Este documento describe los conceptos clave de la organización administrativa, la estructura y los niveles de una organización. Explica que la organización se estructura en tres niveles formando una pirámide, con la máxima autoridad en la cima y el mayor número de personas en la base. Define las funciones de cada nivel - normativo, intermedio e inferior - y describe los principios, funciones y cualidades de un supervisor efectivo, así como los componentes de un informe de supervisión.

1. UNIVERISDAD DE LOS ANDES
FACULTAD DE MEDICINA
PROGRAMA DE PROFESIONALIZACIÓN
T.S.U. “ESTADÍSTICAS DE SALUD”
Bachilleres:
Guaimare, Iris Cód. 7187
Lara, Yelitza Cód. 7192
Maturín, Octubre 2012

2. PROCESO ADMINISTRATIVO DE LOS RECURSOS HUMANOS
TÉCNICAS DE SUPERVISIÓN
UNIDAD III
Definir la organización administrativa, estructura y niveles (tipos)
La organización administrativa es un conjunto de sistemas, estructuras, procesos de
dirección, tecnología y estrategias que incluyen el diseño de los procedimientos de trabajo.
Estructura
Se estructura en tres niveles; adoptando la forma de una pirámide: en el vértice se
encentra ubicada la máxima autoridad en el centro están ubicadas las autoridades
intermedias t en la base se ubica el menor grado de autoridad, donde se localiza el mayor
número de personas que ejecutan los planes y programas para el logro de los objetivos de la
organización.
Niveles (tipos)

3.  Nivel superior o nivel normativo: es el nivel responsable de la planificación,
organización, dirección y control activo de la organización como un todo. Tiene a su
cargo las siguientes funciones generales:
 Establecer la política básica.
 Diseñar la organización, y soluciona todos los problemas relacionados con el plan
sectorial nacional.
 Diseñar, las políticas
 Establecer las medidas de control más efectivas, de acuerdo con la organización
 Elaborar el plan sectorial nacional de la organización.
 Nivel intermedio o nivel de coordinación y asesoría: Las funciones del nivel
intermedio son más especializadas. En este nivel se necesitan cuadros de especialistas
para integrarlo. Sus funciones son:
 Adaptar el plan nacional a las necesidades y recursos de su nivel.
 Administrar el funcionamiento de la organización a su nivel
 Coordinar las distintas dependencias y unidades
 Asesorar técnicamente a organismos bajo su control
 Llevar un control eficiente de las dependencias a su cargo
 Nivel inferior (ejecutor): Este nivel tiene la responsabilidad directa de la ejecución de
las actividades, para que estas se cumplan. Sus funciones generales son:
 Elaborar el programa de trabajo de su nivel.
 Ejecutar las actividades del programa de trabajo.
 Asegurar el cumplimiento de las tareas asignadas tanto en cantidad como en
calidad.
 Mantener un control continuo.
 Asegura el buen uso y mantenimiento de los materiales disponibles.
 Fomenta y mantiene la moral del trabajo.

4.  Aplicar las normas administrativas, y leyes vigentes
 Registrar y evaluar continuamente las actividades bajo su control.
 Establece las relaciones interinstitucionales.
Líneas de mando
Es una línea continua de autoridad que se extiende desde la cima de la organización
hasta la última posición.
Ética: en la profesión, la moral e importancia de los valores.
Ética en la profesión
La ética en la profesión en cuanto a las responsabilidades es de carácter funcional. El
sentido de hacer lo correcto, lo bueno, es un requisito esencial para el debido cumplimiento
de dichas responsabilidades.
La moral
Se concibe como la ciencia o doctrina de la conducta y de las acciones humanas en
orden a o malicia. La moral está estrechamente relacionada con la esencia de los valores.
Para la sociedad la cualidad que la impulsa a perfeccionarse son los valores.
Los valores humanos son: La verdad, la no violencia, la paz, amor, rectitud,
criticidad, libertad, responsabilidad, solidaridad, autenticidad, realización personal.
Supervisión Es un proceso educativo, reciproco, continuo y permanente planificado
que permite el mejoramiento del personal. Crea actitudes y contribuye al buen
funcionamiento de una organización, ayudando a realizar los propósitos de ésta.

5. Diferencia entre supervisión e inspección
La supervisión, proporciona orientación, enriquece, planifica, dirige, coordina, y
controla actividades para el logro de objetivos.
La inspección, vigila y examina las áreas de trabajo, proporciona tensión emocional,
ansiedad, frustración y rechazo.
Actividad rígida, no existe reciprocidad entre supervisor y supervisado.
Principios de la supervisión y su aplicación (cuando supervisar)
Los principios son las leyes, normas o reglas básicas que le sirven de fundamentos
filosóficos al sistema de supervisión.
Algunos principios de supervisión son:
 Dirección y supervisión, no pueden separarse, son funciones coordinadas que se
complementan mutuamente dentro de cualquier organización.
 La supervisión, se ocupa de mejorar un trabajo, esta debe ser sensible a los cambios.
 La filosofía democrática será la base de la supervisión.
 La supervisión deberá emplear métodos científicos.
 La supervisión deberá ser creativa.
 La supervisión debe realizarse a través de actividades ordenadas.
 La supervisión debe juzgarse por la economía y la eficiencia de los resultados.
Aplicación de la supervisión ¿Cuándo supervisar?
Se aplica en los planes de cualquier organismo administrativo, por complicado o
simple que esté no solo en la jefatura o dirección de departamentos.

6. Se supervisa cuando el mando central transmite instrucciones y decisiones por los
canales establecidos a través de los diferentes niveles d supervisión.
Funciones del supervisor (planificación, programación, coordinación, control y
evaluación)
 Examinar el objetivo, finalidad o misión que debe realizar
 Determinar ¿qué hacer? Para lograr el objetivo, finalidad o misión.
 Escoger la acción más eficaz y factible que pueda emprenderse.
La supervisión puede se inmediata a corto plazo.
En cuanto a la planificación:
 Programar en cuanto sea posible, todo cuanto deba hacerse.
 Ajustar al programa de la manera más práctica posible.
 Coordinar la programación con las personas involucradas
 Dar a conocer la programación
Coordinación, control y evaluación
Cada supervisor tendrá la responsabilidad de velar constantemente para que las
actividades bajo su supervisión estén debidamente coordinadas.
Finalidades del control de supervisión
 Proporcionar información completa, precisa y oportuna acerca de las actividades en
proceso,
 Hacer pronósticos más exactos sobre los obstáculos que impiden la plena productividad.
 Asegurar la producción y el cumplimiento satisfactorio de los objetivos previstos.

7. Todo esto en función de los objetivos de control de mano de obra (control hacia el
personal adecuado y el nº necesario). Control de dinero (operatividad dentro de los límites
establecidos, que el presupuesto asigne) y control de producción (mantener a un nivel
eficiente los procesos de trabajo de la unidad, es decir, control de calidad.
La evaluación del desempeño: es un procedimiento de supervisión destinada a
mejorar la actuación dl empleado en el trabajo y para lograr operaciones más efectivas,
eficaces y económicas.
Normas de actuaciones para medir el desempeño de funcionarios y empleados por su
supervisor:
1. Pueden ser del tipo que describe cual es el trabajo aceptable, cual no lo es, o el trabajo
que es el mejor al esperado.
2. Pueden establecerse de acuerdo con las funciones del trabajador.
3. Pueden ser específicas o generales
4. Pueden establecerse normas de desempeño en cada uno de los puestos.
Cualidades del supervisor, sus características básicas y tipos de supervisión.
Cualidades del supervisor: están resumidas en dos grandes facetas, cumplidor a
cabalidad de los principios de la supervisión y ser ejecutor de las técnicas de la supervisión.
Ambas contribuyen al logro de objetivos de la organización y establecen el talento del
supervisor.
Características básicas de un buen supervisor:
1. Deberá poseer responsabilidades éticas, valores, códigos de conducta y principios
morales.
2. Poseer fe en sus propias normas o cualquier otra y respetarla.
3. Velar por el bienestar y desarrollo profesional de los funcionarios o su cargo.

8. 4. Establecer con el honor y prestigio de su servicio.
5. Poseer criterio con juicio objetivo para reconocer errores y solventarlos.
6. Conservar y robustecer ideales para el logro de metas y objetivos.
7. Mantener la organización, el orden y la planificación en todo momento, dentro de la
unidad del servicio.
8. Prácticas de justicia
Tipos de supervisión
Supervisor autocrático: el líder toma decisiones y exige obediencia a los
trabajadores. Sin embargo, será mejor que esté en lo justo.
Supervisor democrático: el líder consulta y debate. Obtiene ideas de las personas a
quienes supervisa y les deja contribuir al establecimiento de las normas. Formula la
participación y el buen trabajo en equipo.
Supervisor de rienda suelta: el líder actúa como centro de información y ejerce un
control mínimo. Depende del sentido de responsabilidad y del buen juicio de los
trabajadores para que se logren los procesos laborales y de servicio.
Funciones del supervisor
 Establecer un clima de relaciones humanas al nivel departamental en la institución de
salud.
 Dar forma a las actitudes que impulsan a los funcionarios a tener un mejor desempeño
laboral.
 Interpretar i aplicar las normas establecidas por las autoridades del Ministerio (Salud) la
dirección de Salud y las especificaciones y recomendaciones propias de las autoridades,
de la institución a la cual se presta labor social.
 Adiestrar a los nuevos funcionarios para los departamentos de estadísticas de salud.
 Asesorar y disciplinar a todos los funcionarios por igual.

9.  Recomendar acciones de ascensos, transferencias, asuntos de salario y despidos.
 Planificar y mantener los programas de tiempo y trabajo.
 Ajustar y mejorar los procedimientos de trabajo acerca de las capacidades de los
equipos eléctricos y tecnológicos.
 Tomar las disposiciones necesarias para obtener excelencia en la calidad de servicio que
se preste en los departamentos de estadística de salud a través de una coordinación
efectiva.
Informe de supervisión: Es una exposición de hechos o situaciones propias o
relacionadas con la funcionabilidad y producción de los procesos estadísticos y de índole
administrativos, conforme con determinados planes y de acuerdo con los requerimientos
específicos del caso de la información en particular.
Características
 Es un escrito, no una exposición oral
 Debe ser objetivo, coherente, preciso y claro
 Es utilizado, analizado y discutido por más de un lector.
 Se realiza por requerimiento de supervisores o agentes externos a la organización
 Tiene una extensión, en la mayoría de los casos, de 5 o más cuartillas.
 Se elabora una planificación y para enterar a terceros.
 Facilita la toma de decisiones sobre situaciones complejas con un determinado impacto
en la organización.
 Posibilita la comprensión de una situación compleja, permitiendo el análisis y la
exposición “escrita” de gran cantidad de información.
 Responde a la solicitud de entidades administrativas
 Rinde cuentas periódicas mientras se ejecuta un plan establecido.
 Procesan el análisis de procesos determinados en la solución de alternativas sobre la
base de instrumentos u objetos.
Estructura: los componentes de la estructura de un informe de supervisión son los
siguientes:
 Caratula
 Portada

10.  Objetivos
 Aspectos metodológicos
 Cuerpo o texto
 Sección final
 Apéndice
 Bibliografía
 Referencias
Redacción de un informe administrativo para las áreas de los departamentos de
Estadísticas de Salud.
Caratula
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Salud
Departamento Estadísticas de salud
Para:
Licda. Mayra Figueroa
Jefa de Departamento
INFORME DE SUPERVISIÓN PARA TODOS LOS DEPARTAMENTOS
Por medio de la presente me dirijo a ustedes para recordarles que deberán consignar
los días viernes de cada semana el formato de asistencia del personal a su cargo y
recordarles que deben cumplir con el horario de trabajo establecido, se entenderá por
incumplimiento reiterado del horario de trabajo su inobservancia en tres (3) oportunidades,
por lo menos en un lapso de un mes. Las faltas, ausencias o permisos de cualquier índole
deben tramitarse en la Oficina de Recursos Humanos.
Sin más a que hacer referencia, queda de ustedes.
De:
Licda. Luisa Castillo
Supervisor
Maturín, Octubre 2012