El documento habla sobre las herramientas y tecnologías para mejorar la productividad individual, el trabajo en equipo y la colaboración. Explica diferentes herramientas de comunicación, espacios colaborativos y nuevas interfaces para gestionar la información. También describe beneficios de las herramientas colaborativas como permitir editar materiales de forma colaborativa y facilitar el intercambio e información. Por último, presenta un caso práctico sobre la implementación de estas herramientas en un centro de innovación.

1. El Centro de Innovación en Productividad
y las Tecnologías de la iProductividad
Jornada 10 de julio de 2009
“Trabajo en equipo y colaboración”

2. TIC, Productividad y Organizaciones
NO
ESTRUCTURADO
ESTRUCTURADO
AUTOMATIZAR
AMPLIFICAR

3. El mundo de las personas
Correo
Reuniones
>85%
Edición
Análisis
Estructurado <15%

4. La productividad de las personas
El trabajador de la información y el conocimiento
Nuevos modelos de trabajo - Oficina flexible

5. Herramientas y Tecnologías
Comunicaciones Espacios de Productividad
Productividad colaboración
eficientes móvil
Individual
Búsqueda Gestión de
Nuevas Contenidos
Interfaces
Redes
Análisis de la Gestión de
Sociales
Información Procesos /Proyectos

6. Ingredientes

7. Ej. escenario : reunión simple

8. Siempre comunicados…
Dentro y fuera de la empresa
“

9. ¿Con quién y cómo nos comunicamos?

10. Herramientas de comunicación
Mensajería instantanea
Audioconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
Integración centralita
...
Video

11. Nuevas maneras de trabajar
Interfaces para gestionar la información

12. Nuevos interfaces
Reconocimiento de escritura
Voz
Contacto
Alertas y avisos
Suscripciones
Sistemas de información geográfica
Asistentes digitales

13. Trabajo en equipo
Para colaborar juntos de manera eficente

14. Ya no trabajamos solos
100%
Estilos de trabajo
Tabaja solo
80
Mismo tiempo,
mismo lugar
60 Mismo tiempo,
diferente lugar
Diferente tiempo,
40
diferente lugar
20 Porcentaje del trabajo
que depende de la
colaboración con
0 nuestro equipo
2000 2005 2010
(Source: Gartner - http://www.datapro.com/teleconferences/attributes/attr_103789_115.ppt)

15. ¿Con quién y cómo colaboramos?

16. Herramientas colaborativas (I)
Las herramientas colaborativas ofrecen unos
servicios básicos:
• Una manera de comunicarse
• Mecanismos de intercambio de documentos
• Diferentes maneras de encontrar otros miembros
de la comunidad
Estos servicios puedes ser complementados con
funcionalidades como calendarios online,
herramientas de búsqueda de perfiles y áreas de
conocimiento, sistemas de recomendación, pizarras
compartidas, así como múltiples canales de
comunicación como la mensajería instantánea, y web,
audio y video conferencia.

17. Herramientas colaborativas (II)
• Estos entornos colaborativos (intranets-extranets, espacios
colaborativos,…) permiten que los equipos elaboren, editen y revisen
materiales de manera colaborativa y online en espacios de trabajo,
gestionen flujos de trabajo, controlen el acceso a los materiales,
puedan tener una trazabilidad de las publicaciones y cambios
ocurridos, …
• Tanto los portales como las herramientas de ‘groupware’ ofrecen un rico
conjunto de herramientas de colaboración, como las comentadas
anteriormente, además de áreas con los perfiles de los miembros de
los equipos, áreas de discusión online, de intercambio de ficheros y
documentos, calendarios integrados y aplicación de autoría
colaborativa.
• También pueden incorporar canales RSS junto con funcionalidades para
elaborar documentos con herramientas wikis y crear y mantener blogs,
aplicaciones enmarcadas bajo el término web 2.0.

18. Herramientas colaborativas (III)
• Correo electrónico y listas de • Suites de software colaborativo.
correo electrónico. • Herramientas de comunicación.
• Foros de debate. • Distribución de información.
• Mensajería instantánea. • Intercambio de información.
• Herramientas de ‘control de • Captura de información.
presencia’.
• Wikis.
• Sistemas de audio y video • Feeds RSS y otras tecnologías
conferencia. ‘Push’.
• Repositorios documentales.
• Portales y herramientas de
trabajo en grupo.

19. Herramientas colaborativas
Pizarra compartida
Acceso remoto a herramientas,
aplicaciones, escritorio
Compartición calendarios
Reuniones virtuales

20. Espacios colaborativos
Intranet, extranet
Offline-online
“Cloud computing”
Acceso a calendarios,
agendas, documentos,...

21. Web 2.0 para la colaboración
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...

22. Beneficios
• Permiten que los equipos creen, editen y revisen
materiales, de manera colaborativa.
• Facilitan el almacenamiento, acceso e intercambio de
documentación.
• Facilitan el flujo de información, la gestión de proyectos e
integran diferentes fuentes de información en un solo
punto.
• Proporcionan control y acceso a los diferentes contenidos.
• Permiten conocer quen ha publicado, cuando y qué y
quién lo ha revisado, modificado,...
• Facilitan la convocatoria y gestión de reuniones
• Mejoran la productividad y eficiencia de los equipos y
facilitan el intercambio de conocimiento y su acceso.
• Reducen la carga de correos electrónicos.

23. Implantación y adopción
Cultura y entorno de trabajo de la organización
destinataria:
• ¿Qué infraestructura de TI está disponible incorporar?
• ¿Tenemos recursos financieros y humanos para adquirir,
instalar y mantener una aplicación?
• ¿Quiénes serán los usuarios de la herramienta? ¿Cuáles son
sus requisitos?
• ¿Tienen una actitud abierta (early adopters) a la hora de
introducir nuevas herramientas? ¿Invertirán tiempo en su
adopción? ¿Son escépticos? ¿Cuál es su tolerancia al riesgo?
• ¿Debemos empezar con una aplicación sencilla y fácil de
utilizar o nos están requiriendo una mayor granularidad,
seguridad y opciones de workflow?
• ¿Quiénes serán los principales stakeholders? ¿Pueden
comunicar el valor de la nueva herramienta de colaboración?

24. Implantación y adopción
Tres requisitos clave a la hora de elegir la mejor herramienta:
• Comunicación. ¿Con qué frecuencia la personas necesitan comunicarse? ¿Qué
tipo de comunicación prefieren, asíncrona o síncrona? ¿En qué formato, texto,
voz, video,…?
• Intercambio. ¿Cuán frecuentemente comparten documentos y/o otros tipos de
contenidos los grupos? ¿Requieren hacerlo en tiempo real o se puede hacer a
través de respositorios documentales? ¿Es una comunidad de confianza?
¿Todo el mundo puede ver y editar los materiales o debemos definir permisos
más granulares? ¿Se requiere un proceso de aprobación complejo o es simple?
¿Se crearán los documentos colaborativamente? ¿En un entorno online o a
través de herramientas de escritorio? ¿Se necesita un control de versiones?
• Gestión. ¿Cuántos usuarios estarán involucrados en más de un grupo o
espacio colaborativo? ¿Qué grado de estandarización se requiere para cada
grupo de trabajo?

25. Implantación y adopción
“Análisis de necesidades” para la aplicación en proyectos:
• ¿Qué tareas debo cumplir? Se requiere analizar los tipos de resultado que se
tienen que crear en el proyecto y los miembros del equipo que tienen que recibir
esos resultados.
• ¿Cuáles son nuestras capacidades actuales? Hacer un inventario del hardware
y software que está utilizando el equipo, así como la infraestructura disponible
para permitir tecnologías de colaboración (conexión a Internet para utilizar
mensajería instantánea o audio y video conferencia, intranet o extranet en donde
poder incorporar aplicaciones wiki o blogs,…)
• ¿Qué herramienta es apropiada para cada tarea? En función de los diferentes
resultados requeridos, del número de personas intervinientes en su elaboración
y de la sincronía/asincronía del proceso, se podrá decidir qué herramientas son
necesarias para por ejemplo elaborar los entregables del proyecto, elaborar los
informes de estado del, discusiones una-a-uno (conferencias telefónicas, audio o
video conferencia, mensajería instantánea,…) o para la recogida de información
del equipo.
• ¿Quién forma parte del equipo? Tener en cuenta es el conocimiento y
adecuación de las herramientas consideradas al equipo de trabajo.

26. Web 2.0 para la colaboración
Blogs y microblogging
Wikis, Fuentes RSS,
Redes sociales,...

27. Caso Práctico: CIP 2.0

28. Objetivos
Uso Externo
• Utilizar el máximo número de canales para divulgar las
actividades, proyectos y conocimiento del centro.
• Estar presentes en Internet y en las principales
herramientas sociales para incrementar visibilidad, crear
marca y prestigio del centro y sus profesionales.
• Ofrecer más servicios (canales de divulgación) a los
partners y socios.
• Establecer conversaciones con nuestra comunidad.
Uso Interno
• Mejorar la comunicación interna
• Reforzar la gestión del conocimiento

29. Evolución
Febrero 2009
Octubre 2008
Febrero 2008
Enero 2007

30. Web Corporativa
http://www.productivitycenter.org

31. Blog Corporativo
http://innovacionyproductividad.spaces.live.com

32. Blog Interno

33. Microblog interno

34. Usuario y página corporativa Facebook

35. Microblog corporativo
http://twitter.com/MICProductivity

36. Canal Vídeos Corporativo
http://www.youtube.com/user/MICProductivity

37. Espacio de materiales / presentaciones
http://slideshare.net/group/MICProductivity

38. www.productivitycenter.org