Supervision Eficaz ppt .pdf

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SUPERVISION EFICAZ
INSTRUCTOR : Ing. Luis Antonio Vilca

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CONTENIDO
UNIDAD I: UNIDAD II:
Objetivos, Funciones y Principios de la
supervisión
Estilos de supervisión
Inconvenientes en la supervisión
Supervisión y administración
Manual de organización y funciones
El enfoque de sistemas en la administración
Objetivos e indicadores en la organización
Eficiencia, eficacia y efectividad
Los 10 mandamientos del supervisor
Establecimiento de metas
Liderazgo, Comunicación, Trabajo en equipo
La supervisión y el cambio
Motivación
Estudio del trabajo
Herramientas para el estudio
Análisis de la productividad del
tiempo
La estandarización de operaciones
Administración participativa
Desarrollo de reuniones efectivas
Planificación de las operaciones
Control de las operaciones
El método PHVA para la mejora
continua

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1. 1 Objetivos de la supervisión
Mejorar la productividad de los empleados
Desarrollar un uso óptimo de los recursos
Obtener una adecuada rentabilidad de cada
actividad realizada
Desarrollar constantemente a los empleados de
manera integral
Monitorear las actitudes de los subordinados
Contribuir a mejorar las condiciones laborales

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Convertirse en un líder respetuoso y asertivo
Motivar al equipo para obtener la colaboración
Inspirar y liderar con el ejemplo
Enseñar y desarrollar un equipo eficaz
Escucha y empodera al equipo
Para lograrlo necesita:

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El éxito del supervisor en el
desempeño de sus deberes
determina el éxito o el fracaso de
los programas y objetivos del
departamento
Papel del supervisor

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El supervisor
El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier
organización. De él depende la calidad del trabajo, el
rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por
parte de los trabajadores.
 El supervisor dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los
trabajadores.
 El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder
nato del grupo para convertirse en un especialista del
comportamiento humano, en lo que concierne a la práctica de
la habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su
cargo.

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Características del supervisor
Energía y buena salud
Potencial para el liderazgo
Capacidad para desarrollar buenas relaciones personales
Conocimiento del trabajo y competencia técnica
Capacidad para mantener el ritmo de trabajo
Capacidad de enseñanza
Habilidad para resolver problemas
Dedicación y confiabilidad
Actitud positiva hacia la administración

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Actividad :
Lectura: El supervisor- el súper héroe empresarial

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I. 2 Funciones del supervisor
1. PROYECTAR
2. DIRIGIR
3. DESARROLLAR
4. CONTROLAR
De manera muy general se puede decir que todo supervisor tiene cuatro
(4) grandes funciones:

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I. 2 Funciones del supervisor

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I. 3 Principios de la supervisión
1. Consideradas funcionalmente, la dirección y supervisión no pueden
separarse ni establecerse aparte una de otra.
2. La dirección se ocupa de condiciones y operaciones en general; por
lo común, la supervisión se ocupa de mejorar un trabajo o labor en
particular.
3. La supervisión ha de ser sensible a los cambios, ha de estar
impregnada de una actitud experimental y debe dedicarse
continuamente a la reevaluación de los objetivos y a evaluar
materiales, políticas y métodos.
4. La supervisión deberá basarse en la filosofía democrática

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I. 3 Principios de la supervisión
5. La supervisión deberá emplear métodos, actitudes científicas aplicables al
trabajo, al trabajador y a los procesos de trabajo.
6. En situaciones en las que no sean aplicables los métodos de la ciencia, la
supervisión deberá emplear los procesos de la lógica en el estudio, el
mejoramiento la evaluación del trabajo, el trabajador y los procesos trabajo
7. La supervisión tiene que ser creativa.
8. La supervisión debe realizarse a través de una serie de actividades
orientadas, proyectadas, programadas y ejecutadas en conjunto
9. La supervisión debe juzgarse por la economía y la eficacia de los resultado
que obtenga

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1. 4 Estilos de Supervisión
 Estilo Autocrático
Estilo Democrático
Estilo liberal
Los individuos hostiles

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1. 5 Inconvenientes que se presentan en la Supervisión
 Poco conocimiento de su trabajo
Falta de Responsabilidad
Habilidad para instruir
Poco creativo para mejorar métodos
Habilidad para dirigir

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1. 5 Inconvenientes que se presentan en la Supervisión
AUTORIDAD
Es el derecho propio de una
persona para ejercer mando en la
toma de decisiones que afectan a
otras personas. Su objetivo es
ejercer influencia e iniciativa sobre
las demás personas para lograr los
objetivos de la organización.
RESPONSABILIDAD
Es la virtud o disposición habitual
de asumir las consecuencias de
las propias decisiones,
respondiendo de ellas ante
alguien. Responsabilidad es la
capacidad de dar respuesta de los
propios actos.
.

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I.6 Supervisión y Administración
El supervisor realiza algunas de las actividades de
administración, dentro de un ámbito (área o grupo de
personas a cuyo frente se encuentra):
- Planea,
- Determina objetivos
- Elige procedimientos
- Analiza problemas
- Toma decisiones
Con la diferencia de que esta acción de administrar se
reduce a grupos pequeños y reporta informes de resultados
a sus superiores.

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Elementos claves de la Administración
1. DESTREZA TECNICA. Es la capacidad de usar herramientas,
procedimiento y técnicas en un campo especializado
2. DESTREZA HUMANA. Es la habilidad para trabajar con otras
personas, comprenderlas y motivarlas hacia el logro de los
objetivos propuestos
3. DESTREZA CONCEPTUAL. Es la habilidad mental para
coordinar e integrar todos los intereses y actividades de la
organización.

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El proceso administrativo en la Supervisión
LA PLANEACION LA ORGANIZACIÓN
INTEGRACIÓN DIRECCION
CONTROL

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I.7 Manual de Organización y funciones
El Manual de Organización y Funciones (MOF) es
un documento normativo donde se describe las
funciones, objetivos, características, los requisitos y
responsabilidades de cada cargo que se desarrolla
en una organización, así también un conocimiento
integral de este, permitiendo un mejor desarrollo
del ente en la sociedad.

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Importancia:
Facilita el proceso de inducción del personal y permite el
perfeccionamiento y/o orientación de las funciones y responsabilidades
del cargo al que han sido asignados, así como aplicar programas de
capacitación.
Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los
cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia
Proporciona información a los funcionarios y servidores sobre sus
funciones específicas, su dependencia jerárquica y coordinación para
el cumplimiento de sus funciones.

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El perfil del Puesto:
Proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes,
cualidades y capacidades que son fundamentales para una
adecuada ocupación.
Paso 1: Análisis de jerarquización
Peso 2: Análisis desde los objetivos institucionales
Paso 3:Elaborar la descripción del puesto
Paso 4: Revisión del análisis de los participantes
Paso 5: Llenar los formatos del MOF

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II.1 El enfoque de sistemas

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II.1 El enfoque de sistemas
Mapa de
procesos

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Conceptos Generales

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II.2 Objetivos e indicadores en la organización
LOS INDICADORES DE GESTIÓN
Logro de resultados con base en normas establecidas

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INDICADORES DE GESTIÓN
•Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en que medida
se están logrando los objetivos estratégicos.
•Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de
una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de
referencia.
•Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la
organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
•Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
•EL análisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIÓN, no
perder la dirección, bajo el supuesto de que la organización está perfectamente
alineada con el plan

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Tipos de indicadores:
 De eficacia, miden el grado de cumplimiento de los
objetivos establecidos
De eficiencia, maximizar los resultados en relación a los
recursos invertidos
De efectividad
De calidad
De Costos

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Características de los indicadores

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• Los conceptos de Eficiencia, Eficacia y
Efectividad son de uso frecuente,
relacionados al desempeño del trabajador.
• La productividad de las personas y las
organizaciones, su rendimiento, es la relación
de dividir los resultados obtenidos entre los
recursos utilizados.
• Su incremento se producirá obteniendo más
resultados (sin perdida de calidad) con Ia
misma inversion de recursos o
• Reduciendo la utilización de recursos para
obtener los mismos resultados.
II.3 Eficiencia, eficacia y efectividad

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La Eficiencia es la condición necesaria pero no suficiente para Ia Eficacia.

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• Una eficiencia desvinculada de los objetivos,
puede representar una rentabilidad negativa.
• El trabajador más eficiente, utilizando la
máquina más moderna, que batiese todos
los estándares de productividad, acabaría
siendo el ejemplo máximo de Ia ineficacia si
lo hiciese en una fábrica con sus almacenes
Ilenos de productos que los clientes no
desean comprar.

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La efectividad en un Proceso Productivo
SATISFACCIÓN
EFICIENCIA
Resultados logrados frente
a recursos
EFICACIA
Capacidad de alcanzar
resultados deseados
COMPETITIVIDAD
EFECTIVIDAD
logro de los
resultados
propuestos en
forma oportuna

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II.4 Los 10 mandamientos del supervisor
1. Analice y programe el empleo de su tiempo. El tiempo es su mas precioso recurso y,
además, irrecuperable.
2. El respeto a la dignidad de las personas es la clave de las relaciones humanas. Otorgue sin
discriminaciones, un trato ecuánime, considerado y respetuoso a sus colaboradores.
3. La buena supervisión es aquella que logra un justo equilibrio entre los derechos e intereses
de los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios.
4. Supervisor sensato es el que mantiene una honrada posición entre el presente y el futuro en
cuanto al objetivo de obtenerse beneficios crecientes.
5. No concentre funciones. Asuma el riesgo de delegar. Así desarrollará el potencial latente de
sus colaboradores y podrá dedicar más tiempo a su trabajo específico de dirección.

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II.4 Los 10 mandamientos del supervisor
6. No es posible el desarrollo de una empresa sin el desarrollo de sus recursos humanos. Sea un
maestro en seleccionar, promover, estimular y educar a sus colaboradores.
7. Como miembro del sector dirigente más dinámico de la sociedad, el supervisor debe estar a la
vanguardia en la permanente adquisición de conocimientos. Manténgase al día en formación /
información.
8. Todo negocio tiene sus líneas productivas básicas. Cuando piense en el desarrollo de nuevas
líneas, no desperdicie lo cierto por andar detrás lo incierto. Sueñe un poco pero jamás deje de ser
hombre realista.
9. Los actos y ventajas indebidos impugnan a la integridad moral. No viole los principios éticos ni aun
en beneficio de la empresa, será su mejor decisión de supervisor.
10. Todo no ha de ser negocios, no caiga en la uní dimensionalidad. Enriquezca su vida en el amor y
el afecto a su cónyuge, sus amistades, sus hijos, la humanidad, la naturaleza; y en la atención y el
entusiasmo por otros valores humanos.

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II.5 Establecimiento de metas
1. Identificación de objetivos
2. Identificación de los beneficios y los beneficiarios
3. Fijación de límites de tiempo
4. Identificación de los principales obstáculos
5. Identificación de las habilidades y el conocimiento
requerido
6. Identificación de individuos, grupos, organizaciones y
compañías con las cuales trabajar
7. Desarrollo del plan de acción

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III.1 Liderazgo
El liderazgo es la influencia interpersonal
ejercida en una situación, dirigida a través
del proceso de comunicación humana a la
consecución de uno o diversos objetivos
específicos, de una persona a través de
los subordinados

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III.1 Liderazgo
Enfoques motivacionales
Dígale a los empleados cuáles son sus responsabilidades.
Dar autoridad de acuerdo con sus responsabilidades.
Fije normas de excelencia.
Dar la formación que les permita cumplir esas normas.
Ofrézcales conocimiento e información.
Brinde retroinformación sobre el resultado.
Reconozca sus logros.
Confíe en ellos.
Concédales el derecho a equivocarse.
Trátelos con dignidad y respeto.

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III.2. Comunicación
Es el proceso dinámico donde se transmite y
recibe información ya sea entre individuos y/o
entre grupos, mediante un intercambio
informativo que sirve para establecer la
comprensión entre los empleados. La
comunicación es un aspecto clave en el
proceso de dirección y necesaria para que el
ejecutivo ponga en marcha sus planes.

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Tipos de comunicación:
Verbal: Es aquella que se transmite oralmente.
Escrita: Es aquella que es dada mediante material escrito o gráfico.
Auditiva: Es la comunicación desarrollada a través de sonidos producidos
por el emisor.
Visual: Consiste en la comunicación que el receptor percibe por la vista.
Táctil: Se considera aquella donde el emisor y el receptor entran el contacto
físico.

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PRINCIPIOS DE LA COMUNICACIÓN
Proyectar al público determinado confianza a fin de dar a conocer su
misión y visión, y lograr establecer una empatía entre ambos.
Ser dinámica, planificada y concreta, constituyéndose en una herramienta
de dirección u orientación sinérgica, basada en una retroalimentación
constante.
Lograr la comprensión y la actitud que adecuada, ya que esto repercutirá
en la respuesta y la forma de retroalimentación que generará.
Dar a comprender cuál es el objetivo, metas y las tareas que desarrollará
la organización.

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LA COMUNICACIÓN EFICIENTE
Es aquella que está basada en el establecimiento de un puente
donde el emisor tenga detectado el objeto, el lenguaje y el
contenido correcto, conociendo previamente quién es el perceptor y
previendo cuál será su feedback. La comunicación eficiente se
basa en dos escenarios fundamentales: La estructura de una buena
política de comunicación, y una coordinación eficaz para integrar
toda la comunicación que se proyecta.

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Barreras para la Comunicación Eficaz
La filtración de información.
Los intereses personales.
Falta de información a los miembros de la organización de los cambios y
decisiones dentro de la empresa.
Falta de un diseño de programa de comunicación
La edad, la educación y los antecedentes culturales son variables que influyen
en el lenguaje que una persona usa.
Carencia de confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias.
Falta de canales para que la información fluya continuamente

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El Rumor
Es una herramienta de comunicación el cual requiere
la mediación de una serie de actores que, en
complicidad, deciden presionar a un grupo o persona
mediante la creación de un mensaje interesante y
ambiguo, de fuente desconocida pero fiable.
Cuando el rumor afecta negativamente a la
empresa/persona hay que tomar medidas urgentes y
de forma profesional.

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III.3. Trabajo en Equipo
El trabajo en equipo se refiere a la
serie de estrategias, procedimientos y
metodologías que utiliza un grupo
humano para lograr las metas
propuestas.

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Consideraciones en la Formación de Equipos:
 La cohesión
La asignación de roles y normas
La comunicación
La definición de objetivos
La interdependencia positiva

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Consideraciones que deben reunir los miembros del Equipo
1. Ser capaces de poder establecer relaciones satisfactorias
con los integrantes del equipo.
2. Ser leales consigo mismo y con los demás.
3. Tener espíritu de autocrítica y de crítica constructiva.
4. Tener sentido de responsabilidad para cumplir con los
objetivos.
5. Tener capacidad de autodeterminación, optimismo, iniciativa
y tenacidad.
6. Tener inquietud de perfeccionamiento, para la superación.

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Patrones de conducta de los Lideres de Equipo
Iniciación
Calidad de socio
Representación
Integración
Organización
Dominio
Comunicación
Reconocimiento
Producción

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Requisitos para el trabajo en equipo:
Buenas comunicaciones interpersonales.
Equipo concentrado en la tarea.
Definir la organización del equipo.
Establecer la situación, tema o problema a trabajar.
Interés por alcanzar el objetivo.
Crear un clima democrático.
Ejercitar el consenso en la toma de decisiones
Disposición a colaborar y a intercambiar conocimientos y destrezas.

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Porque fallan los Equipos
Metas no claras
Falta de soporte de las Gerencias
Liderazgo no efectivo de equipos
Individualidad

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III.4. La supervisión y el cambio
El supervisor - líder de este
nuevo siglo, se anticipa a los
cambios y acepta de forma
positiva cada cambio que se le
presenta. Visualiza y percibe
cada cambio como una
oportunidad y un reto

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Consideraciones:
Comprender las tendencias económicas y políticas del entorno y su
impacto en la administración y en la estrategia de la organización.
Poseer capacidad para formular estrategias.
Identificar los factores clave para la implementación de cambios
organizacionales.
Fomentar una cultura de servicio al cliente interno y externo de la
institución o empresa.
Rediseñar procesos, implementar el aprendizaje organizacional, tener una
mayor apertura al enfoque del “empowerment” (dar poder).

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VENTAJAS DESVENTAJAS
Se mantiene excelentes relaciones
humanas con el grupo.
Se esta actualizando en los temas de
interés.
Es la cabeza y responsable frente a otros
directrices
Se da sentido humano a la administración.
Se gana aprecio, gratitud y respeto de las
personas.
La persona líder construye el ser persona.
Se tiene demasiadas responsabilidades.
Quita mucho tiempo personal.
Ser responsable cuando un miembro comete un
error.
No es fácil, se tiene que mantener un aprendizaje
continuo y rápido.
Se pierde confianza de grupo, cuando el líder
tiene un fracaso en un proyecto.
Se esta a la zozobra del ambiente externo,
creando esteres y preocupaciones.
SER LIDER

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III.5. La Motivación
La Motivación es descrita como "un estado
interno que excita, dirige y sostiene el
comportamiento".
En otras palabras, la motivación es un
sentimiento interno que determina el
continuar o cesar una actividad.
Existen dos tipos de motivación: intrínseca
y extrínseca

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Tips para motivar:

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Pautas finales para el Supervisor
Reconozca que cada persona es única, con sus debilidades y fortalezas.
Recompense a los empleados por buenos desempeños
Desarrolle un sistema de comunicación abierta y mantenga una línea de
información en ambas direcciones.
Cuide a sus empleados y guíelos.
Desarrolle un trabajo en equipo basado en la confianza y el respeto.

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Pautas finales para el Supervisor
Un ambiente físico de trabajo es importante.
Busque a la persona indicada para el puesto.
Cree trabajos desafiantes en los que el empleado tenga oportunidades de
avanzar, crecer, tener reconocimiento y recompensa.
Busque motivar a sus empleados de la misma manera que le gustaría que sus
superiores lo motiven a usted.
Sea sensible al reaccionar ante necesidades insatisfechas.

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IV. 1. Estudio del Trabajo
Es el examen sistemático de los métodos para realizar
actividades con el fin de mejorar la utilización eficaz de
los recursos y de establecer normas de rendimiento con
respecto a las actividades que se están realizando.
Tiene por objeto examinar de qué manera se está
realizando una actividad, simplificar o modificar el método
operativo para reducir el trabajo innecesario o excesivo, o
el uso antieconómico de recursos, y fijar el tiempo normal
para la realización de esa actividad.

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Un medio directo de aumentar la productividad
Su utilidad está en aplicar procedimientos
sistemáticos, en la que personal de capacidad media
puede lograr resultados iguales, y superiores, a los
obtenidos en pasadas épocas por personas geniales.
Es eficaz por ser sistemático en Ia investigación como
en la solución de los problemas.
Requiere tiempo y es necesario separar esta labor de
la función de la dirección.

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Consideraciones:
1. Es un medio de aumentar Ia productividad.
2. Es sistemático (ordenado y secuencial)
3. Es el método más exacto conocido para establecer normas de
rendimiento
4. Resultados inmediatos que continuan mientras duren las
operaciones mejoradas.
5. Es un "instrumento" susceptible de ser utilizado en todas partes.
6. Es el instrumento de investigación más penetrante de que
dispone la dirección.

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Consideraciones:
6. Actúa como el bisturi del cirujano, exponiendo a la
vista de todos las actividades y el funcionamiento,
bueno o malo, de una empresa.
7. Por su carácter sensible es preciso manejarlo con
gran cuidado y habilidad. Considera:
- El estudio de métodos (procedimientos)
- La medida del trabajo, definir el tiempo que se
invierte en las tareas.

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IV. 2. Herramientas para el estudio
Etapas del Estudio y mejora de métodos
1. Selección de la tarea
Se debe centrar el objeto del estudio
teniendo en cuenta todos los
aspectos técnicos, humanos y
económicos.

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2. Registro del método actual
Consiste en recolectar los datos más
importantes acerca de la tarea
seleccionada, utilizando para ello las
técnicas más convenientes:
Hojas de procesos, Diagramas de
proceso

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3. Examen del método actual
Se basa en la detección de cuantos errores se
pueden encontrar en la aplicación del método.
Hay que aplicar al máximo el espíritu crítico
(¿porqué se hace esta tarea? ¿Quién la hace?
,…..)

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PREGUNTAS PRELIMINARES
PROPÓSITO
¿Que se hace en realidad?
¿Por que hay que hacerlo?
ELIMINAR partes innecesarias del trabajo
LUGAR
¿Dónde se hace?
¿Por qué se hace allí?
COMBINAR siempre que sea posible u
SUCESIÓN
¿Cuándo de hace?
Por que se hace en ese momento?
ORDENAR de nuevo la sucesión de las
operaciones
PERSONA
¿Quién lo hace?
¿Por que lo hace esa persona?
para obtener mejores resultados
MEDIOS
¿Cómo se hace?
¿Porque se hace de ese modo?
SIMPLIFICAR la operación

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PREGUNTAS DE FONDO
PROPÓSITO
¿Que otra cosa podría hacerse? ¿Qué
debería hacerse ?
ELIMINAR partes innecesarias del trabajo
LUGAR
¿En que otro lugar podría hacerse? ¿Donde
debería hacerse ?
COMBINAR siempre que sea posible u
SUCESIÓN
¿Cuando podría hacerse?
¿Cuando debería hacerse ?
ORDENAR de nuevo la sucesión de las
operaciones
PERSONA
¿Que otra persona podría hacerlo?
¿Quien debería hacerlo?
para obtener mejores resultados
MEDIOS
¿De que otro modo podría hacerse?
¿Como debería hacerse?
SIMPLIFICAR la operación

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4. El desarrollo del nuevo método
Consiste en encontrar una nueva forma de realización de las actividades y se guíe por
el criterio económico.
5. La evaluación de los resultados obtenidos con el nuevo método
Comparar las ventajas del anterior método con el del nuevo método.
6. Definir el nuevo métodos y el tiempo correspondiente
Se trata de concretar y certificar este nuevo método tanto en forma, contenido, tiempo
y presentarlo a todos los interesados como empleados.

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7. Implantación del nuevo método
Informar al personal en la que se lleva a cabo la aplicación práctica de
las nuevas maneras y procedimientos de las tareas formando al personal
en caso necesario.
8. Control y seguimiento del nuevo método
Detectar las deficiencias, fallos y desviaciones y comparar los
resultados obtenidos con los objetivos propuestos con la aplicación del
nuevo método.

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IV. 3. Análisis de la productividad del tiempo
Estudio de Movimientos
El estudio de movimientos, es el análisis cuidadoso de los
diversos movimientos que efectúa el cuerpo al ejecutar un
trabajo. Su objeto es eliminar o reducir los movimientos
ineficientes, y facilitar y acelerar los eficientes. Por medio del
estudio de movimientos, el trabajo se lleva a cabo con mayor
facilidad y aumenta la tasa de producción.
Estudio visual de los movimientos
Estudio de micro movimientos

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Estudio de Tiempos
El estudio de tiempos es la técnica para establecer el tiempo
estándar aceptable para desarrollar una determinada tarea;
basado en la proporción del contenido de trabajo del método
propuesto, sin dejar de tomar en cuenta las tolerancias por
fatiga y retraso inevitables.
El estudio de tiempos es una de las formas de trabajo mas
importantes y más exactas

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Requisitos personales del analista:
1. Honradez.
2. Tacto y comprensión.
3. Lleno de recursos. (creatividad)
4. Confianza en sí mismo.
5. Buen juicio y habilidad analítica.
6. Personalidad agradable, persuasiva y optimista.
7. Paciente y controlado.
8. Energía “temperada “por actitud cooperativa.
9. Bien vestido y limpio.
10. Entusiasta.

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RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR:
1.- Sentirse obligado a que prevalezcan estándares equitativos
2.- Notificar al operario que su trabajo va a ser estudiado
3.- Asegurarse que se use el método correcto
4.- Cooperar con el analista de todas las maneras posibles a fin de llegar a definir y
aclarar operaciones.
5.- Ayudar y entrenar a sus trabajadores en el establecimiento del nuevo método.
6.- Notificar al departamento de métodos sobre cualquier cambio del método
introducido por el o sus trabajadores
7.- Firmar documentación cuando el estudio sea terminado, lo que indicara que ha
cumplido con su responsabilidad.

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IV. 4. La estandarización de operaciones
Estandarizar significa realizar una determinada
operación siempre de la misma manera y en el
mismo tiempo, bajo unas pautas establecidas,
de modo que se obtiene resultados repetitivos.
El objetivo de la estandarización es la
reducción de las variaciones en un proceso.

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Beneficios de la estandarización:
- Mejora la seguridad del operario y la eficiencia en el trabajo, estudiando con
detalle los movimientos humanos.
- Asegura la calidad de los productos
- Ayuda a tener un mismo criterio entre turnos y compartir las mejoras en otras
áreas
- Provee al operario la oportunidad de definir y mejorar su trabajo
- Es la base para el entrenamiento
- Controla la variabilidad
- Asegura compartir las mejoras en otras áreas.

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Objetivo
Estandarizar los procesos principales de la
empresa, logrando un comportamiento estable
que genere productos y servicios con calidad
homogénea y bajos costos
Estandarizar NO es burocratizar

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¿Por qué es importante, determinar los estándares?
El costo está determinado por los métodos de fabricación.
Los estándares de tiempo son la base de los costos estándares
Los estándares (directos e indirectos) proporcionan las bases para medir el
desempeño de los departamentos de producción.
El tiempo es el común denominador para comprar equipos y suministros que
hagan retornar rápido la inversión y ser competitivos.
Se mantienen buenas relaciones laborales haciendo uso de estándares
equitativos y tasas justas de salarios

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¿Por qué es importante, determinar los estándares?
Los métodos y los procesos influyen grandemente en los diseños de
productos.
Los estándares establecen la base del mantenimiento preventivo.
Los estándares refuerzan la calidad.
La programación se basa en los estándares de tiempo.
Los métodos y los estándares dicen cómo hay que hacer el trabajo y en qué
tiempo se hará.

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V. 1. Administración Participativa
"La administración participativa” surge de la
idea de involucrar a los empleados en el
proceso de la toma de decisiones.
La idea básica ha existido desde hace mucho
tiempo, pero ha tenido sus altibajos en cuanto a
popularidad".

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Sin Administración participativa Con Administración Participativa
El trabajo pertenece a la empresa El trabajo pertenece al empleado
El trabajador hace solo lo que se le pide El trabajador es responsable
El trabajo no importa realmente El trabajo cuenta para algo
El trabajador no sabe "Qué también" está haciendo
su trabajo
El trabajador sabe en donde está ubicado
El trabajador tiene que mantener siempre la boca
cerrada
El trabajador puede dar su opinión acerca de las cosas
El trabajo es algo diferente de lo que el trabajador
es.
El trabajo es parte de lo que el trabajador es
El trabajador tiene poco o ningún control sobre su
trabajo
El trabajador tiene control sobre su trabajo

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Modelo de administración Participativa
 Identificación de las necesidades del área
Identificación de aptitudes del personal operativo
Organización
Asignación de funciones
Definición de metas
Planes de trabajo
Reunión de grupos primarios
Seguimiento a programas

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V. 2. Desarrollo de reuniones efectivas
Cuando un equipo de trabajo suele tener reuniones
con bajo nivel de eficacia no solo se pierde el valioso
tiempo de los que participan de la misma sino que
además “todos” están aprendiendo el hábito de la
inefectividad colectiva.
La reunión es una herramienta muy importante para
cualquier profesional que quiera multiplicar sus
esfuerzos y logros. El riesgo del fracaso siempre esta
latente.

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Algunos Tips para reuniones efectivas
a. Su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión.
b. Debemos intentar que todos participen por igual.
c. Respetar siempre el día y hora apropiado para celebrar la reunión.
d. ¡No las haga demasiado largas!. Lo único que conseguirá es agotar física y
mentalmente a los participantes
e. Sea siempre puntual en las reuniones. Tanto en la hora de inicio como la de
finalización.
f. Demuestre que sabe controlar el tiempo real en las reuniones, y que no se
pierde el tiempo.

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Algunos Tips para reuniones efectivas
g. No pretenda nunca que todas las iniciativas surjan en la reunión.
h. Es muy importante que sus colaboradores vengan preparados para la
reunión.
i. Y al final de la reunión planificada, no se olvide nunca de definir claramente
¿el qué?, ¿quién?, ¿cuándo?, ¿cómo? y ¿dónde? de todos, y de cada uno de
los temas tratados en la reunión.
j. Muchos se entretienen demasiado en el desarrollo del tema, y no acaban de
"Cerrar" ó "Concluir".
k. Levante un acta de la reunión planificada. Así, recordará todos y cada uno de
los puntos tratados, y los aspectos realmente importantes del mismo.

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Estructura de una Reunión
1. Introducción
2. Clarificación de expectativas
3. Normas o reglas del juego
4. Mecánica y metodología a utilizar
5. Iniciar el desarrollo de los puntos de la agenda
6. Mantenimiento del proceso y chequeo de los
procedimientos
7. Cierre formal y próximos pasos
8. Evaluación de la reunión

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V. 3. Planificación y control de las operaciones
Estrategia de Operaciones
Concretar objetivos
Decidir, (planificación) respecto a que productos o servicios a elaborar
Determinar que articulo o ítem hay que producir y en que momento (programación)
Ver que actividades deberán desarrollarse en las distintas unidades productivas, y en
que momento (programación a muy corto plazo)
Tener en cuenta los recursos disponibles, es decir considerar la problemática de la
capacidad
Considerar las necesidades de materiales, tanto de productos terminados como de
materia prima y componentes intermedios para la fabricación (planificación, gestión y
control inventario).

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Planificación
Es proyectar el futuro deseado, medios
necesarios y actividades a desarrollar para
conseguirlo.
Hecho hasta aquí, podemos pasar a la fase de
ejecución y hacer los controles necesarios,
que permitirán detectar y corregir las posibles
desviaciones entre resultados obtenidos y los
distintos objetivos marcados.

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Planificación Empresarial y de Operaciones

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V. 5. El método PHVA para la mejora continua
El PHVA o PDCA, Se hizo popular por el Dr.
Deming
La rueda o ciclo de Deming es un proceso
metodológico que tiene como objetivo aplicar a
un proceso cualquiera una acción cíclica formada
por cuatro pasos fundamentales:
P = PLAN = Planificar a fondo
D = DO = Efectuar, realizar, hacer.
C = CHECK = Verificar, comprobar.
A = ACT = Actuar.

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El ciclo PHVA se utiliza para llevar a cabo la mejora continua y
lograr de una forma sistemática y estructurada la resolución de
problemas

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