentación incluye los procesos a efectuar con cada una de las gestiones involucradas

1. GESTIÓN DE COSTOS PMI
UNIDAD 4
Ing. Edisson Paguatian, M.Sc.

2. Gestión del Costo
• Se refiere a los procesos involucrados
en estimar, presupuestar y controlar
los costos de modo que se complete el
proyecto dentro del presupuesto
aprobado.
¿Qué no es gestión del costo?
La gestión de costos como la explica el
PMBoK se concentra en la gestión de
costos diaria no en la gestión de fuentes
de financiamiento.

3. Planificar la gestión de costos
“El proceso que establece las políticas, procedimientos y
documentación para planificar, gestionar, gastar y controlar los costos
del proyecto”
Entradas
• Plan de gestión de
proyecto
• Acta de constitución
• Factores ambientales
de la empresa
• Activos de los
procesos de la
organización
T & H
• Juicio Experto
• Técnicas analíticas
• Reuniones
Salidas
• Plan de gestión de
costos

4. UN PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS DEBE…
• Definir la moneda que se utilizará
para estimar los costos.
• Definir el nivel de exactitud con el
que se deben estimar los costos.
• Definir las técnicas para estimar
valor ganado.
• Determinar los umbrales de
control.
• Determinar los formatos de
reporte.
Melena Heredia, A. G., Robayo, L., & Patricio, F. (2016). Evaluación de la aplicación de la metodología de gestión de
proyectos (PMI) en proyectos de almacenamiento de producto (construcción de tanques) y proyectos de
construcción civil de la Gerencia de Refinación de EP PETROECUADOR (Master's thesis, Quito, 2016.).
El plan de gestión de costos
documenta los criterios necesarios
para planificar, estructurar, estimar,
presupuestar y controlar los costos
del proyecto
¿Qué es un plan de gestión de
costos?

5. Estimar los costos
“El proceso de desarrollar una aproximación de los recursos
monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto”
Entradas
•Plan de gestión de costos
•Planificación de los
Recursos Humanos
•Línea Base Alcance
•Cronograma del Proyecto
•Registro de Riesgos
•Factores Ambientales de
la Empresa
•Activos de los Procesos
de la Organización
T & H
•Juicio Experto
•Estimación Análoga
•Estimación Paramétrica
•Estimación Ascendente
•Estimación por Tres
Valores
•Análisis de Reserva
•Costo de la Calidad
•Software de estimación
de costos para la
dirección de proyectos
•Análisis de Propuestas
para Licitaciones
•Técnicas de toma de
decisiones de grupos
Salidas
•Estimaciones de Costos
de las Actividades
•Base de los Estimados
•Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

6. Clasificación de Costos
• Variables: Cambian de acuerdo
con la cantidad de trabajo.
(materiales, mano de obra,
combustibles, etc)
• Fijos: En el caso de un aumento
de la producción se mantienen
sin variación. (alquiler de una
oficina, leasing de maquinaria).

7. Clasificación de Costos
• Directos: Estos costos pueden
ser atribuidos al trabajo del
proyecto. (materiales, viajes,
mano de obra).
• Indirectos: Costos incurridos
para el beneficio de más de un
proyecto. (seguros, impuestos,
etc).

8. ¿Qué debemos estimar?
• Mano de Obra
• Materiales
• Subcontratistas y asesores
• Alquiler de equipo e instalaciones
• Viajes
• Reservas de contingencia*
• Reservas de gestión*

9. Determinar el Presupuesto
“El proceso de agregar los costos estimados de las actividades
individuales o paquetes de trabajo para establecer la línea base de
costos aprobada”
Entradas
•Plan de gestión de costos
•Línea Base del Alcance
•Estimaciones de Costos
de las Actividades
•Base de las Estimaciones
•Cronograma del Proyecto
•Calendarios de Recursos
•Registro de riesgos
•Acuerdos
•Activos de los Procesos de
la Organización
T & H
•Suma de Costos
•Análisis de Reserva
•Juicio de Expertos
•Relaciones Históricas
•Conciliación del Límite del
Financiamiento
Salidas
•Línea Base de Costos
•Requisitos de
Financiamiento del
Proyecto
•Actualizaciones a los
Documentos del Proyecto

10. Niveles de exactitud
• Estimación preliminar de costos
(Orden de magnitud)
• Estimación de presupuesto
• Estimación definitiva
Orden de magnitud
• Es un estimado del costo
durante los procesos de
iniciación, un rango típico es
+/- 50%.

11. Estimación de presupuesto
• Es un estimado del costo
durante los procesos de
planificación, un rango típico es -
10% / +25%.
• Estimación definitiva
• Es un estimado posterior a la
creación del presupuesto, un
rango típico es +/- 10%.

12. Reserva de contingencia
• Cantidad de recursos adicionales
a la estimación de costo,
necesarios para reducir el riesgo
de sobrecostos en el proyecto.
• Es establecido en la gestión del
riesgo
Reserva de gestión
• Recursos reservados para cambios no
planificados al alcance y al costo del
proyecto.
• También se conoce como imprevistos,
en muchas ocasiones es necesario
obtener aprobación antes de
comprometer o gastar la reserva de
gestión.
• Esta reserva no forma parte de la
línea base de costo.

13. Línea base de costo
• Es el costo estimado del
proyecto (no incluye la
reserva de gestión) hasta
la conclusión distribuido
en el tiempo, que se utiliza
para medir, monitorear y
controlar el desempeño
global del proyecto.
• Es la estimación monetaria
de cada entregable,
subentregable y paquete de
trabajo del proyecto. Debe
asegurarse que contenga una
reserva de contingencia de
acuerdo con la gestión de
riesgos.

14. Establecer línea base de
costo
• Descomponer el alcance a un
nivel manejable.
• Asignar responsabilidades.
• Desarrollar un presupuesto
en el tiempo para cada tarea.
• Agregar reserva de
contingencia.
• Línea base integral de
alcance, tiempo y costo.
• Integra estas áreas de
conocimiento para el
seguimiento integral del
proyecto.
• Al graficarse también se
conoce como curva S.
Línea base de medición
de desempeño

15. Curva S
• La curva “S”, es la curva que
muestra la línea base del
desempeño esperado del
proyecto. Inicia sin gastos en el
día inicial del proyecto,
concluyendo con el 100% del
gasto en la fecha última del
cronograma.

16. Curva S
• Recibe su nombre de la forma
usual que toma la curva,
dibujando una ¨S¨ en el gráfico.
Esta ¨S¨ corresponde al
comportamiento del gasto de los
proyectos, el cual muestra una
ligera pendiente al inicio y al
final, y una pendiente
vertiginosa en las fases
intermedias.

17. ¿Para qué se usa?
• Permite comparar el avance real vs el
avance planificado, con el propósito de
establecer las desviaciones del proyecto y
tomar acciones correctivas. Es el punto de
partida de la técnica de valor ganado.
• CPTP: Costo presupuestado del trabajo
planificado.
• CPTR: Costo presupuestado del trabajo
realizado.
• CATR: Costo Actual del Trabajo Realizado.
• CEF Costo Estimado al Fin del proyecto
• PCF: Productividad del Costo al Fin del
proyecto
• CPF: Costo Presupuestado al Fin del
proyecto

18. ¿Cómo se crea?
• La primera versión de la Curva S
se crea a partir del cronograma
vigente y el presupuesto inicial.
Posteriormente se puede
actualizar conforme se crean las
nuevas versiones.
• En el eje Y (vertical) se colocan los
recursos financieros (dinero),
mientras que en el eje X
(horizontal) se coloca el tiempo. La
unidad de tiempo a utilizar
dependerá de la duración del
proyecto.

19. Otras Curvas S
• Existen variaciones de
esta curva que utilizan en
el Eje Y horas hombre o
porcentaje del
presupuesto total, que
también pueden ser
utilizadas.

20. Controlar los costos
“El proceso de monitorear el estatus del proyecto para actualizar los
costos del proyecto y gestionar cambios a la línea base de costos”
Entradas
•Plan de gestión de
costos
•Requisitos de
Financiamiento del
Proyecto
•Datos del desempeño
del trabajo
•Activos de los procesos
de la organización
T & H
•Gestión del valor
ganado
•Proyección
•Indice de desempeño
para completar
•Revisiones de
desempeño
•Sofware de gestión de
proyectos
•Análisis de reserva
Salidas
•Información del
desempeño del trabajo
•Proyecciones de costos
•Solicitudes de cambio
•Actualización del plan
de gestión de
proyectos
•Actualización de
documentos del
proyecto
•Actualización de
activos de los procesos
de la organización

21. Valor Ganado
• Es una técnica para la medición integral del desempeño del
proyecto.
• La técnica permite medir el avance del proyecto, proyectar el
costo final y la fecha de finalización.
• Además permite determinar donde está el proyecto y hacia
donde se dirige, al compararlo con donde debería estar y hacia
donde se debería estar dirigiendo.
• Es una herramienta efectiva y genera información confiable
cuando se utiliza correctamente.

22. ¿Cuándo se puede utilizar?
• Es necesario un presupuesto detallado a través del
tiempo donde se puedan identificar el alcance, costo
y tiempo del proyecto, y donde se pueda determinar
el costo presupuestado en cualquier momento.
Este presupuesto detallado se llama Línea Base de
Medición de Desempeño.

23. Análisis de Ciclo de Vida
• Al gestionar costos debemos
tomar en cuenta el análisis de
ciclo de vida.
• En este análisis se toman en
cuenta tanto los costos del
proyecto como los costos de
mantenimiento.
Chamoun, 2002

24. Análisis de ciclo de vida
• Un ejemplo típico de análisis de
ciclo de vida es el considerar
dentro de los costos del
proyecto de una nueva
carretera, los costos de
conservación vial.

25. Gestión de los Riesgos
UNIDAD 6

26. GESTIÓN DEL RIESGO
El objetivo de la Gestión de los Riesgos del Proyecto es aumentar la probabilidad
y el impacto de las contingencias positivas y disminuir la probabilidad y el
impacto de las negativas. Los procesos relacionados con la Gestión de Riesgos
se aplican durante todo el Ciclo de Vida del Proyecto
• Definición
• Planificación de la Gestión de Riesgos
• Identificación de Riesgos
• Análisis Cualitativo de Riesgos
• Análisis Cuantitativo de Riesgos
• Planificación de la Respuesta a los Riesgos
• Seguimiento y Control de Riesgos

27. 27

29. 3 Planificación de la Gestión de
Riesgos

30. Ejemplo de una Estructura de Desglose del Riesgo (RBS)

31. Definición de Escalas de Impacto para Cuatro Objetivos del Proyecto

32. Matriz de probabilidad e impacto

33. 4. Identificación de riesgos

34. 5. Análisis Cualitativo de Riesgos
Gestión de Proyectos Informáticos 34 Copyright 2008 Tecnotrend SC

35. Matriz de probabilidad e impacto

36. 6. Análisis Cuantitativo de Riesgos

37. Rango de Estimaciones de Costes del Proyecto Recogidas durante la Entrevista de Riesgos

39. Resultados de Simulación de los Riesgos de Costes

40. 6. Planificación de la Respuesta a los Riesgos

41. 7. Seguimiento y Control de Riesgos

42. GESTIÓN DE ADQUISICIONES
UNIDAD 8

43. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
DEL PROYECTO
Planificar las
Adquisiciones:
De Entrada
• línea base del Alcance.
• Documentación de Requisitos.
• Acuerdos para trabajar en equipo.
• Registros de Riesgos.
• Acuerdos contractuales relacionado con
los riesgos.
• Requisitos de recursos de la actividad.
• Cronograma del proyecto.
• Estimaciones de costos de las
actividades.
• Línea base del desempeño de costos.
• Factores ambientales de la empresa.
• Activos de los procesos de la
organización.

44. Planificar las
Adquisiciones:
De Salida
• Plan de Gestión de la Adquisición
(Proceso de adquisición desde la
elaboración de documento - cierre del
contrato)
• Enunciado del trabajo Relativo a la
Adquisición (Define la parte del alcance del
proyecto)
• Decisiones de hacer o comprar
(Documentan las conclusiones relativas a
los productos)
• Documentos de la Adquisición
(Utilizada para solicitar propuestas a posibles
vendedores).
• Criterios de Selección de proveedores
(Se desarrollan y utilizan para calificar y
evaluar las propuestas de los vendedores)
• Solicitudes de Cambio ( Derivan el

45. Planificar las
Adquisiciones:
Herramientas y
Técnicas
• Análisis de hacer o comprar
(Técnica general de dirección que
determina un trabajo particular).
• Juicio de Expertos
(Técnicos para evaluar las entradas
y salidas de este proceso).
• Tipos de Contrato
(El riesgo compartido entre el
comprador y vendedor determinado
del tipo de contrato).

46. Efectuar las Adquisiciones
Consiste en:
• Obtener respuesta de
los vendedores
• Seleccionar un
vendedor.
• Adjudicar un contrato
• Ofertas y propuestas

47. Efectuar las
adquisiciones:
Entradas
• proyecto de plan de gestión.
• Documentos de adquisición.
• Criterios de selección de fuente.
• Lista de Vendedores calificados.
• Propuestas vendedor.
• Documentos del proyecto.
• Las decisiones de integración.
• Acuerdos de formación de equipos.
• Activos del proceso.

48. Herramientas y
Técnicas
• Conferencias licitante.
• Técnicas de evaluación y
propuestas.
• Estimaciones independiente.
• Opinión de los expertos.
• Publicidad.
• De búsqueda en Internet.
• Adquisición negociación.

49. Salidas
• Vendedores seleccionado.
• Contratación la adjudicación del contrato.
• Calendarios de recursos.
• Solicitudes de cambio.
• Actualización del plan de gestión del
proyecto.
• Documentos actualizaciones del
proyecto.

50. Administrar las
Adquisiciones
Consiste en:
• Gestionar las relaciones de
adquisiciones.
• Supervisar el desempeño del
Contrato.
• Efectuar cambios y
correcciones según sean
Necesarios.

51. Los Procesos de
Dirección de Proyectos
que se aplican Incluyen,
entre otros
• Dirigir y Gestionar la ejecución del
proyecto para autorizar el Trabajo del
vendedor en el momento oportuno.
• Informar el Desempeño para monitorear el
alcance, el costo, el cronograma y el
desempeño técnico del contrato.
• Realizar el control de calidad para
inspeccionar y verificar la conformidad del
producto del vendedor.
• Realizar el control integrado de cambios
para asegurar que los cambios sean
aprobados correctamente.
• Monitorear y controlar los riesgos para
asegurar que los riesgos sean mitigados.

52. Administrar las
Adquisiciones:
Entradas
• Documentos de Adquisición.
• Proyecto del Plan de Gestión.
• Contratos.
• Informes de Rendimientos.
• Aprobación la Solicitud de Cambio.
• Trabajar la Información de
Rendimiento.

53. Herramientas y
Técnicas
• Sistema de Control de cambios del
Contrato
• Revisión del Desempeño de las
adquisiciones.
• Inspecciones y Auditorias.
• Informes de Rendimiento.
• Sistema de Pago.
• Administración de Reclamaciones.
• Sistema de Gestión de Riesgo.

54. Salidas
• Obtención de Documentación.
• Actualización a los activos de los
procesos de Organización
• Solicitudes de Cambio.
• Actualizaciones del plan de Gestión
de Proyectos.

55. Cerrar las
Adquisiciones:
Entradas
• Proyecto de Plan de Gestión.
• Obtención de Documentación
de las Adquisiciones.

56. Herramientas y
Técnicas
• Auditorias de Adquisiciones.
• Acuerdos Negociados.
• Sistema de Gestión de Registros.

57. Salidas
• Adquisiciones Cerradas.
• Actualizaciones a los Activos de los
Procesos de la Organización

58. “Si se logra una política y un método de
compras adecuado, la empresa ganará más
dinero. Y, más importante aún, crecerá en su
competitividad, única garantía de
sobrevivencia y éxito a largo plazo.”
8 claves de la correcta operación de los procesos de compra :
https://www.asesorapyme.org/2017/12/11/claves-para-una-buena-gestion-de-
compras/

59. GESTIÓN DE LOS STAKEHOLDERS
UNIDAD 8

60. TEMÁTICA
• Identificación de stakeholders
• Mapa de poder, influencia e interés

61. PROCESOS GESTIÓN STAKEHOLDERS
Identificar
stakeholders
Planificar
gestión
stakeholders
Gestionar
participación
stakeholders
Controlar
participación
stakeholders
-Identificar personas, grupos,
organizaciones, que pueden ser
afectados por el proyecto
-Analizar sus intereses,
participación, influencia e
impacto en el proyecto
- Desarrollar estrategiaspara
participación eficaz de
involucrados durante el
proyecto
-Comunicarse y trabajar con
los involucrados durante el
proyecto
-Fomentar participación de
los involucrados
-Monitorear las relaciones con
los interesados
-Ajustar estrategias de
participación con los
involucrados

62. IDENTIFICACIÓN STAKEHOLDERS
• Entregar productos,
insumos y servicios
• Lograr los pagos
• Mantener la relación
comercial
• Generar nuevos
negocios
Proveedores
• Disminución costos
• Sostenibilidad
• Rentabilidad
• Aumento clientes
• Aumento ingresos
Gerencia
• Posicionamiento
• Mostrar resultados
Patrocinador

63. IDENTIFICACIÓN STAKEHOLDERS
• Cumplir con el
Tiempo, Costo,
Alcance
• Calidad
• Gestionar riesgos
• Lograr satisfacción
del cliente
Implementador
es (proyectos)
• Conocimiento
operación
• Confiabilidad
(menos fallas)
• Soporte
• Garantías
• Calidad
• Lograr satisfacción
del cliente
Operadores
• Disminución costos
• Disminución fallas
• Facilidad del
mantenimiento
• Predecir
comportamientos
• Suministro
repuestos
Mantenimiento

64. IDENTIFICACIÓN STAKEHOLDERS
• Usar funcionalidades
• Tener Soporte
• No tener fallas
• Cumplimiento
• Capacitación
Usuarios
• Servicios de calidad
• Costo
• Cumplimiento
• Sostenibilidad
Clientes
• Ganar mercado
• Mostrar portafolio
productos y servicios
• Mantener mercado
Competidores

65. IDENTIFICACIÓN STAKEHOLDERS
• Mantener empleo
• No ser reemplazado
• Capacitación
• Crecimiento
profesional
• Lograr pertenencia
con la organización
Empleados
• Obtener beneficios
por las afectaciones
• Ver apoyo de las
organizaciones
• Generar crecimiento
de la comunidad
• Mitigar efectos de las
organizaciones
• Generar pertinencia
Comunidad
• Verificar planeado
contra ejecutado
• Cumplimiento de
normatividad y reglas
• Generar planes
mejora
• Contar con la
información para
análisis
Organismos
control

66. IDENTIFICACIÓN STAKEHOLDERS
• Diagnosticar
situación
• Generar
recomendaciones
• Ver aplicadas las
recomendaciones
• Estandarizar
• Usar buenas y
mejores prácticas
• Lograr casos de éxito
Consultores y
expertos
• Consolidar
información
• Aumentar
estandarización
• Mostrar resultados
• Generar ingresos
• Facilitar proyectos
• Entregar
herramientas
• Monitoreo y control
PMO
• Mantener su personal
• Mantener su
presupuesto
• Mantener autonomía
• Automatizar procesos
Áreas
funcionales

67. IDENTIFICACIÓN STAKEHOLDERS
QUÉ QUIEREN EN GENERAL:
QUE SE CUMPLAN LAS
PROMESAS

68. EXPECTATIVAS
Es una suposición de
lo
que espero
Son subjetivas
Son cambiantes
Dependen del
conocimiento que se
tenga

69. TIPO STAKEHOLDERS
BENEFICIADOS
Quienes ven beneficios
Tratarán de impulsar el
proyecto
Deben convertirse en
un apoyo
PERJUDICADOS
Quienes ven perjuicios
Tratarán de que no se
lleve a cabo
Tratarán de
modificarlo
Son una barrera

70. REGISTRO INVOLUCRADOS
FASE NOMBRE ROL
CARGO
INFORMACIÓN
DE CONTACTO
REQUISITOS
EXPECTATIVAS INFLUENCIA CLASIFICACIÓN
ESTRATEGIAS CAMBIOS

71. MAPA DE PODER
Matriz Nivel de poder/autoridad vs. Intereses sobre el
proyecto

72. MAPA DE PODER
Matriz del Nivel de poder vs. Influencia sobre el proyecto