Recopilatorio de posts de Microsoft 365 y SharePoint - Enero a Junio 2020

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1/1/2020
JCGM
MICROSOFT 365 & SHAREPOINT: POSTS
MÁS RELEVANTES DEL BLOG DE J.C GONZÁLEZ
– ENERO A JUNIO DE 2020

Plataformas Microsoft 365 & SharePoint: Posts más relevantes del blog del J.C. González JCGM
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Indice
1 Introducción ...................................................................................................................................3
2 SharePoint......................................................................................................................................3
2.1 Capacidades, Planning & Arquitectura ...................................................................................3
2.2 Desarrollo................................................................................................................................3
2.3 Administración e IT..................................................................................................................3
3 Microsoft 365.................................................................................................................................3
3.1 Capacidades.............................................................................................................................3
3.1.1 Cargar imágenes de fondo personalizadas directamente desde reuniones de Teams...3
3.1.2 Como obtener el listado de participantes en reuniones de Teams.................................4
3.1.3 Soporte de Multi-Window en chats de Teams ................................................................6
3.1.4 Como forzar la actualización del cliente de Teams y verificar la versión instalada ........7
3.1.5 Levantar la mano en reuniones de Teams.......................................................................9
3.1.6 Acceso a Mis Achivos en Teams.....................................................................................11
3.1.7 Como añadir imágenes de fondo personalizadas en reuniones de Teams ...................12
3.1.8 Live Captions en reuniones de Teams ...........................................................................14
3.1.9 Grabación de llamadas y videollamadas en chats 1:1 en Teams...................................16
3.1.10 Como obtener el enlace y detalles a un meeting de Teams..........................................16
3.1.11 Como añadir una imagen de fondo en reuniones de Teams.........................................18
3.1.12 Silenciar a los participantes de una reunión de Teams .................................................20
3.1.13 Como finalizar reuniones de Teams para todos los participantes ................................21
3.1.14 Como añadir emoticonos en nombres de Teams o de Canales en Teams....................22
3.1.15 Microsoft 365: Funcionalidad de Share to Outlook en Teams ......................................23
3.1.16 Funcionalidad de Read Receipts en Teams....................................................................25
3.1.17 Microsoft 365: Nueva experiencia de usuario de gestión de archivos en Teams .........27
3.1.18 “Next Steps” en sitios de SPO........................................................................................29
3.1.19 Como deshabilitar Read Receipts a nivel de tenant ......................................................30
3.1.20 Migración autoservicio desde Office 365 Video a Microsoft Stream............................31
3.1.21 Un repaso a los canales privados en Microsoft Teams..................................................35
3.1.22 Como activar Office Scripts............................................................................................38
3.1.23 Activity Tab en Teams....................................................................................................40
3.2 Administración e IT................................................................................................................40
3.2.1 Solución a problemas al instalar el módulo conexión a Skype For Business Online.....40
3.2.2 Configuración del Acceso de invitados en Teams..........................................................41
3.2.3 Nueva versión del Microsoft 365 Usage Analytics.........................................................43
3.2.4 Nueva página página My Account .................................................................................44
3.2.5 Preview del Exchange Admin Center.............................................................................46
3.2.6 Office 365: Como determinar el datacenter donde se ubica Microsoft Stream ...........48
3.3 SharePoint Online..................................................................................................................49
3.3.1 Edición de metadatos de documento en el WebPart Moderno de Biblioteca de
Documentos..................................................................................................................................49
3.3.2 Como convertir automáticamente un sitio clásico en un Sitio Moderno......................51
3.3.3 Aplicación de Formato a vistas de listas con el diseñador visual ..................................53
3.3.4 Creación de páginas y noticias multiidioma en Sitios de SPO .......................................55

2
3.3.5 Configuración del multiidioma en páginas de Sitios Modernos de SPO .......................58
3.3.6 Personalización de formularios de Bibliotecas con Power Apps ...................................60
3.3.7 Panel de Detalle de Sitio en el Modern SPO Admin Center ..........................................61
3.3.8 Microsoft 365: Introducción a SharePoint PnP Provisioning Service ............................64
3.3.9 Como reemplazar el Sitio raíz por otro sitio desde el Admin Center de SPO ................66
3.3.10 Noticias relacionadas en sitios de SPO ..........................................................................67
3.3.11 Office 365: People card en el Modern Admin Center de SPO (II)! ................................68
3.3.12 Como establecer el enlace de compartir por defecto a “People with Existing Access”69
3.3.13 Como deshabilitar el Flow de Aprobación de páginas en un sitio de SPO ....................70
3.3.14 Nuevas opciones de uso compartido a nivel de Sitio en el Modern SPO Admin Center
71
3.3.15 Funcionalidad de “Save for later” en SPO......................................................................72
4 Recursos........................................................................................................................................74

3
1 Introducción
El presente documento es un recopilatorio de los artículos más relevantes publicados sobre
plataformas SharePoint 2013, SharePoint 2016, SharePoint 2019 y Office 365 en los blogs de J.C.
González en el período que va de Enero a Julio de 2020. Los artículos se han categorizado por
temáticas comunes para facilitar la lectura y localización del contenido por parte del lector.
2 SharePoint
En esta sección se incluyen los distintos artículos publicados sobre plataforma SharePoint 2016 y
2019.
2.1 Capacidades, Planning & Arquitectura
2.2 Desarrollo
Esta sección recoge los artículos referentes a desarrollo para SharePoint On-Premise.
2.3 Administración e IT
Esta sección recoge los artículos relativos a temas de IT y administración de SharePoint On-Premise.
3 Microsoft 365
Estasecciónrecoge todos los artículos relativos a Microsoft 365 que sehan publicado en elblog tanto
desde la perspectiva funcional, como de administración y de desarrollo.
3.1 Capacidades
3.1.1 Cargar imágenes de fondo personalizadas directamente desde reuniones de Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/06/27/microsoft-365-cargar-imgenes-de-
fondo-personalizadas-directamente-desde-reuniones-de-teams-i/
Añadir imágenes de fondo personalizadas es una característica de Teams que tenemos disponible
desde hace unas cuantas semanas y que implicaba conocer una ruta de nuestro equipo en la que
cargar dichas imágenes. En una reciente actualizacióndel cliente de Teams,ya tenemos la posibilidad
de cargar directamente desde una reunión de Teams la imagen de fondo personalizada a utilizar:

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3.1.2 Como obtener el listado de participantes en reuniones de Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/06/18/microsoft-365-como-obtener-el-
listado-de-participantes-en-reuniones-de-teams-i/
Para poder obtener el listado de participantes en reuniones de Teams, tenemos en primer lugar que
habilitar esta opción por medio de PowerShell. En este punto, recordar que para trabajar con
directivas de Teams tenemos que instalar primero el conector para Skype For Business Online como
indica este artículo: https://docs.microsoft.com/en-us/office365/enterprise/powershell/manage-
skype-for-business-online-with-office-365-powershell
A contunación iniciaremos una sesión de Skype For Business Online y revisaremos la directiva de
meetings de Teams con Get-CSTeamsMeetingPolicy. Como podéis ver, tenemos un atributo
AllowEngagementReport que aparece como deshabilitado:
$sAdmin="jc.gonzalez@ricohresits.es"
$userCredential = Get-Credential -UserName $sAdmin -Message "Type your M365
password"
$sfbSession = New-CsOnlineSession -Credential $userCredential
Import-PSSession $sfbSession
Get-CSTeamsMeetingPolicy

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Para habilitar la obtener el listado de participantes, simplemente ejecutamos el siguiente comando:
Set-CSTeamsMeetingPolicy -Identity Global -AllowEngagementReport Enabled
Y a partir de aquí ya tendremos disponible la opción de descargar el listado de participantes en
reuniones de Teams.

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Referencia:
 http://kressmark.blogspot.com/2020/05/download-participant-report-in-teams.html
3.1.3 Soporte de Multi-Window en chats de Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/06/11/microsoft-365-soporte-de-multi-
window-en-chats-de-teams-i/
Una de las últimas novedades anunciadas en Teams es el soporte de varias ventanas en Chats de
Teams de forma que dado un Chat haciendo doble click en el mismo se abre en una nueva ventana
habilitando que podamos seguir trabajando en otras partes de Teams.

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3.1.4 Como forzar la actualización del cliente de Teams y verificar la versión instalada
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/05/30/microsoft-365-como-forzar-la-
actualizacin-del-cliente-de-teams-y-verificar-la-versin-instalada-i/
Si queremos estar seguros en Teams de que disponemos de la última actualización de la App de
escritorio, sólo necesitamos hacer clic en nuestra imagen de perfil y luego en la opción “Check for
updates” de esta forma se mostrará un banner indicando que las últimas actualizaciones (si las hay)
de Teams se instalarán en background para que podamos utilizarlas:

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Si necesitamos verificar la versión de Teams instalada, lo que haremos es click de nuevo en nuestra
imagen de perfil y luego About –> Version.
De esta forma se mostrará un banner con la versión de Teams instalada en nuestro equipo.

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3.1.5 Levantar la mano en reuniones de Teams
Referencia:
https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/05/19/microsoft-365-levantar-la-mano-en-
reuniones-de-teams-i/
Hasta ahora Teams no proporcionaba una forma de pedir el turno de palabra integrada en reuniones
o llamadas de Teams. Con la llegada de “Levantar la mano”, los asistentes a una reunión de Team
puede solicitar turno de palabra haciendo clic en la opción correspondiente en la barra de opciones
de llamadas de Teams:
Cuando un participante en una reunión levanta la mano, se identifica en el listado de participantes
en la reunión.

10
Por supuesto, los usuarios con elrol de presenter pueden bajar en cualquier momento las manos que
se hayan levantado.

11
3.1.6 Acceso a Mis Achivos en Teams
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/05/17/microsoft-365-acceso-a-mis-
achivos-en-teams-i/
En Microsoft Teams disponemos de un punto de acceso centralizado a los archivos con los que
habitualmente trabajamos. Se trata de la sección “Files” accesible desde la barra de acciones de
Teams. Al hacer clic en “File” veremos nuestros archivos de acuerdo a la siguiente distribución:
 Archivos recientes con los que he trabajado.
 Archivos a los que tengo acceso en los distintos equipos en los que soy integrante.
 Archivos de OneDrive For Business.
Además, dado un archivo tendremos un menú contextual que nos permitirá realizar ciertas acciones
dependiendo del tipo de archivo. Por ejemplo, para archivos Office podremos editarlos en Teams,
Office Online o bien Office cliente así como descargarlos o bien obtener un enlace:

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Finalmente, desde la sección Files de Teams podremos añadir (si está habilitado) almacenamiento
Cloud adicional.
3.1.7 Como añadir imágenes de fondo personalizadas en reuniones de Teams
Referencia:
https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/05/15/microsoft-365-como-aadir-imagenes-de-
fondo-personalizadas-en-reuniones-de-teams-i/
Desde hace unos días tenemos la posibilidad de añadir imágenes de fondo en reuniones de Teams.
Microsoft proporciona una serie de imágenes por defecto, pero podemos añadir nuestras propias
imágenes personalizadas para que se muestren de fondo cuando tenemos habilitada la cámara de
nuestro equipo de trabajo. Para poder disponer de esas imagenes personalizadas, tenemos que
acceder a la ruta %APPDATA%MicrosoftTeamsBackgrounds
En lacarpeta Uploads subís las imágenes autilizar (Recomendado que tengan un tamaño grande para
que la resolución sea la adecuada) y a partir de ese momento, ya las podréis utilizar en vuestros
meetings de Teams:

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Y esta sería una imagen de fondo personalizada aplicada al meeting:

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3.1.8 Live Captions en reuniones de Teams
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/04/30/microsoft-365-live-captions-en-
reuniones-de-teams-i/
Live Captions es una característica disponible para reuniones de Teams que permite visualizarpor
pantalla lo que está diciendo la persona que habla. Live Captions está actualmente en Preview y por
elmomento solosoporta el idioma inglés.Para empezar a usarLive Captions,lo primero que tenemos
que hacer es habilitarlo bien a través del Admin Center de Teams o bien PowerShell. En el caso del
Admin Center, tenemos que ir a Meetings –> Teams Meetings y luego hacer clic en la Política de
Meetings que estemos utilizando para los usuarios a los que les vamos a habilitar Live Captions. A
continuación, simplemente nos aseguramos que Live Captions esté habilitado:
A partir de aquí, una vez que tenemos una reunión de Teams como organizadores podemos habilitar
Live Captions en el meeting:

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Y una vez habilitado, la experiencia de Live Captios es como sigue:
Referencia:

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 https://microsoft365pro.co.uk/2020/04/03/teams-fightcorona-in-the-meeting-hard-to-
hear-use-live-captions/
3.1.9 Grabación de llamadas y videollamadas en chats 1:1 en Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/04/26/microsoft-365-grabacin-de-llamadas-
y-videollamadas-en-chats-11-en-teamsi/
Hasta ahora, sólo era posible grabar llamadas o video-llamadas en Chats Privados siempre y cuando
hubiese 3 o más participantes. Pues bien, esta limitación ha sido eliminada por Microsoft y ya
podemos grabar también llamadas o video-llamadas en chats privados 1:1.
Esta opción está habilitada por defecto y es gobernada por el mismo setting que aplica a las
grabaciones de reuniones y de llamadas en chats privados de más de 3 personas. Microsoft pondrá a
nuestra disposición un setting específico para controlar si se pueden grabar o no llamadas y video
llamadas en chats privados.
3.1.10 Como obtener el enlace y detalles a un meeting de Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/04/24/microsoft-365-como-obtener-el-
enlace-y-detalles-a-un-meeting-de-teams-i/
Para obtener el enlace y los detalles a un meenting de Teams tenemos varias posibilidades. En el
panel con el listado de asistentes podemos hacer clic en el icono de enlace para obtener todos los
detalles del meeting:

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De la misma forma, al hacer click en los “…” podemos hacer click luego en “Show meeting details” de
forma que se abirá el panel de detalle de la reunión:
Y este es el panel de detalle que se muestra. El botón “Copy join info” nos permite copiar los detalles
del evento:

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3.1.11 Como añadir una imagen de fondo en reuniones de Teams
Reuniones:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/04/22/microsoft-365-como-aadir-una-
imagen-de-fondo-en-reuniones-de-teams-i/
Añadir imágenes de fondo es una nueva característica de Teams liberada durante el mes de abril que
nos permite elegir una imagen de fondo en lugar de difuminarlo (El famoso blur). Para añadir una
imagen de fondo, simplemente hacemos clic en “Show background effects” en la barra de acciones
de la reunión:

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A continuación, elegiremos una de las imágenes de fondo que queremos aplicar:
Y una vez aplicada la imagen, este es el resultado:

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3.1.12 Silenciar a los participantes de una reunión de Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/04/20/microsoft-365-silenciar-a-los-
participantes-de-una-reunin-de-teams-i/
Si necesitamos silenciaralos participantes de una reunión de Teams, tenemos dos opciones: silenciar
de forma individual a cada participante o bien silenciar a todos los participantes en la reunión. Para
silenciar a un participante, simplemente hacemos clic en los “…” al lado del nombre del participante
y a continuación lo muteamos:

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Para silenciar a todos los participantes del meeting, haremos clic en la opción “Mute all” disponible
en el panel con el listado de participantes en la reunión.
3.1.13 Como finalizar reuniones de Teams para todos los participantes
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/04/14/microsoft-365-como-finalizar-
reuniones-de-teams-para-todos-los-participantes-i/

22
Hasta ahora, las reuniones en Teams tenían una pequeña pega: mientras haya una persona
conectada, la reunión no finaliza. Afortundamente, desde ya vamos a poder concluir como
organizadores las reuniones en Teams gracias a la opción de Finalizar reunión integrada en la barra
de opciones de reuniones.
3.1.14 Como añadir emoticonos en nombres de Teams o de Canales en Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/04/07/microsoft-365-como-aadir-
emoticonos-en-nombres-de-teams-o-de-canales-en-teams-i/
A la hora de crear Teams o canales en Teams, podemos añadir emoticonos sin más que pulsar
simultáneamente las teclas Windows y “.”. De esta forma se mostrarán los emoticonos disponibles
para utilizar:

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Por ejemplo, a continuación se muestra como quedaría el uso de Emoticonos en el nombre de un
canal:
3.1.15 Microsoft 365: Funcionalidad de Share to Outlook en Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/03/06/microsoft-365-funcionalidad-de-
share-to-outlook-en-teams-i/

24
La funcionalidad de Share to Outlook en Teams permite compartir por correo electrónico una
conversación que esté teniendo lugar en Teams. Para hacer uso de la funcionalidad, hacemos clic en
los “…” de una conversación y luego en “Share to Outlook”:
A continuación, seabre una ventana en laque podemos enviar laconversación por correo electrónico
añadiendo información adicional si es necesario:
Una vez enviada la conversación, la misma se visualiza de la siguiente forma en Outlook:

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3.1.16 Funcionalidad de Read Receipts en Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/03/03/office-365-funcionalidad-de-read-
receipts-en-teams-i/
La funcionalidad de Read Receipts en Teams permite en chats privados (Nota: Read Receipts no está
disponible para conversaciones de canales de Teams) de hasta 20 usuarios saber cuando un mensaje
ha sido leído. Por defecto Read Receipts está habilitado para todos los usuarios, pero a nivel
individual cada usuario puede deshabilitar esta funcionalidad a través de las opciones de
configuración disponibles en el Cliente de escritorio y en el cliente web:

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Si los usuarios no deshabilitan esta funcionalidad, la experiencia de usuario cuando se postea un
mensaje en un chat privado es que sabremos que otros usuarios lo han leído en el momento en el
que se muestra el símbolo de mensaje leído (una especie de ojo). Inicialmente, se muestra el símbolo
de mensaje enviado:
Y cuando el destinatario o destinatarios leen el mensaje, se muestra el icono de mensaje leído:

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Además, en un chat de varias personas podremos ver quien ha leído el mensaje. En este caso el icono
no es el de leído, sino el de visto:
Referencia:
 https://office365itpros.com/2020/01/13/teams-read-receipts-personal-chats/
3.1.17 Microsoft 365: Nueva experiencia de usuario de gestión de archivos en Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/02/26/microsoft-365-nueva-experiencia-de-
usuario-de-gestin-de-archivos-en-teams-ii/
La nueva experiencia de usuario en la gestión de archivos de Teams se caracteriza por estar alineada
con la experiencia de usuario de biblioteca de documentos en cuanto a que la barra de acciones
dispone de más elementos de acción como sincronizar el contenido de un canal localmente con el

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cliente de OneDrive, destacar contenido o bien hacer uso de las distintas vistas que tengamos a nivel
de Biblioteca:
Además, si en la biblioteca se han realizado personalizaciones como aplicar formato a columna o a
vistas, estas personalizaciones se mostrarán también en Teams:
Como podéis ver, no hay una paridad 100 % con la funcionalidad que tenemos a nivel de biblioteca
de documentos. En concreto, faltan funcionalidades como: poder iniciar un Flow de Power Automate
sobre un documento, la vista de edición rápida, el panel de filtros de documentos, etc.

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3.1.18 “Next Steps” en sitios de SPO
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/02/22/office-365-next-steps-en-sitios-de-
spo-ii/
Next Steps es una nueva característica en sitios de SharePoint Online (SPO) pensada para que los
usuarios rápidamente puedan sacar partido a las características de colaboración de la plataforma.
Para acceder a esta nueva característica, no tenemos más que hacer click en el icono “Next Steps” se
abre un panel lateral con accesos directos a a funcionalidades colaborativas en SPO:
Al hacer clic en el enlace correspondiente, el usuario es redirigido a la sección del sitio de SPO donde
puede realizar las acciones que se indican. Por ejemplo, Add Members abre el panel de permisos del
sitio para que se puedan añadir nuevos usuarios al sitio:

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“Upload a document” nos lleva a la biblioteca por defecto del sitio para cargar un nuevo documento.
Finalmente “Create a news post” nos lleva a crear una nueva página de noticias en el sitio.
Referencia:
 SharePoint “Next steps” moves people to the latest collaboration experiences
3.1.19 Como deshabilitar Read Receipts a nivel de tenant
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/22/office-365-como-deshabilitar-read-
receipts-a-nivel-de-tenant-i/
La funcionalidad de Read Receipts puede ser deshabilitada a nivel de tenant por un Global Admin o
un Teams Admin. Para ello, solo tiene que acceder al Teams Admin Center y a continuación a la
sección de “Messaging policies”. A continuación, hay que hacer click en la política en la que vamos a
modificar la funcionalidad de Read Receipts:

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Simplemente localizamos “ReadReceipts”y escogemos la configuración a aplicarglobalmente. Como
se puede apreciar, el valor por defecto es “User controlled” y se puede elegir “Turned off for
everyone” o bien “Turned on for everyone”.
3.1.20 Migración autoservicio desde Office 365 Video a Microsoft Stream
Referencia:

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 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/15/office-365-migracin-autoservicio-
desde-office-365-video-a-microsoft-stream-i/
Como sabéis, hasta el debut de Microsoft Stream, Office 365 Video era la solución/plataforma de
video empresarial en Office 365 que será descontinuada en los próximos meses. Aunque no existe
una API pública de migración desde Office 365 Video a Stream, si tenemos un proceso que nos
permite migrar en modo autoservicio nuestros canales y videos de Office 365 Video a Microsoft
Stream sin más que iniciar el proceso desde la Home de Office 365 Video:
Es importante tener en cuenta que para poder iniciar el proceso de migración se necesita ser
administración del Portal de Office 365 Video, de lo contrario se mostrará el siguiente mensaje:
Una vez tenemos los permisos requeridos, semostrará un asistenteque nos guiará en todo el proceso
de migración desde Office 365 Video a Microsoft Stream comenzando con un resume del proceso en
sí:

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El paso “Check features” muestra que características disponibles en Office 365 Video no están
disponibles de forma similar en Microsoft Stream:
Para iniciar la migración, hacemos clic en “Start migration”, de manera que se muestra un mensaje
de advertencia indicado que una vez iniciada la migración no es posible pararla:

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A continuación, la siguiente etapa del proceso simplemente informa que el proceso de migración se
ha iniciado y que el mismo llevará más o menos tiempo dependiendo del número de canales y videos
a migrar. También se indican problemas comunes que pueden aparecer en el proceso de migración:
Una vez que la migración concluye, se habilitará el botón de “Continue” a la vez que el status de la
migración será (si todo ha ido bien) “Migration complete”:

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Finalmente, podremos especificar cuando queremos el “Go live” de la migración. Por defecto, dicho
“Go live” es de 29 días desde la fecha en la que se ha iniciado la migración y se puede cambiar bien
para adelantarlo o para retrasarlo. Durante el período de transición los videos y canales migrados
estarán disponibles en Stream en modo lectura.
3.1.21 Un repaso a los canales privados en Microsoft Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/10/office-365-un-repaso-a-los-canales-
privados-en-microsoft-teams-ii/
En este nuevo artículo haremos un repaso rápido a los conceptos fundamentales. Lo primero que
tenemos que saber sobre los canales privados es qué se trata de un tipo de canal al que solo parte
de los integrantes del Team al que pertenece el canal tiene acceso…ni siquiera los Owners del Team
que no sean integrantes de un canal privado pueden acceder al mismo. Owners y Members de un
Team (salvo que se haya quitado el permiso a los Members) pueden crear canales privados:

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Una vez hemos indicado el nombre del canal privado, podemos opcionalmente añadir los miembros
de este de entre los integrantes actuales del Team (Lo podemos hacer posteriormente). Cuando
añadimos un integrante en un canal, podemos indicar sies Owner o Member del mismo (Obviamente
esto no es posible con usuarios invitados):
El canal privado se crea y queda identificado con un símbolo de un “candado” indicando que es
privado. Por defecto, un canal privado solo tiene dos pestañas: Posts y Files.

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Al igual que en el caso de los canales estándar, se pueden añadir nuevas pestañas a un canal privado
aunque no todas las que se pueden añadir a un canal estándar se pueden añadir a un canal privado.
Por ejemplo, no se puede añadir un Plan de Planner a un canal privado. De la misma forma, cuando
se crea un canal privado se crea un nuevo Sitio de SPO cuya URL tiene la forma de
/sites/<NombreTeam>-<NombreCanalPrivado>
Finalmente, un canal privado cuenta con su propia administración lo que incluye visualizar los
integrantes del canalprivado o bien añadir / eliminar integrantes, asícomo las configuraciones anivel
de canal privado.

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3.1.22 Como activar Office Scripts
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/08/office-365-como-activar-office-
scripts-i/
Office Scripts es una nueva característica de Office 365 que permite a los usuarios de Excel grabar
scripts para automatizar tareas. Esta característica fue mostrada por primera vez en Ignite 2019 y
actualmente se encuentra disponible en Public Preview para Excel Online. Para poder utilizarla, lo
primero que tenemos que hacer es activarla. Para ello, accedemos al Portal de Administración de
Office 365 y en Settings hacemos click en “Settings” y luego localizamos Office Scripts.

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Al hacer click en Office Scripts se muestra un panel lateral que nos permite activar esta característica
y comenzar a utilizarla en Excel Online (Durante la Preview de Office Scripts solo podremos usarlo en
Excel Online).
Referencia:
 https://techcommunity.microsoft.com/t5/excel-blog/announcing-office-scripts-preview/ba-
p/1093559

40
3.1.23 Activity Tab en Teams
Referencia:
https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/07/office-365-activity-tab-en-teams-i/
El activity tab en Teams es una pestaña que se muestra en chats 1 a 1 en la que cada usuario puede
ver la actividad relativa a posts publicados en canales de Teams en los que los dos participantes del
chat tienen acceso. Hay que tener en cuenta que esta pestaña muestra actividad de las últimas dos
semanas, por lo que si no ha habido se mostrará un mensaje indicativo al respecto:
Si se hace clic en uno de los elementos de actividad mostrados, Teams redirige automáticamente al
post en cuestión.
Referencia:
 https://office365itpros.com/2020/01/02/activity-tab-teams-personal-chats/
3.2 Administración e IT
3.2.1 Solución a problemas al instalar el módulo conexión a Skype For Business Online
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/05/28/microsoft-365-solucin-a-problemas-
al-instalar-el-mdulo-conexin-a-skype-for-business-online/

41
Si os encontráis con el problema de que al instalar el módulo de conexión a Skype for Business Online
necesario para poder disponer de los comandos PowerShell con los que poder getionar las políticas
de Teams aparece el siguiente mensaje:
Os recomiendo que os leáis el issue correspondiente que podéis encontrar en
GitHub: https://github.com/MicrosoftDocs/OfficeDocs-SkypeForBusiness/issues/468
En mi caso, la solución pasó por instalarme el Paquete de Visual C++ 2017 o superior que podéis
encontrar en el siguiente enlace:
https://support.microsoft.com/en-ca/help/2977003/the-latest-supported-visual-c-downloads
3.2.2 Configuración del Acceso de invitados en Teams
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/04/10/microsoft-365-configuracin-del-
acceso-de-invitados-en-teams-i/
Para que se puedan añadir usuarios invitados a Teams, hay que revisar la configuración de invitados
en dos niveles:
 En un primer nivel, se tiene que verificar que el acceso de invitados en Microsoft 365 y en la
configuración de Grupos de Office 365 está habilitado.
 En un segundo nivel, hay que realizar la misma verificación a nivel de la administración de
Teams.
Para verificar que el acceso a invitados está configurado tanto a nivel Global en Microsoft 365 como
para Grupos de Office365, en la Administración de Microsoft 365 accedemos a “Settings –> Settings”.
A continuación, en la sección “Security & Privacy” hacemos clic en “Sharing” para veriticar que el
acceso a invitados en Microsoft 365 está habilitado:

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El siguiente paso es verificar que el acceso a invitados está habilitado a nivel de Grupos de Office 365.
En este caso, en la sección “Services” hacemos clic en “Office 365 Groups” y comprobamos que el
acceso de invitados está habilitado:
Una vez que se ha validado que el acceso a invitados está configurado en Microsoft 365, acederemos
a la administración de Teams para verificar que también tenemos dicho acceso habilitado (“Org-wide
settigns –> Guest access”):

43
3.2.3 Nueva versión del Microsoft 365 Usage Analytics
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/03/25/microsoft-365-nueva-versin-del-
microsoft-365-usage-analyticsi/
Aunque ya he hablado en el pasado sobre el Microsoft 365 Usage Analytics, en esta ocasión quería
comentaros que tenemos disponible una nueva versión del Dashboard e Informes de Power BI
proporcionado por Microsoft como una App disponible en AppSource y que podéis instalar en
vuestros tenants siguiendo el paso a paso explicado en la siguiente
URL: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/usage-analytics/usage-
analytics?view=o365-worldwide

44
Una vez instalada la App y configurada, en cuestión de minutos tendremos disponible el Executive
Summary con datos de uso y los informes provistos como parte de la App. Por ejemplo, uno de los
informes es el de Overview que nos da una vista360º de la adopción y uso de workloads de Microsoft
365 en la organización:
3.2.4 Nueva página página My Account
Referencia:

45
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/03/15/office-365-nueva-pgina-pgina-my-
account-i/
Seguramente muchos habréis visto una nueva página de “My Account”´que Microsoft está
desarrollando y que estará disponible en la siguiente url: https://myprofile.microsoft.com/
Se trata de una nueva página de perfil de usuario en Azure AD que también tendréis en la siguiente
URL y cuyo rollout comenzó a finales 2019: https://myworkaccount.microsoft.com
Como veis, desde la nueva página de My Account el usuario puede acceder de forma sencilla a
funcionalidades como cambiar la contraseña, visualizar los dispositivos que utiliza para acceder a
Office365, etc. Estos mismos accesos están disponibles en el menú vertical de esta nueva página. Por
ejemplo, visualizar las organizaciones en las que el usuario tiene acceso:

46
3.2.5 Preview del Exchange Admin Center
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/02/12/office-365-preview-del-exchange-
admin-center-i/
Uno de los centros de administración pendientes de “modernizarse” era el de ExchangeOnline (EXO).
Y digo era, porque ya podemos comenzar a probar la Preview del Admin Center de EXO desde la
gestión de buzones de EXO:

47
Cuando accedemos al nuevo Admin Center de EXO, podemos comprobar que está en “muy preview”
ya que por el momento solo está disponible la administración de buzones de usuario, buzones de
recursos, flujo de correo y migración de datos. Por ejemplo, el listado de buzones en el tenant se
muestra en un listado similar al que podemos encontrar en la gestión de usuarios en el Admin Center
de Office365 y alhacer clicen un buzón semuestra laficha de detalle desde laque podremos realizar
distintas acciones:
Realmente la gestión de buzones es lo más interesante disponible en la Preview actual del Admin
Center de EXO. También lo es la nueva experiencia para crear batches de migración:

48
3.2.6 Office 365: Como determinar el datacenter donde se ubica Microsoft Stream
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/30/office-365-como-determinar-el-
datacenter-donde-se-ubica-microsoft-stream-i/
Para determinar el datacenter en el que está ubicado el servicio de Stream en un tenant, hacemos
clic en el interrogante desde la página de inicio de Stream y a continuación hacemos clic “Acerca de
Microsoft Stream”:

49
Se mostrará un PopUp en el que aparece la ubicación de los datos de Microsoft Stream:
3.3 SharePoint Online
3.3.1 Edición de metadatos de documento en el WebPart Moderno de Biblioteca de
Documentos
Referencia:

50
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/06/25/microsoft-365-edicin-de-metadatos-
de-documento-en-el-webpart-moderno-de-biblioteca-de-documentos-i/
El WebPart moderno de Biblioteca de Documentos ha sido actualizado para que se pueda actualizar
los metadatos de un documento seleccionado o bien se puedan actualizar metadatos de forma
masiva para varios documentos. Para actualizar los metadatos de un documento en el WebPart,
seleccionamos el documento y hacemos click en el icono de “i”:
A continuación, se abre un panel lateral desde el que podemos actualizar los metadatos para el
documento seleccionado.

51
3.3.2 Como convertir automáticamente un sitio clásico en un Sitio Moderno
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/06/20/microsoft-365-como-convertir-
automticamente-un-sitio-clsico-en-un-sitio-moderno-i/
Para convertir un Sitio clásico de SharePoint Online (SPO) en un Sitio Moderno basta con ejecutar el
comando Enable-SPOCommSite de la siguiente forma (Nota: Tener en cuenta los requerimietnos
descritos en este artículo respecto a la conversión):
Enable-SPOCommSite -SiteUrl "<Site_Url>"
Por ejemplo, a continuación os muestro un Sitio clásico en uno de mis tenants:

52
En el SPO Management Shell, ejecutamos el comando teniendo en cuenta que se nos pedirá
confirmación:
Y este es el resultado:

53
3.3.3 Aplicación de Formato a vistas de listas con el diseñador visual
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/05/29/microsoft-365-aplicacin-de-formato-
a-vistas-de-listas-con-el-diseador-visual/
Las Listas y Bibliotecas de Documentos de SharePoint Online (SPO) se pueden personalizar a nivel de
vista de dos formas posibles:
 A través de crear el código JSON de personalización.
 O bien mediante el diseñador visual que permite por el momento aplicar a las listas un color
de fondo alternativo.
En este post vamos a ver la segunda de las posibilidades en acción. Para ello, sólo tenemos que
acceder a la lista en cuestión y en el combo de vistas, seleccionar la opción “Format current view”:

54
En el panel de “Format view” podremos elegir entre aplicar formato avanzado a lalista(opción JSON)
o bien usar el diseñador visual para cambiar el fondo de cada fila de la lista usando la plantilla
“Alternating row styles” que podemos configurar a nuestro gusto:
Como podéis ver, podemos cambiar el color de fondo para las filas alternas:

55
Al final tendremos un resultado como el siguiente:
3.3.4 Creación de páginas y noticias multiidioma en Sitios de SPO
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/04/17/microsoft-365-creacin-de-pginas-y-
noticias-multiidioma-en-sitios-de-spo-i/
En esta ocasión vamos a ver como podemos crear páginas y noticias multiidioma en sitios moderno
de SharePoint Online (SPO). Lo primero que tenemos que hacer es crear una página o noticia. Una
vez que publicamos la misma, en tiempo de visualización podremos ver que disponemos de una
opción “Translate” que habilita la creación de las variantes de la página en otros idiomas:

56
Al hacer clic en “Translate” se muestra un panel lateral desde el que crear una traducción en todos
los idiomas configurados o bien en un idioma concreto:
Una vez se crea la traducción en un idioma concreto para la página, podremos acceder a visualizar el
borrador creado:

57
Dado un borrador de página en uno de los idiomas soportados, podremos ver que el título de la
misma indica que no se ha traducido todavía y además podemos ver los idiomas disponibles para la
página:
Una vez la página se ha publicado, tendremos a nivel de Sitio un combo de idiomas en el que
podremos seleccionar el idioma en el que queremos ver la página.

58
Referencia:
 https://support.office.com/en-us/article/create-multilingual-communication-sites-pages-
and-news-2bb7d610-5453-41c6-a0e8-6f40b3ed750c
3.3.5 Configuración del multiidioma en páginas de Sitios Modernos de SPO
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/04/11/microsoft-365-configuracin-del-
multiidioma-en-pginas-de-sitios-modernos-de-spo-i/
Configurar el soporte multidioma en páginas modernas de sitios de SharePoint Online (SPO) es una
tarea muy sencilla. Sólo necesitamos acceder a la configuración del sitio y hacer clic en Language
settings:
En la página de Language settings, simplemente habilitamos el soporte multi-idioma para páginas y
noticias en el sitio:

59
Una vez habilitado este setting, indicamos los idiomas para los que queremos disponer de la
posibilidad de contar con varios idiomas para las páginas del sitio.
Guardamos los cambios y a partir de ahí, ya podremos comenzar a crear páginas y noticias con
soporte multi-idioma en nuestros sitios de SPO
Referencia:

60
 https://support.office.com/en-us/article/create-multilingual-communication-sites-pages-
and-news-2bb7d610-5453-41c6-a0e8-6f40b3ed750c
3.3.6 Personalización de formularios de Bibliotecas con Power Apps
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/03/14/office-365-personalizacin-de-
formularios-de-bibliotecas-con-powerapps-i/
Hasta ahora solo podíamos personalizar con PowerApps los formularios de listas de SharePoint
Online (SPO). Afortunadamente, ya empieza a estar disponible la posibilidad de personalizar los
formularios de Bibliotecas también con PowerApps:
A continuación, se abre el diseñador de PowerApps para que podamos empezar a personalizar los
formularios de la Biblioteca:

61
Para ver las personalizaciones realizadas en el formulario, simplemente seleccionamos un
documento y accedemos al panel de propiedades de este:
3.3.7 Panel de Detalle de Sitio en el Modern SPO Admin Center
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/03/11/microsoft-365-panel-de-detalle-de-
sitio-en-el-modern-spo-admin-center-i/

62
Una de las novedades que se mostraron en Ignite 2019 del Modern SPO Admin Center fue un nuevo
panel de detalle de sitio en el que se pueden visualizar y modificar algunas de las configuraciones de
un sitio seleccionado. Por ejemplo, para un Modern Team Site el panel tiene el siguiente aspecto:
Como se puede apreciar, la información se organiza en 4 secciones: General, Activity, Permissions y
Policies. Dada una sección, podremos editar ciertas propiedades del Sitio con el correspondiente
Enlace. Por ejemplo, si editamos la cuota del sitio la experiencia de usuario que tendremos es la
siguiente:
En la sección Activity podremos ver actividad que está sucediendo en el Sitio:

63
La sección Permissions nos permite gestionar la seguridad del sitio teniendo en cuenta si se trata de
un Modern Team Site, de un Classic Site o de un Communication Site. Por ejemplo, en los Moderm
Team Sites podremos gestionar los propietarios del Grupo directamente desde esta sección y
también podremos visualizar quien integra los grupos estándar de SPO:
Finalmente en “Policies” podemos modificar el uso compartido (Más detalles en otro artículo) del
sitio y la etiqueta de sensibilidad a aplicar.

64
3.3.8 Microsoft 365: Introducción a SharePoint PnP Provisioning Service
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/03/10/microsoft-365-introduccin-a-
sharepoint-pnp-provisioning-service-i/
El SharePoint PnP Provisioning Service es un servicio gratuito provisto por Microsoft en el que
tenemos disponibles una serie de plantillas de sitios de SharePoint predefinidas que podemos añadir
rápidamente a nuestro tenant. Para usar el servicio lo primero que tenemos que hacer es acceder al
mismo a través de la siguiente URL:
https://provisioning.sharepointpnp.com/

65
A continuación, simplemente accedemos a una de las plantillas de ejemplo que podemos encontrar
en la página y procedemos a añadirlo en el tenant.
Lo siguiente que tenemos que hacer es configurar como se va a provisionar el sitio en cuanto a
nombre de este y URL. Tras hacer clic en el botón “Provision” se muestra un mensaje informativo
sobre los elementos a provisionar. Confirmamos que todo OK.

66
Finalmente, tras unos minutos tendremos el sitio listo en nuestro tenant.
3.3.9 Como reemplazar el Sitio raíz por otro sitio desde el Admin Center de SPO
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/02/09/office-365-como-reemplazar-el-sitio-
raz-por-otro-sitio-desde-el-admin-center-de-spo-i/

67
Hasta ahora el reemplazo del Sitio raíz de un tenant de SharePoint Online (SPO) sólo se podía realizar
mediante PowerShell Invoke-SPOSiteSwap. Una las nuevas funcionalidades añadidas alAdmin Center
de SPO permite realizar este reemplazo sin más que seleccionar el sitio raíz e indicar en el panel
lateral que se abre la URL del sitio que lo reemplazará. Hay que tener en cuenta que el sitio tiene que
ser un Sitio de equipo o un Sitio de Comunicación y que no puede ser un Hub Site o bien un Sitio de
Grupo conectado a un Grupo de Office 365:
En el mismo panel de reemplazo del Sitio raíz se indica que el sitio raíz actual será movido a una URL
en la que se añade la fecha y hora en la que se realiza el reemplazo. Una vez que realicemos el
reemplazo, habrá que esperar unos minutos a que este sea efectivo.
3.3.10 Noticias relacionadas en sitios de SPO
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/02/07/office-365-noticias-relacionadas-en-
sitios-de-spo-ii/
Cuando sepublica una noticia en un sitiode SharePoint Online (SPO), es posible activar para lamisma
la posibilidad de que se visualicen otras noticias relacionadas. Para activar esta funcionalidad basta
con editar la noticia en cuestión y habilitar la opción “You may also be interested on” al final de la
página:

68
De esta forma, cuando un usuario visualice la noticia podrá ver noticias relacionadas con esta:
3.3.11 Office 365: People card en el Modern Admin Center de SPO (II)!
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/27/office-365-people-card-en-el-
modern-admin-center-de-spo-ii/

69
El People Card de Office365 ya empieza a estar disponible en el Modern Admin Center de SharePoint
Online (SPO) de manera que cuando pasamos el ratón sobre un nombre de usuario en el Admin
Center aparece dicho People Card:
3.3.12 Como establecer el enlace de compartir por defecto a “People with Existing Access”
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/21/office-365-como-establecer-el-
enlace-de-compartir-por-defecto-a-people-with-existing-access-i/
Una de las últimas novedades al compartir archivos y carpetas en sitios de SharePoint Online (SPO)
es que podemos establecer a como enlace por defecto “People with existing access”. Para ello,
necesitaremos ejecutar el comando Set-SPOSite con la opción –DefaultLinkToExistingAccess:
$sSPOSite="https://<Site_Url>"
Set-SPOSite -Identity $sSPOSite -DefaultLinkToExistingAccess $true
Tras ejecutar esta sentencia, cuando vayamos a compartir un archivo o carpeta en el sitio de SPO o
bien hagamos clic en la opción de Copy Link, veremos que la opción por defecto ha pasado a ser
“People with existing access”

70
3.3.13 Como deshabilitar el Flow de Aprobación de páginas en un sitio de SPO
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/16/office-365-como-deshabilitar-el-flow-
de-aprobacin-de-pginas-en-un-sitio-de-spoi/
Si hemos habilitado el Flow de Aprobación de páginas en un sitio de SharePoint Online (SPO), para
deshabilitarlo tendremos que acceder en primer lugar a la página de configuración de la biblioteca
“Site Pages” y a continuación hacemos clic en “Versioning settings”:

71
Lo siguienteque haremos es deshabilitar laopción “Require content approval for submiited items”?”.
Tras guardar los cambios, el Flow de aprobación de páginas se habrá deshabilitado:
Referencia:
 https://support.office.com/en-us/article/configure-page-approval-using-microsoft-flow-
14ce6976-a0a7-427b-b4ab-d28d344a5222
3.3.14 Nuevas opciones de uso compartido a nivel de Sitio en el Modern SPO Admin Center
Referencia:
 https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/11/office-365-nuevas-opciones-de-uso-
compartido-a-nivel-de-sitio-en-el-modern-spo-admin-center-i/
Poco a poco Microsoft sigue añadiendo más y más funcionalidades al Modern SPO Admin Center.
Una de las funcionalidades añadidas recientemente es el nuevo panel de configuración de uso
compartido a nivel de Sitio que por fin incorpora las configuraciones pendientes de añadir:

72
En concreto, las siguientes configuraciones se han añadido en panel de compartir a nivel de sitio:
 Limitar los dominios con los que se puede compartir información del Sitio.
 Sobre-escribir el enlace de compartir por defecto
 Sobre-escribir el permiso por defecto que se otorga sobre contenido compartido desde el
sitio.
3.3.15 Funcionalidad de “Save for later” en SPO
Referencia: https://jcgonzalezmartin.wordpress.com/2020/01/03/office-365-funcionalidad-de-
save-for-later-en-spo-ii-2/
La funcionalidad de “Save for later” permite a un usuario seleccionar un archivo o carpeta de
cualquier Biblioteca de Documentos y etiquetarla para revisar más tarde. Todo archivo o carpeta
etiquetada como “Saved for later” se mostrará posteriormente o bien en la vista “Saved for later” en
OneDrive For Business (ODFB) o en la página de inicio de SharePoint Online (SPO):

73
Si accedemos a la vista de “Saved for later” en ODFB veremos los distintos archivos y carpetas
ordenados por fecha. Para que un archivo deje de estar en esta vista, basta con seleccionarlo y hacer
clic en “Remove from saved”:
De la misma forma, en la página de inicio de SPO veremos los documentos y noticias (no las carpetas)
etiquetadas como “Saved for later”:

74
4 Recursos
Esta sección recoge artículos relativos a recursos sobre la plataforma SharePoint 2010 que facilitan
la adopción y el trabajo con la misma.

Recopilatorio de posts de Microsoft 365 y SharePoint - Enero a Junio 2020

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