PRESUPUESTO Y ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

1. PRESUPUESTOY
ADMINISTRACIÓN DEL
PROYECTO
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
FRANCISCO DE MIRANDA”
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DIRECCIÓN DE POSTGRADO ÁREA DE POSTGRADO
MAESTRÍA EN GERENCIA DE PROYECTOS DE INGENIERÍA
Unidad Curricular: Ingeniería de Costos
Ing. Lourdes Medina MSc

2. PRESUPUESTO.
Planificar Organizar Dirigir Controla
Definición
Estimación Financiera
Es un plan de operaciones y recursos de una
empresa, que se formula para lograr en un cierto
periodo los objetivos propuestos y se expresa en
términos monetarios. (Horngren, Datar y Foster
2007)

3. IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO.
Especifica los objetivos de la empresa a corto y mediano
plazo
Se identifican las diferentes alternativas para la solución
de problemas futuros
Esfuerzo y la inversión
Coordinación y Comunicación
Se evidencia rápidamente las áreas con falla de control
Instrumentos de Control en manos de la Gerencia

4. ESTIMACIÓN DEL PRESUPUESTO
Es de
Carácter
Tiempo
Cumplimiento
Meta
La estimación del presupuesto engloba la
suma de los costos de las actividades
del proyecto a lo largo de toda la vida del
mismo, de tal forma que se pueda disponer
de información económica del costo
del proyecto en su conjunto y también por
fases. (Horngren, Datar y Foster 2007)

5. Requerimientos
de Recursos
Recursos
Humanos
Recursos de
equipos y
materiales
Comprende.

6. Se determinan
Estructura de desglose del trabajo del proyecto
Declaración del Alcance
Información histórica e información de recursos y políticas
Requerimiento de Recursos

7. Recursos Humanos
PERSONAL UNIDADES MESES
Gerente del Proyecto 1 12
Personal del Proyecto 2 11
Administrador 1 12
Planificador 1 12
Consultor Técnico 1 8
Experiencia y habilidades

8. Material #de unidades
Libros y manuales 10
Cuadernos y papeles 10
Materiales de Capacitación Consultoría # de unidades
Consultor para monitoreo y
evaluación 30 dias
Consultor para análisis de datos 40 dias
Servicios de Consultoría
Requerimiento Unidad descripción
Unidades
requeridas
dia Entrenador 1
dia Facilitador 1
equipos dia transporte 2
Mano de obra
Recursos de equipos y
materiales
Incluye todas las herramientas especializadas

9. Presupuesto Estimado
Proceso para aproximar los costos que el
proyecto tendrá para usar los recursos.
Las estimaciones son obtenidas de las personas
responsables de manejar las tareas de trabajo.
Proveen la experiencia requerida para hacer
el estimado, ya que tienen responsabilidad
durante la ejecución real de las actividades.
La tarea mas difícil en lo que se refiere a
obtener un costo estimado, es determinar que
tanto durara la ejecución de las tareas

10. Costos del Trabajo
Vacaciones
Ausencia por enfermedad
Descansos
Reuniones
Otras actividades
Cronograma
Costos
Estimados
No forman parte
DelTrabajo
Costos de Materiales
Viajes
Equipos de Computación
Costos deVehículos
Presupuesto Estimado

11. Tipos de Estimación de Presupuesto
Primer presupuesto
Durante la Fase de Iniciación
del Proyecto
Estimado rápido para determinar
los costos del proyecto.
Interés en la organización o en el cliente.
Mas Preciso
Toma mas tiempo en ser creada
Estimación del
Contrato
Durante la fase de Planificación del Proyecto
Estimación
Preliminar

12. Tipos de Estimación de Presupuesto
Estimación
Definitiva
Mas Preciso > Tiempo
Estructura de Desglose
del Trabajo
Fase de Planificación
Información detallada de todos los
costos del proyecto y su uso en el
Cuadro de cuentas.
Estimar costos finales del proyecto
Tomar decisiones de compra

13. Tipos de Estimación de Presupuesto
Estimación
Definitiva
Se utiliza a través del ciclo de vida
del proyecto
Se actualiza tan pronto se tenga
Nueva información disponible.

14. Tabla de Tipos de Estimaciones de Presupuestos
Tipo de Estimación Cuando Por qué Precisión
Estimación Preliminar Pre- propuesta Tener una idea rápida
de los costos del
proyecto
Baja
-25% , + 75%
Estimación del
Contrato
Fase de Iniciación Negociaciones con los
clientes
Media
-10% , +25%
Estimación Definitiva Fase de Planificación Monitoreo de costos
reales y compras
Alta -5%, +10%

15. Técnicas Básicas para estimar un Presupuesto
Análoga. • Costos reales anteriores y similares como base
para estimar los costos del proyecto actual.
• Menos costosa, toma menos tiempo menos
precisa.
• Es mas confiable cuando el proyecto anterior
tiene los mismos objetivos y actividades que el
actual.
Descendente • Parte de un presupuesto fijo y de allí se desglosan
los costos individuales del proyecto.
• Presupuesto fijo se subdivide utilizando la EDT para
determinar el numero de actividades que puedan
ser cubiertas con el presupuesto.

16. Ascendente
• Requiere estimación de actividades individuales
y los costos de cada recurso.
• Se requiere una EDT detallada
Paramétrica
• Utiliza parámetros estandarizados que definen
los costos de una actividad o tarea para un valor
o resultado especifico.
• La precisión de esta técnica depende de la
disponibilidad de los datos y de la capacidad
del modelo para ser usado en condiciones
diferentes.
Técnicas Básicas para estimar un Presupuesto

17. Desarrollo del Presupuesto
Se junta toda la información , incluyendo datos de la
organización acerca de:
 Honorarios de Recuperación de costos
 Grupos de costos compartidos
 Impuestos
 Honorarios
 Regulaciones o restricciones del cliente
También se incluye la elaboración de un documento que define
la autoridad sobre el presupuesto y sus mecanismos de control.

18.  Cuadro de Cuentas
 Requerimientos de reportes del presupuesto
 Plan de Gerencia del Presupuesto
Aprobación del Presupuesto
Debe ser revisado por el equipo del proyecto y por el
representante del departamento financiero.
Una vez revisado, se debe obtener la aprobación.
Durante las negociaciones con el cliente
Durante la fase de planificación del proyecto
Durante el ciclo de vida del proyecto
Desarrollo del Presupuesto

19. Presupuesto Base
Publicar el
Presupuesto
Ejecución del
Presupuesto
Metas del
Presupuesto
Autorización de
Gastos
Ejecución del presupuesto

20. Presupuesto Base
0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
1600000
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Presupuesto
Meses
Curva S del Presupuesto Actual Plan
Lo mejor es utilizar un
estándar que se
acerque lo máximo a
la curva S para reducir
las variaciones en el
flujo de caja

21. Publicar Presupuesto
• El presupuesto aprobado necesita ser comunicado a todas las personas que lo
utilizarán para monitorearlo, controlarlo y tomar decisiones en base a la
información del mismo
• Un elemento importante al publicar el presupuesto es el incluir información
acerca de las suposiciones que se hicieron para estimar el mismo .
• Haciendo explicitas las suposiciones, el proyecto tiene una mejor oportunidad
para negociar alternativas y proponer soluciones.

22. Ejecución del Presupuesto
La ejecución del presupuesto es la acción de autorizar los
gastos aprobados en el presupuesto del proyecto, el gerente
del proyecto inicia entonces las actividades que conlleven a la
contratación del personal, compra de equipos, materiales y
servicios, todo de acuerdo al plan de adquisiciones del
proyecto.

23. Metas del Presupuesto
• Cuando se establecen los objetivos del presupuesto versus un
cronograma, el proyecto será capaz de tener una mejor
oportunidad de monitorear y controlar el presupuesto
• El gerente del proyecto necesita establecer las metas del
presupuesto para monitorear la ejecución del trabajo del
proyecto
Autorización de Gastos
• La autorización de los gastos sigue las políticas de la
organización que determinan quien puede autorizar los
gastos en nombre del proyecto y los límites de las
autorizaciones.

24. Control del Presupuesto
•Los costos o gastos incurridos en el proyecto son identificados,
aprobados y pagados.
•Tiene como objetivo principal el mantener el proyecto alineado con
sus objetivos.
•El monitoreo y control del presupuesto del proyecto aseguran que
solo los cambios apropiados del proyecto sean incluidos en el
presupuesto aprobado.
•Los reportes permiten monitorear el presupuesto y determinar si
los recursos son utilizados de acuerdo al plan e identificar cualquier
desviación, cambios o modificaciones al presupuesto.
•La ejecución del presupuesto es la actividad que sirve para ver si
los gastos del proyecto están siendo ejecutados de acuerdo al plan
del presupuesto y ayuda a identificar también las desviaciones para
desarrollar acciones correctivas.

25. Métodos del Control de Presupuesto del Proyecto
El método de valor ganado (EVM).
• Es un método de medición de rendimiento muy utilizado en dirección
de proyectos, en el que se integran coste, plazos y alcance.
• La Gerencia delValor Ganado combina la medición de la ejecución del
alcance, del cronograma y costos, dentro de una sola metodología
integrada.
• Mejora la definición del alcance del proyecto, previene la desviación
del alcance, comunica el progreso de los objetivos a los interesados en
el proyecto, y mantiene al equipo del proyecto enfocado en alcanzar
progresos.

26. Métodos del Control de Presupuesto del Proyecto
La Gerencia delValor Ganado involucra el cálculo de tres
valores para cada actividad u objetivo de la estructura del
Desglose del Trabajo del proyecto:
Valor Planificado (PV) o Coste Presupuestado para el
Trabajo Programado (CPTP): Es el presupuesto total
para una actividad o el presupuesto planificado para ser
gastado en una actividad durante un periodo dado.
Costo Real (AC) o Coste Real para elTrabajo
Realizado (CRTR): Es el total de costos directos e
indirectos incurridos en el cumplimiento del trabajo en una
actividad durante un periodo dado.
Valor Ganado (EV): Es el porcentaje de trabajo completado
multiplicado por el valor planificado.

27. Variación del Costo (CV): Es el valor obtenido deduciendo los costos
reales del proyecto delValor Ganado, muestra la diferencia entre el costo
estimado de una actividad y el costo real de la actividad.
Variación del Cronograma (SV): La variación del cronograma muestra
la diferencia entre el cumplimiento del cronograma de una actividad y el
cumplimiento real de esa actividad. Se calcula deduciendo el valor
planificado del valor ganado.
Índice de Ejecución del Costo (CPI): Es el coeficiente del valor Ganado
para el costo real y se utiliza para estimar los costos proyectados de
completar el proyecto.
Índice de Ejecución del Cronograma (SPI): Es similar al índice de
ejecución del costo, y se utiliza para estimar el tiempo proyectado para
completar el proyecto.
Determinación De Desviaciones E Índices De
Rendimiento

28. Actualización
Cambios en
el
Presupuesto
Acciones
Correctivas
Lecciones
Aprendidas
Comunicar
los Cambios
Actualización del Presupuesto

29. Ejemplo Practico:
Ejemplo. Un proyecto de 12 meses esta en el mes 4 (33% del tiempo ha sido utilizado),
pero ha cumplido solo el 25% de sus actividades y ha gastado el 41% de sus recursos
financieros de acuerdo al ultimo reporte financiero. El proyecto esta en el 33% del
progreso planificado.
Como puede un gerente de proyecto saber si el proyecto avanza bien o no?
El presupuesto total para el proyecto es de $1.200.000
A) El costo de las actividades planificadas para el mes 4 es $396.000 (33%
x1.200.000), que se debió haber gastado en base a los planes.
Conocido como elValor Planificado (PV)
B) El costo real de las actividades completadas es $492.000 (de los reportes
financieros). Los gastos reales en el mes 4. O el costo real – AC
C) El costo de las actividades entregadas es $300.000 (25% x1,200,000), el costo de
todas las actividades completadas a la fecha. O el valor ganado - EV

30. PV = $396.000 Valor planificado
AC= $492.000 Costo Real
EV= $300.000 Valor ganado
Ejemplo Practico
Variación del Cronograma (SV) = EV - PV
SV = $3OO.000 - $396.000 = ($96.000)
Índice de ejecución del cronograma o SPI = EV/PV
SPI = $300.000/$396.000 = 0.76
Variación del Costo (CV) = EV – AC (o la diferencia entre los costos
presupuestados y los costos reales)
CV = $300.000 - $492.000 = ($192.000)
Índice de ejecución del costo (CPI) =EV/AC
CPI=$300.000/$492.000 = 0.6

31. Éxitos…