Contabilidad Efectos por Cobrar

1. CONCEPTO
Estas también son cuentas por cobrar que pueden haberse generado del
producto de ventas a crédito o no. A diferencia de las Cuentas por Cobrar
Comerciales, estos derechos están basados o soportados por los documentos
Letras de Cambios o el Pagaré. Se generan de las operaciones normales de
ventas o de otros casos como anticipos importantes entregados a proveedores
que se soportan con los documentos antes mencionados como un mecanismo
mayor de control de esos derechos exigibles.
PRESENTACION
Los Efectos por Cobrar se ubican en el balance en la sección de Activos
Corrientes Exigibles, después del efectivo, igual que las Cuentas por Cobrar.
Las partidas de valuación (Efectos Descontados, Efectos en Litigio o Enviados
al Abogado), o que disminuyan el valor global, se registran justo después de
ellos para reflejar el monto neto de la partida. Anteriormente, Los efectos
Descontados se reflejaban en la sección del pasivo del balance general.
VALORACION
Se valoran a los montos en que fueron acordados los giros, letras y pagarés.
Aquellos casos de transacciones en moneda extranjera, las variaciones de
valor de las mismas deberán actualizar el monto registrado en contabilidad y
llevarse al resultado del ejercicio en que sea detectada dicha variación. Los
beneficios o costes derivados de la gestión de cobranzas de estos documentos,
afectara el período en que hayan sido devengados.
CONTROL INTERNO
Así como para las cuentas por cobrar, para los efectos, el control interno juega
un papel muy importante en el manejo efectivo de este rubro. Algunas medidas
que se toman en cuenta son similares al control de los otros exigibles:
 Creación, aplicación y análisis de Normas de Procedimientos para el área y
proceso,
 Delegación de Funciones:
 Vendedores,
 Cobradores,
 Analistas Contables (Registros),
 Tesorería,
 Aprobaciones.
 Análisis de Saldos Continuo,
 Gestión de Cobranza Activa,
 Custodia segura de las Letras y/o Pagarés.

2. GESTION DE DOCUMENTOS
Soportar estos derechos en documentos como letras o pagares constituye una
mayor garantía legal de cobro. Pero no siempre la gestión de cobranzas de los
efectos por cobrar se desarrolla de manera armoniosa y tranquila. Para esos
casos en que se generan dificultades para el cobro de tales documentos y la
empresa requiera disponer de estas deudas, existe la posibilidad de ir a una
agencia bancaria quien podrá realizar la gestión de cobro del giro por la
empresa (en casos de no contar con los recursos suficientes y necesarios) y
puede hacer la misma gestión pero adelantando a la organización el monto del
pagare o letra, previa deducción de gastos administrativos y financieros propios
de los bancos. Las operaciones bancarias que puede realizar una empresa con
Letras de Cambio, Giros o Pagarés son:
Giros descontados por el banco: Ocurre cuando se descuenta en una entidad
financiera, documentos por cobrar, propiedad de la empresa y se recibe dinero
en el momento que se realiza la operación. El banco anticipa a la empresa el
monto del documento deduciendo sus comisiones bancarias y gastos
administrativos mientras realiza la gestión de cobranza del mismo. La empresa
registra ese giro como un efecto descontado, cuenta de valoración del activo
que disminuye su valor. Luego, el banco informa a la empresa que el giro ha
sido cobrado y esta elimina tanto el efecto por cobrar como el descontado. En
caso de ser infructuosa la gestión del banco, la organización debe reintegrarle
a este la cantidad anticipada por el banco así como los intereses de mora que
pudieron haberse generado en el camino. En este caso, solo se reversa el
efecto descontado, ya que el documento sigue estando pendiente de cobro.
 Efectos enviados al cobro: Ocurre cuando se entregan a una entidad
financiera documentos por cobrar propiedad de la empresa y no se recibe
dinero al momento de la operación. El dinero se recibe cuando el cliente
cancela al banco. En la contabilidad se hace el registro pero se utilizan cuentas
de orden. Estas cuentas se reflejan en el balance al final de los activos y
pasivos de la empresa mientras que el banco realiza la gestión de cobro. Una
vez cobrado el efecto, se reversa el asiento anterior, se hace la entrada a
bancos, se cancela el efecto por cobrar generándose una diferencia que
obedece a los gastos administrativos y comisiones cobradas por el banco. Esta
diferencia se registra en el período en que fue realizada. En caso de cobro
infructuoso, se reversa el asiento de cuentas de orden, de igual manera, y se
registran los gastos bancarios en el período en que se hayan realizado.
Los asientos contables de estas operaciones con letras, giros y pagaré con
intermediación bancarias son:

3. GIROS ENVIADOS AL COBRO
1.- REGISTROS CONTABLES CUANDO LOS GIROS SON ENVIADOS AL
COBRO:
Cuando los Giros son Enviados al Cobro se utiliza Cuentas Orden, La Empresa
el siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Efectos Enviados al Cobro XXXX
Efectos Enviados al Cobro Per Contra XXXX
2.- REGISTROS CONTABLES CUANDO LA ENTIDAD BANCARIA COBRA:
Se emite una NOTA DE CREDITO, abonando en Cuenta el neto, una vez
descontado unos intereses o comisión. La Empresa hace el siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Banco (N/C) XXXX
Gastos de Interés XXXX
Comisiones Bancaria XXXX
Efectos Enviados al Cobro Per Contra XXXX
Efectos a Cobrar XXXX
Efectos Enviados al Cobro XXXX
3.- REGISTROS CONTABLES CUANDO SE DEVUELVEN LOS GIROS POR
INCOBRABLES:
La Entidad Bancaria emite una NOTA DE DÉBITO y la Empresa hace el
siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Gastos Administrativos XXXX
Efectos Enviados al Cobro Per Contra XXXX
Banco (N/D) XXXX
Efectos Enviados al Cobro XXXX
--------X--------
GIROS ENVIADOS AL DESCUENTO
1.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO LOS GIROS SON ENVIADOS AL
DESCUENTO:
La Entidad Bancaria emite NOTA DE CRÉDITO, abonando el neto, una vez
descontado menos (-) intereses. La Empresa hace el siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Banco (N/C) XXXX
Gastos de Interés XXXX
Comisiones Bancarias XXXX
Efectos Descontado XXXX
--------X--------
2.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO EL BANCO COBRA ENVÍA UNA
NOTA DE AVISO:
La Empresa hace el siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Efectos Descontados XXXX

4. Efectos por Cobrar XXXX
--------X--------
3.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO SE DEVUELVEN LOS GIROS POR
INCOBRABLES:
La Entidad Bancaria emite una NOTA DE DÉBITO y cobra Intereses. La
Empresa hace el siguiente asiento:
--------X--------
00-00 Efectos Descontados XXXX
Gastos Administrativos XXXX
Banco (N/D) XXXX
--------X--------
EFECTOS POR COBRAR EN LITIGIO
Si realizar la gestión con la entidad bancaria no funciona, también existe la
posibilidad de llevar dichos efectos por cobrar a litigio o juicio. Estos
documentos son enviados a los abogados de la empresa quienes se
encargarán de las acciones judiciales. Del litigio de estos documentos puede
resultar el cobro de los mismos a un monto mayor al documento (generando
una utilidad en Efecto en Litigios) o, por el contrario, cobrarse a un monto
menor (ocasionando una perdida en cobro de Efectos en Litigio). También
puede suceder que el giro sea renovado. De acá se generan intereses por el
vencimiento de los documentos que constituirán junto con el valor original de
los documentos a renovar, el monto del nuevo giro, letra o pagaré. Estos
intereses ganados se registran una vez acordado y firmados los nuevos giros.
En Contabilidad se realizan los siguientes registros en libros según el caso:
GIROSENVIADOSALABOGADO
1.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO LOS GIROS SON ENVIADOS AL
ABOGADO:
Litigio para que el Abogado se encargue de la Cobranza (Se utiliza Cuenta de
Orden).
--------X--------
00-00 Efectos a Cobrar en Litigio XXXX
Efectos a Cobrar en Litigio Per Contra XXXX
--------X--------
2.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO EL ABOGADO COBRA POR ENCIMA
DEL VALOR NOMINAL:
--------X--------
00-00 Banco (Lo Recibido) XXXX
Efectos a Cobrar en Litigio PC XXXX
Ganancia en Litigio XXXX
Efectos Por Cobrar XXXX
Efectos Enviados al Cobro XXXX
--------X--------
3.- ASIENTOS CONTABLES CUANDO EL ABOGADO COBRA POR
DEBAJO DEL VALOR NOMINAL:
--------X--------

5. 00-00 Banco (Lo Recibido) XXXX
Efectos a Cobrar en Litigio PC XXXX
Pérdida en Litigio XXXX
Efectos Por Cobrar XXXX
Efectos Enviados al Cobro XXXX
--------X--------
4.- ASIENTOS CONTABLES POR RENOVACIÓN DE GIROS:
--------X--------
00-00 Efectos Por Cobrar (LE) XXXX
Intereses Ganados XXXX
Efectos por Cobrar (LS) XXXX
--------X--------
Leyenda:
LE= Letra Entrada
LS= Letra Salida
"Entrada porque es mayor, por los intereses que se venció".
Se consideran cuentas de igual denominación:
-GASTOS ADMINISTRATIVOS
-COMISIÓN BANCARIA
-GASTOS POR INTERESES
CONCLUSIONES
Los efectos por cobrar, al estar amparados en documentos como letras de
cambio o pagarés, ofrecen una mayor garantía de cobro con un mecanismo
legal más robusto que el de una simple factura (Cuentas por Cobrar
Comerciales). Esto también sucede porque, posiblemente, los riesgos que
representan esos deudores son tan importantes que la empresa se vio en la
necesidad de soportar esos derechos con los diversos documentos ya
mencionados anteriormente.
Las ventajas de estas cuentas es que están amparadas en mecanismos
legales que pueden influir en el cobro de las deudas, para no llevar la disputa a
tribunales o ya sea en el litigio mismo. Además de que la empresa cuenta con
la oportunidad de que cualquier entidad bancaria pueda interceder como
cobrador de estos derechos amén de cancelar las respectivas comisiones
bancarias y otros gastos de la gestión de cobranza del banco. Este mecanismo
genera más de una opción para el cobro de las deudas de los clientes.
El aspecto negativo es que, posiblemente, se llegó a este punto de negociación
debido a que el cliente mostraba poca disposición para el pago de las facturas
por las maneras cotidianas, lo cual puede deberse a fallas en la gestión de
cobranzas así como en la gestión de aprobación de ventas a créditos de la
empresa. También puede deberse a anticipos importantes entregados a
nuevos proveedores de lo cal se debe dejar una garantía de la ejecución del
proyecto para dar seguridad de que el efectivo (pago en cheque o

6. transferencia) entregado no vaya a perderse por causa de un servicio o
mercancía pagados pero no recibidos.
Sea cual sea la razón de realizar una letra de cambio o un pagaré para
soportar un derecho de la empresa sobre un deudor, la empresa debe
asegurarse de llevar a cabo todas las medidas de control interno de partidas
por cobrar así como los registros contables necesarios de manera oportuna y
veraz garantizando así, la posible consecución del objetivo principal; que es el
cobro de la deuda y la inyección de efectivo al proceso productivo y también
para reflejar perfectamente la realidad económica de la empresa al momento
de presentar la información (estados financieros).
Lic. Jonathan Figueroa R.
Contador Público Venezolano
Graduando de la Universidad de Carabobo año 2007
http://contabilidadbasicajonathanfigueroa.blogspot.com/2014/10/efectos-por-cobrar.html