El documento describe 3 cosas desconocidas sobre los sistemas de control de documentos. 1) Los sistemas son más asequibles de lo que se imagina debido a la competencia en el mercado. 2) Los sistemas deben ser fáciles de usar para que el personal pueda trabajar de manera efectiva. 3) Los beneficios van más allá de la reducción del uso de papel e incluyen mejor accesibilidad, seguridad y cumplimiento.

1. 3 cosas que
desconocías del
sistema de control de
documentos

2. Actualmente, es bastante normal escuchar que en una empresa se
necesite un sistema de control de documentos, quizás con el fin de
disminuir el uso de papel o para mejorar la seguridad de la
información que contienen estos documentos. Conforme la
tecnología mejora y cambia, son más las organizaciones que
buscan contar con este servicio innovador que ayuda a que las
tareas del día a día sean más sencillas.
Existen herramientas que automatizan casi todo en estos días y se
espera que, conforme pasen los años, sean más las herramientas
innovadoras que puedan ayudar a mejorar el rendimiento y
efectividad de las empresas. Con respecto al sistema de control de
documentos, no solo está ayudando a simplificar las cosas,
también estandariza y regula procedimientos.

3. ¿Qué es el control de documentos?
El control de documentos se enfoca en el almacenamiento, la accesibilidad y
la digitalización de documentos. Este sistema funciona como un archivador
virtual que contiene todos los documentos y exige permisos para poder
ingresar, además de proveer seguridad para los datos e informaciones
confidenciales.
Por desconocimiento, algunas empresas no cuentan con el sistema de
control de documentos que ofrece Exact. Estas son algunas cosas que no
sabias de este sistema:

4. 1.- El sistema de control de documentos es más
asequible de lo que imaginas
Cuando uno piensa en cualquier tipo de sistema, parece bastante lógico
imaginar que costará una fuerte suma de dinero adquirirlo por ser un
producto de vanguardia y de gran ayuda para una empresa. Sin embargo,
conforme la popularidad de estos sistemas aumenta en las oficinas de
diversas empresas, los precios han empezado a disminuir debido a una gran
demanda y una ventaja competitiva, ya que cada compañía tecnológica lanza
sus propias versiones.

5. En pocas palabras, esto significa que es el momento adecuado para
considerar revisar tu presupuesto e invertir en un sistema automatizado para
documentos. La elección del modelo del sistema de control de documentos
dependerá de lo que necesita tu empresa y de lo que estés dispuesto a
invertir para una mejor organización de tus datos e información.

6. 2.- El sistema debe ser tan fácil de usar como sea
posible para trabajar de manera efectiva
Siempre busca un sistema de control de documentos que sea fácil de usar
para ti, de este modo, podrás capacitar a tu personal para que puedan
implementarlo en su área de trabajo. Algunos proveedores solo optan por
mostrar un demo del sistema para que sepas cómo funciona, pero esto no es
suficiente. Recuerda que algunas de las razones que te llevaron a buscar un
control de documentos es mejorar el rendimiento, disminuir el número de
errores que se cometen por una mala organización de datos e información y
hacer que el personal se enfoque en tareas más relevantes.

7. En pocas palabras, no necesitas adquirir un sistema que hará poco para
solucionar los problemas que padece tu empresa. Entonces, ¿cómo
reconoces un buen sistema de control de documentos? Para empezar, como
regla general, si en la demostración del producto no cumple con tus
expectativas o quien te lo muestra no logran demostrar los beneficios, no es
una buena inversión. El sistema debe estar diseñado de tal manera que sea
accesible para todo el personal – por lo menos, una capacitación debe ser
más que suficiente para que todos puedan usarlo sin problemas.

8. 3.- La reducción del uso de papel no es el único
beneficio que debes considerar
El sueño de toda organización es que las ganancias superan con creces su
inversión. No es imposible, pero, con el fin de lograr este propósito, debes
disminuir los recursos desperdiciados, esto incluye, sin lugar a dudas, la
compra de papel para oficina. Sin embargo, hay más beneficios que el
sistema de control de documentos puede ofrecerte además de la habilidad
de convertir tu información física a virtual. La accesibilidad, la colaboración,
la seguridad, la responsabilidad, el ahorro de costos y tiempo son solo
algunas de las razones para empezar a usar una solución de documentos
automatizada

9. Estos sistemas también pueden ayudarte a mejorar estrategias u obtener la
estandarización ISO. Tus procesos y procedimientos serán mucho más
fáciles de gestionar si cuentan con una estrategia clara que se centre en la
forma en que se administran los documentos, la información y los datos
importantes.

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