Manual de procedimientos administrativos y operativos de tesoreria

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS DE
TESORERÍA

CARLOS BERNATE LEÓN

BUCARAMANGA, ENERO DEL 2000

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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN
4
1.
NORMAS GENERALES
6
1.1. CHEQUES
6
1.2. COMPROBANTE DE EGRESO
7
1.3. DEVOLUCION DE CHEQUES
7
1.3.1. Por consignación
7
1.3.2. Análisis de la Devolución
8
1.3.3. Cheques Devueltos sin consignar recibidos de Empresas Adscritas.
8
1.4. CHEQUES POST-FECHADOS
8
1.5. CHEQUES DE OTRAS PLAZAS
9
2.
PROCEDIMIENTO PARA PAGOS, GIRO DE CHEQUES COMPROBANTE DE EGRESO.
10
2.1. PAGO DE SERVICIO PÚBLICO
10
2.2. PAGO DE IMPUESTOS
11
2.2.1. Renta.
11
2.2.2. Industria y Comercio.
11
2.2.3. Otros impuestos.
12
2.3. RETENCION SOBRE SALARIOS
12
2.4. RETENCION SOBRE HONORARIOS PROFESIONALES Y COMISIONES
12
2.5. RETENCION SOBRE SERVICIOS
12
2.6. RETENCION SOBRE COMPRAS
13
2.7. DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE
13
2.8. SUPCRIPCIONES A PERIODICOS Y REVISTAS
13
2.9. APORTES
14
2.10. PRESTAMOS
14
2.11. PAGO DE HONORARIOS MÉDICOS
15
3.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NOMINA
16
3.1. LIQUIDACION DE PAGO
16
3.2. LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACIONES
16
3.3. TABLA DE PROVISIONES SOBRE LAS PRESTACIONES SOCIALES
20
4.
PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PROVEEDORES
21
4.1. NORMAS GENERALES
21
4.2. RUTA CRÍTICA
21
5.
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSIGNACION
23
5.1. CANJE
23
5.2. REMESAS
23
5.3. ELABORACION DE LA CONSIGNACION
23
5.4. RECONSIGNACION
24
5.6. REPORTES DE BANCOS
24
6.
MANEJO DE CAJAS MENORES
26
26
6.2 OBJETIVOS
26
6.3 DEPENDENCIAS
26
6.4. CONCEPTO DE GASTOS
27
7. MANEJO DE LA CAJA GENERAL
29
7.1. NORMA GENERALES
29
Carlos Bernate León, MBA
Cra. 25 No 36 – 67 Of. 505 Telefax: 7 6327643 Cel: 3156377663
E mail. cbernate@gmail.com
Bucaramanga - Colombia

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7.2 RUTA CRÍTICA
7.3. ARQUEO DE CAJA
7.4. INFORME DOBRE ESTADO DE CUENTA
8. FORMULARIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO
8.1 RECIBOS DE CAJA
8.2 COMPROBANTE DE EGRESO
8.3. COMPROBANTE DE PAGO DE HONORARIOS
8.4 INFORME DIARIO DE SALDOS BANCARIOS
8.5 CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS
8.6 CONTROL DE CAMBIO DE CHEQUES
8.7 INFORME SOBRE ESTADO DE CUENTA
8.8 FORMULARIO DE CAJA MENOR


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PRESENTACIÓN
Este manual es el resultado de nuestra ya larga experiencia en la tarea de racionalizar y
modernizar el trabajo en las organizaciones de salud. Nuestro objetivo no es otro que compartir
con el mundo de la salud todo lo que contribuya a mejorar los procedimientos de trabajo y a
conferirle seguridad a sus resultados. No entregamos un producto acabado, sino una serie de
sugerencias que servirán de papeles de trabajo a los gerentes de pequeñas y medianas
Instituciones de salud públicas y privadas y a los ejecutivos encargados de las tareas de
planeación y de organizaci6n y métodos, para que unos y otros hagan las adaptaciones del caso
y puedan implantar, dentro de sus organizaciones, normas que regulen las actividades de los
puntos críticos de cada organizaci6n.
Si algo debemos subrayar en la propuesta que ofrecemos, es su eficiencia comprobada por años
de utilización y búsqueda de mecanismos prácticos, económicos, eficientes y cómodos. El
modelo fue sometido a enumerables pruebas en IPS de primer orden a nivel nacional. Este
modelo pretende actuar sobre centros, vitales del hospital u clínica: Firmas autorizadas con su
correspondiente jerarquía.
El manual incluyen los formularios utilizados en el respectivo proceso, de suerte que pueden ser
asumidos como una propuesta organizativa adicional. Esperamos que este material enriquezca
la gesti6n empresarial en el sector salud y mejore el servicio y la gestión de estos puntos críticos
en el día, día de las instituciones hospitalarias.
Atentamente,
Carlos Bernate León 1 , MBA

Carlos Bernate León, es un consultor independiente especializado en gestión de procesos (process management).
Su trabajo consiste en identificar, mapear, caracterizar, controlar, mejorar, los procesos críticos de creación de valor
en sus empresas clientes. Es un graduado de la UNAB, con título en Administración de Empresas, posee entre otros
una especialización en Alta Gerencia y un MBA del TEC de Monterrey.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Y OPERATIVOS DE TESORERÍA

PAGOS, GIROS, NOMINA, CAJAS MENORES, CAJA
PRINCIPAL, LABORATORIOS, RAYOS X

ESTABLECIDO POR:

VIGENCIA DESDE

PARA DISTRIBUIR A:


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1. NORMAS GENERALES

1.1. CHEQUES
Todo cheque llevara como mínimo dos firmas autorizadas. Los cargos autorizados para
firmar cheques son:
-

Presidente

-

Vicepresidente Operativo

-

Tesorero
Todo cheque llevara el protector y sello de cruzado y/o pago al primer beneficiario,
exceptuándose los de la nomina, los pagos al personal, los de cuantía inferior a 7 SMLDV.

-

En el talonario de cada cheque se debe escribir:
.
.
.
.

El valor del cheque
El número del comprobante de egreso
La fecha
El nombre del beneficiario

-

Todos los documentos que soportan una emisión de cheque debe ir con el sello de
cancelado, fecha, No del cheque, Nit o cédula del beneficiario y número del comprobante
de egreso.

-

Todo cheque ira siempre acompañado de un comprobante de egreso.

-

Nunca se giraran cheques sobre un documento o soporte que no sean originales.

-

Usando el monto del cheque sea mayor de $ 1.000.000, los cheques deberán llevar tres
firmas autorizadas.

-

Por principio todo cheque debe llevar la firma del Vicepresidente Operativo y financiero.

-

Todo cheque girado a proveedores se le anotara al dorso el número de las facturas
correspondientes al valor pagado.


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1.2. COMPROBANTE DE EGRESO
-

Todo comprobante de egreso debe estar aprobado por Dirección Administrativa y
Contable y él tesorero.

-

Todo comprobante de egreso se debe elaborar en original y copia.

-

El original del comprobante de egreso debe estar firmado por el beneficiario con su
respectiva cédula Nit con su sello.

-

El original del comprobante de egreso se debe archivar con sus soportes, en forma
consecutiva, Una vez que el beneficiario retire el cheque.

-

Las copias de los comprobantes de egreso se deben archivar diariamente y en forma
consecutiva para el movimiento contable.

1.3.

DEVOLUCION DE CHEQUES

-

Un cheque devuelto puede reconsignarse máximo dos veces en caso de ser devuelto
por segunda vez, debe recibirse únicamente efectivo o cheque de gerencia para cancelar
su valor. Para recibirse exclusivamente efectivo o cheque de gerencia.

-

Toda gestión de cobro de un cheque devuelto no debe morar más de 30 días pues de
este plazo deberá iniciarse su cobro judicial.

1.3.1. Por consignación
-

Tesorería debe tener una secuencia numérica para las papeletas de los cheques
devueltos que pueden ser reconsignados o enviados para su recuperación.

-

Para el manejo de los cheques devueltos procede así:
Retire diariamente de cada cheque la nota débito y el original “Devolución de Cheques”.
Elaborar la papeleta “Control de Cheques devueltos”, en original y dos copias.
Registrar los siguientes datos en el libro control de cheques devueltos: Fecha de recibo
del cheque del Banco, número de la papeleta, nombre del girador y valor del cheque.
Posteriormente archiva el original y la primera copia junto con el cheque en el fuelle
asignado. La segunda copia remite a contabilidad acompañada de la nota débito y el
original. Si el cheque registra una segunda devolución envía la primera copia a
contabilidad y el original junto con el cheque a dirección administrativa.

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1.3.2. Análisis de la Devolución
Dirección Administrativa/Financiera analiza los motivos de la devolución con base en el delantal
“Devolución de cheques” y procede así:
Si el cheque fue devuelto por: mal remitido, falta de sello de canje y fondos insuficientes lo
entrega a tesorería para que proceda a elaborar la consignación y papeleta de control.
Si el cheque fue devuelto por: cuenta cancelada, cuenta saldada, saldo embargado, librado
con chequera ajena o tiene orden de no pago ordena la elaboración de la papeleta y procede
a tramitar su cobro.
Si hay devolución de cheques, por otros conceptos no contemplados en este capitulo, el
Vicepresidente Operativo determinara el trámite a seguir.

1.3.3. Cheques Devueltos sin consignar recibidos de Empresas Adscritas 2 .
En este caso loa cajera devuelve el cheque a cartera junto con una nota de respaldo de n la que
indica el motivo del rechazo para que esta dependencia solicite su reposición por intermedio del
cobrador.

1.4. CHEQUES POST-FECHADOS
-

Todo cheque post-fechado recibido requiere la aprobación previa de dirección
Administrativa y/o gerencia general por escrito.

-

La cuenta mínima de cheques post-fechados es de 0.50 SMLMV

-

La caja exigirá al beneficiario del servicio que cancele con cheque post-fechado:
Firma de la cuenta de cobro en original y dos copias con las siguiente distribución:
Original de la cuenta de cobro junto con el cheque a cartera para que esta sección
coloque los documentos en el archivador de fuelle en el día anterior en que se hace
efectivo.
La primera copia de la cuenta para contabilidad.
La segunda copia junto con la tarjeta de salida para el beneficiario del crédito.

A este tipo de cheques corresponden aquellos que antes de ser ingresados a caja determina un error en su
elaboración. (Ejemplo VR Diferente en No y letras, enmendado, etc.).

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-

Diariamente se relaciona los cheques post-fechados con los siguientes datos: Fecha de
registro, número de la cuenta de cobro, nombre del cliente, número del cheque, número
del banco, fecha de consignación, fecha de prorroga y observaciones.

-

La cartera revisa el archivador y entrega en la fecha de consignación a la cajeta los
cheques para que este proceda a elaborar los correspondientes recibos oficiales de
caja, siguiendo el procedimiento normal.

-

La autorización de prorrogas para cheques post-fechados será de un máximo de siete
días calendario o criterio del Vicepresidente Operativo.

-

Los plazos adicionales a estas prorrogas lo determinara Dirección Administrativa.

1.5. CHEQUES DE OTRAS PLAZAS
-

Para recibir cheques de plaza diferente a Bucaramanga se requiere aprobación escrita
de:
_______________________________________
________________________________________
________________________________________

-

La cuantía mínima de cheques de otras plazas es de 0.60 SMLMV y su comisión es del
____% del cheque exigida en efectivo.

-

Caja general exigirá al responsable de la cuenta letra de cambio y carta de garantía.

-

Cheques devueltos de otras plazas por concepto de fondos insuficientes solo se
reconsignaran una vez. En caso de presentarse una nueva devolución debe recibirse
exclusivamente efectivo o cheque de gerencia.


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2. PROCEDIMIENTO PARA PAGOS,
COMPROBANTE DE EGRESO.

GIRO

DE

CHEQUES

2.1. PAGO DE SERVICIO PÚBLICO
Tesorería recibe y suma el valor de los recibos de las cuentas telefónicas excluyendo el valor del
impuesto a las ventas, que se contabiliza a parte. Elabora cheque por el valor de los recibos
incluyendo el valor del impuesto a las ventas.
Con los recibos de los servicios de luz y agua procede de la misma manera.
Posteriormente elabora los comprobantes de egreso en original y copia, por cada concepto y
remite los documentos a contabilidad para su revisión.
Contabilidad verifica los comprobantes contra recibos y cheques y coloca su inicial en la casilla
“Revisado” y remiten los documentos para su aprobación a dirección administrativa.
Dirección administrativa firma los cheques y coloca su inicial en la casilla “Aprobado” sobre los
comprobantes y solicita a gerencia general o subgerencia general la segunda firma sobre los
documentos.
Posteriormente los envía al Banco exigiéndole a la institución financiera el sello de pagado sobre
los comprobantes y recibos.
Luego de que se efectúe el pago dirección administrativa distribuye los recibos y comprobantes
para su archivo así:
Los comprobantes de egreso originales los archiva en el consecutivo.
Las copias de los comprobantes de egreso los remite a contabilidad.
Los recibos de servicios los archiva en el fólder de servicios.
Cuando se presenten llamadas a larga distancia, personales de los funcionarios, se debe enviar
un memorando autorizando las llamadas a tesorería.


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2.2. PAGO DE IMPUESTOS
2.2.1. Renta.
Tesorería recibe de contabilidad, una vez presentada la Declaración de renta, el dato sobre el
valor de las cuotas y anticipos que se deben cancelar durante el año, así como las fechas
establecidas por la administración de Impuestos.
Tesorería elabora el cheque a favor de a administración de impuestos y el comprobante de
egreso en original y copia. A su vez elabora el comprobante de Impuestos establecidos por el
Banco en original y dos copias y envían los documentos a revisión a contabilidad.
Contabilidad verifica imputaciones y valores, coloca su inicial en la casilla “Revisado” y remite
comprobantes y cheques a dirección administrativa.
Dirección administrativa firma el cheque y comprobantes y solicita la segunda firma del cheque a
gerencia y/o subgerencia general.
Posteriormente envía el comprobante de egreso y l forma de impuestos al Banco para su
cancelación.
Luego de que se efectúe el pago distribuye documentos así:
Comprobante de egreso y recibo de pago al consecutivo.
Copia del comprobante a contabilidad para su archivo consecutivo en e movimiento.

2.2.2. Industria y Comercio.
Una vez presentada la declaración de Industria y Comercio Tesorería recibe de contabilidad el
valor del Impuesto a cancelar.
Con base en el valor y la fecha de cancelación tesorería elabora cheque a favor de Tesorería
Municipal y el comprobante de egreso en original y copia.
Contabilidad verifica, imputaciones y valores y remite los documentos a dirección administrativa.
Dirección Administrativa firma el cheque y pone sobre el comprobante su inicial “Aprobado” y
solicita la segunda firma sobre el cheque.
Envía al mensajero tesorería para que cancele el impuesto y posteriormente distribuye
documento así:
Original del comprobante y soportes para tesorería.

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Copia del comprobante a contabilidad.

2.2.3. Otros impuestos.
Para el pago de impuestos predial y Cámara de Comercio se procede en forma similar.

2.3. RETENCION SOBRE SALARIOS
Para determinar la suma que se debe retener la ley 75 de 1986 ha consagrados dos
procedimientos y una tabla de retención en la fuente. En el procedimiento número uno, la base
de retención esta constituida por la totalidad de los pagos gravables efectuados al trabajador,
directa o indirectamente, en el respectivo mes, con excepción de la cesantía, los intereses a la
cesantía y la prima mínima legal. Sobre esta base e valor a retener mensualmente es el
indicado frente al intervalo de la tabla.
El procedimiento número dos, la base de la retención esta conformada por la totalidad de los
pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente en el respectivo mes,
quincena o periodo gravable, con excepción de la cesantía y de los intereses a la cesantía.
Sobre esta base el valor a retener mensualmente es el que resulte de aplicarle a ella, el % fijo de
retención semestral que le corresponde al trabajador.

2.4. RETENCION SOBRE HONORARIOS PROFESIONALES Y COMISIONES
Se entiende por honorarios la remuneración al trabajo intelectual prestado sin subordinación.
Se entiende por comisiones las retribuciones que reciben las personas que se dedican a la
ejecución de uno o varios negocios, en nombre propio pero por cuenta ajena.
La Retención en la Fuente por concepto de honorarios y comisiones, será la establecida por la
DIAN para los diferentes conceptos.

2.5. RETENCION SOBRE SERVICIOS
La Retención en la Fuente por concepto de servicios en general será del ____%, sobre
transporte de carga el_____% y sobre servicios temporales y servicios de vigilancia y aseo será
del ____%.
La base mínima de retención es de $ ___________o superior.


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2.6. RETENCION SOBRE COMPRAS
La Retención en la Fuente sobre pagos o abonos a proveedores es del __% sobre compras
mayores de $ _______ y del_______% tratándose de combustibles.

2.7. DECLARACION MENSUAL DE RETENCIONES EN LA FUENTE
Contabilidad entregara a tesorería, dentro de los cinco primeros días del mes siguiente de
efectuada la retención una relación con el nombre del contribuyente, concepto de la retención, el
valor total de la retención en el mes.
Con base a este dato tesorería procederá a elaborar el formulario para la declaración mensual
de retención en la fuente. Este formulario deberá incluir:
Identificación y ubicación del agente retener.
La discriminación de los valores retenidos por cada uno de los conceptos sometidos a
retención en la fuente durante el respectivo mes y la liquidación de las sanciones cuando
fuere el caso.
La firma y sello del contador.
La firma y sello del pagador o retener.
Igualmente tesorería elabora el cheque a favor del Banco en donde se efectuara el pago y el
comprobante de egreso en original y copia.

2.8. SUPCRIPCIONES A PERIODICOS Y REVISTAS
Dirección Administrativa/financiera entrega a tesorería el recibo con que se deben cancelar las
suscripciones y su tiempo de duración.
Los cheques se elaboraran a favor de cada una de las publicaciones y los comprobantes de
egreso se elaboraran con la copia adicional para archivar en el fólder de suscripciones.


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2.9. APORTES
EPS
La EPS envía mensualmente los recibos con los valores a cancelar. Con base en el personal
elaborar el cheque y el comprobante de egreso en original y copia y/o traslado de fondos.
En el caso dado en que se hayan afectado incapacidades durante el mes se escribirá el número
de la nota crédito de cancelado el aporte, se archiva el desprendiere del recibo en el fólder de
servicios públicos.
Las tarjetas EPS se entregan al personal para el reparto posterior al personal.
Trimestralmente personal prepara una relación del salario, promedio devengado por los
empleados en original y copia. Esta relación se elaborara en el “Informe de Novedades EPS” y
incluirá: Nombre del afiliado, cédula, No, carné EPS No, salario promedio devengado en el
periodo analizado, categoría EPS según tabla.
SENA - CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR
Personal mensualmente elabora cheque a favor del Banco autorizado, cancelado los aportes al
sena y confenalco, tomando el valor del 6% de la nomina y prepara igualmente el respectivo
comprobante de egreso.
ICBF.
Personal mensualmente prepara cheque a favor del Banco autorizado, cancelando el aporte al
ICBF, tomando el valor del ___% de la nomina así como el correspondiente comprobante de
egreso. Las copias de la consignación las archiva personal en el fólder de aportes.

2.10. PRESTAMOS
El comité de Relaciones Industriales define en que clase se puede hacer préstamos a los
empleados; de cada reunión elabora un acta.
Personal recibe una copia del acta y con base en ellas prepara los cheques y comprobantes de
egreso respectivos.


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2.11. PAGO DE HONORARIOS MÉDICOS
Tesorería recibe de cartera la relación de honorarios cancelados y asienta esta información en el
libro de honorarios.
Posteriormente pasa el libro a dirección administrativa quien autoriza el pago de los honorarios
con base en la fecha de los pagos de las cuentas y criterio propio, consultando las
disponibilidades de recursos. Dirección administrativa entrega el libro de honorarios médicos a
tesorería para que esta proceda en conformidad.
Tesorería con base el libro de honorarios médicos elaboran el cheque con su respectivo
comprobante de pago de honorarios en original y dos copias. En el espacio “Detalle” incluye:
fecha de egreso del paciente, nombre completo del usuario, empresa que cancela los honorarios
y el valor.
Posteriormente elabora un comprobante de egreso por el total de honorarios cancelados en
original y copia.
Una vez que reciba de dirección administrativa/financiera, los comprobantes de pago de
honorarios aprobados, los cheques firmados y el comprobante de egreso relaciona en el libro de
honorarios la fecha, el No. Del comprobante de egreso y los números de los comprobantes de
pago de honorarios y remite la copia del comprobante de egreso a contabilidad y archiva el
original en el consecutivo de comprobantes de egreso.
Seguidamente archiva los comprobantes de pago de honorarios en el fólder honorarios por
entregar y el archivador de fuelle incluye los cheques anotando en el dorso de cada cheque el
número de comprobante de pago. A medida que los médicos retiran los cheques, tesorería en la
fecha acordada con contabilidad remite a esta dependencia los comprobantes de pago firmados
y controla el retiro de los cheques pendientes de entrega. El pago de honorarios médicos se
llevara. A cabo los días___________________________


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3. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE NOMINA

3.1. LIQUIDACION DE PAGO
En los cinco primeros cinco días de cada quincena personal envía a cada dependencia los
formularios de liquidación de pagos de nomina para que cada sección relacione en las casillas,
correspondientes el turno de trabajo realizado. Cada sección debe remitir los formularios
correctamente diligenciados a más tardar los días 10 y 25 de cada mes. Con base a esta
información personal liquida los turnos de trabajo confrontando la información condensada en
cada formulario contra las tarjetas del reloj.
Dirección Administrativa/ financiera revisa las nominas y remite los formularios a personal.
Personal luego de recibir de dirección administrativa - financiera los formularios de liquidación de
pagos revisados procede a preparar los cheques y recibos de pago en original y copia
igualmente prepara el comprobante de egreso y una relación de las nominas en original y copia.
Una vez que reciba de Dirección Administrativa el comprobante de egreso aprobado, los
cheques firmados y los recibos de pago remite el original del comprobante a tesorería junto con
la copia de la declaración, igualmente envía la copia del comprobante de egreso a contabilidad
junto con el original de la relación de nomina.
En la medida en que los empleados retiran los cheques les solicita la firma sobre la copia del
recibo de pagos constancia de recibo.
Realizado el pago y firmado la nomina se archiva en orden, consecutivo y se coloca en una caja
que periódicamente se entrega a la sección de archivos.
El jefe de cada sección debe entregar a personal las autorizaciones de trabajo suplementario
que se autorizaron junto con los formularios de liquidación de pagos.

3.2. LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACIONES
Todo patrono esta obligado a pagar sus trabajadores al terminar el contrato o a los herederos de
estos si el caso un mes de salario por cada año de servicios y proporcionalmente por tracciones
del año (Art. 249 del I:S:T).
El salario base de liquidación es el ultimo salario si no ha variado en los últimos tres meses en el
caso contrario y en el de los salarios variables se tomara como base el promedio mensual de lo
devengado en el ultimo año de servicios o en todo el tiempo servido si fuere menor de un año

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(Art. 253 C.S.T.). Personal entrega las liquidaciones de cesantías a contabilidad para su visto
bueno.
Personal luego de obtener el visto bueno de contabilidad elabora cheques y comprobantes de
egresos. Cuando se trate de una liquidación definitiva se elabora un solo cheque por el valor de
la liquidación.
Si la liquidación es parcial, para adquisición o mejora de vivienda, personal elabora la liquidación
y la pasa a contabilidad para su visto bueno y contabilidad a dirección administrativa/financiera.
Esta última adelanta las gestiones de autorización ante el Ministerio de Trabajo. Cuando llegue
la resolución, se elabora un solo cheque y en el comprobante de egreso se relacionan los
intereses a la cesantía.
El comprobante de egreso debe discriminar el valor de la liquidación parcial y el de los intereses.
INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS
Todo patrono según la ley este obligado a pagar cesantías. Debe pagar a sus trabajadores un
interés sobre las mismas, equivalente al 12% anual.
Personal durante los 10 primeros días de cada año, con base en el saldo de las cesantías que
cada empleado tuviere a su favor en 31 de diciembre del año inmediatamente anterior prepara
una relación en original y copia que incluye: nombre del trabajador, cédula No, Salario base de
liquidación, saldo de cesantías acumuladas y el valor de los intereses a pagar.
Personal entrega la relación de liquidación de intereses a las cesantías para su visto bueno.
Personal una vez obtenido el visto bueno de contabilidad, procede a preparar los cheques y
comprobantes de egreso.
Posteriormente obtiene la aprobación de los comprobantes y las firmas de autorización de los
cheques.
Cada empleado en la medida que retira sus cheques firma la copia del comprobante de pago y
coloca su número de cédula.
Realizando el pago se archivan los comprobantes en orden consecutivo y se colocan en una caja
que se remite al archivo general.
Los intereses a las cesantías se deben cancelar al personal de la institución antes del 1 de
febrero de cada año electivo.

PRIMA DE SERVICIO

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Toda empresa de carácter permanente debe pagar a sus trabajadores, exento los ocasionales
15 días de salario por semestre su capital es superior. A $ ________________.
La prima de los servicios debe cancelarse el 30 de junio y dentro de los primeros 20 días de
diciembre.
A los empleados que no hayan laborado el semestre completo se les paga proporcionalmente el
tiempo servido, siempre que este haya sido cuando menos de 3 meses.
El salario base para liquidar la prima de servicios es el promedio de lo devengado dentro del
respectivo semestre o en el periodo trabajado. El auxilio de transporte también debe computarse
para el cálculo del salario base de liquidación.
Personal en base a las hojas de registro elabora un cuadro de liquidación de prima de servicios
en el que incluye: Nombre del empleado, salario básico, R,N,HD,HF,HE, auxilio de transporte y
salario promedio.
Posteriormente obtiene el visto bueno de contabilidad, y procede a elaborar las “Planillas de
primas de Servicio” y los cheques respectivos. Obtiene la aprobación requerida y la firma de
autorización de los cheques.
Cada empleado en la medida que retire su cheque, firma la copia de la planilla y coloca su
número de cédula.
PRIMA DE VACACIONES
Todo patrón esta obligado a conceder a sus trabajadores por cada año de servicios 15 días
hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.
El salario base para su liquidación es el salario ordinario que este devengando el trabajador el
ida que comience A disfrutarlas. Este salario ordinario esta formado por todo lo que recibe el
trabajador como remuneración de sus servicios excepto de horas extras y el valor del trabajo en
días de descanso obligatorios.
Personal entrega a contabilidad los borradores de liquidación aprobados por dirección
Administrativa/financiera, donde van incluidos sueldos. Días a disfrutar, etc.
Ningún empleado podrá tomar menos de 10 días hábiles consecutivos de vacaciones y deberá
completar los cinco restantes durante el año electivo.
Personal en la base a los borradores de liquidación aprobados se procede a elaborar los
cheques de vacaciones y sus respectivos recibos de pago de prima.
Cada empleado al retirar el cheque firma la copia del recibo y coloca su número de cédula.
Realizando el pago se archivan los comprobantes en orden consecutivo.


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Durante el mes de enero de cada año se reunirá el comité de relaciones Industriales para fijar el
programa de vacaciones.
El comité de relaciones industriales estará conformado por:
____________________________________________________
_____________________________________________________.
_____________________________________________________.
_____________________________________________________
____________________________________________________.

AUXILIO DE TRANSPORTE
Están obligados al pago de este auxilio todos los patrones o empresas sin consideración del
capital.
Se establece a favor de los empleados cuya remuneración mensual sea hasta dos veces el
salario mínimo legal.
Su pago se incluye dentro del pago al trabajador durante la primera quincena del mes.


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3.3. TABLA DE PROVISIONES SOBRE LAS PRESTACIONES SOCIALES
A continuación presentamos una tabla que facilita el cálculo de las prestaciones y sus
proyecciones
AÑO
CONCEPTO

1%

2%

3%

4%

5%

6%

Prima de Servicios

8.33

8.33

8.33

8.33

8.33

8.33

Cesantías

8.33

8.33

8.33

8.33

8.33

8.33

Intereses a las cesantías

0.99

1.99

2.99

3.99

4.99

5.99

Vacaciones

4.17

4.17

4.17

4.17

4.17

4.17

ICBF, Confenalco y Sena

8.00

8.00

8.00

8.00

8.00

8.00

PERSONAS APORTES
SALVO

12

12

12

12

12

12

TOTAL


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4. PROCEDIMIENTO PARA EL PAGO DE PROVEEDORES
Compras elabora en original y dos copias una relación de órdenes de compra, numerándolas
consecutivamente y entrega a Dirección Administrativa/financiera para su aprobación.
Los datos que deben contener la relación son: número de orden de compra, nombre del
proveedor, número de la entrada y del almacén, fecha de la factura, fecha de vencimiento, valor
total y Nit.
Dirección administrativa financiera entrega una copia a tesorería.
La gerencia financiera autoriza las facturas, se entregan a tesorería; esta firma la relación en
acuse de lo recibido y coloca la fecha de recibo.
Las órdenes de compra deben tener como soporte la entrada del almacén y la factura.
Por cada orden de compra aprobada, tesorería elabora cheque con su respectivo comprobante
de egreso, y el número del comprobante lo escribe en la relación de órdenes de compra.
Cuando la factura a cancelar vine por mayor valor del estipulado en la orden de compra, debe
traer anexa una nota crédito, por el excedente, si carece de ella debe exigirse al proveedor.
Los valores de la nota crédito y de la factura se discriminan en el comprobante de egreso.
Las cantidades descritas en las facturas y en la entrada del almacén deben ser iguales.
Cuando las facturas vengan con descuentos, e valor de estos deben quedar descritos en el
comprobante de egreso.
El pago a proveedores se llevara a cabo los días______________ y _________________ en las
horas de la __________________ .
Ninguna orden de compra, entrada de almacén y facturas deben presentar tachones, borrones o
enmendaduras

4.2. RUTA CRÍTICA
Contabilidad recibe de almacén general y/o economato las facturas y verifica precios y
descuentos, plazos de pago, sellos y si no encuentra diferencias contra la orden de compra y
entrada de almacén registra las facturas de acuerdo a la fecha de recibo en el libro de
“vencimientos de Proveedores” indicando en este el número de la orden de compra, el número
de la factura, el nombre del proveedor, el descuento por pronto pago y la fecha de vencimiento.

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Carga las facturas a compra contra proveedores, coloca sellos de contabilidad y remite los
documentos a dirección, administrativa y financiera, a excepción de una copia de cada factura
que archiva en el movimiento.
Dirección Administrativa/Financiera revisa sellos y firmas de aprobación, escoge fecha y valor a
pagar y remite los documentos a tesorería.
Tesorería incluye las facturas en el archivador de fuelle de acuerdo al nombre del proveedor y
fecha de pago.
Tesorería con dos días de anterioridad a la fecha de pago fijada para proveedores extrae las
facturas del archivador de fuelle y elabora los cheques y comprobantes de egreso, original y
copia.
Tesorería pone sello de cancelado sobre las facturas y órdenes de compra y coloca el sello de
cruzado sobre los cheques.
Elabora la relación de pagos en original y copia, obtiene las firmas del revisado y aprobación
sobre los comprobantes de egreso, así como las firmas de autorización sobre los cheques.
Posteriormente archiva las órdenes de compra y coloca al dorso de cada cheque el número del
comprobante de egreso a contabilidad para su archivo en el movimiento del día.
En la medida que los proveedores retiran los cheques van marcando en e l libro de vencimientos
de proveedores el número de comprobante de egreso y la fecha de retiro con el fin de controlar
el retiro de los cheques y los pendientes.


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5. PROCEDIMIENTO PARA LA CONSIGNACION

5.1. CANJE
Tesorería recibe diariamente de caja la planilla de ingreso acompañada de los cheques, efectivo
y tarjetas de crédito para que elabore la consignación correspondiente.
Tesorería prepara la consignación, revisando que los cheques tengan los siguientes datos:
Firma del girador. Cantidad en número sea igual a la cantidad en letras.
La fecha del cheque sea igual a la del día de consignación para no incluir post-fechados.
Que este a favor de ____________________________.
Que no sea de otras plazas.
Posteriormente coloca sello de páguese al primer beneficiario y al dorso de cada cheque el
número de la cuenta a consignar.
En las tiras de Crédito revisar:
Que el Recap este debidamente diligenciado.
Si el valor del Recap es mayor al cupo asignado a la institución lleve el código de
autorización.

5.2. REMESAS
Con las consignaciones de remesas se siguen los mismos pasos del canje, exceptuando que se
deben consignar únicamente cheques de plaza diferente a Bucaramanga.

5.3. ELABORACION DE LA CONSIGNACION
La tesorería toma los cheques registrados en la planilla diaria de ingreso, suma de valores y el
total lo compara contra el valor de la planilla.
Posteriormente compara el número del cheque, el nombre del Banco y el valor contra la
información registrada en la planilla.


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Halla los subtotales por línea de servicio, luego para cuadrar la consignación suma el valor del
efectivo, canjes, remesas y tarjetas de crédito, el total debe ser igual al valor de lo registrado en
la planilla.
Luego elabora los volantes de consignación de acuerdo a las instrucciones recibidas de dirección
administrativa.
Tesorera adicionalmente prepara la relación de consignación en original y tres copias.
Una vez el volante de consignación ha sido registrado en el Banco, la tesorería hace el asiento
en el libro de Bancos, y en la chequera.
Tesorería finalmente distribuye documentos así:
Volante de consignación y original de la relación para contabilidad.
Segunda copia de la relación para Dirección Administrativa.
Tercera copia de la relación para el archivo de tesorería.

5.4. RECONSIGNACION
Tesorería debe elaborar carta a cada uno de los Bancos solicitando el envío de las chequeras
necesarias para girar contra el número de cuenta de la institución.
La carta se envía en original y copia con el volante de solicitud de chequera anexo. La copia la
devuelve al Banco con el sello de recibido.
Las cartas deben ser firmadas
__________________________________

por

el

_____________________

y

el

Tesorería firma la copia en constancia de lo recibido y la archiva en el fólder “Solicitud de
Chequera”, anotando el número de cheques.
Tesorería asienta el valor de las chequeras en el libro de Bancos, con base en la nota que emitió
EL Banco por dicho concepto. Posteriormente remite las notas a contabilidad.

5.6. REPORTES DE BANCOS
Tesorería asienta en el libro de Bancos el movimiento diario debe llevar un libro por cada Banco.
La información a registrar es la siguiente: Fecha de registro, nombre a quien fue girado el
cheque, número del cheque, valor consignación (Canje) y consignación (Remesas) fecha a
consignación, valor notas créditos, concepto, notas débito concepto, y saldo actual. Con base el

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movimiento diario de Bancos elabora el informe diario de saldos Bancarios. Posteriormente lo
entrega a dirección Administrativa/Financiera para su revisión e información


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6. MANEJO DE CAJAS MENORES

El responsable de una caja menor debe solicitar su reembolso cuando la disponibilidad de fondos
llegue a 50%.
Contabilidad entrega aprobada a tesorería la relación de recibos de caja menor con el valor a
rembolsar. Con base a este dato tesorería elabora cheques y comprobantes de egreso. El
cheque se elabora a favor del responsable de la respectiva Caja Menor.
A la relación de reembolso y soportes, tesorería les coloca el sello de pagado y los siguientes
datos: Número del cheque, nombre del Banco, fecha de elaboración del cheque y número del
comprobante de egreso. Los cheques para el reembolso de las cajas menores los verifica el
________________.

6.2 OBJETIVOS
Efectuar compras de elementos de necesidad inmediata y de menor, dentro de los topes o
cuantías establecidas.
Las compras que se realicen por este medio deberán estar respaldadas invariablemente por la
factura o comprobante correspondiente.

6.3 DEPENDENCIAS
Se establecen en la empresa las siguientes cajas menores:
AREA

CUANTIA

____________________________

$ ___________________

____________________________

$ ____________________

___________________________

$ ____________________

___________________________

$ _________________


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6.4. CONCEPTO DE GASTOS
Los conceptos de gastos de las compras o servicios que se utilizaran en las cajas menores
serán:
DIRECCION ADMINISTRATIVA/FINANCIERA
1. -

Transporte

2. -

Aspectos legales (Gastos notariales, timbres en administración de Impuestos,
Tesorería, etc.).

3. -

Gastos Bancarios (Compra de cheques de Gerencia, etc.).

4. -

Mantenimiento y repuestos.

5. -

Combustible

6. -

Compra de elementos que se requieran de urgencia.

7. -

Atenciones.

8. -

Fotocopias

9. -

Bonificaciones

NUTRICION Y SERVICIOS GENERALES
1. -

Transporte

2. -

Alimentos de una cuantía menor a $ ______________

3. -

Refrescos

4. -

Útiles de aseo

FARMACIA
1. -

Transporte

2. -

Drogas urgentes


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3. - Medicamentos cuya cuantía sea inferior a $____________ y no exceda a la semana de
$ ______________

COMPRAS
1. -

Para compras de una cuantía menor a $ _________ que no generen orden de compra.

2. -

Para mantenimiento de equipos de oficina y reparaciones locativas.

3. -

Para útiles y papelería que no son de stock.

4. -

Transporte

5. -

Fletes

6. -

Transporte de Mercancía


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7. MANEJO DE LA CAJA GENERAL

7.1. NORMA GENERALES
Las instalaciones de caja se mantendrán siempre en perfecto orden y aseo.
La caja mantendrá diariamente una disponibilidad de efectivo de $ _________________.
La clave de la caja de seguridad se cambiara semanalmente.
La puerta exterior de la sección tendrá doble llave una que guardara la cajera y otra la
Supervisora. En los días festivos farmacia custodiara esta segunda llave.
Al cierre del día se introducirá en una caja auxiliar las llaves de la registradora y esta a su vez en
la Caja fuerte de la sección, la llave de la caja menor la custodiara farmacia.
El personal de caja deberá poseer un conocimiento básico de las tarifas y manual de empresas
para hospitalizados y ambulatorios. Dirección administrativa regularmente establecerá
evaluaciones sobre conocimientos operativos y procesos.
Durante la jornada de trabajo siempre permanecerá uno de los responsables de la sección,
dentro del área.
Bajo ningún motivo se finalizara el día sin cuadrar la caja.
En los días festivos, farmacia efectuara la revisión y arqueo.
Cada vez que se efectúe un registro incorrecto se diligenciara la forma corrección registradora y
se solicitara el visto respectivo.
Para devoluciones de efectivo se diligenciara la forma P.O. registradora.
Solo se cambiaran cheques por efectivo mediante el uso de la forma “Cambios de cheques” y el
cumplimiento de las normas establecidas.
Todo pago por concepto de enfermera especial debe cancelarlo directamente al paciente.
Para el manejo de ventas de contado se seguirán al mínimo, las normas establecidas.
Ningún documento preparado o recibido en caja tendrá borrones, tachones o correcciones.
Diariamente se prepara la planilla de control de pacientes por saldo y cama.
Cualquier duda sobre liquidación se consultara inmediatamente se consultara inmediatamente
con la división de cartera.

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Caja ofrecerá siempre al publico un trato “excelente” y una presentación personal acorde con las
exigencias del cargo.
Dirección administrativa custodiara los duplicados de las llaves de registradora y exteriores.
El personal de caja y tesorería no podrá poseer cuantas corrientes o de ahorros en las
Instituciones Financieras que maneje la Empresa.
Dirección administrativa programara a su criterio trimestralmente la programación de turnos de
caja par los días festivos y dominicales. Dirección administrativa podrá modificar cuando lo
considere conveniente esta programación siempre que lo informe al personal con una antelación
igual o superior a 15 días.
El supervisor de caja responderá ante _______________ y ____________________ por el
manejo de la “Planilla de diferencia”.
Caja se abstendrá de recibir cheques posfechados, cheques de otras plazas y letra de garantía
sin el lleno de los procedimientos establecidos.
Todo cheque recibido en caja se le colocara al dorso el sello de “Control” anotando en las
casillas la información solicitada.
Ningún paciente se le dará salida si el médico tratante no firma alguno de las siguientes firmas
algunas de los siguientes documentos: orden de salida, Honorarios médicos o resumen historia
clínica.
Remitir a Dirección Administrativa/Financiera al cierre de Caja del último día calendario de cada
mes la tira “ZZ”.

7.2 RUTA CRÍTICA
1. -

Recibir diariamente al iniciar el día de recepción la planilla diaria de hospitalizados y
él informe de novedades.

2. -

Llamar a cirugía, rayos x, laboratorio y cartera para que le envíen los documentos de
los procesos practicados en la noche anterior.

3. -

Solicitar a farmacia la planilla de Ingresos y los depósitos de pacientes junto con sus
recibos, confronta el efectivo (Cheques y papel moneda) contra los valores y firmar la
planilla como constancia de revisión.

4. -

Carga en cada cuenta los ítems, recibidos de las diferentes dependencias y archiva los
documentos en el fólder de cada paciente.

5. -

Programa la salida de pacientes de acuerdo a las horas de llegada de las historias
clínicas.

6. -

Carga la droga y demás valores anexos en la historia.

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7. -

Prepara los sobres de honorarios médicos.

8. -

Informa al paciente que se acerque a cancelar la cuenta.

9. -

Si el paciente es particular :

a. -

Descuenta el deposito del ultimo saldo de la etiqueta.

b. -

Recibe el pago del servicio y entrega los soportes al beneficiario junto con el original
de la etiqueta. ( en lo posible solicita dos cheques por lo menos).

c. -

Incluye en cada sobre los “Honorarios” junto con la copia de la forma autorización de
salida - honorarios médicos, sella el sobre y lo introduce en la caja de custodia de
honorarios.

d. -

Introduce la copia de la etiqueta y soportes sujetos, con un gancho mariposa a un sobre
de manila, sella y marca el sobre.

e. -

Firma la boleta de salida y se le entrega al paciente, para que la entregue a portería.

10. -

Si el paciente es hospitalizado por cuenta de una entidad adscrita :

a.

Descuenta el valor de los excedentes del ultimo saldo de la etiqueta y :

•

Recibe el valor de los excedentes.

•

Lleva a crédito el valor a cobrar a la empresa.

b.

Solicita firma y cedula sobre los documentos que así lo requieran (cuenta de
cobro, recibos de servicios, etc.)

c.

Incluye en un sobre de manila la etiqueta blanca y soportes originales (cuenta de cobro,
honorarios médicos y fórmulas de cirugía, exámenes clínicos, hoja resumen, etc.), sella
el sobre y lo archiva en la papelera “Documentos con destino a cartera”.

d.

Etiqueta verde 3 y copia de cada una de los soportes los incluye en un sobre que sella y
archiva en la papelera “Documentos con destino Contabilidad”.

11. -

Recibe de los departamentos de laboratorio Clínico y Rayos X, la relación de servios
prestados acompañada de los recibos correspondientes, revisa la relación y firma la
copia como constancia de recibido.

12. -

Ordena el archivador de pacientes verificando que cada documento pertenezca al
paciente correspondiente, confronta los soportes contra el ultimo saldo de la etiqueta.

3

Los colores se citan como ejemplo.



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13. -

Registra el pensionado por pisos junto con los servicios (cirugía, rayos X, laboratorio
clínico, etc) y pone “sello de cargado sobre los documentos.

14. -

Registra ambulatorios de rayos X, laboratorio clínico.

15. -

Recibe de farmacia la relación de cuentas por servicios de urgencias y firma la copia
de recibido.

16. -

La asistente de caja verifica que cada cuenta incluya los soportes requeridos.

17. -

Caja registra las cuentas de servicios de urgencias utilizando una etiqueta por cuenta y
distribuye así :
•

Etiqueta blanca, cuenta de cobro y soportes de cada paciente, los introduce al
sobre con destino a cartera.

•

Etiqueta verde y copia de la cuenta de cobro a un sobre con destino a
contabilidad.

18. -

Elabora la planilla de hospitalizados por saldo y pasa.

19. -

Cuadra caja y ordena en efectivo, cheques y tarjetas de crédito.

20. -

Procede la tarifa “x” y “verifica que los valores registrados corresponden a cada
departamento, si no existen diferencias genera la tira Z.

21. -

Elabora la planilla de estado caja en original y dos copias.

22. -

Genera la tira de lectura.

23. -

Pone en cero la registradora y cambia la fecha.

7.3. ARQUEO DE CAJA
La supervisora de caja bajara diariamente a las instalaciones en la hora establecida a efectuar el
correspondiente arqueo. El arqueo incluye:
•

Confrontación en la planilla de estado de caja contra tira registradora.

•

Revisión al detalle de archivador de pacientes.

•

Revisión de los documentos con destino a contabilidad y cartera.


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•

Confrontar el detalle de existencias señalando en la planilla estado de caja contra la
existencia real.

•

Verifica que todo ajuste de registradora posea su respectivo soporte.

•

Análisis de los recibos de caja.

•

Verificar que todo cambio de cheques por efectivo cumpla con los establecidos.

•

Confrontar el libro de honorarios contra existencias.

•

Verificar que todo cheque recibido contenga al respaldo el “sello de control”.

•

Examinara que cada etiqueta indique : Fecha de ingreso, hora, nombre del paciente,
cama No, y la empresa a cargo si es el caso, ( las etiquetas con destino a contabilidad y
cartera incluirán además el número de la cuenta de cobro.

Posteriormente firmara la planilla de “estado”, caja elaborara la planilla de diferencias y procede
a sacar los cajeros.

7.4. INFORME DOBRE ESTADO DE CUENTA
Con base en la planilla de hospitalizados por cama y saldo el reporte de consumos de droga por
paciente se establece, si es pertinente solicitar al paciente un deposito adicional.
El depósito adicional se debe ser equivalente al 50% del saldo del paciente a la fecha luego de
descontar el depósito inicial.
Caja solicitara un nuevo deposito cuando el saldo a pagar por el beneficiario sea igual o superior
a $ __________________.


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8. FORMULARIOS UTILIZADOS EN EL PROCESO
8.1 RECIBOS DE CAJA
El recibo de caja se diligencia en original y dos copias con la siguiente distribución:
ORIGINAL:

Para el beneficiario del servicio (EPS, PACIENTE, ARS, ETC)

1a. COPIA:

Para contabilidad.

2a. COPIA:

Para el área que genera el proceso (caja o farmacia.).

La información que contiene el formulario es la siguiente:
CAMPO

DESCRIPCION

No.

Aparece prenumerada la forma de orden consecutivo.

FECHA

Día, mes, año en que se elabora el recibo.

RECIBIMOS DE

Nombre, dirección y teléfono del beneficiario del
servicio

CHEQUE No

Número del cheque con que se cancela o abona el
servicio.

BANCO

Nombre ó código de la institución Financiera.

CIUDAD

Nombre de la ciudad.

GIRADO POR

Nombre del titular de la cuenta.

VALOR $

Valor del cheque.

PARA CANCELAR O
ABONAR LO SIGUIENTE

Servicios a cancelar.

CÓDIGO

Anota el número según catalogo de cuenta.

VALOR

Costo del servicio.

CAJA

Firma y sello del cajero.

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8.2 COMPROBANTE DE EGRESO
El comprobante de egreso se elabora como mínimo en original y copia con la siguiente
distribución:
ORIGINAL:

Para tesorería una vez el beneficiario haya retirado el cheque y firmado el
comprobante.

COPIA:

Para contabilidad.

El informe que contiene el comprobante es la siguiente:
CAMPO

DESCRIPCION

No.

Aparece prenumerada la forma.

FECHA

Día, mes, año de elaboración del comprobante.

PAGAMOS A

Nombre o razón social del beneficiario.

LA CANTIDAD DE

Valor en letras

BANCO

Nombre del Banco

CHEQUE No

Número del cheque

RAZON

Relación de los diferentes conceptos que
originaron el pago

PARCIAL

Costo unitario

TOTAL

Costo total.

IMPUTACION

Nombre de la cuenta según catalogo

CODIGO

Número de la cuenta según codificación.

DEBITOS - CREDITOS

Espacios contables

HECHO POR

Firma de quien preparo el comprobante de
tesorería.

REVISADO

Firma de quien revisa el comprobante.

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APROBADO

Firma ______________ y firma de
__________________ aprobando el pago.

RECIBI

Firma de la persona que retira el cheque y sello
de la entidad a la cual va dirigida el pago.

CC o NIT

El número de la cedula o del Nit del beneficiario.

8.3. COMPROBANTE DE PAGO DE HONORARIOS
El comprobante de pago de honorarios se elabora en original y dos copias con la siguiente
distribución:
ORIGINAL:

Para tesorería una vez el médico haya retirado el cheque y firmado
comprobante

1a COPIA:

Para contabilidad.

2a. COPIA:

Para el médico.

La información que contiene el comprobante de pago de honorarios es la siguiente:
CAMPO

DESCRIPCION

No.

Aparece prenumerada la forma.

FECHA

Día, mes, año de elaboración del comprobante.

PAGAMOS A

Nombre del médico o razón social.

LA CANTIDAD DE

Valor cancelado en letras

BANCO

Nombre del Banco

CHEQUE No

Número del cheque

FECHA

Día, mes, año del proceso quirúrgico o egreso
del paciente

PARCIAL

Costo unitario

TOTAL

Costo total.

de 42

IMPUTACION

Nombre de la cuenta según catalogo

CODIGO

Número de la cuenta según codificación.

DEBITOS - CREDITOS

Espacios contables

PACIENTE

Nombre completo del beneficiario.

PARTICULAR

Marque con una x si es particular.

EMPRESA

Nombre de la entidad que cancelo los
honorarios.

VALOR

Costo del Proceso.

NIT

El número de la cédula o del Nit del médico.

IMPUTACIONES

Casillas pre - escritas que señalan el nombre de
la cuenta afectada

CODIGO

Número asignada a la cuenta según catalogo
de cuentas

DEPOSITO CREDITOS

Espacios contables.

HECHO POR

Firma de quien preparo el comprobante.

REVISADO


APROBADO

Firma de quienes aprueban el pago.

RECIBI

Firma del médico que retira el cheque y sello si
va dirigido a una persona jurídica. (EPS, ARS)

CAMPO

Descripción

C.C . NIT

El número de la cédula o del Nit del beneficiario.

8.4 INFORME DIARIO DE SALDOS BANCARIOS
El informe diario de saldos Bancarios es diligenciado en original y copia y se entrega al
_________________________________________. La formación que contiene este formulario
es la siguiente:
CAMPO

DESCRIPCION

de 42

BANCO

Nombre del Banco

CHEQUE No

Nombre de las instituciones financieras en las
que se tiene las cuentas corrientes

DISPONIBLE - BANCO

Saldo efectivo reportado por el banco.

SALDO ANTERIOR

Se toma el saldo actual del informe
inmediatamente anterior.

CONSIGNACIONES

Valor de las consignaciones registradas.

CHEQUES GIRADOS

Valor de los cheques girados el día anterior.

NOTA CREDITO

Valor de las notas crédito, recibidas del Banco.

NOTA DEBITO

Valor de las notas débito recibidas del banco.

SALDO ACTUAL

Es el resultado de la sumatoria de las
columnas: saldo anterior, consignaciones y
notas cerdito menos los valores de las
columnas saldo actual y cheques girados
entregados.

TOTALES

Es el resultado de la suma vertical de cada una
de las columnas

OBSERVACIONES

Comentarios que se quieran hacer al respecto.

SALDO NUEVO

Es el resultado de la suma vertical de la
columna saldo nuevo.

POR CONSIGNAR
SALDO REAL
POR GIRAR

NUEVO SALDO

Dinero en tesorería que no alcanzaron a ser
consignados.
La suma de los valores: saldo nuevo y por
consignar
Pagos autorizados a los cuales no se les ha
elaborado cheque (órdenes de compras,
facturas y honorarios).
La resta de los valores: saldo real y por girar.


de 42

8.5 CONTROL DE CHEQUES DEVUELTOS
La papeleta control de cheques devueltos se diligencia en original y dos copias en la siguiente
distribución:
ORIGINAL:

Para tesorería.

1a. COPIA:

Para contabilidad

2a. COPIA:

Para contabilidad.

La información que contiene el formulario es la siguiente:

CAMPO

DESCRIPCION

CHEQUE No, CUENTA No,

El número del cheque, número de
cuenta, nombre del Banco y el valor.

GIRADOR

Nombre del titular de la cuenta.

DIRECCION, CIUDAD,
TELEFONO

Del girador.

PRIMERA CONSIGNACION

Fecha primera consignación.

DEVUELTO POR

Concepto de la devolución

SEGUNDA CONSIGNACION

Fecha segunda consignación.

DEVUELTO POR

Concepto de la devolución.

OBSERVACIONES

Comentario que se quieran hacer al
respecto.

CONTROL

Nombre del empleado que recibe el cheque y
fecha.


de 42

8.6 CONTROL DE CAMBIO DE CHEQUES
La papeleta control de cambio de cheques se diligencia en original y copia con la siguiente
distribución:
ORIGINAL:

Para tesorería.

COPIA:

Para contabilidad.

La información que contiene la papeleta es la siguiente:
CAMPO

DESCRIPCION

BENEFICIARIO

Nombre del beneficiario del servicio.

DIRECCION, CIUDAD
Y TELEFONO

Del girador

CHEQUE No, BANCO Y
VALOR

El numeró del cheque nombre del
banco, y valor.

OBSERVACIONES

Detalle del cambio.

CAJA FIRMA

Nombre del cajero que efectúa el
cambio.

FIRMA

Nombre del funcionario que aprueba el
cambio.

8.7 INFORME SOBRE ESTADO DE CUENTA
Este formulario se diligencia en original y copia con la siguiente distribución:
ORIGINAL:

Para el paciente junto con el original del nuevo recibo de caja.

COPIA:

Para contabilidad.

Este documento incluye la siguiente información.
CAMPO

DESCRIPCION

FECHA

Elaboración del informe.

de 42

CAMA No

El número de la cama del beneficiario.

PACIENTE

Nombre del paciente.

RESPONSABLE

Nombre o razón social de quien
responde por la cuenta.

VALOR TOTAL A LA FECHA

Valor acumulado a la fecha.

MENOS DEPOSITO

Valor depositado inicial.

MENOS VALOR RECONOCIDO

Suma reconocida por la entidad que
responde por la cuenta.

SALDO ACTUAL A SU CARGO

Es el resultado de restar el valor total a
la fecha la sumatoria obtenida de sumar
el depósito inicial y el valor reconocido
por la empresa.

OBSERVACIONES

Comentarios que se quieren hacer al
respecto.

CAJERO

Firma del cajero en turno.

8.8 FORMULARIO DE CAJA MENOR
Esta forma registra las compras que se realizan sin el uso de la forma orden de compra e incluye
la siguiente información:

CAMPO

DESCRIPCION

PAGAMOS A

Nombre o razón social del beneficiario.

LA CANTIDAD DE

Valor en letra.

DETALLE

Relación de los diferentes conceptos
que originaron el pago.

VALOR

Costo de las unidades adquiridas.

FECHA

Elaboración comprobante.

CODIGO

Número asignado en él catalogo de cuentas.

de 42

CAJERO

Firma del funcionario responsable de la caja
menor.

REVISADO


RECIBI

Firma de la persona que recibe el pago.

C.C. o NIT

El número de la cédula o del Nit del beneficiario.


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