Trabajo de investigación gestion dtal dabeiva lópez y luz m. sarmiento
1. TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
DABEIVA LÓPEZ FRANCO
LUZ MARINA SARMIENTO TORRES
Docente
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
Profesional CIDBA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
ASIGNATURA GESTIÓN DOCUMENTAL II
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2013
2. CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 3
OBJETIVOS 4
QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 5
ACTIVIDAD No. 1 6
ACTIVIDAD No. 2 28
CONCLUSIONES 42
WEBGRAFÍA 44
3. INTRODUCCIÓN
La siguiente actividad fue desarrollada en dos entidades o
instituciones ubicadas en diferentes puntos, una de ellas se
realizó en un colegio, cuya identidad se reserva por políticas
de seguridad de la entidad y a la cual llamaremos Institución
Educativa Mariscal Sucre, quien vio la necesidad urgente de
encontrar estrategias eficaces y de costo accesible, que le
permitiera administrar todo su volumen documental, para lo
cual a través de la contratación de personal capacitado,
subió sus primeros escalones para la obtención de una
gestión eficaz, a través de una serie de fases como se
explicarán en el desarrollo de la presente investigación.
La otra se llevó a cabo en una universidad donde tienen
implementado un software especial que permite mejorar
sustancialmente el servicio a los usuarios y la labor del
profesional de la información.
4. Con esta actividad se espera conocer y entender como
funciona el sistema de gestión documental en la biblioteca
de una universidades más importantes de la ciudad de
Manizales.
Conocer los beneficios obtenidos con la implementación de
un software, en este caso SIABUC para la biblioteca, motivo
de investigación.
En lo que a seguridad se refiere son dos las principales
funciones de un sistema de gestión documental: Garantizar
la integridad de los documentos, evitando pérdidas o
deterioros de los mismos y restringir el acceso a la
documentación solamente a las personas autorizadas.
OBJETIVOS
5. Sistema de Gestión Documental
Es el conjunto de
procesos y herramientas
necesarios para
administrar el ciclo
completo de vida de los
documentos generados
por una entidad,
incluyendo su creación,
digitalización, archivo,
edición, consulta,
distribución, aprobación,
entre otros, mediante
soluciones de software.
7. DocView
Es una aplicación de
Windows que se ejecuta en
un PC con una velocidad de
33 MHz o superior. DocView
puede recibir imágenes de
los documentos enviados a
través de Internet desde las
estaciones de trabajo de Ariel
situados a gran distancia.
Ariel es un paquete de
software desarrollado por el
Grupo de Bibliotecas de
Investigación para una
estación de trabajo que
comprende un ordenador, un
escáner y una impresora.
8. Uso DocView
Cuando llega un nuevo
documento a partir de un sistema
de Ariel, DocView le notifica a
través de un cuadro de diálogo y le
pregunta si desea verlo. Si decide
verlo, DocView la mostrará en
pocos segundos. Si usted decide
no ver, DocView le preguntará de
nuevo, en un intervalo nominal de
diez minutos. Durante ese
intervalo entre las notificaciones,
si desea ver el documento Ariel,
puede hacerlo seleccionando
"Copiar Ariel documento" en el
menú Documento de DocView:
9. Uso DocView
La Bandeja de entrada
muestra los mensajes en el
orden en que se reciben,
comenzando por el más
reciente en la parte superior.
La Bandeja de entrada le dice
si usted ha visto previamente
cada mensaje, además de
mostrar quién era, y su tema.
Seleccione el botón Ver para
tener DocView mostrar las
imágenes
Así es como aparece la Bandeja
de entrada del mensaje:
10. Uso DocView
Si selecciona Cascada de
la ventana de menú, DocView
mostrará todas las ventanas de
documento de una manera
superpuesta. Esta aparece como la
siguiente:
Las ventanas de los documentos
también pueden ser minimizados. Para
ello, haga clic en el cursor del ratón
sobre la flecha que apunta hacia abajo
en la parte superior derecha de la
ventana. Cada ventana minimizada
aparece como un icono. Si usted tiene
un montón de iconos, que puede ser
representada en ordenadas filas si
selecciona Organizar iconos de
la ventana de menú.
Así es como aparece la Bandeja
de entrada del mensaje:
11. Intervención Archivo
METODOLOGÍA O PLAN DE TRABAJO
PRIMERA FASE
Entre marzo 4 a marzo 22 de 2013
Levantamiento de inventarios: Se elaboró un
inventario natural de cada una de las dependencias,
mediante el cual se detallan cada una de las
unidades documentales que conforman el fondo
acumulado, como insumo para la creación de las
TRD.
12. Con el funcionario responsable revisar la tabla de
retención documental para identificar:
Si se incluyeron todas las carpetas que requiere
la dependencia, en caso de faltar alguna
agregarla en color rojo a la tabla de retención
documental con sus respectivos tipos
documentales.
Revisar todos los tipos documentales para
verificar nombres y completarlos en caso de
requerirse.
14. Intervención Archivo
SEGUNDA FASE
Entre abril 2 a mayo 31
Visita a cada dependencia
Con el funcionario responsable revisar la
tabla de retención documental para
identificar:
Si se incluyeron todas las carpetas que
requiere la dependencia, en caso de faltar
alguna agregarla en color rojo a la tabla de
retención documental con sus respectivos
tipos documentales.
Revisar todos los tipos documentales para
verificar nombres y completarlos en caso de
requerirse
15. Completar la tabla preguntando:
¿Quién tiene acceso a la información de esa
carpeta?
(Acceso a la información)
¿Cuántos años (mínimo dos años) debería
conservarlo en la oficina por ser de
constante consulta?
(Archivo de gestión)
¿Cuántos años debería conservarse la
carpeta en la institución por poseer
información de importancia histórica?
(Archivo Central – Algunos documentos
nunca deben eliminarse)
16. Completar la tabla preguntando:
¿Después de concluirse el tiempo en el
archivo de gestión qué hacer con la carpeta:
Eliminarla
Seleccionar un aparte de la información
(Qué tanta y con qué criterio) o
Conservarla totalmente?
17. Se hace un acta de eliminación y se guarda en
una caja para ser analizada por el Comité de
Archivo, las demás carpetas se analizan para
determinar cuánto tiempo más deberían
conservarse.
Se hace un inventario de archivo y se transfiere
al Archivo Central.
18. A cada dependencia se le solicita la siguiente
información:
¿Quién tiene acceso a la información de esa
carpeta?
La respuesta la coloca en la columna Acceso a la
información en el lugar correspondiente
¿Cuántos años (mínimo dos años) debería
conservarlo en la oficina por ser de
constante consulta?
La respuesta la coloca en la
columna AG: Archivo de gestión
19. A cada dependencia se le solicita la siguiente
información:
¿Cuántos años debería conservarse la
carpeta en la institución por poseer
información de importancia histórica?
La respuesta la coloca en la columna Archivo
Central (Algunos documento s nunca deben
eliminarse).
20. A cada dependencia se le solicita la siguiente
información:
¿Después de concluirse el tiempo en el
archivo de gestión qué hacer con la
carpeta: Eliminarla, Seleccionar un aparte de
la información (Qué tanta y con qué criterio) o
conservarla totalmente (CT)?
La respuesta (X) la coloca en la columna
correspondiente: E-S-CT
21. Martes 9 de abril de 2013
Regresar a cada oficina
CAJA 1: Archivos que no se van a conservar según
TRD según criterio del responsable del archivo y la
legislación.
CAJA 2: Archivos que se conservan de 2011 hacia
atrás, si hay que seleccionar o llevar a otra oficina
Archivador: en las gavetas inferiores solo archivo
2012 y dejar las gavetas para organizar en adelante
22. Miércoles 10 de abril de 2013
Creación un Comité de Archivo (según lo estipulado en
el artículo 4 del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva
del Archivo General de la Nación), para valorar lo que se
eliminará y se harán actas de eliminación.
El responsable del archivo hace un inventario de lo que
transferirá y lo traen al Archivo Central
Durante 15 días se visitará cada una de las dependencias
para la selección de información a intervenir y eliminar.
Para el cumplimiento de lo anterior, es vital la
disponibilidad y colaboración de la persona responsable
de cada dependencia.
23.
24. Fecha:
Hora:
Lugar:
Asistentes:
(Nombre Jefe Unidad Archivística) Jefe UAA
(Nombre del Responsable) Responsable del manejo de los Documentos UAA
Asunto: Eliminación de documentos
Atentamente dejamos constancia de la eliminación de los siguientes documentos, que de
acuerdo a la TRD ya cumplieron su ciclo o por ser documentos de apoyo en el Archivo
(nombre de la unidad archivística).
25. MODELO
ACTA DE TRANSFERENCIA No. _____
En ________________________, a los ____ ( ) días del mes de
____________________ de _______________, siendo las ________________, se
reunieron ________________________________________, en calidad de Jefe
de Archivo Central de ______________________ y
_____________________________, identificados como aparece al pie de sus
firmas, co el fin de formalizar la entrega transferencia de los documentos
cuyas fechas oscilan entre los años ___________ y ___________, contenidos
en _____________ unidades de conservación
_________________ __________________
Jefe DependenciaJefe Archivo Central
c.c. xxxxxxxxxx c.c. xxxxxxxxxxx
26.
27. La actividad anterior se realizó a través del el
software corporativo DocView, de la empresa
SERVITCP LIMITADA
El software adquirido por la entidad les ha
permitido realizar mejoras en los siguientes
aspectos:
Recuperación del patrimonio Documental.
Racionalización cíe la producción documental.
Solución software Gestión documenta!
"CSD.Wet"
Organización de Archivos.
29. SOFTWARE BIBLIOTECA
SIABUC es un software
auxiliar en las labores
cotidianas de un centro de
información o biblioteca,
ya sea universitaria,
pública o particular, sin
importar que sea pequeña
o grande.
30. SIABUC 9
Universidad Católica de Manizales
En 1997, la Universidad Católica, adquirió la
demostración del software SIABUC por unos meses y
posteriormente, compró la licencia a través de la
Universidad de Colima, México.
En 1999, fue adquirida la actualización SIABUC Siglo
XXI
Luego adquirió la versión SIABUC 8
La última versión adquirida es la de SIABUC 9
31. Licenciamiento de SIABUC 9
Con una misma licencia se pueden tener cualquier
número de clientes conectados al mismo tiempo.
La licencia del servidor se tiene que activar vía internet,
es Institucional e intransferible.
El software y sus actualizaciones se descargan vía
internet
32. Características de SIABUC 9
Permite los enlaces con internet (Google y otras
páginas de internet.
Es amigable
Compatible con MARC 21 y estándares bibliotecarios
Almacenamiento ilimitado
Proporciona integridad y seguridad de la información
33. Ventajas de SIABUC 9
El licenciamiento
Está en actualización constante
Soporte técnico sin costo
El software es integral
Actualizaciones sin costo
35. El funcionamiento de SIABUC 9, está basado en módulos, cada
módulo corresponde a una tarea específica dentro de la biblioteca:
1. ADQUISICIONES
Permite capturar los libros
pedidos, recibidos o donados con
una estructura de "Nota" que nos
permite tener visible en todo
momento la información completa
correspondiente a cada
movimiento.
36. Catalogación y procesamiento de
SIABUC 9
2. ANÁLISIS
En este módulo se realiza la catalogación
o procesos técnicos al material adquirido.
Dicha catalogación está basada en el
formato MARC. Se realiza también el
etiquetado del material y, de ser necesario,
la impresión de la ficha o juego de fichas
catalográficas. Algunos de los productos
que nos genera este módulo son:
Impresiones de etiquetas con clasificación
y/o códigos de barras, impresión de
tarjetas de préstamos, listados, consultas
simples, control de productividad de los
capturitas, entre otros..
37. Funcionamiento de SIABUC 9
3. CONSULTAS
Este módulo está orientado
hacia el usuario.
Generalmente se coloca
una o varias terminales a
disposición de los usuarios
de la biblioteca sustituyendo
de esta manera al
tradicional catálogo físico
de fichas catalográficas.
38. Funcionamiento de SIABUC 9
4. PUBLICACIONES PERIÓDICAS
Este módulo tiene funciones
parecidas al módulo de
Análisis pero orientado a
revistas.
Nos permite además
manejar un catálogo de
fichas analíticas (artículos o
interiores de la revista).
39. Funcionamiento de SIABUC 9
El proceso de realizar un
inventario se agiliza bastante con
este módulo que nos permite,
además, la identificación exacta
del material faltante y su posterior
descarte. Se recomienda utilizar
el código de barras para
aprovechar al 100% este módulo.
5. INVENTARIO
40. Funcionamiento de SIABUC 9
En este módulo se lleva un estricto
control de los préstamos de material,
incluye las siguientes funciones:
Catálogo de usuarios, el cual puede
incluso, importarse desde otro
sistema; préstamo a domicilio o en
sala, bloqueos de libros y de usuarios
conflictivos, reportes de usuarios
morosos, reportes de préstamos,
constancias de no adeudo, entre
otras.
6. PRÉSTAMOS
41. SIABUC 9
ESTADÍSTICAS
Presenta diversos reportes sobre las tareas realizadas en los
diferentes módulos de SIABUC. Algunas de las estadísticas
incluyen:
Préstamos, consultas, productividad, compras, donaciones,
entre otras.
PUBLICACIONES EN WEB
Permite poner los catálogos de SIABUC disponibles a través de
una página WEB (sólo para servidores basados en Windows).
42. CONCLUSIONES
La Gestión Documental no es sólo un proceso de
organización, digitalización y automatización del
sistema de archivo, sino que a partir de su
implementación se empieza a generar valor en cada
uno de los procesos internos de la organización desde
distintos frentes:
Facilita localizar todo tipo de documentos, desde
su estación de trabajo o cualquier lugar del mundo,
cualquier usuario autorizado puede localizar
documentos fijando criterios de búsqueda.
Desde el frente de una biblioteca, sea esta pública,
privada, especializada, chica o grande.
43. CONCLUSIONES
La cantidad de documentos que se generan a diario en las
empresas es cada vez mayor. Es por tanto necesario que
todas las empresas dispongan de un sistema de gestión
documental, en realidad todas gestionan la documentación de
una u otra forma, pero lo lógico es realizarlo de un modo que
nos ahorre tiempo en el almacenamiento de la información y
en su posterior consulta.
Los beneficios son muy significativos, tanto para los
funcionarios puesto que les que permite prestar un servicio
ágil y eficaz, como para los usuarios que ven satisfechas
todas sus necesidades con calidad.
