Recopilatorio de Posts sobre SharePoint y Office 365 - Julio a Diciembre 2017

1
1/7/2017
JCGM
SHAREPOINT & OFFICE 365: POSTS MÁS
RELEVANTES DEL BLOG DE J.C GONZÁLEZ–
JULIO A DICIEMBRE DE 2017

Plataformas SharePoint & Office 365: Posts más relevantes del blog del J.C. González JCGM
1
Indice
1 Introducción ...................................................................................................................................3
2 SharePoint 2016.............................................................................................................................3
2.1 Capacidades, Planning & Arquitectura ...................................................................................3
2.2 Herramientas y Utilidades.......................................................................................................3
2.3 Personalización........................................................................................................................3
2.4 Desarrollo................................................................................................................................3
2.5 Administración e IT..................................................................................................................3
2.5.1 xxxx...................................................................................................................................3
2.6 Búsquedas ...............................................................................................................................3
2.7 Enterprise Content Management (ECM) ................................................................................4
2.8 Web Content Management ....................................................................................................4
2.9 Business Intelligence...............................................................................................................4
2.10 Interoperabilidad.....................................................................................................................4
3 SharePoint 2013.............................................................................................................................4
3.1 Capacidades, Planning & Arquitectura ...................................................................................4
3.2 Herramientas y Utilidades.......................................................................................................4
3.3 Personalización........................................................................................................................4
3.4 Desarrollo................................................................................................................................4
3.5 Administración e IT..................................................................................................................5
3.6 Búsquedas ...............................................................................................................................5
3.7 Enterprise Content Management (ECM) ................................................................................5
3.8 Web Content Management ....................................................................................................5
3.9 Business Intelligence...............................................................................................................5
3.10 Interoperabilidad.....................................................................................................................5
4 Office 365 .......................................................................................................................................5
4.1 Capacidades.............................................................................................................................5
4.1.1 Como añadir el dominio de Microsoft Teams como dominio aceptado en EXO ............5
4.1.2 Como mostrar datos en la vista de organización de Teams ............................................8
4.1.3 Informes de uso de Microsoft Teams ..............................................................................9
4.1.4 Nuevo App Launcher en Office 365...............................................................................12
4.1.5 Como copiar y mover archivos entre equipos en Teams ..............................................13
4.1.6 Introducción al Compliance Manager............................................................................15
4.1.7 Aplicación “Mis Tareas” en Microsoft Teams................................................................16
4.1.8 Como obtener los documentos que he compartido anónimamente / con externos ...18
4.1.9 Nueva página de “Mis aplicaciones” en Office 365.......................................................21
4.1.10 Llega la funcionalidad de copiar tareas de Planner.......................................................22
4.1.11 Como cambiar el nombre para mostrar de un usuario invitado en Teams...................25
4.1.12 Office 365: Teams vs. Yammer…Cuándo usar qué ........................................................27
4.1.13 Configuraciones avanzadas de e-mail en canales de Teams.........................................28
4.1.14 Cambios en la experiencia de usuario de Planner.........................................................29
4.1.15 Un vistazo a la nueva tarjeta de contacto de Grupos de Office 365.............................33
4.1.16 Nuevos controles granulares en Microsoft Teams ........................................................35

2
4.1.17 Conversaciones en documentos en Microsoft Teams...................................................37
4.1.18 Office 365: Como deshabilitar chats privados en Microsoft Teams! ............................39
4.1.19 Mejoras en las Apps Teams para iOS, Android y Windows Mobile...............................40
4.1.20 Nuevas opciones de almacenamiento en Teams ..........................................................43
4.1.21 Uso del asistente para facilitar la adopción de Office 365............................................46
4.1.22 ¿En qué planes de Office 365 estará disponible Planner?.............................................47
4.1.23 ¿Se pueden archivar Grupos de Office 365 que no se necesiten / estén en uso?........48
4.2 Administración e IT................................................................................................................49
4.2.1 Cambios en la edición de metadatos en listas y bibliotecas de SPO.............................49
4.2.2 Características de Office 365 Service Assurance ...........................................................51
4.2.3 Nuevo Rol de Reports Reader para acceder a los informes de uso...............................53
4.2.4 Introducción a las Major Updates..................................................................................54
4.2.5 Como añadir un administrador secundario en OneDrive For Business.........................56
4.2.6 Crear un Flujo de Correo para añadir una exención de responsabilidad ......................60
4.2.7 Nueva experiencia de usuario en el inicio de sesión de Office 365 ..............................64
4.2.8 Como enviar un e-mail desde PowerShell a través de Office 365.................................65
4.2.9 Como obtener el ID de un Grupo de Office 365............................................................67
4.2.10 Como obtener los usuarios invitados de un tenant con PowerShell.............................69
4.2.11 Como añadir + opciones de autenticación en la config. de autenticación multi-factor70
4.2.12 Como usar Planner y ToDo en dispositivos enrolados en el MDM de Office 365.........71
4.2.13 Como deshabilitar el acceso a aplicaciones de Office 365 desde Azure AD..................73
4.2.14 Como obtener los usuarios invitados de un tenant con PowerShell.............................75
4.3 SharePoint Online..................................................................................................................77
4.3.1 Office 365: Mejoras en los WebPart modernos de Listas y Bibliotecas ........................77
4.3.2 Como añadir filtros al panel de filtros de bibliotecas / listas de SPO............................78
4.3.3 Preview del Centro de Administración de SPO..............................................................79
4.3.4 Como embeber un libro Excel en una página moderna de SPO....................................82
4.3.5 Personalización del menú de navegación de Sitios Modernos .....................................84
4.3.6 ¿Dónde se guardan los comentarios de páginas modernas de SPO?............................86
4.3.7 ¿Qué listas se han modernizado ya en SPO?.................................................................88
4.3.8 Nuevos temas de sitios en SPO......................................................................................89
4.3.9 Las listas de Anuncios y Enlaces se modernizan ............................................................92
4.3.10 Nuevos layouts en páginas modernas de SPO...............................................................97
4.3.11 Mejoras en las páginas modernas de SharePoint Online ..............................................98
4.3.12 Acceso a las Solicitudes de Acceso de SPO desde la Página de Contenidos del Sitio..100
4.3.13 ¿Puedo recibir notificaciones de SPO / ODFB si no tengo licencia de EXO? ...............101
4.3.14 Nueva página de uso del sitio en SharePoint Online...................................................102
5 Recursos......................................................................................................................................103

3
1 Introducción
El presente documento es un recopilatorio de los artículos más relevantes publicados sobre
plataformas SharePoint 2013, SharePoint 2016 y Office365 en los blogs de J.C.González en el período
que va de julio a diciembre de 2017. Los artículos se han categorizado por temáticas comunes para
facilitar la lectura y localización del contenido por parte del lector.
2 SharePoint 2016
En esta sección se incluyen los distintos artículos publicados sobre plataforma SharePoint 2016.
2.1 Capacidades, Planning & Arquitectura
2.2 Herramientas y Utilidades
Esta sección está destinada a recoger aquellas herramientas y utilidades que permiten mejorar el
trabajo tanto con SharePoint 2016 como con Office 365 a todos los niveles: uso, desarrollo, IT, etc.
En este recopilatorio no se incluye ningún artículo de herramientas y utilidades que vayan en esta
línea.
2.3 Personalización
Esta sección recoge aquellos artículos que tienen que ver con la personalización de la interfaz de
usuario de SharePoint (On-Premise y Online).
2.4 Desarrollo
Esta sección recoge los artículos referentes a desarrollo para SharePoint On-Premise.
2.5 Administración e IT
Esta sección recoge los artículos relativos a temas de IT y administración de SharePoint 2016 On-
Premise.
2.5.1 xxxx
2.6 Búsquedas
Esta sección recoge artículos relacionados con el área de búsquedas de la plataforma SharePoint
2016.

4
2.7 Enterprise Content Management (ECM)
Esta sección recoge aquellos artículos relativos a gestión de contenidos empresariales (ECM).
2.8 Web Content Management
Esta sección recoge aquellos artículos que tienen que ver con aspectos de publicación en SharePoint
2016.
2.9 Business Intelligence
Esta sección recoge aquellos artículos que tienen que ver con las capacidades e Business Intelligence
en plataforma SharePoint.
2.10 Interoperabilidad
Esta sección recoge todos aquellos artículos en los que se muestra cómo hacer SharePoint
interoperable con otras plataformas desde la perspectiva de integración de datos y sistemas
externos.
3 SharePoint 2013
3.1 Capacidades, Planning & Arquitectura
3.2 Herramientas y Utilidades
Esta sección está destinada a recoger aquellas herramientas y utilidades que permiten mejorar el
trabajo tanto con SharePoint 2013 como con Office 365 a todos los niveles: uso, desarrollo, IT, etc.
En este recopilatorio no se incluye ningún artículo de herramientas y utilidades que vayan en esta
línea.
3.3 Personalización
Esta sección recoge aquellos artículos que tienen que ver con la personalización de la interfaz de
usuario de SharePoint (On-Premise y Online).
3.4 Desarrollo
Esta sección recoge los artículos referentes a desarrollo para SharePoint On-Premise.

5
Esta sección recoge los artículos relativos a temas de IT y administración de SharePoint 2013 On-
Premise.
3.6 Búsquedas
Esta sección recoge artículos relacionados con el área de búsquedas de la plataforma SharePoint
2013.
3.7 Enterprise Content Management (ECM)
Esta sección recoge aquellos artículos relativos a gestión de contenidos empresariales (ECM).
3.8 Web Content Management
Esta sección recoge aquellos artículos que tienen que ver con aspectos de publicación en SharePoint
2013.
3.9 Business Intelligence
Esta sección recoge aquellos artículos que tienen que ver con las capacidades e Business Intelligence
en plataforma SharePoint.
3.10 Interoperabilidad
Esta sección recoge todos aquellos artículos en los que se muestra cómo hacer SharePoint
interoperable con otras plataformas desde la perspectiva de integración de datos y sistemas
externos.
4 Office 365
Esta sección recoge todos los artículos relativos a Office 365 que se han publicado en el blog tanto
desde la perspectiva funcional, como de administración y de desarrollo.
4.1 Capacidades
4.1.1 Como añadir el dominio de Microsoft Teams como dominio aceptado en EXO
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/12/30/office-365-como-aadir-el-dominio-de-
microsoft-teams-como-dominio-aceptado-en-exo-i/

6
Como sabéis, uno de los pilares de Microsoft Teams es Exchange Online (EXO) en el que no solo se
crea el buzón del Grupo de Office 365 asociado a cada Teamcreado, sino que también se utiliza para
todas las notificaciones que se generan tanto en Teams como en Grupos. Para prevenir situaciones
en las que las notificaciones generadas por Teams se puedan ir al SPAM, es recomendable que
añadamos el dominio de Microsoft Teams como dominio aceptado en EXO:
 Accedemos a la administración de EXO en Office 365 y a continuación a la configuración del
filtro de SPAM:
 Editamos el filtro de SPAM y en la sección de listas permitidas añadimos el dominio de
Microsoft Teams como dominio aceptado:

7
 El dominio de Microsoft Teams a añadir es email.teams.microsoft.com:
 Guardamos los cambios y ya tenemos la configuración realizada.
Referencia:
 https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/smtp-accepted-domain

8
4.1.2 Como mostrar datos en la vista de organización de Teams
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/12/23/office-365-como-mostrar-datos-en-la-
vista-de-organizacin-de-teams-i/
Una de las opciones disponibles en Teams cuando se visualiza la tarjeta de contacto de un usuario es
la de vista de organización (también disponible en los chats de tipo 1:1):
Cualquiera de las dos opciones nos muestra la vista organizacional:
La pregunta que nos podemos hacer es: ¿Cómo conseguimos que esta vista tenga información? La
respuesta es que informando el campo Manager a nivel de buzón de Exchange:

9
Referencia https://technet.microsoft.com/en-us/library/aa996365(v=exchg.141).aspx
4.1.3 Informes de uso de Microsoft Teams
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/12/16/office-365-informes-de-uso-de-
microsoft-teams-i/
Tal y como prometió Microsoft en la conferencia Microsoft Ignite 2017, ya tenemos los informes de
uso para Microsoft Teams. En concreto disponemos de los siguientes informes:
 Informe de actividad de usuarios en Microsoft Teams.
 Informe de acceso desde dispositivos a Microsoft Teams.

10
 El primero de los informes nos proporciona informes de uso de Teams en cuanto a mensajes
de chats, mensajes en canales y reuniones.
 Desde este informe también podremos ver las actividades de los usuarios por lo que añade
también actividades relativas a llamadas y otras acciones en Teams:

11
 El segundo de los informes nos da la foto de la actividad en Teams desde el punto de vista
del dispositivo que accede:
Referencia:
https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams-Blog/New-usage-reports-for-Microsoft-
Teams/ba-p/132614

12
4.1.4 Nuevo App Launcher en Office 365
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/11/29/office-365-nuevo-app-launcher-
en-office-365-ii/
Microsoft está realizando el rollout de una nueva versión del App Launcher de Office 365 (y vamos
por la tercera versión). Algunas de las principales novedades de este nuevo Launcher son las
siguientes:
 El Look & Feel de los accesos a aplicaciones cambia y abandona los clásicos Tiles. Además, los
accesos a aplicaciones son contextuales al usuario, es decir, se muestran los accesos directos
a las aplicaciones más utilizadas por el usuario:
 Junto con las aplicaciones más usadas por el usuario, en el App Launcher se muestran los
documentos recientes en los que ha estado trabajando el usuario. En el App Launcher, al
hacer clic en All apps (“Todas las aplicaciones”) semuestra el listado de todas las aplicaciones
a las que tiene acceso el usuario. También disponemos de la posibilidad de buscar
aplicaciones en el App Launcher.

13
 En enlace “More docs” (“Más documentos”) muestra todos los documentos del usuario en la
página principal de Office 365.
4.1.5 Como copiar y mover archivos entre equipos en Teams
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/11/24/office-365-como-copiar-y-mover-
archivos-entre-equipos-en-teams-i/
Teams estálleno de funcionalidades pensadas para que seamos productivos en todo momento como
por ejemplo la posibilidad de copiar o mover archivos entre equipos de una forma sencilla:
 En un equipo al que tengamos acceso, simplemente accedemos a los archivos del equipo y
seleccionamos un archivo existente de forma que se habiliten las opciones de trabajo
disponibles a nivel de archivo. Entre las opciones disponibles tenemos las de copiar y mover:

14
 Si hacemos clic en cualquiera de ellas, se abre una ventana que nos permite indicar donde
queremos mover o copiar el archivo lo que incluye canales del equipo actual o bien otros
equipos.
Referencia:
 https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams/Moving-Files-in-Teams-only-
Copies-if-to-a-different-Team/m-p/121956/thread-id/8584

15
4.1.6 Introducción al Compliance Manager
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/11/20/office-365-introduccin-al-compliance-
manager-i/
Como sabéis, Microsoft está haciendo un trabajo muy fuerte no solo para asegurar que sus
plataformas y servicios clave en la nube (Office 365, Azure, Dynamics 365) cumplen con la famosa
regulación de GDPR que entrará en vigor el año que viene, sino también en apoyar a sus clientes para
que identifiquen que GAPS tienen en el cumplimiento de GDPR y que acciones con el apoyo de su
tecnología pueden emprender para asegurar su cumplimiento.
Uno de los elementos clave (que espero iros detallando en próximos post) para facilitar el
cumplimiento de GDPR por parte de organizaciones haciendo uso de servicios cloud de Microsoft es
el ComplianceManager que estádisponible en preview pública desde hace unos días y cuyos detalles
podéis leer en este enlace:
https://blogs.office.com/en-us/2017/11/16/microsoft-365-helps-businesses-increase-trust-and-
innovation-through-compliance-with-compliance-manager-preview/?eu=true
Vale, pero: ¿Qué es y que hace el Compliance Manager? Una buena definición la podéis encontrar en
el post anterior:
Compliance Manager is a cross–Microsoft Cloud servicessolution designed to help organizations meet
complex compliance obligations like the GDPR. It performs a real-time risk assessment that reflects
your compliance posture against data protection regulations when using Microsoft Cloud services,
along with recommended actions and step-by-step guidance. Learn more about Compliance Manager
and how to access the preview.

16
Os recomiendo también este post de Paolo Pialorsi sobre GDPR:
https://rencore.com/blog/understanding-eu-gdpr-from-an-office-365-perspective/
https://servicetrust.microsoft.com/
4.1.7 Aplicación “Mis Tareas” en Microsoft Teams
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/11/13/office-365-aplicacin-mis-tareas-en-
microsoft-teams-i/
Una de las últimas mejoras añadidas por Microsoft en la integración de Planner y Teams es la de
visualizar las tareas que tenemos asignadas en Planner en Microsoft Teams a través de la aplicación
“Mis Tareas”. Esta aplicación no aparece como una aplicación más del catálogo de aplicaciones de
Teams,sino que es una opción que semuestra cuando habilitamos laDeveloper Preview de Microsoft
Teams:

17
Al habilitar la Developer Preview de Microsoft Teams, Teams automáticamente realizará un SingOut
y un SignIn para que se muestren tanto el acceso a la sección de aplicaciones disponible en la
Developer Preview como el acceso a la aplicación “Mis Tareas” (“My Tasks”):
Si hacemos clicen la opción de Planner, semuestra laaplicación“Mis Tareas”en la que selistantodas
las tareas que tenemos asignadas en Planner (tanto las tareas asignadas en planes de Teams como
en Planes creados en Planner):

18
Desde la aplicación de “My Task” podremos realizar acciones habituales en el trabajo con tareas de
Planner como:
 Cambiar la vista de tareas para que se muestren agrupadas por Plan en lugar de agrupadas
por progreso.
 Editar una tarea para actualizar los detalles de la misma, el progreso, etc.
Referencia:
 https://techcommunity.microsoft.com/t5/Planner-Blog/Microsoft-Planner-Updates-and-
Roadmap/ba-p/126858
4.1.8 Como obtener los documentos que he compartido anónimamente / con externos
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/11/07/office-365-como-obtener-los-
documentos-que-he-compartido-annimamente-con-externos-i/
documentos-que-he-compartido-annimamente-con-externos-ii/
documentos-que-he-compartido-annimamente-con-externos-iii/
Si necesitamos obtener los documentos que hemos compartido de forma anónima o con usuarios
externos contamos con varias posibilidades:
 La página principal de Office 365.
 A través de la nueva página de uso del sitio.
 A través del buscador de SharePoint Online.

19
 Por medio de PowerShell y la API de cliente.
En este primer post vamos a ver la primera de las posibilidades:
 Desde la página principal de Office 365 podemos lanzar búsquedas de documentos a los que
tenemos acceso, pero también podemos introducir parámetros de búsqueda entre los que se
encuentra los parámetros relativos a obtener los documentos compartidos de forma anónima
o con externos desde ODFB y sitios de SPO.
 Para ver los documentos compartidos de forma anónima, simplemente especificamos lo
siguiente en la caja de búsqueda: ViewableByAnonymousUsers=true de forma que al hacer
clic en buscar, obtendremos los documentos compartidos de forma anónima. Fijaros como
además los resultados se muestran agrupados por tres categorías: SharePoint, ODFB y
Adjuntos de e-mail.
 Para ver los documentos compartidos con externos, especificaremos
ViewableByExternalUsers=true. De nuevo al hacer clic en buscar se mostrarán los
documentos compartidos con externos agrupados en las categorías comentadas:

20
 El mismo resultado se puede conseguir de forma directa creando un Tilepara elApp Launcher
que apunte a la Url que permite devolver los resultados de buscar documentos compartidos
de forma anónima o bien documentos compartidos con externos. La Url para el primer caso
es:
https://www.office.com/search?auth=2&home=1&q=ViewableByAnonymousUsers%3Dtrue
Referencia:
 http://www.sharepointtalk.net/2017/07/overview-of-shared-with-externals-and.html?m=1
Vamos a ver como a través de la nueva página de uso del sitio podemos obtener esta información:
 Desde la página de contenidos de un sitio de SPO de nuestro tenant, hacemos clic en Uso
del sitio (Site usage):
 En la página de Uso del sitio hacemos clic en Compartido externamente y veremos los
archivos del sitio que se han compartido de forma externa:
Referencia:
 http://www.sharepointtalk.net/2017/07/overview-of-shared-with-externals-
and.html?m=1

21
Para obtener los documentos compartidos externamente con el buscador de SharePoint Online:
 Desde un sitio cualquiera de SPO, simplemente especificamos alguno de los parámetros ya
conocidos para obtener los archivos compartidos de forma anónima o externa:
ViewableByAnonymousUsers=true o ViewableByExternalUsers=true
 Obviamente, estos parámetros de búsqueda están disponibles tanto para la experiencia
moderna de búsquedas (captura de pantalla anterior) como para la experiencia clásica:
4.1.9 Nueva página de “Mis aplicaciones” en Office 365
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/11/05/office-365-nueva-pgina-de-mis-
aplicaciones-en-office-365-i/

22
Poco a poco siguen llegando las últimas novedades anunciadas durante los últimos meses y también
durante la conferencia Microsoft Ignite. Una de estas novedades es la de una nueva página de “Mis
aplicaciones” en Office 365:
 Cuando accedemos a la página principal de Office 365, veremos que no se muestran tantos
accesos directos a aplicaciones como teníamos hasta ahora y que debajo de los accesos clave
se muestra un enlace “Explore all your apps”:
 Al hacer clic en ese enlace, se accede a una nueva página de Mis aplicaciones desde la que
podremos acceder a las distintas aplicaciones de Office 365 que tenemos disponibles y
también a información adicional de las mismas:
4.1.10 Llega la funcionalidad de copiar tareas de Planner
Referencias:

23
https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/10/30/office-365-llega-la-funcionalidad-de-copiar-
tareas-de-planner-i/
Poco a poco Planner sigue añadiendo funcionalidades de valor añadido y en esta ocasión vamos a ver
en acción la funcionalidad de copiar tareas en un Plan:
 Accedemos a un Plan de Office 365 y hacemos clic en los “…” de una tarea existente de forma
que se muestra la opción de Copiar tarea:
 A continuación, se abre una ventana en la que podemos configurar como queremos copiar la
tarea:

24
 Si hacemos clic en “Copy”, veremos que la tarea es duplicada y también se muestra un
mensaje indicando que la tarea ha sido copiada.

25
Referencia:
 https://techcommunity.microsoft.com/t5/Planner/Rolling-Out-Copy-Planner-tasks/m-
p/121083#M1181
4.1.11 Como cambiar el nombre para mostrar de un usuario invitado en Teams
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/10/05/office-365-como-cambiar-el-nombre-
para-mostrar-de-un-usuario-invitado-en-teams-i/
Cuando agregamos un usuario invitado a un equipo de Microsoft Teams, tenemos la posibilidad de
cambiar el nombre para mostrar:
 Desde el equipo en el que vamos a añadir un usuario invitado, simplemente hacemos clic
Añadir integrantes (Add members):
 En la ventana para añadir un nuevo integrante en el equipo, añadimos al usuario invitado:

26
 Antes de añadir elinvitado, tenemos laposibilidad de editar elnombre para mostrar haciendo
clic en el icono del lápiz:

27
Referencia:
 http://lynciverse.blogspot.com/2017/09/how-to-specify-display-name-for-guest.html
4.1.12 Office 365: Teams vs. Yammer…Cuándo usar qué
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/10/03/office-365-teams-vs-
yammercundo-usar-qu/
Office 365 dispone de varias herramientas de colaboración y productividad lo que a menudo hace
difícil (y lo digo por experiencia propia) explicar y aconsejar a los clientes o compañeros de profesión
cuándo usar una herramienta u otra…por hacer un resumen, a nivel de colaboración tenemos las
siguientes posibilidades:
 Sitios de SharePoint Online.
 Skype for Business.
 El correo electrónico de toda la vida.
 Grupos de Office 365.
 Grupos de Yammer.

28
 Microsoft Teams.
Microsoft es consciente plenamente de esta dificultad y en un nuevo intento de ayudarnos a elegir
cuando usar qué, en Microsoft Ignite ha introducido los conceptos de “Inner Loop” y “Outer Loop”
para el trabajo en equipo de manera que:
 En el “Inner Loop” se ubica Teams y hace referencia a todas aquellas personas con las que se
trabaja de una forma regularmente en proyectos.
 En el “Outer Loop” se ubica Teams y hace referencia a conectar con cualquier persona de la
organización sin focalizarse en proyectos o departamentos. Yammer se enfoca a que puedas
conectar de una forma rápida y sencilla con cualquier persona de tu organización.
 E-Mail como mecanismo de conexión ubicuoa.
A estos tres pilares de la colaboración, Microsoft les añade dos bloques fundamentales:
 Sitios de SharePoint Online como entornos naturales en los que guardar contenido e
información.
 Grupos de Office 365 como servicio de membership cross-aplicación.
4.1.13 Configuraciones avanzadas de e-mail en canales de Teams
Referencias: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/09/15/office-365-configuraciones-
avanzadas-de-e-mail-en-canales-de-teams-i/
Como sabéis, Teams facilita que se puedan enviar correos electrónicos a canales de un Team por
medio de la dirección de e-mail asociada. Lo que está un poco “más escondido” son las opciones de
configuración avanzadas de e-mail de un canal:
 Desde un canal de un Team, hacemos clic en “Get email address” (“Obtener la dirección de
correo electrónico”) y en el diálogo que se muestra hacemos clic en “Advanced settings”
(“Configuración avanzada”).

29
 A continuación, podremos ver como se muestran opciones avanzadas para configurar quien
puede enviar correo al canal. Podremos restringir que solo se permita el envío de correo a
integrantes del canal o bien a ciertos dominios aceptados.
4.1.14 Cambios en la experiencia de usuario de Planner
Referencias:

30
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/09/10/office-365-cambios-en-la-experiencia-
de-usuario-de-planner-i/
Microsoft está introduciendo desde hace días una serie de cambios en la experiencia de usuario de
Planner:
 El primer cambio que veremos es el de unos controles gráficos nuevos en el Hub de Planner
para los planes que hemos marcado como favoritos. Dado un plan favorito, en cualquier
momento podemos dejar de seguirlo:
 Identificación de si un plan es público o privado mediante un candado abierto o cerrado:
 Nuevo mecanismo para añadir / borrar etiquetas en un Plan:

31
 Nuevas opciones para crear un plan entre las que se incluyen la opción de configurar quien
puede ver el plan a crear:
 Nuevo botón para añadir adjuntos a una tarea:

32
 Nuevos menús a nivel de Plan para acceder al resto de elementos asociados al Plan, visualizar
los miembros del Plan y cambiar la forma de visualización de las tareas en el Plan.

33
Referencia:
 https://techcommunity.microsoft.com/t5/Planner/New-UI-changes-rolling-out-in-
Planner/m-p/89327#M959
4.1.15 Un vistazo a la nueva tarjeta de contacto de Grupos de Office 365
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/09/05/office-365-un-vistazo-a-la-nueva-
tarjeta-de-contacto-de-grupos-de-office-365-i/
Tal y como podéis leer en la Microsoft Tech Community, Microsoft está realizando el roll-out de una
nueva tarjeta de contacto para Grupos de Office365 para facilitarvisualizarinformación de un Grupo
sin importar si estamos trabajando con OWA, Outlook, las Aplicaciones para iOS y Android o desde
otros workloads relacionados con los Grupos como puede ver el sitio del Grupo.
En este post vamos a ver la tarjeta de contacto de Grupos de Office 365 desde OWA y en posteriores
posts veremos la experiencia en el resto de entornos:
 Al pasar el ratón por el nombre del Grupo en OWA se mostrará la tarjeta de contacto en la
que podremos ver no solo la información del grupo, sino también los integrantes del grupo o
bien el acceso al sitio del Grupo, Calendario, OneNote o bien el Sitio del Grupo. Además,
podremos aplicar la configuración deseada para seguir o no las conversaciones del Grupo en
nuestra bandeja de entrada:

34
 Desde la tarjeta de contacto también podremos acceder a las opciones de añadir nuevos
miembros al Grupo, invitar a externos al Grupo o bien dejar el Grupo:
 Finalmente, también podremos visualizar todos los integrantes del Grupo desde la tarjeta de
contacto del Grupo:

35
4.1.16 Nuevos controles granulares en Microsoft Teams
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/30/office-365-nuevos-controles-
granulares-en-microsoft-teams-i/
Desde hace unos días tenemos nuevos controles granulares en Microsoft Teams que permiten que
los administradores de Office 365 puedan configurar si se permite la integración de servicios de
terceros, que aplicaciones se pueden integrar y también si se permite añadir aplicaciones
personalizadas. Para acceder a la configuración de estos controles granulares:
 Accedemos a Settings –> Services & Add-ins –> Microsoft Teams. En el panel de configuración
de Teams, disponemos de una sección Apps que nos permite realizar las configuraciones
indicadas.

36
 Como veis, hay tres configuraciones posibles:
o Allow External Apps in Microsoft Teams, que permite que se puede habilitar o no
aplicaciones de terceros en Teams.Si sedeshabilitaesta opción, no seráposible añadir
Tabs, Bots, Connectors y nuevas Apps en Teams.
o Enable new external Apps by default, que permite habilitar o no nuevas aplicaciones
que se carguen en el catálogo de Teams.
o Allow sideloading of external Apps, permite o no que se pueden cargar nuevas
aplicaciones de forma directa en Teams sin pasar por el catálogo.
 Hay que tener en cuenta que para poder habilitar / deshabilitar aplicaciones de terceros de
forma granular, se necesita poner a Off el control de Allow sideloading of external Apps.

37
Referencias:
 https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams-Blog/Introducing-granular-
admin-controls-for-apps-in-Microsoft-Teams/ba-p/78975
4.1.17 Conversaciones en documentos en Microsoft Teams
Referencias: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/29/office-365-conversaciones-en-
documentos-en-microsoft-teams-i/

38
Además de las conversaciones de canales de Teams y de los chats privados 1 a 1 o 1 a varios, en
Teams tenemos la posibilidad de realizar conversaciones directamente sobre documentos de Office:
 Accedemos a la sección de archivos de un canal y simplemente hacemos clic en uno de los
archivos disponibles:
 A continuación, en la visualización del documento en Teams hacemos clic en “Start
conversation”:
 A continuación se muestra un panel conversacional en el que podemos mantener
conversaciones en torno aldocumento de lamisma forma que podemos tener conversaciones
en un canal o en un chat de Teams:

39
Referencia:
 https://veenstra.me.uk/2017/08/07/microsoft-teams-conversations-around-a-document/
4.1.18 Office 365: Como deshabilitar chats privados en Microsoft Teams!
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/27/office-365-como-deshabilitar-
chats-privados-en-microsoft-teams/
Si necesitamos deshabilitar los chat privados en Microsoft Teams de manera que las conversaciones
tengan lugar en canales dentro de los equipos creados tendremos que seguir los siguientes pasos:
 Accedemos al portal de Office 365 y luego a Settings –> Services & add-ins. Localizamos la
sección Microsoft Teams:
 En el panel que se abre, localizamos la sección de mensajería y simplemente deshabilitamos
la opción de permitir que haya chats privados entre usuarios de Teams:

40
 El resultado de este cambio es que en Teams no se verá la opción “Chat” en el menú vertical.
Referencia:
 https://blogs.technet.microsoft.com/skypehybridguy/2017/08/24/microsoft-teams-disable-
private-chat-how-to/
4.1.19 Mejoras en las Apps Teams para iOS, Android y Windows Mobile
Referencia:
https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/30/office-365-mejoras-en-las-apps-teams-para-
ios-android-y-windows-mobile/
Tal y como podéis leer en el siguiente artículo publicado en la Microsoft TechCommunity, Microsoft
ha agregado una serie de mejoras a las Apps de Teams para iOS, Android y Windows Mobile:
New collaboration features in Microsoft Teams mobile apps
Entre dichas novedades podemos destacar:
 Unirse areuniones planificadas enlos equipos ycanales en los que participamos con un simple
gesto y participar con audio y video HD en los mismos.

41
 Realizar llamadas de audio y video 1 a 1.

42
 Al participar en reuniones, visualizar contenido compartido, iniciar chats con los participantes
y añadir nuevos participantes.
Junto con estas mejoras a la hora de participar en las reuniones, se han añadido otras como:
 Soporte de fichas (Tabs).
 Posibilidad de visualizar y editar archivos Office.
 Integración de Bots desde la App móvil.
 Experiencia optimizada para el iPad.
 Mejoras en las búsquedas.

43
4.1.20 Nuevas opciones de almacenamiento en Teams
Referencia:
https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/21/office-365-nuevas-opciones-de-
almacenamiento-en-teams-i/
Microsoft ha añadido a Teams la posibilidad de añadir otras opciones de almacenamiento a las
disponibles por defecto (SharePoint Online y OneDrive for Business). Si accedemos a la sección de
Files de un canal:
 Veremos que se muestra una opción en la barra de opciones que permite añadir
almacenamiento cloud (Add cloud storage):
 Al hacer clic en la opción, se abre una ventana en la que podemos elegir el almacenamiento
cloud que queremos añadir:

44
 Seleccionamos una de las posibilidades que se muestran en la ventana de forma que
tendremos que autenticarnos en servicio cloud elegido:

45
 Una vez autenticados en el servicio cloud, simplemente elegimos la carpeta que queremos
añadir en Teams:
 Y este es el resultado:

46
4.1.21 Uso del asistente para facilitar la adopción de Office 365
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/16/office-365-uso-del-asistente-
para-facilitar-la-adopcin-de-office-365-i/
Office365 aveces te sorprende con funcionalidad “oculta”o más bien no conocida como por ejemplo
el asistente para facilitar la adopción de Office 365 que podéis encontrar en la siguiente Url:
https://portal.office.com/adminportal/home#/iwwizard
El funcionamiento del asistente es muy sencillo:
 Por un lado, disponemos de una serie de plantillas de e-mail que podemos usar para realizar
comunicaciones relativas al uso de Office 365. Estas plantillas vienen de la Producitivity
Library de FastTrack (esto no lo he confirmado).

47
 Por otro, podemos seleccionar a los usuarios del tenant o a los Grupos a los que queremos
enviar la comunicación.
 Y el resultado de lo que recibe un usuario en su bandeja de entrada es el siguiente:
4.1.22 ¿En qué planes de Office 365 estará disponible Planner?
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2016/07/31/office-365-en-qu-planes-de-
office-365-estar-disponible-planner/
Esta es una pregunta que estoy viendo de forma frecuente en distintos foros de Office 365. La
respuesta a la misma la podéis encontrar en el anuncio de la Preview de Planner que Microsoft hizo
el año pasado:

48
https://blogs.office.com/2015/09/22/introducing-office-365-planner/
El resumen es el siguiente:
 Planner debería estar disponible (os recuerdo que aunque se anunció en junio la
disponibilidad general, todavía se está haciendo el roll out de Planner que se espera concluya
a finales de agosto) en los siguientes Planes de Office 365:
o Office 365 Business Essentials.
o Office 365 Business Premium.
o Office 365 Enterprise E1.
o Office 365 Enterprise E4 (plan por otro lado que no está comercialmente disponible,
pero seguramente todavía haya clientes con ese plan).
o Office 365 Education.
o Office 365 Education E3.
o Office 365 Education E4 (plan que ya no es ofrecido por Microsoft).
o Office 365 Education E5.
 Como seindica en elmismo post, Microsoft añadirá soporte aPlanner en más planes de Office
365 (Office 365 for Non-Profit y Office 365 for Goverment).
Otras referencias:
 FAQ de Planner por Tony Redmond: http://windowsitpro.com/blog/office-365-planner-faq
 Comparativa de planes de Office 365 for Education: https://products.office.com/en-
us/academic/compare-office-365-education-plans
4.1.23 ¿Se pueden archivar Grupos de Office 365 que no se necesiten / estén en uso?
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/05/office-365-se-pueden-archivar-
grupos-de-office-365-que-no-se-necesiten-estn-en-uso/
La respuesta es qué sí, aunque no mediante un mecanismo proporcionado por Microsoft para ello.
Los pasos a seguir (y qué podéis encontrar en el libro Office 365 for IT Professionals, que os
recomiendo) son los siguientes:
 Eliminar a los propietarios de la lista de miembros del grupo.
 Eliminar a los usuarios de la lista de miembros del grupo.

49
 Añadir un nuevo propietario al grupo que debería ser una cuenta de administrador de
compliance frente a una cuenta de administrador de tenant.
 Verificar que el grupo es privado de forma que los documentos que contiene permanecen
invisibles para Delve.
 Bloquear el acceso por e-mail al grupo a través de:
o Cambiar la dirección SMTP principal del grupo.
o Fijar la propiedad RequireSenderAuthenticationEnabled a $True.
 Ocultar el Grupo de la GAL y otras listas de direcciones.
4.2.1 Cambios en la edición de metadatos en listas y bibliotecas de SPO
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/11/22/office-365-cambios-en-la-edicin-de-
metadatos-en-listas-y-bibliotecas-de-spo-i/
Con la integración de PowerApps en SharePoint Online (SPO), la experiencia de usuario en la edición
de metadatos en listas y bibliotecas de documentos está cambiando también para que el usuario sea
productivo en todo momento:
 Si visualizamos los detalles de las propiedades del documento, desde el panel de detalles del
documento podemos editar todas sus propiedades:
 A continuación se muestra un nuevo panel en el que podemos modificar todas las
propiedades del documento sin salirnos de la misma pantalla:

50
 Por supuesto, si en la biblioteca tenemos varios Tipos de Contenido podremos elegir que tipo
utilizar:

51
4.2.2 Características de Office 365 Service Assurance
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/10/25/office-365-caractersticas-de-office-
365-service-assurance-i/
Office365 Service Assurancees una característica de Office 365 que permite, a través del Compliance
& Security Center, acceder a documentación que certifica el cumplimiento por parte de Microsoft de
normativas internacionales en lo que a protección y seguridad de los datos se refiere. Para poder
acceder al Office 365 Service Assurance:

52
 Lo primero que tendréis que hacer es proporcionar los permisos adecuados a los usuarios que
tienen que acceder a esta información siguiendo el paso a paso que se indica en este post:
https://blogs.technet.microsoft.com/uspartner_learning/2017/08/30/accessing-and-using-the-
office-365-service-assurance-information/
 Con los permisos configurados de forma adecuada, cuando accedamos de nuevo al
Compliance & Security Center veremos que aparece una nueva sección denominada Service
Assurance:
 Tras verificar a nivel de configuración que todo está correcto para la región de Office 365 de
nuestro tenant, si hacemos clic en Compliance Reports, podremos acceder a los distintos
informes y documentos relativos a las normativas que cumple Office 365 como por ejemplo
la normativa ISO:

53
 Si queremos verificar para una normativa el detalle de cumplimiento, haremos clic en la
secciónAudited controls de forma que podremos descargarnos que controles secumplen con
Office 365:
 Finalmente, la sección Trust documents nos proporciona una serie de documentos en los que
se explica como Microsoft asegura la protección de la información en Office 365 y en Azure y
como podemos administrar su seguridad:
Referencia:
 https://blogs.technet.microsoft.com/uspartner_learning/2017/08/30/accessing-and-using-
the-office-365-service-assurance-information/
4.2.3 Nuevo Rol de Reports Reader para acceder a los informes de uso
Referencias:

54
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/10/19/office-365-nuevo-rol-de-reports-
reader-para-acceder-a-los-informes-de-uso-i/
Uno de los últimos roles incorporados a la administración de Office 365 es el de Reports Reader que
nos permite que los usuarios con este rol tengan la posibilidad de visualizar los informes de uso de
Office 365:
Un usuario con este rol tendrá acceso a los informes de uso en Office 365 y también los informes de
seguridad y cumplimiento.
4.2.4 Introducción a las Major Updates
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/10/17/office-365-introduccin-a-las-major-
updates-i/

55
Una de las novedades de Microsoft en la conferencia de Ignite de hace unas semanas es la de
proporcionar un mecanismo adicional para facilitar la gestión del cambio en Office 365. Se trata de
las Major Updates que permite tener información adicional para prepararnos ante cambios
importantes en Office 365:
 Cuando Microsoft decide publicar una major update en Office 365, envía en primer lugar una
comunicación anticipada indicando que esa major update va a llegar próximamente a tu
tentan First Release y se va a quedar en el tenant al menos 30 días:
 Las major updates en el centro de mensajes de Office 365 aparecen destacadas en la parte
superior del mismo y también en el listado de mensajes:
 Al hacer clic en una major update veremos que se muestran detalles del cambio y que el nivel
de detalle es mayor (incluyendo el número de días restantes en los que los cambios estarán
todavía en First Release) que el de un mensaje que no es una major update:

56
4.2.5 Como añadir un administrador secundario en OneDrive For Business
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/20/office-365-como-aadir-un-
administrador-secundario-en-onedrive-for-business-i/
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/22/office-365-como-aadir-un-
administrador-secundario-en-onedrive-for-business-ii/
Si necesitamos añadir un administrador secundario en OneDrive for Business, tenemos varias
posibilidades:
 A través del centro de administración de Office 365.
 A través de la administración de SharePoint Online y en concreto las posibilidades de
configuración del servicio de perfiles de usuario.
 Por medio de PowerShell.
En este primer post vamos a ver la primera de las opciones:
 Desde el portal de administración de Office 365, accedemos a la gestión de usuarios y
seleccionamos un usuario existente de forma que se muestra el panel de detalle. En este
panel se muestra una sección Configuración de OneDrive (OneDrive settings) que permite a
un administrador de Office 365 convertirse en administrador del OneDrive del usuario
haciendo clic en Acceder a archivos (Access files).

57
 Tras hacer clic en esta opción, veremos que una vez que se garantiza el acceso como
administrador al usuario administrador, se muestra el enlace al OneDrive del usuario:

58
 Si hacemos clic en el enlace, accederemos al OneDrive del usuario.

59
Vamos a revisar cómo podemos realizar está acción en la administración de SharePoint Online:
 Accedemos en primer lugar al centro de Administración de SharePoint Online en Office 365 y
luego a la administración del servicio de perfiles de usuario. Hacemos clic en Administrar
perfiles de usuario (Manage User Profiles):
 En la página de administrar los perfiles de usuario, buscamos un usuario, desplegamos las
opciones de administración disponibles y hacemos clic en Administrar propietarios de la
colección de sitios (Manage site collection owners).

60
 En la ventana que se abre podremos añadir o eliminar administradores secundarios del
OneDrive del usuario que hemos buscado.
4.2.6 Crear un Flujo de Correo para añadir una exención de responsabilidad
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/18/office-365-crear-un-flujo-de-correo-
para-aadir-una-exencin-de-responsabilidad-i/

61
A través de las posibilidades de la característica de Flujo de Correo de Exchange Online (EXO) se
pueden hacer bastantes cosas como por ejemplo añadir una exención de responsabilidad mediante
la creación de una regla de Flujo de Correo:
 Accedemos en primer lugar a la administración de EXO y a continuación a Mail Flow de forma
que se muestra la sección de reglas de Flujo de Coreo. En esta sección podremos crear una
nueva regla o bien usar una de las reglas predefinidas…en mi caso, voy a elegir la opción de
nueva regla:
 Configuramos la regla para que si el destinatario de correos corporativos está fuera de la
organización, se realice una acción:

62
 En mi caso, voy a elegir añadir una exención de responsabilidad:

63
 Guardamos los cambios y comprobamos que se añade laexención de responsabilidad cuando
se envía un correo a una dirección externa a la organización:

64
4.2.7 Nueva experiencia de usuario en el inicio de sesión de Office 365
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/15/office-365-nueva-experiencia-de-
usuario-en-el-inicio-de-sesin-de-office-365-i/
Microsoft está cambiando el inicio de sesión para Office 365 re-reemplazándola por una nueva
experiencia que seráusada también en otros servicios cloud del fabricante (por ejemplo, en el acceso
a tu correo electrónico en Outlook.com):
 Lanueva experiencia sepuede probar desde un banner que semuestra en lapáginade acceso
a Office 365 (https://portal.office.com):
 Si hacemos clic en “Try it now”, se mostrará la nueva experiencia de inicio de sesión que
consiste en acceder a Office 365 en dos etapas. En la primera, especificamos el login de
usuario de Office 365:

65
 En la siguiente pantalla tendremos que especificar la contraseña de acceso a Office 365 y
además podremos comprobar que se respeta la imagen de marca que tengamos configurada
en Azure AD:
4.2.8 Como enviar un e-mail desde PowerShell a través de Office 365
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/31/office-365-como-enviar-un-e-mail-
desde-powershell-a-travs-de-office-365/

66
Script que permite enviar correos electrónicos a través de Office 365 (haciendo uso del servicio de
SMTP de Office 365). Podéis descargaros el script desde el siguiente enlace: How to send an e-mail
through Office 365 using PowerShell
#################################################################################
###########################################################
# Script that allows to send an e-mail message using Office 365 SMTP Service
# Required Parameters:
# ->$O365Cred: Office 365 Credentials Object
# ->$sFromEMail: From E-Mail
# ->$sToEMail: Recipients e-mails
# ->$sCcEMail: CC E-Mails
# ->$sBccEMail: Bcc E-Mails
# ->$sEMailSubject: E-Mail Subject
# ->$sEMailBody: E-Mail Body
# ->$sSMTPServer: SMTP Server to be used (Office 365 in this case)
#################################################################################
###########################################################
$host.Runspace.ThreadOptions = "ReuseThread"
#Definition of the function that allows to send an e-mail message using Office
365 SMTP Service
function Send-EmailByO365
{
param($O365Cred,$sFromEMail,$sToEMail,$sCcEMail,$sBccEMail,$sEMailSubject,$sE
MailBody,$sSMTPServer)
Try
{
if($sToEmail -ne $null -and $sCcEMail -ne $null)
{
[string[]]$To=$sToEMail.Split(',',[System.StringSplitOptions]::RemoveEmpt
yEntries)
[string[]]$cc=$sCcEMail.Split(',',[System.StringSplitOptions]::RemoveEmpt
yEntries)
[string[]]$bcc=$sBccEmail.Split(',',[System.StringSplitOptions]::RemoveEm
ptyEntries)
Send-MailMessage -From $sFromEMail -To $To -Cc $cc -Bcc $sBccEMail -Subject
$sEMailSubject -Body $sEMailBody -BodyAsHtml -SmtpServer $sSMTPServer -Credential
$O365Cred -UseSsl
}
}
catch [System.Exception]
{
Write-Host -ForegroundColor Red $_.Exception.ToString()
}
}
#Office 365 Credentials
$sUserName="<Your_Office365_Admin_Account>"
$sMessage="Introduce your Office 365 Credentials"
$O365Cred=Get-Credential -UserName $sUserName -Message $sMessage
#E-Mail configuration
$sFromEMail="<From_Email>"
$sToEMail="<ToEMail_1>,<To_Email2>"
$sCcEMail="<CcEMail_1>,<Cc_Email2>"
$sBccEMail="<BccEMail_1>,<Bcc_Email2>"
$sEMailSubject="<E-Mail Subject>"
$sEMailBody="<E-Mail Body (just add your HTML code)>"

67
$sSMTPServer="smtp.office365.com"
#Sending the e-mail
Send-EmailByO365 -O365Cred $O365Cred -sFromEMail
Y este es el resultado que obtendréis al ejecutar el script:
Referencias:
 https://social.technet.microsoft.com/Forums/en-US/6d9857aa-fc77-41a7-a6da-
ffeb9f2bf2a7/email-notification-using-powershell-script-in-365?forum=ITCG
 https://howtodowithsharepoint.wordpress.com/2017/06/27/powershell-automation-how-
to-send-email/
4.2.9 Como obtener el ID de un Grupo de Office 365
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/29/office-365-como-obtener-el-id-de-un-
grupo-de-office-365-i/
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/16/office-365-como-obtener-el-id-de-un-
grupo-de-office-365-ii/
Para obtener el ID de un Grupo de Office 365 (independientemente de su tipo) tenemos distintas
posibilidades. En este primer artículo vamos a a ver la opción de PowerShell a través de hacer uso del
módulo de PowerShell para Winows Azure Active Directory. Para obtener elID de un Grupo no tenéis
más que ejecutar el siguiente script PowerShell:
$sUserName="jcgonzalez@nuberosnet.onmicrosoft.com"
$sMessage="Type your Office 365 Credentials"
Connect-AzureAD -Credential $O365Cred -Confirm:$true
(Get-AzureADGroup -SearchString "Minioms").ObjectId

68
El resultado que obtendremos por pantalla es el siguiente:
Vamos a ver cómo se puede obtener por medio del portal de Azure:
 Accedemos al Portal de Azure bien directamente o bien a través de nuestra suscripción de
Office 365. A continuación, seleccionamos Azure Active Directory y a continuación haremos
clic en Users and Groups:
 Desde aquí haremos clic en Groups:

69
 En el listado de grupos que se muestra, hacemos clic en el Grupo para el que requerimos
obtener su ID:
 Finalmente, se muestra el blade con los detalles del grupo entre los que se encuentra el ID
del grupo:
4.2.10 Como obtener los usuarios invitados de un tenant con PowerShell
Referencias:
usuarios-invitados-de-un-tenant-con-powershell-i/
usuarios-invitados-de-un-tenant-con-powershell-ii/

70
4.2.11 Como añadir + opciones de autenticación en la config. de autenticación multi-factor
Referencias:
https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/23/office-365-como-aadir-opciones-de-
autenticacin-en-la-config-de-autenticacin-multi-factor-i/
Para añadir opciones adicionales de autenticación en laconfiguración de la autenticación multi-factor
en Office 365 seguimos los siguientes pasos:
 Accedemos desde el portal de Office 365 a Ver Cuenta (“View Account”).
 En la página de “Ver Cuenta” (“View Account”), hacemos clic en “Seguridad y privacidad” y a
continuación en Verificación de seguridad adicional (“Additional security verification”):
 En la página que se abre a continuación podremos añadir teléfonos de autenticación
adicionales y configurar también el uso de la App de autenticación:

71
Referencia:
 https://support.office.com/en-us/article/Create-an-app-password-for-Office-365-3e7c860f-
bda4-4441-a618-b53953ee1183
4.2.12 Como usar Planner y ToDo en dispositivos enrolados en el MDM de Office 365
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/19/office-365-como-usar-planner-y-
todo-en-dispositivos-enrolados-en-el-mdm-de-office-365-i/
Si tienes tu dispositivo enrolado a Office 365 haciendo uso de las capacidades por defecto de MDM
disponibles, te encontrarás con que no podrás usar las aplicaciones móviles de Planner o ToDo ya
que por el momento ambas no están preparadas para trabajar con dispositivos enrolados. La
pregunta entonces es si hay algún workaround para solucionar este problema y la respuesta es que
sí:
 En primer lugar, accedemos al Compluance & Security Center de Office 365. En el mismo
hacemos clic en Data Loss Prevention y luego en Device Security Policy. A continuación
hacemos clic en Manage organization-wide device access settings

72
 En la ventana que se abre, haremos clic en la opción “+” para poder especificar los grupos de
seguridad que queremos excluir del control de acceso de MDM en Office 365:

73
 Simplemente buscamos el grupo a grupos a Excluir en la nueva ventana que se muestra y
guardamos los cambios de forma sucesiva en cada una de las ventanas de configuración.
Y con esto ya podríamos usar las aplicaciones de Planner y ToDo en nuestro dispositivo enrolado con
Office 365.
4.2.13 Como deshabilitar el acceso a aplicaciones de Office 365 desde Azure AD
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/13/office-365-como-deshabilitar-el-
acceso-a-aplicaciones-de-office-365-desde-azure-ad-i/
Para deshabilitar el acceso completo a ciertas aplicaciones de Office 365 como puede ser Microsoft
Stream o Microsoft Teams, no nos queda otra que bloquear dicho acceso a través de Azure AD:
 Accedemos al portal de Azure a través de https://portal.azure.com y hacemos clic en la
sección de Azure AD:

74
 A continuación, hacemos clic en Enterprise Applications:
 Y luego hacemos clic en All Aplications. En los filtros que se muestran, realizamos los cambios
necesarios para que se muestren todas las aplicaciones:

75
 Simplemente hacemos clic en la aplicación a deshabilitar y luego en Properties para que se
muestre la opción de deshabilitar la aplicación:
4.2.14 Como obtener los usuarios invitados de un tenant con PowerShell
Referencias:
usuarios-invitados-de-un-tenant-con-powershell-i/
Script PowerShell que permite obtener los usuarios invitados de un tenant de Office 365. Podéis
descargaros el script desde el siguiente enlace: How to export to a CSV all file all the guests users in
an Office 365 tenant

76
#################################################################################
# Script that allows to get all the members of all the Guest Users in an Office 365 tenant and export
the results to a CSV file.
# Required Parameters:
# ->sCSVFilenName: Name of the file to be generated
#################################################################################
$host.Runspace.ThreadOptions = "ReuseThread"
#Definition of the function that get all the members of all the Guest Users in an Office 365 tenant a
nd export the results to a CSV file
function Get-O365GuestsUsers
{
param($sCSVFileName)
Try
{
[array]$O365GuestsUsers = $null
$O365TenantGuestsUsers=Get-Recipient -RecipientTypeDetails GuestMailUser #| Format-
Table DisplayName, Name
foreach ($O365GuestUser in $O365TenantGuestsUsers)
{
$O365GuestsUsers=New-Object PSObject
$O365GuestsUsers | Add-Member NoteProperty -Name "Guest User DisplayName" -
Value $O365GuestUser.DisplayName
$O365GuestsUsers | Add-Member NoteProperty -Name "Guest User Name" -
Value $O365GuestUser.Name
$O365GuestsUsers | Add-Member NoteProperty -Name "SMTP Mail Address" -
Value $O365GuestUser.PrimarySmtpAddress
$O365GuestsUsers | Add-Member NoteProperty -Name "Guest User Creation Date" -
Value $O365GuestUser.WhenCreated
$O365AllGuestsUsers+=$O365GuestsUsers
}
$O365AllGuestsUsers | Export-Csv $sCSVFileName
}
catch [System.Exception]
{
Write-Host -ForegroundColor Red $_.Exception.ToString()
}
}
#Connection to Office 365
$sUserName="<Your_Office365_Admin_Account>"
$sMessage="Introduce your Office 365 Credentials"
#Connection to Office 365
#Creating an EXO PowerShell session
$PSSession = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -
ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $O365Cred -
Authentication Basic -AllowRedirection
Import-PSSession $PSSession
$sCSVFileName="AllTenantGuestsUsers.csv"
#Getting Tenant Guests Users
Get-O365GuestsUsers -sCSVFileName $sCSVFileName

77
4.3 SharePoint Online
4.3.1 Office 365: Mejoras en los WebPart modernos de Listas y Bibliotecas
Referencias:
https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/12/27/office-365-mejoras-en-los-webpart-
modernos-de-listas-y-bibliotecas-ii/
Como comentaba en este post, Microsoft no sólo está liberando nuevos WebParts en SPO, sino que
además va añadiendo mejoras en los WebParts existentes:
 En un WebPart moderno de biblioteca tendremos la posibilidad de crear nuevos documentos
o carpetas:
 O bien cargar nuevos archivos y carpetas en la biblioteca:

78
 Y lo mismo nos encontraremos en los WebParts de listas:
4.3.2 Como añadir filtros al panel de filtros de bibliotecas / listas de SPO
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/12/05/office-365-como-aadir-filtros-al-
panel-de-filtros-de-bibliotecas-listas-de-spo-i/
Una de las características disponibles en las bibliotecas modernas de SharePoint Online (SPO) es el
panel de filtros que facilita aplicar filtros por defecto a los contenidos de la biblioteca o bien añadir
nuevos filtros en base a un metadato de la biblioteca. Para añadir un filtro a una biblioteca de
documentos:
 Desplegamos las opciones de configuración a nivel de columna en la biblioteca de
documentos y a continuación hacemos clic en “Column settings –> Pin to filters pane”.

79
 A continuación, el filtro se mostrará en el panel de filtros listo para ser utilizado:
 Si queremos que el filtro esté disponible en el panel de filtros para nuestro usuario y para
otros usuarios, tenemos que guardar los cambios en la vista y listo!
4.3.3 Preview del Centro de Administración de SPO
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/10/23/office-365-preview-del-centro-de-
administracin-de-spo-i/
Tal y como describí en este post, Microsoft está trabajando en un nuevo Centro de Administración
para SharePoint Online (SPO)que actualmente podemos probar en Preview:
 Desde el Centro de Administración clásico para SPO, podremos acceder al nuevo centro a
través del enlace “Try the new SharePoint admin center”:

80
 En primer lugar se muestra un panel con información sobre Sitios activos, actividad en
archivos guardados en sitios, mensajes del centro de mensajes relativos a SPO y el estado de
salud del servicio.
 Al hacer clic en Site management se visualizan todas las Colecciones de Sitios de nuestro
tenant incluyendo Communication Sites, Modern Team Sites y canales de Office 365 Video:

81
 Dada una Colección de Sitios, podemos seleccionarla y ver los detalles en el correspondiente
panel de detalles:
 Desde Recycle Bin podemos acceder a la papelera de reciclaje de Colecciones de Sitios.
 Finalmente, “Settings” nos permite realizar configuraciones básicas para SPO como por
ejemplo la experiencia de visualización de listas y bibliotecas o si se reciben notificaciones
Push de SPO:

82
4.3.4 Como embeber un libro Excel en una página moderna de SPO
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/10/10/office-365-como-embeber-un-
libro-excel-en-una-pgina-moderna-de-spo-i/
Si queremos embeber un libro Excel en una página moderna de SharePoint Online (SPO) nos vamos
a encontrar con que no tenemos un WebPart de tipo Visor de Excel. Que no exista un WebPart
específico para visualizar un Excel no implica que no podamos embeberlo en una página moderna:
 En primer lugar, necesitamos disponer de un archivo Excel almacenado en un sitio de SPO.
Accedemos al mismo a través del navegador y hacemos clic en la opción de Compartir
(“Share”). A continuación, hacemos clic en Insertar (“Embed”).
 En la ventana que se abre, configuramos que partes del documento Excel queremos embeber
y copiamos el código para insertar (“Embed code”):

83
 Navegamos a la página moderna y añadimos a la misma un WebPart de tipo “Insertar”
(“Embed”):
 En el panel de edición del WebPart añadimos el código para insertar del archivo Excel:

84
 Y este es el resultado final en la página moderna:
4.3.5 Personalización del menú de navegación de Sitios Modernos
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/10/04/office-365-personalizacin-del-men-
de-navegacin-de-sitios-modernos-i/
Los sitios modernos de SharePoint Online (SPO) facilitan que se pueda personalizar muy rápidamente
la navegación en los mismos:
 Hacemos clic en la opción “Edit” en la zona del menú vertical:

85
 A continuación, simplemente hacemos clic entre dos de las opciones de menú existentes de
forma que se muestre un enlace “+” para añadir nuevas opciones al menú:
 Se mostrará un diálogo desde el que podemos elegir o bien añadir un recurso del sitio
moderno (Planner, Conversaciones, Calendario, OneNoe o una Url personalizada):

86
4.3.6 ¿Dónde se guardan los comentarios de páginas modernas de SPO?
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/31/office-365-dnde-se-guardan-los-
comentarios-de-pginas-modernas-de-spo-i/
Cómo sabéis, las páginas modernas de SPO de tipo Post News incorporan una zona de comentarios
en la que se pueden realizar “comentarios” sobre la página. Una pregunta que os puede rondar la
cabeza es: ¿Dónde se guardan estos comentarios?¿En Yammer?¿En la propia página?…¿O dónde? La
respuesta es que se guardan en una lista oculta que podemos acceder mediante SharePoint Designer
2013:

87
Si accedemos a los detalles de la lista, podremos ver que en la misma hay información almacenada:
Lo que no encontré en su momento es una forma rápida, ni siquiera programáticamente, para
acceder al valor de los comentarios…ni siquiera con CAML Designer o el SharePoint Online Client
Browser he podido llegar a ver esa información.

88
Update a fecha 26/07/2017: Afortunadamente si que hay una forma de leer estos comentarios vía
REST como podéis leer en este post de Vardhaman Deshpande
http://www.vrdmn.com/2017/07/working-with-page-comments-rest-api-in.html
Interesante que los comentarios no se guardan en la lista, sino en un data store independiente.
4.3.7 ¿Qué listas se han modernizado ya en SPO?
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/28/office-365-qu-listas-se-han-
modernizado-ya-en-spo-i/
La respuesta es que a la fecha de publicación de este post, las siguientes listas ya cuentan, total o
parcialmente, con un Look & Feel moderno en SharePoint Online (SPO):
 Personalizada (Custom list).
 Anuncios (Annoucements).
 Vínculos o Enlaces (Links).
 Contactos (Contacts).
 Tareas (Tasks).
 Vínculos promocionados (Promoted Links).
 Foro de discusión (Discussion Board).

89
 Seguimiento de asuntos (Issue Tracking).
 Encuesta (Survey).
 Lista personalizada en vista Hoja de datos (Custom list in Datasheet View).
El soporte parcialde algunas listas implica que por ejemplo listas como Tareas (Tasks) no cuentan con
un Look & Feel moderno para las vistas de tipo Gantt.
Por lo tanto, las siguientes listas no cuentan con un Look & Feel moderno:
 Calendario (Calendar).
Nota: Este análisis se ha realizado en un tenant con First Release habilitado.
4.3.8 Nuevos temas de sitios en SPO
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/11/office-365-nuevos-temas-de-sitios-
en-spo-i/
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/09/08/office-365-nuevos-temas-de-sitios-
en-spo-ii/
Uno de los cambios prometidos por Microsoft el pasado mes de mayo durante el SharePoint Virtual
Summit fue el de proporcionar una nueva forma de aplicar temas a sitios de SPO…pues bien, esa
nueva forma empezará a estar disponible durante este mes de agosto como podéis leer en el
siguiente artículo publicado en la Tech Community:
https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/New-site-theming-options-for-
SharePoint-sites-in-Office-365/ba-p/94001
Básicamente,lanueva experiencia de cambio de temas tendrá lasiguienteforma através de la opción
de Change the look:

90
+ información: https://support.office.com/en-US/article/Change-the-look-of-your-SharePoint-site-
06bbadc3-6b04-4a60-9d14-
Como os comentaba en este post, Microsoft ha añadido una nueva funcionalidad de aplicar temas
de sitos que empieza a estar disponibles en sitios modernos de SharePoint Online (SPO), es decir,
está disponible (por el momento) en los siguientes tipos de sitios:
 Sitios modernos asociados a Grupos de Office 365 y que pueden haber sido creados desde
OWA, desde la landing page de SPO, desde Teams o desde Planner.
 Communication sites.
Para estos dos tipos de sitios para hacer uso de los nuevos temas de sitio:
 Hacemos clic en Settings –> Change the look:

91
 A continuación veremos que se muestra un panel con los 6 temas disponibles que podemos
aplicar al sitio. Si elegimos uno de los temas, veremos como se cambian los colores utilizados
en WebParts modernos y también el color en la fuente empleada para el sitio:
 Como podéis ver, desde el panel de Change the look, tenemos la posibilidad de acceder a las
opciones clásicas de cambios de temas de SharePoint Online.

92
4.3.9 Las listas de Anuncios y Enlaces se modernizan
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/10/office-365-las-listas-de-anuncios-y-
enlaces-se-modernizan-i/
enlaces-se-modernizan-ii/
enlaces-se-modernizan-iii/
Una pregunta frecuente dentro de la modernización que Microsoft está realizando en SharePoint
Online (SPO) era la de cuando tendríamos la versión moderna no sólo de listas personalizadas, sino
también de otros tipos de listas disponibles de serie desde hace varios años (desde SharePoint 2007
en concreto). Y la respuesta es que en breve tendremos la versión moderna de dos tipos de listas de
SPO: las listas de tipo Anuncios y las listas de tipo Enlaces:
https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Improving-SharePoint-Links-and-
Announcements-lists/ba-p/92379
La apariencia de una lista moderna de tipo Anuncios es la siguiente:

93
Vamos a revisar la lista de Anuncios moderna:
 Desde un sitio de SPO, creamos una lista de tipo Anuncios:
 Una vez creada la lista, veremos (al acceder a la misma) que inicialmente se muestra la
experiencia clásica de la lista…pero haciendo clic en el enlace “Exit classic experience”
podremos acceder a la vista moderna:

94
 Laexperiencia moderna tiene el Look &Feel esperado y sipor ejemplo hacemos clicen “New”
se muestra el formulario moderno para crear un nuevo anuncio:
 Completamos los datos del anuncio a crear:

95
 Y este sería el resultado en la lista:
Para trabajar con la lista de tipo Enlaces, simplemente seguimos el procedimiento visto para crear
una lista de tipo Anuncios:
 La experiencia moderna de la vista de tipo Enlaces que obtendremos es:

96
 Si añadimos un elemento a la lista, nos encontraremos con el mismo formulario moderno
para crear elementos que ya vimos para la lista de tipo Anuncios:
 Y este ese el resultado en la lista:

97
4.3.10 Nuevos layouts en páginas modernas de SPO
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/07/office-365-nuevos-layouts-en-
pginas-modernas-de-spo-i/
Con la llegada de los Communication Sites a SharePoint Online (SPO), disponemos de nuevos layouts
de páginas modernas que facilitan crear y estructurar contenido. Para probar los nuevos layouts:
 Editamos una página moderna cualquiera de modo que se habilitan las opciones de edición
de sección que permiten configurar nuevos layouts en la página:
 A continuación, seabre un panel con los posibles layouts que podemos aplicarpar alasección:

98
 Si seleccionamos un layout y lo aplicamos, veremos cómo además los WebParts existentes en
la sección se adaptan de forma automática al cambio.
4.3.11 Mejoras en las páginas modernas de SharePoint Online
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/08/04/office-365-mejoras-en-pginas-
modernas-de-spo-i/
Además de incorporar nuevos layouts, las últimas novedades en páginas modernas de SharePoint
Online (SPO) incorporan nuevas mejoras entre las que destacan:
 La posibilidad (por fin) de añadir una imagen de cabecera a la página:

99
 La posibilidad de compartir la página que hemos creado por e-mail para que otros usuarios la
puedan revisar:
 En el caso de los Communication Sites además tendremos dos tipos de páginas: Site Pages
(Páginas de Sitio) y News Post. Estas últimas la diferencia fundamental que tienen es que
cuentan con la posibilidad de añadir comentarios a la página.

100
4.3.12 Acceso a las Solicitudes de Acceso de SPO desde la Página de Contenidos del Sitio
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/27/office-365-acceso-a-las-solicitudes-
de-acceso-de-spo-desde-la-pgina-de-contenidos-del-sitio-i/
La nueva página de contenidos de SharePoint Online (SPO) sigue ganando en funcionalidades, y
además de proporcionar acceso al uso del sitio, también proporciona acceso a las solicitudes de
acceso al sitio:
Al hacer clic sobre la acción “Access requests” accederemos a la página de peticiones de acceso para
aprobar o rechazar la solicitud.

101
4.3.13 ¿Puedo recibir notificaciones de SPO / ODFB si no tengo licencia de EXO?
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/10/office-365-puedo-recibir-
notificaciones-de-spo-odfb-si-no-tengo-licencia-de-exo-i/
Larespuesta es que sísiempre y cuando tengamos configurado un e-mail válido en lapropiedad Work
email en los perfiles de usuario por cada usuario del tenant:
 Accedemos a la administración de los perfiles de usuario y localizamos uno de los perfiles a
editar:
 Actualizamos la propiedad Work email, guardamos los cambios y listo:

102
4.3.14 Nueva página de uso del sitio en SharePoint Online
Referencias:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2017/07/09/office-365-nueva-pgina-de-uso-del-
sitio-en-sharepoint-online-i/
Dentro de los continuos cambios que estamos viendo en SharePoint Online (SPO), Microsoft está
liberando una nueva página de uso de sitio en la que visualizaremos la siguiente información:
 Visitas del sitio: visitas del sitio durante los últimos 7 días.
 Nuevos elementos: nuevos elementos que se han añadido al sitio durante los últimos 7 días.
 Tips: guías y recomendaciones sobre como mejorar el alcance y efectividad del sitio.
 Archivos tendencia: listade los contenidos más populares del sitioen las dos últimas semanas.
 Compartido externamente: visualizar contenido compartido externamente para revisar que
se esté compartiendo de forma correcta.

103
Referencias:
 https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint-Blog/Establishing-a-new-Site-usage-
page-in-SharePoint-Online/ba-p/83870
5 Recursos
Esta sección recoge artículos relativos a recursos sobre la plataforma SharePoint 2010 que facilitan
la adopción y el trabajo con la misma.

Recopilatorio de Posts sobre SharePoint y Office 365 - Julio a Diciembre 2017

Recomendados

Recomendados

Más contenido relacionado

La actualidad más candente

La actualidad más candente (17)

Similar a Recopilatorio de Posts sobre SharePoint y Office 365 - Julio a Diciembre 2017

Similar a Recopilatorio de Posts sobre SharePoint y Office 365 - Julio a Diciembre 2017 (20)

Más de Juan Carlos Gonzalez

Más de Juan Carlos Gonzalez (20)

Último

Último (20)

Recopilatorio de Posts sobre SharePoint y Office 365 - Julio a Diciembre 2017