OnBase ECM presentation

1. Enterprise Content
Management
Gestionando el caos de información

3. ¿Le suena familiar?
 Procesar transacciones después de enviar varios correos
electrónicos entre distintas dependencias, con documentos
adjuntos. Esto con una gran cantidad de correos enviados
y recibidos, copiando en ocasiones a personas que no
deberían recibir dichos correos.
 Imprimir los correos electrónicos y documentos adjuntos
para guardar constancia o posterior búsqueda, firmarlos,
escanearlos de nuevo y enviar al siguiente responsible
 No encontrar la cadena de correos relacionados a una
transacción comercial

4. Mejora de procesos

5. Beneficios de BPM
 Ejecución de actividades más eficientemente;
producir el mismo resultado con menos recursos como
tiempo, dinero, bienes y mano de obra
 Crear mayor agilidad del negocio; responder mejor a
las cambiantes condiciones del mercado
 Producir suficiente visibilidad; crear registros de
auditoría a través de una cadena de actividades,
satisfaciendo distintos requisitos de cumplimiento y
normas

6. Eficiencia
 Entrega de procesos integrados que alcanzan a
funcionalidades de TI distribuidas y también a los
trabajadores
 Incremento en nivel de automatización de ejecución de
las transacciones debido a la sistematización de las
actividades del proceso:
 Reduce el tiempo de ejecución
 Ofrece mayor capacidad de volúmen transaccional
 Reduce errores humanos

7. Agilidad
 Responder rápidamente ante los cambios previstos y no previstos
en la ejecución del negocio
 Modificar rápidamente los procesos existentes en función de lo
que sea necesario según los imperativos del cambio
 Reutilización de subprocesos o servicios puede reducir el tiempo
de respuesta
 Uso de reglas de negocio externalizadas y desplegables en
caliente que pueden alterar algunos aspectos de la ejecución del
proceso
 Incorporar cambios en el proceso por los analistas de negocio, sin
requerir de largos y costosos proyectos de desarrollo de TI

8. Visibilidad
 Monitoreo a alto nivel para obtener datos de salud general acerca
de las operaciones relacionadas con el proceso:
 Número de transacciones en proceso
 Número de transacciones finalizadas
 Rangos de tiempo de finalización
 Porcentajes de incumplimiento de niveles aceptados
 Seguimiento a parámetros de desempeño asociados con
actividades específicas
 Una vez se vuelvan rastreables todas las actividades de una
transacción basada en procesos será más fácil:
 Crear rastros de auditoría
 Generar alertas para toma de decisiones

9. ¿Pero qué es ECM?
 Algunas veces confundido con Document Management o
Capture and Scanning
 AIIM lo define como:
 … las estrategias, herramientas y métodos utilizados para
capturar, gestionar, almacenar, conservar y enviar contenido y
documentos relacionados a procesos organizacionales.
 Para simplificarlo, básicamente significa que ECM
 … abarca la tecnología que ayuda a convertir los documentos
en papel y contenido de negocios a formas digitales y las
almacena para que sean fácilmente recuperados por las
personas que las requieran para iniciar o completar un
proceso de negocio.

10. Software ECM
 Solución que ayuda a las organizaciones en:
 Capturar y digitalizar cualquier tipo de documento
 Fácilmente accesar el contenido desde cualquier lugar
 Almacenar de forma segura, retener y controlar el acceso
 Integrar documentos con sus sistemas de información
 Mejorar los procesos
 Por medio de sus poderosas herramientas de flujos de trabajo que
elimina los cuellos de botella y tiempos muertos
 Automatiza pasos predecibles y repetitivos
 Coordina la ejecución ordenada de los procesos por medio de
reglas de negocio y procedimientos pre-definidos
 Fomenta colaboración de trabajo desde ubicaciones remotas y
usuarios móviles
 Medir y monitorear los procesos

11. Adicionalmente
 Reducir costos
 De impresión, envío y almacenamiento de documentos ya que estos serán
electrónicos
 Mejora productividad al accesar el contenido de forma inmediata desde cualquier
lugar
 Mejora servicio al cliente
 Tiempo en buscar documentos físicos desde multiples localidades y su posterior
envío
 Herramienta para hacer solicitudes electrónicas
 Provee visibilidad en tiempo real de estado de requerimientos
 Reduce el riesgo
 Aplicación simple de políticas de seguridad de información
 Permite continuidad de operaciones al proveer acceso a documentos clasificados
como críticos
 Automatiza requerimientos de retención y destrucción de documentos

12. Capture Procese Acceda Integre Mida Almacene

13. Captura

14. Enviar a la gente
correcta
Automatizar decisiones
predecibles
Revisar & firmar
electronicamente
Generar documentos &
distribuirlos
Procesos
Estructurados
Revolucione sus procesos

15. Búsqueda Avanzada
Agregar notas
Colabore
Agende tareas &
recordatorios
Información
no estructurada
Revolucione sus procesos

16. Fácil acceso al contenido, desde cualquier lugar

17. Aplicaciones Empresariales Aplicaciones de Industria
Herramientas de Productividad

18. Monitoreo del proceso y desempeño
Reportes de tiempos, volúmen de procesos,
trámites en proceso, aprobaciones y rechazos

19. Almacenamiento

20. Es un commodity si solo ofrecemos esto
Capture ProcessAccess Integrate MeasureStore
Esta funcionalidad no debería ser opcional

21. Soluciones
 Por industria
 Servicios financieros
 Gobierno
 Salud
 Educación
 Seguros
 Producción
 Por departamento
 Cuentas por pagar
 Cuentas por cobrar
 Recursos Humanos
 Compras
 Cierre financiero

22.  Para más información visite: Hyland.com