Este documento describe 10 beneficios de la digitalización de documentos, incluyendo ahorrar espacio de oficina, mejorar la seguridad y preservación de la información, facilitar el acceso y cumplimiento de auditorías, y ser más ecológico. La digitalización permite escanear y almacenar documentos de manera organizada en la nube u ordenadores, en lugar de usar espacio de oficina para almacenar documentos físicos.

1. 10 beneficios de
la digitalización
de documentos

2. ¿No te ha pasado que estás dentro de tu oficina y necesitas un
documento urgentemente y no logras encontrarlo? No es por
desorganizado, sino por tener demasiados documentos almacenados.
Algunos sin fechas ni nombres ni temas que ayuden a ubicarlo de manera
más rápida.
La era de los documentos dentro de cajas de cartón, guardados en
gabinetes son parte del pasado. Ahora lo más práctico y recomendable
es tener tus documentos escaneados, organizados y encriptados en tu
computadora o nube. Si eres nuevo en esto o quizás te gusta hacerlo
todo a la antigua, es momento que cambies de parecer y abras los brazos
al mundo moderno. A continuación, EXACT te presentará 10 de los
mejores beneficios que proporciona la digitalización de documentos.

3. Más espacio en la oficinas el outsourcing?
Rentar una oficina no es nada barato en estos tiempos. Se le debe sacar
el mayor provecho posible para recuperar lo invertido, eso implica no
usarla como almacén de papeles sino como centro de trabajo en donde la
agencia o empresa funcionará. Lo que menos busca una persona
encargada de una empresa es tener una oficina en donde los papeles
ocupen más espacio que los trabajadores. Al digitalizar documentos
ahorras mucho espacio y despejas el lugar, lo que causa un mejor
ambiente laboral. Tener una oficina repleta de pilas de papeles es
bastante estresante para el trabajador, incluso podría llegar a afectar su
rendimiento.

4. Con la digitalización de documentos, no solo evitas tener que estar
ocupando espacio en gabinetes, sino que optimizas el rendimiento del
personal al tener un mejor lugar de trabajo, mucho más ordenado y
pulcro. La digitalización de documentos es parte del outsourcing, pero
¿qué es el outsourcing? Descubre cómo ayuda de diferentes maneras a
diversas empresas.

5. Una mejor preservación de la información
Si tienes documentos importantes es imprescindible que los preserves
por muchos años. Desafortunadamente, el proceso de envejecimiento y
deterioro se acelera cada vez que pasan de mano en mano. La
digitalización de documentos es la última opción disponible que te servirá
para proteger información importante del deterioro, con el beneficio de
mejorar la legibilidad de documentos arruinados.

6. Mayor seguridad
Proteger la información impresa es bastante difícil. Los documentos
escaneados se pueden encriptar, proteger con contraseña y almacenar
de forma segura en la nube. Incluso puedes asignar niveles de acceso a
usuarios específicos y rastrear toda la actividad de archivos.

7. Facilidad de uso
La digitalización de documentos facilita su uso y ayuda a que muchas
personas puedan visualizar el archivo en cuestión gracias a la nube o
también mediante un puerto USB. el personal puede acceder desde
múltiples ubicaciones y visualizar los documentos electrónicos
simultáneamente.

8. Cumplimiento de la auditoría
El cumplimiento de la auditoría es una realidad para la mayoría de las
empresas. La digitalización de documentos hace que sea más fácil para
la empresa cumplir con sus obligaciones legales y reglamentarias. Los
archivos digitales se pueden organizar, indexar y producir de forma rápida
para satisfacer las demandas, incluso del auditor más estricto.
Mejor servicio al cliente
Si tienes clientes en más de una región, es difícil brindar un servicio
óptimo al cliente. En lugar de tener que imprimir y enviar facturas,
declaraciones y otros elementos, la digitalización de documentos te
permite obtener información importante para tus clientes mucho más
rápido.

9. Menos desorden
El desorden causa una baja en la productividad de las personas, no tiene
que ser así en tu oficina, solo tienes que saber organizarte. La
digitalización de documentos evita que el exceso de papel se acumule en
primer lugar para que tus empleados puedan ser tan productivos como
sea posible.

10. Un planeta más verde
La digitalización de documentos no solo es buena para el negocio,
también beneficia al medio ambiente. Esto se debe a que el empleado de
oficina promedio usa 10.000 hojas de papel cada año, eso equivale a
muchísimos árboles. Incluso si una fracción de ese papel termina en el
flujo de residuos, causa daño al medio ambiente. La digitalización reduce
en gran medida el consumo de papel de la empresa para un planeta más
ecológico.

11. Recuperables
Los documentos en papel son especialmente vulnerables a los incendios,
inundaciones y desastres naturales. Afortunadamente, la digitalización de
documentos te permite recuperar archivos que creías perdidos o
arruinados. Las imágenes digitales pueden respaldarse en cinta, disco
duro o protegerse electrónicamente.

12. Ahorro de tiempo
Gracias a un estudio se pudo determinar que puede tomar un promedio
de 27 minutos encontrar un documento de papel. La digitalización de este
agiliza el acceso a archivos gracias a su organización. También pueden
recuperarse rápida y fácilmente sin tener que abandonar tu escritorio.

13. Exact, empresa líder en la gestión de documentos,
te ofrece las mejores soluciones de negocios
inteligentes. Si estás interesado en nuestros
servicios de digitalización de documentos,
escríbenos y estaremos contentos en ayudarte.
Link:
http://exact.com.pe/blog/beneficios-digitalizacio
n-documentos/