1. Aprovechamiento del Tiempo

2. El tiempo es un recurso invaluable;
puede aprovecharse al máximo o
dejarse pasar y, bien utilizado, puede
convertirse en un fiel aliado.

3. Actividad
“Presentación”

4. Actividad 1
“Expectativas”
• ¿Qué esperan del curso?
• ¿Qué ofrecen para el desarrollo del mismo?

5. OBJETIVOS DEL TALLER
• Objetivos del Curso :
– Identificar las características de su estilo personal de uso del tiempo y su
vinculación con la productividad.
– Ayudar a los preventistas y merchandisers a definir prioridades para lograr una
mejor administración de su cartera de clientes y optimizar los tiempos de visita.
– Brindar herramientas de planificación y coordinación de trabajo previo y durante
la visita.
– Elaborar un plan de acción orientado a hacer un mejor aprovechamiento del
tiempo laboral
• Competencias que se construyen:
– Planificación y Control
– Criterio y autonomía
• Factores de Éxito:
– Crecimiento de ventas y SOM a través de mayor eficiencia de ruta

6. CONTENIDOS
• Pre Taller: Relevamiento de la distribución de los tiempos del Preventista
• Sesión I : Comprendiendo al tiempo
• Sesión II: Construyendo la Matriz del tiempo propio
• Sesión III : Construyendo la Matriz del tiempo propio
• Sesión IV : Compartiendo aprendizajes de otro territorio
• Sesión V : Cómo estamos aprovechando el tiempo
• Sesión VI: Elaborando un Plan de Acción de Mejora
• Audiencia sugerida: Preventistas - Merchandisers
• Diseño del Curso:
– Incluye una actividad Pre Taller de Relevamiento de la distribución de los tiempos del
Preventista, que la empresa puede optar por realizar.
– Estructurado en Sesiones de 2hs, con actividades motivacionales, marco conceptual áulico y
ejercicios prácticos.
• Duración Total del curso: 14hs (6 sesiones de aula de 2hs cada una, más 2 hs actividades
preparatorias fuera de aula)

7. SESIÓN I
Comprendiendo al tiempo

8. Agenda de la Sesión I
• Importancia de trabajar el tema “tiempo”
• Concepto y significado del tiempo
• El tiempo y la planificación
• El tiempo como recurso
• El tiempo real y el tiempo percibido

9. Actividad 2
Importancia de trabajar el
tema “tiempo”

10. ¿Por que hoy es importante hacer hoy un
taller de aprovechamiento del tiempo en
las empresas?

11. ¿Por qué hacer un taller sobre el tiempo?
Por las características del recurso tiempo:
• Es uno de los recursos más importantes, escasos y caros
para el cual no existe un substituto.
• Es una variable a manejar y controlar para si se desean
alcanzar objetivos predefinidos.
Por los cambios en la sociedad:
• Cambio tecnológico
• La vida moderna introdujo en el ámbito laboral un nuevo
concepto: PRISA / APURO, que puede producir estrés,
agotamiento e ineficacia
Por los cambios en la gestión de las empresas
• Las exigencias de los clientes acortan los plazos de entrega
• La cantidad de trabajo aumenta
• Se trabaja más horas

12. ¿Qué hacer entonces…?
En función de la situación descripta, concluimos
que es necesario…
– Analizar y reflexionar el tema del tiempo
– Reconocer la manera en que cada uno aborda y
considera el tiempo en su trabajo y en su vida
personal
– Analizar el impacto que el modo actual de usar el
tiempo tiene en las personas y en la empresa
– Identificar algunas técnicas que puedan contribuir
a hacer un mejor uso del tiempo tanto laboral,
como personal y familiar.

13. Actividad 3
Concepto y significado
del tiempo

14. Concepto y significado del tiempo
¿Qué es el tiempo y qué significa
para nosotros?
¿Ha cambiado nuestra perspectiva
del tiempo a lo largo de los años?
¿Qué poder ejerce sobre lo que
hacemos y cómo lo hacemos?

15. ¿Qué es el tiempo y qué significa para
nosotros?
• El tiempo es un recurso único e invaluable
• Puede aprovecharse al máximo o dejarse pasar
• Bien utilizado, puede convertirse en un fiel aliado
• No está ni a favor ni en contra nuestro, somos nosotros los únicos
responsables de su manejo positivo o negativo.
• Todos disponemos de la misma cantidad de tiempo
• No se puede guardar o acumular para otro momento.
• Una vez pasado ya no se recupera.
• Cualquier actividad requiere tiempo.

16. ¿Ha cambiado nuestra perspectiva del tiempo
a lo largo de los años?
Ahora Vivimos Acelerados!!!!
Ahora Vivimos Acelerados!!!!
Síntomas:
• No hay tiempo para almorzar
• Cultura del video clip (muchas imágenes en poco tiempo)
• Auto – Mac
• Comer en el escritorio mientras se trabaja
• Reemplazo del almuerzo por barras de cereales
• Comidas rápidas
• Mala alimentación
• Vacaciones de fin de semana
• Televisión las 24hs
• Kioscos las 24hs
• Mercados abiertos las 24hs
• Etc.

17. ¿Qué poder ejerce sobre lo que hacemos y
cómo lo hacemos?
• El tiempo es independiente de nosotros, es ajeno.
• No podemos manejarlo.
• No ejerce ningún poder sobre las personas.
• Aunque muchas veces lo parezca, el tiempo no nos
presiona.
Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para
Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para
hacer de las que el tiempo disponible nos permite
hacer de las que el tiempo disponible nos permite

18. Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para
Somos nosotros los que “planeamos” más cosas para
hacer de las que el tiempo disponible nos permite
hacer de las que el tiempo disponible nos permite
Por lo tanto…
ES UN PROBLEMA DE
ES UN PROBLEMA DE
PLANIFICACIÓN
PLANIFICACIÓN

19. Actividad 4
¿Qué planificamos?

20. “¿Qué planificamos?
¿Se puede planificar el tiempo?
¿De qué manera podemos intervenir sobre el tiempo para tener
más del que tenemos?
¿Debemos hablar de Planificación del tiempo o de Planificación
de actividades?

21. ¿Podemos controlar el tiempo?
NO!!!
Lo que sí podemos controlar
son las actividades que
hacemos en un cierto tiempo

22. Entonces… ¿qué planificamos?
No es adecuado hablar de “gestionar”, “manejar” o “planificar”
el tiempo
Se trata de algo que nosotros no podemos manejar
El tiempo transcurre, no lo podemos detener ni acelerar
El enfoque debe estar en:
¿Cómo gestionar nuestras actividades?
¿Cómo planificar nuestro trabajo en el tiempo que tenemos
disponible?
¿cuáles son los hábitos adecuados que nos permiten
alcanzar mejores rendimientos?

23. Planificación

24. “El que planea las actividades del día por la mañana y
realiza su plan, lleva un hilo que lo guiará a través del
laberinto del día más ocupado. El arreglo ordenado de
su tiempo es como un rayo de luz que alumbra todas
sus ocupaciones; pero donde no hay un plan
establecido, donde el uso del tiempo se rige por la
casualidad, pronto reinará el caos”.
Víctor Hugo

25. ¿Quiénes deben planificar?
¿La planificación está reservada para las empresas y sólo
para sus niveles gerenciales?
NO!!
NO!!
• Cuando preparamos
Gran parte de los actos de nuestra vida
Gran parte de los actos de nuestra vida
nuestras vacaciones
• Cuando programamos
cotidiana y laboral los planificamos sin
cotidiana y laboral los planificamos sin nuestro trabajo diario
darnos cuenta o de manera informal
darnos cuenta o de manera informal • Cuando decidimos el
camino a tomar para visitar
un cliente

26. TODOS PLANIFICAMOS
DE UNA U OTRA MANERA EN NUESTROS TRABAJOS
EL DESAFIO ESTÁ EN
EL DESAFIO ESTÁ EN
HACERLO DE MANERA
HACERLO DE MANERA
FORMAL Y SISTEMÁTICA
FORMAL Y SISTEMÁTICA

27. ¿Por qué es importante planificar?
 Porque gracias a la planificación podremos alcanzar los
resultados de manera eficiente.
 Porque gracias a la planificación podremos decir que nuestros
resultados no son obra de la casualidad o el azar sino de
nuestra decisión.
 Porque gracias a la planificación podremos enfrentar los
inconvenientes de forma proactiva y no reactiva.

28. ¿Qué es Planificar? Algunas definiciones
Consiste en decidir con
Es establecer un objetivo, para anticipación lo que hay que
luego determinar el curso de hacer, quién tiene que
acción que debe seguirse para hacerlo, y cómo deberá
alcanzarlo. hacerse.
Es crear un camino desde el Planificar implica priorizar.
presente hacia el futuro
La planificación debe
concebirse como un medio
para la consecución de un fin,
objetivo o propósito
IMAGEN DE UN PUNTO DE PARTIDA, UN PUNTO
DE LLEGADA Y EL CAMINO

29. Planificación. Conceptos Centrales
Según las definiciones anteriores, planificar implica:
– Establecer objetivos o metas a lograr
– Elegir los medios más convenientes para alcanzar los
objetivos (planes)
– Priorizar las actividades a realizar
– Un proceso de toma de decisiones

30. Tipos de planificación
Fija la misión, la visión, los valores,
Planificación Estratégica:
Planificación Estratégica: la estrategia y las políticas de la
organización en general.
Fijación de objetivos específicos
Planificación Táctica:
Planificación Táctica: para cada área y para cada
empleado y pasos necesarios para
cumplir o exceder los objetivos.
Decidir cómo se utilizarán los
Planificación operativa:
Planificación operativa: recursos para garantizar el logro de
los resultados esperados, de la
mejor manera.

31. La Planificación y el Aprovechamiento del tiempo
La Planificación Operativa nos va a ayudar a mejorar la
La Planificación Operativa nos va a ayudar a mejorar la
manera en que aprovechamos el tiempo porque nos
manera en que aprovechamos el tiempo porque nos
permiten:
permiten:
Organizar el trabajo: Pensar y
Planificar el trabajo
Planificar el trabajo mejorar el modo en que se realizan
las actividades en el día a día
Promover cambios: Elaborar e
Formular Planes de
Formular Planes de implementar cambios orientados a
Acción de Mejora
Acción de Mejora modificar comportamientos o procesos
de trabajo

32. El tiempo como un
recurso

33. Recursos en las empresas
• las personas
• el dinero
• los materiales
• las máquinas + • EL TIEMPO
• los métodos de trabajo
• la dirección

34. El tiempo. Un recurso muy particular…
• No lo podemos alquilar
• No lo podemos comprar
• No podemos conseguir más que 24hs por
día
• Es perecedero
• No puede ser almacenado
• No puede ser reemplazar por ningún otro
recurso.

35. El tiempo como recurso
• No se lo toma en cuenta porque se lo
considera como dado e inagotable
¿Qué consecuencias tiene
sobre las empresas?
•• No se lo toma como un recurso
No se lo toma como un recurso
que debe aprovecharse
que debe aprovecharse
•• No se lo vincula con la eficiencia
No se lo vincula con la eficiencia

36. El tiempo y la eficiencia
• las personas
• el dinero
• los materiales
• las máquinas
EFICIENCIA
• los métodos de trabajo
• la dirección
+
• EL TIEMPO

37. Eficiencia
Es el logro de las
Resultados
metas con la E=
Recursos
menor cantidad
de recursos.

38. Eficiencia en el uso del tiempo
Es el logro de las
Resultados Obtenidos
metas con la E=
Tiempo empleado
menor cantidad
de recursos.
A menor tiempo empleado,
A menor tiempo empleado,
mayor eficiencia.
mayor eficiencia.

39. Actividad 5
El tiempo real y el
tiempo percibido

40. 60
55 5
50 10
45 15
40 20 Start
Start
35 25
30

41. 60 1 Minuto
55 5
50 10
45 15
40 20
35 25
30

42. Para la reflexión
• ¿Por qué creen que sucede esta diferencia entre el
tiempo que uno percibe y el tiempo real?
• ¿Les parece que esto es una característica propia del
ser humano o tiene que ver con nuestra forma actual
de vida?
• ¿Qué consecuencias tiene para el trabajo de cada
uno?
• ¿Qué consecuencias tiene para la vida personal y
familiar?

43. Actividad 6
Construcción de la Matriz
del Tiempo

44. ¿Qué es la Matriz del Tiempo?
• Es una grilla que permite ordenar todas las actividades de un trabajo
según criterios de urgencia e importancia.
• Permite ver y analizar el modo en que se distribuye el tiempo laboral.
• ¿A qué tipo de actividades se le está dedicando el mayor tiempo?
• ¿A cuáles se les dedica un tiempo menor cuando, en realidad,
merecen la mayor dedicación?

45. Construcción de la Matriz del Tiempo – 5 Etapas
• ETAPA 1: LISTADO DE ACTIVIDADES DE MI PUESTO (fuera del aula)
–Objetivo: Identificar todas las actividades que realiza efectivamente el Preventista en una
semana de trabajo.
• ETAPA 2: LO IMPORTANTE
–Objetivo: Identificar y clasificar las actividades o tareas que integran el puesto de trabajo en
función del criterio de Importancia.
• ETAPA 3: LO URGENTE
–Objetivo: Identificar y clasificar las tareas o actividades que integran el puesto de trabajo en
función del criterio de Urgencia.
• ETAPA 4: CONSTRUCCIÓN DE LA MATRIZ DEL TIEMPO
–Objetivo: Construir la Matriz del tiempo, identificando la distribución de sus actividades
laborales en función de criterios de Importancia y Urgencia.
• ETAPA 5: REFLEXION
–Objetivo: Reflexionar sobre el modo en que cada uno distribuye sus actividades y el impacto
que dicha distribución tiene en el trabajo del preventista y en los resultados de la empresa.

46. Actividad 6: Fuera del Aula
Construcción de la Matriz
del Tiempo
ETAPA 1: LISTADO DE ACTIVIDADES DE MI PUESTO

47. Ejemplo
MATRIZ DEL TIEMPO
Planilla 1: Lista de las Actividades de mi puesto
Incorrecto
• Verificar Imagen externa (Incluye muchas
tareas más simples)
• Chequear presentación externa
• Reemplazar material de comunicación externa
• Agregar material de comunicación externa
• Informar al superior sobre necesidad de nueva cartelera
Correcto

48. Ideas Fuerza
Cambios sociales y cambios en las empresas.
Debemos lograr eficiencia en el uso del tiempo
Se trata de planificar nuestras actividades
El tiempo es un recurso muy particular
Diferencias entre el tiempo percibid y el tiempo real

49. Y para cerrar el día…
Hoy puede ser un gran día (Joan Manuel Serrat)

50. SESIÓN II
Construcción de la Matriz del
Tiempo

51. Agenda de la Sesión 2
• Repaso Sesión I
• Refrescando las rutinas de trabajo
• Ley de Pareto o la regla del 80/20
• Factores clave para Planificar el trabajo
• Criterios para priorizar actividades
• Construcción de la Matriz del Tiempo
– Etapa 2: Lo Importante
– Etapa 3: Lo Urgente

52. Actividad 7
Repaso Sesión I

53. Rutinas de trabajo

54. Agenda de un día de trabajo
Reuniones matinales Participar de la reunión con el Desarrollador de Negocios, Supervisor de Ventas y Gtes de Zona
Revisión de Indicadores Check de reportes de ventas y ejecución, cambios en condiciones de pagos y retornos.
Antes de la Planificación de ruta Revisar objetivos para el dia (volumen, spots, coberturas, etc) y el listado de clientes a visitar o
con no-conformidad en RED
salida Preparación de la visita Proveerse de los lineamientos, propuestas, materiales de merchandising y otros materiales para
el dia de trabajo
Agendas y visitas Visitar al primer cliente de ruta aprox. a las 8.30hs AM y seguir la secuencia de visitas.
Nuevos Clientes Estar atentos durante el recorrido a la captura de nuevos clientes o exclusivos de la competencia
Analizar la situación del cliente Previo a la visita refrescar las condiciones de crédito, Programas comerciales y FdE del cliente.
Repasar objetivos de ventas, vencimientos de productos y promociones.
Verificar Imagen externa Chequear presentación externa, reemplazar o agregar material de comunicación externa,
combos
o portafolio de consumo inmediato. Informar al superior sobre necesidad de nueva carteleria.
Saludo inicial Recordar el nombre del cliente y darse a conocer por su nombre o apodo. Ser cordial y amable.
Verificar Ejecución interna Verificar la activación de los puntos de conexión claves, la ubicación y estado de las heladeras.
Revisar y o reemplazar las condiciones del POP interno.
En el Cliente Precios Validar marcación de precios y controlar vs precios sugeridos para el canal/segmentación.
Marcar/corregir nuevos precios de ser necesario. Informar al cliente de los ajustes realizados.
Inventario de productos Chequear disponibilidad de productos claves a la vista, stock, condición de almacenamiento.
Monitorear fecha de vencimiento y rotar según PEPS.
Exhibición de productos Reponer y ordenar productos de acuerdo a la FdE. Rellenar heladera y otros puntos de conexión.
Tomar ventaja de puntos de exhibición libres o temporalmente vacíos y colocar productos.
Heladeras Revisar condiciones de seguridad y funcionamiento de los equipos de frío, luces y comunicación
Promociones y Competencia Relevar información de la competencia y tomar nota para el Desarrollador de Negocios.
Conformidad del Cliente Comentar con el cliente el trabajo realizado y oportunidades de ejecución vs los lineamientos.
Cierre de visita Agradecer al cliente su esfuerzo por la ejecución, relevar inquietudes y agendar nueva visita.
Procesamiento de Ventas En caso de haber efectuado ventas, bajar información de Palm para procesamiento.
Luego de ruta Reporte de novedades Informe a su superior sobre novedades del dia, acciones de la competencia o requerimiento de
los clientes. Reporte nuevos espacios ganados / perdidos.

55. Lineamientos : Antes de la Salida al mercado
Entender nuevos lineamientos, planes comerciales y focos del dia
Proveerse del POP necesario para activar los clientes
Revisar el listado de clientes a recorrer y ajustar orden si fuera
necesario
Tener presente todas las acciones promocionales vigentes por canal y tipo
de cliente.
En caso de tomar pedido, verificar el correcto funcionamiento de la palm/ hand-
held

56. Lineamientos : En el recorrido
Caminar entre caminos alternativos para detectar nuevos
clientes y reportar alta.
Realizar el recorrido en forma ordenada para eficientizar tiempos
Dejar una nota de visita si el cliente estuviera cerrado o no
pudiera atender y no fuera posible regresar en otro horario.
Revisitar alternadamente clientes exclusivos de la competencia
para identificar oportunidad de convertirlo.
Relevar acciones de la competencia que pudieran verse en la via
pública o próximos a los clientes.

57. Lineamientos : Frente al local
Verificar estado general de la marquesina y cartelería
permanente
Renovar afiches externos (consumo inmediato y promocional)
si estuvieran desactualizados o en mal estado
Verificar ubicación de stoppers y presencia de los mismos.
Rellenar heladera externa. Debe estar al menos 70% llena.

58. Lineamientos : Dentro del Local
Verificar el stock del cliente y tomar nota de los faltantes para
informar a su supervisor
Reponer en los diferentes puntos de conexión los productos
faltante (góndola, racks, anaqueles, equipos de frio, punteras,
islas, etc)
Asegurarse la rotación de producto según PEPS (primero
entrado, primero salido) Fecha de vencimiento mas próxima

debe ir por delante.
Verificar limpieza y estado de los productos
Detectar productos de otras franquicias para informar al
supervisor
Verificar o ajustar la presentación de los distintos sectores segun % de
SOVI y orden de marcas y empaques
Retirar de la venta producto vencido, con tapa dañada, sin etiqueta o en
mal estado. Colocar precintos para devolución.

59. Lineamientos : Dentro del Local
Informar sobre nuevas promociones o planes comerciales
Detectar oportunidad de colocación de racks en puntos
calientes
Detectar oportunidad de armado de islas promocionales en
zonas de alto tránsito
Armar o mantener activación de punteras o anaqueles : Foco
principal en productos claves; foco secundario próximo a
competencia.
Verificar y activar precios a consumidor en forma clara y
visible.
Verificar o renovar materiales de comunicación temporales o
promocionales.
Relevar la siguiente información :
Combos, publicaciones de la competencia, lanzamientos .
Desviós a la ejecución que no este a su alcance resolver
Mal funcionamiento de equipos de frío para informar al servicio técnico
Planes comerciales

60. Ley de Pareto o la regla del 80/20

61. ¿Qué idea transmite esta frase?
No nos podemos permitir el lujo de gastar
demasiado tiempo en cosas pequeñas,
mucho menos invertir poco tiempo en
grandes cosas.
Jim Rohn

62. Distribución del tiempo
Las tareas a realizar no son todas iguales, algunas tienen mas
impacto que otras sobre los resultados
Por lo tanto
Debemos dedicar mas tiempo a las tareas que
Debemos dedicar mas tiempo a las tareas que
más impacto tienen sobre los resultados
más impacto tienen sobre los resultados
OR
ERR NTE
UE Destinar demasiado tiempo a tareas
Destinar demasiado tiempo a tareas
FR EC
poco relevantes.
poco relevantes.

63. Ley de Pareto o la regla del 80/20
20% de las
20% de las generan
80% de los
80% de los
acciones
acciones resultados
resultados
Acciones
con valor 80%
agregado
20%
Es
necesario
invertir mas
tiempo

64. Actividad 8
Ley de Pareto

65. • ¿Cuál es el 20% de sus tareas que
mayor valor agregan a sus resultados?
• ¿Está dedicando el tiempo
suficiente a esas actividades?

66. Planificar el trabajo

67. Factores clave para Planificar el trabajo
Para hacer una correcta Planificación
del trabajo es necesario:
1. Conocer las responsabilidades
2. Tener claro los objetivos
3. Priorizar tareas

68. Planificar el trabajo
CLAVE  1º - Conocer las responsabilidades
• Cada uno debe conocer y delimitar sus responsabilidades.
• Haga una lista de las tareas de las que se compone su
trabajo
• Si no tiene una descripción del trabajo, debe buscarla.
• Una vez conocido el trabajo, la forma de hacerlo depende
de cada uno, siempre que se respeten las normas
generales de la empresa.
Luego de comprendido esto, será más fácil conocer sus objetivos e
identificar sus prioridades

69. Funciones y Responsabilidades de los preventistas
En el Punto de Venta
Brindar a los clientes servicio de excelencia
     
Identificar y Activar los puntos clave de ejecución
Exhibir correctamente nuestros productos
Marcar los precios a consumidor y resaltar ofertas
Mercadear adecuadamente el local con POP
Activar Promociones o lanzamientos de nuevos productos
Fuera del Punto de Venta
Respetar la frecuencia de visita
   
Proveerse de los elementos de la Ejecución Básica
Mantenerse alerta a cualquier actividad de la competencia
Relevar y comunicar a sus supervisor las inquietudes, objeciones o necesidades del
cliente

70. Planificar el trabajo
CLAVE  2º - Tener claro los objetivos
• Establecer un objetivo es determinar y definir el
resultado que queremos lograr en un plazo
determinado de tiempo.
• Dan una idea clara de qué es lo que hay que
hacer y cuál es el tiempo disponible.
• Sin objetivos no es posible plantear cuándo
comenzar, ni cuanto tiempo se va a tardar, ni
cuándo se va a terminar.

71. Planificar el trabajo
2º - Tener claro los objetivos (continuación)
Conocer los objetivos ayuda a:
• Armar agendas de trabajo
• Focalizar en lo que se está haciendo
• Tener claro lo que se debe obtener
• Monitorear el grado de cumplimiento
• Hacer un seguimiento del trabajo
• Evita pérdidas de tiempo

72. Objetivos de los Preventistas
Objetivos de Performance:
• Volumen ventas
• Participación de mercado (SOM)
Objetivos de Ejecución:
• % de visitas efectivas
• % cobertura de productos
• % SOVI

73. Planificar el trabajo
CLAVE  3. Priorizar tareas
• Implica ordenar las tareas, estableciendo algún
criterio y en función de su contribución al logro de
los objetivos
• Si no se identifican prioridades se hace más difícil
alcanzar los objetivos en un tiempo determinado
La esencia de la administración efectiva
La esencia de la administración efectiva
del tiempo y la vida consiste en
del tiempo y la vida consiste en
organizar y ejecutar prioridades
organizar y ejecutar prioridades
equilibradas.
equilibradas.

74. Construcción de la Matriz
del Tiempo

75. Construcción de la Matriz del Tiempo – 5 Etapas
• ETAPA 1: LISTADO DE ACTIVIDADES DE MI PUESTO (fuera del aula)
–Objetivo: Identificar todas las actividades que realiza efectivamente el Preventista en una
semana de trabajo.
• ETAPA 2: LO IMPORTANTE
–Objetivo: Identificar y clasificar las actividades o tareas que integran el puesto de trabajo en
función del criterio de Importancia.
• ETAPA 3: LO URGENTE
–Objetivo: Identificar y clasificar las tareas o actividades que integran el puesto de trabajo en
función del criterio de Urgencia.
• ETAPA 4: CONSTRUCCIÓN DE LA MATRIZ DEL TIEMPO
–Objetivo: Construir la Matriz del tiempo, identificando la distribución de sus actividades
laborales en función de criterios de Importancia y Urgencia.
• ETAPA 5: REFLEXION
–Objetivo: Reflexionar sobre el modo en que cada uno distribuye sus actividades y el impacto
que dicha distribución tiene en el trabajo del preventista y en los resultados de la empresa.

76. Actividad 9
Construcción de la Matriz
del Tiempo – Etapa 2
LO IMPORTANTE

77. ¿Qué es Importante?
Las tareas importantes son aquellas que tienen
Las tareas importantes son aquellas que tienen
que ver con los resultados, y que tienen un
que ver con los resultados, y que tienen un
impacto relevante en el futuro de la empresa.
impacto relevante en el futuro de la empresa.
• Lo importante contribuye a nuestras metas de alta prioridad
• Lo importante se vincula con el desarrollo de nuestra capacidad de
respuesta futura a los desafíos del entorno.
• Lo importante que no es urgente requiere comportamientos proactivos

78. Ejemplos de Tareas Importantes y No
Importantes
IMPORTANTES NO IMPORTANTES
• Establecer buen trato y una relación • Recibir una llamada de un amigo
de confianza con los clientes durante el recorrido
• Revisar objetivos para el día • Contestar cadenas de correos
(volumen, spots, coberturas, etc) y electrónicos
el listado de clientes a visitar
• Previo a la visita a un cliente,
refrescar las condiciones de crédito
• Informar al servicio técnico sobre el
mal funcionamiento de equipos de
frío

79. Actividad
Construcción de la Matriz
del Tiempo – Etapa 3
LO URGENTE

80. ¿Qué es Urgente?
Las tareas urgentes son aquellas que exigen atención
Las tareas urgentes son aquellas que exigen atención
inmediata, cuyo resultado es exigido por alguien
inmediata, cuyo resultado es exigido por alguien
importante (jefe o cliente), con un plazo de entrega
importante (jefe o cliente), con un plazo de entrega
determinado, muy cercano o quizás ya vencido.
determinado, muy cercano o quizás ya vencido.
• Lo urgente es por lo general muy visible
• Lo urgente tiene una persona reclamando
• Lo urgente actúa sobre las personas, presiona, reclama acción
• Lo urgente exige comportamientos reactivos

81. Ejemplos de Tareas Urgentes y No Urgentes
URGENTES NO URGENTES
• Atender a un cliente que nos está • Preocuparse por un tema familiar
llamando por teléfono
comentado por un cliente
• Ir a una reunión que comenzó hace 5
minutos • Capacitarse en técnicas de venta
• Reparar una goma del auto que se • Planificar el trabajo de la semana
desinfló media hora antes de salir a
trabajar siguiente
• Un cliente llama minutos antes de • Comprar zapatos cómodos para el
terminar la jornada laboral modificando el trabajo
pedido a recibir el día siguiente
• Retirar productos de la competencia de
las heladeras propias
• Responder a un cliente que llama porque
no le llegó el pedido hecho ayer.

82. Ideas Fuerza
El 20% de las acciones generan el 80% de los resultados
Necesidad de planificar el trabajo
Matriz del tiempo
Necesidad de Priorizar las tareas en función de criterios
Lo Importante y Lo Urgente

83. SESIÓN III
Construcción de la Matriz del
Tiempo

84. Actividad 11
Repaso Sesión II

85. Agenda de la Sesión III
• Construcción de la Matriz del Tiempo
– Etapa 4: Construcción de la Matriz Propia
– Etapa 5: Reflexión sobre la Matriz Propia
• Analizando Cada Cuadrante
• Características de las personas efectivas
• Matriz del Tiempo y la Efectividad
• Preguntas para la reflexión

86. Actividad 11
Construcción de la Matriz
del Tiempo – Etapa 4
MATRIZ DEL TIEMPO

87. ¿Qué es la Matriz del Tiempo?
• Es una grilla que permite clasificar todas las actividades
según criterios de urgencia e importancia.
Actividades Actividades
Urgentes e Importantes pero
Importantes No Urgentes
Actividades
No Importantes
y No Urgentes
Actividades
Urgentes pero
No Importantes

88. Matriz del Tiempo
¿En qué nos puede ayudar la Matriz del Tiempo?
• Nos permite ver y analizar el modo en que distribuimos
nuestro tiempo laboral.
• ¿A qué tipo de actividades le estamos dedicando el mayor
tiempo?
• ¿A cuáles les dedicamos un tiempo menor cuando, en
realidad, merecen la mayor dedicación?
Nos Permite
Aprovechar mejor
Aprovechar mejor Lograr mayor
Lograr mayor
Y
el tiempo
el tiempo Efectividad
Efectividad

89. Matriz del tiempo
Cuadrante I Cuadrante II
Tareas que generan Tareas con alto poder
resultados significativos. para generar capacidad
de producción.
Cuadrante IV
Tareas que deberían
dejar de hacerse,
Cuadrante III delegarse o destinar
Tareas que parecen menos tiempo.
importantes, pero
generalmente remiten a
expectativas y prioridades
de otros.

90. Matriz del tiempo
CUADRANTE I CUADRANTE II
Crisis Prevención
Problemas apremiantes Preparación y planificación
Proyectos, reuniones y reparaciones contra Reconocer nuevas oportunidades de
reloj desarrollo e innovación
Aclaración de valores
Quejas de los clientes Desarrollar Capacidad de Producción (CP)
Proyectos cuyas fechas vencen Construir relaciones con clientes o
Algunas visitas compañeros
Algunas llamadas Algunas visitas. Algunas llamadas
Algunas reuniones Algunas reuniones. Algunos correos
Algunos correos
CUADRANTE III CUADRANTE IV
Interrupciones Trivialidades
Algunas llamadas Algunas llamadas
Algunos correos Pérdidas de tiempo,
Algunos informes Actividades “escape”
Algunas reuniones Correos irrelevantes
Muchos asuntos inmediatos Algunas discusiones

91. ¿Cómo completar la Matriz del Tiempo?
Partimos de las Planillas ya elaboradas:
Planilla 2: Actividades Importantes
a) Actividades Muy b) Actividades Importantes c) Actividades No tan importantes d) Actividades Sin importancia
Importantes Es necesario hacerlas Pueden no ser necesarias Pueden eliminarse
Deben hacerse
Planilla 3: Actividades Urgentes
A) Actividades Muy Urgentes B) Actividades Urgentes C) Actividades No tan Urgentes D) Actividades Sin Urgencia
No pueden esperar Deben hacerse pronto Deben hacerse a mediano o largo El tiempo no es un factor
plazo
Tenemos que volcar estas planillas en la Planilla 4: Matriz del Tiempo

92. ¿Cómo trasladar las Planillas 2 y 3 a la Matriz?
Planilla 4: Matriz del Tiempo
Urgente No urgente
Cuadrante I Cuadrante II
Tareas Importantes a y b Tareas Importantes a y b
Importante Tareas Urgentes A y B Tareas Urgentes C y D
Cuadrante III Cuadrante IV
Tareas Importantes c y d Tareas Importantes c y d
No Importante Tareas Urgentes A y B Tareas Urgentes C y D

93. Construcción de la Matriz
del Tiempo
ANALIZANDO CADA CUADRANTE

94. Matriz del tiempo. Cuadrante I
• Compuesto de las actividades urgentes e importantes.
• Generan resultados significativos
• Tareas que reclaman atención inmediata
• Se las puede denominar como crisis o problemas: se vienen
encima, son fuerzas exteriores a las cuales hay que
responder
• Exigen comportamientos reactivos.
• Este cuadrante puede crecer
hasta que nos domina.
• “Apagador de incendios”.

95. Matriz del tiempo. Cuadrante III
• Compuesto por actividades Urgentes pero No Importantes.
• Interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc.
• En general representan deseos y necesidades de otros,
que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros
y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes I y II.
• Ceder es una tentación constante ya que de ellas deriva
muchas veces nuestra popularidad y aceptación personal

96. Matriz del tiempo. Cuadrante IV
• Compuesto por actividades no urgentes y no importantes.
• Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado,
pérdidas de tiempo, etc.
• Pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear
una crisis por falta de previsión y preparación adecuada
para enfrentar nuestros problemas.
• La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales
resultantes de este cuadrante.
• Quienes dedican mucho tiempo al
cuadrante I suelen refugiarse aquí

97. Matriz del tiempo. Cuadrante II
• Compuesto de actividades no urgentes pero importantes.
• Es el corazón de la auto-administración efectiva.
• Incluye construir relaciones, redactar un enunciado de la
misión personal, la planificación de largo alcance, la
ejercitación, el mantenimiento preventivo
• Tareas que sabemos que hay que hacer pero que solemos
eludir, porque no son urgentes.

98. Características de las Personas Efectivas
• Las personas efectivas permanecen fuera de los
Cuadrantes III y IV porque, urgentes o no, no son
importantes.
• Pasan más tiempo en el cuadrante II, y así reducen la
cantidad de tareas del cuadrante I.
• Las personas efectivas son básicamente proactivas, se
anticipan a las tareas del cuadrante I.
• Cuanto más tiempo se dedique al cuadrante II más
manejables serán las crisis
• Las personas efectivas se dedican
más a la prevención de
crisis (cuadrante II) que
a “apagar incendios” (Cuadrante I).

99. Apagando incendios
Es necesario esforzarse por distinguir
Es necesario esforzarse por distinguir
lo urgente de lo importante, para no
lo urgente de lo importante, para no
estar todo el tiempo “trabajando de
estar todo el tiempo “trabajando de
bombero”, “apagando fuegos” y
bombero”, “apagando fuegos” y
olvidando lo trascendental del
olvidando lo trascendental del
trabajo.
trabajo.

100. Paradoja
“Lo que resulta
“Lo que resulta
verdaderamente urgente, es
verdaderamente urgente, es
ocuparse de lo importante.“
ocuparse de lo importante.“

101. Matriz del Tiempo y la Efectividad
Equilibrio
• La efectividad, entendida como el P/CP
equilibrio entre P/CP, dependerá
P CP
del balance que se logre entre la
energía asignada a atender lo
Urgente y la energía asignada a lo
Importante.
Importante
Urgente

102. Actividad 13
CONSTRUCCION DE LA MATRIZ DEL
TIEMPO
ETAPA 5: REFLEXIÓN

103. Preguntas para la reflexión:
1. ¿Cómo ve su actual distribución de las actividades?
2. ¿Cuál es el porcentaje de tiempo que le dedica a cada uno de los cuadrantes?
3. ¿Cuál es el cuadrante que le consume el mayor porcentaje de tiempo? ¿cuál es el que
consume el menor porcentaje?
4. En función de los conceptos vistos durante el taller, ¿cree que la distribución actual de su
tiempo es la más eficaz?
5. ¿Qué porcentaje de su tiempo dedica a los cuadrantes III y IV?
6. ¿Qué tareas de los cuadrantes III y IV podría dejar de hacer o al menos dedicarle mucho
menos tiempo que el actual?
7. ¿Qué porcentaje de su tiempo dedica al Cuadrante I? ¿Cuántas de las actividades del
Cuadrante I son “apagar incendios”? ¿Cuántas de estas actividades se podrían prevenir?
8. ¿Qué actividades debería hacer en el Cuadrante II para reducir las actividades que tiene en
el Cuadrante I identificadas como “apagar incendios”?
9. ¿Qué sugerencias puede hacer a la empresa para que disminuyan las tareas del Cuadrante
I, III y IV y aumenten las del Cuadrante II?

104. Ideas Fuerza Sesión II y III
El 20% de las acciones generan el 80% de los resultados
Necesidad de planificar el trabajo
Matriz del tiempo
Priorizar en función de criterios de Importancia y Urgencia
Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante
Las personas efectivas no están en el Cuadrante III o IV
Las personas efectivas dedican más tiempo al Cuadrante II

105. SESIÓN 4:
Compartiendo aprendizajes de
otro territorio

106. Agenda de la Sesión IV
• Repaso Sesión II y III
• Película: Compartiendo aprendizajes de otros territorios
– Contenido del video
– Temas abordados durante la entrevista
• Uso y control del tiempo propio
• Planificación de actividades y estrategias de
aprovechamiento del tiempo
• Ideas y estrategias para aprovechar el tiempo

107. Actividad 14
Repaso Sesión II y III

108. Película
Compartiendo aprendizajes
de otros territorios

109. Contenido del Video
• Entrevista a Preventistas de la Empresa Reginald Lee SA
• Objetivo: compartir diferentes experiencias y estrategias
positivas utilizadas por ellos para hacer su trabajo de manera
más efectiva
• La entrevista se estructuró en base a dos ejes temáticos:
1. Uso y control del tiempo
2. Planificación de actividades y estrategias de aprovechamiento
del tiempo

110. Temas abordados en la entrevista
• Recorrido de visita a los clientes
• Zonas con características diferentes que exigen estrategias diferentes
• Clientes con características diferentes que exigen tratos diferentes
• Planificación del tiempo y control del tiempo laboral
• Estrategias frente a la salida de productos nuevos
• Estrategias de aprovechamiento del tiempo
• El preventista como socio del cliente
• El clima laboral y el trabajo del preventista
• La tecnología al servicio del aprovechamiento del tiempo
• Definición de prioridades
• Relaciones basadas en la confianza

111. Actividad 15: Película
Compartiendo aprendizajes
de otros territorios
Eje 1: Uso y control del tiempo propio

112. ¿Está de acuerdo con las siguientes afirmaciones? ¿Por qué?
1. El preventista tiene la posibilidad de variar la secuencia de clientes en función
del horario de cierre del local.
2. Hay zonas cuyos clientes demandan más tiempo que otras.
3. Al cliente del centro “le gusta más que le estés encima, que le hablés, que le
prestés la oreja para ciertas cosas…”.
4. El tiempo destinado a cada cliente no se puede planificar previamente, sino que
es “el día a día”.
5. El preventista experimentado ya conoce los tiempos de los clientes.
6. El preventista dispone del tiempo suficiente para hacer su trabajo en forma
cómoda.
7. Todos los preventistas se manejan de forma similar.
8. Los preventistas pueden cruzarse de rutas y colaborar con algún compañero.
9. El preventista tiene total y absoluto control sobre su tiempo laboral.

113. ¿Cómo actuar cuando salen productos nuevos?
1. ¿Deben modificar de alguna manera la rutina habitual de
trabajo?
2. ¿Lo comunican el mismo día a todos los clientes o a algunos
un día y al resto en otro momento? ¿De ser así, cuál es el
criterio para seleccionar a quién se lo comunican y a quién no?
3. ¿A algunos clientes se lo mandan aunque no lo pida? ¿Cuál es
el criterio para decidir a quién se lo pueden enviar sin que lo
pida y a quién no?

114. Actividad 16: Película
Compartiendo aprendizajes
de otros territorios
Eje 2: Planificación de actividades y
estrategias de aprovechamiento del
tiempo

115. ¿Está de acuerdo con las siguientes afirmaciones? ¿Por qué?
1. Hay muchos clientes grandes a los que el
preventista les puede armar el pedido, mantener el
stock, y hacer que no le falten productos en
góndola.
2. Cuando un cliente tiene cerrado su negocio el
preventista le puede armar un pedido en función a lo
que habitualmente vende.
3. El clima de trabajo y el sentirse apoyado en la
empresa es fundamental para salir tranquilo y
cómodo a la calle.
4. El merchandising es lo que mas tiempo lleva

116. Responder a las siguientes preguntas para cada uno de los
temas
1. Tareas que pueden pasar a un segundo plano
¿Qué actividades o tareas pasan a un segundo plano y pueden posponerse cuando hay un
limitante de tiempo, es decir, cuando no alcanza el tiempo y no pueden extenderse en el
horario de trabajo?
2. Llamar por teléfono a los clientes
¿Se puede llamar por teléfono a algunos clientes si un día no se llega con el recorrido? ¿Cuál
es el criterio para decidir a quienes llamar?
3. Tecnología para aprovechar mejor el tiempo
¿Con qué herramientas cuentan o sería necesario contar para lograr un mejor
aprovechamiento del tiempo?¿A lo largo de los años, ha variado el tiempo dedicado a las
tareas administrativas? ¿Cómo? ¿Cuál fue la causa?
4. Prioridades
¿Quién decide las prioridades? ¿Cuáles son los criterios para definirlas?
5. Ganarse la confianza del cliente
¿De qué manera el preventista se puede ganar la confianza del cliente? ¿En qué cuadrante de
la Matriz del tiempo se podrían ubicar las tareas orientadas a ganar la confianza del cliente?

117. Actividad 17
Listado de Ideas y Estrategias
para Aprovechar el Tiempo

118. Estrategias comentadas en el video
• Preparar los afiches con los precios antes de salir a la calle.
• Modificar los recorridos salteando a algunos clientes que estén cerrados
y volver luego.
• Si hay que esperar a un cliente, se puede visitar a otro y luego regresar.
• Si hay confianza y conocimiento con el preventista, algunos clientes le
piden que haga el pedido.
• Arrancar el recorrido de atrás para adelante.
• Darle el número de teléfono móvil y la dirección de correo al cliente.
• Calcular de no llegar a los colegios en los horarios de los recreos.
• Cambiar los precios en dos visitas en vez de todo en una.
• Logra que muchos clientes hagan parte del trabajo del preventista, tal
como rotar la mercadería, pegar los afiches, etc.

119. Ideas Fuerza
Experiencias de preventistas
Control del tiempo propio
Diferentes clientes exigen estrategias diferentes
Diferentes zonas permiten estrategias diferentes
Estrategias para aprovechar el tiempo

120. SESIÓN V
Cómo estamos aprovechando el
tiempo

121. Agenda de la Sesión V
• Repaso Sesión IV
• Beneficios del Aprovechamiento del tiempo
• Efectividad en las organizaciones
• Relato del Hachero Esforzado
• Indicadores de gestión
• Relación entre Indicadores y Objetivos
• Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo

122. Actividad 8
Repaso Sesión IV

123. Actividad 19
Beneficios del
Aprovechamiento del Tiempo

124. Beneficios del aprovechamiento del tiempo
“¿Qué ventajas o beneficios pueden obtener las
personas y la empresa si se logra hacer un buen
aprovechamiento del tiempo laboral?”

125. Beneficios del aprovechamiento del tiempo
Beneficios para la persona: Beneficios para la empresa:
• Disponer de más tiempo • Planificar mejor
• Organizar mejor su trabajo
• Ser más productivos
• Trabajar más relajado
• Mejores resultados
• Ser más productivo
• Disminuir su estrés • Incrementar las ventas
• Identificar más clientes • Mejorar el ambiente de trabajo
potenciales • Mejorar las comunicaciones
• Mejor relacionamiento con los
clientes
• Mejores resultados que impactan
en la compensación
• Mejor salud física y mental
• Menos estrés y menos fatiga

126. Efectividad en las organizaciones
Equilibrio entre Beneficios
Equilibrio entre
de la Empresa y Beneficios
=
de sus miembros
P / CP
Imagen de balanza
P= Producción de los resultados esperados
CP= Capacidad de Producción

127. Equilibrio entre P y CP
Imagen de un auto viajando
Punto de Partida Punto de Llegada
Buenos Aires Córdoba
IMAGEN
P= Producción= llegar a Córdoba
CP= Capacidad de Producción = hacer
mantenimiento al auto para que conserve IMAGEN DEL AUTO EN EL
su capacidad de llegar a Córdoba MECANICO HACIENDO UN
SERVICE O SIMILAR

128. Relato
El hachero esforzado*
* Autor desconocido

129. El hachero esforzado
Había una vez un hachero que se presentó a trabajar en
una maderera. El sueldo era bueno y las condiciones
de trabajo mejores aún; así que el hachero se decidió
a hacer un buen papel.
El primer día se presentó al capataz, quien le dio un Poner Imágenes
hacha y le designó una zona.
El hombre entusiasmado salió al bosque a talar.
En un solo día cortó dieciocho árboles.
—Te felicito –dijo el capataz— sigue así…Animado por
las palabras del capataz, el hachero se decidió a
mejorar su propio desempeño al día siguiente; así que
esa noche se acostó bien temprano.

130. El hachero esforzado
A la mañana se levantó antes que nadie y se fue al
bosque.
A pesar de todo el empeño, no consiguió cortar más que
quince árboles.
—Me debo haber cansado –pensó y decidió acostarse
con la puesta del sol. Poner Imágenes
Al amanecer, se levantó decidido a batir su marca de
dieciocho árboles. Sin embargo, ese día no llegó ni a
la mitad.
Al día siguiente fueron siete, luego cinco y el último día
estuvo toda la tarde tratando de voltear su segundo
árbol.
Inquieto por el pensamiento del capataz, el hachero se
acercó a contarle lo que le estaba pasando y a jurarle
y perjurarle que se esforzaba al límite de desfallecer.

131. El hachero esforzado
El capataz le preguntó:
—¿Cuándo afilaste tu hacha la última vez?
Poner Imágenes
—¿Afilar? No tuve tiempo de afilar, estuve muy
ocupado cortando árboles.

132. En síntesis…
“¿Qué ventajas o beneficios
pueden obtener las personas y
la empresa si se logra hacer un
buen aprovechamiento del
tiempo laboral?”
Mayor Efectividad Mayor Eficiencia
Equilibrio entre
Equilibrio entre Mejor
Mejor
P //CP
P CP aprovechamiento
aprovechamiento
de los recursos
de los recursos

133. Indicadores de Gestión

134. Indicadores de Gestión (IG)
“Pocos factores son tan importantes
como la medición para el perfecto
funcionamiento de las
organizaciones”.
Imagen de una Peter Drucker
regla, un reloj, una
planilla, etc.
Solo se puede mejorar aquello que
se puede medir

135. ¿Qué es un Indicador de Gestión (IG)?
• Es una variable que facilita monitorear y
evaluar el resultado de un proceso frente a los
objetivos, metas y responsabilidades
propuestas.
• El estado de esta variable indica si el
proceso en cuestión está funcionando
como se espera o no.
Donde haya objetivos que cumplir,
Donde haya objetivos que cumplir,
se pueden construir indicadores de gestión.
se pueden construir indicadores de gestión.

136. Un Indicador de Gestión nos permite…
• Monitorear de forma temprana el
comportamiento de un proceso
• Identificar problemas o dificultades en los
procesos de trabajo
• Saber si se debe o no tomar ciertas medidas
correctivas
• Corregir su rumbo y alcanzar el resultado
deseado

137. Relación entre Indicadores y Objetivos
Si hay objetivos que cumplir,
Si hay objetivos que cumplir,
se pueden construir indicadores de gestión, que
se pueden construir indicadores de gestión, que
vayan monitoreando el grado de cumplimiento.
vayan monitoreando el grado de cumplimiento.
OBJETVO INDICADOR
Objetivos de Performance Indicadores de Performance
Objetivos de Ejecución Indicadores de Ejecución
Objetivos de Eficiencia Indicadores de Eficiencia
Estos son los indicadores
que nos va a interesar
trabajar en este curso

138. Indicadores de Eficiencia en el uso del Tiempo
Indicador I: Visitas
A. % de visitas reales en relación a las programadas
Indicadores II: Distribución de Tiempos
B. % tiempo en la calle sobre horas trabajadas
C. % tiempo en el PdV sobre horas trabajadas
D. % tiempo de desplazamiento sobre horas trabajadas
E. % tiempo en rutinas de planificación sobre horas trabajadas
F. % tiempo en tareas de bajada sobre horas trabajadas
G. % tiempo de descanso o pausas sobre horas trabajadas
H. % tiempo otras actividades sobre horas trabajadas
Indicadores III: Tiempos Medios
I. Tiempo medio en el PdV
J. Tiempo medio de desplazamiento

139. Datos relevados usados como base para construir los
Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo
1. Cantidad de Visitas diarias programadas
2. Cantidad de Visitas diarias reales
3. Horas de trabajo reales
4. Total tiempo en la calle
5. Tiempo total en el PdV
6. Tiempo total de desplazamientos
7. Tiempo total rutinas de planificación
8. Tiempo total tareas de bajada
9. Tiempo total de descanso o pausas
10. Tiempo total otras actividades

140. Actividad 20
Presentación y Análisis de
Indicadores de Eficiencia del
uso del tiempo

141. Indicador I: Visitas
Cantidad de Visitas I.- Visitas Diarias
A. % de visitas reales
100
90
80
70
60
93%
50 55
59
40
1. Cantidad de Visitas 2. Cantidad de Visitas
diarias programadas diarias reales

142. Indicador II: Distribución de tiempos de trabajo
II.- Distribución de Tiempos II.- Distribución de Tiempos
H. Otras actividades;
B. % tiempo en la calle 0%
G. Descanso o
pausas; 19%
F. Tareas de
bajada; 7%
C. En el PdV; 50%
E. Rutinas de
planificación; 4%
70%
D. Desplazamiento;
20%
C. En el PdV D. Desplazamiento E. Rutinas de planificación
F. Tareas de bajada G. Descanso o pausas H. Otras actividades

143. Indicador III: Tiempos Medios
(en minutos)
III.- Tiempos Medios
10,0
8,0
6,5
6,0
4,0
2,6
2,0
0,0
I. Tiempo medio en el PdV J. Tiempo medio de
desplazamiento

144. Ideas Fuerza
Los beneficios son para el empleado y para la empresa
Efectividad de las organizaciones y del trabajador
Equilibrio entre P y CP
Indicadores de Gestión
Indicadores de Eficiencia del uso del tiempo

145. Sesión VI
Elaboración del Plan de Acción de
Mejora

146. Agenda de la Sesión V
• Recuperación de lo aprendido
• Ciclo de aprendizaje
• Plan de Acción de Mejora
• Objetivos de Mejora
• Cambios de hábitos
• Elaboración del Plan de Acción de
Mejora

147. Actividad 21
Recuperación de lo
aprendido
OK

148. Ciclo de Aprendizaje
Nuevo Hacer Aprendizaje
Hacer
CAMBIO
Planificar los Reflexionar sobre
Pasos Siguiente a partir el Hacer
de la Conclusiones
Sacar
Conclusiones a
partir de la
Reflexión

149. Ciclo de Aprendizaje y El Hachero Esforzado
A partir de la próxima
jornada el hachero
mantiene constante o
aumenta su El hachero corta cada
producción. vez menos árboles
Nuevo Hacer
Aprendizaje
Hacer
Planificar los CAMBIO Reflexionar sobre el
Pasos Siguiente a partir de Hacer
la Conclusiones
Sacar Conclusiones
a partir de la Inquieto y sorprendido
Reflexión consulta al capataz.
“—¿Cuándo afilaste tu
El hachero hacha la última vez?”
seguramente va a
“Detenerse a afilar el
dedicar un tiempo
hacha hace que luego
considerable a afilar
avancemos más rápido”
su hacha

150. Plan de Acción de
Mejora
Esquema de trabajo

151. La locura está en pretender obtener un
resultado diferente, haciendo siempre lo
mismo.
Albert Einstein

152. Elaboración del Plan de Acción de Mejora
Indicadores de Eficiencia del
Uso del Tiempo
Lo trabajado y
Propia Experiencia
aprendido durante
el taller Laboral
Reflexión y conclusiones
Matriz del Tiempo surgidas de la Entrevista
Personal a Preventistas
(Video)
CAUSAS QUE ORIGINAN LA SITUACIÓN ACTUAL
Definir Objetivos de mejora
Cambios de hábitos y/o Cambio de algún
comportamientos procedimiento de trabajo
Formular Plan de Acción

153. Elaboración del Plan de Acción de Mejora
Indicadores de Eficiencia del
Uso del Tiempo
Lo trabajado y
Propia Experiencia
aprendido durante
el taller Laboral
Reflexión y conclusiones
Matriz del Tiempo surgidas de la Entrevista
Personal a Preventistas
(Video)
CAUSAS QUE ORIGINAN LA SITUACIÓN ACTUAL
Definir Objetivos de mejora

154. ¿Qué son los Objetivos de Mejora?
• Son declaraciones de resultados medibles que se deben lograr dentro del marco
de tiempo de un plan.
• Un objetivo implica “determinar y definir el resultado que queremos lograr”.
• Un objetivo correctamente establecido consta de tres elementos:
1) Un verbo de acción o logro
2) Un resultado clave medible
3) Una fecha límite para lograrlo
• Ejemplos:
• Incorrectamente definido:
“Disminuir los tiempos de desplazamiento ál máximo posible”.
• Correctamente definido:
“Disminuir los tiempos de desplazamiento en un 10% para julio del 2009”.

155. Elaboración del Plan de Acción de Mejora
Indicadores de Eficiencia del
Uso del Tiempo
Lo trabajado y
Propia Experiencia
aprendido durante
el taller Laboral
Reflexión y conclusiones
Matriz del Tiempo surgidas de la Entrevista
Personal a Preventistas
(Video)
CAUSAS QUE ORIGINAN LA SITUACIÓN ACTUAL
Definir Objetivos de mejora
Cambios de hábitos y/o Cambio de algún
comportamientos procedimiento de trabajo
Formular Plan de Acción

156. Cambios de hábitos y Aprovechamiento del
tiempo
• Nadie pierde el tiempo a propósito
• La pérdida de tiempo es en general involuntaria
• Muchas veces es producto de malos hábitos
vinculados con:
• La comunicación
• Las relaciones interpersonales
• El uso del teléfono

157. Sugerencias para una Comunicación Eficaz
• Mejore su forma de expresarse
• Aprenda a adaptar su comunicación a las otras personas
• Utilice redundancia para eliminar malos entendidos
• Nunca asuma que el otro entiende lo que le quiere decir
• Aprenda a preguntar
• Aprenda a escuchar
• No prejuzgue
• Verifique siempre sus comunicaciones

158. Sugerencias para Evitar Conflictos Interpersonales
• Comprender que los conflictos con otras
personas con terribles devoradores de tiempo
• No perder el objetivo de su trabajo, así se
reduce el riesgo de entrar en conflicto
• Distinguir entre los mensajes dirigidos a la
“persona” y los dirigidos al “Preventista”

159. Sugerencias para el uso adecuado del teléfono
• Resérvese ciertas horas al día para hacer llamadas
• Concentre la realización de las llamadas
• No atienda todas las llamadas
• Establezca un tiempo fijo de no atención de llamadas
• Limite la duración de las llamadas
• Elimine el habito de colgarse al teléfono
• “Cierre” las llamadas, que no se hagan interminables
Use el teléfono, no deje que él lo use a usted.
Use el teléfono, no deje que él lo use a usted.

160. Actividad 22
Elaboración del Plan
de Acción de Mejora
Formulación del Plan

161. Pasos a seguir
1º Paso: Caracterización de la situación a mejorar
1.a) Indicador de Eficiencia del uso del Tiempo a mejorar
1b) Descripción de la situación
2º Paso: Reconocimiento de las consecuencias generadas por
la situación descripta
2.a) Para el trabajo del Preventista
2.b) Para la empresa
3º Paso: Definición de los objetivos a alcanzar mediante
3.a) Formulación del objetivo
3.b) Indicador Clave de Performance a mejorar
3.c) Valor objetivo
4) Plan de Acción o Sugerencia de Cambios
4.a) Acciones a Implementar
4.b) Sugerencias de cambios
4.c) Fecha de inicio de las acciones propuestas
4.d) Fecha de presentación de las propuestas a la empresa

162. 1º Paso: Caracterización de la situación a mejorar
Objetivos: Insumos:
• Identificar una o varias situaciones que • Datos obtenidos del Relevamiento de
a su criterio necesiten ser modificadas tiempos del Preventista
para lograr un mejor aprovechamiento • Entrevista a Preventistas
de su tiempo laboral. • Matriz del Tiempo
• Analizar y reconocer las variables que • Su propia experiencia
definen y caracterizan dicha situación.
1.a) Indicador de Eficiencia del uso del tiempo a Valor 1.b) Descripción de la
mejorar Hoy situación
Valor surgido del
Anotar el Indicador que relevamiento
se desee modificar

163. 1º Paso. Preguntas guía para la reflexión.
1. ¿Tenía una idea aproximada de la distribución del tiempo que expresan
los Indicadores de Eficiencia del Uso del Tiempo?
2. ¿Le parece que en algunos de los ítems se está destinando más tiempo
del necesario?
3. ¿Piensa que se debería destinar más tiempo a alguno de los otros
ítems?
4. ¿Reconoce algunas actividades que usted realiza habitualmente que
contribuyen a que la distribución de los tiempos sea la que expresan
estos resultados?
5. ¿Considera que estos resultados muestran su forma de organización
diaria?
a. Si ( ) ¿Por qué?
b. No ( ) ¿Por qué?
6. ¿Qué acciones podría realizar que le permitieran una mejor distribución
de sus actividades en el tiempo?

164. 2º Paso: Reconocimiento de las consecuencias
generadas por la situación descripta
Objetivo:
• Analizar y reconocer cómo impactan estos indicadores, tanto en el trabajo
del preventista como en los resultados de la empresa.
2.a) Para el trabajo del Preventista 2.b) Para la empresa
¿Cómo impacta el actual ¿Cómo cree que impacta
uso del tiempo en el el actual uso del tiempo en
trabajo que el preventista los resultados esperados
debe hacer diariamente? por la empresa?

165. 3º Paso: Definición de los objetivos a alcanzar
mediante
Objetivo:
• Definir un objetivo a alcanzar que implique un mejor aprovechamiento del tiempo.
• Identificar cuáles ICP es necesario modificar para alcanzar el objetivo deseado.
3.b) Indicador de Eficiencia del uso del 3.c) Valor
3.a) Formulación del objetivo
tiempo a mejorar objetivo
Definir en su grupo o Indicar el valor que el
Anotar los Indicadores Indicador deberá tener
en forma individual
de Eficiencia incluidos al finalizar el Plan de
el objetivo a lograr.
en el objetivo Acción de Mejora

166. 4º Paso: Plan de Acción o Sugerencia de
Cambios
Objetivo:
• Formular las acciones a implementar en el trabajo cotidiano del
preventista orientadas a lograr los objetivos propuestos.
• Formular las propuestas de cambio o modificación de algún
procedimiento de trabajo, orientado a lograr los objetivos propuestos.
4.a) Acciones a Implementar 4.b) Sugerencias de cambios
4.c) Fecha de inicio de las acciones propuestas: 4.d) Fecha de presentación de las propuestas a la
empresa:
¿Cuándo nos ¿Qué cambios propone
¿Qué acciones va a comprometemos a ¿Cuándo nos hacer a la empresa a fin
implementar en su trabajo comenzar a implementar comprometemos a de lograr los objetivos
que le permitirán lograr los las acciones propuestas presentar a la empresa propuestos?
objetivos propuestos? en este Plan de Acción las sugerencias de
de Mejora? cambios propuestas en
este Plan de Acción de
Mejora?

167. Actividad
ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
DE MEJORA
Exposición de los Planes de Acción de
Mejora

168. Actividad de Cierre
5 Recomendaciones

169. FIN
FIN