Análisis comparativo entre Business Process Management System (BPMS) y sistemas de gestión de flujos de trabajo automatizados (Workflow Management), con énfasis en Oracle Workflow

1. Análisis
Técnico BPMS vs.
Workflow
Egdares Futch H.

2. 1
ANÁLISIS DE TECNOLOGÍA BPM
¿Qué es un BPMS?
De acuerdo al documento “The Top Four Usage Cases for a BPMS” de la empresa Gartner, un Business
Process Management System – BPMS por sus siglas en inglés, es una colección integrada de tecnologías
de software que permite el control y la gestión de procesos de negocio. El informe menciona algunos
beneficios a corto plazo como ahorros de tiempo y costos, cumplimiento de reglas y regulaciones, así
como ventajas a largo plazo: visibilidad entre procesos horizontales, la agilidad para satisfacer las
cambiantes necesidades de los usuarios y del mercado, y el soporte a la mejora continua de procesos.
En ese documento se menciona también que los sistemas BPMS usan modelos de procesos para coordinar
las interacciones entre personas, sistemas e información como aspectos interrelacionados del trabajo en
las empresas. Dicho enfoque integra los recursos físicos utilizados durante la ejecución, con el diseño del
proceso para aumentar la flexibilidad; en ese caso, el sistema BPM actúa como un "súper workflow",
coordinando todos los recursos de un proceso. Debe notarse que manejar flujos de trabajo no es el nuevo
nombre de un BPMS; es sólo una de las muchas capacidades que entrega un BPMS, entre los cuales se
puede mencionar:
 Modelado de Procesos de Negocios, más allá de un flujo de trabajo. Es decir, que considera
entradas, actividades, eventos, notificaciones y salidas gestionadas, y no solamente un cambio de
etapas de una transacción o solicitud.
 Manejo de Reglas de Negocio para toma de decisiones automatizada dentro de los procesos, de
forma que el sistema pueda elegir procesos subsiguientes a realizar con base a la información que
recibe; por ejemplo, si observara una solicitud en la que el tipo de negocio es una Cooperación
Técnica, automáticamente podría decidir saltar la etapa de Evaluación de Impacto.
 Gestión de estadísticas, tiempos e indicadores para los procesos automatizados, de forma que se
cuenten con indicadores de proceso generados y actualizados de forma automática desde la
definición inicial del proceso.
 Integración y orquestación de sistemas, actividades y personas para lograr los objetivos del
negocio, de forma que puede integrar otros aplicativos, bases de datos y mensajería para
interactuar y procesar sus transacciones.
 Tecnología basada en Arquitectura Orientada a Servicios (SOA)1
, la cual facilita la integración y
creación de nueva funcionalidad para extender el alcance del aplicativo; por ejemplo, podría
crearse un Servicio en el sistema central para agregar nuevos clientes, y publicarlo hacia la página
Web, de forma que podría servir de punto de contacto para el registro de nuevos clientes.
1
Arquitectura Basada en Servicios (SOA): Diseño de sistemas por medio de empaquetar funciones de programas
(crear usuarios, crear préstamos, consultar préstamos, etc.) dentro de componentes denominados “Servicios”, con
el fin de tener facilidad y flexibilidad de integración con sistemas legados, alineación directa a los procesos de
negocio reduciendo costos de implementación, innovación de servicios a clientes y una adaptación ágil ante
cambios.

3. 2
Consideraciones al implementar un BPMS
La empresa Gartner ha identificado en el documento “Hype Cycle for Business Process Management
2012”, ciertas consideraciones a tomar en cuenta al implementar un sistema BPMS:
Crecimiento fuerte en el mercado de tecnología BPM indica crecimiento en la adopción de la tecnología
Según el informe referido, el mercado de BPMS sigue creciendo a un ritmo significativo. El valor de
mercado en el año 2011 tuvo un aumento del 9,7%, estimando que para el 2016 tenga un ritmo similar
([9.65%]). Gran parte de este crecimiento todavía está siendo impulsado en Europa y Estados Unidos, con
participación fuerte en América Latina - especialmente en Brasil y Chile.
Mejora continua de las herramientas
Según el informe de Gartner, las empresas continúan haciendo inversiones en mejorar las herramientas
de BPM, creando nuevos componentes de integración, mejoras en la usabilidad para analistas de
procesos, y en algunos sistemas, plantillas de procesos pre construidos como plantillas, que permiten
acelerar el diseño de procesos de negocios.
La falta de personal con entrenamiento en BPM ha impactado negativamente en los proyectos
Encuestas de Gartner indican que la falta de profesionales de BPM capacitados y experimentados está
impactando negativamente en la capacidad de las organizaciones para completar sus proyectos. La
necesidad de encontrar y reclutar a los recursos adecuados es un reto importante para los proyectos; al
adoptar esta tecnología, internamente las empresas deben también capacitar a su personal en la misma.
Análisis de Herramientas Existentes en el Mercado
La empresa Gartner produce anualmente un reporte comparativo de las empresas líderes en el mercado
BPM, la cual se resume en el Cuadrante Mágico, actualizado a marzo de 2014, adjunto. En este cuadrante,
esta firma especializada establece calificaciones para los proveedores, separándolos en cuatro
clasificaciones: Líderes, Visionarios, Contendientes y Productos de Nicho.

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Este cuadro cataloga a las empresas Pegasystems, Appian e IBM como Líderes, y a Oracle en la categoría
de Visionarios, muy cerca del cuadrante de Líderes.
De igual manera, la empresa Forrester Research hace un análisis de las plataformas BPM en 2013 y la
presenta gráficamente como conjuntos basados en su especialización, de la siguiente manera:
 Suites BPM, que consisten en plataformas exclusivas para la ejecución de procesos dentro de ellas
 Suites de Integración, que consisten en plataformas para integrar sistemas y ejecutar procesos
horizontales entre sistemas, en forma coordinada
 Suites de Gestión Documental, que consisten en plataformas primariamente usadas para
almacenar documentos, pero que integran algunas características de automatización de procesos.
En la intersección de los conjuntos se encuentran cuatro herramientas, que a criterio de los analistas de
Forrester reúnen las características de todos los criterios de especialización, entre los cuales encontramos
a Oracle.

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A continuación un análisis de los Líderes según Gartner, así como una comparación de Oracle BPMS:
Appian
Según datos compilados por la empresa StraightForward Methods, Appian, fundada en 1999, es considera
un líder en innovaciones para aplicativos BPMS que incorporan características Sociales, Cloud y Móviles.
Cuenta con aproximadamente 300 clientes, ninguno en Latinoamérica. Su precio se reporta como Medio-
Alto, con implementaciones básicas que inician a un 25% del costo de Oracle, esto debido a que
principalmente es un servicio en la Nube.
La empresa Gartner lo considera uno de los productos más amigables desde el punto de vista de usuario
final, y que su fortaleza principal es la posibilidad de su uso en la Nube, y sus características sociales y de
movilidad. En cuanto sus debilidades, Gartner informa que Appian tiene problemas de gestión de su
crecimiento interno y su desarrollo de redes de partners con la calidad y consistencia necesaria para
afrontar el crecimiento en la demanda de servicios.
Appian cuenta con aproximadamente 5 socios de negocios que tienen autorizado el territorio en México,
Brasil y el Caribe. Se revisaron los perfiles en Internet de estas empresas, y la mayoría se localizan en
Estados Unidos, con un portafolio no relevante de proyectos en esta área.

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Pegasystems
Según datos compilados por la empresa StraightForward Methods, Pegasystems, fundada en 1983, inició
desarrollando motores basados en reglas para sistemas Customer Relationship Management, es
considera un líder en aplicativos BPMS en la actualidad. Cuenta con una gran base instalada de clientes.
Su plataforma de soporte es principalmente .Net de Microsoft y Java. Su precio se reporta como Alto, con
implementaciones básicas de hasta 2.5 veces el costo de una implementación base en Oracle.
La empresa Gartner considera que la principal fortaleza del sistema Pegasystems es su arquitectura
unificada y su diseño centrado en el negocio, que le permite capturar los objetivos de procesos de una
forma que permite colaborar a los usuarios y a las áreas de IT. De la misma manera, cuenta con una sólida
arquitectura basada en Java, con características de alta disponibilidad. No obstante lo anterior, Gartner
recomienda no incorporar herramientas externas de otros proveedores, dada la fuerte integración de la
plataforma de Pegasystems, prefiriendo usar los adaptadores de integración para aplicativos del
fabricante. Se considera además que Pegasystems no es competitivo en precios, por su enfoque
corporativo en cuentas de alto nivel.
Pegasystems no lista socios de negocios en Latinoamérica en su página Web. En el proceso de 2012 fue
contactada directamente e indicó que no estaba buscando negocios en la región por el momento.
IBM
El sistema BPMS de IBM es una adquisición de la empresa denominada anteriormente Lombardi. Según
datos compilados por la empresa StraightForward Methods, el producto actual de IBM es la combinación
de Lombardi junto con un administrador de contenidos FileNet. Cuenta con una gran base instalada de
clientes. Su plataforma de soporte es principalmente Java. Su precio en implementaciones iniciales tiene
un costo similar al de Oracle en cuanto a licenciamiento.
Según Gartner, el producto de IBM cuenta con capacidades avanzadas de configuración, integración y
diseño de procesos, con la posibilidad de integración a sistemas diversos y varias bases de datos. No
obstante lo anterior, considera que es una herramienta difícil de configurar debido a que consiste en una
combinación de muchos productos, que introducen complejidad en la plataforma. De la misma manera,
considera que no es competitiva en cuanto a precios.
Debido a la complejidad de la plataforma de IBM, la curva de aprendizaje para gestionar esta plataforma
puede ser elevada, y además requiere de una gran cantidad de recursos en cuanto a servidores y
productos a configurar, lo que introduce factores de riesgo en su implementación.
Oracle
El sistema BPMS de Oracle es una adquisición de la empresa denominada anteriormente BEA con su
producto Aqualogic y Fuego, para ser colocado como la propuesta de esta empresa para la gestión de
procesos y flujos de trabajo, como una evolución de Oracle Workflow. Según datos compilados por la
empresa StraightForward Methods, el producto actual de Oracle cuenta con una gran base instalada de

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clientes. Su plataforma de soporte es principalmente Oracle, con soporte directo e integración a toda la
plataforma Oracle.
Según Gartner, Oracle BPMS presenta un enfoque integral como plataforma de gestión de procesos para
aplicaciones Oracle como para proyectos de BPM, soportando monitoreo de procesos, manejo de
eventos, reglas de negocios y la posibilidad de proveer servicios de integración a otros aplicativos. Como
inconveniente, Gartner ha notado la dificultad de ubicar consultoras con experiencia en la plataforma.
Comparación entre Oracle Workflow y Oracle BPMS
De acuerdo al documento emitido por la empresa Oracle, denominado “Migrating from Oracle Workflow
to Oracle BPM”, el sistema Oracle Workflow fue creado por esta empresa como una herramienta para
gestionar las tareas de flujo de trabajo y conectar los flujos de información entre las personas y las
aplicaciones. Es esencialmente una aplicación de base de datos y utiliza una herramienta denominada
Workflow Builder, el cual es una herramienta de modelado gráfico que permite crear, ver o modificar los
procesos de negocio usando drag&drop. Este producto de flujo de trabajo fue incorporado en Oracle E-
Business Suite para la gestión de sus flujos de trabajo. Desde entonces, las demandas en la gestión de
procesos se han incrementado, y se han desarrollado nuevas prácticas para el modelado de procesos y su
ejecución.
Para atender estas nuevas prácticas, las empresas consultoras están aconsejando considerar la migración
a Oracle Business Process Management (BPM) de los aplicativos basados en Oracle Workflow, a fin de
contar con la nueva generación de tecnología de procesos de Oracle. Según esta recomendación, el Oracle
BPM Suite ofrece un entorno integrado para el desarrollo, la administración y el uso de aplicaciones de
negocio basadas en los procesos de negocio.
De acuerdo a la documentación de Oracle, tanto Oracle Workflow como BPMN son fundamentalmente
lenguajes de flujo gráfico, por lo que un proceso que se implementa en una tecnología se puede
implementar en la otra. Sin embargo, tienen diferentes modelos, en los cuales se observa lo siguiente:
 Para el modelado de procesos y ejecución, los analistas hacen uso de las mismas herramientas
pero con módulos diferentes. Para el caso de usar BPM, se usa JDeveloper+BPM Studio mientras
que Oracle Workflow usa JDeveloper+Workflow Builder. Esto hace que sea una mejora
incremental para el personal técnico, y que no requiere de un cambio grande de forma de
interactuar con la herramienta.
 Las gráficas de flujo de procesos en Oracle BPM Studio, se hacen con diagramas de Business
Process Model Notation (BPMN) 2.0, un estándar internacional en los procesos de negocio de
modelado. En cambio, Oracle Workflow usa una diagramación propietaria. Esto hace que los
flujos que se hagan en Oracle BPM pueden reutilizarse en otras herramientas para análisis de
tiempos, simulación, validación de roles y funciones, etc.

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 El servidor de Oracle BPM proporciona un ambiente para la ejecución de procesos de negocio.
También ejecuta las interacciones con los usuarios para procesos que requieren interacción de
una persona, y maneja también Reglas de Negocio para la toma de decisiones automática. En la
práctica, esto implica que los sistemas basados en esta plataforma pueden manejar
automáticamente la mayor parte de interacciones y decisiones, con un nivel de programación
menos complejo, donde no hay que especificarle completamente todas las acciones que el
sistema debe realizar.
Si bien hay diferencias entre Oracle Workflow y Oracle BPM como herramientas de gestión de procesos y
flujos de trabajo, se considera que Oracle BPM es la tecnología de reemplazo para Oracle Workflow, con
capacidades de crecimiento a futuro. La migración es facilitada por la capacidad de convertir y adecuar
procesos existentes basados en Oracle Workflow, y que los programas desarrollados pueden ser
reutilizados al migrar a este producto. Lo anterior implica que un proceso de cambio de Oracle Workflow
a Oracle BPM será relativamente suave, y minimiza los riesgos y la curva de aprendizaje.
Otros beneficios de uso de Oracle BPM incluyen:
 Facilidad de uso para los analistas de tecnología y de procesos
 Mejora de la experiencia del diseñador con los aspectos funcionales de la tecnología BPM,
incluyendo Modelado, Manejo de Reglas, Monitoreo y Estadísticas
 Se conservan e integran las inversiones existentes, por medio de la "habilitación de servicios" y
reusando programación PL / SQL existente
 Integración fácil con otros sistemas o tecnología a través de una implementación de servicios y
arquitectura de procesos basados en estándares actualizados
 Alineamiento a la ruta de estrategia futura de productos Oracle
CONCLUSIÓN: La tecnología BPM, que integra no solamente el manejo de flujos de trabajo,
sino que incorpora la gestión de procesos, incluyendo medición, estadísticas, reglas de
aplicación e interacción con usuarios, es una evolución natural de los flujos de trabajo
automatizados (Workflow).
La migración o transferencia de flujos desarrollados en la herramienta Oracle Workflow
hacia Oracle BPMS es factible, así como el aprovechamiento de recursos ya desarrollados.