1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD RAFAEL BELLOSO CHACÍN
VICERRECTORADO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
DECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO
MAESTRÍA EN GERENCIA DE PROYECTOS INDUSTRIALES
MODELO SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTO
Franco, Zorangel
Iseas, Douglas
Rodriguez, Iliana
Maracaibo, marzo de 2009

2. Sistema de Información Gerencial para la Identificación de Riesgos del Proyecto
Área de Conocimiento: Gestión de Riesgos del Proyecto
Un riesgo de un proyecto es un evento o condición inciertos que, si se produce, tiene un efecto positivo o negativo sobre al menos un objetivo del proyecto, como tiempo,
coste, alcance o calidad (es decir, cuando el objetivo de tiempo de un proyecto es cumplir con el cronograma acordado; cuando el objetivo de coste del proyecto es cumplir
con el coste acordado; etc.). Un riesgo puede tener una o más causas y, si se produce, uno o más impactos. (Guía del PMBOOK 2004).
No todos los proyectos requieren de un enfoque formal de administración de riesgo, pero la administración de riesgo debe convertirse en un proceso sistemático aplicado
de una manera disciplinada para obtener el máximo beneficio.
La administración del riesgo es el proceso sistemático de planificar, identificar, analizar, responder y controlar los riesgos del proyecto. Este proceso trata de maximizar la
probabilidad de ocurrencia de los sucesos adversos.
Si bien muchos directores de proyectos utilizan un razonamiento intuitivo como punto de partida para el proceso de toma de decisiones, el administrador del riesgo mira
más allá, evaluando el nivel de riesgo y los efectos que puede tener el progreso del proyecto. (Lledó y Rivarola, 2007).
Los sistemas de información gerencial permiten a los directores de proyectos la toma de decisiones acertada y oportuna en cualquier situación que se identifique como un
riesgo para el proyecto, contribuyendo al diseño de estrategias para tomar acción correctiva como para prevenir una situación de riesgo.
A continuación se muestra entonces una propuesta de un modelo de Sistema de Información Gerencial orientado a la Identificación de riesgos en el área de Conocimiento
de la Gestión de Riesgos de un Proyecto. Este modelo permitirá a un director de proyecto y a su equipo de trabajo, la toma de decisiones oportunas encaminadas al
desarrollo de procesos, que dan respuesta a las exigencias de los entornos del proyecto, en términos de efectividad y eficiencia al garantizar la calidad en la administración
de un proyecto.
Entradas Procesos Salidas
Como elementos de entrada para el sistema de información gerencial se
consideran las personas que participan en las actividades de identificación
de riesgos, donde se incluye al Gerente del Proyecto, el equipo técnico y si se
quiere también la consideración de opinión y apoyo de expertos en riesgos.
El personal involucrado en la identificación de riesgos representa también el
medio de difusión de todas las entradas para el desarrollo de los procesos
respectivos.
También se considera información insumo que ayude al conocimiento de
posibles riesgos y cómo pueden identificarse, ubicando dicha información en
la documentación existente como el alcance del proyecto, elementos de
entrada provenientes del cliente para el desarrollo del proyecto, base de
datos y lecciones aprendidas de proyectos ya finalizados.
Toda la recopilación de estas entradas es procurada utilizando recursos de
financiamiento, estaciones de trabajo, servidores de datos, y mediante el
empleo de tecnología actualizada, los cuales también se consideran
entradas para los procesos de identificación de riesgos.
Las entradas mencionadas provienen de las diferentes gerencias de la
organización quienes son las fuentes de suministro de estas entradas, tales
como la gerencia de administración para los recursos financieros, la gerencia
comercial, la gerencia de recursos humanos para suministro y estudio del
perfil del personal involucrado (entorno del proyecto), obteniendo a su vez
estas entradas también de un entorno más global o externo al proyecto,
como lo son los bancos, los proveedores, la comunidad y el gobierno.
Para los procesos de identificación de riesgos debe
tomarse acción sobre cada una de las entradas que
sirven de alimentación al sistema de información, por lo
que se considera lo siguiente:
Identificación de los riesgos mediante la revisión de la
documentación del proyecto, como por ejemplo su
alcance, acta de constitución, plan de gestión,
estructura de desglose del trabajo, manuales, entre
otras, así como la revisión de la base de datos existente
de proyectos ya finalizados, analizando también toda su
documentación incluyendo el registro de lecciones
aprendidas, lo que contribuye al listado de categorías o
fuente de riesgos (Riesgo Técnico, Riesgo relacionado
con la administración, Riesgo organizacional y Riesgo
Externo), investigación de causas – raíces, y a la
caracterización y toma de acciones preventivas para
atacar los posibles riesgos que puedan presentarse.
El procesamiento de toda esta información se realiza
también mediante entrevistas con el personal
involucrado tanto propio del proyecto como de agentes
externos especializados, que también deben haber
revisado la documentación existente para poder emitir
opiniones apropiadas y vinculadas con el proyecto.
Toda la información procesada
debe ser vaciada en registros de
riesgos, los cuales se consideran
los productos o salidas del
sistema de información, en los
cuales se debe reflejar para cada
riesgo identificado información
como la siguiente: Importancia,
Etapa del ciclo de vida del
proyecto donde ocurre el riesgo,
Frecuencia de ocurrencia,
Posibles causas, Detección,
Posibles impactos físicos y
económicos, actividad o proceso
afectado, ente afectado y
respuesta inicial al riesgo.
Estas salidas van dirigidas hacia el
entorno del proyecto y el entorno
global, que harán uso de esta
información para los fines
consiguientes, tal como la
dirección técnica de la empresa,
los accionistas y los clientes.