Antiguamente, cuando se hablaba de automatización de procesos de negocios (Business Process Automation – BPA), uno lo relacionaba con la robótica o algo futurista. Sin embargo, en la actual era del Internet, significa algo totalmente diferente. Ha evolucionado de una idea tecnológica emergente a un proceso que busca determinar cómo servir mejor a los clientes. En su actual etapa de evolución, la automatización de procesos permite a los profesionales de hoy en día pasar su tiempo desarrollando relaciones clave y diferenciándose en el mercado.

1. Introducción a la
automatización
de procesos

2. Antiguamente, cuando se hablaba de automatización de procesos de
negocios (Business Process Automation – BPA), uno lo relacionaba con
la robótica o algo futurista. Sin embargo, en la actual era del Internet,
significa algo totalmente diferente. Ha evolucionado de una idea
tecnológica emergente a un proceso que busca determinar cómo servir
mejor a los clientes. En su actual etapa de evolución, la automatización
de procesos permite a los profesionales de hoy en día pasar su tiempo
desarrollando relaciones clave y diferenciándose en el mercado.
En el siguiente artículo, Exact te proporcionará la información necesaria y
básica para que puedas comprender mejor la automatización de procesos
en el mundo de los negocios en la actualidad.

3. ¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos es el enfoque que las empresas toman
para sistematizar sus procesos mediante el uso de tecnología y la
organización del personal a través de flujos de trabajo. Esto está más allá
de la gestión de información tradicional y registros de sistemas
avanzados de software y programas que integran todas tus aplicaciones.
La automatización le permite a tu compañía mantener el control de
diversos problemas, como relaciones con los clientes, análisis,
planificación, ventas, estandarización y desarrollo. No solo se puede
encargar de complicadas tareas de tecnología de la información, como
gestionar tu sistema, los usuarios de tu sistema y solucionar problemas
de red, además de programas como servicios de marketing por correo
electrónico.

4. La automatización de procesos es compatible con tus trabajadores y
ayuda a minimizar los costos operativos, liberando al personal de los
procesos para realizar tareas de mayor nivel. Los clientes son más felices
porque puedes ayudarlos de inmediato y reducir el error humano.
Especialmente en organizaciones donde las relaciones son lo más
primordial, la automatización puede mejorar la interacción humana y la
toma de decisiones, así como crear transparencia en tiempo real.

5. Razones para automatizar tus procesos
Todos los días, tus empleados programan citas, solicitan aprobaciones,
revisan documentos y flujos de trabajo, enrutan información y buscan
actualizaciones de estado. En muchas empresas, las personas aún
realizan estas tareas de forma manual. Esto puede ser bastante pesado
cuando tengas que revisar múltiples correos electrónicos, respuestas y
reenvíos para encontrar la versión actual de un documento. También
puede ser un desafío cuando se pierde un correo electrónico que te da
una aprobación antes de que todo esté listo. Cuando alguien le pide una
actualización, ¿puedes estar seguro de que tu informe es correcto? ¿Qué
sucede si el equipo de ventas cambia los precios y no actualizan el
documento desde donde están cotizando? Estas ineficiencias pueden
costarle dinero a tu empresa porque es propensa a errores y difícil de
controlar.

6. También disminuyen la responsabilidad de tu empresa, sin mencionar
causar estragos en el cumplimiento de la empresa y la satisfacción del
cliente. Por lo tanto, la automatización de estos procesos puede ayudar a
reducir el estrés. Las actividades automatizadas por sí solas erradican las
preocupaciones sobre correos electrónicos perdidos o alguien tomando
un día libre por enfermedad. Las empresas suelen automatizar sus
procesos para:
● Agilizar la comunicación
● Hacer cumplir la responsabilidad
● Minimizar costos
● Disminuir defectos y errores manuales
● Establecer una clara jerarquía de aprobación
● Mejorar los flujos de trabajo
● Disminuir el tiempo que lleva realizar tareas repetitivas

7. ● Mantener una velocidad de proceso constante
● Hacer que la auditoría y el análisis sean más fáciles y rápidos
● Crea más flexibilidad, facilitando los cambios
● Promover una fuerza laboral más feliz y estable
● Hacer que tu negocio sea más competitivo haciendo que tus clientes
sean más felices
● Reducir los errores humanos
● Producir respuestas más rápidas a problemas del sistema de misión
crítica
● Permitir una asignación de recursos más eficiente

8. ¿Quiénes automatiza sus procesos?
Con el objetivo de automatizar tantos procesos manuales como sea
posible, las empresas están recurriendo a los principios de BPA para
mejorar. Cada industria tiene diferentes necesidades de BPA, pero esta
puede mejorar todas las industrias.
A continuación, algunos ejemplos de cómo diferentes industrias pueden
beneficiarse del BPA:
● La industria de la salud (incluidos sectores como hospitales,
biotecnología, farma, dispositivos médicos y laboratorios) tiene
inquietudes sobre la calidad y la gestión de riesgos. Esta industria
busca soporte para buenas prácticas en relación con la gestión de
registros, firmas electrónicas y gestión de proyectos.

9. ● Las necesidades de la industria bancaria se centran en la
automatización de las transferencias de crédito y dinero, se integran
con otros sistemas bancarios automatizados y los sistemas de
tarjetas, y administran los presupuestos, junto con el desarrollo de
sistemas de front-office y back-office.
● La industria de las telecomunicaciones espera que se automaticen
sus sistemas de oficina, servicio al cliente, sistemas de facturación,
bases de datos, documentos y sistemas de gestión de flujo de trabajo
y soporte técnico.
● Las industrias de comercio y fabricación requieren que se
automaticen los procesos de fabricación, los sistemas CRM, ESB y
ERP, las actividades de almacenamiento y adquisición, y la gestión
del flujo de documentos.
Otras industrias recurren a BPA para automatizar y administrar proyectos
y carteras, flujo de trabajo, casos y flujo de datos.

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