El documento describe el módulo de estimados de Mónica 8.5, un software contable. El módulo permite crear estimados o proformas para cotizar precios a clientes potenciales. Los estimados pueden luego convertirse fácilmente en facturas si el cliente decide comprar. El módulo incluye opciones para crear nuevos productos y clientes, aplicar descuentos, e importar listas de productos para agilizar la cotización.

1. TRABAJO ESCRITO
MONICA 8.5-ESTIMACIONES
INTEGRANTES:
EVA RUILOVA
ANA MANCHAY
KELMY MORA
FCO DE ORELLANA,01 DE JULIO DEL 2013

2. MONICA 8.5-ESTIMADO Página 2
1. INTRODUCCIÓN
El asistente de Mónica 8.5 le permite realizar las facturas, controlar el inventario, realizar listas de
precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las cuentas por cobrar, su libro de
bancos, y la contabilidad básica de su empresa. Puede ser utilizado en cualquier país del habla
castellana.
Dentro del programa Mónica 8.5 existen algunos paquetes que se pueden utilizar en la empresa que
permiten el manejo más rápido y fácil de todas las actividades que desarrollan, entre uno de ellos
encontramos el paquete Estimado, este módulo de estimados es usado para cotizar precios a un
cliente. Un estimado, que también es llamado proforma, es útil para enviarle al potencial cliente el
costo de una venta. Las proformas se las consideran como un documento no contable, y
mayormente es para uso interno de su negocio.
Se recomienda usar esta opción antes de realizar una factura. De esta manera si el cliente decide
adquirir dichos productos unos días después, Ud. solamente tiene que convertir dicho estimado en
factura, sin tener que retipear la factura, ni tener recalcular los precios de venta que le había ofrecido
a dicho cliente en días anteriores.
Una de las principales ventajas que podemos encontrar en este paquete son los botones que se
muestran en la forma de crear estimados son autoexplicativos y tienen la misma función que al hacer
una factura. Un botón que no se encuentra en la facturación que brinda la posibilidad de importar un
estimado desde una lista de texto o una lista de Excel.
2. OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Adquirir conocimientos útiles, mediante la investigación de procesos que permitan el desarrollo de
destrezas para el manejo adecuado del software.
OBJETIVO ESPECIFICO
Desarrollar la capacidad del manejo de software contables que permitan el fácil control,
manejo y registro de las diferentes actividades que realice la empresa.
Conocer las formas de agilitar la entrega de documentos (facturas/proformas) a los clientes.
Innovar la forma como se llevan los controles de mercaderías, documentos, cuentas por
cobrar y pagar.

3. MONICA 8.5-ESTIMADO Página 3
3. MARCO TEÓRICO
VERSIONES DEL SOFWARE
Versiones en MS-DOS (versiones 3-4 y 4.10)
Primeras versiones graficas (5-6)
Compactibilidad con internet y correo electrónico(versión 7)
Contabilidad integrada, compactibilidad con Excel y pdf(8.0)
Esquemas fiscales como el ncf( versión 8.5)
LAS VENTAJAS DE MONICA
Una de las ventajas de Mónica es que es totalmente en español esto da preferencia de uso para los países
latinos, además no se necesitan tediosas capacitaciones acerca de este software ya que es de fácil manejo
tiene un link de ayudas donde nos explican el uso de cada uno de los paquetes, es adaptable a cualquier
empresa preferentemente a aquellas dedicadas a la comercialización de productos, pero en si cada paquete
puede ser usado individualmente en diferentes ramas empresariales.
El programa cuenta con soporte técnico en el internet en la página de la empresa, la adquisición y el precio
de compra son muy exequibles, por ello Mónica se ha convertido en uno de los programas mas mencionados
y utilizados a nivel de Latinoamérica, a mas de que es fácil su instalación en cualquier clase de equipo.
PAQUETE ESTIMADOS / PROFORMAS
El módulo de estimados es usado para cotizar precios a un cliente. Recuerde que una factura es un
documento legal y contable, y en el cual el cliente adquiere productos de se negocio. El estimado no es un
documento contable, y mayormente es para uso interno de su negocio.
En esta sección al igual que en facturas, Ud. puede crear, modificar, imprimir los estimados. Inclusive puede
cambiar el nombre del documento de impresión . Asimismo tiene la opción de generar y manejar reportes de
dichos estimados.
Puede enviar los estimados por el correo internet a sus clientes. Igualmente si su computador tiene fax-
Modem, puede enviar directamente por fax desde su computador el estimado a su cliente. Vea la figura 3.15
que muestra una lista típica de estimados emitidos.
Para evitar volver a tipear los códigos de los productos, simplemente cargar la lista en el folder de Monica
(puede ser cualquier otro folder) y luego en la pantalla de creación de estimados presionar botón Importar
de..., esto le permitirá ver la siguiente pantalla en la cual debe especificar donde se encuentra la lista a
importar.
 REPORTES
En la pestaña de reportes puede obtener informes por cliente, por fechas, por productos, etc. Estos reportes
le permitirán realizar un análisis más eficiente de sus clientes.
Por ejemplo puede tener un reporte de estimados realizados para un periodo determinado para un cliente en
particular ó para un producto.

4. MONICA 8.5-ESTIMADO Página 4
4. PRÁCTICA (EXPLICACIÓN DEL USO Y MANEJO DEL MÓDULO DEL PAQUETE CONTABLE M
5. ÓNICA 8,5)
INGRESAR A MONICA
OPCION ESTIMADO
CREAR

5. MONICA 8.5-ESTIMADO Página 5
CREAR PRODUCTO
Ingresar datos
Al ingresar datos en valor de inventario presionar la tecla “ esc.” Para poder ingresar valores
Dar clip en aceptar
OPCION CREAR CLIENTE
CLICK EN BUSCAR
DOBLE CLICK EN OPCION CREAR NUEVO CLIENTE
Clic en adicionar
Grabar en registro aceptar
INSERTAR PORCENTAJE DE
UTILIDAD

6. MONICA 8.5-ESTIMADO Página 6
OPCION VER PRODUCTO
PERMITE BUSCAR POR CODIGOS LOS PRODUCTOS.

7. MONICA 8.5-ESTIMADO Página 7
OPCION “LISTA DE PRODUCTOS”
Dar clic en la opción
Al seleccionar un producto aparecerá sobre la proforma existente

8. MONICA 8.5-ESTIMADO Página 8
OPCION DESCUENTO
Seleccionar productor sobre el cual se aplicara el descuento
Seleccionar la opción descuento
Elegir porcentaje de descuento
Al elegir la opción incluir descuento se imprimirá en la pantalla una nota
En el precio se descontara directamente el descuento.
PRODUCTO
SELECCIONADO

9. MONICA 8.5-ESTIMADO Página 9
OPCION COMENTARIO
Permite escribir un texto sobre la proforma
OPCION IMPORTAR
EL TEXTO DE
DESCUENTO SE IMPRIME
BAJO EL PRODUCTO

10. MONICA 8.5-ESTIMADO Página 10

11. MONICA 8.5-ESTIMADO Página 11
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Mónica a más de ser un software que es de fácil instalación, tiene utilidades muy amplias ya sea
para el control de inventarios, como para el manejo de documentos contables, los diferentes
paquetes del software facilitan el control de casi todas las actividades que realiza la empresa, el
paquete de Estimaciones es una opción muy interesante ya que facilita la forma de facturar, pues si
ya se ha tenido creada una proforma se la puede convertir en una factura.
Este paquete también permite crear nuevos productos, así como nuevos clientes es decir, que esta
opción puede ser utilizada sin hacer configuración de cuentas contables. (Parámetros)
Se recomienda la utilización de la opción parámetros para configurar el uso de cuentas contables
dentro de facturación, ya que con ello las vetas realizadas se registraran directamente en la
contabilidad.
7. BIBLIOGRAFÍA
MANUEL DE MONICA .5
http://www.slideshare.net/paulimejia2011/manual-de-monica-85-9433947
http://www.monica8.com/
http://www.technotel.com/monica.html