Presentación de taller Claves para Organizar tu Tiempo

1. CLAVES PARA
ORGANIZAR TU TIEMPO

3. Cristina Carmona.
• Directora de UP! Psicología & Coaching. Licenciada en
Psicología, Postgrado en Coaching Organizacional, Entrenamiento de
liderazgo y Trabajo en equipos. Formadora en programas de
habilidades directivas y emprendimiento, Seguimiento del trabajo de
equipos en Proyectos Consulting de Formación.

4. Qué vamos a hacer hoy
• Visión general del tiempo.
• 2. Estrategias y métodos del trabajo eficiente.
• 3. La planificación y agenda.
• 4. Uso de tareas.
• 5. Organización de reuniones.
• 6. Convertir dificultades en oportunidades.
• 7. La delegación o el arte de no hacer las cosas.
• 8. Ejercicios prácticos individuales y grupales para la práctica de los
conocimientos expuestos.

5. 1. VISIÓN GENERAL DEL TIEMPO
1.Duración de las cosas sujetas a mudanza
2. Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos
3. Época durante la cual vive alguien o sucede algo
4. Magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos,
estableciendo un pasado, un presente y un futuro, y cuya unidad en el
sistema internacional es el segundo.
5. Época durante la cual vive alguien o sucede algo.

6. “Llegar tarde a menudo nos roba la
oportunidad y el envío de nuestras fuerzas”
Maquiavelo

7. TRES ÁREAS DE DESARROLLO Y MEJORA DE
LOS TIEMPOS
• Personas: conceptualización y
dificultades personales…
• Procesos: estrategias adecuadas a las
demandas de la situación, de los
departamentos, gestión de reuniones,
delegar…
• Organización estructural:
comunicación interdepartamental,
estructura de la organización…

8. ¿Porqué ser puntual y organizado es tan
complicado?
Procrastinadores
• Creen que el tiempo se estira. Que en un minuto caben 10,
y por lo tanto pueden hacer de todo.
• Son excesivamente optimistas en cuanto a su capacidad y
utilizan tiempos absolutos. No tienen en cuanta recorridos,
horas punta, otros departamentos, documentos adicionales,
imprevistos, o acciones intermedias.
• Aseguran trabajar mejor bajo presión
• Pierden el tiempo en tareas poco relevantes

9. • No saben priorizar
• Se aburren con muchas tareas
• No toman decisiones,
necesitan verificar todo
• No llevan una organización mínima
de sus tareas
• Las organizan pero incumplen sistemáticamente
• No conceptualizan el tiempo como un valor:
dinero, inversión en otras cosas.

10. Cuando el error está en los PROCESOS
las pérdidas son innumerables
• Un puesto de trabajo o responsabilidad
mal definida
• Proceso de producción/
gestión no protocolarizado
• Reuniones interminables, mal gestionadas
• Falta de comunicación intra e interdepartamental
• Incapacidad para delegar en los empleados
• Ausencia de cuantificación y medidas de eficiencia
• Ausencia de protocolos de gestión de incidencias
• Ausencia de procesos de mejora que reduzcan las variables anteriores

11. Organización estructural
• Comunicación interdepartamental: No unificación de objetivos y
valores y prioridades
• Estructura de la organización No orientada a la eficiencia, a trabajar
mejor
• Organizaciones No enfocadas
a la calidad total
• Prácticas no orientadas al bienestar
de la organización
• Ausencia de liderazgo o de gestión del cambio

12. 2. ESTRATEGIAS Y MÉTODOS DE TRABAJO
EFICIENTE

15. TU TIEMPO ES ORO

16. ESTRATEGIAS Y MÉTODOS DE TRABAJO
EFICIENTE: EL INDIVIDUO
• Procrastinadores:
• Organizar las tareas y priorizarlas
• Identificar los ladrones de tiempo
• Establecer un protocolo de trabajo
• Dosificar el tiempo de trabajo en tiempos
cortos y definidos (20 min.)
• Realizar ingeniería inversa del tiempo, para
calcular eficazmente los tiempos y las tareas a
realizar
• La tarea que se puede hacer en el momento
NO se pospone
• Establecer los tiempos para afilar la sierra
• A tiempo es nuestro objetivo.

17. PRIORIZAR TAREAS
• Definir las tareas que pertenecen a nuestro trabajo: horario
• Análisis de diario de tareas a realizar: trello, ashana, evernote…
• Organizarlas en función de la urgencia e importancia.
“tendemos a reaccionar mejor ante la urgencia,
trabajo bajo presión. NO mejores resultados”

18. Reto: planificar y anticipar
Gestionar las tareas IMPORTANTES, antes de que
sean urgentes
Gestionar el tiempo es gestionar nuestros (malos)
hábitos
¿Qué estrategias debemos adoptar para
vencer nuestras barreras personales ?
1. CLASIFICAR LAS TAREAS EN EL BLOQUE
CORRESPONDIENTE
2. REALIZAR LAS TAREAS EN EL ORDEN CORRECTO.

21. Análisis ABC, para priorizar tareas
Consiste en dar prioridades a cada tarea
A. La más alta prioridad
B. Mediana prioridad y
C. la prioridad más baja.
En este método, alguien podría escribir todas sus tareas y dar a cada
tarea una letra de la A la C y luego completar las actividades en ese
orden.

22. MÉTODO POSEC
• 1. PRIORIZAR ‐ Tu tiempo y definir tu vida por metas.
• 2. ORGANIZAR ‐ Las cosas que tienes que realizar con regularidad
para tener éxito. (Familia y Finanzas)
• 3. Racionalización ‐ Cosas que tienes el gusto por hacer, pero que
debes hacer. (Trabajo y Tareas)
• 4. Economía ‐ Cosas que debes hacer, o tienes el gusto de hacer, pero
no son de apremiante urgencia. (Pasados los empos y socialización)
• 5. CONTRIBUIR ‐ Prestar atención a las pocas cosas que quedan por
hacer (Obligaciones Sociales).

23. Método GTD
• Recopilar: Extracción de toda la
información de nuestra mente
relacionada con tareas pendientes,
citas, proyectos, etc, para almacenar
en diferentes bandejas de entrada
(libretas, pizarras, cajas, etc, apps de
todo‐list).
• Procesar: Revisión de las bandejas de
entrada para determinar qué tipos de
tareas debemos hacer y cuáles deben
ser desechadas en nuestras
prioridades y estrategias.

24. Método GTD
• Recopilar: Extracción de toda la información de nuestra mente relacionada
con tareas pendientes, citas, proyectos, etc, para almacenar en diferentes
bandejas de entrada (libretas, pizarras, cajas, etc, apps de todo‐list).
• Procesar: Revisión de las bandejas de entrada para determinar qué tipos
de tareas debemos hacer y cuáles deben ser desechadas en nuestras
prioridades y estrategias.
• Organizar: Planificación, a través de listas de tareas, de las actividades a
ejecutar y de las que debemos hacer seguimiento tras ser delegadas.
• Revisar: Repasar y comprobar las listas de tareas creadas y alimentadas en
la fase de organización.
• Hacer: Ejecución de las tareas pendientes. De nada sirve lograr una
excelente planificación si finalmente no acabamos ejecutando las tareas.

25. ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DEL ESPACIO
• Aumenta la concentración
• Aumenta la productividad
• Aumenta la propia exigencia
personal, las expectativas
personales de eficiencia y la
probabilidad de éxito.

26. ORGANIZACIÒN Y GESTIÓN DE PROCESOS
Conocer tu proceso: realizar la
cadena de valor de tu empresa o
de un proceso, te permite
conocer en qué momento del
proceso hay pérdidas de tiempo
y errores que mejorar, el
personal y los recursos
implicados en él. Esta
herramienta te permite una
gestión del tiempo mejor y más
eficiente.

27. Las personas que gestionan bien su tiempo :
• Planifican, todos los días, todas las semanas, todos los
meses
• Saben donde están y donde quieren llegar
• Se dedican a una tarea y no dejan que otras interfieran
• Limitan las interrupciones de otros
• Organizan su tiempo y sus tareas en función de las
urgencias,
las necesidades, lo que les gustaría hacer…
• No se estresan con la lista, es un mapa.

28. LOS LADRONES DEL TIEMPO
• EN TU TRABAJO
• EN TUS MOMENTOS DE OCIO
• CON LA FAMILIA
• EN TUS TAREAS PERSONALES
• En qué momentos te gestionas bien
• Qué habilidades pones en marcha cuando lo haces
• Qué ladrones del tiempo interfieren en cada una

29. Generando habilidades
• Fija 10 tareas a realizar en los
próximos días
• Define su prioridad y cuando quiero
que estén listas.
• Define las tareas a desarrollar para
cada una de ellas

30. PLAN DE ACCIÓN
1. PROYECTOS
2. OBJETIVOS
1. PLANES DE ACCIÓNES
1. LISTA DE TAREAS

31. GESTIÓN DE REUNIONES
Aspectos clave para organizar la reunión
1.Definir el tipo de reunión:
• Informar: no se debe cancelar aunque falten miembros. Durac:
10min.
• Táctica semanal: no cancelar por falta de miembros, posponer
decisiones
importantes. Duración: 45min
• Estrategia mensual: concretar temas, ir preparado, todos los
miembros
deben estar. Duración: 2 horas
• Estrategia Anual: concretar la estrategia de la empresa, revisión de
la MVO.
Puede durar todo el día, mínimo 4 horas. No puede faltar ningún
miembro.

32. Siempre:
Debe nombrarse una persona que recoja los
puntos a tratar y
anote las decisiones tomadas, quién las ejecutará,
tiempos establecidos… y
pase los resultados a los asistentes.

33. Finalidad: por qué, para qué.
Marcar objetivos/finalidad: debemos conocer cuál es el objetivo de la
reunión
• a. Informar
• b. Buscar ideas
• c. Solución de problemas
• d. Toma de decisiones
• e. Determinar plan de acción aclarar responsabilidades
• f. Todo a la vez…

34. Qué y Quién
Contenido: ¿qué? Cuáles son los términos
en los que se va a desarrollar la reunión,
qué vamos a tratar y qué puntos se van a
desarrollar y cómo.
Colectivo: a quién va dirigida preparar
posibles cuestiones de interés de los
participantes, preguntas y respuestas
objeciones…

35. • Material: qué documentos deben presentarse, cómo se organizarán
los temas,
• Dónde cuándo, a qué hora…
• Roles: quién dirige la sesión quién modera, quién toma nota y pasa la
info…
• Controlar el tiempo
• Actitud positiva

36. Método SCRUM
Reunión diaria de sincronización de equipos
Para informar y la colaborar entre los miembros del equipo,
aumentando su productividad, al poner de manifiesto puntos en que
se pueden ayudar unos a otros.
Cada miembro del equipo debe responder las siguientes preguntas
máximo 15 minutos, de pie:
• ¿Qué he hecho desde la última reunión de sincronización? ¿Pude
hacer todo lo que tenía planeado? ¿Cuál fue el problema?
• ¿Qué voy a hacer a partir de este momento?
• ¿Qué impedimentos tengo o voy a tener para cumplir mis
compromisos en esta iteración y en el proyecto?

37. DELEGAR

38. ¿¿Porqué NO Delegamos??
•Necesidad de controlarlo todo
•Miedo a perder autoridad
•Necesidad de ser imprescindibles
•Miedo a que otros lo hagan mejor
•Creer que perdemos tiempo preparando al otro
•Miedo que el trabajo se haga mal

39. Repartir funciones y responsabilidades:
1. Qué tipo de proyecto es el que se está
delegando
‐Cuáles son los pasos que hay que seguir
‐Qué resultados se esperan
‐Para cuando se esperan esos resultados
2. Asignar la tarea
‐

40. Cómo lo hago en 15 puntos
1. Selecciona a la persona adecuada para el trabajo: el mejor
calificado y puede lograr los mejores resultados. O el más beneficiado
aprendiendo de esta experiencia al tomar el trabajo y lo aprovechará la
empresa más adelante.
2. Dale información suficiente. Determina en qué forma se sabrá que habrán
obtenido éxito.
3. Resalta el valor de este nuevo desempeño: para el otro, aprendizaje y
oportunidad de crecimiento . Para ti, que invertirás ese tiempo en otras
desempeños de interés.
9. Provee los recursos necesarios. más personas o recursos que se necesiten
para completar el trabajo. "

41. 4. Delega el trabajo completo a una persona y
dale toda la responsabilidad.
5. Elevará el interés del individuo en el
proyecto
6. Asegúrate de que otros sepan que tú has
dado la responsabilidad y autoridad a ese
individuo, y de que están en libertad de
trabajar y conseguir los resultados
7. Enfócate en los resultados, no en el
proceso. Delega responsabilidad, no trabajo.
Permítele ejercitar algo su iniciativa. Enfócate en
lo que tú quieres, no en cómo hacerlo.

42. 8. Informa a la persona en un lugar adecuado, donde puedas
explicarte y donde pueda manifestar sus dudas cómodamente.
9. Pregunta acerca de como conseguiría los objetivos, qué
haría, para asegurar que lo entiende y que tiene las
herramientas adecuadas para llevar a cabo la tarea o el
proyecto.
10.Concreta:los tiempos de entrega, fechas límite… tienen que
quedar muy claros, nada difusos, un día y una hora es lo más
acertado. De este modo la otra parte podrá poner la objeciones
necesarias en el momento y organizarse mejor.
11. Pon fecha de revisión del proyecto, de modo que puedas
radiografiar las circunstancias, resolver y verificar el buen
desarrollo.

43. 12. Ofrece retroalimentación positiva y constructiva. No te enfoques
en lo que está mal, o en el error de la persona, sino del Proceso:
orienta en ese momento y guía para mejorar el proceso y conseguir
objetivos.
13. Avisa de los escollos con los que se encontrará en el camino:
problemas en determinados departamentos, errores que suelen
cometer otros compañeros, demandas extra…
14. Admite que se acerque a ti con dudas, pero no resuelvas: Qué
harías tú, cómo crees que debemos proceder, qué alternativas
tenemos… que sea el otro quien responda.
15. Reconoce su trabajo y el mérito por lo realizado, personal y
públicamente, si es preciso.

44. GESTIÓN DE LAS CRISIS
DELA DIFICULTAD A LA OPORTUNIDAD
• Identificar el objetivo
• Identificar el problema
• Valorar posibilidad para delegar
• Identificar recursos: personal, procedimientos
• Identificar posibles soluciones
• Tomar decisión y llevar a la práctica

45. é

46. HACIENDO MALABARES
VIDA FAMILIAR VS.LABORAL

47. CLAVES PARA CONLIAR
• Organiza tu jornada laboral, tus procesos y
tus protocolos, estandariza todo lo que sea
posible.
• Concentra tus horas de trabajo: las jornadas intensivas son más
productivas.
• Cuenta a la hora de organizar tu jornada laboral con el tiempo qué
vas a dedicar a tu área personal.
• Disciplina: sé firme a la hora de cumplir con tus objetivos, mantén tu
horario con firmeza, gestiona reuniones de forma eficaz.

48. • Céntrate en la tarea: organiza los tiempos y las
tareas de modo que no tengas que estar
pendiente de otros factores. Si es preciso acota
tiempos cortos de trabajo, que te permitan
descansos para atender incidencias personales,
pero siempre bien definidos.
• Si ha terminado tu jornada laboral, deja claro
que sólo atenderás llamadas urgentes.
• La revisión del correo debe posponerse al día
siguiente(si hay algo realmente urgente te
llamarán).

49. • Si continuamente te abordan pensamientos sobre algún tema laboral,
durante tu tiempo personal: pon una hora concreta y durante 15
min(no más tiempo) dedícate a ese problema, pero exclusivamente
en ese momento, si ha pasado la hora, o no ha llegado, déjalo para su
momento.
• Recuerda que aquellas personas que SE DEDICAN TIEMPO para
disfrutar, para hacer y estar con aquellos que les hacen sentir bien y
con las actividades que les gustan , se sienten mejor, producen más y
son más felices.

50. CLAVES PARA
ORGANIZAR TU TIEMPO