Gestión de Proyectos - Area de conocimiento de la gestión de costos

1. PROFESOR: ING. JAVIER
CANCHANO
EXPOSITOR: ING. ELIAS JURADO
CURSO: GESTIÓN DE PROYECTOS

2. Conceptos Básicos

3. Conceptos Básicos
TIPO DE COSTOS

4. PROCESOS
Planificar de
la gestión de
costos.
Estimar los
Costos
Determinar
el
Presupuesto
Controlar los
costos

5. Planificar la gestión de costos
• Plan para la dirección del
proyecto
• Acta de constitución del
proyecto
• Factores ambientales de la
empresa
• Activos de los procesos de
la organización
• Juicio de Expertos
• Reuniones
• TécnicasAnalíticas
ENTRADAS
HERRAMIENTAS Y TÉNICAS
SALIDA
Plan de gestión de costosPlan de gestión de costos

6. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS
DIAGRAMA DE FLUJO

7. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS
Factibilidad
$
Selección
$$
Definición
$$$
Ejecución
$$$
Operación
$$$
Costos del ciclo de vida
¿Cómo gestionar al proyecto según su presupuesto?
¿Qué nivel de precisión vamos a utilizar?
¿Cuál es el nivel de exactitud de las estimaciones de costos?
¿Cuáles son los límites permitidos de variaciones?
¿Cómo administrar las variaciones de costos?
¿Qué procesos de gestión de costos se utilizarán?
¿Cómo es el ciclo de vida de los costos?

8. ESTIMAR LOS COSTOS
• Juicio de Expertos
• Estimación análoga
• Estimación Paramétrica
• Estimación Ascendente
• Estimación por tres valores
• Análisis de Reserva
• Análisis de Oferta de proveedores
• Sistema de gestión de proyectos
• Costo de calidad
• Técnica Grupal deToma de decisiones
HERRAMIENTAS Y TÉNICAS
• Plan de gestión de
costos
• Plan de gestión de
Recursos Humanos
• Línea base del alcance
• Cronograma del
proyecto
• Registro de riesgo
• Factores ambientales
de la empresa
• Activos de los procesos
de la organización
ENTRADAS
• Estimar costos de las actividades
• Base de las estimaciones
• Actualización de los documentos
del proyecto
SALIDA

9. ESTIMAR LOS COSTOS
• Plan de gestión de
costos
• Plan de gestión de
Recursos Humanos
• Línea base del alcance
• Cronograma del
proyecto
• Registro de riesgo
• Factores ambientales
de la empresa
• Activos de los procesos
de la organización
ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TÉNICAS
• Estimar costos de las actividades
• Base de las estimaciones
• Actualización de los documentos
del proyecto
• Juicio de Expertos
• Estimación análoga
• Estimación Paramétrica
• Estimación Ascendente
• Estimación por tres valores
• Análisis de Reserva
• Sistema de gestión de proyectos
• Costo de calidad
• Técnica Grupal deToma de decisiones
• Análisis de Oferta de proveedores
SALIDA

10. ESTIMAR LOS COSTOS

11. ESTIMAR LOS COSTOS
ESTIMACIÓN PARAMÉTRICA

12. ESTIMAR LOS COSTOS
ESTIMACIÓN ASCENDENTE ESTIMACIÓN PORTRESVALORES
• Costo estimado según Distribución
Beta = (a + 4 b + c) / 6
• Desviación estándar
(c – a) / 6
• Costo estimado según Distribución
Triangular = (a + b + c) / 3
• Donde: a es optimista, b más probable
y c pesimista.
ActividadA.1
S/. 120
A.1.1
s/.50
A.1.2
S/.50
A1.3
s/.20
ActividadA.2
S/.35
A.2.1
s/.20
A.2.2
S/. 15
Actividad A
s/.155

13. ESTIMAR LOS COSTOS
ANÁLIS DE RESERVA – Método de Monte Carlo
ACTIVIDAD Costo Mínimo Costo más
probable
Costo máximo Reserva
Máxima
A $ 7 $10 $13 $3
B $ 7 $10 $13 $3
C $ 7 $10 $13 $3
Total $21 $30 $39 $9
Reserva de contingencia = $6

14. ANÁLISIS DE OFERTAS DE
PROVEEDORES
Precio de cada entregable
vs. proyecto

15. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
• Juicio de Expertos
• Costos agregados
• Relaciones Históricas
• Conciliación del límite de
financiamiento
• Análisis de Reserva
HERRAMIENTAS Y TÉNICAS
• Plan de gestión de
costos
• Línea base del alcance
• Cronograma del
proyecto
• Registro de riesgo
• Acuerdos
• Activos de los procesos
de la organización
ENTRADAS
• Línea base de los costos
• Requisitos de financiamiento
• Actualización de los documentos
del proyecto
SALIDA
• Línea base de los costos
• Requisitos de financiamiento
• Actualización de los documentos
del proyecto

16. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

17. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
• Juicio de Expertos
• Análisis de Reserva
• Relaciones Históricas
• Conciliación del límite de
financiamiento
• Costos agregados
HERRAMIENTAS Y TÉNICAS
Reserva de
contingencia
- $1
Reserva de
contingencia
– $ 5
Paquetes
de trabajo
Cuentas de control

18. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

19. DETERMINAR EL PRESUPUESTO
La línea base se asemeja a la “s”
porque la mayoría del
presupuesto se consume durante
la ejecución del proyecto

20. CONTROLAR LOS COSTOS
ACCIONES QUE SE LLEVAN A CABO:
1. Gestionar e influir sobre los cambios.
2. Seguir periódicamente los avances de costos del proyecto.
3. Busca no exceder la financiación autorizada.
4. Informa los cambios a los interesados.
Acciones
Correctivas
Minimizar
Riesgos

21. CONTROLAR LOS COSTOS
1. Gestión delValor Ganado
2. Pronósticos
3. Índice del Desempeño del
Trabajo por Completar (TCPI)
4. Revisiones del Desempeño
5. Software de Gestión de
Proyectos
6. Análisis de Reserva
1. Plan para la Dirección del
Proyecto
2. Requisitos de
Financiamiento del
Proyecto
3. Datos de Desempeño del
Trabajo
4. Activos de los Procesos
de la Organización
ENTRADAS
1. Información del Desempeño del
Trabajo
2. Pronósticos de Costos
3. Solicitudes de Cambio
4. Actualizaciones del Plan para la
Dirección del Proyecto
5. Actualizaciones de los Documentos
del Proyecto
6. Actualizaciones de los Activos de los
Procesos de la Organización
SALIDAS
HERRAMIENTAS Y TÉNICAS

22. INFORMACIÓN SOBRE EL
DESEMPEÑO DEL TRABAJO
Incluye
Avance del
Proyecto
Iniciados
Su avance
Terminados
Entregables
Costos
Autorizados
En los que se
han incurrido
Estimaciones
Completar el
trabajo del
proyecto
para

23. CONTROLAR COSTOS

24. GESTIÓN DEL VALOR GANADO
Siglas Término Interpretación
PV Valor Planificado
¿Cuál es el valor estimado del trabajo
que se tiene planificado hacer?
EV Valor Ganado
¿Cuál es el valor estimado del trabajo
que realmente se ha realizado?
AC Costo Real (CostoTotal)
¿Cuál es el costo real en el que hemos
incurrido para el trabajo realizado?
BAC
Presupuesto hasta la
conclusión (El Presupuesto)
¿De cuánto fue nuestro presupuesto
para el esfuerzo total del proyecto?
EAC Estimación a la conclusión
¿Actualmente cuánto esperamos que
cueste el proyecto total (una
proyección)?
ETC
Estimación hasta la
conclusión
¿Cuánto más esperamos que cueste
terminar el proyecto (una proyección)?
VAC
Variación hasta la
conclusión
¿Qué tan por encima o por debajo del
presupuesto creemos estaremos al
finalizar el proyecto?

25. GESTIÓN DEL VALOR GANADO

26. GESTIÓN DEL VALOR GANADO

27. GESTIÓN DEL VALOR GANADO
Nombre Fórmula Interpretación
Variación del Costo
(CV)
EV – AC
Negativo: Ineficiente
Positivo: Eficiente
Variación del
Cronograma (SV)
EV – PV
Negativo: Lento.
Positivo:Acelerado.
Índice del
Rendimiento del
Costo (CPI)
Por cada S/. 1 que gastamos, estamos
obteniendo un valor de S/. ____ en
trabajo.
Índice del
Rendimiento del
Cronograma (SPI)
Estamos progresando a un ____ % de
lo planeado.
Estimación a la
Conclusión (EAC)
AC + (BAC – EV) …
¿Cuánto costará el proyecto al
finalizar?

28. GESTIÓN DEL VALOR GANADO
Nombre Fórmula Interpretación
Índice del
Rendimiento del
Trabajo por
Completar (TCPI)
¿Cuánto debo disminuir los fondos
restantes para cumplir con el
presupuesto?
Estimación hasta la
Conclusión (ETC)
EAC – AC
¿Cuánto más costara el proyecto?
Variación hasta la
Conclusión (VAC)
Diferencia entre presupuesto y lo que
espero gastar.

29. GESTIÓN DEL VALOR GANADO
Nombre Fórmula Interpretación
Índice del
Rendimiento del
Trabajo por
Completar (TCPI)
¿Cuánto debo disminuir los fondos
restantes para cumplir con el
presupuesto?
Estimación hasta la
Conclusión (ETC)
EAC – AC
¿Cuánto más costara el proyecto?
Variación hasta la
Conclusión (VAC)
Diferencia entre presupuesto y lo que
espero gastar.

30. GESTIÓN DEL VALOR GANADO

31. GESTIÓN DEL VALOR GANADO
SELECCIONAR EL NIVEL DE RIGOR DE LA EVM DE ACUERDO AL RIESGO

32. EJERCICIO PRÁCTICO
Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Total
1- Análisis 150 150 300
2- Desarrollo 200 200 200 600
3- Pruebas 100 100
Total 150 150 200 200 200 100 1000
Acumulado (PV) 150 300 500 700 900 1000
% Acumulado 15% 30% 50% 70% 90% 100%
Valor Planificado PV
Se tiene un proyecto de programación de una página web, donde el
presupuesto inicial es planificado en 1000 soles, siendo desglosado el
esfuerzo y costo de la siguiente forma:

33. EJERCICIO PRÁCTICO
Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Total
1- Análisis 100 100 200
2- Desarrollo 200 400 600
3- Pruebas
Total 100 100 200 400 800
Acumulado (PV) 100 200 400 800
% Acumulado 10% 20% 40% 80%
Costo Real (AC)

34. EJERCICIO PRÁCTICO
Nos permite
conocer con
qué grado
de eficiencia
se han
utilizado los
recursos.

35. EJERCICIO PRÁCTICO
Actividad Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Total
1- Análisis 60% 100% 100% 100% 300
2- Desarrollo 20% 50% 600
3- Pruebas 100
Valor Ganado oValorTrabajado (EV)
1- Análisis 180 300 300 300
2- Desarrollo 120 300
3- Pruebas
Total 180 300 420 600
% Avance 18% 30% 42% 60%
Porcentaje de avance y Valor Ganado (EV)

36. EJERCICIO PRÁCTICO
CV = 600 - 800
CV = -200
CPI = 600 / 800
CPI = 0,75
Se gasta más de lo
que se trabaja

37. Actividad PV AC EV CV CPI
1- Análisis 300 200 300 100 1,50
2- Desarrollo 400 600 300 -300 0,50
Total 700 800 600 -200 0,75
EJERCICIO PRÁCTICO
Análisis de variación de costos por Actividad
Actividad PV AC EV SV SPI
1- Análisis 300 200 300 0 1
2- Desarrollo 400 600 300 -100 0,75
Total 700 800 600 -100 0,86
Análisis de variación del cronograma por Actividad
Actividad Retrasada
Actividad Ineficiente

38. EJERCICIO PRÁCTICO
Proyecciones de costos
según presupuesto original
EAC = AC + ( BAC – EV )
EAC = 800 + ( 1000 – 600 )
EAC = 1200.
ETC = EAC - AC
ETC = 1200 – 800
ETC = 400.
Proyecciones de costos
según CPI actual
EAC = BAC / CPI
EAC = 1000 / 0,75
EAC = 1333.33.
ETC = EAC - AC
ETC = 1333.33 – 800
ETC = 533,33.
Índice de desempeño del trabajo por completar
TCPI = ( BAC – EV ) / ( BAC – AC )
TCPI = ( 1000 – 600 ) / ( 1000 – 800 )
EAC = 2.
TCPI > 1 : Debo mejorar eficiencia