Como hemos señalado en diversos artículos la existencia de un plan o maqueta de negocio es fundamental para una implementación exitosa de un software de gestión de recursos empresariales (ERP)​. Aunque la mayoría de los proveedores de software ERP​ ​(Enterprise​ ​Resource Planning)​, consultores e integradores de sistemas afirman que se centran en los procesos de negocio, la mayoría no lo hacen bien. De hecho, una simple revisión de gran parte de los entregables de un ERP​ ​prediseñado son plantillas (templates) que otros integradores de sistemas y consultores han creado y que, en gran cantidad de casos, dejan mucho que desear.

1.
Los​ ​ERP​ ​pre​ ​configurados​ ​no
aseguran​ ​la​ ​gestión​ ​de​ ​procesos​ ​de
negocios
Como​ ​hemos​ ​señalado​ ​en​ ​diversos​ ​artículos​ ​la​ ​existencia​ ​de​ ​un​ ​plan​ ​o​ ​maqueta​ ​de
negocio​ ​es​ ​fundamental​ ​para​ ​una​ ​implementación​ ​exitosa​ ​de​ ​un​ ​software​ ​de​ ​gestión
de​ ​recursos​ ​empresariales​ ​(​ERP)​.
Aunque​ ​la​ ​mayoría​ ​de​ ​los​ ​proveedores​ ​de​ ​software​ ​​ERP​ ​(Enterprise​ ​Resource
Planning)​,​ ​consultores​ ​e​ ​integradores​ ​de​ ​sistemas​ ​afirman​ ​que​ ​se​ ​centran​ ​en​ ​los
procesos​ ​de​ ​negocio,​ ​la​ ​mayoría​ ​no​ ​lo​ ​hacen​ ​bien.​ ​De​ ​hecho,​ ​una​ ​simple​ ​revisión​ ​de
gran​ ​parte​ ​de​ ​los​ ​entregables​ ​de​ ​un​ ​​ERP​ ​​prediseñado​ ​son​ ​plantillas​ ​(templates)​ ​que
otros​ ​integradores​ ​de​ ​sistemas​ ​y​ ​consultores​ ​han​ ​creado​ ​y​ ​que,​ ​en​ ​gran​ ​cantidad​ ​de
casos,​ ​dejan​ ​mucho​ ​que​ ​desear.

2. Diversos​ ​estudios​ ​muestran​ ​que​ ​un​ ​factor​ ​que​ ​contribuye​ ​a​ ​altas​ ​tasas​ ​de​ ​fracaso
del​ ​​software​ ​de​ ​administración​​ ​de​ ​recursos​ ​empresariales​ ​(​ERP​ ​-​ ​​Enterprise
Resource​ ​Planning)​​ ​​es​ ​la​ ​falta​ ​de​ ​enfoque​ ​en​ ​la​ ​gestión​ ​de​ ​procesos​ ​de​ ​negocio,​ ​los
mapas​ ​de​ ​procesos​ ​y​ ​la​ ​panacea​ ​del​ ​pre​ ​cinfigurado.
Antes​ ​de​ ​aclarar​ ​la​ ​diferencia​ ​entre​ ​toda​ ​regla​ ​de​ ​gestión​ ​de​ ​procesos​ ​de​ ​negocios​ ​y
procesos​ ​pre​ ​configurados,​ ​es​ ​útil​ ​entender​ ​la​ ​importancia​ ​de​ ​esta​ ​actividad​ ​crítica.
Los​ ​​ ​procesos​ ​empresariales​ ​de​ ​una​ ​organización​ ​sirven​ ​como​ ​el​ ​fundamento​ ​de
toda​ ​la​ ​implementación.​ ​En​ ​otras​ ​palabras,​ ​varias​ ​actividades​ ​clave​ ​se​ ​basan​ ​en
procesos​ ​de​ ​negocio​ ​claramente​ ​definidos​ ​incluyendo:
● Documentación​ ​de​ ​formación​ ​de​ ​usuarios.
● Pruebas​ ​piloto.
● Gestión​ ​del​ ​cambio​ ​organizacional
● Definición​ ​de​ ​perfiles​ ​de​ ​seguridad.
● Los​ ​planes​ ​de​ ​formación​ ​de​ ​usuarios​ ​finales.
● La​ ​realización​ ​de​ ​beneficios.
Sin​ ​definir​ ​claramente​ ​los​ ​procesos​ ​de​ ​negocio,​ ​roles​ ​y​ ​responsabilidades
organizacionales​ ​en​ ​el​ ​nuevo​ ​sistema,​ ​y​ ​​​las​ ​métricas​ ​relacionadas​ ​con​ ​el
rendimiento,​ ​las​ ​empresas,​ ​sin​ ​duda,​ ​van​ ​a​ ​terminar​ ​con​ ​un​ ​​software​ ​de
administración​​ ​de​ ​recursos​ ​empresariales​ ​(​ERP)​​ ​que​ ​no​ ​está​ ​bien​ ​alineado​ ​con​ ​las
necesidades​ ​empresariales​ ​y​ ​el​ ​software​ ​de​ ​gestión​ ​no​ ​entregará​ ​los​ ​beneficios​ ​de
negocio​ ​esperados.
Hacia​ ​un​ ​enfoque​ ​de​ ​negocio
Aquí​ ​hay​ ​cinco​ ​elementos​ ​que​ ​deben​ ​buscarse​ ​al​ ​evaluar​ ​si​ ​su​ ​proyecto​ ​tiene​ ​el
grado​ ​justo​ ​de​ ​enfoque​ ​en​ ​la​ ​gestión​ ​de​ ​procesos​ ​de​ ​negocio.
1.​ ​Listas​ ​de​ ​control​ ​de​ ​software​ ​pre​ ​configurado​ ​frente​ ​a​ ​procesos​ ​principio-fin
(end-to-end)​ ​de​ ​flujos​ ​de​ ​trabajo​ ​de​ ​procesos​ ​de​ ​negocio.
Lo​ ​que​ ​hay​ ​que​ ​recordar​ ​acerca​ ​de​ ​la​ ​mayoría​ ​de​ ​los​ ​consultores​ ​e​ ​integradores​ ​de
sistemas​ ​de​ ​gestión​ ​de​ ​recursos​ ​empresariales​ ​(​ERP)​ ​​es​ ​que​ ​se​ ​centran​ ​en​ ​la
funcionalidad​ ​del​ ​software,​ ​no​ ​en​ ​el​ ​negocio,​ ​por​ ​lo​ ​que​ ​la​ ​mayor​ ​parte​ ​de​ ​su​ ​foco
está​ ​en​ ​la​ ​definición​ ​de​ ​lo​ ​que​ ​necesitan​ ​saber​ ​a​ ​fin​ ​de​ ​configurar​ ​el​ ​software
correctamente.​ ​Si​ ​bien​ ​esto​ ​es​ ​ciertamente​ ​importante​ ​para​ ​una​ ​implementación
exitosa,​ ​es​ ​un​ ​enfoque​ ​miope​ ​que,​ ​por​ ​lo​ ​general,​ ​se​ ​traduce​ ​en​ ​una​ ​mala​ ​definición
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3. de​ ​los​ ​procesos​ ​y​ ​la​ ​aceptación​ ​del​ ​usuario​ ​de​ ​los​ ​nuevos​ ​procesos​ ​sin​ ​comprender
mucho​ ​qué​ ​está​ ​aceptando.
Por​ ​ejemplo,​ ​se​ ​han​ ​encontrado​ ​que​ ​la​ ​mayoría​ ​de​ ​los​ ​entregables​ ​de​ ​integradores
de​ ​sistemas​ ​​SAP​ ​pre​ ​configurados​,​ ​por​ ​lo​ ​general​ ​se​ ​leen​ ​como​ ​una​ ​lista​ ​de​ ​alto
nivel​ ​de​ ​los​ ​requerimientos​ ​del​ ​negocio​ ​en​ ​lugar​ ​de​ ​ser​ ​documentación​ ​que​ ​ayude​ ​a
los​ ​empleados​ ​entender​ ​los​ ​flujos​ ​de​ ​trabajo​ ​de​ ​procesos​ ​desde​ ​el​ ​inicio​ ​hasta​ ​el
final.​ ​Si​ ​este​ ​es​ ​el​ ​caso​ ​de​ ​su​ ​aplicación​ ​​ERP​,​ ​entonces​ ​es​ ​posible​ ​que​ ​desee​ ​revisar
su​ ​proceso​ ​global​ ​de​ ​negocios​ ​con​ ​un​ ​visión​ ​de​ ​gestión,​ ​para​ ​asegurar​ ​que​ ​su​ ​equipo
de​ ​proyecto​ ​tiene​ ​un​ ​enfoque​ ​más​ ​eficaz.
2.​ ​El​ ​dilema​ ​para​ ​aceptar​ ​los​ ​procesos​ ​de​ ​negocios:​ ​Cómo​ ​es​ ​frente​ ​a​ ​cómo​ ​debe
ser.
También​ ​conocido​ ​como​​ ​As​ ​is​ ​versus​ ​To​ ​Be​.​ ​Aunque​ ​las​ ​empresas​ ​deciden
implementar​ ​el​ ​software​ ​​ERP​,​ ​con​ ​la​ ​intención​ ​de​ ​mejorar​ ​y​ ​automatizar​ ​procesos
de​ ​negocio,​ ​la​ ​mayoría​ ​terminan​ ​con​ ​un​ ​producto​ ​que​ ​en​ ​gran​ ​medida​ ​abre​ ​senderos
para​ ​replicar​ ​las​ ​ineficiencias​ ​operativas​ ​existentes.​ ​Este​ ​es​ ​el​ ​síntoma​ ​de​ ​un
problema​ ​más​ ​profundo,​ ​que​ ​es​ ​la​ ​falta​ ​de​ ​enfoque​ ​en​ ​la​ ​definición​ ​de​ ​"lo​ ​que​ ​deben
ser"​ ​los​ ​procesos​ ​de​ ​negocio.
Algunos​ ​proveedores​ ​de​ ​​aplicaciones​ ​de​ ​gestión​ ​ERP​​ ​e​ ​integradores​ ​de​ ​sistemas
agravan​ ​más​ ​este​ ​problema​ ​por​ ​un​ ​exceso​ ​de​ ​speech​ ​de​ ​venta​ ​y​ ​por​ ​tergiversar​ ​el
uso​ ​de​ ​frases​ ​como​ ​"​soluciones​ ​pre-configuradas​"​ ​y​ ​"​mejores​ ​prácticas​ ​del​ ​sector​",
que​ ​suelen​ ​ser​ ​simples​ ​inventarios​ ​de​ ​las​ ​formas​ ​en​ ​que​ ​los​ ​últimos​ ​clientes​ ​han
automatizado​ ​sus​ ​operaciones​ ​de​ ​negocio​ ​de​ ​manera​ ​ineficiente.
Las​ ​organizaciones​ ​más​ ​exitosas​ ​en​ ​sus​ ​implementaciones​ ​de​ ​​software​ ​de
administración​​ ​de​ ​recursos​ ​empresariales​ ​(​ERP)​,​ ​son​ ​los​ ​que​ ​se​ ​toman​ ​el​ ​tiempo
para​ ​definir​ ​sus​ ​“​cómo​ ​deben​ ​ser​”​ ​los​ ​procesos​ ​de​ ​negocio​ ​antes​ ​de​ ​implementar​ ​un
nuevo​ ​software,​ ​en​ ​lugar​ ​de​ ​confiar​ ​en​ ​el​ ​humo​ ​y​ ​los​ ​espejos​ ​de​ ​colores​ ​de​ ​las
“mejores​ ​prácticas​ ​de​ ​la​ ​industria​”​ ​listas​ ​para​ ​usar​ ​que,​ ​por​ ​lo​ ​general,​ ​no​ ​existen.
3.​ ​Mapeo​ ​de​ ​procesos​ ​de​ ​negocios​ ​en​ ​comparación​ ​con​ ​la​ ​optimización​ ​y
reingeniería.
Además​ ​de​ ​un​ ​enfoque​ ​en​ ​el​ ​“​cómo​ ​debe​ ​ser​”​ ​contra​ ​“​tal​ ​y​ ​como​ ​son”​​ ​los​ ​procesos​ ​(As
is),​ ​uno​ ​de​ ​los​ ​beneficios​ ​más​ ​importantes​ ​de​ ​una​ ​verdadera​ ​administración​ ​de
procesos​ ​de​ ​negocio​ ​es​ ​el​ ​foco​ ​en​ ​la​ ​mejora​ ​de​ ​los​ ​mismos.
Aún​ ​entre​ ​los​ ​pocos​ ​integradores​ ​de​ ​sistemas​ ​que​ ​tienen​ ​algún​ ​nivel​ ​de
concentración​ ​en​ ​el​ ​mapeo​ ​de​ ​procesos​ ​de​ ​negocio,​ ​la​ ​mayoría​ ​trabaja​ ​en​ ​optimizar
la​ ​documentación​ ​de​ ​los​ ​procesos​ ​de​ ​negocio​ ​que​ ​entrega,​ ​en​ ​lugar​ ​de​ ​identificar
maneras​ ​mensurables​ ​que​ ​estos​ ​procesos​ ​pueden​ ​ser​ ​mejorados.
A​ ​la​ ​hora​ ​de​ ​evaluar​ ​el​ ​enfoque​ ​de​ ​su​ ​proyecto​ ​​ERP​ ​​sobre​ ​la​ ​optimización​ ​y
reingeniería​ ​de​ ​procesos​ ​de​ ​negocio,​ ​observe​ ​lo​ ​bien​ ​que​ ​su​ ​equipo​ ​de​ ​trabajo​ ​o
firma​ ​consultora​ ​incorpora​ ​metodologías​ ​sólidas​ ​y​ ​la​ ​experiencia​ ​empresarial​ ​en​ ​el
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4. proyecto.
4.​ ​Implementación​ ​de​ ​procesos​ ​de​ ​negocios​ ​antes​ ​y​ ​durante​ ​la​ ​implantación​ ​del
sistema​ ​ERP.
No​ ​importa​ ​lo​ ​bien​ ​que​ ​se​ ​ven​ ​en​ ​el​ ​papel,​ ​procesos​ ​de​ ​negocios​ ​que,
aparentemente​ ​están​ ​bien​ ​definidos.​ ​Son​ ​inútiles​ ​si​ ​no​ ​son​ ​adoptados​ ​por​ ​su
organización,​ ​y​ ​no​ ​van​ ​a​ ​ser​ ​adoptados​ ​por​ ​sus​ ​empleados​ ​si​ ​no​ ​se​ ​toman​ ​las
medidas​ ​claves​ ​para​ ​poner​ ​en​ ​práctica​ ​los​ ​nuevos​ ​procesos.
Tal​ ​vez​ ​el​ ​enfoque​ ​más​ ​deficiente​ ​es​ ​asumir​ ​que​ ​la​ ​simple​ ​implementación​ ​de​ ​un
nuevo​ ​software​ ​con​ ​mejores​ ​procesos​ ​se​ ​traducirá​ ​en​ ​la​ ​mejora​ ​de​ ​los​ ​procesos​ ​de
negocio​ ​de​ ​su​ ​empresa,​ ​lo​ ​cual​ ​no​ ​es​ ​verdad.
Los​ ​empleados​ ​deben​ ​ser​ ​entrenados​ ​en​ ​nuevos​ ​procesos​ ​de​ ​negocio,​ ​incluyendo
cómo​ ​será​ ​el​ ​flujo​ ​de​ ​trabajo​ ​(​Workflow​)​ ​y​ ​cuál​ ​será​ ​su​ ​papel​ ​será​ ​en​ ​el​ ​nuevo
entorno,​ ​lo​ ​cual​ ​es​ ​mucho​ ​para​ ​cubrir​ ​en​ ​la​ ​formación​ ​del​ ​usuario​ ​final​ ​a​ ​tan​ ​sólo
unas​ ​semanas​ ​antes​ ​de​ ​la​ ​entrada​ ​en​ ​funcionamiento.​ ​Por​ ​esta​ ​razón,​ ​muchas
consultoras​ ​son​ ​contratadas​ ​para​ ​ayudar​ ​a​ ​implantar​ ​cambios​ ​en​ ​los​ ​procesos​ ​y
mejoras​ ​en​ ​paralelo,​ ​o​ ​incluso​ ​antes,​ ​de​ ​la​ ​implementación​ ​del​ ​​ERP​.​ ​Esto​ ​ayuda​ ​a
que​ ​los​ ​empleados​ ​digieran​ ​los​ ​cambios​ ​en​ ​dosis​ ​y​ ​permite​ ​a​ ​la​ ​organización
identificar​ ​y​ ​reconocer​ ​los​ ​beneficios​ ​inmediatos​ ​incluso​ ​antes​ ​de​ ​que​ ​la
implementación​ ​del​ ​software​ ​se​ ​lleve​ ​a​ ​cabo.
5.​ ​Roles,​ ​responsabilidades​ ​y​ ​cambios​ ​organizacionales.
A​ ​partir​ ​de​ ​la​ ​decisión​ ​de​ ​mejorar,​ ​los​ ​nuevos​ ​procesos​ ​de​ ​negocio​ ​y​ ​los​ ​mejores
sistemas​ ​de​ ​​ERP​ ​​para​ ​apoyar​ ​tales​ ​procesos​ ​pueden​ ​ser​ ​prometedores​ ​y​ ​grandiosos.
Pero​ ​es​ ​la​ ​gente​ ​y​ ​la​ ​organización​ ​los​ ​que​ ​harán​ ​que​ ​los​ ​cambios​ ​sucedan.
Para​ ​que​ ​la​ ​aceptación​ ​sea​ ​plena​ ​y​ ​los​ ​beneficios​ ​se​ ​concreten,​ ​los​ ​empleados
necesitan​ ​entender,​ ​aceptar​ ​y​ ​ser​ ​dueños​ ​de​ ​los​ ​cambios​ ​en​ ​los​ ​procesos​ ​de​ ​negocio,
incluyendo​ ​sus​ ​funciones​ ​y​ ​responsabilidades​ ​en​ ​el​ ​nuevo​ ​modelo​ ​operativo.
Finalmente,​ ​para​ ​una​ ​implementación​ ​de​ ​ERP,​ ​un​ ​plan​ ​o​ ​maqueta​ ​del​ ​negocio​ ​es
importante.​ ​Sin​ ​embargo,​ ​es​ ​sólo​ ​un​ ​componente​ ​de​ ​una​ ​metodología​ ​de​ ​gestión
empresarial​ ​más​ ​amplia.
Traducido​ ​y​ ​adaptado​ ​​ ​por​ ​la​ ​División​ ​Consultoría​ ​de​ ​EvaluandoERP​ ​con​ ​autorización
de​ ​Panorama​ ​Consulting.
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