libros contables 1

Curso Interactivo - Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios
Ediciones
Caballero Bustamante 2
Obligación de llevar Libros y Registros
Formalidades y efectos de su incumplimiento
1. Importancia y principales obligaciones
tributarias
Los libros y registros constituyen las herra-
mientas fundamentales para obtener informa-
ción, evaluar la eficiencia y desempeño de
las diversas áreas y cumplir adecuadamente
sus obligaciones (1). Así en función a la infor-
mación anotada en los libros y registros se
elaboran los Estados Financieros, permitien-
do cubrir las necesidades comunes de infor-
mación de una amplia gama de usuarios.
Es importante tener en consideración que
si bien la elaboración de los Estados Financie-
ros compete al profesional contable (quien los
confecciona conforme a los principios conta-
bles y requerimientos legales); el Directorio
(o la gerencia donde no exista Directorio) es
el órgano responsable de formular los Estados
Financieros para que sean aprobados por la
Junta General de Accionistas o Socios.
El objetivo de la formulación de Esta-
dos Financieros confiables, es que reflejen
la verdadera y real situación financiera de
la empresa, en base a la cual los socios o
terceros podrán tomar decisiones eficientes.
Justamente, uno de los terceros interesados
en revisar tanto los libros y registros como
los Estados Financieros, es el Estado.
Por lo tanto, dado que en los libros y re-
gistros se anotan las operaciones realizadas
por los contribuyentes, éstos proporcionan a
la administración tributaria evidencia docu-
mentaria constituyéndose también en una
herramienta al momento de realizar sus la-
borares de fiscalización y verificación. En
efecto, con la finalidad de facilitar la función
comprobadora de la Administración Tribu-
taria el artículo 87º del Código Tributario
requiere dentro de las obligaciones de los
administrados, entre otros, llevar los libros de
contabilidad u otros libros y registros exigidos
por las leyes, reglamentos, o por Resolución
de la SUNAT conforme a lo establecido en las
normas pertinentes y conservarlos mientras
que los tributos no se encuentren prescritos;
dicho de otra forma exige el cumplimiento de
un deber contable –que muchas veces es más
gravoso que la obligación principal (2)– que
ha de plasmarse en un libro o registro y a su
vez debe de ceñirse a ciertas características
formales que se establezcan.
En atención a dichas razones, resulta su-
mamente importante que los contribuyentes
cumplan adecuadamente con su obligación
de llevar los libros y registros que exigen las
normas tributarias según resulten obligados en
función a su forma de constitución, actividad,
nivel de ingresos entre otros parámetros, cum-
pliendo con los requerimientos legales, a fin
que los mismos ofrezcan garantía y tengan va-
lidez para efectos legales (fuerza probatoria).
PRINCIPALES OBLIGACIONES
TRIBUTARIAS DE CARÁCTER FORMAL
Verificar los libros que el contribuyente se encuentra
obligado a llevar.
• Libros Principales
• Libros Auxiliares Obligatorios
Determinar el sistema en el cual se llevarán los libros
y/o registros contables, el cual deberá comunicarse a
SUNAT al momento de inscribirse en el RUC.
• Manual
• Computarizado
Estimar el número de folios a requerir por libro y/o
registro contable (manual) o el número de hojas
sueltas por libro o registro a legalizar.
Efectuar la legalización de los libros y/o registros
contables observando las formalidades exigidas
dentro del plazo máximo de atraso a efecto de no
incurrir en infracción tributaria.
Verificar la oportunidad del empaste de las hojas
sueltas.
2. Libros y Registros obligatorios
El Anexo 1 de la Resolución Nº 234-
2006/SUNAT –en adelante la Resolución–
detalla la relación de los libros y registros
vinculados con asuntos tributarios, que de-
berán llevar los contribuyentes en tanto re-
sulten obligados y que por ende deben ser
legalizados. Ahora bien, partiendo de la pre-
misa que la obligación de llevar libros y re-
gistros nace por ley o norma legal expresa,
debemos tener en cuenta que tanto la Ley
del Impuesto a la Renta como la Ley del IGV
e ISC establecen condiciones o parámetros
que originan la exigencia de llevar libros y
registros.
Así respecto al Impuesto a la Renta, se
regula la obligación de llevar libros y regis-
tros en función al tipo de renta que genere
el contribuyente y para el caso de Rentas de
Tercera Categoría, según el régimen en el
cual se encuentra.
A continuación se muestra gráficamente
los libros y registros que se deben llevar se-
gún tipo de contribuyente:
CUADRO Nº 1: LIBROS Y REGISTROS QUE SE DEBEN LLEVAR
TIPO DE RENTA CONDICIONES O PARÁMETROS LIBRO Y/O REGISTRO
SEGUNDA CATEGORÍA
(Artículo 65º TUO LIR)
TERCERA CATEGORÍA
CUARTA CATEGORÍA
En el ejercicio gravable anterior o en el curso del
ejercicio hubieran percibido rentas brutas que
excedan las 20 UITs.
Es decir, para el ejercicio 2010 haber percibido en el
ejercicio anterior rentas brutas superiores a S/. 72,000.
a. Contribuyentes del Régimen General
b. Contribuyentes del RER
Aplicable a todos los generadores de rentas de
cuarta categoría sin excepción
LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
Ingresos Brutos mayores a 150 UIT:
CONTABILIDAD COMPLETA.
Ingresos Brutos Anuales hasta 150
UIT: Contabilidad Simplificada
Registro de Ventas y Registro de
Compras
LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
Así como se ha establecido una obliga-
ción dispuesta expresamente por la Ley del
Impuesto a la Renta, se puede afirmar que
la Ley del Impuesto General a las Ventas (en
adelante, LIGV) posee sus propias exigencias
tal como se advierte del artículo 37º del TUO
de la LIGV donde se señala que los “contri-
buyentes” del Impuesto están obligados a
llevar un Registro de Ventas e Ingresos y un
Registro de Compras, en los que anotarán las
operaciones que realicen, de acuerdo a las
normas que señale el reglamento. Además
se exige la obligación de llevar un Registro
de Consignaciones respecto a contribuyentes
que realicenVentas en Consignación.
Como se puede apreciar en función al cua-
dro anterior, únicamente el libro de Ingresos y
Gastos referido con el código 2 del Anexo 1 de
la Resolución no corresponde a contribuyentes
de rentas deTercera Categoría. Por lo cual resul-
ta importante entonces que los contribuyentes
generadores de rentas de tercera categoría re-

Ediciones
visen en función a sus condiciones particulares
que libros y/o registros deben llevar.
3. Contribuyentes Generadores de Rentas
de Tercera Categoría
En virtud a las consideraciones expuestas
en el numeral 3, a continuación analizamos
en detalle los libros y registros vinculados a
asuntos tributarios que resultan obligados a
llevar los contribuyentes según se encuen-
tren comprendidos en los alcances de las
disposiciones específicas.
CUADRO Nº 2: CONTRIBUYENTES GENERADORES DE RENTAS DE TERCERA CATEGORÍA
PERTENECIENTES AL RÉGIMEN GENERAL
En función a Ingresos Brutos anuales OBLIGACIÓN DETALLE
Ingresos Brutos Anuales > 150 UIT (*)
Ingresos Brutos Anuales hasta 150 UIT (*)
(*) Para el artículo 38º del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta la UIT a considerar es la correspon-
diente al ejercicio en curso. Debiendo en el caso específico de contribuyentes que inicien sus actividades
presumir los ingresos que obtendrán. Para el ejercicio 2010, 150 UIT equivalen a S/. 540,000.
Contabilidad Completa (3)
Contabilidad Simplificada
Diario, Mayor, Inventarios y Ba-
lances, Caja y Bancos, Registro de
Compras, Ventas y libros específi-
cos que se encuentren obligados
a llevar.
Registro de Compras y Ventas y
Libro Diario de Formato Simpli-
ficado.
Adicionalmente los contribuyentes gene-
radores de rentas deTercera Categoría, de ser
el caso, deberán llevar los libros y/o registros
que tienen vinculación directa con asuntos
tributarios, según se encuentren obligados
de acuerdo a las normas que así lo estable-
cen para cada uno de ellos. A continuación,
se refieren los detallados en el artículo 12º
de la Resolución
CUADRO Nº 3: OTROS LIBROS O REGISTROS
VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS
1. Retenciones. Incisos e) y f) del artículo 34º de
la Ley del Impuesto a la Renta
De acuerdo a lo establecido en el inciso j) del
artículo 21º del Reglamento del TUO de la Ley
del Impuesto a la Renta, modificado por el artí-
culo 3º del Decreto Supremo Nº 177-2008-EF, se
ha dispuesto que éstas se sustentarán a través de
la planilla electrónica, en tanto presenten dicha
declaración (obligatoria o voluntariamente); y
solo cuando no estén obligados a presentar dicho
PDT, llevarán el Libro de Retenciones, incisos e)
y f) artículo 34º TUO LIR.
El cumplimiento de lo antes indicado, servirá para
sustentar tales gastos a continuación se explica
la naturaleza de cada una de las mencionadas
rentas:
– Al respecto las Rentas de Cuarta-Quinta
Categoría comprendidas en el inciso e) del
artículo 34º del TUO de la LIR, son los ingre-
sos que se producen por el trabajo en forma
independiente con contratos de prestación
de servicios normados por la legislación civil
y que se consideran producidas, cuando se
presenten las circunstancias concurrentes que
señala el mencionado artículo.
Cabe señalar que el contrato de locación de
servicios es de naturaleza civil con incidencia
tributaria, no teniendo ninguna incidencia de
carácter laboral por lo cual no existe la obliga-
ción de comunicar al Ministerio de Trabajo.
– De otro lado, de acuerdo con el inciso f) del
artículo 34º del TUO de la LIR, incorporado
por el artículo 23º del Decreto Legislativo Nº
945, a partir del 01.01.2004 constituyen renta
de quinta categoría, las obtenidas por los in-
gresos derivados de la prestación de servicios
considerados dentro de la cuarta categoría,
efectuados para un contratante con el cual
se mantenga simultáneamente una relación
laboral de dependencia, la misma que se
denomina quinta especial. Al respecto cabe
señalar que dichos ingresos adicionales, ten-
drá efectos únicamente para el Impuesto a la
Renta, dado que dicho concepto no constituye
remuneración para fines laborales.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
2. Registro de Activos Fijos
Los sujetos que cuenten con activos fijos, se en-
cuentran obligados a llevar dicho registro según
lo señalado en el inciso f) del artículo 22º del
Reglamento del TUO de la Ley del Impuesto a
la Renta, en el cual deberán mantener un control
permanente de los bienes que conforman el activo
fijo de cada empresa.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3. Registro de Costos y Registro de Inventario
Permanente Valorizado
Deberán llevar dichos registros de acuerdo a lo
señalado en el artículo 35º del Reglamento de
la Ley del Impuesto a la Renta, si los ingresos
Brutos Anuales durante el ejercicio precedente
han sido mayores a mil quinientas (1,500) UITs
del ejercicio en curso. Es decir, para el ejercicio
2010 corresponde a S/. 5´400,000.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
4. Registro de Inventario Permanente en Unidades
Físicas
Este registro se deberá llevar si los ingresos Brutos
Anuales durante el ejercicio precedente han sido
mayores o iguales a 500 UITs pero menores a
1,500 UITs. del ejercicio en curso.
Es decir, para el ejercicio 2010 corresponde
a un rango de ingresos de S/. 1´800,000 a S/.
5´400,000.
Téngase presente que también constitu-
yen libros y registros vinculados a asuntos
tributarios, los libros societarios: Actas de la
Junta General de Accionistas, Actas del Di-
rectorio, Matrícula de Acciones y el libro de
Actas de la EIRL, así como la Planilla Elec-
trónica. Adicionalmente, el mencionado
Anexo 1 contempla otros registros vincula-
dos con algunas actividades específicas y
que de resultar obligados a llevarlos los mis-
mos también tendrán que ser legalizados, tal
como es el caso del Registro de Huéspedes.
4. Elección del sistema para llevar los
libros y registros
Los métodos de procesamiento básico
o sistemas contables a emplear pueden ser
manuales o computarizados, empleándo-
se por lo general los manuales cuando la
cantidad de datos recopilados y utilizados
es relativamente pequeña por cuanto en
empresas grandes con información conside-
rable producto de un gran número de ope-
raciones resulta más conveniente por lo rá-
pido el empleo de sistemas computarizados.
Sobre estos sistemas no se pronuncian las
normas tributarias permitiendo la aplicación
conjunta de los mismos, estableciendo eso
sí que respecto de los Libros Principales, es
decir, Diario, Mayor, Inventarios y Balances
y Caja Bancos se lleven por un mismo siste-
ma a comunicar a la SUNAT al momento de
inscribirse en el RUC. En consecuencia, el
sujeto pasivo de acuerdo con sus necesida-
des determina el sistema contable que le sea
CONTABILIDAD COMPLETA
A partir del 01.01.2009
LIBROS PRINCIPALES Y
AUXILIARES OBLIGATORIOS
OTROS LIBROS Y REGISTROS
AUXILIARES EXIGIBLES
INVENTARIOS
Y BALANCES
REGISTRO
DE COSTOS
INVENTARIO
PERMANENTE
VALORIZADO
INVENTARIO
PERMANENTE EN
UNIDADES FÍSICAS
REGISTRO
DE ACTIVOS
FIJOS
PLANILLA ELECTRÓNICA.
EN SU DEFECTO, LIBRO
DE RETENCIONES E) Y F)
Artículo 34º LIR
MAYOR DIARIO
LIBRO CAJA
Y BANCOS
REGISTRO
DE VENTAS
REGISTRO DE
COMPRAS

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más práctico, considerando que los libros y
registros contables distintos a los Libros Prin-
cipales, tales como Registro de Compras,
Registro de Ventas y otros puedan llevarse
mediante otro sistema no teniendo que ser
éstos necesariamente a la forma empleada
en los Libros Principales (4).
Resulta importante destacar que el siste-
ma de contabilidad empleado para los Li-
bros Principales puede ser modificado por el
contribuyente al inicio del ejercicio gravable,
para lo cual deberá comunicar dicho cambio
dentro de los primeros cinco (5) días hábiles
de producido el hecho, entiéndase los prime-
ros días de inicio del ejercicio gravable.
5. Legalización de libros y registros
La obligación de llevar libros y registros
requiere para su validez que los mismos
sean legalizados; éste es el siguiente paso a
seguir luego de haber elegido el sistema de
contabilidad a utilizar - Sistema Manual o
Computarizado. El artículo 2º de la Resolu-
ción Nº 234-2006/SUNAT establece que los
Libros y registros vinculados a asuntos tribu-
tarios serán legalizados por los notarios o a
falta de éstos por los jueces de paz letrados
o jueces de paz cuando corresponda de la
provincia en la que se encuentre ubicado el
domicilio fiscal del deudor tributario, salvo
tratándose de las provincias de Lima y Ca-
llao, en cuyo caso la legalización podrá ser
efectuada por los notarios o jueces de cual-
quiera de dichas provincias.
5.1. Oportunidad de la Legalización
No se establece plazo de legalización,
señalándose únicamente que la opor-
tunidad de la legalización de los libros
y/o registros vinculados a asuntos tribu-
tarios debe ser antes de su uso.
En ese sentido, debemos señalar que
dado que existe un plazo máximo de
atraso con el que pueden ser llevados
dicho libros y/o registros contables, la
Administración Tributaria tiene como
criterio aplicar dicho plazo también
para el plazo de legalización. En efec-
to, la SUNAT considera que dentro de
dichos plazos tendría que haber legali-
zado los libros y/o registros contables
previamente a la anotación de las ope-
raciones; de tal manera que se estaría
cumpliendo con observar la oportuni-
dad de la legalización y el plazo máxi-
mo de atraso.
En principio, los contribuyentes que op-
ten por llevar sus registros y libros con-
tables en forma computarizada deben
efectuar una adecuada proyección del
número de hojas continuas que se van
a legalizar de acuerdo a la frecuencia
con que planifiquen que vayan a efec-
tuar dichas legalizaciones, por ejemplo
el contribuyente que recién inicia ope-
raciones puede planificar efectuar la le-
galización de sus Libros y Registros por
todo el ejercicio.
Al igual que en la normatividad ante-
rior la Resolución no establece que la
legalización deba efectuarse por pe-
ríodos determinados, en consecuencia
los contribuyentes podrán efectuar la
legalización en forma mensual, trimes-
tral o anual en función a los libros y/o
registros materia de legalización, a los
períodos que deseen que alcancen, a la
disponibilidad de recursos con que se
cuentan y los costos que ello implica.
5.2. Datos a consignar en la legalización
El notario o juez de paz que legalice los
libros y/o registros contables debe dejar
constancia de dicha legalización en la
primera hoja del libro y/o registro con
la siguiente información:
– Número de legalización asignado por
el notario o juez, según sea el caso.
– Apellidos y Nombres, Denomina-
ción o Razón Social del deudor tri-
butario, según sea el caso.
– Número de RUC.
– Denominación del libro o registro.
– Número de folios de que consta.
– Fecha y lugar en que se otorga.
– Sello y firma del notario o juez de,
según sea el caso.
Adicionalmente el notario o juez de paz
deberá sellar todas las hojas del libro o
registro, las mismas que de acuerdo a lo
señalado en el numeral anterior deben
estar debidamente foliadas por cada uno
de los libros o registros. Como se puede
observar no se requiere que en la hoja
de legalización se consigne el período
que comprende el libro y/o registro.
En el caso específico de legalización
del segundo y siguientes libros (inclu-
yendo los casos de incautación o mo-
dificación de la denominación o razón
social) el artículo 4º de la Resolución
Nº 234-2006/SUNAT establece el si-
guiente requerimiento según se trate de
los libros o registros que:
• Se lleven utilizando hoja sueltas,
donde se deberá presentar el último
folio legalizado por el notario del
libro o registro anterior.
• Se lleven manualmente, donde se
deberá acreditar que se ha conclui-
do con el libro o registro anterior
lo que se hará mediante la presen-
tación del libro o registro anterior o
fotocopia legalizada por el notario
del folio donde conste la legaliza-
ción y del último folio del mencio-
nado libro o registro (5).
Tratándose de libros y registros perdidos
o destruidos por siniestro, asalto u otros,
se deberá presentar la comunicación
efectuada a SUNAT. En el caso que la
legalización sea por incautación de los
libros manuales anteriores se presentará
el documento donde consta la diligen-
cia que contiene la fecha de incautación
y la autoridad que la ordenó.
5.3. Utilización de las hojas sobrantes en
ejercicios siguientes
En virtud al Informe Nº 0078-2001-SU-
NAT/K00000 y al numeral 5.3 del artí-
culo 5º de la Resolución Nº 234-2006/
SUNAT la administración faculta al
contribuyente a utilizar las hojas suel-
tas o continuas correspondientes a un
libro o registro de una misma denomi-
nación que no hubieran sido utilizadas
para el registro de operaciones del ejer-
cicio para el cual se legalizó, para que
puedan utilizarlas en el registro de las
operaciones del ejercicio inmediato si-
guiente. A estos efectos según la norma
antes mencionada ahora se exige que
de realizarse el empaste en varios to-
mos, cada uno incluirá como primera
página una fotocopia del folio que con-
tenga la legalización del libro o registro
al que corresponde.
6. Plazos máximos de atraso de los libros
y registros
La anotación de las operaciones implica
asentar una operación a través del corres-
pondiente registro contable ya sea en forma
manual o computarizada. Un aspecto que
resulta sumamente importante de analizar
es el referido a la anotación de las operacio-
nes cuando se llevan los libros y/o registros
contables bajo el Sistema de Contabilidad
Computarizada, dado que en función a ello
se procede luego a clarificar la oportunidad
en que se debe efectuar la legalización de
los libros y registros contables así como el
cumplimiento o no por parte del contribu-
yente de registrar sus operaciones dentro de
los plazos máximos de atraso. En efecto, si
bien la anotación implica el ingreso de los
registros al software contable, desde la ópti-
ca de la Administración Tributaria la anota-
ción se asimila al proceso de impresión en
las hojas legalizadas. Por ende, bajo dicha
premisa la legalización y posterior impre-
sión debe efectuarse necesariamente dentro
del plazo máximo de atraso, a fin de cumplir
con la exigencia tributaria.
7. ¿Qué formalidades generales deben
cumplir?
La Resolución Nº 234-2006/SUNAT vi-

Ediciones
gente a partir del 1 de enero de 2007 con-
tiene como novedad en su artículo 6º, las
siguientes condiciones que deben llevar los
libros y registros vinculados a asuntos tribu-
tarios:
a) Respecto al Libro
En lo que concierne al contenido, en ge-
neral éstos deben tener como Datos de
Cabecera lo siguiente:
• Denominación del libro o registro.
• Periodo y/o Ejercicio al que corres-
ponde la información registrada.
• Número de RUC del deudor tributa-
rio, Apellidos y nombres, denomina-
ción y/o razón social de éste.
Si bien esta información sólo será nece-
saria en el primer folio de cada periodo o
ejercicio en caso de ser llevado en forma
manual el libro o registro, se entiende
que deberá ser consignada en todos los
folios o páginas de ser llevado en forma
computarizada.
Como excepción a esta información de
cabecera se señala que sólo en el caso
específico del Libro de Ingresos y Gastos,
no será necesario consignar el número
de RUC del deudor tributario, apellidos y
nombres, denominación y/o razón social
(último de los requisitos).
En cuanto a otras formalidades, se pue-
den mencionar las siguientes:
• Incluir los registros o asientos de ajus-
te, reclasificación o rectificación que
corresponda.
• Contener folios originales, no admi-
tiéndose la adhesión de hojas o fo-
lios, salvo disposición legal en con-
trario (6).
Como una Regla Específica, se dispone
que en el caso del Libro de Inventarios y
Balances se consigne la firma al cierre de
cada periodo o ejercicio gravable, según
corresponda, por:
• Deudor tributario o su representante
legal.
• Contador Público Colegiado (CPC) o
Contador Mercantil, responsable de
su elaboración.
b) Respecto de las Operaciones contenidas
en los libros
De manera general establece las siguien-
tes cinco (5) condiciones:
• Orden cronológico y correlativo,
salvo que por norma especial se esta-
blezca un orden predeterminado.
• Legibilidad y confiabilidad. No
debe contener espacios ni líneas
en blanco, interpolaciones, enmen-
daduras, ni señales de haber sido
alteradas.
• Empleo del Plan Contable General
vigente en el país. Para el ejercicio
2010, puede utilizarse el PCGR o el
PCGE, según la opción que tome el
contribuyente. A partir del ejercicio
2011, obligatoriamente se debe utili-
zar el PCGE.
No obstante, dada la existencia de
ciertos sectores económicos con ca-
racterísticas propias regulados por en-
tes especiales, la utilización del Plan
Contable General no será aplicable
en los casos en que por norma es-
pecial los deudores tributarios se en-
cuentren obligados a emplear un Plan
de Cuentas, Manual de Contabilidad
u otro similar distinto, en cuyo caso
deberán utilizar estos últimos.
• Totalización de los importes por cada
folio, columna o cuenta contable.
Esta totalización se efectuará hasta
obtener el total general del periodo
o ejercicio gravable, según corres-
ponda; salvo que el libro o registro se
lleve utilizando hojas sueltas o conti-
nuas, en cuyo caso la totalización se
efectuará finalizado el periodo o ejer-
cicio.
En este sentido, aquellos que lleven
libros y registros de manera manual
deberán trasladar los totales acumu-
lados en cada folio al folio siguiente
precedidos de la frase “VAN” y en
la primera línea del folio siguiente
se registrará el total acumulado del
folio anterior precedido de la frase
“VIENEN”. Culminado el periodo
o ejercicio gravable, se realizará el
correspondiente cierre registrando el
total general. Asimismo, de no reali-
zarse operaciones en un determinado
periodo o ejercicio gravable, se regis-
trará la leyenda “SIN OPERACIONES”
en el folio correspondiente.
• Expresado en moneda nacional y en
castellano. El numeral 4 del artícu-
lo 87º del Código Tributario referido
a obligaciones de los administrados
exige que los libros de contabilidad u
otros libros y registros exigidos por le-
yes, reglamentos o por Resolución de
Superintendencia de la SUNAT sean
llevados en castellano y expresados
en moneda nacional, salvo la excep-
ción detallada en la norma misma.
Lo expresado anteriormente, no resulta
aplicable para los siguientes libros regu-
lados en normas especiales:
8. Formalidades de los registros
Con la publicación de la Resolución de
Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT, se
fijan (en su artículo 13º) los formatos y la
información mínima que deberán contener
los libros y registros vinculados a asuntos
tributarios, con vigencia a partir del 1 de
julio de 2010. Es importante destacar que
la utilización de los formatos que debe
contener cada libro y registro vinculado a
asuntos tributarios es obligatoria, excepto,
cuando los libros o registros son llevados
mediante hojas sueltas o continuas.
Asimismo los deudores tributarios no
obligados a incluir determinada información
en un libro o registro podrán optar por no
incorporar en el formato del libro o regis-
tro relacionado con dicha información, las
columnas en donde se deban consignar la
referida información.
9. Contingencias tributarias que se pro-
ducen
El incumplimiento en el deber de lle-
var libros y registros es un deber de hacer,
cuyo incumplimiento faculta a la Adminis-
tración Tributaria a sancionar de acuerdo
con lo dispuesto en el Código Tributario.
De esta forma, se puede señalar que en ge-
neral las infracciones tipificadas en el Có-
digo relacionadas con los libros y registros
contables se encuentran estipuladas en el
artículo 175º del Código Tributario, ya sea
que lo realicen en forma manual o compu-
tarizada.
Finalmente, en relación con la llevanza
de los libros y registros contables su incum-
plimiento constituye unos de los supuestos
para aplicar la determinación de la obliga-
ción tributaria sobre base presunta en virtud
al numeral 3 del artículo 64º del Código
Tributario. Tómese en cuenta en este caso,
que la llevanza de los libros implica también
necesariamente su conservación, por ello,
en la medida que los tributos con los que se
encuentren relacionados no hubiera prescri-
Libros
Libro de Actas de la Em-
presa Individual de Res-
ponsabilidad Limitada
Libro de Actas de la Junta
General de Accionistas
Libro de Actas del Di-
rectorio
Libro de Matrícula de
Acciones
Libro de Planillas
Norma que lo regula
Ley de la EIRL (Ley Nº
21621, y normas modi-
ficatorias)
Artículos 134º y siguien-
tes de la Ley General
de Sociedades (Ley Nº
26887)
Artículo 170º de la Ley
General de Sociedades.
Artículo 92º de la Ley Ge-
neral de Sociedades.
Decreto Supremo Nº 001-
98-TR y normas modifi-
catorias.

Ediciones
to tendrá el contribuyente la obligación de
mantenerlos.
Del mismo modo, también constitu-
ye un supuesto para aplicar la determi-
nación sobre base presunta de acuerdo
al numeral 8 del mencionado artículo el
omitir llevar los libros de contabilidad,
otros libros o registros exigidos por la
Leyes, o llevando los mismos éstos no se
encuentren legalizados o se lleven con un
atraso mayor al permitido por las normas
legales.
10. Obligaciones Formales relacionadas
con el Sistema Computarizado
Específicamente de acuerdo con la Re-
solución Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006)
las principales consideraciones a tener en
cuenta por un contribuyente que lleva li-
bros o registros de manera computarizada
en hojas sueltas o continuas son las si-
guientes:
10.1. Legalización y plazo máximo de atraso
Acorde con el artículo 3º de la Reso-
lución Nº 234-2006/SUNAT incluso
cuando se lleven en hojas sueltas o
contínuas, las mismas se deben lega-
lizar antes de su uso.
Se observa, en principio, que no
existe un plazo máximo para legali-
zar, solo la condición que se realice
antes del uso. No obstante, es impor-
tante vincular la legalización con el
plazo máximo de atraso (7) que existe
para anotar las operaciones; consi-
derando que según el criterio de la
Administración Tributaria, el proceso
de anotación involucra también la
impresión. Por consiguiente, secuen-
cialmente debe cumplirse en el pla-
zo máximo de atraso que correspon-
da, según cada libro o registro, con
la respectiva legalización, anotación
e impresión.
El incumplimiento de este conjunto
de obligaciones formales o su cumpli-
miento en forma tardía desencadena
la comisión de las infracciones tipifi-
cadas en el artículo 175º del Código
Tributario.
De otro lado, debe tenerse presente
que para legalizar el segundo o si-
guientes libros, bastará con presentar
el último folio legalizado por el nota-
rio del libro o registro anterior.
Debe advertirse en este punto que
para efectos de la legalización no
constituye un requisito consignar
en el segundo o siguiente libro un
"número de libro", toda vez que no
existe norma que establezca tal exi-
gencia.
PROCESO SECUENCIAL
LEGALIZACIÓN
Impresión de Dentro del
operaciones plazo máximo
anotadas de atraso
10.2. Empaste de los libros y registros
Acorde con lo dispuesto en el artículo
5º de la Resolución Nº 234-2006/SU-
NAT los libros y registros vinculados a
asuntos tributarios que se lleven utili-
zando hojas sueltas o continuas debe-
rán empastarse, de ser posible, hasta
por un ejercicio gravable. Esto quiere
decir que, de ser posible, el contri-
buyente deberá empastar por perio-
do (léase por mes en caso de registro
de compras o ventas o por ejercicio
en el caso de libros vinculados con
el Impuesto a la Renta), y señalamos
que de ser posible, toda vez que por
el volumen de transacciones u ope-
raciones que realice el contribuyente
puede darse el caso que no resulte físi-
camente práctico realizar el empaste.
Así, imaginemos empastar un libro o
registro que contenga más de dos mil
(2,000) hojas o folios sería más prác-
tico empastar por un periodo menor.
En caso de proceder de acuerdo a lo
anterior, el numeral 5.4 del menciona-
do artículo dispone que en cada uno
de los tomos se incluya como prime-
ra página una fotocopia del folio que
contenga la legalización del libro o
registro al que corresponde.
Si por el contrario el número de folios o
páginas de un libro o registro no es signi-
ficativo (menos de veinte (20) hojas suel-
tas o contínuas), la obligación de empas-
tar por un período no será de aplicación
conforme lo señalado en el numeral 5.1
del artículo 5º de la citada Resolución; en
cuyo caso el empaste podrá comprender
dos (2) o más periodos gravables.
Se debe
legalizar e
imprimir
en dicho
lapso
Empaste de
Hojas Sueltas
o Continuas
Dentro de los cuatro (4) primeros
meses del ejercicio gravable al que
corresponden las operaciones.
Dentro de los cuatro (4) primeros me-
ses del ejercicio gravable siguiente a
aquél en que se reunieron 20 hojas.
Regla General:
Empastar las hojas sueltas por
periodo.
Regla Especial:
Empastar sólo a partir del periodo
en que se tiene 20 hojas o más.
Como se puede apreciar del cuadro
anterior, el plazo máximo para realizar
el empaste (y a nuestro juicio; no es-
piralado, ni anillado) será como máxi-
mo dentro de los cuatro (4) primeros
meses del ejercicio gravable siguiente
a aquél al que correspondan las ope-
raciones contenidas en dichos libros o
registros o de aquel que corresponda
al ejercicio en que se reunieron veinte
(20) hojas sueltas o continuas (8). Así,
por ejemplo si un determinado registro
tuviese 15 hojas por el ejercicio 2009
no habrá obligación de empastarlo,
pero si en el ejercicio 2010 este registro
tuviese otras 15 hojas, se producirá la
obligación de empastarlo siendo el pla-
zo máximo establecido dentro de los
primeros 4 meses del ejercicio 2010, es
decir, hasta el 30 de abril de 2011.
Graficamos a continuación, a través de un
ejemplo, las tres obligaciones analizadas
a fin de observar cómo deben cumplirse
para no incurrir en infracción tributaria.
Datos:
– Libro: Diario
– Periodos: 2009 y 2010
– Sistema: Computarizado
– Hojas continuas: Legalizadas en el
ejercicio 2009 y no hay sobrantes
para el ejercicio 2010
– Número de folios: Superior a 20
por el ejercicio 2009
Análisis:
– Libro Diario: plazo máximo de atra-
so, 3 meses siguientes de realizadas
las operaciones en cada periodo
(entiéndase mes).
Plazo máximo Plazo máximo
2009 de atraso de empaste
Operaciones Marzo Abril
diciembre 2009 2010 2010

3 meses
4 meses
Plazo máximo
2010 de atraso
Operaciones Abril
enero 2010 2010
3 meses siguientes

Ediciones
10.3. Tratamiento de las Hojas
a) Inutilizadas
Pueden producirse errores, fa-
llas de impresión o cualquier
otra situación que inutilice una
hoja previamente legalizada, en
estas circunstancias, conforme
al último párrafo del numeral
5.3 del artículo 5º de la Reso-
lución Nº 234-2006/SUNAT, se
deberá incluir las hojas anula-
das dentro del periodo que se
empastará. Entendiendo que, la
anulación se realizará tachán-
dolas o inutilizándolas de ma-
nera visible.
b) No Usadas
Conforme con el numeral 5.3 del
artículo 5º de la Resolución Nº
234-2006/SUNAT las hojas sueltas
o continuas correspondientes a un
libro o registro de una misma de-
nominación, que no hubieran sido
utilizadas para el registro de opera-
ciones del ejercicio en que se trate,
podrán emplearse para el registro
de operaciones del ejercicio inme-
diato siguiente. En otras palabras,
si un contribuyente hubiera legali-
zado por ejemplo trescientas hojas
para su libro Diario del Ejercicio
2009 y solo utiliza doscientos (200)
hojas, ello no significa que necesa-
riamente deba anular las cien (100)
hojas no utilizadas, toda vez que
puede emplearlas para el Libro
Diario del Ejercicio 2010.
En este caso, de producirse el em-
paste en varios tomos, cada uno
incluirá como primera página una
fotocopia del folio que contenga la
legalización del libro o registro al
que corresponde.
NOTAS
(1) El contribuyente además de encargarse de dar cumplimiento a la obligación tributaria, requiere los mismos por necesidad toda vez que éstos permiten salva-
guardar los intereses plurales que confluyen de la relación de la empresa con terceros, trabajadores, inversionistas, acreedores, etc.
(2) Supone normalmente una carga económica adicional para el sujeto pasivo.
(3) El artículo 65º del TUO de la LIR no define lo que debe entenderse por Contabilidad Completa se sobreentiende que están constituida por todos los libros y
registros a que se encuentre obligado a llevar. Al respecto, el artículo 12º de la Resolución Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) define que integran la Contabilidad
Completa a partir del 01.01.2009 los Libros de Caja y Bancos, Inventarios y Balances, Diario, Mayor, Registro de compras, Registro de Ventas e Ingresos y otros
libros y registros que específicamente se detallan y que resultan obligatorios según se encuentren obligados a llevar los contribuyentes.
(4) El Tribunal Fiscal en la RTF Nº 1006-4-99 ha señalado que los Registros de Compras y Ventas son registros auxiliares cuya información se encuentra recogida
en los Libros Principales de Contabilidad, por lo que el hecho que la recurrente lleve en otro sistema los mismos no significa que hubiera cambiado el sistema
de contabilidad de los Libros Principales.
(5) Como excepción a lo señalado en este punto se puede mencionar el caso de libros o registros incautados. En este supuesto, como dato adicional a colocar en
la legalización se agregará la fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordenó la diligencia de ser el
caso. De producirse, de ser el caso, la devolución de los libros o registros incautados a que se refiere el párrafo anterior, no podrá realizarse en ellos anotación
alguna debiendo procederse a su cierre inmediato.
(6) Sobre este punto como sabemos la única disposición legal que admite el pegado de hojas es el caso del Libro de Actas, regulado por el artículo 136º de la Ley
General de Sociedades que de manera excepcional permite la adhesión.
(7) El plazo máximo de atraso de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios se encuentra detallado en el Anexo 2 de la Resolución de Superintendencia
Nº 234-2006/SUNAT.
(8) El incumplimiento de dicha obligación (empastado) podría advertirse mediante la constatación de la fecha de emisión del comprobante de pago que sustente
el servicio de empastado brindado. Es claro que dicha infracción es inmediata y detectable durante un procedimiento de fiscalización. La eventual infracción a
incurrirse sería aquella tipificada en el numeral 2 del artículo 175º del Código Tributario.

Ediciones
Libros y Registros vinculados
a asuntos tributarios
20 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - INCISO
A) PRIMER PÁRRAFO ARTICULO 5º RESOLUCIÓN DE SU-
PERINTENDENCIA Nº 021-99/SUNAT
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
A) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º RESOLUCIÓN DE SU-
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
C) PRIMER PÁRRAFO ARTÍCULO 5º RESOLUCIÓN DE SU-
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
C) PRIMER PARRAFO ARTÍCULO 5º RESOLUCIÓN DE SU-
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
26 REGISTRO DE RETENCIONES ARTÍCULO 77-A DE LA LEY
DE IMPUESTO A LA RENTA
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
27 LIBRO DE ACTAS DE LA EMPRESA INDIVIDUAL DE RES-
PONSABILIDAD LIMITADA
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
28 LIBRO DE ACTAS DE LA JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
29 LIBRO DE ACTAS DEL DIRECTORIO
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
30 LIBRO DE MATRÍCULA DE ACCIONES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
31 LIBRO DE PLANILLAS
ANEXO 1: RELACIÓN DE LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS
CÓDlGO NOMBRE O DESCRIPCIÓN
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
(*) Código incorporado en virtud al artículo 7º de la Res. de Superintendencia Nº 239-2008/SUNAT, publicada el 31.12.2008, vigente a partir del
01.01.2009.
CÓDlGO NOMBRE O DESCRIPCIÓN
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1 LIBRO CAJA Y BANCOS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
2 LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
4 LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL ARTÍCULO
34º LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
5 LIBRO DIARIO
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
5-A (*) LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
6 LIBRO MAYOR
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
7 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
8 REGISTRO DE COMPRAS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
9 REGISTRO DE CONSIGNACIONES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
10 REGISTRO DE COSTOS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
11 REGISTRO DE HUÉSPEDES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
12 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN UNIDADES
FÍSICAS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
13 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE VALORIZADO
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
14 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
15 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTÍCULO 23º RES.
DE SUPERINTENDENCIA Nº 266-2004/SUNAT
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
16 REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
17 REGISTRO DEL RÉGIMEN DE RETENCIONES
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
18 REGISTRO IVAP
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
19 REGISTRO(S) AUXILIAR(ES) DE ADQUISICIONES - ARTÍCULO
8º RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº 022-98/SUNAT

Ediciones
ANEXO 2: PLAZOS DE ATRASO DE LOS PRINCIPALES LIBROS Y REGISTROS VINCULADOS A ASUNTOS TRIBUTARIOS
CÓDIGO LIBRO O REGISTRO VINCULADO A Máximo atraso Acto o circunstancia que determina el inicio del
ASUNTOS TRIBUTARIOS permitido plazo para el máximo atraso permitido
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1 LIBRO CAJA Y BANCOS Tres (3) meses Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que se
realizaron las operaciones relacionadas con el ingreso o salida del
efectivo o equivalente del efectivo
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
2 LIBRO DE INGRESOS Y GASTOS Diez (10) días Tratándose de deudores tributarios que obtengan rentas
hábiles de segunda categoría: Desde el primer día hábil del mes siguiente
a aquel en que se cobre, se obtenga el ingreso
o se haya puesto a disposición la renta.
Tratándose de deudores tributarios que obtengan rentas de cuarta
categoría: Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en
que se emita el comprobante de pago.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
3 LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES Tratándose de deudores tributarios pertenecientes al Régimen General del Impuesto
a la Renta:
Tres (3) meses (*) Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
4 LIBRO DE RETENCIONES INCISOS E) Y F) DEL AR- Diez (10) días Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que
TÍCULO 34º DE LA LEY DEL IMPUESTO A LA RENTA hábiles se realice el pago.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
5 LIBRO DIARIO Tres (3) meses Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las opera-
ciones.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
5-A (**) LIBRO DIARIO DE FORMATO SIMPLIFICADO Tres (3) meses Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las
operaciones
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
6 LIBRO MAYOR Tres (3) meses Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las ope-
raciones
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
7 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS Tres (3) meses Desde el día hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
8 REGISTRO DE COMPRAS Diez (10) días Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que
hábiles se recepcione el comprobante de pago respectivo.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
9 REGISTRO DE CONSIGNACIONES Diez (10) días Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que
hábiles se recepcione el comprobante de pago respectivo.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
10 REGISTRO DE COSTOS Tres (3) meses Desde el dia hábil siguiente al cierre del ejercicio gravable.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
11 REGISTRO DE HUÉSPEDES Diez (10) días Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que
hábiles se emita el comprobante de pago respectivo.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
12 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE EN Un (1) mes Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las
UNIDADES FÍSlCAS operaciones relacionadas con la entrada o salida de bienes.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
13 REGISTRO DE INVENTARIO PERMANENTE Tres (3) meses Desde el primer día hábil del mes siguiente de realizadas las
VALORIZADO (*) operaciones relacionadas con la entrada o salida de bienes.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
14 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS Diez (10) días Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que
hábiles se emita el comprobante de pago respectivo.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
15 REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS - ARTÍCULO 23º Diez (10) días Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que
RESOLUCIÓN DE SUPERINTENDENCIA Nº hábiles se emita el comprobante de pago respectivo.
266-2004/SUNAT
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
16 REGISTRO DEL RÉGIMEN DE PERCEPCIONES Diez (10) días Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que
hábiles se emita el documento que sustenta las transacciones realizadas
con los clientes.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
17 REGISTRO DEL RÉGIMEN DE RETENCIONES Diez (10) días Desde el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que
hábiles se recepcione o emita, según corresponda, el documento que
sustenta las transacciones realizadas con los proveedores.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
18 REGISTRO IVAP Diez (10) días Desde la fecha de ingreso o desde la fecha del retiro de los
hábiles bienes del Molino, según corresponda.
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
(*) Si el contribuyente elabora un balance para modificar el coeficiente o porcentaje aplicable al cálculo de los pagos a cuenta del régimen general del
Impuesto a la Renta, deberá tener registradas las operaciones que lo sustenten con un atraso no mayor a sesenta (60) días calendario contados desde
el primer día del mes siguiente a enero o junio, según corresponda.
(**) Código incorporado en virtud al artículo 7º de la Resolución de Superintendencia Nº 239-2008/SUNAT, publicada el 31.12.2008, vigente a partir del
01.01.2009.

Ediciones
LegalizaciónyEmpastedeLibrosyRegistros
vinculadosaasuntostributarios: Principalesaspectosaobservar
n Introducción
Una de las herramientas fundamentales que utilizan los con-
tribuyentes para acreditar sus operaciones además de sustentar el
cumplimiento adecuado de sus obligaciones tributarias la cons-
tituyen los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios,
dado que en ellos se anotan las operaciones realizadas por los
contribuyentes, evidenciándose, de esta manera, la importancia
que cobran los citados libros y registros para la Administración
Tributaria en los procesos de fiscalización y verificación.
Es por ese motivo que dichos Libros y Registros vinculados a
asuntos tributarios deben cumplir con requisitos y formalidades
para su validez y fuerza probatoria.
Sobre el particular, cabe indicar que la Resolución Nº
234-2006/SUNAT –en adelante la Resolución– (publicada el
30.12.2006) es la que regula las formalidades a observar a partir
del 01.01.2007.
Así, los libros y registros deben encontrarse debidamente
legalizados, resultando importante observar la oportunidad en
que se debe efectuar, considerando el plazo máximo de atraso
para la anotación de las operaciones permitido para cada uno de
ellos a afectos de no incurrir en infracciones tributarias que des-
encadenan la imposición de sanciones al sujeto obligado. Otra
consideración que además deben tener en cuenta los contribu-
yentes que lleven su contabilidad en forma computarizada es
que las hojas continuas impresas que comprendan los Libros y
Registros correspondientes a las operaciones de un determinado
ejercicio se empasten en el período que resulte obligatorio su
cumplimiento.
En tal sentido, en función a dicha perspectiva, en esta oportuni-
dad vamos a desarrollar los principales aspectos relacionados con
la legalización de los Libros Principales que serán utilizados en el
presente ejercicio, así como respecto al empaste de los Libros y
Registros del año anterior, considerando los plazos máximos esta-
blecidos, a través de un enfoque eminentemente práctico.
1. Sistemas de contabilidad
Uno de los primeros pasos que debe seguir toda unidad em-
presarial a efectos de registrar las operaciones comerciales en
forma ordenada y diligente y que sirvan de utilidad tanto para
la propia empresa, así como proveedores, clientes, accionistas y
el Estado mismo, consiste en elegir el Sistema de Contabilidad
a través del cual se llevarán los libros y registros vinculados a
asuntos tributarios, para lo cual se evaluará la naturaleza del
negocio, el tipo de operaciones que se habrán de realizar y su
envergadura.
Los Sistemas de Contabilidad que pueden ser empleados son
tanto el Sistema Manual como el Sistema Computarizado.
Sobre el particular debe tenerse en cuenta que el Sistema
Contable, viene determinado según la llevanza de los Libros
Principales, es decir, Diario, Mayor, Inventarios y Balances y
Caja y Bancos, el que deberá ser comunicado a la SUNAT al
momento de inscribirse en el RUC. Ello implica que, los libros
y registros distintos a los libros principales, tales como Registros
de Compras y Ventas, y otros puedan llevarse mediante un siste-
ma diferente no teniendo que adecuarse estos necesariamente al
sistema empleado para los Libros Principales.
Al respecto el Tribunal Fiscal en la RTF Nº 1006-4-99
(29.11.99) ha señalado que los Registros de Compras y Ventas
son registros auxiliares cuya información se encuentra recogida
en los libros principales de Contabilidad, por lo que el hecho
que la recurrente lleve en otro sistema los mismos no significa
que hubiera cambiado el sistema de contabilidad de los Libros
Principales.
Es importante señalar que una vez adoptado el sistema en que
serán llevados los Libros principales no podrá ser variado en el
curso del ejercicio hasta el ejercicio siguiente de conformidad a
lo señalado en la Resolución Directoral Nº 010-DGC (13.02.70).
En este supuesto, se requiere que se comunique a la Administra-
ción Tributaria el cambio –que debe efectuarse necesariamente
al inicio de cada ejercicio– conforme a lo establecido en el ar-
tículo 24º de la Resolución de Superintendencia Nº 210-2004/
SUNAT (18.09.2004) dentro de los 5 días hábiles siguientes,
utilizando para tal efecto el Formulario Nº 2127: Solicitud de
modificación de Datos; o a través de SUNAT Virtual utilizando
para tal efecto el Sistema SOL, “SUNAT Operaciones en Línea”
debiendo contar para tal efecto con su Código de Usuario y su
clave Sol, en la opción Modificación de Datos RUC de Trámites
y Consulta de RUC:
Haga clic en
“Ingrese Aquí”

Ediciones
2127
FORMULARIO01
REGISTRO UNICO DE CONTRIBUYENTES
SOLICITUD DE MODIFICACION DE DATOS, CAMBIO DE
REGIMEN O SUSPENSION TEMPORAL DE ACTIVIDADES
USO SUNAT
03 LOTE 04 FOLIO
RUBRO I. INFORMACION GENERAL
USO SUNAT
MODIFICACION DE DATOS
TIPO DE SOLICITUD (MARCAR CON “X”)
05 MODIF. DE DATOS CON
CAMBIO DE REGIMEN
06 07SUSPENSION/REINICIO
DE ACTIVIDADES
USO SUNAT
10 COD. DEPENDENCIA
R
U
C
08 NUMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA 09 APELLIDOS Y NOMBRES O RAZON SOCIAL
RUBRO II. DATOS GENERALES DEL CONTRIBUYENTE
APELLIDOS Y NOMBRES
O RAZON SOCIAL
11
13 CARNET DEL EMPLEADOR-IPSSTIPO DE SOLICITUD (Ver Tabla Anexo No 2) 12 CODIGO
CODIGO DE
PROFESION U OFICIO
PARA P. NAT.
Y SOC.
CONYUG.
(TABLA 11)
65
TELEFONOS
17
18
19
14 NOMBRE COMERCIAL 15 No DE LICENCIA MUNICIPAL 16 FAX
ACTIVIDAD ECONOMICA PRINCIPAL (Ver Tabla Anexo No 1) 20 CODIGO CIIU
21 FECHA INIC. ACT.
DIA MES AÑO
ACTIVIDAD DE
COMERCIO
EXTERIOR
(MARCAR CON «X»)
EXPORTADOR 27
IMPORTADOR 28
SISTEMA DE
CONTABILIDAD
(MARCAR CON «X»)
MANUAL 25
COMPUTARIZADO 26
SIST. DE EMISION
DE COMPROB.
DE PAGO
(MARCAR CON «X»
MANUAL 22
MAQUINA REGIST. 23
COMPUTARIZADO 24
RUBRO III. DOMICILIO FISCAL
29 DEPARTAMENTO 30 PROVINCIA
USO SUNAT
32 UBIGEO
31 DISTRITO
ZONA (Ver Tabla Anexo No 3)
33 TIPO 34 NOMBRE
VIA (Ver Tabla Anexo No 4)
35 TIPO 36 NOMBRE
37 NRO./KM./
MZA.
38 INT./DPTO./
LOTE
39 OTRAS REFERENCIAS 40 APTDO. POSTAL
RUBRO IV. DATOS DE LA PERSONA NATURAL
DOCUMENTO DE IDENTIDAD (Tabla 5)
41 TIPO 42 NUMERO
FECHA DE NACIMIENTO O
INICIO DE LA SUCESION
DIA MES AÑO
43
SEXO
(Tabla 6)
NACIONALIDAD
(Tabla 7)
44
45
DOMICILIADO
(Tabla 8) 46 PASAPORTE No 47
PAIS QUE LO OTORGO 48
RUBRO V. DATOS DE LA EMPRESA
49 FECHA DE INSCRIP.
EN LOS RR.PP.
DIA MES AÑO
50 TOMO O FICHA 51 FOLIO 52 ASIENTO 53ORIGEN DE LA
ENTIDAD
(Ver Tabla No 9)
RUBRO VI. CAMBIO DE REGIMEN (MARCAR CON «X»)
TIPO DE CAMBIO
DE SIMPLIF. A ESPECIAL 55
DE SIMPLIF. A GENERAL 56
61 FECHA DE CAMBIO
DIA MES AÑO
RUBRO VII. SUSPENSION / REINICIO DE ACTIVIDADES (MARCAR CON «X»)
TIPO DE NOVEDAD
SUSPENSION TEMPORAL DE ACTIVIDADES 57
REINICIO DE ACTIVIDADES 58
59 FECHA DE SUSP. / REINICIO
DIA MES AÑO
60 CONSTANCIA DE
RECEPCION
SELLO Y FIRMA
SUNAT
02
05715181
MARQUE CON «X», SI AUTORIZA O NO A OTRA PERSONA PARA LA PRESENTACION DE ESTA DECLARACION: SI NO
IDENTIFICACION DE LA PERSONA AUTORIZADA:
–––––––––––––––––––––––––––––– ––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––
DOCUMENTO DE IDENTIDAD APELLIDOS Y NOMBRES FIRMA
DECLARO BAJO JURAMENTO QUE LOS DATOS EXPRESAN LA VERDAD
–––––––––––––––––––––––––––––– –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
FIRMA DEL CONTRIBUYENTE O APELLIDOS Y NOMBRES
REPRESENTANTE LEGAL
X
2 0 2 5 3 0 0 9 0 2 7 A&A Asociados S.A.
X
X
Ríos Ramos, ArmandoDNI 25091530
Castillo Bohorquez, Juan
Ingresará a la Pantalla:
Modificación de Datos Generales en
el Registro Único de Contribuyentes
(RUC) Formulario 3128
Deslice la barra espaciado-
ra, hasta ubicar Sistema de
Contabilidad
Elija el sistema de conta-
bilidad.
Deslice la barra
hasta el final
Haga clic en “Aceptar” tantas
veces le requiera el sistema
SISTEMA DE CONTABILIDAD
Comunicación extemporánea Vs. Cambio de Sistema
(Libros Principales)
COMUNICACIÓN EXTEMPORÁNEA CAMBIO DE SISTEMA
(*) No proporcionar o comunicar a la administración tributaria informaciones relativas a los antecedentes o datos para la inscripción, cambio de domicilio o actuali-
zación en los registros o proporcionarla sin observar la forma plazos y condiciones que establezca la administración tributaria.
(**)De acuerdo a la nota 2 de la Tabla I de Infracciones y Sanciones del Código Tributario, se aplicará la sanción de multa en todos los casos, excepto cuando se en-
cuentren bienes en locales no declarados. En este caso se aplicará la sanción de comiso.
Supuesto Planteado:
Hasta el ejercicio 2007
Sistema Manual
Legaliza hojas continuas
para su uso a partir de
enero 2008
Procede cambio de
sistema a partir
de enero 2008
Anota sus operaciones
a través del Sistema
Manual
¿A partir de abril
puede llevar en
forma computarizada?
Implica cambio
de Sistema
No procede cambio en el
ejercicio 2008
Se cambia en el
ejercicio 2009
Se comunica dentro de
los 5 primeros días hábiles
del mes de enero 2009
Supuesto Planteado:
Desde enero
hasta marzo 2008
No comunica a SUNAT dentro
de los 5 primeros días hábiles
del mes de enero 2008
Comunicación
extemporánea
Infracción
(Num. 5 Art. 173) (*)
Sanción Tabla I:
Multa (**)
50% de la UIT
Gradualidad aplicable
Subsanación voluntaria
Rebaja 100%
En resumen a lo expuesto, debemos señalar que la opción del
sistema de contabilidad se determina en función a la forma como
se llevan los libros principales, comunicándose a SUNAT sólo al ini-
ciar operaciones y posteriormente éste (sistema de contabilidad) sólo
puede ser variado al inicio de cada ejercicio, debiendo cumplir con
la obligación formal de informar a SUNAT sobre dicha modificación.
A continuación se presenta un esquema comparativo a afectos de
diferenciar en el transcurso de un ejercicio gravable, cuándo estamos
frente a una comunicación extemporánea y cuándo frente al cambio
de sistema.

Ediciones
2. Procedimiento de Legalización de los Libros y Registros
El numeral 16 del artículo 62º del Código Tributario, dispone que la
SUNAT debe efectuar la autorización de los libros de actas, así como los
libros o registros contables vinculados con asuntos tributarios, que el con-
tribuyente debe llevar de acuerdo a ley.Asimismo, se establece que el pro-
cedimiento para la autorización será establecido por la SUNAT mediante
Resolución de Superintendencia. A tal efecto, podrá delegarse en terceros
la legalización de los libros y registros antes mencionados.
En virtud a ello, a través del artículo 1º de la Resolución, la SUNAT de-
lega la facultad para autorizar los libros y/o registros contables a los notarios
públicos del lugar del domicilio fiscal del contribuyente o a falta de éstos, los
jueces de paz letrados o jueces de paz.
Sobre el particular, cabe indicar que la legalización de los Libros
y Registros vinculados a asuntos tributarios es el acto por el cual el
Notario procede a aperturar los libros y registros a efectos que los
mismos ofrezcan garantía y tengan validez para efectos legales (fuer-
za probatoria).
Es por ello que a través del artículo 112º de la Ley del Notariado
(D. Ley Nº 26002) se establece que el notario certifica la apertura
de libros u hojas sueltas de actas, de contabilidad y otros que la Ley
señale. Concordantemente el artículo 3º de la Resolución de Super-
intendencia Nº 234-2006/SUNAT (30.12.2006) regula que la legali-
zación se debe efectuar antes de su uso.
De otro lado a efectos de poder iniciar el proceso de legalización
en primer lugar se debe tener en cuenta los libros y registros que de
acuerdo al artículo 65º del TUO de la Ley del Impuesto a la Renta y
Artículos 21º (literal j), 22º (literal f) y 35º de su norma reglamentaria
se encuentra obligado a llevar el contribuyente, además claro está
de los registros auxiliares obligatorios (Registros de Compras, Ventas
y Consignaciones) que señala el artículo 35º del TUO de la Ley del
IGV, así como de todos aquellos otros a los que se encuentren obli-
gados a llevar en función a la normativa tributaria vigente, tal como
es el caso del Registro del Régimen de Retenciones y el Registro del
Régimen de Percepciones (1). Al respecto el Anexo Nº 1 de la Resolu-
ción de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT, contiene la relación
de Libros y Registros que encontrándose obligado a llevar el contri-
buyente deben ser legalizados.
Cabe indicar que a partir del ejercicio 2009, el artículo 12º de la
Resolución detalla los libros que integran la Contabilidad Completa
referido en el precitado artículo 65º, tal como se muestra en el cua-
dro siguiente:
En el supuesto que el contribuyente haya optado por el Siste-
ma Computarizado, a continuación referimos el procedimiento
previo que deberá seguir a efectos de legalizar sus libros y/o
registros vinculados a asuntos tributarios.

2.1. Plazos a considerar
Tal como se ha referido, los libros y/o registros contables vincu-
lados a asuntos tributarios deben ser legalizados antes de su uso,
vale decir antes de que se efectúe la impresión de las operacio-
nes que comprendan los mismos.
En ese sentido, si bien normativamente se ha señalado la
oportunidad de la legalización no se ha indicado cuál es
el plazo en que deba efectuarse la misma. Al respecto, de-
bemos señalar que dado que existe un plazo máximo de
atraso para anotar (incluye impresión) las operaciones en
los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios, la
Administración Tributaria tiene como criterio aplicar dicho
plazo también para efectos de la legalización.
En ese sentido, la legalización de los libros y registros se
deben realizar considerando los plazos máximos de atraso
permitido para cada uno de ellos, los mismos que se en-
cuentran contemplados en el Anexo 2 de la Resolución.
2.2. Proyección de hojas a utilizar
En principio, los contribuyentes que opten por llevar sus registros y libros
vinculados a asuntos tributarios en forma computarizada deben efectuar
una adecuada proyección del número de hojas continuas que se van a
legalizar de acuerdo a la frecuencia con que planifiquen que vayan a efec-
tuar dichas legalizaciones, por ejemplo el contribuyente que recién inicia
operaciones puede planificar efectuar la legalización de sus Libros y Re-
gistros por todo el ejercicio.
De otro lado, el contribuyente que ya hubiera iniciado
operaciones en el ejercicio anterior y en el supuesto que
le sobrasen hojas, estás podrán ser usadas para el ejercicio
siguiente tal como lo dispone el numeral 5.3 del artículo
5º de la Resolución, siempre que corresponda a un libro o
registro de la misma denominación.
Sobre el particular, consideramos que en la mayoría de los casos
resulta poco usual y no muy conveniente efectuar legalizaciones
en forma mensual, siendo el procedimiento mas general la pro-
yección de hojas a legalizar durante un ejercicio, considerando
como veremos más adelante que las hojas correspondientes a
un ejercicio deben ser empastadas en un determinado plazo. No
obstante, reiteramos que los contribuyentes pueden optar por
legalizar el número de hojas continuas que estimen necesarias
para un tiempo programado.
A efectos de realizar una adecuada proyección del número
de hojas continuas necesarias para cada libro y/o registro se
debe tener en cuenta, entre otros, los aspectos que se deta-
llan en el gráfico de Proyección de Hojas.
CONTABILIDAD COMPLETA
(A partir del ejercicio 2009)

LIBROS PRINCIPALESY
LIBROSY REGISTROS

AUXILIARES
AUXILIARES EXIGIBLES

OBLIGATORIOS
DE CORRESPONDER
SU LLEVANZA
Inventarios y
Balances
Registro
de Ventas
Registro
de Compras
Inventario
Permanente
valorizado
Registro de
Activos
Fijos
Inventario
Permanente
en unidades
Retenciones
Incisos e) y f)
Art. 34º LIR
Mayor
Diario
Libro Caja
y Bancos
Registro
de
Costos

Ediciones
Resulta importante reiterar que, si bien se efectúa la proyección
de hojas a utilizar durante un determinado lapso de tiempo, la
misma responde a una estimación, por lo cual debe efectuarse
la impresión dentro del plazo máximo de atraso; a fin que si se
produce una variación o cambio en la estimación, se legalice en
forma oportuna y no se incurra en contingencia tributaria.
2.3. Foliación
Una vez determinado el número de hojas continuas a legalizar,
se deberá proceder a su foliación, vale decir a la numeración de
cada uno de los folios que constará el libro y/o registro contable
llevado en forma computarizada.
– Numeración del Primer Libro y/o Registro
Dicha numeración se iniciará indiscutiblemente en el núme-
ro uno.
– Numeración de un Segundo Libro y/o Registro
En principio tal como lo dispone el numeral 5.3 del artículo
5º de la Resolución, si existieran hojas sueltas o continuas
correspondientes a un libro o registro de una misma denomi-
nación que no hubieran sido utilizadas para el registro de las
operaciones del ejercicio del que se trate, podrán emplear-
se para el registro de las operaciones del ejercicio siguiente.
En consecuencia, para la numeración del segundo libro y/o
registro consideramos que se deberían tener en cuenta los
aspectos siguientes; aunque procede advertir que ello no ha
sido regulado por la Resolución consistiendo, básicamente,
nuestra opinión:
– Si el libro anterior al que se legaliza comprende un ejer-
cicio completo incluyendo además las hojas legalizadas
sobrantes no utilizadas dentro del mismo, el libro siguien-
te que corresponderá a otro ejercicio debe iniciarse en el
folio número uno.
– Si las hojas a legalizar se van a utilizar también para el
mismo ejercicio al que corresponde el libro anterior, con-
sideramos que lo mas adecuado sería continuar con la
numeración correlativa. Así por ejemplo, si el primer Re-
gistro de Ventas consta de 500 folios y alcanzó para los
períodos de enero a noviembre del 2009, la legalización
de las hojas siguientes que corresponden al segundo Re-
gistro de Ventas, debería empezar en el folio Nº 501, ello
independientemente que sobren hojas para utilizar en el
ejercicio siguiente.
– Si las hojas legalizadas sobrantes de un ejercicio han sido
utilizadas para el ejercicio siguiente (es decir no se han in-
cluido en el libro anterior), consideramos que el siguiente
libro debe continuar con la numeración del anterior, así
por ejemplo tendríamos el primer libro Diario de 400 folios
cuyas hojas legalizadas han sido utilizadas por los meses
de enero 2009 a marzo del 2010, por lo cual, el segundo
libro Diario debería iniciar en el folio Nº 401.
Finalmente debemos indicar que la foliación de los libros y/o
registros deben constar únicamente de números, por lo tanto no
se aceptan caracteres distintos como letras por ejemplo.
2.4. Proceso de Legalización
2.4.1. Solicitud de legalización
Si bien para la legalización de los libros y/o registros contables
no se requiere mayor trámite que solicitar la legalización ante
un notario, dado que el artículo 116º de la Ley del Notariado
señala que dicha solicitud debe ser efectuada por parte del in-
teresado o su representante, el que acreditará su calidad de tal
ante el notario, algunas Notarías exigen a efectos de realizar la
referida autorización, que el contribuyente presente un escrito
simple firmado por éste o su representante legal solicitando di-
cho servicio.
Un modelo sugerido de dicho escrito sería el siguiente:
“AÑO DE LAS CUMBRES MUNDIALES EN EL PERU
San Borja, 14 de abril del 2009.
Señor:
JOSE LUIS ALVA MUÑIZ
Notario
Presente.
Importadora y Distribuidora CAMIL´S SAC con RUC Nº 20250202043,
con domicilio fiscal en Av. Monte Alamos 1101 - Surco, debidamente
representada por el Sr. Eduardo de la Piedra Guzman identificado
con DNI 06664491, solicita a Ud. de conformidad con la Resolución
de Superintendencia Nº 234-2006/SUNAT publicada el 30.12.2006,
la legalización de los libros y registros contables que detallamos a
continuación:
1 Libro Mayor General, del folio 1 al 300.
1 Libro Diario, del folio 1 al 600.
1 Libro Caja, del folio 1 al 500.
1 Libro de Inventarios y Balances, del folio 1 al 200.
1 Registro de Inventario Físico y Valorizado, del folio 1 al 200.
1 Registro Auxiliar de Control de Bienes del Activo Fijo, del folio
1 al 100.
Sin otro particular, quedamos de Ud.
Atentamente,
____________________________________________
Importadora y Distribuidora CAMIL´S SAC
Eduardo de la Piedra Guzman
Gerente General
Debe tenerse en cuenta que la legalización debe ser efectuada
por los notarios de la provincia en la que se encuentre ubicado
el domicilio fiscal del deudor tributario, en virtud al numeral
2.1. del artículo 2º de la Resolución.
2.4.2. Datos a consignar en la legalización
El notario o juez de paz que legalice los libros y/o registros con-
tables debe dejar constancia de dicha legalización en la primera
hoja del libro y/o registro, conteniendo los datos siguientes:
– Número de legalización asignado por el notario o juez, se-
gún sea el caso.
– Nombres y apellidos o denominación o razón social del con-
tribuyente, según sea el caso.
– Número de RUC.
– Denominación del libro o registro.
– Número de folios de que consta.
– Fecha y lugar en que se otorga la legalización.
– Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.
Además, el notario o juez deberá sellar cada uno de las hojas de
que consta el libro y/o registro.

Ediciones
NOTAS
Para efectos de la legalización,
las provincias de Lima y Callao
se consideran como una "sola
provincia".
2.5. Legalización del segundo y siguientes libros
Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros
vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominación,
el artículo 4º de la Resolución establece que se deberá tener en
cuenta lo siguiente:
Forma de llevado del
Exigencia
Libro o Registro
Utilizando hojas sueltas o Se deberá presentar el último folio legalizado
continuas por notario del libro o registro anterior.
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Llevados en forma manual Se deberá acreditar que se ha concluido con el
anterior. Dicha acreditación se efectuará con la
presentación del libro o registro anterior concluido
o fotocopia legalizada por notario del folio donde
conste la legalización y del último folio del men-
cionado libro o registro.
Tratamiento aplicables en casos especiales:
• Libros y registros manuales incautados
En el caso de libros o registros llevados en forma manual que
hubieran sido incautados por autoridad competente, bastará
para la legalización del segundo y siguientes libros y regis-
tros la presentación del documento en el que conste la refe-
rida diligencia.
Adviértase que de producirse, de ser el caso, la devolución
de los libros o registros incautados a que se refiere el párrafo
anterior, no podrá realizarse en ellos anotación alguna de-
biendo procederse a su cierre inmediato.
• Libros y registros perdidos o destruidos
Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por sinies-
tro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación efectua-
da a la SUNAT dispuesta por el artículo 9° de la Resolución.
3. Empaste de los Libros y/o Registros llevados en hojas sueltas
o continuas
De conformidad con el numeral 5.1 del artículo 5º de la Resolución
los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizan-
do hojas sueltas o continuas deberán empastarse (2), de ser posible, hasta
por un ejercicio gravable. La obligación señalada en el párrafo anterior no
será de aplicación cuando el número de hojas sueltas o continuas a em-
pastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podrá compren-
der dos (2) o más ejercicios gravables, debiendo incluirse las hojas que
hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o
inutilizándolas de manera visible. En caso existan hojas sobrantes y no se
desee utilizarlas en el año siguiente, las mismas deberán ser anuladas e
incluidas en el empaste a realizar.
IMPORTANTE
Cabe precisar que de realizarse el empaste en varios tomos, cada
uno incluirá como primera página una fotocopia del folio que con-
tenga la legalización del libro o registro al que corresponde.
A continuación esquematizamos el procedimiento a seguir:
EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS EN HOJAS
SUELTAS O CONTINUAS
(1) Para mayores alcances sobre los Libros y Registros vinculados a asuntos
tributarios que deben llevar los contribuyentes, se sugiere revisar el Informe
Especial "Obligación de llevar Libros y Registros - Formalidades y Efectos
de su incumplimiento" publicado en la 2da. Quincena de Enero 2007,
página B1 y siguientes.
(2) El espiralado o anillado, en nuestra opinión, no calificaría como empas-
tado. n

Ediciones
Sistemaelectrónicodellevadodedeterminados
librosyregistrosvinculadosaasuntostributarios
La Administración Tributaria, conside-
rando el avance en las tecnologías de la in-
formación y comunicaciones, ha visto por
conveniente su aprovechamiento a fin de
facilitar el cumplimiento de las obligaciones
tributarias y reducir los costos que represen-
ta la conservación de papel. Por tal razón,
ha aprobado la Resolución de Superinten-
dencia Nº 286-2009/SUNAT (en adelante la
Resolución), a fin de dictar las normas que
permitan implementar el llevado de deter-
minados libros y/o registros vinculados a
asuntos tributarios de manera electrónica.
Claro está que en una primera etapa se
ha dispuesto la afiliación opcional al sistema
y sólo comprende a determinados Libros y/o
Registros vinculados a asuntos tributarios y
que han sido detallados en el Anexo 1 de la
presente Resolución.
A continuación desarrollamos los prin-
cipales alcances que dispone la Resolución
a través de la cual se establecen los linea-
mientos para el uso de este nuevo sistema.
1. Definiciones (artículo 1°)
En virtud al artículo 1° de la Resolución
se define algunos conceptos que considera-
mos relevantes mencionar dado que a través
de esta se facilitará la comprensión de la
presente Resolución.
Constancia de Recepción: Al Documen-
to Electrónico con el cual la SUNAT confir-
ma la recepción del Resumen y que cuenta
con un mecanismo de seguridad
Documento Electrónico: A la unidad bá-
sica estructurada de información registrada
publicada o no, susceptible de ser generada,
clasificada, gestionada, transmitida, proce-
sada o conservada por una persona u orga-
nización de acuerdo a sus requisitos funcio-
nales, utilizando sistemas informáticos.
Generador(es): Al (a los) deudor(es)
tributario(s) que ha(n) optado por afiliarse al
Sistema.
Hash: Al algoritmo matemático generado
por el PLE que identifica y representa la in-
formación del Libro o Registro Electrónico y
permite verificar la autenticidad e integridad
de dicho Libro o Registro Electrónico.
Libro(s) y/o Registro(s) Electrónico(s):
Al(a los) Libro(s) y/o Registro(s) cuya infor-
mación ha sido validad por el PLE, y respec-
to del(de los) cual(es) se ha emitido por lo
menos una Constancia de Recepción.
Mecanismo de seguridad: Al símbolo ge-
nerado en medios electrónicos que añadido
y/o asociado a un Documento Electrónico
garantiza su autenticidad e integridad.
PLE: Aplicativo desarrollado por la
SUNAT denominado Programa de Libros
Electrónicos, que permite efectuar las
validaciones necesarias de los Libros y/o
Registros elaborados por el Generador, a
fin de generar el Resumen respectivo; y
obtener la Constancia de Recepción de la
SUNAT.
Resumen: Al Documento Electrónico
generado por el PLE, que contiene determi-
nada información según el tipo de Libro o
Registro y que es enviado a la SUNAT. Dicho
resumen contiene además el Hash.
2. Sistema de llevado de Libros y Registros
Electrónicos (artículos 2° y 3º)
Mediante el artículo 2° de la Resolución
se aprueba el Sistema de llevado de Libros y
Registros Electrónicos, como el mecanismo
desarrollado por la SUNAT para generar los
Libros y/o Registros Electrónicos en los que
se deberán registrar todas las actividades y
operaciones.
Para tal efecto mediante el artículo 3º de
la Resolución, se aprueba el Programa de
Libros (en adelante PLE) versión 1.0, aplica-
tivo que permitirá efectuar las validaciones
necesarias de los Libros y/o Registros antes
de ser enviados por vía electrónica, el mismo
que estará a disposición de los interesados
a partir del 01 de julio de 2010 en SUNAT
Virtual. Asimismo señala la norma que dicha
versión podrá ser utilizada, en forma opcio-
nal, a partir del 01 de agosto 2010.
3. Condiciones para afiliarse al Sistema
(artículo 4°)
La afiliación al Sistema es opcional para
todo perceptor de rentas de tercera categoría
que cuente con un Código de usuario y Clave
Sol, siempre que cumpla con las siguientes con-
diciones:
a) Esté en el Régimen General del Impuesto
a la Renta o en el Régimen Especial del
Impuesto a la Renta.
b) Tenga en el RUC la condición de domici-
lio fiscal habido.
c) No se encuentre en estado de suspensión
temporal de actividades o de baja de ins-
cripción en el RUC.
4. Procedimiento de Afiliación al Sistema
(artículo 5°)
Tal como ya lo hemos señalado la afilia-
ción al Sistema para el “Generador”, (deu-
dor tributario) es opcional, la misma que se
ejercerá cuando envié por primera vez el
Resumen de alguno de los Libros y/o Regis-
tros. Dicha afiliación surtirá efecto cuando
la SUNAT emita la respectiva Constancia de
Recepción.
Cabe mencionar que una vez afiliado a
dicho Sistema, no procederá la desafiliación,
dado que tiene el carácter de definitivo.
5. Efectos de la Afiliación al Sistema (ar-
tículo 6°)
De otro lado, se debe tener en cuenta
que la afiliación al Sistema producirá los si-
guientes efectos:
a) La obligación por parte del Generador de
llevar los Libros y/o Registros de manera
electrónica, incluyendo en ellos lo que co-
rresponda registrar en el mes anterior a la
referida afiliación o en el ejercicio en que
dicha afiliación tuvo lugar, según sea el
caso.
b) La autorización a la SUNAT para que
mediante el PLE se genere el Resumen.
c) La obligación de los Generadores de cerrar
los Libros y/o Registros llevados en forma
manual o en hojas sueltas o continuas, pre-
vio registro de lo que corresponda anotar
en el mes precedente al anterior al de su
afiliación al Sistema o, en el ejercicio pre-
cedente a ésta, según sea el caso.
Sin embargo, cuando se modifique el co-
eficiente o porcentaje de los pagos a cuenta
del Impuesto a la Renta, el Libro de Inventa-
rios y Balances llevado ya sea en forma ma-
nual o en hojas sueltas deberá ser cerrado
previo registro del balance al 31 de enero o
al 30 de junio, según corresponda, en cuyo
caso dicho balance no tendrá que ser regis-
trado en el Libro y/o Registro Electrónico
respectivo.
6. Libros y/o Registros Electrónicos (artí-
culo 7°)
Para generar los Libros y Registros Elec-
trónicos así como el envío de la información
correspondiente al registro de actividades u
operaciones en los meses o ejercicios siguien-
tes a su generación, el Generador utilizará el
PLE teniendo en cuenta los plazos estableci-

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