Apuntes eventos laborales

CONALEP
PLANTEL TICOMÁN
MATERIAL DIDÁCTICO
APUNTES DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
LABORALES
4º. SEMESTRE
CARRERA PT-B ASISTENTE DIRECTIVO
PRESENTA: ANGÉLICA MÁRQUEZ TOLEDO
MAYO 2005

JUSTIFICACIÓN
Una de las habilidades más difíciles de desarrollar en los alumnos, es su
capacidad de análisis y síntesis, ya que a los alumnos desde su
formación básica, no se les fomenta la lectura.
Aunado a esto, desafortunadamente, no se cuenta con la bibliografía
adecuada y suficiente para hacer frente a las necesidades del Colegio.
El presente material didáctico de apoyo nos unos apuntes sobre el
Módulo de Organización de Eventos Laborales del Cuarto Semestre de la
Carrera PT-B Asistente Directivo. Puede ser utilizada parcialmente
durante las sesiones como material de apoyo y como fuente de
investigación y para la resolución de guías de estudio o cuestionarios.
El alumno al buscar en los apuntes la información requerida, no
solamente tendrá una herramienta de estudio, sino que desarrollará en
el mismo, la capacidad de análisis y síntesis de la información
consultada. Mismas que son necesarias sobre todo si se considera que
son alumnos de nuevo ingreso que deben formarse en este modelo de
construcción del aprendizaje.
Objetivo:
Proporcionar a los alumnos y al PSA apuntes que apoyen el desarrollo del módulo
así como sus habilidades de análisis y síntesis.

INTRODUCCIÓN
En los últimos años, las conferencias, congresos, reuniones y seminarios se han
impuesto como técnicas de trabajo de grupo para resolver problemas de carácter
general y específico, presentar nuevas investigaciones y descubrimientos, discutir
e intercambiar ideas sobre determinados temas, o para el estudio y preparación en
áreas especializadas.
Sin embargo, antes de tomar cualquier decisión sobre la utilización de un evento
como técnica de trabajo exitosa, deben considerarse dos si el evento es el medio
o recurso más apropiado para alcanzar los objetivos propuestos o existe alguna
otra forma y si el evento es el mas apropiado, que tipo de evento es el que debe
considerarse.
En los siguientes apuntes, se da una breve historia de los eventos y como ha
evolucionado hasta nuestros días y la importancia que juega en la actualidad.
Se establecen los puntos necesarios a considerar desde el momento en que surge
la idea del evento, su planeación, organización y control. Especificando los
diferentes tipos de eventos y haciendo un apartado especial para las ferias y
exposiciones por la importancia que este tipo de evento tiene.

HISTORIA DE LOS EVENTOS Y LA ORGANIZACIÓN
El comienzo de los eventos y la organización no hay un año exacto ni donde
comienzo pero los primeros eventos aparecen con los romanos y los griegos
entonces yo les voy hablar sobre ellos.
Los griegos se inventaron las olimpiadas es el primer evento registrado para el
bienestar social de la gente y los romanos cuando les conquistaron salieron las
ideas para otros eventos como los circos romanos.
GRIEGOS
La historia de la Antigua Grecia. Aunque haya habido manifestaciones anteriores,
los Primeros Juegos Olímpicos se realizaron en el año 776 antes de Cristo.
Los juegos Olímpicos se llamaron así porque se jugaban en el Santuario de
Olimpia, en el Peloponesio, en honor de Zeus, y los juegos comenzaban con una
ceremonia y un sacrificio al Dios Zeus. y se disputaban en un estadio de la vecina
ciudad de Elide.
La primera edición consistió únicamente en una carrera de 185 o 190 metros (un
largo de la pista de atletismo) por 32 de ancho; y el vencedor fue Corróelo de
Elide. Posteriormente se fueron añadiendo carreras más largas, luchas y el
pentatlón, que comprendía lanzamientos de disco y jabalina, carreras a campo
traviesa, salto de longitud y lucha libre. Después se agregaron el boxeo, las
carreras de carros, la forma de lucha violenta conocida como pancracio, y otros
deportes. Otra de las primeras pruebas olímpicas fueron los saltos en largo, a
causa de que los griegos acostumbraban saltar zanjas y arroyos, y estaban
entrenados en eso.
El lanzamiento de disco fue una de las primeras pruebas de los juegos olímpicos
antiguos. Estas actividades físicas, competencias y luchas, no sólo estaban
ligadas a un sentido religioso, puesto que los realizaban en honor a los dioses y
les brindaban sacrificios; también influenciaron en la cultura, especialmente en la
música y en las artes. Un ejemplo de su influencia en el arte, es "El discóbolo" de
Mirón.(450 antes de Cristo).
Los juegos olímpicos se celebraban en verano y cada cuatro años, período que
llamaban Olimpíada.
En ese período se paralizaban los conflictos bélicos. En honor a los Dioses y
logrando la unión de los griegos en esas ocasiones, se celebraban los juegos
antiguos. Eran cuatro: los juegos ístmicos, los píticos, los nemeos y los olímpicos.

La Primera Maratón ocurrió cuando en 490 antes de Cristo un héroe griego: el
soldado Filípides, recorrió 40 kilómetros con noticias de la batalla de Maratón.
El primer premio para el ganador de los antiguos juegos olímpicos fue una corona
de olivo sagrado.
Román Pausanias escribió en el 170 la primera programación olímpica, con motivo
de una visita que realizara a Olimpia.
La conquista de Grecia por los romanos en el siglo II antes de Cristo trajo un
paulatino decrecimiento de los juegos.
Los juegos romanos de la antigüedad también tuvieron carácter religioso, pero
fueron perdiendo estas características, y llevaban a esclavos y prisioneros; con
luchas a muerte entre gladiadores.
En el año 393, el emperador Teodosio abolió los Juegos Olímpicos. La concepción
cristiana en la época consideraba inmoral el culto del físico
ROMANOS
La extensión del Imperio romano a lo largo del perímetro del Mediterráneo,
durante más de cinco siglos, ha dejado en nuestro suelo restos arqueológicos de
primer orden. La romana, es la manifestación artística más significativa de la
historia del mundo occidental, su influencia nunca se ha dejado de percibir a lo
largo de muchos siglos en toda Europa.
EL primer imperio romano que organizo eventos sociales
Las luchas armadas entre los integrantes del segundo triunvirato, Marco Antonio,
Lépido y Octavio, produjeron ciertas dudas sobre la eficacia de las instituciones
republicanas para poder gobernar los extensos territorios que rodeaban al Mar
Mediterráneo. Como consecuencia de esta situación, entre los grupos dirigentes
se empezó a pensar en la posibilidad de crear un nuevo tipo de autoridad. Esta
incertidumbre, unida a la victoria de Octavio sobre marco Antonio el año 31 a.C.
tras la batalla de Actium, permitió a Octavio concentrar todo el poder de Oriente y
Occidente y convertirse en el jefe máximo del estado romano. Octavio recibió del
Senado el título de Augusto, que significa que su persona merecía el mayor
respeto y veneración; además, obtuvo las más altas facultades militares, políticas
y religiosas. Así comenzó el Imperio.
El emperador se propuso aminorar el malestar social por medio de un ambicioso
plan de obras públicas con el fin de evitar la desocupación.

Además , se realizaron entregas gratuitas de alimentos en la ciudad de Roma,
gracias al control de la producción excedente de Egipto, que estaba bajo su
dominio.
Para calmar los reclamos urbanos se instauró el circo. Allí se realizaban distintos
tipos de juegos como las competencias de carros, la lucha contra fieras y las
ejecuciones de los delincuentes. Sin embargo, el espectáculo preferido era las
luchas de gladiadores o juegos de vida o muerte. En caso de derrota el destino
dependía del humor de los espectadores. Si todos agitaban un pañuelo, el
gladiador salvaba la vida, pero si extendían el brazo cuyo puño tuviera el pulgar
hacia abajo, se decretaba la muerte en la arena. Los hombres que intervenían en
estas sangrientas competencias eran generalmente esclavos. Estos se convertían
en héroes para la plebe urbana y a través de sucesivas victorias podían alcanzar
la libertad.
Los circos estaban inspirados en el hipódromo griego y estaba destinados a
carreras de caballos. La pista era rectangular, divida por un muro y con la
cabecera en forma de semicírculo. El más importante de los circos romanos fue
el circo Máximo.
Y es la base de todos los eventos que se organizan ahora y todavía se usan
algunos conceptos como el de para el bienestar social de la gente y para la unión
de el pueblo.
PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
La intención de este trabajo es la de auxiliar en todos los aspectos necesarios
para la planificación, organización, ejecución y evaluación de un evento o
exposición hacia una determinada meta; así, el éxito depende del conocimiento
que se tenga de las diferentes técnicas o de la combinación de sus elementos. La
Dirección y Organización Integral de Eventos es una herramienta táctica de la
Comunicación Integral de un concierto. El organizador profesional de eventos es
un profesional que crea, planifica, gestiona, organiza y produce, acontecimientos
especiales que constituyen un campo en pleno desarrollo.
CONCEPTOS PARA LA PLANIFICACIÓN DE EVENTOS
La realización de eventos ha constituido una industria en la que se invierte mucho
dinero; por ello, antes de tomar cualquier decisión sobre la ejecución de un evento
deben considerarse dos preguntas básicas:
¿Es el evento el medio o recurso más apropiado para alcanzar los objetivos
propuestos, o existe una forma más adecuada?
Si el evento es el medio más adecuado, ¿Qué tipo de evento debe
considerarse?

En el desarrollo de actividades para la realización de un evento hay que
considerar los siguientes puntos: el objetivo principal, número de participantes,
lugar a realizarse, la duración, entre otros y las acciones del proceso que
condicionarán el tipo de evento a realizar.
El manejo eficiente de las relaciones con los proveedores, profesionales y
prestadores de servicios, hacen cada vez más necesaria la capacitación y
especialización de todos los que participan en el proceso de un evento. Las
organizaciones vinculan los eventos no solo a sus estrategias de comunicación,
sino también a las comercialización y ventas.
La rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de
costos y efectividad
LOGÍSTICA.
Hoy en día el tema de la logística es un asunto tan importante que las empresas
crean áreas específicas para su tratamiento, se ha desarrollado a través del
tiempo y es en la actualidad un aspecto básico en la constante lucha por ser una
empresa del primer mundo. Anteriormente la logística era solamente, tener el
producto justo, en el sitio justo, en el tiempo oportuno, al menor costo posible,
actualmente éstas actividades aparentemente sencillas han sido redefinidas y
ahora son todo un proceso. La logística tiene muchos significados, uno de ellos, es
la encargada de la distribución eficiente de los productos de una determinada
empresa con un menor costo y un excelente servicio al cliente. Por lo tanto la
logística busca gerenciar estratégicamente la adquisición, el movimiento, el
almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como todo el flujo de
información asociado, a través de los cuales la organización y su canal de
distribución se encauzan de modo tal que Ahora se reconoce como un área
estratégica. Compañías como Coca Cola y Nike, atribuyen mucho de su éxito a
sus Sistemas Logísticos.
La gente que trabaja en esta área cada vez tiene una función de mayor impacto en
las empresas. Con estos nuevos roles, se requiere también cada vez más gente
mejor preparada en estos temas.
Como sabemos, antaño no existía una carrera formal en estas áreas en las
universidades, la mayoría de la gente que me he encontrado proviene de
Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, Ingeniería en Transporte y
Sistemas.
La logística es un área que requiere atraer a los mejores y más brillantes, dada su
complejidad, interacción con las diferentes áreas de la empresa, desde
Mercadotecnia, Ventas, Áreas de Finanzas, Recursos Humanos y Sistemas.

El subdirector de logística de El Palacio de Hierro, Carlos Augusto Méndez,
señaló: "La logística en las empresas es como un portero de fútbol", si el
equipo gana nadie se acuerda de él, pero si falla todos le echan la culpa.
PERFIL PROFESIONAL
La gente de logística no se hace en las universidades se hace en el trabajo diario,
en aquella permanente insatisfacción de lo que hace y lo obliga a innovar
constantemente, a negociar a trabajar en equipo a desarrollar una sensibilidad
para enfrentar decisiones, a ser creativo con una clara visión y contundencia en el
momento de la ejecución.
MATEMATICAS: Es la ciencia que estudia mediante el razonamiento deductivo
las propiedades de los entes abstractos, tales como los números y las figuras, así
como la relación que guardan entre sí.
CIENCIAS SOCIALES: Es la ciencia que estudia la evolución del hombre dentro
de la sociedad y los cambios realizados en ella.
CONTABILIDAD: Es la ciencia que trata los procedimientos de llevar cuentas de
una administración en una empresa, sociedad u organismo público; con la
finalidad de establecer su situación económica.
DISEÑO GRAFICO: Es una forma de comunicación visual que transmite
conceptos en forma estética, agradable a la vista y especialmente funcional
PUBLICIDAD: Es un conjunto de técnicas de comunicación social con que se
anuncia o se da a conocer un producto o un servicio para que se consuma o
utilice.
DIBUJO TÉCNICO: Es la concepción de un objeto en forma tridimensional, es
decir largo, ancho y altura.
VENTAS: Es una acción de vender un producto, cesión mediante un precio
convenido; puede ser al contado o a crédito.
PARA QUE SIRVEN EN MI PROYECTO
MATEMÁTICAS: Me sirve para hacer la planificación del concierto y los
presupuestos porque en las 2 cosas necesitan por las operaciones (sumas, restas,
multiplicaciones, divisiones,) que hay que hacer para crear los presupuestos y las
proyecciones del concierto.
CIENCIAS SOCIALES: Es por la historia de los primeros eventos y su
organización. Y por las de Relaciones Públicas con los proveedores y la gente que
trabaja en el concierto y la que va a1 concierto.

CONTABILIDAD: Es la que trata los procedimientos de llevar cuentas de la
administración en el concierto y la financiación del concierto.
DISEÑO GRAFICO: Es una forma, agradable a la vista la publicidad del concierto
y especialmente funcional para la que la gente vaya al concierto.
PUBLICIDAD: Es anunciar o se da a conocer el concierto para que la gente se
entere y vaya al concierto por medios y hojas volantes, posters Gafetes, Hojas
Volantes, Entradas, etc.
DIBUJO TÉCNICO: Es para crear el tamaño es decir (largo, ancho y altura). de
las cosas que nos van a servir para la publicidad del concierto es decir largo,
ancho y altura.
VENTAS: Es para vender la publicidad del concierto es decir los auspiciantes con
todas las cosas de la publicidad (Posters, Hojas Volantes, Entradas)
TIPOS DE EVENTOS
La popularidad de la que disfrutan los eventos no es arbitraria, han demostrado
claramente su utilidad práctica como un medio de gran eficacia para transmitir
nuevas informaciones, intercambio de ideas y experiencias. Por esto, son un
instrumentos efectivo para fortalecer a la organización, alcance de los negocios,
para impulsar desarrollo de la vida y para divulgar el avance del conocimiento
científico y técnico.
Se ha determinado mediante estudios, que la audiencia que asiste a un evento, lo
hace por tres cosa:
1. Para obtener Información.
2. Para intercambiar puntos de vistas con colegas.
3. Por recreación y cambiar de rutina.
Por tal sentido, el termino eventos engloba una amplia serie de actividades que
adoptan formas muy variadas, las cuales podemos clarificar según sus objetivos
(Gherardi, 2002).:
o Educativo = Congresos, Simposios.
o Social = Fiestas en General.
o Turismos = Tours, Campamentos.
o Deportivo = Campeonatos, Olimpiadas.
o Cultural = Festival, Exposición.
o Informativo = Convención, Asamblea.
o Motivacional = Viajes, Reunión.
o Religioso = Peregrinaciones.
o Político = Asambleas, Mítines.

El común denominador de los eventos mencionados, es el de actuar como
escenarios privilegiados en los cuales se vinculan personas e instituciones para
producir un cambio de información y conocimiento. Los eventos ponen en contacto
a personas que residen dentro de un mismo país, pero se puede realizar la
diferenciación de eventos según el ámbito geográfico, que abarca locales,
regionales, nacionales, mundiales e internacionales.
Según Eliana Gherardi, en su libro, Como hacer Eventos Exitosos de la Editora El
Nacional, nos comenta que los tipos de eventos son los siguientes:
Congresos: Reúnen miles de personas pertenecientes a un grupo
científico, cultural, religioso, etc... Suele durar de tres a siete días, según la
amplitud de programa. Los congresos mundiales o internacionales suelen
realizarse cada uno o dos años.
• Jornada: Reunión de menor envergadura. Trata de desarrollar en uno o
más días un tema monográfico.
•
• Seminario: Tiene por objeto la investigación o estudio intensivo de un tema
en reuniones de trabajo debidamente planificadas, los miembros son grupos
reducidos con intereses comunes en cuanto al tema y similar nivel de
conocimientos. La duración puede ser de varios días.
•
• Simposio: Es una reunión donde un grupo reducidos de expertos explica a
la audiencia aspectos de un tema por quince a veinte minutos cada uno.
•
• Mesa Redonda: Un grupo de expertos expone de forma sucesiva sus
puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un mismo tema, la
confrontación de los puntos de vista permitirá al auditorio obtener una información
amplia.
•
• Panel: Varios expertos discuten un tema en forma de diálogo o
conversación ante una audiencia de tamaño variado; es una técnica informal y
flexible.
•
• Foro: Es una reunión pública informal, que se acomete sin tener
establecido un orden del día, no hay límites en cuanto a la participación. El
objetivo es ofrecer una tribuna libre sobre temas de interés común.
•
• Coloquio: Es una reunión semiformal constituida por un grupo de
especialistas de reconocida trayectoria y que tiene por fin analizar e intercambiar
ideas sobre un tema de mutuo interés.
•
• Taller: Son reuniones formativas de trabajo práctico manual, posee
técnicas didácticas que propician el conocimiento a través de la acción. Es puntual
y limitado en el tiempo.

• Curso: Es una actividad netamente didáctica, tiene un programa que debe
desarrollarse por completo en el tiempo estimado. Es dirigido por un instructor.
•
• Reunión: Término general que se da cuando se junta un número de
personas, a fin de tratar aspectos de interés de un grupo de trabajo.
•
• Teleconferencia y videoconferencia: Son reuniones a larga distancia y
gracias a los avances tecnológicos permiten que expertos situados en diferentes
lugares y sin desplazarse pueden a través de la línea telefónica ofrecer sus puntos
de vista. La videoconferencia va acompañada de imágenes. Ahorra tiempo y
dinero.
•
• Charlas: Reunión informal de varias personas, en donde un experto
conversa sobre un tema en particular.
•
• Conferencia: Es una técnica expositiva centrada en el instructor y
orientada a proporcionar de una manera sistemática información o contenidos
teóricos; es especializado.
•
• Asamblea: Reunión general y formal de una asociación, un club,
organización o compañía, cuya finalidad es decidir sobre políticas a elegir,
comités, balances y presupuestos.
•
• Briefing: Reunión muy corta con la finalidad de impartir nuevos lineamiento
a seguir o dar a conocer alguna información a un grupo de trabajo.
•
• Exposición: Es una actividad en la cual se muestran productos y servicios,
va de lo formal a lo informal. Hay tres tipos: Permanentes, temporales y
abundantes.
•
• Feria: Son exposiciones de productos y servicios de una actividad
seleccionada con el fin de promocionarla y comercializarla.
•
• Festival: Se utiliza con el fin de promover ciertas actividades, como:
festivales de la canción, gastronómico, de cine, de teatro, etc.
•
• Concurso: Se trata de una actividad para estimular la participación de un
público específico.
•
• Fiestas: Son actos sociales cuya finalidad esencial es celebrar algo.
Aunado a los tipos de eventos ya nombrados anteriormente, también encontramos
algunas técnicas que se pueden aplicar dentro de una actividad en la agenda de
un evento, esto es como complemento, pero no siempre se suelen aplicar
PROCESO A SEGUIR PARA LA PLANEACIÓN

1. Elección del tema del evento:
El tema del evento puede estar fijado con mucha anticipación y debe elegirse con
mucho cuidado ya que la acogida del público al evento depende muchas veces de
la importancia del tema tratado y de su actualidad.
2. Deficnición de objetivos generales y específicos
En la planeación del evento, se deberá decidir sobre las metas generales del
mismo, una vez determinados los objetivos generales, entonces, se establecerán
los objetivos específicos a alcanzar. Éstos se aplican tanto a la etapa de
planeación como al programa en si.
3. Decisión sobre aspectos temáticos
La duración del evento, el número de participantes o la profundidad con que se
quiera examinar y discutir el tema, determinarán su curso, su subdivisión en partes
o la especificación en unidades de análisis más detallado.
El calendario de los temas a tratar deberá hacerse con tiempo ya que el mismo
está estrechamente vinculado con la selección de oradores.
4. Los participantes: determinar el tipo de participantes y el número de
éstos
El tipo de participantes y la cantidad de estos dependerán de:
 El objetivo del evento
 Las razones de política institucional
 Los recursos financieros con que se cuenta
 La especificidad del tema
5. Los ponentes: selección de los posibles oradores y consulta a los
mismos
Los ponentes o conferencista tienen un papel fundamental en toda reunión e
incluso, la participación de determinadas personalidades es clave para asegurar el
éxito del evento.
Al elegirlos, se debe tener cuidado, investigando los antecedentes profesionales y
carismáticos de los candidatos así como su experiencia en este tipo de eventos.
6. Selección de posible fecha de realización y duración del evento

La selección de la fecha depende también de otras actividades de la organización
y la duración depende de los temas seleccionados, de su especificidad,
complejidad y, en la mayoría de las veces, de los recursos financieros con que se
cuenta.
7. Preparación de costos estimados
El costo del evento varía dependiendo de la duración, el número de participantes,
los invitados (oradores), el lugar y el tipo de reunión
8. El lugar: selección del lugar del evento
El lugar donde se lleva a cabo la reunión proporciona el entorno físico que puede
facilitar o inhibir las actividades programadas. Cada día es más común la
realización de eventos en lugares especiales tales como centros de conferencias.
Otros aspectos a considerar son:
 Lugar geográfico
 Lugar físico
 Facilidad de acceso al lugar e instalaciones
 La comodidad
 Los servicios
 El equipo
 Los costos (traslados, hospedaje)
9. Elección de los copatrocinadores
El copatrocinio de una reunión implica la colaboración de dos o más instituciones
para hacer efectiva esta actividad.
10.Designación de un coordinador general
Esta persona debes estar estrechamente vinculada a la institución, con
conocimientos del tema de la reunión, pero al mismo tiempo deberá contar con
otras cualidades o características que lo conviertan en “un profesional en el
manejo y administración de eventos.
11.Elaboración de programas

Se debe elaborar un programa en el cual se incluyan todas las actividades a
realizar, integrándolas, jerarquizándolas, y estableciendo el calendario de cada
una de ellas.
PROCESO A SEGUIR PARA LA ORGANIZACIÓN
1. Comités de organización
Estos comités deben de ser integradas por personas conocedoras de la comisión
que se les asigna, teniendo mucho cuidado en delimitar su campo de acción y las
atribuciones que cada comité tendrá, especificando sus funciones y las actividades
que tendrán que realizar.
2. Organización de gastos administrativos
Se debe organizar todos los gastos que se tendrán antes, durante y al término del
evento, considerando:
 Papelería membretada,
 Talonarios de boletos
 Invitaciones impresas
 Artículos de papelería
 Pasajes
 Etc.
3. Elaboración de documentos y materiales de trabajo
Este punto implica la elaboración de todos y cada uno de los materiales o
documentos que serán necesarios durante un evento, desde los más pequeños
como los gafetes hasta más complejos como portafolios de participantes
4. Recursos materiales requeridos y montaje de la sede
En este apartado, se deben considerar:
 Material y equipo audiovisual
 Equipo de reproducción
 Equipo de sonido y luces

 Equipo de cómputo
 Mobiliario
 Renta de salones,
más adecuados considerando el tipo de evento, número de personas,
presupuesto, etc.
Además, se deberá contemplar la contratación de servicios profesionales
necesarios como:
 Edecanes
 Traducción simultánea
 Secretarias
 Mensajería y apoyo
5. Coordinación de actividades
Durante el transcurso o ejecución del evento, el papel del coordinador sigue
siendo clave, y aunque delegará muchas responsabilidades al personal que lo
apoya, el coordinador mantiene la responsabilidad última de comprobar que todas
las actividades planeadas se cumplan tal como se previeron.
PROCESO A SEGUIR PARA EL CONTROL
1. Elaboración de procedimientos y formas de control
Se debe establecer un procedimiento de control que asegure la verificación del
cumplimento de las actividades programadas en tiempo y forma, y el logro de los
objetivos específicos y generales establecidos para el evento
2. Elaboración de listas de verificación por tipo de evento
Se elaboran listas de cotejo y seguimiento de acuerdo al evento en el cual se
incluyan todas las actividades y materiales para registrar su cumplimiento. Estas
deben de ser sencillas que facilite su manejo pero no por ello debe de omitirse ni
el más pequeño de los puntos a verificar, ya que hasta el más mínimo detalle
puede significar el éxito del evento.
3. Elaboración de cuestionarios de evaluación

Un aspecto muy valioso para determinar el alcance de los resultados del evento es
el poder conocer las opiniones de los invitados al evento, elaborando un
cuestionario en el que se incluya la información se que considere mas valiosa.
4. Evaluación del evento
Evaluar el evento implica una doble finalidad:
 Mejorar la calidad y la pertinencia de los eventos (en cuanto a los
temas seleccionados, la metodología empleada, los objetivos
establecidos y cumplidos)
 Suministrar datos que permitirán una mejor preparación y
administración de eventos futuros.
FERIA
Elementos de organización de la feria:
La organización de una feria presenta una serie de retos, en un sin número de
aspectos relacionados con su planificación y montaje. Existen en la actualidad,
empresas dedicadas específicamente a la realización de eventos, y su
contratación ofrece a los expositores o empresas que deciden participar en una
feria o exhibición, la oportunidad de una participación más efectiva, ya que les
permite dedicar su tiempo y recursos a desarrollar sus estrategias y presupuestos
particulares, sin tener que preocuparse de los aspectos generales de la
organización del evento. Además la mayoría de estas empresas, ofrecen también
asesoría, lo que resulta muy conveniente para expositores nuevos o con poca
experiencia de participación en exhibiciones.
Elección de la sede:
Es sin duda el primer factor que se debe tomar en cuenta al organizar el evento. El
mismo involucra no solo la elección del lugar donde se desarrollara el mismo, sino
también muchos otros aspectos, como su ubicación, accesibilidad,
estacionamientos, seguridad, iluminación natural y artificial, decoración, sonido y
ambientación y principalmente el concepto de diseño del espacio físico de
exhibición.
La distribución típica de una feria consiste en la organización del espacio de
exhibición en grandes áreas denominadas pabellones, las cuales a la vez se
dividen en unidades menores denominadas stands. Los tamaños de los stands
pueden variar de acuerdo a las necesidades y presupuesto de cada expositor.
Para el diseño y composición del stand existen una amplia gama de sistemas
divisorios, y se puede contar con empresas que se dedican a su diseño y montaje.
Estas generalmente proveen también otros artículos como mobiliario y accesorios,
estanterías, vitrinas y mostradores.

Fecha y duración del evento:
Para escoger la fecha de realización, y el período de duración se deben tomar en
cuenta aspectos como la disponibilidad de la sede elegida y la coincidencia con
otros eventos similares, que puedan distraer la atención del público objetivo.
La duración esta también íntimamente ligada a la planificación de los objetivos de
la exposición, y a la cantidad de público que se estime que pueda asistir a la
misma.
Planificacion de tareas:
La empresa o individuo organizador del evento, es responsable de establecer un
orden y secuencialidad de las tareas que aseguren el éxito del mismo. Esto se
logra desarrollando un plan que contemple todas las actividades, desde las
informales como el montaje y desmontaje de las exposiciones, hasta las formales
como la inauguración y atención de invitados.
Esto incluye también la aplicación de controles durante el evento, planificación de
imprevistos y medidas de seguridad.
Entre las principales tareas a desarrollar podemos enumerar:
a. Elaboración de un plan de actuación, tiempos de ejecución y designación de
responsables por objetivos.
b. Selección y determinación de servicios y productos a comercializar en la feria.
c. Definición de público objetivo.
d. Análisis para la determinación del presupuesto.
e. Contacto y comunicación a expositores potenciales.
f. Determinación de las dimensiones y ubicación de los stands en el recinto.
g. Materiales a exponer, montaje y desmontaje, logística y transporte.
h. Elaboración de la campaña de comunicación y captación de visitantes.
Como se puede observar, una presentación ferial no es un acto improvisado, se
prepara durante meses, se desarrolla durante días y se rentabiliza durante años.
Publicidad y promocion:

Es una de las tareas más importantes del proceso de organización, pues la
promoción del evento es primordial para asegurar su éxito. La elaboración de una
campaña publicitaria, acompañada de una adecuada estrategia de medios es
esencial para cumplir con los objetivos de comunicación de la exhibición hacia el
público objetivo previamente definido, con miras de captar su atención y promover
su asistencia.
Lo más recomendable es contratar los servicios de una agencia publicitaria para
estos fines, ya que cuentan con personal especializado, capacitado para elaborar
un concepto creativo atractivo, y poseen la experiencia para sugerir la mejor
estrategia de contratación de medios para la transmisión del mensaje publicitario
como televisión, radio y prensa. También ofrecen servicios de diseño y
elaboración de material promocional como afiches, brochures e invitaciones.
Ventajas de las ferias y exhibiciones:
Las ferias son uno de los instrumentos de promoción, mercadeo y comunicación
más importantes y a la vez más eficientes. Son un punto de encuentro entre la
oferta y la demanda que facilita los negocios. Para los expositores, las ferias son
un medio para dar a conocer sus productos o servicios, observar la competencia,
probar o lanzar productos, estudiar el mercado, visitar y ser visitado por sus
clientes, encontrar distribuidores y concretar ventas.
La participación en una feria ofrece las siguientes ventajas y oportunidades:
 Es el cliente quien visita a la empresa y no al revés: está dispuesto a
terminar comprando . Es justo el momento de venderle.
 El cliente está disponible: no hay que tomar una cita previa; no tiene otra
cosa que hacer, está predispuesto a comprar.
 A una feria acuden clientes muy difíciles de captar en otro lugar: en
ocasiones desconocidos para la red de ventas; en otros casos , de lugares
no cubiertos por la misma.
 En una feria el producto es el rey: tan bien presentado como el expositor
sea capaz de hacerlo, toda la colección completa, en vivo y en directo.
 El costo por contacto de ventas en feria es indiscutiblemente el más bajo:
en muy pocos días se puede vender mucho a muchos, incluidos los clientes
más difíciles.
Entre otras una feria ofrece la oportunidad de:
 Vender
 Generar nuevos contactos que pueden acabar en ventas.

 Dar a conocer nuevos productos (sondear la opinión).
 Potenciar la marca.
 Reforzar el contacto con los clientes habituales.
 Observar la competencia.
 Abrir nuevos mercados.
 Hacer relaciones públicas con los medios de comunicación.
Promoción de Eventos Feriales
Una feria o exposición puede ser el mejor instrumento de marketing si ha sido
planificada y bien organizada. En esas condiciones la participación en una feria es
una inversión a futuro. Si a la feria acuden 30.000 visitantes y no se concreta
ninguna venta, el expositor está fallando en algo, igualmente, el éxito que se logre
es exclusivo de cada empresa.
Interrogados los compradores sobre los motivos por los que deciden acudir a una
feria o visitar un stand concreto, se puede observar que los factores con mayor
peso en su decisión dependen del expositor y está en sus manos controlarlos: una
atractiva presentación del stand y del producto, una buena campaña de publicidad
previa a la exposición, las recomendaciones de los representantes de ventas,
entre otros.
Hay numerosos factores sobre los que la empresa ejerce un control directo. Esto
es importante porque significa que, si una compañía trabaja a fondo todos
aquellos aspectos controlables en un esfuerzo por ser más competitiva, puede
incrementar de manera considerable la eficacia de su participación en una feria.
En nuestros tiempos, las comunicaciones son cada vez más fáciles, los mercados
más amplios o más necesarios para la empresa y los consumidores o usuarios
más exigentes. En este contexto, es preciso gestionar la empresa de forma
coherente y racional si se aspira al éxito frente a la competencia. La planificación
implica asimismo, en este sentido, lograr un cambio en la mentalidad de todos los
agentes del plan de mercadeo, fomentando el realismo, la agilidad y la autocrítica
con espíritu constructivo.
De lo anteriormente expuesto se deduce que la empresa deberá planificar racional
y estratégicamente la gestión de ventas, lo cual implica:
a. Estudiar en su totalidad la problemática comercial derivada de la participación
en la feria.

b. Definir un objetivo.
c. Elaborar un plan estratégico de acción.
d. Controlar los resultados alcanzados y, en función de éstos, corregir y reconstruir
el plan (proceso de retroalimentación).
Campos de análisis:
Antes de decidir participar y promocionar en una feria, el expositor debe procurar
conocer, por todos los medios a su alcance, todos y cada uno de los factores que
inciden de forma directa en el éxito o fracaso de la participación:
El mercado: Importancia cuantitativa y cualitativa del mismo. Localización,
identificación y valoración. Estudio de su perfil y evolución.
Los productos: Características, utilidad, adaptación y mejoras susceptibles a
llevarse a cabo, costos, comercialización y distribución de los productos.
Presencia de los productos de la competencia en el mercado objetivo. Producción
disponible para el mercado en cuestión. Capacidad de la empresa para ampliar su
oferta de los productos. Plazos de fabricación, de entrega y condiciones de venta
de los mismos.
Los compradores: Cómo seleccionan sus compras, cuáles son sus exigencias.
Análisis de su situación financiera, capacidad de compra, forma y método de
trabajar, motivaciones personales y objetivos.
Los prescriptores de opinión: Estos resultan cada vez más importantes en el
momento de dar a conocer los productos o servicios de la empresa expositora.
Para los prescriptores, una feria brinda la oportunidad de conocer, analizar,
comparar, mejorar su trabajo, etc. Todo ello afecta o puede afectar a la venta de
los productos ofrecidos por la empresa, por lo que resulta imprescindible incluir a
los prescriptores en el análisis global de la feria. Es preciso localizar e identificar a
todos los grupos de prescriptores que, pudiendo influir positivamente en la buena
marcha comercial de los productos ofrecidos, hayan sido o puedan ser visitantes
de la feria. Entre los principales se encuentran los distribuidores, revendedores y
cámaras o asociaciones empresariales.
Los usuarios: Análisis de sus motivaciones, necesidades reales y costumbres.
Caracterización de actitudes frente a los productos de la empresa. Determinación
de sus limitaciones económicas, culturales y de otros tipos.
La competencia: Análisis de la estrategia comercial de la competencia, en
particular de cara a la feria objeto de estudio.

Incidencia: Determinación de la importancia de la feria en el sector de actividades
de que se trate y de la densidad cuantitativa y cualitativa que alcanza. Este punto
es especialmente problemático, pues las únicas fuentes de información suelen ser
"fuentes interesadas": los organizadores de la feria.
Objetivos:
Los objetivos constituyen las metas concretas, definidos en términos cuantitativos
y cualitativos, que la empresa pretende alcanzar participando en la feria. Dichos
objetivos, establecidos por un responsable adecuado y aceptados libremente por
las personas encargadas de su logro, han de alcanzarse en plazos determinados,
y en función de los medios ya disponibles o de aquellos de que se dispondrá en el
momento de la feria. Al fijar los objetivos de participación de una feria, el expositor
deberá precisar con toda claridad el área funcional de los mismos, así como
decidir si opta por mantener sus beneficios en una escala lógica o mantener su
nivel de actividad.
Los objetivos son la base fundamental del marketing de alta densidad o marketing
ferial. Su definición precisa, es de suma trascendencia y debe precederse a ella un
análisis exhaustivo de toda la información relacionada con el problema de
marketing que la feria en cuestión plantea. No hay que perder de vista nunca que
la participación en una feria puede aportar beneficios económicos, pero también
en términos de tiempo.
Para acudir a una feria con plena garantía, la empresa debe fijar objetivos que
respondan a las siguientes características:
a. Ser concretos
b. Ser objetivos
c. Tener plazo de consecución y realización.
d. Ser establecidos por la persona idónea.
e. No ser impuesto sino aceptados (no deben ser órdenes).
f. Estar dotados con los recursos necesarios para su consecución.
g. Ser analíticos
h. Ser fijos.
El hecho de no demarcar objetivos como por ejemplo, la decisión de participar en
ferias internacionales o nacionales, indica que la empresa no sabe qué quiere
vender en el evento, ni tal vez donde venderlo.

Estrategias:
La estrategia es el plan lógico que nace a partir de la decisión de instalar un stand
en la feria; se basa en la ordenación concreta y adecuada de los recursos
disponibles para la consecución de los objetivos prefijados.
Una estrategia bien elaborada debe ser coherente. El entorno ferial es cambiante
y multiforme; con lo que ello implica términos de incertidumbre. Así pues, el que
los objetivos se alcancen o no dependerá también, en última instancia, de las
estrategias alternativas que sea planteadas. Lo ideal sería disponer de una
estrategia específica para cada acción posible de la competencia.
Toda buena estrategia debe definir a quienes se vende y como hay que hacerlo
para alcanzar los objetivos previstos. Ha de ser, por tanto:
a. Integral: Cualquier acontecimiento que se produzca en el transcurso de la feria
debe estar contemplado en el plan estratégico.
b. Valorada: Toda realización conlleva incurrir en gastos y la participación en la
feria debe resultar rentable. Sólo valorando la rentabilidad puede decidirse acerca
de una inversión; en última instancia, deben aplicarse criterios financieros
adecuados para decidir que estrategias adoptar.
c. Idónea y adecuada: Al objetivo que se pretenda alcanzar.
d. Ajustada: Al perfil de los representantes de venta de la empresa que se
encontraran en el stand.
Control:
Participar en una feria constituye una experiencia única que requiere saber
adaptarse a los cambios, al entorno y a toda evolución (e incluso revolución) que
se puede producir en un espacio de tiempo muy breve.
Como promedio, las ferias tienen una duración de cuatro o catorce días. El
expositor puede verse obligado a confrontar problemas y dificultades que no había
previsto, los planteamientos de partida pueden resultar erróneos, puede surgir una
gran resistencia por parte de la competencia o del propio mercado, entre otros
factores. En este contexto conviene examinar de cerca la estrategia adoptada, con
el fin de refinarla, adecuándola a la nueva situación.
Las normas de control que pueden ser establecidas son las siguientes:
estadísticas de ventas, estadísticas de contactos, encuestas, sondeos, y
reuniones con el personal a cargo del stand. Por otra parte, un control adecuado
habrá de constituir:

 Un medio de comprobar y verificar, así como un instrumento de gestión que
permita interpretar lo que sucede y adaptarse al cambio con éxito
 Un proceso sistemático, que permita registrar los resultados y comprobarlos
con las previsiones
 Una medición concreta y concisa: toda presencia en la feria debe poder
concretarse, en su manifestación más primaria, en un incremento del
número de contactos con clientes, en comparación con el ritmo habitual de
la empresa en ese campo.
Definicion De Objetivos De La Exposicion
En lo que a la definición de este tipo de objetivos se refiere, se recomienda tener
presente los siguientes tres principios:
a. No dedicarse a un mercado potencial, siempre aleatorio por prometedor que
sea, en detrimento de uno ya adquirido. Los competidores están al acecho de las
ocasiones propicias para introducirse en nuestro propio mercado.
b. Preferir los mercados que crecen y evolucionan normalmente a los mercados
ocasionales, por muy atractivos que resulten. Es preferible la rentabilidad a largo
plazo que a corto plazo.
c. Procurar diversificar y limitar globalmente los riesgos, introduciéndose en
mercados diferentes. Actuar siguiendo criterios de diversificación progresiva.
Un experto en ventas que quiere tener éxito en una exposición vincula los
objetivos de su empresa con los de los asistentes, a fin de lograr metas
mensurables. Cuando se establecen los objetivos se debe asegurar que sean
cuantificables, formulando preguntas como ¿quiénes?, ¿cuántos? y ¿hasta qué
grado?.
La estimación de las ventas durante la exposición puede realizarse atendiendo a
muy distintos parámetros: las ventas totales efectuadas en la exposición, las
ventas promedio por cliente, las que hacen los compradores habituales de la
marca, las realizadas por nuevos clientes y las logradas en el período posterior a
la exposición gracias a los contactos realizados en la feria.
Se debe ser realista acerca de las proyecciones. Las cifras no se obtienen de la
nada. Si se proyecta obtener pedidos de clientes actuales, se debe identificar a
quienes se espera ver en la exposición y, atendiendo a sus cifras de compra del
pasado año, establecer una cantidad promedio por pedido. Multiplicando esa cifra
por el número de compradores que se espera podrá establecer un primer objetivo
de ventas.

Según los expertos, los principales objetivos de participación en una feria pueden
resumirse en el establecimiento de nuevos negocios, análisis de la competencia,
cultivar la notoriedad e imagen y el sondeo del producto o nuevos modelos del
producto. A continuación el análisis individual de cada uno:
Nuevos negocios: Identificar futuros clientes. El crecimiento corporativo exige la
obtención de nuevos clientes y las ferias y exposiciones son una de las mejores y
más eficaces fórmulas para entrar en contacto con ellos.
Aprovechar la feria para comprobar el grado de posicionamiento del producto y la
eficacia de la red de ventas. Todos los vendedores creen que conocen su zona
mejor que cualquier otro; tal vez sea cierto, pero ¿conocen a todos los posibles
clientes?, ¿conocen a todos los compradores de todas las compañías?. Una de
las mayores ventajas de las ferias es que los compradores se acercan a la
empresa.
Calcular el promedio de contactos que cada vendedor de la empresa puede
realizar en una hora y el número de horas que éste permanecerá en el stand. Hay
que tener en cuenta que en esa cifra de contactos - vendedor - hora están ya
incluidos los actuales clientes.
Análisis de la competencia: Conocer el producto de los competidores. En el
mundo de los negocios actual no basta con conocer el propio producto y
comprender las necesidades del cliente, también es necesario poseer un
conocimiento profundo de lo que hace la competencia. Las ferias son únicas, no
sólo porque el comprador se acerca a la empresa, sino porque la competencia se
encuentra al otro lado del pasillo.
Informarse acerca de las novedades que hay en el mercado, qué es lo más
reciente, y cuál es el producto del que se habla más en la exposición. En una feria
se debe aprender algo más de los competidores y de las tendencias del mercado.
Alguien de la empresa debe tomarse el tiempo necesario para recorrer la
exposición y estudiarla a fondo de manera concienzuda, tratando de captar el
ambiente general de la exposición, buscando nuevas ideas para el diseño del
stand, evaluando las diferencias entre la propia compañía y los competidores.
Notoriedad e imagen: Lo que se sepa de la empresa, no debe ser por lo que la
competencia pueda contar. Hay que aprovechar la presencia en la feria para poner
de relieve la imagen de la compañía.
Realzar el prestigio frente a los competidores tomando en cuenta que las ferias
permiten competir con empresas más importantes. Una empresa pequeña ocupa
una posición igual y a veces mejor que una gran compañía en una feria o
exposición si sabe planificar bien sus acciones de publicidad y promoción.

Sondeo de nuevos modelos y productos: En las exposiciones los compradores van
buscando ideas nuevas, y la mejor fórmula para causar sensación con un nuevo
producto es presentarlo a gran escala en una feria.
Las presentaciones en feria ofrecen, igualmente, una lectura inmediata del
potencial de venta de nuevos productos, ¿le gusta realmente al comprador? ¿su
precio es excesivamente alto?.
Se puede obtener un veredicto cualificado sobre el producto. Los mejores
compradores están muy bien informados y saben si un producto tendrá éxito o no.
Si el artículo satisface plenamente a los compradores que visitan una exposición,
se puede apostar que ocupará un lugar preponderante en el mercado.
Presupuesto en base a objetivos
La cantidad de dinero que se destina a una feria va en función de los objetivos que
se pretenden alcanzar y de su vinculación a los resultados potenciales de la
exposición. Una vez que se ha decidido participar, el siguiente paso consiste en
establecer un presupuesto. Esta es una parte sencilla pero necesaria de la
planificación de una exposición.
Se debe contemplar en el presupuesto las distintas partidas: alquiler del espacio,
stand, trasporte y almacenaje, servicios de la feria, personal, publicidad y
promoción, viajes, alojamiento, atenciones sociales. Los mismos se deben analizar
y contabilizar donde corresponda.
Al decidir qué superficie se va a alquilar se debe reflexionar sobre la cantidad de
metros necesarios, de acuerdo a las necesidades de exhibición, aunque
finalmente se opte por alquilar una superficie menor.
Para realizar el número de contactos demarcados como objetivo de la exposición,
se necesita contar con un número determinado de vendedores y éstos, a su vez,
necesitan un mínimo espacio para trabajar. Aunque estos cálculos previos reflejen
situaciones ideales, que no necesariamente serán las reales, proporcionan un
sistema de verificación y balance adecuados.
El diseño y construcción del stand es pieza clave para la consecución de los
objetivos. A efectos del presupuesto en este aspecto deben considerarse las
siguientes partidas:
a. Diseño y construcción del stand
b. Montaje y desmontaje.
c. Elementos gráficos.
d. Mantenimiento adecuado.
e. Elementos de decoración que acompañan a los productos.

Es también importante el aspecto del transporte y almacenaje. Para transportar la
mercancía se puede utilizar transporte propio o contratar el transporte a una
compañía. Es necesario asegurarse de tener resuelto el problema de almacenaje
de la mercancía si la propia gerencia de la feria no lo ofrece.
Otro aspecto primodial es el costo de personal valorando el tiempo del personal
propio y estudiando la contratación de la ayuda externa que se necesite.
Identificación del público objetivo
Las empresas operan en un mercado amplio, y generalmente, no pueden atender
a todos los clientes que son demasiado numerosos, dispersos y variados en sus
requisitos. Además, ciertos competidores se hallarán en mejor condición para
atender a grupos concretos de clientes de ese mercado. La practica moderna del
marketing requiere dividir el mercado en segmentos, valorarlos y seleccionar aquel
o aquellos que puedan ser atendidos en las mejores condiciones. La
segmentación del mercado y la identificación del público objetivo es doblemente
importante en una feria donde se cuenta con recursos de tiempo limitados y una
gran afluencia de compradores.
No existe un producto universal para el cual todos y cada uno de los asistentes
sean compradores. Es necesario definir a los compradores de cada producto de
manera que puedan ser fácilmente identificados.
Siempre existe cierto porcentaje de asistentes que se acerquen al stand y no
correspondan con la definición del mercado objetivo, no son compradores
calificados, puede ser un comprador con una necesidad que el producto no
satisface, o simples curiosos
Es necesario clasificar a los visitantes buscando el grado de ajustamiento con lo
que se ha definido como cliente objetivo. Hay tres razones para calificar a un
cliente durante su presencia en el stand: por economía (cada contacto que se
hace cuesta dinero y al calificar a los clientes se economiza), por ahorro de tiempo
y por oportunidad (al calificar durante la exposición se mantiene una delantera,
eliminando un paso innecesario en el proceso de ventas posterior a la exposición).
Después de un par de minutos con un visitante puede ser útil hacerse esta
pregunta: ¿el tiempo que estoy empleando ahora me acerca a los objetivos que
me he marcado para la exposición?. Si la respuesta es negativa, es mejor desviar
la atención hacia otros clientes.
Es importante deshacerse de los compradores no calificados tan pronto como sea
posible a fin de evitar pérdidas de tiempo. Se debe recordar que en una feria sólo
se dispone de cierto número de minutos y que deben ser aprovechados.

Una buena estrategia es valorar qué porcentaje de los asistentes al stand se
ajusta a la definición del mercado objetivo y cuál ha sido el porcentaje de visitantes
no adecuados. Expertos en mercadotecnia de ferias establecen en un 25% el
porcentaje de visitantes que se aproximan a un stand sin ajustarse a la definición
de público objetivo de la empresa.
Publicidad Y Promocion
Si los clientes no saben que cierta empresa participara en una feria, es difícil
esperar que busquen su stand durante su asistencia. Los pocos días que
permanece abierta una feria representan solo una tercera parte del proceso total
de ventas en las exposición. Las otras dos están constituidas por la planificación
previa y el seguimiento posterior. La publicidad y la promoción son partes
integrales de este proceso y su utilización antes y durante la exposición suele
determinar el éxito o fracaso en la participación.
Como parte del proceso de planificación de la participación de la empresa en la
feria, la publicidad y promoción están íntimamente ligados a los objetivos
previamente definidos. Los esfuerzos promocionales son un factor importante en
lo que respecta a la definición del presupuesto, si se toma en cuenta que
generalmente suman uno de los porcentajes más altos en lo que al rubro de
gastos se refiere.
El papel de la publicidad previa y durante la exposición esta relacionado
principalmente al aspecto de la imagen y notoriedad tanto de la empresa como el
producto o servicio que exhibe. Involucra todas las tareas de producción y
procesamiento de elementos gráficos y audiovisuales que formaran parte del
mensaje creativo definido para cumplir con los objetivos de comunicación hacia el
público objetivo: afiches, carteles, correo directo y piezas para radio y televisión.
Esto incluye también los elementos utilizados en el diseño y montaje del stand y
que acompañan y realzan el posicionamiento del producto.
Tomando en cuenta que el stand, además de servir como lugar de exhibición,
constituye el principal punto de venta durante el evento, la promoción de ventas
tiene sus propios medios para lograr sus objetivos y funciones: los elementos
promocionales, y entre los más utilizados están:
 -Demostraciones: del producto o servicio, por parte del promotor de ventas.
-Muestras gratuitas
 -Regalos: artículos promocionales, lápices, encendedores, calcomanías.
 -Concursos y promociones: descuentos, ofertas, premios sujetos a compras
o rifas.
 -Cupones: que pueden ser utilizados posteriormente a la feria por el
comprador como compensación por su asistencia.

 -Exhibiciones de mostrador y punto de venta.
Siempre que los elementos promocionales y publicitarios utilizados por los
expositores generalmente son similares, su impacto en el público estriba en la
innovación del diseño y presentación de los mismos.
Participación efectiva en Ferias Y Exposiciones
Las Ferias y Exposiciones permiten establecer contacto con un gran número de
clientes actuales o potenciales en un período de tiempo y espacio muy corto. Es
por esto que muchas de las empresas deciden participar en estos eventos,
confiando en que por el solo hecho de estar ahí, van a acaparar todo el mercado,
pero... ¿es así realmente?
Generalmente, la empresa trata una feria o exposición como un evento que dura
dos o cinco días, y se centra, casi exclusivamente, en lograr que ese lapso de
tiempo sea lo más productivo posible. Con este enfoque emplea sólo una tercera
parte del potencial de ventas que tiene una exposición. Una feria consta de tres
etapas bien definidas: antes, durante y después, y cada uno de ellos posee puntos
fuertes unidos a la mercadotecnia. Por esto es necesario elaborar un cronograma
de acciones que contemple los tres momentos claves de una adecuada
planificación.
Antes de la feria:
10 - 12 meses antes de la Feria:
 Comunicar la decisión de asistir al equipo comercial.
 Celebrar una reunión con el personal involucrado y definir los objetivos de
participación.
 Hacer una primera selección de los productos a exponer.
 Prever la presentación de novedades en la feria.
 Estimar el espacio que se necesitará.
 Estudiar la documentación de ferias anteriores, si se ha asistido.
 Contactar con la organización de la feria para informar sobre el interés por
participar y solicitar la pre-inscripción del espacio, precios, etc.
 Revisar la normativa de la feria.
 Visitar, si es posible, el terreno de la feria antes de reservar el espacio.

 Llenar y enviar la pre-inscripción y solicitar información sobre los planes de
promoción.
Acciones a realizar, después de reservado el espacio.
8 - 10 meses antes de la Feria:
 Celebrar una reunión de seguimiento con el personal involucrado.
 Revisar el cumplimiento de las acciones de la lista anterior.
 Hacer un plan y un presupuesto para las acciones promocionales previas a
la feria.
 Hacer un plan y un presupuesto para las acciones promocionales a realizar
durante la feria.
 Presupuestar acciones promocionales post-feria.
 Decidir el material informativo y de ventas necesario.
 Estudiar si existen necesidades de otro material y, en su caso, definirlo y
desarrollarlo.
 Contactar con los proveedores y establecer calendario.
6-8 meses antes de la feria:
 Diseñar la campaña de publicidad de apoyo: objetivos y calendario.
 Iniciar la campaña de información a clientes
 Encargar los materiales de promoción que se darán en la feria
 Prever y organizar las tareas de logística y transporte
 Definir la decoración, ambientación e identificación del stand.
 Revisar el presupuesto.

 Revisar los planes y acciones previstas desde el principio.
 Coordinar las acciones previstas con los planes y normativa ferial.
 Construcción del stand.
 Material publicitario.
 Material promocional.
 Acciones diversas. Localizar nuevos clientes potenciales y enviarle
información.
 Contratar servicios: Servicios de la organización ferial, servicios externos,
seguros.
 Planificar los incentivos para atraer a visitantes al stand.
 Revisar todo el presupuesto.
 Intensificar las acciones de marketing para captar visitantes
 Seleccionar y atribuir funciones al personal que estará en el stand y decidir
si es necesario.
 Formar al personal de atención-ventas.
 Formar al personal de atención-imagen.
 Realizar prácticas con producto-argumentación.
 Preparar al personal externo.
 Recurrir a personal que hable idiomas extranjeros.
 Nombrar a un responsable del stand.
 Enviar datos e información para el catálogo de la feria.

 Revisar el presupuesto.
 Comprobar el cumplimiento del pago de los plazos a la organización ferial.
Acciones a realizar los dos últimos meses antes de la feria.
 Revisar los presupuestos y controlar las desviaciones.
 Determinar el material que deberá llevarse a la feria: Material de oficina,
material de ventas, obsequios.
 Estimar el número de teléfonos necesarios para el stand.
 Hacer una provisión de fondos en metálico para imprevistos.
 Redactar un manual de funciones y objetivos del personal del stand.
 Establecer los horarios del personal del stand.
 Enviar pases e invitaciones a clientes, etc.
 Obtener información sobre misiones comerciales, visitantes confirmados,
autoridades que se prevé que acudirán, etc.
Durante la feria:
 Montar el stand lo antes posible (el primer día que lo permita la
organización).
 Comprobar, lista en mano, que no falta ninguno de los elementos,
materiales o servicios encargados para el stand.
 Respetar los horarios de entrada y salida establecidos.
 Seguir las señales de la feria.
 El día antes de la inauguración, visitar el stand con todo el personal que
estará en la feria y repasar los objetivos y responsabilidades de cada uno.
 Localizar la ubicación de las oficinas y servicios de la organización ferial.
 Supervisar diariamente (el responsable del stand):

 Limpieza del stand.
 Estado de materiales y otros elementos. Administración y control de
existencias.
 Coordinación de demostraciones y actividades.
 Funcionamiento de servicios y suministros.
 Ensayar, diariamente, demostraciones del producto.
 Designar una persona responsable de las cuestiones de seguridad.
 Llevar a cabo, todos los días, una reunión con el personal para comentar
incidencias, intercambiar información, etc.
 Obtener información de los competidores, tomar notas y comparar los
aspectos correspondientes de la propia empresa.
 Prever el pago de servicios y consumos a la organización ferial.
o. No abandonar la feria antes de la hora de cierre. Recuerde que los
clientes permanecen todavía en la feria.
Después de la feria:
 No desmontar antes de la clausura. La imagen de la empresa puede verse
perjudicada.
 Supervisar el desmontaje del stand y el embalaje de los materiales y
equipos.
 Organizar el transporte de materiales, equipos y productos.
 Celebrar una reunión con todo el personal involucrado para analizar los
resultados (en la primera semana después de la feria).
 Pedir informes por escrito a todo el personal que haya participado
evaluando: aspectos positivos, aspectos negativos, impresión general y
posibles mejoras.
 Acciones de seguimiento a realizar (prensa, clientes, nuevos compradores,
nuevos agentes, autoridades, etc.).
 Iniciar acciones de seguimiento de los contactos realizados.
 Cerrar el presupuesto y hacer el balance final

BIBLIOGRAFÍA
Gherardi, E. (2002): Como Hacer Eventos Exitosos .Editora El Nacional, Caracas-
Venezuela
Fichero, Alicia. (2001) Eventos guía práctica para su planeación y ejecución.
Editora Trillas, México, D.F.
Cravioto Magallón, Tonatiuh (2000) Organización de congresos y convenciones,
Editorial Trillas, México, D. F.

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