Este documento describe la importancia de los manuales administrativos y contables dentro de una organización. Explica que los manuales sistematizan los procedimientos, guían el trabajo de los empleados, normalizan tareas y sirven para capacitar nuevo personal. También detalla los tipos de manuales, como los de sistemas, métodos y procedimientos; y los específicos de contabilidad como los de políticas contables, código de cuentas y normas contables.

1. PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y
MANUALES
CAPITULO 7

2.  La necesidad de establecer manuales administrativos surge por varias razones y llevan a
las organizaciones a plasmar en blanco y negro todos los procedimientos que se siguen en
el desarrollo del trabajo diario.
 Los manuales dentro de una empresa tienen una gran importancia como herramienta
para el manejo y planificación de los recursos organizacionales, sean estos recursos
humanos o materiales.
IMPORTANCIA
Mediante el proceso de documentación, todas las actividades son plasmadas de tal forma que
cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha
información.

3. La documentación de los sistemas se realiza por las siguientes razones:
Sistematizar las
relaciones entre los
integrantes de una
organización.
Instruir a los empleados
acerca de aspectos tales
como: objetivos, políticas,
normas, procedimientos,
funciones y autoridad.
Servir de guía para la
ejecución de las tareas de
los empleados.
Sistematizar los
procedimientos que se
emplean en la empresa.
Servir de guía para la
evaluación de la eficiencia
operacional.
Normalizar el desarrollo
de las tareas.
Servir de guía para el
entrenamiento de
personal de reciente
ingreso.

4. COSTOS DE LOS MANUALES
 Al principio los costos de documentar las tareas y procedimiento pueden superar los
beneficios tangibles de los manuales, a medida que el proceso se va desarrollando la
organización debe ver a los manuales como una herramienta gerencial que ayudara en
la evaluación, control y análisis de la empresa en términos.
Podemos distinguir 3 tipos de costos en desarrollo a los manuales:
 De desarrollo
 De implantación
 De mantenimiento

5.  Costos de desarrollo
Representados por todos los costos en que la empresa tiene que incurrir para el inicio del
proceso de documentación.
 Costos de implantación
Representados por todos aquellos costos necesarios para dar a conocer el contenido de
las normas y darles vigencia a todos los niveles que hay expliquen la organización.
 Costos de mantenimiento
Representados por las actualizaciones periódicas que normalmente tienen los manuales
sean éstos por cambios menores o revisión estatales de su contenido por involucración es
tecnológicas cambios operativo sobre moldeados de leyes y reglamentos que impliquen el
desarrollo de nuevos procedimientos o la actualización de los ya existentes.

6. TIPOS DE MANUALES
Una clasificación de los manuales en el contexto de la organización:
 MANUALES DE SISTEMAS, MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS MANUALES, dentro de estos se
subdividen en:
ESPECIFICIOS
 Manuales de técnicas
 Manuales de actividades
GENERICOS
 Manuales de organización
 Manual de políticas
 Manuales de normas y procedimientos

7.  Manuales de técnicas: se aplican las pautas, pasos o procedimientos que deben
seguirse para aplicar alguna técnica especifica.

8.  Manuales de actividades: muestran los pasos a seguir en diferentes situaciones de
trabajo.

9. GENERICOS
 Manuales de organización: incluye todos aquellos aspectos que detallan la estructura, sus
relaciones y las responsabilidades de cada empleo.
 Manual de políticas: documenta las guías de acción generales en diferentes áreas de una
empresa.
 Manuales de normas y procedimientos: detalla todos los procedimientos que se realiza
en la empresa.
Un manual de normas y procedimientos debe tener al menos del siguiente contenido:
1. Índice numérico
2. Introducción
3. Instrucciones es para el manejo y modificaciones de los aspectos tratados en el manual
4. Definición de conceptos básicos
5. Normas
6. Procedimientos
7. Formularios
8. Instructivos de los formularios

10.  MANUALES DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS:
Documentan los sistemas que contemplan el uso de un computador en un alto numero de operaciones
o procedimientos.
Dentro de esta clasificación podemos encontrar manuales de:
 Usuario
 Operación
 Documentación de sistemas. Estos a su vez se subdividen en:
1. Diseño físico
2. Procesos
3. Salidas

11. Manuales de usuario: explican en forma general cómo funciona un sistema mecanizado instruye la los
usuarios sobre la forma de interactuar con el sistema. Por lo general debe incluir documentación tal como:
• instalación del sistema
• procedimientos para capturar y procesar la información
• principales reportes
• guía de errores o mensajes del sistema.
Manuales de operación: son similares a los manuales de usuario, la diferencia radica en el mayor el nivel
de detalle estos manuales. Estos son usados por usuarios expertos en el majeo de un sistema.
Manuales de documentación de sistemas: sirven para efectuar modificaciones y mejoras en los sistemas
y representan una de las herramientas criticas para ser usadas por analistas y programadores.

12. SUBDIVISION DE LA DOCUMENTACIÓN DE
SISTEMAS
Manuales de diseño físico: especifican la forma en la cual están organizados los datos en el computador. Estos
manuales incluyen:
 tipos de almacenamiento (disco duro, diskette, unidad de cinta, etc)
 Nombre del archivo
 Diseño del registro
 Periodicidad de actualización
 Etiqueta que lo identifica en el medio de almacenamiento
 Forma de organización
Manuales de Procesos: muestran todos los aspectos referentes al procesamiento de los datos.
Manuales de salida: muestran los reportes y como fueron diseñados los sistemas, las salidas de sistemas son
frecuentemente documentadas en forma manual, a través de formularios denominados Spacing Charts estos muestran
un diseño físico para cada una de las salidas del sistema.

13.  Tradicionalmente la documentación de sistemas se ha venido realizando en forma manual, sin
embargo, actualmente existen programas que soportan la tarea de documentar los sistemas
computarizados.

14. MANUALES DE CONTABILIDAD
Dentro del área contable los manuales tienen aplicación sumamente amplia ya que
permiten guiar el trabajo que debe llevar acabado el personal de contabilidad.
Los manuales aplicables en el área contable son:
1. De políticas contables
2. Del código contable o de cuentas contables
3. De normas y procedimientos contables.

15. Manuales de políticas contables: detalla todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad
respecto a los registros contables. Se establecen 2 subdivisiones:
Políticas generales de contabilidad: declaraciones que enuncian la aceptación de los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
 Entidad
 Realización
 Periodo contable
 Costo histórico
 Negocio en marcha
 Unidad económica
Políticas especificas de contabilidad: son los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas
operaciones o transacciones en los estados financieros.

17. Manual del código contable: detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y la
forma en que se debitan y acreditan.

18. Manual de normas y procedimientos contables: detalla bajo el esquema de
responsable/acción todos los procedimientos contables, también puede especificar los
asientos de tipo contable que se realiza para un determinado procedimiento, también
establece las normas que son aplicables a cada uno de los procedimientos previamente
establecidos.